1

2

3

Waarom chatten?

• Een andere ingang naar de archiefdienst

• Onderdeel “digitale archivaris”- in de navigatie Vraagbaak

Waarom een pilot?

• Oplevering website NA4all aanstaande

• Is er wel een behoefte aan deze service?

• Pakket Eisen/Wensen gebruiker in beeld brengen

• Hoe in te passen in bestaand dienstenpakket?

• Tegen welke praktische zaken loop je aan?

4

Resultaten

Dagdeel (tijd) Uur Chats Wegklikkers

Woensdagochtend (0900-1300) 32 10 8

Dinsdagmiddag (1300-1700) 51 13 11

Vrijdagmiddag (1300-1700) 44 11 7

Woensdagmiddag(1300-1700) 44 9 2

Zondagmiddag (1300-1700) 16 3 0

Donderdagavond (1900-2200) 12 2 0

Donderdagmiddag (1300-1700) 12 1 2

Dinsdagavond (1900-2200) 39 3 2

-----------------------------------------------------------

Totaal + Gemiddelde 250 52 32

5

Onderwerpen

18 x servicevragen (openingstijden, rondleidingen, boekbestellingen)

34 x Inhoudelijk:

• 6 x genealogisch

• 5 x militairen (vaak genealogisch)

• 3 x kadaster

• 3 x WO2

• 2 x koloniale geschiedenis

• 2 x Koninklijk Huis

• 2 x verkeer

• 1 x verenigingen & stichtingen

• 1 x foto’s

• 6 x verwezen naar andere archiefinstellingen of bibliotheken (Staatscourant, rechtbankarchieven, wetsartikelen)

• 3 x vragen over archiefbestel (bewaartermijnen, geldigheid gescande documenten)

6

Conclusie

• Respons wat laag maar wel zeer positieve reacties

• Chat vrij eenvoudig te integreren met bestaande

werkzaamheden (er moeten wel uren voor gereserveerd

worden)

• Langdurige pilot houden als NA4all live gaat

• De chatdienst werd tijdens de avonden slecht bezocht, in

vervolgpilot tijdens kantoortijden online

• Medewerkers vinden deze vorm van contact leuk en interessant

7 16-11-20107

Achtergrond chatten bij het Gemeentearchief Rotterdam

Afdeling Dienstverlening in ontwikkeling

E-depot GAR en Digitale Balie

Begonnen 11 maart 2010

Tijdens de cursus 23 Archiefdingen

Tijdens de reguliere openingstijden

8 16-11-20108

Resultaten 11 maart – 1 juli (1)

35 werkdagen beschikbaar

280 uur

Is gelijk aan het aantal uren openingstijden van de

studiezalen

74 inhoudelijke gesprekken: gemiddeld twee

gesprekken per dag

Ook na juli gemiddeld twee gesprekken per dag

9 16-11-20109

Resultaten 11 maart – 1 juli (2)

De gestelde vragen zijn in de volgende categorieën

te plaatsen:

Genealogie: 29

Bouwtekeningen: 11

Archieven: 14

Atlas: 7

Bibliotheek: 3

Overig: 10

10 16-11-201010

Conclusie

Medewerkers ervaren het positief.

Nuttige aanvulling op reguliere communicatiekanalen.

Personalisatie van de chat.

Maar moet doorontwikkeld worden.

Organiseren voor bereikbaarheid in avonduren.

1116-11-2010 11

Discussie 1: Waar plaats je de chat?

Gemeentearchief Rotterdam

• Op de voorgrond en alle pagina’s

• Voor iedereen te zien

• Ten allen tijde oproepbaar

Nationaal Archief

• Eerste instantie op de achtergrond

• Chat dieper in webnavigatie

• Navigatie van de website intuïtief ingericht

12 16-11-201012

Discussie 2: Techniek

Nationaal Archief

Eigen ICT afdeling

Achterkant goed ingericht

Gemeentearchief Rotterdam

Geen eigen ICT afdeling

Beheersysteem goed ingericht

Verzenden van links

1316-11-2010 13

Discussie 3: Medewerkers

Gemeentearchief Rotterdam

• Sluit aan bij 23 Archiefdingen

• Geen pilot

• Afdeling enthousiast begonnen

• Gebonden aan de PC

Nationaal Archief

• Sluit aan bij 23 Archiefdingen

• Op basis van aanmelding

• Enthousiaste testgroep

• Gebonden aan PC

14 16-11-2010

Discussie 4: Efficiënt?

Is chatten efficiënt?

Lastig om gesprek te eindigen?

Telefoon niet praktischer?

Het beste van de twee combineren: