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Un format dynamique de rétrospective
(Rétrospectives à la Française)
Scrum day France 2011
Jean-Charles Meyrignac
Merci aux sponsors du Scrum day !
Sponsors Platinum
Sponsors Gold
Parrainage :
PRESENTATION VOTE JEU ROTI QUESTIONSSTAND-UPCOLLECTE
DES FICHESVOTE DES
FICHESLANGUE DE
BOIS MERCIS
Présentation
Stand-Up
Vote
Collecte des fiches
Vote des fiches
Langue de bois
Jeu
ROTI
Mercis
Questions
10 minutes
10 minutes5 minutes
10 minutes
10 minutes
5 minutes
5 minutes
1 minute
5 minutes
Temps restant
PRESENTATION VOTE JEU ROTI QUESTIONSSTAND-UPCOLLECTE
DES FICHESVOTE DES
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BOIS MERCIS
L’ animateur
• 45 ans
• ScrumMaster et facilitateur de rétrospectives
• Ingénieur en développement, rattaché à l’IT
• Ancien programmeur de jeux vidéos
• Amateur de jeux de réflexion
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BOIS MERCIS
Augure
• Société éditrice de la première solution d’ERM – Enterprise Reputation Management
• 3 ans de pratique de l’agilité (XP, Scrum, TDD, pair programming, intégration continue)
• Utilisation de tableaux : backlogs, points, règles, actions …
• Mise en place des rétrospectives présentées ici depuis 2 ans ; itérations de 2 semaines, rétrospectives d’1h30
• 2 facilitateurs par équipe alternent l’animation des rétrospectives
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Avant de commencer
• Prenez un minimum de notes, écoutez et retenez !
• Durée d’une rétrospective : 1 heure par semaine écoulée. Donc une rétrospective programmée toutes les 2 semaines dure au maximum 2 heures
• Une rétrospective regroupe entre 4 et 15 personnes
• Notre groupe sera découpé en équipes de 9 personnes ou moins
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Pourquoi à la française ?
• La Bible:« Agile Retrospective: Making Good Teams Great » par Esther Derby, Diana Larsen, et Ken Schwaber
• Exercices difficiles à transposer en français à cause de la différence de mentalité
• Présentation de ma version
• Référez-vous au livre pour des explications plus détaillées de chaque étape
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Psychologie
• « Project Retrospectives » par Norman L. Kerth
• Plutôt dédié à la première rétrospective
• Pour les professionnels de la facilitation
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La rétrospective, à quoi ça sert ?
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Apprendre de ses erreurs, pour ne pas les répéter
• Mesurer l’effort• Révéler l’histoire• Améliorer le process, les procédures, le management, la culture• Faire ressortir la sagesse collective• Réparer les dégâts dans l’équipe• Apprécier le résultat
La première rétrospective:
Les rétrospectives suivantes:• Rester vigilant• Comprendre et enlever les obstacles
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Buts des rétrospectives• La rétrospective est le pivot central de l’agilité
• Objectifs techniques :- améliorer le processus- identifier les problèmes et proposer des solutions- faire du brainstorming de groupe
• Objectifs humains :- créer un esprit de groupe- améliorer l’ambiance de travail- augmenter la confiance entre les participants- libérer la parole- encourager le changement
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Finalités de cette rétrospective
• Montrer un modèle dynamique, efficace et amusant
• Décrire la gestion d’une rétrospective
• Partager l’enthousiasme
• Pour les novices : faire découvrir / démythifier les rétrospectives
• Pour les connaisseurs : faire découvrir une nouvelle approche
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Où faire la rétrospective ?
• Lieu neutre (= pas à l’endroit où l’on travaille habituellement)
• Lieu sans obstacle (et si possible ouvert)
• Les gens doivent pouvoir tous se voir (=> former un rond)
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Plan général d’une rétrospective
• Introduction (valeurs, description du plan)• Stand-up• Bilan de l’itération précédente• Vote secret• Collecte des fiches• Vote sur les fiches• Langue de bois• Jeu• Analyse des fiches• ROTI• Tableau des bonnes résolutions
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Introduction• L’introduction est obligatoire
• But : rappeler les valeurs et fixer les limites de temps de chaque partie
• Valeurs :
• Présentation du plan général, avec le temps passé sur chaque point
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Exercices
• Thème : La France à la Coupe du Monde de Football 2010
• A la suite de chaque exercice, nous tenterons d’en trouver le but psychologique
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• Cette étape est obligatoire
• Le groupe, debout, forme un rond
• Chaque participant a 30 secondes pour se présenter, donner son humeur du moment et ce qu’il espère de cette rétrospective
A quoi sert cet exercice ?…
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…• Impliquer les participants le plus tôt possible
• Mettre chacun à l’aise dans le groupe
• Donner à tous la parole
• Variante : demander aux participants ce dont ils voudraient parler
• Les impliquer émotionnellement
• Le bilan de l’itération précédente est une étape obligatoire pouvant être intégrée à la suite du stand-up (exercice non fait aujourd’hui)
• Le tableau des bonnes résolutions formulées lors de l’itération précédente est passé en revue afin de vérifier que tout a bien avancé
• Quand une action n’a pas été réalisée, demander aux participants s’il faut ou non la reporter à l’itération suivante
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• Cette étape est optionnelle
• Distribuer des post-its et des stylos (tous de la même couleur) et demander de noter un sujet de 0 à 5. La moyenne sera calculée à la fin de la séance et divulguée par la suite aux participants
• But : connaître l’opinion des participants sur un sujet donné (ex : confiance envers le projet, liberté de parole au sein de l’équipe, de la société …)
• Exemple avec un vote à main levée : évaluez votre connaissance des rétrospectives.
0 = novice absolu … 5 = expert
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• Petit sondage
• Qui n’a jamais participé à une rétrospective ?
• Qui est facilitateur de rétrospectives ?
• Qui participe à des rétrospectives de plus d’une heure ?
• Quelqu’un a-t-il déjà assisté à ma précédente présentation ?
• Qui a pris du plaisir à participer à une rétrospective ?
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• Cette étape est obligatoire
• Chaque participant prend quelques post-its et note ce qui lui semble important (une information par post-it)
• Quelles informations ?- tout ce qui a été important- ce qui s’est bien passé- ce qui s’est mal passé
- ce qui pénalise la vélocité
A quoi sert cet exercice ?…
Rappel du thème : La Coupe
du Monde de Football 2010
…
• But : recueillir un maximum d’informations sans rien filtrer
• Variantes: • informations sur l’itération passée• informations sur un thème donné (motivation, vélocité, …)• timeline, quand cela fait longtemps qu’on n’a pas fait de
rétrospective
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• Cette étape est obligatoire
• Avant de voter, lisez chaque fiche afin que tout le monde comprenne de quoi on parle. Regroupez les fiches similaires.
• Sur les fiches de votre groupe, distribuez vos + / - selon votre avis :- mettez un + sur ce qui vous semble positif- mettez un – sur ce qui vous semble négatif
A quoi sert cet exercice ?…
• Vous avez à votre disposition 3+ et 3-
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…
• But : classer par ordre d’importance les fiches afin d’accorder plus de temps aux fiches ayant reçu le plus de votes.
Le temps est limité, toutes les fiches ne seront donc pas traitées.
• Variantes : - utilisation de gommettes- vote sur les points sur lesquels on veut discuter
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• Cette étape est optionnelle
• Prenez les fiches les plus négatives
• A tour de rôle, chaque participant doit dire en une phrase l’inverse de ce qu’il pense et ne doit utiliser que des termes positifs
A quoi sert cet exercice ?…
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…
• Rire du problème, dédramatiser
• Réfléchir à l’envers
• Prendre du recul par rapport aux problèmes
Attention à ne pas faire trop durer l’exercice
• Pousser à l’honnêteté
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• Cette étape est obligatoire
• Groupez vous par 2, 3 ou 4 pour résoudre ce problème
• N’hésitez pas à demander autour de vous si vous êtes bloqués
A quoi sert cet exercice ?…
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…• Faire une pause en s’amusant
• Faire collaborer les participants ensemble sur un problème nouveau
• Echanger des informations
Il est important que le problème soit simple (faisable en 5 minutes) et nouveau pour tout le monde (éviter les sudokus)
• Arrêter de parler des problèmes et se mettre dans le présent
Casse-têtes sur le site : http://www.janko.at/Raetsel/index.htm
• Démarrer le processus de réflexion• Dynamiser les participants pour la partie sérieuse qui suit
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Constats
• A ce point, la moitié de la rétrospective est passée
• Pour le moment, nous avons vu le passé et joué avec le présent.
• Passons maintenant à l’analyse du futur
• Jusqu’à présent, l’animateur a toujours gardé la parole. Il sort maintenant son chronomètre et doit réguler la parole du groupe en s’exprimant le moins possible
• Si l’animateur a bien fait son travail, tous les participants sont maintenant attentifs et sérieux
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Analyse des fiches Exercice non vu aujourd’hui• Cette étape est obligatoire
• But : définir des actions concrètes pour améliorer les futures itérations
• L’analyse des fiches est l’exercice auquel on doit accorder le plus de temps et tout le monde doit s’exprimer
• On ne doit pas chercher à commenter toutes les fiches
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Analyse des fiches - suite Exercice non vu aujourd’hui
• L’animateur prend les fiches ayant récolté le plus de votes
• Chaque participant donne son avis sur la fiche ou peut éventuellement passer son tour
• L’animateur pousse à trouver une solution concrète en posant les questions :
- qui a écrit cette fiche et quelle en est l’explication ?- parlons du problème- quelles solutions suggérez-vous ?
• L’animateur se contente de noter les propositions au tableau et s’assure qu’il n’y a qu’une seule personne qui parle à la fois
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Analyse des fiches - suite Exercice non vu aujourd’hui
• Root Cause Analysis
• On prend la fiche la plus problématique, et on cherche les causes du problème
• A chaque cause trouvée, on en cherche l’origine, jusqu’à tomber sur une cause racine.
• Une fois toutes les causes racines découvertes, on demande aux participants ce qu’ils suggèrent comme solution. Quand la solution n’appartient pas au groupe, on peut utiliser un A3.
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Tableau des bonnes résolutions Exercice non vu aujourd’hui
• Cette étape est obligatoire
• Buts :- afficher une liste des actions décidées- vérifier que les résolutions sont bien tenues
• Recopier sur une feuille grand format la listes des actions décidées lors de la phase d’analyse et l’envoyer également par mail aux participants
• Tous les 2 ou 3 stand-up meetings quotidiens, revoir cette liste pour vérifier qu’on avance
• Lors de l’itération suivante, ressortir la liste précédente pour faire un bilan
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• Return On Time Invested
• Chaque participant vote à doigts levés en assignant une note de 0 à 5 points sur la présentation
• 0 = j’ai perdu mon temps … 5 = c’était génial, on repart pour une heure !
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• Cette étape est optionnelle
• Exercice à ne pas faire systématiquement
• Chaque participant serre la main de ses voisins en leur disant merci
• Variante: chaque participant peut remercier un autre participant en donnant la raison de son remerciement.
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• VARIEZ !
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DES QUESTIONS ?
