Parámetros para una evaluación exitosaen el proceso de implantación de

Banner en una IESMariana Vergara.

Cecilia Farrera.

Universidad Finis TerraeLa UFT es una entidad de educación superior con 24 años de trayectoria, que cuenta con 8

facultades y 20 escuelas en las que se imparten 21 programas de pregrado de los cuales 6 se

encuentran acreditados y 36 programas de posgrado. Cuenta con 3740 estudiantes en pregrado,

6000 estudiantes egresados y 600 en posgrado y formación continua.

En Noviembre de 2010 fue acreditada por la CNA por 5 años en las áreas de Gestión

Institucional, Docencia de Pregrado y Vinculación con el Medio. Actualmente, la UFT se

encuentra realizando profundos procesos de análisis para avanzar hacia un mayor nivel de

madurez y consolidación, incorporando todas sus carreras a los procesos de autoevaluación y

acreditación.

Desde el año 2000 la UFT pertenece a la red internacional de universidades de Anáhuac.

P

P

P

PImplanted Components

Other systems integration

Information Access& Reports

Student services FacultyServices

AdministrativeSolutions

Portal, Collaboration, & Community Solutions

Procesos y sistemas

1. Centralización de servicios y sistemas

2. Staff de servicio a todas las áreas

3. Estandarización de procesos

4. Estructura organizacional

5. Control de algunos procesos

6. Normativa

Rol UACEI- Unidad a cargo de la sistematización de los procesos.- Asesora en el mapeo de los requerimientos.- Enlace entre el equipo asesor y la unidad operativa.- Responsable de coordinar los procesos transversales a la organización.- Rol de mediador en conflictos entre unidades.- Coordina capacitaciones a los usuarios.- Mantiene rol de soporte funcional una vez entregados los procesos.- Responsable del control y seguimiento luego de la

implantación.

Rol TI

- Unidad a cargo de la infraestructura tecnológica.- Unidad a cargo de las bases de datos- Responsable de la implantación del sistema- Manejo de integraciones- Control y seguimiento en etapa de desarrollo- Control y seguimiento en migraciones

Líneas de acciónIntegración de las

universidadesIntegración de las

universidades

Red de universidades internacionales

Posicionamiento enel mercado

Crecimiento en alumnos

Crecimiento en instituciones

Movilidad y transferencia de alumnos

Ventaja competitiva

Profesionalizar funciones

Garantizar mejores prácticas

Fortalecer imagen de red

Apoyar la visión estratégica

Optimización de procesosOptimización de procesos

Disponibilidad 7/24

Desde cualquier parte

Acceso seguro

Optimización de recursos

Mejora y consolidación de servicios

Mejora y consolidación de servicios

Servicio al cliente

Lealtad a la institución

Líneas de acción

Single sign-on

Única plataforma

Actualización continua

Sistema multi-campus

Integración de sistemasIntegración de sistemas

Reportes veraces y oportunos

Información integrada

Facilitar comunicación

Mejorar toma de decisiones

Información consolidada

Información consolidada

Visión estratégica

Metodología

Documentación de procesos actuales

Documentación de procesos actuales

Definición del proceso homologado

Definición del proceso homologado

Retroalimentación de las universidades

Retroalimentación de las universidades

Autorización de la DTAutorización de la DT

Configuracióndel sistema

Configuracióndel sistema

Desarrollo de sistemas y reportes

Desarrollo de sistemas y reportes

Pruebas y ajustesPruebas y ajustes

Capacitación a usuarios

Capacitación a usuarios

Inicio de operaciónInicio de operación

Una implementación adaptada al contexto institucionalImplica

Metodología UFT

APRENDIENDO DE LA EXPERIENCIAAbordar sistemáticamente el problema proporciona un tránsito expedito hacia las nuevas prácticas.

METODOLOGÍA BASADA EN LA COLABORACIÓN

1UNIDAD

3ASESOR

2UACEI

Coordinación y definición de roles en cada fase del proyecto

LEVANTAMIENTO DISEÑO DESARROLLO IMPLEMENTACIÓN ACOMPAÑA-MIENTO ENTREGA

2.1- UACEI: Acompaña, apoya y asesora

2.2. UACEI: Acompaña, apoya, capacita, entrega soporte operativo y funcional

2.3. UACEI : Seguimientoy soporte funcional

3.- ASESOR: Asesora levantamiento de procesos y los plasma en sistemas

1.-UNIDAD : Propietaria y responsable del proceso, participa en todas las fases

Fases del trabajo Identificación de objetivos y elementos críticos Análisis y descripción del proceso Mapeo del proceso

Evaluación, optimización e introducción de mejoras Definición de políticas Sistematización y documentación del proceso

Modelamiento del proceso en los sistemas Automatización del proceso

Migración de datos Capacitación Puesta en marcha de los sistemas

Soporte operativo y funcional Refuerzo de capacitaciones Ajustes y mejoras funcionales

Implementación 100% operativa Entregable a área responsable Soporte funcional

1LEVANTAMIENTO

2DISEÑO

3DESARROLLO

4IMPLEMENTACIÓN

5ACOMPAÑAMIENTO

6ENTREGA

AprendizajeLos problemas a nivel funcional requieren una adecuada definición de procedimientos para administrar y actualizar información.Los procesos son interdependientes y requieren de una adecuada articulación entre las áreas involucradas.

Debe abordar tanto la gestión del proyecto como el producto del proyecto

COORDINACIÓN ENTRE UNIDADES

POLÍTICAS Y DEFINICIONES

CLARAS

SISTEMATIZACIÓN DE LOS

PROCEDIMIENTOS

PROCESO EXITOSO

Evaluación

El proceso de evaluación implica:Descripciones cuantitativas y cualitativasLa formulación de juicios de valor basados, en tales descripcionesLa toma de una decisión tendiente a mejorar los resultados en el sentido esperado

La Evaluación puede ser:DiagnósticaFormativaSumativa

Evaluación

ImplicacionesProyecto de largo plazo

Cambio sustancial en la gestión estudiantil Proceso Herramienta

Etapa de transición Curva de aprendizaje Procesos toman más tiempo

Todos los niveles de la organización Resistencia al cambio Aceptación

Comunicación efectiva Unidades centrales Unidades académicas

1Persistencia

2Introducir cambios

3Esfuerzo adicional

4Administración del

cambio

5Comunicación e

integración

Gracias