XCCrossCrossCompanyCompanyXCCrossCrossCompanyCompany

VISI gebruikersgroep AmsterdamVISI gebruikersgroep Amsterdam21 april 201121 april 2011

XCCrossCrossCompanyCompanyXCCrossCrossCompanyCompany Jan Duijsens :

X Informatie management Zuivelindustrie / Unilever / ICI

X Landenmanager BancTec:– Archiefsysteem Interpay (nu Equens)– Leverancier transactie-management systemen– STP (Straight Through Processing)-systemen– Digitalisering en classificatie poststromen

X Freelance Project / Programma manager, o.a:– ING – Gemeente Amsterdam DMS implementaties:

Ontwikkelingsbedrijf Dienst Infrastructuur, Verkeer & Vervoer Dienst Noord / Zuidlijn

XCCrossCrossCompanyCompanyXCCrossCrossCompanyCompany Alles is informatie

+ Regels en wetten voor archieven– Archiefwet 1995– Archiefbesluit 1995– Archiefregeling

2010– GIBN (Amsterdam)– NEN-ISO 15489,

2082– NEN-ISO 23081

+ ..en wat is de impact op de documentatie eisen voor een project ?1. _ _ _ _2. _ _ _ _3. _ _ _ _4. _ _ _ _5. _ _ _ _

XCCrossCrossCompanyCompanyXCCrossCrossCompanyCompany Er is meer

X Documentatie is niet sexy

X Archiefwet en regelgeving

X Projectstandaarden– Documentatie zoek

X Imago / Publiciteit

XCCrossCrossCompanyCompanyXCCrossCrossCompanyCompany

De praktijk in projectenland van de overheid is

inderdaad weerbarstig..

XCCrossCrossCompanyCompanyXCCrossCrossCompanyCompany Alles informatie

ProjectDocumen-

tatie

Post

Bedrijfsarchief:•Aanbestedingen•(Mantel)contracten•Offertes•Klachten en bezwaren•Gunning•Etc.

Outlook

File Servers:•Afdelingsschijven•Projectschijven•Persoonlijke schijven

“In the cloud”

Financieel:•Verplichtingen•Facturen•Budget

XCCrossCrossCompanyCompanyXCCrossCrossCompanyCompany Complex gebied

+ Waar kun je de spullen vinden+ Continue afstemmen en afspraken maken+ Veel dubbel werk

– Alsmaar printen……– …..en weer inscannen of overkloppen– Veel tijdverlies en foutgevoelig– Informatie gaat deels verloren

Veel frustratie en financiële risico’s

XCCrossCrossCompanyCompanyXCCrossCrossCompanyCompany

VISI gebruikers liggen al ver voor op de rest:

•Ze weten wat er aan documentatie komt kijken bij een project.

•Ze kennen het belang van goede documentatie en vastlegging.

•Maar het plaatje is nog niet af…….

XCCrossCrossCompanyCompanyXCCrossCrossCompanyCompany Alles projectinformatie

PostBedrijfsarchief:•Aanbstedingen•(Mantel)contracten•Offertes•Klachten en bezwaren•Gunning•Etc.

Outlook

File Servers:•Afdelingsschijven•Projectschijven•Persoonlijke schijven

“In the cloud”

ProjectDocumen-

tatie

XCCrossCrossCompanyCompanyXCCrossCrossCompanyCompany

DMS

Eerst een stap opzij:

Archieven samenvoegen:

+ Werkarchieven, o.a.:– Netwerkschijven, gedeeld en

persoonlijk (vertrouwelijk !),– Outlookbestanden

+ Bedrijfsarchieven, o.a.:– Aanbestedingsdossiers– Offertes en Contracten

+ Wettelijk kader, o.a.:– Besluiten; – Bestemmingsplan

Werkarchief

Bedrijfsarchief

Workflow

XCCrossCrossCompanyCompanyXCCrossCrossCompanyCompany

VISIDMS

….en dan een stap verder

Werkarchief

Bedrijfsarchief

Workflow

ProjectarchiefStart

Project

√ √ √ √

XCCrossCrossCompanyCompanyXCCrossCrossCompanyCompany Dus de VISI-DMS koppeling

+ Afspraken Afspraken vastleggen in vastleggen in koppelingkoppeling

+ Archiefprincipe: Enkelvoudig Archiefprincipe: Enkelvoudig opslaan meermalig gebruikopslaan meermalig gebruik

+ Voorkom dubbele Voorkom dubbele processen en opslag in processen en opslag in DMSDMS

XCCrossCrossCompanyCompanyXCCrossCrossCompanyCompany Hoe komen we daar ?

+ Enquête onder huidige VISI-gebruikers in Amsterdam

+ Interviews met klein aantal referenties+ Intake met leveranciers van DMS en VISI

– Kostenindicatie– Indicatie doorlooptijd– Aannames en risico’s

Stelpost voor interne IT

+ Business Case presenteren aan Key Stakeholders (Directies ?)

Budget en commitment

XCCrossCrossCompanyCompanyXCCrossCrossCompanyCompany

Jan.Duijsens@Cross-Company.nl

06-2245 0110