Administrando o maior escritório de Advocacia da América Latina - Siqueira Castro Advogados

ADMINISTRANDO O MAIOR ESCRITÓRIO DA AMÉRICA LATINA

ALGUMAS INFORMAÇÕES RELEVANTES

ALGUNS DADOS QUANTITATIVOS

• 63 anos de existência • 56 sócios• 453 advogados associados • 573 estagiários• 301 funcionários administrativos• 20 escritórios• 148 mil processos judiciais e administrativos em andamento• 1.700 clientes ativos• 19.600 m² ocupados• 1.400 terminais de computadores• 65 servidores• 64 mil livros e periódicos jurídicos

São Paulo . Rio de Janeiro . Brasília . Fortaleza . Belo Horizonte . Salvador . Porto Alegre . Recife . NatalJoão Pessoa . Aracaju . Vitória . Maceió . Teresina . São Luis . Manaus . Belém . Goiânia . Lisboa . Luanda

InformaInformaçções Relevantesões Relevantes

• Societário• Contencioso e Arbitragem• Fusões e Aquisições• Recuperação de Empresas e Falências• Mercado de Capitais• Constitucional e Relações

Governamentais• Financiamentos e Direito Bancário• Regulatório e Administrativo• Capital Estrangeiro• Infra-estrutura e PPPs• Tributário e Planejamento Fiscal• Relações de Consumo• Direito Econômico e da Concorrência• Direito do Trabalho e Prev. Privada/

Social

São Paulo . Rio de Janeiro . Brasília . Fortaleza . Belo Horizonte . Salvador . Porto Alegre . Recife . NatalJoão Pessoa . Aracaju . Vitória . Maceió . Teresina . São Luis . Manaus . Belém . Goiânia . Lisboa . Luanda

• Ambiental• Penal Empresarial• Propriedade Industrial e Intelectual• Imobiliário• Comércio Exterior e Defesa Comercial• Eleitoral• Seguros e Resseguros• Direito Aeronáutico• Direito Minerário• Direito Marítimo• Energia, Petróleo e Gás• Direito Civil e Contratos• Comunicações e Telecomunicações• Recuperação de Créditos• Operações e Contratos Internacionais


FULL LEGAL SERVICE

No exterior, A Siqueira Castro – Advogados possui escritórios próprios em Lisboa, Portugal, e Luanda, Angola. Essa amplitude geográfica é complementada por alianças operacionais com conceituados escritórios de advocacia situados nos diversos países da América Latina, América do Norte, Ásia, Europa, África e Oceania.

UM ESCRITÓRIO FEDERALIZADO

Presente nas principais capitais brasileiras, bem como em outras importantes cidades do país, Siqueira Castro – Advogados é, reconhecidamente, o escritório mais federalizado do Brasil.


LINHA DO TEMPO

ESTRUTURA SETOR JURÍDICO


TOMADA DE DECISÕES

• Formado pelos mais expressivos sócios do Escritório compondo um grupo com perfis profissionais diferentes, seja pela especialização, faixa etária e/ou região do país em que atua.

• Reune-se semestralmente para prestação de contas das atividades jurídicas e administrativas, avaliação de oportunidades existentes no mercado, e deliberações quanto ao planejamento estratégico do Escritório.

• O Gerente Geral Administrativo participa deste Conselho e é através das decisões tomadas nestas reuniões que se determina o alinhamento das atividades estratégicas jurídicas com as atividades estratégicas administrativas.

CONSELHO DE SÓCIOS NACIONAIS

Tomada de DecisõesTomada de Decisões

• Cada unidade possui seu Conselho de Sócios Locais.

• Formado pelos mais expressivos sócios de cada uma das respectivas unidades reune-se mensalmente para apresentação de contas das atividades jurídicas e administrativas (da sua unidade) e eventuais correções de curso em ambas as áreas.

• Os Sócios Nacionais existentes na unidade também compõe este conselho.

• O Gerente Geral Administrativo, participa dos Conselhos Locais das unidades de SP e RJ. Através das decisões tomadas nestas reuniões se determina o alinhamento das atividades operacionais jurídicas com as atividades operacionais administrativas locais.

CONSELHO DE SÓCIOS LOCAIS


Atender nossos clientes nas mais diversas áreas do Direito Empresarial, sempre de forma criativa, segura e eficaz através de Serviços de Alta Qualidade

MISSÃO EMPRESARIAL


MODELO GERENCIAL ADMINISTRATIVO

Atender de forma plena o setor Jurídico da SCA, assim como o Cliente final.

Para tanto deve-se atender no tempo correto as necessidades do setor Jurídico, de forma a garantir que todos os recursos administrativos necessários estejam sempre disponíveis com rapidez e confiabilidade, permitindo ao corpo Jurídico dedicar-se de forma completa às questões advocatícias.

Foco nas expectativas de valor dos Clientes.

MISSÃO DO SETOR ADMINISTRATIVO

Modelo Gerencial AdministrativoModelo Gerencial Administrativo

ADMINISTRAÇÃO CENTRALIZADA

Tendo como objetivos a racionalização dos recursos, a padronização das tarefas e o controle acurado financeiro chegou-se ao modelo centralizado de governança. Neste contexto a Unidade de São Paulo é o centro administrativo da SC-A.

Cabe às gerências locais a gestão das atividades secundárias do dia a dia.

SCA-RJ um caso a parte.


ORGANOGRAMA


COMITÊS

Formação de Comitês Temáticos – envolvimento dos advogados nas questões institucionais do Escritório.

• Uma administração corporativa não pode ser uma companhia de uma personalidade só, nem de um grupo restrito de dirigentes.

• Saudável diversidade de visões dos diversos colaboradores.


SUPORTE SISTÊMICO

A administração moderna não pode prescindir de ferramentas de suporte sistêmico que possibilitem a correta integração das diversas áreas que compõem uma empresa.

• ERP (Financeiro, Faturamento, Contabilidade, Marketing, Recursos Humanos, Arquivo, Biblioteca e Compras)

• Acompanhamento Processual.

• Software para bilhetagem (Tarifador)


GERÊNCIA FINANCEIRA

ORGANOGRAMA

Organograma Setor Financeiro

DESAFIO Nº 1 – CENTRALIZAÇÃO DO SETOR FINANCEIRO

Para que um setor financeiro centralizado funcione é fundamental que:

• Todas as unidades tenham acesso, sejam treinados e utilizem o ERP.

• Exista normatização de procedimento para cada atividade e os mesmos sejam seguidos à risca por todas as unidades.

Objetivos:

Evitar retrabalhos nos setores: Financeiro, Contábil e RH.

Desafios Setor Financeiro

DESAFIO Nº 2 – ESTABELECENDO UMA NOVA UNIDADE

•Planejamento de fluxo de caixa necessário para pôr em funcionamento a nova unidade

•Planejamento de fluxo de caixa para absorver os futuros custos fixos e variáveis da nova unidade

•Estudo para utilização de recursos próprios ou de linhas de crédito.

Objetivos:

Uma empresa saudável financeiramente.


DESAFIO Nº 3 – FUNDO FIXO (CAIXINHA)

• É imperativo que exista numerário para o dia a dia das atividades do Escritório, garantindo que exista recursos disponíveis para dar suporte a adiantamentos para: pagamento de deslocamento (táxi, ônibus, etc,); pagamento de cópias; hotéis; alimentação; etc.

• Ajustar o valor do caixinha para cada Unidade e monitorar a evolução das suas necessidades regularmente (estatística).

• Reembolsos.

• Acerto de contas: Prazo para apresentar comprovantes / Prazo para os reembolsos

Objetivos:

Evitar a não recuperação de despesas junto aos clientes.Evitar a paralisação das atividades.Evitar descontentamentos dentro da organização.


DESAFIO Nº 4 – CORRESPONDENTES

• Para o patrocínio de clientes com abrangência nacional, na área do contencioso de massa, é feito com a ajuda de escritórios locais e advogados autônomos (correspondentes) que prestam serviços em locais afastados ou de difícil acesso.

• Acerto de contas

• Prazo para apresentar comprovantes• Apresentação correta da documentação• Correta retenção de impostos• Prazo para pagamentos.

Objetivos:

Construir um bom relacionamento com os representantes.

Evitar retrabalhos.


GERÊNCIA DE FATURAMENTO

Organograma Setor de Faturamento

DESAFIO Nº 5 – NOTAS DE HONORÁRIOS

• TIME SHEET Preenchimento em tempo realUtilização do cronômetroData de corte

• ACOMPANHAMENTO Status dos processos atualizados no sistema.PROCESSUAL Envio de planilhas padronizadas

Data de corte

• EVENTOS Status dos processos atualizados no sistema.Verificação trimestral (limpeza de contratos)

• Single Point: um facilitador para o Cliente.

Objetivos:

Evitar demora e / ou erros na geração de notas de honorários.Evitar trabalhos realizados, porém, não faturados.Mapeamento da produtividade dos profissionais.

Desafios Setor Faturamento

DESAFIO Nº 6 – NOTAS DE DESPESAS

• Apresentação dos comprovantes de despesas dentro do prazo.

• Software amigável para bilhetagem de ligações telefônicas, digitalizações, cópias e impressões

Objetivos:

Notas de despesas devolvidas pelo cliente devido a erros ou inconsistências.

Evitar despesas não contabilizadas.

Propiciar o gerenciamento de despesas não reembolsáveis (avaliação da rentabilidade do contrato firmado com o cliente).

Desafios Setor de Faturamento

GERÊNCIA DE MARKETING

MARKETINGMARKETING

ORGANOGRAMA

DESAFIO Nº 7 - ASSESSORIA DE IMPRENSA

• Alinhar a mensagem institucional com os porta-vozes do escritório (quem somos, onde estamos, o que fazemos, números relativos ao escritório)

• Manual de como lidar com a mídia (as regras são dos veículos e não dos sócios)

• É importante que os Sócios saibam que o trabalho é a longo prazo e que o relacionamento com os jornalistas necessita de tempo e dedicação

Objetivos:

Construção de imagem - Evitar a divulgação da organização de forma irregular

Evitar o não aproveitamento por parte da mídia de boas matérias originadas no Escritório.

Evitar desperdício de oportunidades que a mídia possa oferecer.

Desafios Setor de Marketing

DESAFIO Nº 8 - MEDIA TRAINING

• Ajuda a evitar enganos, distorções, omissões, aumenta a capacidade para a conquista de credibilidade, imagem e reputação necessária para a organização ou pessoa pública.

•Treinamento (face a face) para definir o comportamento do porta-voz

Como se portar diante de um jornalistaApontar os principais erros e vícios ao falar com a imprensaO que dizer e o que NUNCA dizerCumprir com o que promete

Objetivos:

Consolidar o Escritório como fonte para os jornalistas, através de uma postura adequada dos porta-vozes perante as solicitações de mídia.


DESAFIO Nº 9 - ADMINISTRANDO CRISES

• Extremamente importante alertar aos porta-vozes que a crise pode aparecer a qualquer momento.

• Saber como agir caso o nome do escritório ou de algum cliente apareça negativamente na mídia.

• Não ignorar o poder da imprensa.

• Ter uma boa assessoria de imprensa

Objetivos:

Não expor os sócios e / ou a organização.Não perder a boa imagem construída após muitos esforços.


DESAFIO Nº 10 - BANCO DE DADOS

• Manter sempre atualizado todos os dados para contato dos clientes e possíveis clientes (trabalho em conjunto com os sócios e secretárias)

• Ferramenta de CRM que permita filtrar a lista de clientes, por exemplo: sócios, área de atuação, setor (financeiro, farmacêutico, telecom, etc.)

Objetivos:

Evitar campanhas ineficientes alcançando apenas parcialmente o público alvo.

Evitar o envio de material e / ou convites para pessoas erradas.


DESAFIO Nº 11 – CROSS-SELLING

SC-A um escritório full legal service – potencialidade para serviços multidiciplinares.

Mapeamento dos serviços oferecidos a cada cliente considerando todos os segmentos e todas as unidades da SC-A.

Objetivos:

Eliminar o conceito “meu cliente”. Os clientes são do escritório, não do sócio.Melhor atender as demandas do cliente.Fidelização do cliente.


GERÊNCIA DE RECURSOS HUMANOS

Desafios Setor de RH

ORGANOGRAMA

DESAFIO Nº 12 – TURN OVER

A SC-A constantemente realiza pesquisas de mercado através de empresas especializadas verificando remunerações e benefícios oferecidos de forma a garantir uma posição de competividade do Escritório.

Realização de pesquisas de clima organizacional para reconhecer pontos a serem melhorados.

Objetivos:

Ter um turn over dentro de um limite aceitável.

Reter talentos.


DESAFIO Nº 13- INTEGRAÇÃO

Preocupação constante do RH. Hoje não há como não promover a interação entre todas as pessoas do Escritório. É contudo, necessário que todos compreendam ou pelo menos tenham noção das atividades dos demais colegas de trabalho.

Criar um clima propício para que todos busquem o mesmo objetivo organizacional.

Capacitar cada novo integrante antes de iniciar suas atividades dentro da organização.

Objetivos:

Evitar a utilização inadequada ou o desconhecimento dos recursos disponibilizados pelo Escritório.Evitar a criação de feudos dentro do escritório.Maior integração entre as equipes jurídica e administrativa.


DESAFIO Nº 14 – RH ESTRATÉGICO

• O Escritório precisa ser gerido com eficiência e voltado aos Clientes, criando com estes relacionamento duradouros.

• Análise dos ambientes interno e externo do Escritório sob a visão de gestão de pessoas.

• Investimento em Treinamento.

Objetivos:

Alcançar os objetivos e metas estratégicas do Escritório com eficácia e alto desempenho.Identificação e retenção de talentos.


DESAFIO Nº 15 – GERAÇÃO Y

A geração Y é uma realidade que exige uma estratégia criativa que estimule a retenção de talentos.

Não alimenta expectativas de permanecer em um mesmo local de trabalho durante anos

Objetivos

Reter jovens talentos.


• Uma avaliação curta já é suficiente, mostra que os gestores notaram a suapresença dentro da empresa.

• Divulgação da história, dos valores, e das metas do Escritório.

• Oferecer boas condições de trabalho.

GERÊNCIA DA TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO

Desafios Setor de TI

ORGANOGRAMA

CENTRALIZAÇÃO DOS SISTEMAS CORPORATIVOS

Concentrado nas unidades do RJ e SP: menor custo de licenças, menor número de profissionais especializados nos sistemas que suportam todas as Unidades.

Para a definição em qual Unidade devemos instalar determinado software levamos em consideração principalmente a quantidade de usuários, minimizando a utilização dos links de comunicação entre as Unidades, não sendo, portanto, necessário a aquisição de links de capacidades enormes.

Na Unidade de SP encontra-se: Sistema ERP;Sistema de telefonia IP

Na Unidade do RJ encontra-se: Sistema de controle processualSistema de tarifação

Exchange (emails) as unidades com a maior quantidade de usuários possuem o seu próprio servidor visando além da otimização dos links, independência entre as Unidades para que em caso de queda no serviço de uma Unidade, as demais prossigam sem interferências no recebimento de seus emails.

Setor de TI

DESAFIO Nº 16 – TI, UM RECURSO VITAL

• Monitoramento estatístico de eventos que impactam no trabalho diário de cada Unidade (queda de energia, lentidão nos links de voz e dados).

No breaks: servidores, impressoras Geradores.Notebooks – pessoas chaves.

• Links redundantes para contingência tanto de dados quanto de Internet.

Objetivos:

Evitar atraso ou lentidão no acesso a e-mails, softwares, internet, etc.Evitar problemas durante videoconferências e / ou audioconferências. Evitar perdas de prazos.Evitar atraso na emissão de notas de honorários.


DESAFIO Nº 17 - ARMAZENAMENTO DE DADOS

• Capacidade: monitoramento constante (estatística) quanto ao crescimento da organização e conseqüentemente das novas necessidades de armazenamento de dados.

• Equipamentos para Storage – armazenamento de arquivos com maior capacidade, segurança e facilidade de ampliação, garantindo a replicação dos dados entre os sites, permitindo sites backup.

Objetivos:

Evitar falta de espaço para armazenamento de informaçõesGarantir a continuidade das atividades.Evitar vulnerabilidade quanto a perda de dados.


DESAFIO Nº 18 - COMUNICAÇÃO COM CLIENTES & COMUNICAÇÃO ENTRE UNIDADES

• Videoconferência e Áudioconferência.

• DDRs.

• Links de comunicação (dados e voz) dedicados que permitem comunicação rápida e acesso centralizado aos sistemas.

• Links de Internet dedicados que garantem a velocidade que o negócio necessita.

• Intranet como forma de divulgação às unidades de eventos e informações corporativas.

•Telefonia IP: permite economizar ligações entre as unidades.

Objetivos

Redução de custos Otimização do tempo dos profissionais.


DESAFIO Nº 19 - IMPRESSORAS

• Impressoras: um equipamento imprescindível.

• Crescimento do Escritório

• Contrato de Outsourcing de Impressão: correto abastecimento de tonners, eficaz programa de manutenção preventiva, rápido atendimento na reparação de máquinas com problemas. (SLA de atendimento)

Objetivos:

Minimizar tempo de máquina parada.Evitar acumulo de trabalhos.Evitar perda de prazos.


• Aumento no Volume de Impressões • Dimensionamento da Quantidade e da Capacidade da Máquina (estatística)

DESAFIO Nº 20 - TRABALHANDO REMOTAMENTE

• Acesso Remoto via Computador: com a garantia de conexão segura profissionais chave podem dar continuidade a seu trabalho de qualquer local que tenha acesso a Internet,

• Utilização de Smart Phones: com essa tecnologia garantimos que os sócios e profissionais chave das áreas tenham acesso on line a seus emails onde estiverem,

Objetivos

Garantir o cumprimento dos prazos Otimizar o tempo dos profissionais.Agilizar a tomada de decisões e o fluxo de informações para com os clientes e demais profissionais, atendendo na velocidade que a empresa necessita.


DESAFIO Nº 21 – HELP DESK

Software de gerenciamento.

Relatórios gerenciais:

avaliar as necessidades de aumento de quadro no TI;

monitoramento dos tempos de atendimento e de solução do problema;

treinamentos nas áreas em que há maiores solicitações;

monitoramento da qualidade dos equipamentos adquiridos

Objetivos:

Minimizar o tempo em que o profissional não pode trabalhar na sua plenitude devido problemas relacionados a TI.


ADMINISTRATIVO

DESAFIO Nº 22 - PADRÃO ARQUITETÔNICO

As unidades possuem o mesmo padrão arquitetônico

Por sermos um Escritório federalizado temos a preocupação de criarmos uma identidade visual única em todas as nossas unidades, através da manutenção dos mesmos padrões de arquitetura e mobiliário em nossos sites.

A forma arquitetônica das nossas unidades respeita as particularidades de cada atividade de trabalho, buscando concentrar numa mesma área atividades semelhantes e a proximidade de grupos de apoio, facilitando a sinergia entre as equipes e a fluidez dos trabalhos.

Cuidados especiais com a hospitalidade.

Objetivos:

Oferecer conforto, sofisticação e funcionalidade. Transmitir aos clientes e visitantes os valores que permeiam o nosso Escritório.

Desafios Setor Administrativo

DESAFIO Nº 23 - CIRCULAÇÃO DE DOCUMENTOS

Importância da documentação

Certeza que toda documentação é entregue.

Certeza que toda documentação é entregue o mais rápido possível.

Objetivos

Garantir a fluidez e serenidade dos trabalhos.Evitar perdas de prazos.

Desafios Setor Administrativo

CONSIDERACONSIDERAÇÇÕES FINAISÕES FINAIS

• Equipe de qualidade.

• Normatizações - padronização dos procedimentos internos e de atendimento ao Cliente. Desburocratização da comunicação entre os profissionais e agilidade no fluxo de informações. Estratégia de implantação.

• Melhoria continua como ferramenta de ajuste.

• Estatística é vital para uma gestão eficiente, empresas não se administram sem estatísticas. Detecção de inadequações e desvios.

• Controle financeiro robusto. Controle minucioso dos Custos.

Considerações Finais

Estude-se – não é possível liderar pessoas com eficiência sem conhecer as próprias qualidades e defeitos – referências para a compreensão das falhas

e acertos do outro.

Reconheça que existem pessoas que sabem sobre determinados assuntos mais do que você.

Boas práticas de governança devem ser implantadas em ambientes transparentes e com sólidos padrões ético-empresariais.

Considerações Finais

MUITO OBRIGADO!!MUITO OBRIGADO!!

[email protected]@siqueiracastro.com.br

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