PRINCIPIOS GENERALES DE ORGANIZACIÓN DE FONDOS. SISTEMAS DE CLASIFICACIÓN Y

ORDENACIÓN DE DOCUMENTOS. LOS CUADROS DE CLASIFICACIÓN

Alcalá de Henares10 de diciembre de 2010Jose Luis Muñoz Romanojoseluis.munoz@mjusticia.esjlmunozr@yahoo.es

Principios generales de organización de fondos

La organización de un archivo responde a la necesidad de:– Proporcionar una estructura lógica al fondo.– Facilitar la organización de los documentos.– Organizar el fondo de un archivo.

Definición

“Operación archivística que agrupa los documentos individuales en unidades inteligibles” (DTA).

Principio de procedencia I

Es el primer fundamento teórico de la Archivística. Consiste en reunir los documentos por fondos y

organizarlos de acuerdo a un orden determinado. Teóricos:

– Natalis de Wally (1841).– Von Seybel (1881).– Muller, Feith y Fruin (1898).

Principio de procedencia II

Ventajas: – Protege la integridad de los documentos (se

refleja en su ordenación).– Proporciona una guía para ordenar, describir y

analizar los documentos.– Facilita la identificación del órgano productor.– Reconstruye la organización jerárquica de la

Entidad productora.

Críticas

Detractores: Papritz. Lodolini, es un sistema objetivo, el resultado

será siempre el mismo (independientemente del archivero).

Cruz Mundet: proporciona una base segura para el trabajo de clasificación y ordenación.

Los archiveros españoles lo consideran válido, aceptado por la gran mayoría.

Sistemas de clasificación y ordenación de documentos

Clasificación: consiste en agrupar jerárquicamente los documentos de un fondo mediante clases, de acuerdo a los principios de procedencia y orden original.

“Operación archivística que establece las categorías y grupos que reflejan la estructura orgánica y/o funcional de un Archivo siguiendo el principio de procedencia” (DTA).

Criterios a seguir

Reconocer grandes grupos documentales Clasificar. Poner en orden (siguiendo otro criterio:

topográfico, cronológico o alfabético).

Sistemas de clasificación

Funcional: deriva de las funciones y trámites de la entidad productora.

Orgánica: refleja la estructura orgánica de la institución.

Materias: establece las agrupaciones documentales de acuerdo a los asuntos o materias de los que tratan.

Mixto: combina la orgánica y la funcional.

Ventajas de la clasificación

Acelera la recuperación de la información. Ahorra espacio en el almacenamiento físico. Archiva los documentos con unos criterios

uniformes.

Características

Será sencilla. Flexible. Eficaz.

Ordenación

“Operación archivística que establece las secuencias dentro de las categorías y grupos en las distintas series a partir de diferentes criterios” (DTA).

Objetivo: facilitar la recuperación de la información, su localización e instalación en los depósitos.

Tipos

Cronológico: por fecha. Alfabético: según el abecedario.

– Alfabético-Onomástico: apellidos, nombre.– Alfabético-Geográfico: lugares.– Materias: asuntos o temas.– Organismos: instituciones, centros u oficinas.

Numérico: del 1 en adelante. Alfanumérico: combina letras y números.

Labores relacionadas con la ordenación

Desdoble Signaturación y sellado Datación Numeración y foliación Agregación

Cuadro de clasificación

“Instrumento de consulta que refleja jerárquica y funcionalmente la organización del fondo clasificado según el principio de procedencia” (DTA).

Se elabora a posteriori, va de lo general a lo particular.

Holmes (1964), habla de 5 agrupaciones documentales: Archivo, Fondo, Serie, Expediente y Documento.

Desarrollo de un cuadro

El cuadro se debe realizar para un fondo concreto, de acuerdo al principio de procedencia.

Se desarrolla en los siguientes niveles: Sección, Subsección y Serie.

No es posible llegar a un sistema CDU como en bibliotecas.

Siempre normalizado.

Resultados

Permite seguir la evolución orgánica de cada Entidad administrativa.

Elaborar diversos instrumentos (IDDs). Establecer criterios para una correcta

clasificación y ordenación de las series. Facilitar la normalización. Realizar una correcta valoración.

Elaboración del Cuadro

Analizar la estructura orgánica de la institución. Analizar las funciones y competencias de cada una de las

unidades administrativas que la forman. Con el estudio de (funciones y competencias), se logra la

identificación de cada una de las series documentales. Ideal: emplear un sistema de clasificación orgánico y funcional

ya que es más flexible (recoge las funciones generales y específicas).

Valorar siempre que el principal problema que encontraremos será la creación, supresión o modificación de las unidades y organismos que componen una institución.

Bibliografía básica

Cruz Mundet, J.R.: Manual de Archivística Diccionario de Terminología Archivística. Molina Nortés, J.: Técnicas de Archivo y

Tratamiento de la documentación administrativa.

Roberge, M.: La classification universelle des documents administratifs.

Recursos informáticos

Guía del Archivo Universitario de la Universidad de Alcalá ISAD (G).

Página Web del Ministerio de Cultura, sección Archivos.

Página del CRUE-Archivos. PARES