HABLAR DE TÚ A TÚ CON LOS MEJORESTodos los proveedores de viajes corporativos son capaces de realizar reservas y emitir pasajes pero sólo algunos pueden entregar consultoría a la medida para identificar nuevas oportunidades de mejora y optimizar costos en relación a KPI´s (anticipación de compra, distribución de proveedores, % de remisiones y cambios; ranking de viajeros con mejores y peores prácticas según política de viajes, entre muchos otros). ¿Están midiendo estos KPI´s? ¿Qué acciones están realizando?

Una Travel Management Company (TMC) debería ser capaz de entregar reportes de gestión y proponer acciones que permitan sacar el mejor provecho de su presupuesto de viajes.

CÓMO BAJAR COSTOS, GANAR CALIDAD Y

EFICIENCIA EN VIAJES CORPORATIVOS

Boarding

Checkin

Puerta de embarqueReserva de HotelItinerarioAsistencia

24/7

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TODOS LOS VIAJES,EN UN SOLOLUGARAdemás de un servicio personalizado, en un mundo cada vez más demandante existe la necesidad de aplicar tecnologías que le permitan a los viajeros administrar y obtener información de sus viajes desde su móvil, como detalle de vuelos, enlaces para check in, puerta de embarque, huincha de equipaje, mapa de asientos, reserva de hotel, Click-to-Call al proveedor, entre otros, con el propósito que el usuario final cuente con el servicio de acompañamiento antes, durante y después de su viaje.

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ROL Y DESAFÍOS, DE LOS PROVEEDORES DE VIAJES CORPORATIVOS

• Generar ahorros en el costo de los viajes por la mejora en las negociaciones con aerolíneas, hoteles, proveedores de servicios y por el cumplimiento de los objetivos planteados según la política de viaje.

• Control, trazabilidad e información de las solicitudes y del gasto acorde al presupuesto de la empresa.

• Facilitar servicio de account management, asesoría, medición de ahorro y reportes personalizados en línea refinados a nivel de viajero con acciones de refuerzo positivo y correctivos para aquellos que no cumplen la política.

• Entregar respuestas en el menor tiempo posible sin descuidar el nivel de calidad del servicio.

• Que el usuario final cuente con el servicio de acompañamiento durante y después de su viaje desde su móvil, además de información en línea y asistencia personalizada.

• Medir la satisfacción del servicio proporcionado por los proveedores.

• Capacidad de entregar un óptimo nivel de servicio ante contingencias y apoyo en horario fuera de oficina 24x7.

• Brindar una plataforma de reservas multi GDS que se adapte a los procesos de la empresa.

En variados casos podemos encontrar políticas de viajes que especifican la antelación de compra determinada y fija sobre cierta cantidad de días. Por ejemplo “Todos los viajes deben ser coordinados con 10 días de anticipación”.

Esta recomendación no es la óptima, ya que no será posible de cumplir en todos los casos, y una vez que un viajero no respete la política de viajes, es muy probable que vuelva a transgredir las instrucciones. Adicionalmente, perderemos la oportunidad de reservar con mayor anticipación cuando la situación lo amerite, por ejemplo para ferias que son agendadas con meses de anticipación.En este caso, si el viajero realiza su reversa con 10 días de anticipación estaría dentro de la política, pero no habría seguido un comportamiento de compra óptimo.

La manera recomendada es definir una serie de motivos de viaje y asignarlos con una anticipación de compra en función de cada caso.

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POLÍTICA DE VIAJES, UN FACTOR IMPORTANTE PARA EL AHORRO

• Ferias: reservar con 60 días de anticipación.

• Viaje Internacional por Reuniones Internas: Reservar con 30 días de anticipación.

• Viaje Internacional por reunión con cliente o proveedores: Reservar apenas se confirme reunión, o con mínimo de 21 días de anticipación.

• Viaje Nacional por rotación/capacitación: Reservar con 30 días de anticipación.

• Viaje Nacional por emergencia: Debe ser justificado y debidamente aprobado. Reservar con 1 a 7 días de anticipación.

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FORMAS DE OPTIMIZAR LA POLÍTICA DE VIAJES

El punto de partida es realizar un análisis del comportamiento de compra, para detectar áreas que tengan falencias y puedan optimizar sus costos, además de realizar una revisión completa de la política de viajes para proponer mejoras. Algunos de los puntos que deben medirse son: • Anticipación de compra.• Porcentaje de remisiones y cambios.• Motivos de viaje.• Motivos por el cual el viajero se sale

de la política de viajes.• Revisión de porcentaje de aceptación

de la tarifa más baja.• Familias tarifarias y restricciones de

acuerdo a las funciones del empleado (full flexible para servicio técnico, tarifa base para equipo comercial para feria, o cuando las reuniones tengan fechas 100% definidas).

• Convenios; Se realizará un benchmark para detectar si los convenios que sostiene la empresa son competitivos de acuerdo al mercado. Se dará asistencia a la empresa en la negociación de sus convenios con líneas aéreas y hoteles.

Costo pasajes y hoteles.

Costo Fee agencia.Ahorro sobre la inversión.

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CONSULTORÍAEN GESTIÓN DE GASTOS

El uso del sistema de reservas en línea, u Online Booking Tool (OBT), significa una importante fuente de ahorro para las empresas si se utiliza adecuadamente. En la actual oferta, se propone implementar la herramienta conjuntamente con un flujo de aprobación automatizado. Adicionalmente, la herramienta se puede configurar para que muestre alertas en caso de que la reserva se esté realizando fuera de la política de viajes. Al momento de gestionar su reserva, el usuario sabrá que su supervisor accederá a la información de su reserva, para aceptar, rechazar o sugerir cambios. Al ver directamente los resultados de la búsqueda, se genera una “culpa visual” que lleva a los usuarios a cumplir de mejor manera la política de viajes.

Experiencias con empresas que tienen gran volumen de viajes, nos han mostrado resultados de hasta un 30% de ahorro en el presupuesto de viajes al implementar métodos de control adecuados. Agendemos una reunión

Pierre-Jean Robert pjrobert@tm.cl

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RÁPIDO RETORNO DE LA INVERSIÓN Y APOYO

AL CUMPLIMIENTO DE LA

POLÍTICA DE VIAJES

La tecnología cambió las expectativas de los viajeros para siempre, y es nuestro trabajo anticiparnos constantemente a lo que se viene.“

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GRACIAS POR SU ATENCIÓN