Informes de Access

Diana Ramos

¿Qué es un informe de Access?

Un informe es otra modalidad de presentación de los datos, que puede enviarse a la pantalla o imprimirse.

Conviene tener presente que en el primer caso se trata solamente de una visualización, pues no podremos modificar los datos que nos muestra la pantalla.

Para que sirven Los informes sirven para presentar los datos de una

tabla o consulta, generalmente para imprimirlos.

Diferencia con los formularios

La diferencia básica con los formularios es que los datos que aparecen en el informe sólo se pueden visualizar o imprimir (no se pueden modificar).

En los informes se puede agrupar más fácilmente la información y sacar totales por grupos

Elementos de un informeSelecciones Principales

Pie del informe: Se refiere a la primera página del informe, es decir, la portada del informe.

Elementos de un informeSelecciones Principales

Detalle: en esta sección se incluyen los distintos registros correspondientes al encabezado de la pagina, que pueden ser mas de uno.

Elementos de un informeSelecciones Principales

Pie de Página: Tiene la misma función que el encabezado de página, pero los datos aparecen en la parte inferior.

Formas para crear un informe

Podemos crearlo desde dos opciones:

Desde AutoinformeUtilizando el asistente

Con autoinforme Ubicarnos en la pestaña crear:

Le damos clic en la opción informe:

Utilizando autoinforme Nos aparece el formato del informe

creado.

Utilizando el asistente En la misma pestaña de crear:

Esta vez le vamos a dar clic en la opción asistente para informes:

Utilizando el asistente Va a aparecer el siguiente cuadro de

texto.

En el cual nos pide introducir los campos a introducir en el informe.

Utilizando el asistente Al dar clic en siguiente se nos presenta el

siguiente cuadro te texto:

Al poner siguiente nuevamente se nos abrirá otro cuadro de texto:

Utilizando el asistente En este cuadro de texto y los próximos

que aparecen se refieren a el diseño que se desea para el informe.

Utilizando el asistente: Seguimos dando clic en el botón

siguiente y nos aparece un cuadro de texto en el cuál se puede agregar el nombre deseado al formulario.

Utilizando el asistente Al dar clic en finalizar, ya podemos

apreciar el informe creado según las especificaciones que se requieran.

Pestaña herramientas de un informe

Es muy parecida a la del formulario, y tiene las funciones muy parecidas:

Tipos de informes Informes planosUn informe plano contiene controles

enlazados con diferentes tablas y consultas.

Tipos de informes Informes Jerárquicos.Contiene otros informes, que se denominan

subinformes. Los subinformes se incrustan en los informes cuando se necesita mostrar información procedente de tablas que tienen una relación uno a varios.

Tipos de informes Informes con registros agrupados,

ordenados o ambos. Con registros ordenados:Se puede ordenar uno o varios campos del

origen de registros subyacente y especificar el orden.

Tipos de informes Informe con registros agrupados:Se puede especificar uno o varios niveles

de agrupamiento para los registros de un informe y definir el orden de cada nivel de grupo.

Tipos de informes Informe de tabla de referencias cruzadas:Una consulta de tabla de referencias

cruzadas calcula una suma, un promedio, un recuento u otro tipo de total de los datos, y agrupa los resultados por dos campos.

Tipos de informes Informes de varias columnas:Un informe con varias columnas muestra los

datos en una o varias columnas. Se puede personalizar el número de columnas, ancho de columna y el espacio entre las filas y columnas.