Manual de Usuario del Sistema de Gestión de Seguridad V 1.0

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Manual de UsuarioManual de Usuario

1. Novedades Diarias

Mediante las opciones de este módulo se podrán registrar las incidencias que se presentan dentro de una empresa diariamente y detallarlas. También podremos consultar las novedades ingresadas y realizarle un seguimiento o análisis de riesgo si es necesario. Tenemos la opción también de generar un reporte de todas las novedades existentes.

Este módulo está conformado por 2 opciones: Administración y Consulta, que destallaremos a continuación:

1.1 Administración

En la opción Administración de Novedades Diarias se registran las incidencias que se presentan dentro de una empresa diariamente.

El formulario de Administración de Novedades Diarias consta de trece campos fijos y dos adicionales, que se deben completar con los datos correctos para así poder realizar el registro de la novedad (Figura 71).

Figura 71. Opción Administración de NovedadesLos campos que se debe completar son:

¿Qué se afecto?, aquí indicar que fue afectado en la presente novedad. Se puede marcar una o más opciones.

Tipo de Novedad, aquí seleccionar el tipo de la novedad. Al desplegar el combo, tendrá dos opciones para escoger, “Rutina” e “Insuficiencia, fallas o emergencia”, de acuerdo al que se elija se podrá observar u ocultar los dos campos adicionales mencionados anteriormente (Véase capitulo 5.1.1 Tipo de Novedad).

Tipo de Evento, aquí seleccionaremos el tipo de evento de la novedad. Al desplegar el combo, se observará que ya cuenta con algunos tipos, en caso no exista el tipo adecuado para el novedad que va registrar, tiene la opción para agregar un nuevo tipo de Evento (Véase capitulo 5.1.2

Nuevo Tipo de Evento).

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Fecha, aquí ingresar la fecha en la cual sucedió la novedad (Véase capitulo 5.1.8 Fecha).

Hora, aquí ingresar la hora exacta en la que sucedió la novedad.

Descripción Breve, en este campo ingresar una breve descripción de la novedad que se registrará, para poder ubicarla con mayor rapidez mas adelante.

¿En que local ocurrió?, aquí seleccionar el local donde ocurrió la novedad. Al desplegar el combo, se observará que ya cuenta con algunos locales, en caso no exista el local adecuado para la novedad que va registrar, tiene la opción para agregar un nuevo local (Véase capitulo 5.1.3

Nuevo Local).

¿En que área?, aquí seleccionar el área donde ocurrió novedad. Al desplegar el combo, se observará que ya cuenta con algunas áreas, en caso no exista la área adecuada para la novedad que va registrar, tiene la opción para agregar un nueva Área (Véase capitulo 5.1.4 Nueva

Área).

¿En que lugar?, aquí seleccionar el lugar donde ocurrió la novedad. Al desplegar el combo, se observará que ya cuenta con algunos lugares, en caso no exista el lugar adecuado para la novedad que va registrar, tiene la opción para agregar un nuevo lugar (Véase capitulo 5.1.5 Nuevo

Lugar).

Responsable del Área, aquí seleccionar el nombre del responsable del área donde ocurrió la novedad. Al desplegar el combo, se observará que ya cuenta con algunos responsables, en caso no exista el nombre del responsable, tiene la opción para agregar un nuevo responsable (Véase capitulo 5.1.6 Nuevo Responsable).

Cargo, aquí seleccionaremos el cargo que tiene el responsable del área. Al desplegar el combo, se observará que ya cuenta con algunos cargos, en caso no exista el cargo adecuado, tiene la opción para agregar un nuevo cargo (Véase capitulo 5.1.7 Nuevo Tipo de Cargo).

Descripción del Evento, en este campo ingresar la descripción completa y detallada de la novedad que se registrará.

Acciones Tomadas, en este campo ingresar las acciones que se tomaron luego que ocurrió la novedad. Indicar como se manejo la novedad, que se hizo para controlarla, quienes se involucraron, etc.

Los campos adicionales, que se podrán visualizar solo en el caso que se escoja como Tipo de novedad la opción “Insuficiencias, falla o emergencia”, son:

Análisis de Riesgo, en este campo indicar si es que la novedad que se va registrar, genera un riesgo para la empresa y debe ser analizado.

¿Necesita Seguimiento?, en este campo indicar si se debe realizar un seguimiento a esta novedad, hasta que sea resuelta.

Caso no ingrese uno de los datos mencionados anteriormente el sistema emitirá un mensaje indicando el dato que espera sea ingresado.

Una vez completados todos campos correctamente dar clic en el botón Registrar que se encuentra al final del formulario (Figura 72). En caso contrario, si no esta conforme con los datos ingresados y desea empezar nuevamente, puede dar clic en el botón Limpiar.

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Figura 72. Registrar novedad diaria

Si se realizó correctamente el registro de la novedad se mostrará un mensaje indicando que se realizó con éxito y que acaba de ingresar una nueva novedad. (Figura 73)

Figura 73. Mensaje de éxito de registro de novedad

1.1.1 Tipo de Novedad

El combo tipo de novedad tiene una acción especial dentro del formulario de novedades diarias. Al desplegar se observa que cuenta con dos opciones: “Rutina” e “Insuficiencia, fallas o emergencias”.

Seleccionar la segunda opción (Figura 74).

Figura 74. Tipo de novedad

Se observa que al escoger esta opción aparecieron dos campos mas en el formulario: “Análisis de Riesgo” y “¿Necesita Seguimiento” (Figura 75).

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Figura 75. Campos adicionales

Si es que cambia el tipo de novedad y elige la opción “Rutina”, los campos adicionales desaparecerán.Estos campos adicionales son para realizar una evaluación y seguimiento en caso haya generado un riesgo la presente novedad

1.1.2 Nuevo Tipo de Evento

Para crear un nuevo tipo de evento, despliegue la lista y seleccione Nuevo Tipo de Evento que esta ubicado al final de la lista. (Figura 76)

Figura 76. Nuevo tipo de evento

Luego abrirá una ventana emergente en la cual debemos ingresar el nuevo tipo de evento que deseamos agregar y a continuación dar clic en el botón Registrar (Figura 77). En caso ya no se quiera registrar ningún tipo de evento y se desea regresar al formulario dar clic en el botón Cancelar.

Figura 77. Ventana Emergente del nuevo tipo de eventoA continuación la ventana emergente se cerrará y si se realizó correctamente el registro del nuevo tipo de evento nos lo mostrará agregado y seleccionado en el combo del formulario (Figura 78).

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Figura 78. Nuevo tipo de evento agregado

1.1.3 Nuevo Local

Para crear un nuevo local, despliegue la lista y seleccione Nuevo Local que esta ubicado al final de la lista. (Figura 79)

Figura 79. Nuevo local

Luego abrirá una ventana emergente en la cual debemos ingresar el nuevo local que deseamos agregar y a continuación dar clic en el botón Registrar (Figura 80). En caso ya no se quiera registrar ningún local y se desea regresar al formulario dar clic en el botón Cancelar.

Figura 80. Ventana emergente del nuevo local

A continuación la ventana emergente se cerrará y si se realizó correctamente el registro del nuevo local nos lo mostrará agregado y seleccionado en el combo del formulario (Figura 81).

Figura 81. Nuevo local agregado

1.1.4 Nueva Área

Para crear una nueva área, despliegue la lista y seleccione Nueva Área que esta ubicada al final de la lista. (Figura 82)

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Figura 82. Nueva área

Luego abrirá una ventana emergente en la cual debemos ingresar la nueva área que deseamos agregar y a continuación dar clic en el botón Registrar (Figura 83). En caso ya no se quiera registrar ningún área y se desea regresar al formulario dar clic en el botón Cancelar.

Figura 83. Ventana emergente de la nueva área

A continuación la ventana emergente se cerrará y si se realizó correctamente el registro de la nueva área nos la mostrará agregada y seleccionada en el combo del formulario (Figura 84).

Figura 84. Nueva área agregada

1.1.5 Nuevo Lugar

Para crear un nuevo lugar, despliegue la lista y seleccione Nuevo Lugar que esta ubicado al final de la lista. (Figura 85)

Figura 85. Nuevo lugarLuego abrirá una ventana emergente en la cual debemos ingresar el nuevo lugar que deseamos agregar y a continuación dar clic en el botón Registrar (Figura 86). En caso ya no se quiera registrar ningún lugar y se desea regresar al formulario dar clic en el botón Cancelar.

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Figura 86. Ventana emergente del nuevo lugar

A continuación la ventana emergente se cerrará y si se realizó correctamente el registro del nuevo lugar nos lo mostrará agregado y seleccionado en el combo del formulario (Figura 87).

Figura 87. Nuevo lugar agregado

1.1.6 Nuevo Responsable

Para crear un nuevo responsable, despliegue la lista y seleccione Nuevo Responsable que esta ubicado al final de la lista. (Figura 88)

Figura 88. Nuevo Responsable

Luego abrirá una ventana emergente en la cual debemos ingresar el nuevo responsable que deseamos agregar y a continuación dar clic en el botón Registrar (Figura 89). En caso ya no se quiera registrar ningún responsable y se desea regresar al formulario dar clic en el botón Cancelar.

Figura 89. Ventana emergente del nuevo responsable

A continuación la ventana emergente se cerrará y si se realizó correctamente el registro del nuevo responsable nos lo mostrará agregado y seleccionado en el combo del formulario (Figura 90).

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Figura 90. Nuevo responsable agregado

1.1.7 Nuevo Cargo

Para crear un nuevo cargol, despliegue la lista y seleccione Nuevo Cargo que esta ubicado al final de la lista. (Figura 91)

Figura 91. Nuevo cargo

Luego abrirá una ventana emergente en la cual debemos ingresar el nuevo cargo que deseamos agregar y a continuación dar clic en el botón Registrar (Figura 92). En caso ya no se quiera registrar ningún cargo y se desea regresar al formulario dar clic en el botón Cancelar.

Figura 92. Ventana emergente del nuevo cargo

A continuación la ventana emergente se cerrará y si se realizó correctamente el registro del nuevo cargo nos lo mostrará agregado y seleccionado en el combo del formulario (Figura 93).

Figura 93. Nuevo cargo agregado

1.1.8 Fecha

Para ingresar la fecha, debemos dar clic en el icono fecha, ubicado al lado derecho del campo, luego de esto se desplegarà un calendario en el cual elegiremos el día dando clic sobre el. Si se desea cambiar de mes o año, usar las flechas ubicadas en la parte superior del calendario (Figura 94).

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Figura 94. Calendario

Luego de dar clic en el día elegido, el calendario se cerrará y la fecha seleccionada será digitada automáticamente en el campo Fecha con el siguiente formato dd/mm/aaaa (Figura 95).

Figura 95. Fecha de novedad

1.2 Consulta

La opción Consulta permite observar todas las novedades registradas en el sistema. Tenemos la opción también de ver el detalle, realizar un seguimiento o evaluar una novedad. Además, podemos generar un reporte de la consulta y exportarlo en formato pdf (Figura 96).

Figura 96. Opción consulta de novedades

La consulta consta de dos filtros: Tipo de Novedad y Consultar por, los cuales deben ser seleccionados antes de realizarla. En esta ocasión se elegirá como tipo de novedad la opción Todos (Figura 97).

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Figura 97. Seleccionando tipo de novedad

En el filtro de “Consultar por” se elegirá también la opción Todos (Figura 98). Si en este filtro se elige otra opción diferente a “Todos” se adicionará un tercer filtro al final, el cual variará de acuerdo a la opción escogida.

Figura 98. Seleccionando tipo de consulta

Caso no se seleccionen todos los filtros mencionados anteriormente el sistema emitirá un mensaje indicando el filtro que espera sea seleccionado.

Si se seleccionaron todos los filtros correctamente, dar clic en el botón Consultar (Figura 99).

Figura 99. Consulta de Novedades

Luego en la parte inferior de la ventana se mostrará el resultado de la búsqueda de acuerdo al criterio usado en los filtros anteriormente mencionados (Figura 100). Se mostrará las 5 últimas novedades registradas, para ver los demás novedades debemos avanzar la paginación ubicada en la parte superior izquierda de la tabla (Véase capitulo 5.2.5 Paginación).

Cada fila corresponde a una novedad registrada. En la primera columna se encuentra la descripción breve, en la siguiente una descripción detallada, a continuación las acciones que se tomaron, seguidos del estado de la novedad y finalmente la columna de acciones en la cual encontraremos 3 iconos: Detalle, Seguimiento y evaluación.

Con el icono de detalle se mostrará los datos ingresados en la novedad (Véase capitulo 5.2.1 Detalle), con el de seguimiento se registrará el proceso de solución del riesgo generado (Véase capitulo 5.2.2

Seguimiento) y en el de evaluación le asignaremos la prioridad que tiene entre los demás riesgos (Véase capitulo 5.2.3 Evaluación)

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También existe la opción para generar un reporte del resultado de la consulta, con todas las novedades encontradas, dando clic en el icono Reporte ubicado en la parte superior derecha de la tabla. (Véase capitulo 5.2.4 Reporte)

Figura 100. Resultado de consulta de novedades

1.2.1 Detalle

En la columna acciones, el primer icono es el de detalle. Al dar clic en el mostrará la pagina de detalle de la novedad. (Figura 101).

Figura 101. Icono de detalle

La página de detalle de novedad es similar a la de registro, en ella se encontraran todos los datos ingresados al registrar la novedad, pero solo se podrán observar y no editar. En la parte superior derecha se encuentra un vínculo para regresar a la consulta de novedades (Figura 102).

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Figura 102. Detalle de novedad

1.2.2 Seguimiento

El segundo icono de la columna acciones es el de seguimiento. Al dar clic en el mostrará la página de seguimiento de la novedad (Figura 103).En algunos casos el icono se mostrará de color gris y no permitirá realizar seguimiento a la novedad, ya sea porque no se eligió la opción de seguimiento al registrar la inspección o porque ya fue culminado el seguimiento.

Figura 103. Icono de seguimiento

La página de seguimiento de novedad también es similar a la de registro, en ella se encontrarán todos los datos ingresados al registrar la novedad. En este caso, el detalle del seguimiento se digitará en el campo de acciones tomadas, luego indicar si aún se necesita seguimiento o no y finalmente dar clic en el botón Registrar Seguimiento que se encuentra al final del formulario. En caso no se desee realizar un seguimiento, en la parte superior derecha se encuentra un vinculo para regresar a la consulta de novedades (Figura 104).

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Figura 104. Seguimiento de novedad

1.2.3 Evaluación

El ultimo icono de la columna acciones es Evaluación. Al dar clic en el mostrará la página de evaluación del riesgo (Figura 105).En algunos casos el icono se mostrará de color gris y no permitirá realizar evaluación al riesgo, ya sea porque no se eligió la opción de análisis de riesgo al registrar la inspección o porque ya fue solucionado el riesgo.

Figura 105. Icono de evaluación

La página de evaluación esta dividida en dos partes, en la parte izquierda esta el detalle de la novedad que originó el riesgo y a la derecha es donde se realizará la evaluación (Figura 106). Automáticamente se cargaran los campos de la izquierda, con los datos de la novedad que se eligió hacer una evaluación, estos datos no se pueden cambiar pues esta protegidos.

En la derecha, en el primer campo indicar la probabilidad de que pueda suceder este riesgo, en el segundo el impacto que puede originar, en el siguiente el diagnóstico y

finalmente las recomendaciones para solucionarlo. (Véase capitulo 8 Módulo V - Evaluación y Administración de Riesgos)

Si no se desea realizar la evaluación dar clic en el botón limpiar, caso contrario dar clic en el botón Grabar.

Figura 106. Evaluación de riesgo

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1.2.4 Reporte

En parte superior derecha de la tabla de resultados se encuentra el icono Reporte (Figura 107). Esta opción realizará la exportación de los resultados de la consulta a formato pdf. En este archivo se mostrarán más detalles de la novedad que los que aparecen en la tabla de resultados.

Figura 107. Icono de reporte de novedades

En la parte superior del reporte, a la derecha se encuentra el logo de la empresa administradora y a la izquierda los filtros usados en la consulta. Luego en la parte inferior, a la derecha tenemos el control de páginas y a la izquierda la fecha y hora en que se genero el reporte. Finalmente en la parte central están los datos de las novedades encontradas en la consulta (Figura 108).

Figura 108. Reporte de novedades

1.2.5 Paginación

Al realizar una consulta el resultado se dividirá en intervalos de 5 novedades por página, desde el más reciente al más antiguo, para facilitar el manejo de ellos. Por defecto siempre se mostrarán las 5 últimas novedades registradas, es por eso que si se desea consultar las demás es necesario hacer uso de la paginación.

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En la parte superior izquierda de la tabla de resultados, se encuentra ubicado las opciones para el manejo de la paginación, y en la parte inferior izquierda se muestra la cantidad total de novedades encontrados en la consulta. (Figura 109).

El número de página actual se encuentra subrayado, así se conocerá la ubicación correcta. Tener en cuenta que solo se mostrarán las opciones para el manejo de la paginación si es que la cantidad total de novedades encontradas en la consulta es mayor a 5.

Figura 109. Resultados de la primera página

Para navegar entre las páginas, dar clic en la opción anterior o siguiente de acuerdo a cual sea el caso, o si se desea ir directamente a una página, dar clic en el número de ésta. También en la parte inferior derecha de la tabla se indicá el intervalo de resultados mostrados. En este caso se dará clic al número dos para acceder a la segunda página, se observa que al pasar el Mouse por encima de la opción ésta cambia de color (Figura 110).

Figura 110. Eligiendo la segunda página

Observar que ahora los resultados son otros y corresponden a la segunda página lo cual verificamos en las opciones de paginación al estar subrayado el número dos. También observar que el intervalo de resultados mostrado en la parte inferior derecha de la tabla ha variado. (Figura 111).

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Figura 111. Resultados de la segunda página

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