Etude bizmeeting

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BizMeeting publie les résultats de sa première étude sur les tendances dans le MICE. Dans un premier temps, 15 sociétés ont été rencontrées en face à face lors d’une phase qualitative afin de préparer un questionnaire qui a été administré par téléphone auprès de 133 sociétés interrogées dans un deuxième temps.

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  • 1. 0Etude BizMeetingTendances en matire de Runions et Groupesprofessionnels observes auprs dAgences,dEntreprises et de Prestataires.Juin 2014

2. MthodologieLtude BizMeeting a t ralise entre septembre et novembre 2013.Elle porte exclusivement sur les runions et groupes professionnels.Dans un premier temps, 15 socits ont t rencontres lors dune phase qualitative afin de prparer unquestionnaire qui a t administr par tlphone auprs de 133 socits interroges dans un deuxime temps.Rpartition de lchantillon:Phase qualitative Phase quantitativeTMC et Agences vnementielles: 8Socits: 3Prestataires (htels, lieux de runion): 4TMC et Agences vnementielles: 36Socits: 63Prestataires (htels, lieux de runion): 34Nous avons veill dans les 3 catgories interroger des petites, moyennes et grandes structures parts gales. 3. 2Runions et Groupes:Fonctionnement des Agences interroges.1re partie 4. 358%42%Agence de voyageAgencevnementielleDescription de lchantillonRpartition des questionnaires par type dagence et de clientleQuel type dagence tes-vous ?Qui sont vos principaux clients Groupe ?94%6%Clients affairesAutresPrs de 60% des agences interroges sont des agences de voyage, contre 42% dagences vnementielles. La grande majorit de lchantillon traite avecune clientle affaires (94%), parfois galement avec les administrations publiques (autres, 6%). 5. 4Description de lchantillon9%Typologie des vnements organiss chaque anneQuels types de sminaires, runions et groupes Affaires organisez-vous par an ?13%32% 33%20%13%50%39%32%27%41%27% 25%25% 25%21%16% 17%9%0%3%6%3%13%0%75%50%25%0%Location de salle Journe dtude Sminaire rsidentiel Groupe Affaires AutresMoins de 10 personnes10 50 personnes50 100 personnesPlus de 100 personnesPlus de 200 personnesLa plupart des vnements organiss par les agences interroges sont compris entre 10 et 50 personnes, en particulier la location de salle et les groupesAffaires, respectivement hauteur de 39% et 41%. De plus, les journes dtude et les sminaires rsidentiels touchent globalement des vnements detaille lgrement suprieure, entre 50 et 100 personnes, respectivement hauteur de 32% et 33%. 6. 5Rception des demandes clients85%52%85% des interrogs reoivent des demandes clients par email18%12% 9%100%75%50%25%0%Email Tlphone Autres Site internet Plateforme derservation spcifiquePar quel(s) canaux arrivent principalementvos demandes et rservations Affaires ? Nous rpondons en majorit aux appels doffresdentreprises nous ayant rfrences XXX, agence vnementielle Nous avons une typologie de clientsparticulire : essentiellement des grandscomptes, qui nous envoient des RFP (Request forproposal). Nous faisons alors la recherche delieux, la contractualisation et le paiement.YYY, TMC Nous rpondons aussi aux appels doffre duBulletin officiel des marchs publics. ZZZ, agence vnementielleLemail reste le canal darrive privilgi des demandes Affaires, hauteur de 85%. Le tlphone est galement largement cit par la moiti delchantillon. A noter que les plateformes de rservation spcifique concernent environ 10% des interrogs. 7. 6Recherche des prestatairesMthodes de recherche prestataires par type dvnementsComment organisez-vous la recherche de prestataires ? (Plusieurs rponses possibles)39% 38% 36% 37%20%48%52% 54%50%60%39% 41%46%43%20%52%45% 46%50%20%23% 24% 25% 23%0%75%50%25%0%Location de salle Journe dtude Sminaire rsidentiel Groupe Affaires AutresAnnuaire papierAnnuaire en ligneGuide interneBouche--oreilleInformation marchLes rponses varient en fonction des diffrentes prestations proposes. Pour la location de salle, les agences interroges fonctionnent dabord par lebouche--oreille puis grce un annuaire en ligne. Pour les journes dtude, les sminaires rsidentiels et les groupes affaires, les agences passentdabord par un annuaire en ligne. Les commentaires montrent une perte dinfluence des Annuaires papier. 8. 7Comment rdigez-vous les propositions pour vos clients ? A quel moment la relation tlphonique avec le prestataire27% 24%18% 18%12%100%75%50%25%0%Rception du briefclientRdaction despropositionsDemande dequotation (y comprisrelances)Autres Recherche deprestataires67%21%12%100%75%50%25%0%Format Word ou Powerpoint utilistrs frquemmentSystme informatique ddi Autresest-elle la plus importante ?Relations clients et prestatairesRdaction des propositions et rle de la relation tlphonique avec les prestatairesLes formats Word et PowerPoint constituent les principaux (67%) outils sollicits pour la rdaction des propositons commerciales. Daprs les sonds, larception du brief et la rdaction des propositions constituent les deux moments les plus importants dans la relation tlphonique avec les prestataires, hauteur de respectivement 27% et 24%. 9. 8Relations clients et prestatairesQuelle tape du processus vous prend le plus de temps ?(1 = Peu long, 2 = Moyennement long, 3 = Assez long, 4 = Trs long, 5 = Excessivement long)3%12%27%36%21%1 2 3 4 5100%75%50%25%0%Recherche de prestataires61%27%12%0% 0%1 2 3 4 5100%75%50%25%0%Rception du brief client3%42%33%18%3%1 2 3 4 5100%75%50%25%0%Demande de quotation (y compris relances)Plus de la moiti des interrogs juge trs / excessivement long la recherche de prestataires qui semble demander plus defforts que la demande de quotation. 10. 9Relations clients et prestataires3%18%Quelle tape du processus vous prend le plus de temps ?(1 = Peu long, 2 = Moyennement long, 3 = Assez long, 4 = Trs long, 5 = Excessivement long)27% 24% 27%1 2 3 4 5100%75%50%25%0%Rdaction des propositions Lanalyse des retours despropositions fournisseurs est trschronophage. En effet, les formats sontsouvent dsorganiss et il faut toutcompiler pour construire notreproposition. Trs souvent, au sein dune mmechane, les propositions nont pas lemme format! il manque toujours quelque chosedans la rponse La rdaction des propositions apparat comme une tape des plus chronophage de lensemble du processus. En effet, prs de la moiti des managersinterrogs considrent cette phase comme trs voire excessivement longue. 11. 10Relations fournisseursElments qui comptent dans la relation fournisseurs(1 = Pas du tout important, 2 = Peu important, 3 = Moyennement important, 4 = Plutt important, 5 = Trs important)6% 9%22%31% 31%1 2 3 4 5100%75%50%25%0%Etre au courant des nouveauts(ouvertures de lieux et dhtels, rnovations, etc.)Avoir connaissance de la totalit des offres et possibilits existantes13% 9% 9%41%28%1 2 3 4 5100%75%50%25%0%3% 3%19% 19%56%1 2 3 4 5100%75%50%25%0%Avoir des rponses mes demandes dans un dlai court(moins de 24h)0% 3%19% 16%63%1 2 3 4 5100%75%50%25%0%Obtenir des devis avec des conditions trs claires(commissions, conditions dannulations, etc.)Deux lments se dtachent dabord particulirement en ce qui concerne la relation fournisseurs : avoir des rponses aux demandes de lagence dans undlai court (moins de 24h) et obtenir des devis avec des conditions trs claires (commissions, conditions dannulations, etc.). En effet, respectivement75% et 79% des agences interroges trouvent ces modalits importantes voire trs importantes. 12. 11Elments qui comptent dans la relation fournisseurs(1 = Pas du tout important, 2 = Peu important, 3 = Moyennement important, 4 = Plutt important, 5 = Trs important)0% 3% 0%31%66%1 2 3 4 5100%75%50%25%0%Obtenir des propositions de qualitRelations fournisseurs0% 3% 6%35%56%1 2 3 4 5100%75%50%25%0%Obtenir de bons tarifs On construit nos propositions via des matrices excel trsprcises puis personnalises selon les demandes. Nous aimonsavoir des devis qui correspondent notre demande sur des lieux forte valeur ajoute. Il est crucial davoir des rponses rapides. Mme si la dcisionfinale est un arbitrage entre le cot et la qualit de la prestation. Obtenir de bons tarifs et des propositions de qualit sont galement deux proccupations majeures des agences interroges, respectivement hauteur de90% et 97%. 13. 1239%24%36%100%75%50%25%0%Commissions fournisseurs Marge sur prix net AutresQuel dlai exigez-vous auprs de vos fournisseurs0% 3%36%61%100%75%50%25%0%4h 8h 24h Dlai variable selonlurgence de la demandepour lenvoi de leurs propositions ?Quel est votre modle conomique ?Modle conomiqueDlai de rception des propositions fournisseurs et mode de facturationEn ce qui concerne le dlai de rception des propositions fournisseurs, 61% des managers interrogs ont des exigences variables selon lurgence. Engnral, ce dlai est par dfaut de 48h. Dautre part, plus dun tiers de lchantillon souhaite un dlai maximum de rponse de 24h. Quant au modleconomique, la rmunration en commissions fournisseurs est privilgie par prs de 4 agences interroges sur 10. Un quart des agences interrogesadopte le modle de la marge sur prix net. 14. 1376%15%6% 3%100%75%50%25%0%Augmenter le volumedactivit globale delagenceRduire le temps consacr chaque dossierAutres Augmenter ma capacit detravail pour traiter toutes lesdemandesCombien de collaborateurs au sein de votre socit sont ddis lactivit6%groupes et sminaires ?42%18%33%100%75%50%25%0%1 Entre 2 et 5 Entre 5 et 10 Plus de 10Quel est votre principal objectif en matire de sminaires et runions(au global au niveau de lactivit Groupe) ?Effectifs et objectifsCollaborateurs ddis lactivit groupes et sminaires et objectif conomiqueGnralement, dans 4 agences interroges sur 10, entre 2 et 5 personnes sont ddies lactivit groupes et sminaires. Un tiers des agencesinterroges sont toutefois une autre chelle bien plus grande, et plus de 10 personnes travaillent sur cet aspect. Dautre part, en ce qui concerne lobjectifprincipal des agences interroges en matire de groupes et sminaires, il sagit avant tout daugmenter le volume dactivit globale de lagence, pour plusde 3 agences sur 4. 15. 14Quelques commentaires recueillis auprs des personnes interroges En temps de crise, les gains deproductivit restent lobjectif majeur. Il fautque notre mtier se professionnalise Pourquoi les propositions des htelssont-elles si compliques? Il faut simplifiertout a. Nous navons pas de bonn