CONCEPTOS BASICOS

ARCHIVO, BIBLIOTECAS Y DOCUMENTOS DIGITALES

Universidad del QuindíoFacultad de Ciencias Humanas y Bellas Artes

Programa Ciencias de la Información Armenia

2011

CONCEPTOS BASICOS Eje Temático No. 1Archivo Digital - G1

Gloria Amparo Reyes

Yaneth Galvis Ramírez

Astrid Liliana Gómez

Janeth Rocio Acevedo

Mary Sol Novoa

Claudia Villegas Yepez

Presentado al profesorJorge Mario Zuluaga Campuzano

Universidad del QuindíoFacultad de Ciencias Humanas y Bellas Artes

Programa Ciencias de la InformaciónArmenia

2011

CONTENIDO Introducción

1 Definición de Archivo.

2 Definición de Biblioteca

3 Diferencia entre archivo y biblioteca 4 Los documentos digitales. 5 Porque conservar la información digital

INTRODUCCION La gran revolución tecnológica, nos ha permitido favorecernos día a día, en el campo de la información, la manera ágil y oportuna de comunicarnos, encontrar información, recuperarla, es cada día una herramienta valiosa para nuestro constante desarrollo. Los documentos digitales tienen como objetivo principal, facilitar al usuario de las unidades, la búsqueda oportuna de la informaciónEste beneficio, ha facilitado la vida de muchos de nosotros, ya que la información esta a nuestra disposición siempre que lo requerimos. Dentro de estos beneficios encontramos la educación, la comunicación, transacciones bancarias, la firma digital, y un sinnúmero de aplicativos que hacen ágil este ritmo de vida tan agitado que vivimos a diario.

DEFINICION DE ARCHIVO

Conjunto de documentos, sea

cual fuere su fecha, forma y

soporte material Acumulados en un proceso natural por

una persona o entidad pública o

privada, en el transcurso de su

gestión

ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS

ORGANIZACIÓN:Tareas de

clasificación y ordenación

Archivo desorganizadoInstalación de la

documentación una vez organizada

ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS

CLASIFICACION Y ORDENACION DE ARCHIVOS•procesos que permiten a una entidad resolver problemas de atraso, organización de archivos.•se tiene en cuenta para su procesamiento las técnicas archivísticas y la reglamentación legal existente.

ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS

ARCHIVO DEGESTIÓN

Documentación Activa

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

ARCHIVO CENTRAL

Documentación Semi-activa

ARCHIVO HISTÓRICO

Documentación Inactiva

Valores Primario

sValores

secundariosAdministrativo

LegalFiscal

ContableTécnico

HistóricoCultural

InvestigaciónCientífico

DEFINICION DE BIBLIOTECA

Una biblioteca es un sitio en donde se almacena, se conserva material bibliográfico en diferentes formatos, por su organización facilita la búsqueda de una información determinada.

La biblioteca ofrece, a través de su material bibliográfico, su espacio, sus actividades, sus servicios, su bibliotecario y sus usuarios, una diversidad de caminos para desarrollar el potencial humano.

DEFINICION DE BIBLIOTECALas actividades propias de la biblioteca, al igual que el bibliotecario promueven y satisfacen la curiosidad de los usuarios.

El espacio brinda un ambiente de tranquilidad, respeto y confianza que tiene como finalidad principal facilitar la concentración y la convivencia.

La biblioteca tiene una función de memoria colectiva, donde toda persona puede aportar su conocimiento, inquietud y experiencia acrecentando su cometido comunitario

DIFERENCIA ENTRE ARCHIVO Y BIBLIOTECA

Archivo

•Conjunto de documentos acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada en el transcurso de su gestión.•Documentos espontáneos, únicos y orgánicos.•Valor administrativo, legal, informativo y cultural•Conservación permanente cuando pasan al archivo histórico•Organización según la procedencia y el modo de producción

Biblioteca

Colección de documentos seleccionados previamente, según criterios definidos por la función de la biblioteca y por el perfil de sus usuario s

Documentos voluntarios de pleno significado y repetibles.

Valor informático y cultural

Conservación provisional

Organización mediante el control del vocabulario que representa su forma y contenido

DIFERENCIA ENTRE ARCHIVO Y BIBLIOTECA

ARCHIVO

•El gran porcentaje del material son legajos y expedientes

•Su localización se realiza por medio de Normas Icontec y Normas ISAGE

BIBLIOTECA

El gran porcentaje del material son libros

Su registro se realiza por medio de las Normas de catalogación angloamericanas

LOS DOCUMENTOS DIGITALES

Se habla documentos digitales por que la información, no importa su forma: texto, sonido, imagen fija o en movimiento, se registra en un medio electrónico a través de codificaciones que se basan en el uso de combinaciones de señales eléctricas positivas y negativas.

Los documentos digitales tienen características que los diferencian de los documentos tradicionales , como por ejemplo ; los documentos digitales pueden leerse saltándose las páginas y no linealmente, como los impresos. También un documento digital puede cambiar el contenido de una línea de un párrafo o una página sin que por ello halla que cambiar el documento entero.

LOS DOCUMENTOS DIGITALESLOS ARCHIVOS Y BIBLIOTECAS ANTE LO DIGITAL:

-Semejanzas con el mundo no digital: •No se caracterizan por el tipo de soporte y el mundo de codificar la información de sus documentos.•Conservan los documentos digitales con el mismo fin y el método de gestión que aplican al resto.

Diferencia frente al mundo no digital :• La biblioteca organiza y da acceso a información sin conservar los documentos en su deposito .• El archivo sólo organiza y da acceso a información presente en documentos conservados en su deposito. Gestiona documentos electrónicos.

PORQUE CONSERVAR LA INFORMACION DIGITAL

POR SU FACILIDAD DE DIFUSIONLa digitalización entendida como una técnica reprográfica, como su nombre lo indica, reproduce documentos soportados en papel

POR SU VALOR

Las condiciones y momento de aplicación de esquemas de digitalización para documentos archivísticos, serán consistentes en la medida que se apliquen bajo el rigor de modelos documentales, en donde la tecnología digital se interprete como apoyo de valor agregado que enriquece y facilita el acceso

PORQUE CONSERVAR LA INFORMACION DIGITAL

Variadas y diversas alternativas brinda la técnica digital para generación de imágenes. Unas autónomas y autosuficientes, otras dependientes y asociadas; unas como estándar de facto de características específicas y otras propietarias con amplio grado de versatilidad

GRACIAS