Система внутреннего контроля в отделе продаж ДТС

1/37

XVI Большой Партнерский Семинар

Система внутреннего контроляв отделе продаж ДТС

Борщова ВикторияРуководитель Департамента Торговых систем

2/37

О чем эта презентация?

Контроль • Нужен ли• Как часто• Контрольные точки

Ошибки• 2 вида ошибок

Наш опыт

3/37

Департамент торговых систем

ДТС – 27 человекОтдел продаж – 11 человек• Менеджеры по продажам – 5• Руководители проектов – 2

АТС – 15 человек

ДТС

Отдел продаж Отдел автоматизации торговых систем

Отдел внедрения и поддержки

Горячая линия

Сервис-центр ЦТО

4/37

Понятие контроля

Контроль – это непрерывный процесс, включающий сбор и анализ информации для принятия управленческих решений, ориентированных на эффективность деятельности компании/подразделенияВнутренний контроль – процесс, направленный на получение достаточной уверенности в том, что подразделение обеспечивает:• эффективность и результативность своей деятельности• достоверность и своевременность финансовой отчетности• соблюдение применимого законодательства

5/37

Система внутреннего контроля

Ведение финансово-хозяйственной деятельности

• Организационные меры

• Политики, инструкции и процедуры

• Автоматизация

• Документирование процессов

Внутренние риски

Внешние риски

Организация

Внутренний Контроль

Внешние риски

Система Внутреннего Контроля

6/37

История

1985 г.: в США была создана национальная комиссия по борьбе с недостоверной финансовой отчетностью, известная как Комиссия ТредуэяВ соответствии со статьей 19 Закона РФ от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» каждый экономический субъект обязан организовать и осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни

7/37

Цели и задачи

Обеспечение надежной информацией руководстваИзбежание лишних затратСоответствие предписанным принципам организацииВыполнение требований законодательства

Увеличение прибылиПовышение прозрачности бизнесаУлучшение управляемости

8/37

Система внутреннего контроля состоит:

Контрольная средаОценка рисковКонтрольные процедурыУчетная система

Контрольная среда

Оценка рисков

Учетная система

Контрольные процедуры

9/37

Контрольная средаКонтрольная среда – отражает общую атмосферу в компании, влияющую на понимание и исполнение процедур контроля ее сотрудниками• «здесь так принято» (с)Основные факторы – честность, этичность, компетентность, авторитет и ответственность персоналаСтиль работы руководителей:• Руководство предприятия должно создать атмосферу

всеобъемлющего контролясистема задач и обсуждений, контроль сроков выполненияежемесячный/ежеквартальный аудит по контрольным точкамконтроль отвлеченных денежных средств (долги, резервы)• Добросовестное и честное отношение к делу воспитываются у

сотрудников на основе соответствующего примера и оценки со стороны руководствапринцип открытости• Руководители должны демонстрировать

профессиональную компетентностьмы стараемся

10/37

Контрольная средаОрганизационная структура:• Чёткая система подчинённости («единоначалие»)Каждый работник должен знать, кому он подчинён и кому он может ставить задачи• Каждый работник должен понимать, за что он несёт ответственность и по каким

критериям оцениваются результаты его деятельностиОтчет о доходах и расходах («Баланс»)• Надлежащая система внутренней отчётности с целью точного учёта затраченных

средств и полученных результатов Сотрудник должен знать, когда, кому и по каким вопросам он должен представлять отчёт• План на следующий месяц• Отчет о задолженностях, о резервах, об остатках на складах• Актуальность интересов

11/37

Оценка рисковПравильно организованная СВК помогает управлять

рисками

Выявление и анализ рисков, которые влияют на достижение целейОценка рисков – основа для создания контрольных процедур

12/37

Риски в отделе продаж ДТС

Увольнение менеджера по продажамНовый менеджер по продажамОшибки в работе

13/37

Риски в отделе продаж ДТС

Увольнение менеджера по продажам• Потеря контактов с клиентами• Потеря текущих/планируемых сделок• Утечка целой клиентской базы

Новый менеджер по продажам• Это всегда стресс для всех…• Введение в должность может затянуться

Ошибки в работе• Они есть и будут

14/37

15/37

Ошибки – хорошо или плохо?

В школе учили, что ошибаться плохо• Но как научиться чему-то новому, если делать все правильно?

Выделяем 2 вида ошибок• Ошибки действияКогда делаешь то, что не должно быть сделано• Ошибки бездействияКогда не делаешь, что нужно делать

16/37

Ошибки – хорошо или плохо?

17/37

Контрольные процедуры

Контрольные процедуры – это действия по минимизации рисков

• План работы продавца• Интерес клиента• Рабочее место менеджера по продажам ДТС

18/37

Бизнес-процесс

Сбор информации

Выставление КП

Мониторинг

Результат: выигрыш или проигрыш

Фактор результата

Документ «Интерес клиента»

19/37

Документ «Интерес клиента»Резервирование клиента за менеджеромАвтоматическое планирование работы продавцовВозможность отслеживать каждую сделку на протяжении времени• Процесс продажи разбивается на несколько этапов

Анализ выигранных и проигранных сделок• Обязательная фиксация факторов, приведших к результату

Уменьшение доли рисков, связанных с уходом менеджера• Потеря контактов с клиентами• Потеря текущих/планируемых сделок

Легкая адаптация нового менеджера по продажам• КИС помогает в работе

Уменьшение ошибок бездействия

20/37

Интерес клиента – вид документа

21/37

Ежедневник менеджера по продажам

22/37

Ежедневник менеджера по продажам

23/37

План работы продавца

Цели: • Все любят планы продаж • Планирование деятельности на месяц вперед• Оценка нагрузки на менеджера и на отдел продаж в

целом• Контроль достижения целей• «Подталкивание» менеджера, особенного

тщеславного • Уменьшение доли риска, связанных с уходом

менеджера Потеря контактов с клиентами Потеря текущих/планируемых сделок Ошибки бездействия

Все планы – в КИС

24/37

План работы продавца

25/37

План работы продавца

26/37

План работы продавца

27/37

Итоги планирования

28/37

Итоги планирования

29/37

Рабочее место менеджера про продажам

30/37

Рабочее место менеджера про продажам

31/37

Рабочее место менеджера про продажам

Возможность контролировать себя самостоятельноОсновные показатели деятельности – под рукой или в 1 кликОбеспечение надежной информацией руководства Избежание лишних затратСоответствие предписанным принципам организации

Задачи СВК

32/37

Учетная система

Вся необходимая информация регистрируется и доступна заинтересованным лицам своевременноВозможен доступ к информации Информация позволяет осуществлять эффективный контроль

33/37

Недостатки и ограничения СВК

Подпись: «Вам нужно больше полагаться на свои силы, проявлять инициативуи брать на себя ответственность – но сначала согласуйте все со мной!»

34/37

Тотальный контрольКонтроль «по случаю»Скрытый контрольКонтроль любимого участкаКонтроль-проформаКонтроль без обратной связиПоверхностный контроль

Типичные ошибки СВК

35/37

Тотальный контрольКонтроль «по случаю»Скрытый контрольКонтроль любимого участкаКонтроль-проформаКонтроль без обратной связиПоверхностный контроль

Типичные ошибки СВК

Контрольная среда

36/37

37/37

Спасибо за внимание

Борщова ВикторияРуководитель Департамента торговых системvb@softbalance.ru