[BPM Global Trends 2014] Janaina Penalva (CNJ) - Indicadores de Produtividade e Eficiência no...

Indicadores de Produtividade e Eficiência no Processo Decisório de

Alocação de Recursos

16 de setembro de 2014

Projeto de Diagnóstico e Fortalecimento dosJudiciários Estaduais por meio do CNJ

Janaina Penalvajlpenalva@gmail.com

Daniel Vila-Novadanielvilanova@cnj.jus.br

VISÃO SIMPLIFICADADE UMA UNIDADE JUDICIÁRIA

UNIDADE JUDICIÁRIA

Uma unidade judiciária é regulada por normas...

...que são executadas em rotinas de trabalho...

PROCESSO DETRABALHO

...realizadas por servidores, gestores e magistrados...

PROCESSO DE TRABALHO

PESSOAS

... suportados por tecnologia e infraestrutura...

SISTEMAS DE INFORMAÇÃOE INFRAESTRUTURA

PESSOAS

SOCIEDADE

... para proporcionar acesso à justiça para a Sociedade!

PROCESSO JUDICIAL

SENTENÇA ACÓRDÃOINICIAL PROCESSOBAIXADO

COMO MELHORAR O DESEMPENHODE UMA UNIDADE JUDICIÁRIA

Primeiramente, devemos avaliar a razão entre a taxa de entrega de justiça com a taxa de demanda da sociedade...

PESSOAS

PROCESSO JUDICIAL

DEMANDA DA SOCIEDADE

... para atuar na redução da taxa de congestionamento....

PESSOAS

PROCESSO JUDICIAL

DEMANDA DA SOCIEDADE

TAXA DE CONGESTIO-

NAMENTO

...conforme pode ser ilustrada no exemplo abaixo!

COPAWC

ano 1 ano 2...

Em segundo lugar, podemos avaliar a razão entre a“quantidade” de justiça entregue e o custo justiça para viabilizá-la....

PESSOAS

PROCESSO JUDICIAL

EJUSTIÇA ENTREGUE

..para melhorar a eficiência da vara no uso de recursos humanos e orçamentários...

PESSOAS

PROCESSO JUDICIAL

JUSTIÇA ENTREGUEC

TAXA DE EFICIÊNCIA

...Que também pode ser ilustrada no exemplo abaixo!

COPAWC

ano 1 ano 2...

P P P P

QUAL A COMPLEXIDADE EXISTENTENO DESAFIO DE REDUZIR CONGESTIONAMENTO E AUMENTAR EFICIÊNCIA DE UMA UNIDADE?

O QUE DESEJAMOS

Identificar a necessidade da redução do congestionamento e aumento da eficiência na justiça é bastante simples...

PESSOAS

PROCESSO JUDICIAL TAXA DE CONGESTIO-

NAMENTO

TAXA DE EFICIÊNCIA

Organizações públicas prestam diversos serviços diferentes para clientes distintos...

SERVIÇO 1

SERVIÇO 2

SERVIÇO 3

SERVIÇO 4

CLIENTEA e B

CLIENTEA e C

CLIENTEB e D

CLIENTEE

O mesmo serviço, realizado por entidades diferentes, tende a ter resultados muito diferentes para a sociedade!

SERVIÇO 1

CLIENTEA e B

Por que duas unidades que possuem processos e atribuições similares possuem lacunas de entrega pública tão diferentes?

UNIDADESProcessos

Baixados por Servidor

Entrega de Justiça

Unidade 1 89,6 14,5%

Unidade 2 115,7 23,0%

Unidade 1 86,0 34,4%

Unidade 2 59,8 17,1%

Unidade 3 102,2 28,5%

Unidade 4 87,0 22,7%

Unidade 1 111,6 12,0%

Unidade 2 210,1 48,5%

Unidade 3 77,5 11,0%

Unidade 4 55,3 10,8%

Unidade 1 52,0 14,7%

Unidade 2 46,0 17,2%

Por que duas unidades que possuem processos e atribuições similares possuem lacunas de entrega pública tão diferentes?

O QUE DESEJAMOS

... O grande desafio consiste em como provocar as mudanças necessárias para este aumento de desempenho!

PESSOAS

PROCESSO JUDICIAL TAXA DE CONGESTIO-

NAMENTO

TAXA DE EFICIÊNCIA

COMO PROVOCAR MUDANÇAS?

AUMENTAR PRODUTIVIDADE

REDUZIR CONGESTIONAMENTO

Em segundo lugar, devemos ressaltar a própria...

AUMENTAR PRODUTIVIDADE

REDUZIR CONGESTIONAMENTO

FatoresExógenos

Recursos Heterogêneos

Complexidadeda Causa

Níveis deRecorribilidade

...complexidade do ambiente de justiça!

Heterogeneidade Temática

Cultura

DESAFIO: TJDFT

Como melhorar o serviço ao cidadão?

• Maior velocidade na resolução de processos

• Menor custo por processo

CONTEXTO• Serviços similares• Heterogeneidade temática• Cultura resistente a mudanças

5-10 minutos de reflexão individual

DICA! A mesma abordagem serve para agências bancárias, postos do DETRAN, hospitais, etc

PRINCÍPIO 1:COMPARAR UNIDADES É ALGO POSITIVO,

CONTUDO SÓ COMPARE UNIDADES DE NATUREZAS SEMELHANTES....

UJB UJ

UJJ UJ

Primeiramente, devemos agrupar as unidades judiciárias com características semelhantes...

... E descrever cada um dos grupos!

CÍVELCentros Urbanos

CÍVEL interior

CRIMINAL MISTA

UJB UJ

PRINCÍPIO 2:COMPARAR UNIDADES É ALGO POSITIVO,

CONTUDO SÓ COMPARE UNIDADES DE NATUREZAS....

...E DESEMPENHO SEMELHANTES, TAMBÉM!

O objetivo é garantir que as unidades com menor nível de desempenho consigam fazer a evolução para os patamares de desempenho superior

FAIXA PRETAalta produtividade e

baixo congestionamento

FAIXA VERDEalta produtividade e

alto congestionamento

FAIXA BRANCAbaixa produtividade e

E cada nível de nível de desempenho precisa um tratamento específico

• Baixa produtividade• Falta de controle das

atividades e prazos• Servidores altamente

desmotivados

CARACTERÍSTICAS• Grande acervo impactando

no congestionamento• Aumento constante da

produtividade• Preocupação com a melhoria

contínua

• Baixa taxa de congestionamento

• Alta produtividade• Alta eficiência nas atividades

desenvolvidas pelos cargos• Busca por inovação

constante!

• Treinamento dos profissionais

• Padronização dos processos e boas práticas

• Celebração dos primeiros resultados!

AÇÕES ESPECÍFICAS

• Estratégias para baixa de estoque

• Disseminação de boas práticas

• Reconhecimento das unidades mais esforçadas

• Celebrar e recompensar resultados

• Reconhecimento como unidade de referência Disseminar boas práticas para os demais

ANÁLISE DOS GRUPOS

Com a separação das unidades judiciárias em grupos, procede-se a análise de cada um dos grupos para que seja possível a classificação por ENTREGA DE JUSTIÇA e PRODUTIVIDADE.

Para isto, foram utilizadas os seguintes indicadores:

Produtividade de Servidor (IPS) - Número de Processos Baixados / Número de Servidores

Entrega de Justiça (inverso do congestionamento) - Processos Baixados / Novos + pendentes

Essas duas variáveis definem o posicionamento das varas no estágio de produtividade, se são faixas PRETA, VERDE ou BRANCA. Em sua maioria foi utilizada a MEDIANA dos valores do grupo.

Mediana IPS do grupo

Mediana Entrega de Justiça do Grupo

FAIXA BRANCAbaixa produtividade ealto congestionamento

PRODUTIVIDADE PARADIGMA

(média do quartil superior)

PRODUTIVIDADE ESPERADA(média do quartil

superior)

ANIMAÇÃOEntrega de Justiça

Produtividade servidor

EXEMPLO DE ALOCAÇÃO TJTO – VARAS CÍVEIS

MODELO DE ALOCAÇÃO DE RECURSOS HUMANOSDiagnóstico e Fortalecimento dos Judiciários Estaduais

1. DEFINIÇÃO DOS GRUPOS DE VARAS CÍVEIS

Casos Novos PARADIGMA ESPERADA

Papel, PJe ou ambos 3º quartil 3º quartil

2. EVOLUÇÃO DA DEMANDA DOS GRUPOS DE VARAS CÍVEIS

QUANTITATIVAS

QUALITATIVAS

VARAS CÍVEIS

A SEREM APLICADOS À PRODUTIVIDADE:

INDIQUE OS PARÂMETROS

A matriz apresenta os valores de alocação de recursos humanos a serem utilizados nos grupos de VARAS CÍVEIS para o ano de 2014.

Ele considera a produtividade de cada grupo e a estimativa de aumento de demanda para o ano, com base no histórico dos anos anteriores.

Para a melhor comparação entre unidades judiciárias, o agrupamento a partir de características semelhantes é fundamental. Para isso foram definidas variáveis quantitativas e qualitativas para essa separação, são elas:

Grupo 4Grupo Trad 1 Grupo Trad 2 Grupo Trad 3

3.481 3.2823.595

3.919R² = 0,6205

2011 2012 2013 2014

5.7206.979

8.1339.932

R² = 0,9895

2011 2012 2013 2014

13.728 13.014

18.253

R² = 0,8536

2011 2012 2013 2014

R² = #N/A

2011 2012 2013 2014

Definição de variáveis quali e quant

Análise histórica e estimativa de demanda futura

Definição do parâmetro do produtividade para a gestão matricial

EXEMPLO DE ALOCAÇÃO TJTO – VARAS CÍVEIS

3. RESUMO DA ALOCAÇÃO ENTRE OS GRUPOS DE VARAS CÍVEIS

GRUPOPRODUTIVIDADE do grupo por ano

UNIDADE JUDICIÁRIA / COMARCA TO

TAL Estimativa total de

casos novos - 2014Total de casos

pendentes de 2013Total de processos baixados de 2013

Entrega de Justiça de 2013

Total de servidores em

Quadro de pessoal

necessário

120 FAIXAS PRETA 4 25 -7FAIXAS VERDE 2 11 1FAIXAS BRANCA 1SEM FAIXAS 0

298 FAIXAS PRETA 4 23 -7FAIXAS VERDE 1 6 -2FAIXAS BRANCA 4SEM FAIXAS 1

248 FAIXAS PRETA 3 22 0FAIXAS VERDE 2 12 13FAIXAS BRANCA 2SEM FAIXAS 2

25431 -4

18.253

13.850 3.541 19,93%

23.596 10.318 30,77%

28 -15

42.371 12.750 21,03%

95Grupo 1

Grupo 2205

Grupo 3

Agrupamento das unidades judiciárias semelhantes

Média do indicador externo de entrega de serviço do grupo

Estágios de eficiência dentro do grupo

Alocação atual Alocação

baseada em produtividade

EXEMPLO DE ALOCAÇÃO TJTO – ANÁLISE DO GRUPO

5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40% 45% 50%0.00

100.00

120.00

140.00

160.0020%

UNIDADES JUDICIÁRIASQuadro atual

(2013)Lotação para

2014GAP

Casos Novos para 2014

Casos Pendentes

Processos Baixados 2013

FAIXA PRETA Col inas do Tocantins - 2ª Vara Cível 8 3 -5 327 2.244 558 69,75

Taguatinga - 1ª Vara Cível 7 5 -2 591 744 313 44,71

Prod. Paradigma Guaraí - 1ª Vara Cível 5 5 0 553 1.950 555 111,00

Guara í - 2ª Vara Cível , Famíl ia e Sucessões Inf. e Juvent. 5 5 0 641 1.028 741 148,20120,30

UNIDADES JUDICIÁRIAS DO GRUPO

GIO Produtividade de

Servidor (IPS)Entrega de Justiça

Col inas do Tocantins - 2ª Vara Cível 69,75 20,79%

Miracema do Tocantins - 1ª Vara Cível 44,56 11,18%

Taguatinga - 1ª Vara Cível 44,71 27,36%

Guara í - 1ª Vara Cível 111,00 22,12%

Guara í - 2ª Vara Cível , Famíl ia e Sucessões Inf. e Juvent.148,20 44,94%

Gurupi - 2ª Vara Cível 100,40 18,26%

Gurupi - 3ª Vara Cível 78,50 15,09%

Dimensione e redistribua os recursos para o próximo ano

UNIDADE A UNIDADE B UNIDADE C

Produtividade do grupo

MAG ASS SERV OF MAG ASS SERV OF MAG ASS SERV OF

A / B = LOTAÇÃO ESPERADA A / B = LOTAÇÃO ESPERADAA / B = LOTAÇÃO ESPERADA

Produtividade do Grupo + Demanda da unidade = produtividade ideal

Produtividade do Grupo + Demanda da unidade A =

produtividade ideal A

Produtividade do Grupo + Demanda da unidade B =

produtividade ideal B

Produtividade do Grupo + Demanda da unidade C =

produtividade ideal C

A mesma lógica pode ser realizada em relação à economicidade de um

Serviço ou Órgão Público

Energia Elétrica

Telefonia

Água e esgoto

Papelaria

Parâmetro de Eficiência

R$/servidor

A mesma lógica pode ser realizada em relação à economicidade de um Serviço ou Órgão Público

Gestor de Assuntos Jurisdicionais

Gestor de comunicação

Gestor de viagens

Gestor de obras

Gestor do Foro 1 Gestor do Foro 2 Gestor do Foro 3

GESTORES DE ENTIDADESNegociam e assumem metas

GESTORES DE PACOTES

Definem metas preliminares

De forma a garantir que as unidades consigam um melhor desempenho, é importante instituir uma lógica de gerenciamento matricial

Comece por

• Maior participação na estrutura de custos do órgão

• Maior potencial de redução de custos

• Maior disponibilidade de dados

Como definir os pacotes?

Devido a complexidade dos TJs e seus diversos elementos de despesa, foram definidos grupos de despesa para o teste do modelo, de forma a possibilitar o teste nos 3 TJs desta etapa

Despesas utilizadas para teste do modelo

Durante o teste do modelo de orçamento, algumas limitações foram encontradas que impossibilitaram análises mais aprofundadas, tais como:

Ausência de dados para agrupamento:

• Idade dos prédios

• Nível de sustentabilidade dos prédios

Ausência de dados de consumo:

• Uso em Litros de água

• Uso em Kw/h de energia elétrica

• Uso em minutos de telefonia fixa

DESPESA PARÂMETROS

Água e Esgoto M² e por pessoa

Energia Elétrica M² e por pessoa

Telefonia Fixa Por pessoa

Postagens Por Postagem e por Processo

GMD: RESULTADOS ÁGUA E ESGOTO - TJMG

1. RESUMO DA EFICIÊNCIA DAS COMARCAS NA DESPESA DE ÁGUA E ESGOTO POR M²

2. RESUMO DOS DADOS DA DESPESA DE ÁGUA E ESGOTO POR M²

Valores para Agrupamento

1º quartil

2º quartil

Menor valor

Mediana

ÁGUA E ESGOTODESPESA POR M²

As comarcas estão classificadas em três estágios de eficiência: a FAIXA PRETA , que é composta pelo 1º quartil de eficiência; a FAIXA VERDE , com as comarcas que ficaram entre o 1º e o 2º quartil de eficiência; e a FAIXA BRANCA , cuja composição é das comarcas que ficaram depois do 2º quartil de eficiência. O Valor de Referência para a FAIXA PRETA é o menor valor, já para as demais faixas o valor é o 1º quartil.

FAIXA PRETAR$ por servidor R$ 0,09

FAIXAS VERDE E BRANCAR$ por servidor R$ 1,34

R$ 1,34

R$ 2,38

R$ 0,09 GANHO PROJETADORef. 1º Quartil

R$ 1.826.463,00R$ 2,38

GANHO PROJETADORef. Menor Valor

R$ 1.878.097,13

R$ 0,00

R$ 5,00

R$ 10,00

R$ 15,00

R$ 20,00

R$ 25,00

R$ 30,00

R$ 35,00

R$ 40,00

R$ 45,00

asíli

rlând

nfinó

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Janaina Penalvajlpenalva@gmail.com

Daniel Vila-Novadanielvilanova@cnj.jus.br

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PROCESSO DECISÓRIO PROCESSO DECISÓRIO, …Processo Decisório, Informação e Conhecimento ... jornalista Sandra Brasil servem perfeitamente de introdução ao tema desta apostila:

Processo Decisório - artigo