ECM в России - 2015 Docflow PRO - Станислав Макаров

18 ноября 2015 Москва, Digital October www.docflow.ru

КЛУБ ОБЩЕНИЯ ПРОФЕССИОНАЛОВ

ПО ВОПРОСАМ УПРАВЛЕНИЯ ИНФОРМАЦИЕЙ

18 ноября 2015 Москва, Digital October www.docflow.ru

Российский рынок ECM 2015

Результаты исследования DOCFLOW

Станислав Макаровчлен Экспертного совета DOCFLOW

Кто участники опроса

Другое (укажите):

Кадровая служба

Юридическая служба

Хозяйственная часть, снабжение, закупки

Безопасность

Финансовый отдел

Служба ДОУ

Маркетинг/PR/Реклама

Отдел продаж

Административное управление

IT отдел

12%

1%

1%

1%

2%

3%

5%

5%

6%

11%

54%

В каком подразделении Вы работаете?

Наибольшую активность в опросе показали айтишники. (Это надо учитывать при интерпретации данных.)

Отраслевая принадлежность и размер организации не так важны – СЭД/ECM это горизонтальная технология.

Проникновение СЭД/ECM

Меняем уже внедренную систему

Пока не планируем внедрение

Планируем приступить к внедрению в течение 6-12 месяцев

Ведем проекты в данный момент

Завершили внедрение

4%

13%

15%

10%

18%

0.181818181818182

0.22093023255814

на уровне отделов на уровне организации

Все-таки СЭД – must have!

40%

28%

Пора внедрять ECM или еще нет?

Какова СТАНДАРТНАЯ процедура обработки «важных» документов?

Распечатываются и хранятся в бумажном виде в архиве

Хранятся в персональных папках на компьютерах сотрудников

Сохраняются на сетевых общих ресурсах

Вручную вводятся в систему управления документооборотом/электронный архив

Автоматически вводятся в систему управления документооборотом/ электронный архив

27%

11%

45%

10%

7%

7%

5%

21%

41%

27%

Система внедрена на уровне организации система внедрена на уровне отделов

Файл-сервер по-прежнему

рулит

Не попадают в СЭД/ECM-систему

Попадают в СЭД/ECM-систему

83%

17%

33%

67%

Система внедрена на уровне организации Система внедрена на уровне отделов

Доля документов в СЭД/ECM

Система уровня отдела не может быть эффективной

ДругоеE-discovery (обнаружение электронных данных)

Кейс-менеджментБизнес аналитика / BIG DATA

Автоматическая классификация документовСовместная работа в облаке

Управления выводомВнутренняя социальная сеть (Enterprise 2.0)

Управление метаданнымиBPM или workflow

Мобильный доступ к даннымУправление записямиКорпоративный поиск

Ввод данныхУправление электронной почтой

2%82%

78%73%

64%65%64%64%60%

53%49%

43%42%

29%25%

6%8%9%

18%13%16%

10%24%25%

19%30%33%36%

19%

5%5%6%

6%6%

7%8%

6%7%

10%8%

7%8%

11%

7%9%

13%12%

17%13%

19%10%

15%22%

19%18%

27%45%

В рамках комплексной ECM-системы Дополнительный интегрированный модуль Автономное приложение/система Данная технология не внедрена

Какие из перечисленных ECM-модулей/возможностей вы уже внедрили и каким образом?

Еще внедрять и внедрять…До ECM нам пока далеко.

ECM — сумма технологий

Document Management: 15% 20%Image Processing: 15% 15%Workflow/BPM: 25% 20%Records Management: 10% 10%WCM: 10% 5%Social Content: 10% 15%Extended Components: 10% 15%

20112014 TSG Blog

«Безбумажность»

27%

26%19%

18%

9%2%

Сокращение использования бумаги в рабочих процессах для нас не является целью

Мы стремимся исключить бумагу из максимально возможного для нас количества процессов

Мы целенаправленно рассматриваем возможность изъять бумагу/сократить ее использование в нескольких процессах в будущем

У нас есть несколько безбумажных бизнес-процессов, и мы готовы к дальнейшей автоматизации

Мы отказались от использования бумаги в нескольких базовых рабочих процессах

Другое

Опишите подход вашей компании к переходу

к безбумажному документообороту

В чем сложность перехода к ЭДО?

Другое

Пока для компании экономически не выгодно/невозможно обеспечить эффективный процесс перевода бумажных документов в электронный вид

В работу с бумажными документами проще вовлекать людей, не требуется обучение новым технологиям

Многие сотрудники считают, что бумажные документы более надежны и доступны

Орг.процессы слишком разнообразны и непредсказуемы

Нет достаточной инициативы от руководства или мало заинтересованных лиц, чтобы сократить использование бумаги

Сотрудникам удобнее и привычнее работать, читать, делать записи на бумаге

Доверие к бумажным копиям документов с подписью и печатью выше, чем к электронным

7%

18%

21%

22%

29%

38%

45%

51%

Увы.Бумага – первична

А как у них?

Главный стоппер – закостенелые

процессы

Критичность СЭД/ECM для бизнеса

43%

21%

16%

9%

6%5% В течение одного рабочего дня

В течение часа или двух

В течение недели и более

Менее чем через 15 минут после сбоя в работе ECM-приложения/СЭД

Последствия не будут заметны до следующего отчетного периода или больше

Последствия вообще не будут критичны для организации

30%

Как скоро наступят критичные для организации последствия (нарушения в работе, процессах, сроках или коммуникации), если СЭД или ECM-приложений дадут сбой?

45%

42%

9%

4%

Что является ОСНОВНОЙ ПРИЧИНОЙ задержек при принятии решения о внедрении технологии и тормозит запуск проекта?

Сложность в обосновании инвестиций, утверждение советом директоров

Понимание/определение требований к системе

Выбор продуктов/поставщиков

Другое Если не знать, чего хотеть, то денег точно не дадут

17%

43%

28%

13%

ПО скольких РАЗЛИЧНЫХ производителей используется в Вашей организации для управления контентом?

Используется несколько решений/продуктов, которые интегрированы между собой

Используется несколько решений/продуктов, которые не интегрированы между собой

Используется одно решение/продукт

Ни одного СЭД не приходит одна

Мобильность

Настраиваем мобильный доступ в данный момент

Мобильный доступ есть только у руководства

Мобильный доступ есть вообще у всех сотрудников компании,

Мобильного доступа нет, но мы планируем внедрение

Мобильного доступа нет и не планируется

Мобильный доступ предоставляется сотрудникам компании, работа которых этого требует, по запросу

4%

10%

11%

19%

23%

34%

Какова стратегия Вашей компании по предоставлению доступа к СЭД/ECM-системе/электронному архиву организации через мобильные устройства?

Энтузиастов мобильности мало.

Значит, мобильность пока может быть

конкурентным преимуществом

Мобильность - укрупненно

36%

19%

45%

Мобильный доступ есть

Мобильного доступа нет и не планируется

Настраиваем мобильный доступ в данный момент или планируем

Другое

Поиск информации во внешних источниках (СМИ, внешние сайты, блоги)

Извлечение необходимой информации из неструктурированных текстов

Анализ информации из внутренних документов организации и формирование аналитических отчетов

Поиск информации в корпоративных информационных системах

Ввод документов и данных в информационные системы

2%

26%

37%

42%

52%

54%

Какие задачи по интеллектуальной обработке информации актуальны для вашей компании?

36%

45%

19%

Как устроен поиск данных и документов в Вашей компании?

В компании создано множество архивов и репозиториев, но в них нет систем поиска, нахождение документов и информации происходит «вручную».

В компании создано множество архивов и репозиториев, в каждом архиве/репозитории работают внутренние инструменты поиска.

В компании есть корпоративные инструменты поиска, позволяющие искать информацию по всем хранилищам данных / архивам/ репозиториям

По оценке Gartner, в 2011 году большинство их клиентов находилось на 2-3-м уровне зрелости ECM.

http://www.gartner.com/technology/media-products/reprints/emc/213197.html

Модель зрелости ECM по Gartner

Уровень 1 — НачальныйФокус проектов на повышении продуктивности отдельных сотрудников и небольших групп

Много различных приложений, дублирование функций

Комплаенс недостижим

Уровень 2 — Открывающий возможностиECM-лидеры строят отношения с бизнесом

Лучшие практики применяются непоследовательно

Возможности консолидации приложений недостаточны

Уровень 3 – ОрганизованныйОписаны бизнес-кейсы

Команда ECM работает над улучшением бизнес-процессов

Сформирован управляющий комитет и распределены роли

Внедрен интегрированный ECM-пакет

Уровень 4 — КорпоративныйГибридная архитектура управления контентом

Определены вендоры, отвечающие ECM-стратегии

Установлена прямая связь между ECM и результатами бизнеса

Команда ECM координирует проекты во всей организации

Уровень 5 — ТрансформирующийШироко используется тэгирование

Команда ECM проактивно исследует новые технологии

Управление изменениями и обучение поставлены на поток

Организация выбирает новые технологии, опираясь на стандарты управления контентом

Модель зрелости Gartner (перевод)

Модель зрелости — это инструментИспользуя модель как инструмент, организации могут выстроить свою стратегию развития ECM, чтобы действовать по всем направлениям скоординировано и избегать ненужных трат.

Как это работает

Модель описывает уровни зрелости от 1-го до 5-го по шести направлениям - «осям»:

Бизнес-фокус Управление информацией Пользовательский опыт Организационные моменты Процессы Технологии

По каждому из этих направлений проводится отдельное исследование и определяется уровень — от 1 до 5. В отличие от школы, средний балл по зрелости не выводится, эти оси самостоятельны и служат для формирования многомерной картины состояния практики ECM в организации.

И кстати: совсем необязательно стремиться к наивысшему 5-му уровню.

Как это работает

1) Оцениваем свою компанию по шести осям модели зрелости.

2) Сравниваем показатели с образцом:- среднее по отрасли- лидеры- наши стратегические цели

3) Определяем направления развития практики ECM.

Панорамный обзор

МЕТОДИКА И ПРОЦЕДУРА СБОРА ДАННЫХ

Опрос проводился на официальном сайте проекта www.DOCFLOW.ru в online формате путем заполнения электронных анкет.

Всего в опросе приняли участие 1100 человек.

Оргкомитет DOCFLOW

E-mail: docflow@docflow.ru

Тел.: +7 495 783-37-00

Факс: +7 495 783-26-43

www.DOCFLOW.ru

DOCFLOW в Facebook

DOCFLOW Twitter

Станислав Макаровfacebook.com/s.makarov15twitter.com/Stas_MakarovSkype: Stanislav.Makarovs.makarov15@gmail.com

Чего ждать от DOCFLOW PRO?

4 «горячих темы» ECM-сообщества,

2 круглых стола для каждого участника,

3 сессии нетворкинга

Обмен опытом и примеры решения ECM-задач

Насыщенные дискуссий

Контакты с коллегами по отрасли