Event PR

EVENT PRJasmina Krstić Latinović

PR Manager

EVENT = DOGAĐAJ

Event otvara vrata. Event ne sklapa posao.

Šta sve može da bude event?• proizvoda, servisa, društvenih pokreta,

stranaka, usluga, nagradne igre,...Promocija • sajmovi, konferencije, kongresi, seminari,

forumi, okrugli stolovi...Poslovni događaji • festivali, koncerti, izložbe, književne

večeri,...Kulturno – zabavni • utakmice, takmičenja, olimpijade, lige,

turniri,…Sportski• konferencije, radni doručak/ručak, brifinzi,

edukativni seminari,…Medijski

…event• prikupljanje priloga, donatorske večere /

aukcije,...Humanitarni • kompanijske proslave, teambuilding, dani

otvorenih vrata,…Korporativni• dodele nagrada i priznanja / ordena,

prijemi,...Protokolarni• video/web konferencije, webinari, Tweet

Up,… New media • rođendani, slave, venčanja/svadbe,

proslave godišnjica/diplomiranja,...Privatni događaji

ZAŠTO Event?

Postizanje poslovnih ciljevaDopiranje do ciljnih grupaJačanje ugleda i imidžaPovećanje prisutnosti i isticanjeIzgradnja dugoročne komunikacije

Šta je važno?

• Šta nam je cilj?• Imamo li dovoljno sredstava (ljudi i novac)?• Šta očekujemo?

PR osoba/tim mora biti uključena u Event planiranje

od samog početka!

Ako BILO ŠTA krene loše, sledi krizna komunikacija!

Zato SVE mora da bude dobro!

Event ciklus

ANALIZA

PLANIRANJE

REALIZACIJA

EVALUACIJA

START

• Ciljevi • Ciljna grupa (ko se poziva?)• Okvirni budžet• Datum• Mesto• Vreme• Broj zvanica• ...

ANALIZA

• Šta se sve dešava u gradu kada planiramo event?• Ko je od konkurencije organizovao event i zašto ?• Šta je u fokusu javnosti ?• Istraživanja - potrošackih navika, očekivanja,…• Odabir komunikacijskih alata• Odabir članova tima• Odabir Press clipping agencije

PLANIRANJE - Glavni elementi:

VREME – dobro odabran tajming

MESTO – u skladu sa konceptom

ORGANIZACIJA – tim i planiranje

BUDŽET – kontrola potrošnje, kvalitet

KOMUNIKACIJA – na vreme, precizno

Šta treba da se budžetira?• MESTO (iznajmljivanje prostora, dozvole, dekoracija, cveće,

zastave, stolice, stolovi,…)• TEHNIKA (bina, ozvučenje, struja, LED ekrani, projektori,

projektna platna, kabine za prevodioce,slušalice,…)• UČESNICI (dizajneri, scenografi, reditelji, moderatori,

prevodioci, tehničko osoblje, konobari, hostese, obezbeđenje,…)

• BRENDING (press wall, roll up, posteri, leci,…)• KETRING (hrana, piće, escajg, čaše,…)

• POKLONI (press kit, sveske, olovke, fascikle, kese, torbe,…)• OSTALI TROŠKOVI (pozivnice, transport, smeštaj, zabavni

program, muzika, specijalni efekti, telefonski računi,…)

PLANIRANJE - Budžet

• Važno je unapred odrediti budžet za organizaciju događaja

• Budžet utiče na koncept eventa• Veći budžet = veća očekivanja (i obrnuto)

PLANIRANJE – PR materijali

• PR plan• Scenario Eventa• Konferansa (tekst) za moderatora• Govor za klijenta (uglavnom teze)• Tekst poziva• Agenda• Saopštenje• Press Kit (Word saopštenje, fotografije, video)

PR aktivnosti

1. Kreirati spisak zvanica (gosti, mediji)2. Napraviti mailing listu novinara i urednika koji

se bave temom koja se odnosi na Event3. Social media aktivacija (Facebook Event,

Twitter Hashtag Eventa, Foursquare,…)4. Lista medija koji se bave tematikom

povezanom sa našim događajem5. Pozivanje medija i podsećanje (mejl i telefon)6. PROBA (posebno ako ima demonstracije)

PRESS konferencija

• KALENDAR – imajte svoj kalendar dešavanja (festivali, koncerti, praznici, neradni dani, slave)

• AKO NEMATE POVOD za konfereciju – nemojte je organizovati. Ono što je nekome vest unutar kompanije, nije vest za opštu javnost i medije.

• Jasan tekst poziva za konferenciju: RAZLOG konferencije (tema o kojoj će biti reč), KADA se dešava (datum i vreme početka), GDE se dešava (mesto sa tačnom adresom) i KO će biti govornik.

PRESS konferencija

• NE DOSAĐUJTE telefonom! - Pošaljite poziv mejlom i zamolite za potvrdu dolaska.

• OBAVEZNO posle konferencije pošaljite materijal medijima na mejl.

Moderator*Dobar odabir, u skladu sa ciljevima i budžetom

*Opcije: poznata ličnost iz sveta zabave, novinar/voditelj, ekspert u određenoj oblasti, PR osoba,…

*Priprema moderatora (brifing, dostavljanje konferanse, proba)

Event REALIZACIJA

Dolazak nekoliko sati ranije (planirajte da izgledate pristojno i da budete spremni)

Provera svih elemenata (tehnika, hostese, da li su spakovani pokloni, da li radi Tweet Wall…)

Dočekivanje gostiju iz medijaKoordinacija između medija i klijentaDistribucija Media kit-a na eventu Koordinisanje dogovorenog tajminga

fotografisanja i snimanja

Plan B!

Predvideti sve što se može!

• Rezervni moderator• Prebacivanje u zatvoren prostor u slučaju kiše

(a Event prvobitno planiran na otvorenom)• Poneti makaze, lepak, olovke, punjače,

lekove…)• Imati pri ruci sve brojeve hitnih službi

KADA SE ZAVRŠI EVENT JOŠ NIJE SVE GOTOVO!

Post Event

Zahvalnice učesnicimaUpitnikKreirati foto-galeriju dok je sve “sveže”

(sajt, Facebook, Pinterest,…) i sve obavestiti (tagovanje, direct mailing)

Post Event Video (sajt, YouTube, Facebook,…)Prikupljanje press clipping-a (osim ako se

radilo o B2B ili internom događaju)

EVALUACIJA - Mediji

• Kvantitet objava (broj objava)• Kvalitet objava (pozitivne, negativne, neutralne) • Objave u ciljanim medijima• AVE vrednost (opciono)

EVALUACIJA - ciljevi

• Broj zvanica• Ugovoreni sastanci• Reakcija okoline• Povećana prodaja• Rast interesovanja za uslugu…

OSLUŠKIVANJE…• Pratite reakcije na internetu

(posebno na blogovima i društvenim mrežama)

• Uključite Google Alerts

• Povremeno proveravajte medijske natpise

• Obratite pažnju na konkurenciju (ako vas kopiraju – uradili ste odličan posao) ;)

DODATNO…

• Napišite BLOG post o svom iskustvu

• Kreirajte prezentaciju i postavite na Slideshare

• Sastanite se sa određenim gostima 1 na 1, da lično čujete utiske

NEKOLIKO PRIMERA

Nacionalni dan bez duvanskog dima

• Ministarstvo zdravlja, Institut “Batut” i Kancelarija za prevenciju pušenja

• Press događaj• Preko 70 medijskih objava• TV gostovanja• Dodela zahvalnica

Sensation “Innerspace”

• Insomnia Global SEE• Medijska partnerstva• Press konferencija• Sponzorski ugovori• Promo žurke• Preko 10.000 posetilaca• Facebook i Twitter aktivacija

ABBY Effective Business Day

• GoPro i Žejn (Slovenija)• B2B event• Preko 100 učesnika• Stručne prezentacije• Partnerstva• Dodela nagrada

Promocija TV aplikacije “Belgrade City Guide”

• Tehnicom Computers, Samsung i Turistička organizacija Beograda

• CE&HA sajam• Press event• 90 medijskih objava• Demonstracija aplikacije

Hvala na izdvojenom vremenu!

Jasmina Krstić-Latinovićwww.propr.rs

PRikazistvarnosti.wordpress.com

jasmina.krstic

www.linkedin.com/in/jasminakrstic

@jasminak7

jasminak7

Jasmina Krstic Latinovic

www.slideshare.net/jasminak7

jasminak7

jasminak7

jasminak7