Functioneel Beheer en Informatiemanagement: 2015 - 2020

Functioneel beheer en informatiemanagement

2015 - 2020

Waar staan we nu, waar gaan we heen?

Martijn BuurmanDecember 2015

Functioneel-Beheerder.com

• Gestart in mei 2010• 15 man en vrouw sterk• Werving & selectie• Detachering• Advisering• Maatwerktraining en -opleiding• Assessments

Onze klanten

De Theorie

Drie typen beheer (Looijen)• Technisch beheer

– Verantwoordelijk voor het beheer van alle IT-componenten tot en met het besturingssysteem

• Applicatie beheer– Verantwoordelijk voor de beschikbaarheid van de

(business) applicaties– Verantwoordelijk voor het doorvoeren van nieuwe

changes en releases in opdracht van FB• Functioneel beheer

– Verantwoordelijk voor de juiste functionaliteit en het juiste gebruik van de informatievoorziening (= meer dan alleen IT!)

9 vlaks model van Maes

Strategisch

Tactisch

Operationeel

Business

CEO en CFO

Business manager

Eindgebruikers

Informatie-managemen

t

CIO

Informatie-manager

Functioneel beheerders

ICT

CTO

Service- & en delivery

managers

Technisch en applicatie-beheerders

Planning enControl

FinancieelManagement

BehoefteManagement

Contract Management

InformatieCoördinatieStrategisch

Tactisch

Operationeel

Gebruiksbeheer Functionaliteitenbeheer

OpstellenIV-organisatie-strategie

Leveranciers-Management

Ketenpartners-Management

StrategischeInrichtingIV-functie

Relatiemgmt.Gebruikers-organisatie

OpstellenInformatieStrategie

OperationeleICT-aansturing

Beheer bedrijfs-Informatie

Gebruikers-Ondersteuning

Wijzigingen-beheer

Transitie

Bepalen bedrijfsproces-Ontwikkelingen

Informatie lifecycle-Management

Bepalen keten-Ontwikkelingen

Bepalentechnologie

Ontwikkelingen

Informatie portfolio-Management

Specificeren Vormgeven niet-geautom. IV

VoorbereidenTransitie

Toetsen enTesten

Business information Service Library

De Praktijk

Wat zien wij? (1)• Veel last van de drie “O’s”: Onbekend, Onderschat,

Ondergewaardeerd• Grijs gebied tussen applicatiebeheer en functioneel beheer,

tussen functioneel beheer en informatiemanagement, afkadering verantwoordelijkheden en taken niet helder

• Functioneel beheer is applicatie-georiënteerd in plaats van proces-georiënteerd

• Functioneel beheerders voegen veel waarde toe aan de dagelijkse gang van zaken

• De methodieken en de modellen doen het niet• Functioneel beheer is vaak ondergebracht bij de afdeling ICT• Succes van functioneel beheer wordt niet gemeten• Functioneel Beheerders zijn alleen bezig met brandjes blussen

(“overskilled” 1-lijns servicedesk)

Wat zien wij? (2)• Teveel macht bij de business (“Alles moet, en wel gisteren!”)• Management is onbekend met functioneel beheer en de

activiteiten van functioneel beheerders• Slechte of geen communicatie tussen functioneel beheerders

en “informatiemanagers”• De functioneel beheerder is niet zichtbaar (genoeg) in de

organisatie• Weinig tot geen aandacht voor contracten en SLA’s vanuit IM

en de business• Onbalans tussen reactief en proactief functioneel beheer• Teveel nazorg bij “afgeronde” projecten, lastige overgang van

project naar beheer, veel verstoringen na een livegang• Scopecreep in projecten, over planning en over budget• De functioneel beheerder moet het schaap met 29 poten zijn

Wat zien wij? (3)• Continu moeten vechten voor bestaansrecht functioneel

beheer• Functioneel beheer heeft geen mandaat• Eigenaarschap van processen en systemen is niet of niet goed

belegd• Veel vingerwijzen naar elkaar tussen ICT en de business met

functioneel beheer als “mediator”• Pas als het echt inhoudelijk over de applicatie gaat wordt

functioneel beheer erbij betrokken• Continue golfbeweging van centraal naar decentraal en terug• Geen tot zeer beperkte kennisborging• Hardwerkende, loyale en servicegerichte professionals• Veel kennis van de applicaties én de business

Is Functioneel Beheer geborgd?

Strategisch

Tactisch

Operationeel

Business

CEO en CFO

Business manager

Eindgebruikers

Informatie-managemen

t

Functioneel beheerders

ICT

CTO / CIO

Service- & en delivery

managers

Technisch en applicatie-beheerders

Het U-model van Functioneel Beheer

Worden de juiste vragen gesteld?

Business

Wat?

Informatie-management

Waarom? Wanneer?

ICT

Hoe??€

Kortom…

Functioneel beheer en informatiemanagement doet meer dan haar best, maar heeft uiteindelijk geen regie over de informatievoorziening.

Terwijl de functioneel beheerders en informatiemanagers de functionarissen zijn die het beste de belangen van zowel business als IT kunnen beschouwen.

De Toekomst

Vroeger….

De IT-er….

Vandaag….

DBA Architect Applicatiespecialist

ProgrammeurProjectleider

Vandaag….

De functioneel beheerder….

Morgen….?

Functioneel Beheerder Oracle BI-Specialist Testregisseur

Requirements EngineerFunctioneel Beheerder Sales

De drie dimensies

• Applicatie– Microsoft Office

• Business proces– Finance– HR

• Functioneel beheer proces– Toetsen en testen– Beheer bedrijfsinformatie

Positie per dimensie

Proces Proces Proces

Applicatie

Applicatie Applicatie

Applicatie

Applicatie

Applicatie

1e lijns ondersteuning

Wijzigingenbeheer

Specificeren

Managementrapportages

Toetsen en testen

Opleidingen en handleidingen

Contracten en SLA’s

Functioneel Beheerder Dimensie 1

Functioneel Beheerder Dimensie 2

Functioneel Beheerder Dimensie 3

Hoe dimensie kiezen?• Cultuur en volwassenheid van de organisatie én

externe leveranciers• Organisatiegrootte• Kwaliteiten en wensen van de functioneel

beheerders• Welke applicaties (Microsoft Office, SAP)?• Toekomstvisie van de organisatie• Marktontwikkelingen• Een mix van dimensies is zeker mogelijk zoniet

wenselijk

Verschuiving in dimensies

2015 2016 2017 2018 2019 20200

5

10

15

20

25

ApplicatieBusiness procesIM proces

Toekomstige organisatie?

Proces Finance Proces

Applicatie

Applicatie Applicatie

Applicatie

Applicatie

Office

1e lijns ondersteuning

Wijzigingenbeheer

Specificeren

Managementrapportages

Toetsen en testen

Opleidingen en handleidingen

Contracten en SLA’s

Applicatiespecialist

Requirements-specialist

Testspecialist

Functioneel proces-analist

Functioneel Beheerder

Office

Functioneel Beheerder Finance

Van de huidige praktijk naar de

toekomst

Wees zichtbaar!

Beantwoord de juiste vragen!

Business

Wat?

Informatiemanagement

Waarom?

Wanneer?

ICT

Hoe?

Focus op de juiste zaken!

Trigger

Proces

Gegevens

Informatie-voorziening

(Stuur-)Informatie

Proces

Gebruikvan de IV

Regie op de IVWijzigenvan de IV

Wijzigingenop de IV

GebruiksTriggers

Aangepaste / verbeterde IV

InterneTriggers

Gegevens (Stuur)informatie

RegieTriggers

Gedeponeerd op 17 juni bij Benelux Bureau voor de Intellectuele Eigendom.

ExterneTriggers

Triggers• Gebruiks Triggers (reactief)

– Incidenten (ITIL: “Incidents”)– Vragen en Verzoeken (ITIL: “Questions & Requests”)– Verbetervoorstellen (ITIL: “Changes”)– Performance & security issues

• Interne en Externe Triggers (proactief)– Proceswijzigingen– Organisatiewijzigingen (in dienst – uit dienst)– SLA’s en contracten opstellen en beheren– Wetswijzigingen– Technologische ontwikkelingen

Filter en weeg alle IV-triggers

• Tijd• Geld• Kwaliteit• Risico’s• Mensen• Strategie

Tevens bepalend voor beslissing op operationeel, tactisch of strategisch niveau

Filter en weeg alle IV-triggersAspect Weging Business IM IT

Tijd 1 - 10 Hoeveel tijd gaat het opleveren? Weging vaststellen

Vragen vaststellen

Stakeholderbepaling

Antwoord op vragen

halen

Weging

heroverwegen

Impact

Prioriteit

Besluit

Hoeveel tijd gaat het kosten?

Geld 1 - 10 Hoeveel gaat het opleveren in €?

Hoeveel gaat het kosten in €?

Kwaliteit 1 - 10 Wordt de kwaliteit van de IV verhoogt?

Tast het de kwaliteit van de bestaande IT-omgeving aan?

Risico’s 1 - 10 Welke risico’s beperken we met de invoering van deze functionaliteit?

Wat zijn de risico’s bij het maken van deze nieuwe functionaliteit?

Mensen 1 - 10 Hebben we de juiste mensen voor het gebruik van de functionaliteit?

Hebben we de juiste mensen voor het ontwikkelen van deze functionaliteit?

Strategie 1 - 10 Past het in de strategie van het bedrijf?

Past het in de strategie van de IT-organisatie?

Onze visie op de toekomst• Een steeds belangrijkere rol voor functioneel beheer en

informatiemanagement in de organisatie, zeker met het oog op outsourcing en cloud

• Een harde en lange strijd om het U-model uit te roeien• Van focus op applicatie naar focus op (functioneel

beheer) proces• Van reactief naar proactief (stel de juiste vragen en focus

op tijd, geld, kwaliteit, risico’s, mensen en strategie)• Specialisatie op business domeinen en/of deelgebieden

binnen functioneel beheer en informatiemanagement• Verdere professionalisering van functioneel beheer en

informatiemanagement met nieuwe methodieken en bijbehorende tooling

Meer informatie?

Neem contact op met Martijn Buurman,Directeur van Functioneel-Beheerder.com

Bel 06-21823874 of mail m.buurman@functioneel-beheerder.com