Projekti! Mitä olisi hyvä muistaa moiseen ryhtyessä

Projekteissa muistettavaa

Valvira 12.12.2013 Tapio Järvenpää

@Tapsa_Jpaa

- Hans Pelse, CEO, KER Oy

“Mistä tietää, että suuri IT-projekti epäonnistuu? Sen kick-off on pidetty.”

Projekti asetetaan auttamaan muutoksen aikaansaamisessa.

Prosessi, suunniteltu tahi aikojen saatossa muovautunut työtapa, pyrkii pitämään kaiken ennallaan ja ennakoitavissa.

Projekti pyrkii muokkaamaan prosessia.

Jos tavoitteena on esimerkiksi lyhentää sykliaikoja niin prosessista pitää poistaa tehtäviä.

Kun tehtäviä poistuu niin on tarkoituksenmukaista myös muokata organisaatiotakin ja tehdä töiden uusjako.

Projekti on ainutkertainen.Ainutkertaisuudesta johtuen projektiin koottu tiimikin on kokoonpanoltaan uusi.

Kuten usein myös ohjausryhmäkin.

Ja ulkoiset yhteistyökumppanit

Merkityksellinen viestintä vaatii paljon työtä!

Projekti sijoitetaan organisaatiorakenteessa johonkin sen siiloista.

Ja sinne se hukkuu.

Hierarkisessa organisaatiossa projekti saa kyllä tiedottaa tekemisistään horisontaalisesti.

Matriisiorganisaatioihin tottumattomissa yhteisöissä varsinaisen muutosviestinnän pitää kuintenkin tapahtua vertikaalisti, top-down.

Projektilla on vähän valtaa saattaa käyttäjiä yhteistyöhön yli organisaatiorajojen - vertaisviestintä puuttuu.

HA

LOO

!!K

uulu

uko?

Tienhaaraa ei ole selvästi merkitty, mutta tilastoista voidaan sentään päätellä jotain.

Osaamista on kolmea sorttia:

Tiedetään, että osataan.

Tiedetään, ettei osata.

Ei tiedetä, ettei osata.

Iästään huolimatta tämä ei ole klisee!

Plan

Check Do

Act

- Arto Martonen, Cheerman of the Bored, Motley Agency Ltd

“Ihminen ymmärtää kun näkee ja oppii kun kokeilee.”

Ohjelm

istoli

senss

ejä os

tetaan

kuin

kuntoi

lulait

teita

tv-sh

opista

: tosi

vaivatt

omast

i huip

pukun

toon!

Nopeasti jotain hyödyllistä ja toimivaa. vs. Ratkaistaan kaikki

ongelmat kerralla.

“Proven method

ology ja bu

siness cas

e”

sanoo integ

raattoriko

nsultti ja myy su

lle

18 kuukauden p

rojektin!

+ €

- €

Pitkä aikaPitkä aika

Tosi pitkä aika

Projektin menot ja tulot

Paljon rahaa

+ €

- €

Pitkät projektit myöhästyy…

+ €

- €

Myöhästyneet, yli budjetin projektit eivät saavuta kaikkia tavoitteitaan!

IT-projektien omituisuus 1: estetään liiketoiminnan tuloksen kehitys!+ €

- €

Ns. strateginen

projekti.

“Perkele, tää

nyt vaan on

tehtävä lopp

uun!”

IT-projektien omituisuus 2: estetään organisaation oppiminen!+ €

- €

Ei tiedetä ettei osata Tiedetään

ettei osataTiedetään

että osataan

IT-projektien omituisuus 3: estetään jatkuva kehitys!+ €

- €

Plan Do Do

Do

Mitä sitten pitäisi?+ €

- €

Minimum Viable Product,

Minimum Desired Product, …

Aloitetaan ja vie

dään tuotantoo

n sellaisina pa

loina

kuin osataan. Ja

matkan varrella o

pitaan lisää!

Perinteiset ohjausryhmärituaalit

• Edellisen kokouksen pöytäkirjan tarkastus

• Projektin aikataulu ja budjetti

• Projektistatus: mitä on tehty edellisen kokouksen jälkeen

• Poikkeamat ja riskit

• Touhupisterekisteri

• Muut esille tulevat asiat

• Edellisen kokouksen pöytäkirjan tarkastus

• Projektin aikataulu ja budjetti

• Projektistatus: mitä on tehty edellisen kokouksen jälkeen

• Poikkeamat ja riskit

• Touhupisterekisteri

• Muut esille tulevat asiat

Tarkoituksenmukainen työskentelykaava

• Ensimmäisten versioiden vaikutus liiketoimintaan

• Käyttäjäpalaute

• Seuraavien yksiköiden valmius ottaa projektin tuotokset käyttöön

• Projektin ulkopuoliset riskit

• Osaamisen kehitys

Perinteiset ohjausryhmärituaalit