Projektkontoret

1

Projektkontor-effektivisera projektarbetet

Bo Tonnquist0709 - 40 12 91

Bo Tonnquist

KonsultHandledareUtbildareFörfattare

Kan vi ta uppdraget?Har vi resurser?

Vilka projekt pågår?

Hur går projekten?

3

Övning: Hur många prickar?

Nytt försök?

Nu var det lättare.

7

Projektledning

”Struktur för att ge frihet att vara kreativ”

Projekt är viktiga

Allt större del av resurserna används i projekt

Skapar framtiden

Viktigt för organisationens överlevnad

9

Projekt är verktyg för att…

Utveckla nya marknader

Utveckla nya produkter

Skapa operativa förbättringar

Utveckla verksamheten

Utveckla infrastruktur

Men varför….

..misslyckas projekt med sina mål?

..genomförs fel projekt?

..spricker tider och budget?

..realiseras inte projektens värde?

..mäts inte effekterna?

Ledningen…

Saknar ofta översikt

Tvekar på affärsnyttan av projekten

Ser oftast bara misslyckanden

Ser inte kopplingen till organisationens mål och strategier

Tar inte beställaransvaret

Organisera projekten

Organisera projekten

Projekt – en temporär satsning att skapa en unik produkt, tjänst eller resultat

Organisera projekten

Program – en grupp projekt som samordnas för att skapa nyttor och möjliggöra styrning som inte är möjligt när de hanteras individuellt

Organisera projekten

Portfölj – en samling projekt och/eller program och andra uppgifter som grupperats tillsammans för att möjliggöra en effektiv styrning för att kunna nå strategiska affärsmål.

Portföljnytta

Stödjer organisationens strategier

Använder resurserna optimalt

Portföljhantering

Har jag valt rätt projekt?

Finns det en koppling mellan de valda projekten och strategin?

Har jag rätt resurser för att driva valda projekt?

Levererar valda projekt önskade resultat?

Urval och prioritering

18

Värdemaximering

Balansering

Riskminimering

Hur går projekten?

19

Vilka resurser är tillgängliga?

När kommer projekten avslutas?

Vad kommer projekten kosta?

Vad ska levereras denna vecka?

Projektkontor

……är en del av organisationens projektmognad.

Vad menas med mogen?

Mogen ålder, t ex personer

Vällagrad, t ex vin

Klar att skörda, t ex frukt

Nått fulländning, blivit perfekt

Projektmognad

Hur väl är projektledning etablerad i organisationen?

Hur hanteras projektportföljen?

Koppling mot strategierna?

Finns det en etablerad projektmodell - och följs den?

Finns det mätetal för projekt/program/portfölj? Används de?

Finns metoder för ständig förbättring?

Roller

ProjektplanProjektplan

Dokument

Uppdrags-beskrivningUppdrags-

beskrivning

Beslutspunkter

Metodstöd

✔

Projektmodell

1. Säkerställ 100% stöd hos ledningen.

2. Placera kontoret så centralt som möjligt i organisationen.

3. Välj en plattform som stödjer samarbete och kommunikation.

4. Utse en ansvarig som har projekterfarenhet

5. Bestäm kontorets befogenhet och ansvar.

6. Välj en projektmodell med tydlig struktur och rollbeskrivningar.

7. Börja i en begränsad skala och utvärdera

8. Utbilda projektledare och chefer

9. Var uthållig - den verkliga nyttan kommer inte första året.

10.Alla projekt ska på sikt hanteras av kontoret. 24

Projektkontor -10 steg för att lyckas

Exempel - Portfölj

25

Exempel - Resursöversikt

26

Bo Tonnquist

KonsultHandledareUtbildareFörfattare