Treinamento Gestão de Projetos

GESTÃO DE PROJETOSagosto-2010

Friday, August 6, 2010

Apresentar as melhores práticas e processos de gerenciamento de projetos, preparando vocês para atender às demandas dos seus clientes.

OBJETIVO

ONDE ESTAMOS

Em uma agência de propaganda, o principal foco é a Criação.

É preciso ter ideias grandes e ousadas, adequadas aos objetivos dos clientes.

E, para que as ideias ganhem vida, são envolvidas muitas pessoas, especialistas em diferentes atividades.

ONDE ESTAMOS

É neste ambiente que se torna ainda mais importante a presença de uma pessoa capaz de entender os objetivos dos clientes e da agência e que, através de alguma técnica e muita habilidade de comunicação, garanta que a campanha (ou projeto) seja feita conforme o planejado, dentro do orçamento e prazo previstos, e com a máxima qualidade.

AGENDA

★ Introdução

AGENDA

★ Introdução

★ Fatores que influenciam um projeto

AGENDA

★ Introdução

★ Processos de gerenciamento de projetos

AGENDA

★ Introdução

★ Checklist das atividades

AGENDA

★ Introdução

★ Detalhes que podem ser úteis

AGENDA

★ Introdução

★ Troca de experiências

AGENDA

★ Introdução

★ Troca de experiências

★ Um pouco de prática

INTRODUÇÃO

O QUE É UM PROJETO?

É um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo.

PMBOK® Guide 4a. Edição

O QUE É A GESTÃO DE PROJETOS?

Aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto, a fim de alcançar seus objetivos.

PMBOK® Guide 4a. Edição

PMI (Project Management Institute) é a principal associação mundial de gerenciamento de projetos, com mais de 240 mil membros, em mais de 160 países.

PMBOK (Project Management Body of Knowledge) apresenta a visão geral de conhecimentos em Gestão de Projetos.

PMP (Project Management Professional) certificação concedida pelo PMI, aceita e reconhecida mundialmente.

Alguns padrões ou processos de Gerência de Projetos:

✓PMBOK

✓ISO10006

✓PRINCE2

✓Scrum

Scrum é um processo iterativo e incremental para desenvolvimento de produtos, onde os requisitos mudam rapidamente. É um processo ágil para gerenciar e controlar trabalho.

O objetivo é entregar o o máximo de valor de negócio possível no menor tempo.

Manifesto Scrum

• Indivíduos e interação entre eles mais que processos e ferramentas.

• Software funcionando mais que documentação abrangente.

• Responder às mudanças mais que seguir um plano.

QUEM É O GERENTE DE PROJETOS?

O Gerente de Projetos (GP) identifica as necessidades e expectativas do cliente e gerencia projetos do início ao fim, controlando escopo, tempo, verba, qualidade, riscos e equipe.

O principal objetivo é garantir o sucesso e satisfação do cliente e equipe.

FATORES QUE INFLUENCIAM UM PROJETO

HABILIDADES DO GERENTE DE PROJETOS

✓ Liderança (estabelecer direções, alinhar a equipe, motivar e inspirar)

✓ Comunicação (escrita e oral, interna e externa, formal e informal, vertical e horizontal)

✓ Negociação (negociar escopo, prazo, custo, tarefas, recursos)

✓ Solução de Problemas (identificar causas e sintomas, agilidade na escolha da melhor solução)

✓ Influência na estrutura (poder para fazer as coisas acontecerem)

✓ Organização (administrar as variáveis do projeto)

✓ Versatilidade, transparência, entusiasmo, segurança, etc.

ENVOLVIDOS NO PROJETO

TERCEIROS

PROJETO

CONSUMIDOR CLIENTE

EQUIPE

GERENTEDE PROJETOS

ANÁLISE DE STAKEHOLDERS

INTERESSE

baixoalto

Mantersatisfeito

Gerenciarde perto

Monitorar(esforço mínimo)

Manterinformado

CICLO DE VIDA DO PROJETO

Início Fim

CUSTOE EQUIPE

Faseinicial

Fasesintermediárias

Fasefinal

PROCESSOS DE GERENCIAMENTO DE

PROJETOS

GRUPOS DE PROCESSOS

Planejamento

Execução

Iniciação Encerramento

Monitoramentoe controle

CICLO PDCA

DoCheck

GRUPOS DE PROCESSOS

Iniciação

Definição de objetivos, identificação de necessidades e preparação da equipe para começar o desenvolvimento do projeto ou uma fase do projeto.

Reunião inicial com o cliente

✓ Entendimento do briefing do cliente.

✓ Entendimento de objetivo do projeto.

✓ Identificação de necessidades.

✓ Identificação de expectativas.

✓ Identificação de verba.

✓ Identificação de prazo.

✓ Identificação de envolvidos no projeto.

✓ Levantamento do maior número de informações sobre o cliente, seus concorrentes, público-alvo, referências, infra-estrutura, etc., que possam ser úteis para o projeto.

Reunião inicial com a equipe

✓ Transmissão de informações sobre o projeto para a equipe (briefing).

✓ Levantamento de dúvidas (o GP é responsável por anotar todas as dúvidas e buscar as respostas).

Checklist para reuniões

✓ Agenda preparada para a reunião?

✓ Quem deve obrigatoriamente participar?

✓ Quem deve ser avisado sobre a reunião, e não precisa necessariamente participar?

✓ Sala reservada?

✓ Sala preparada para a reunião?

✓ Você tem todos os materiais necessários para a reunião?

GRUPOS DE PROCESSOS

Planejamento

Definição de estratégia de trabalho e planejamento de ações necessárias para alcançar os objetivos do projeto.

Reunião de início do projeto (Kick-off)

✓ Validação do plano de trabalho.

✓ Distribuição de atividades.

✓ Validação de prazos.

GRUPOS DE PROCESSOS

Execução

Execução das atividades definidas para o projeto, distribuição de informação e coordenação de pessoas.

GRUPOS DE PROCESSOS

Monitoramento e Controle

Garantia de que os objetivos estão sendo atingidos, acompanhando o progresso do desenvolvimento do projeto e tomando as medidas de correções necessárias.

Perguntas diárias

• O que fiz ontem?

• O que vou fazer hoje?

• Existe algum impedimento?

CONTROLE DE TAREFAS

GOOGLE ANALYTICS

GRUPOS DE PROCESSOS

Encerramento

Formalização de aceitação de produto, serviço ou resultado. Fechamento de processo financeiro, documentação, análise de resultados e satisfação.

Reunião de encerramento

✓ Feedback sobre o desempenho da equipe.

✓ Discussão e relato das lições aprendidas.

✓ Troca de experiências boas e ruins.

✓ Avaliação final do projeto.

✓ Liberação de equipe.

GRUPOS DE PROCESSOS

Início Fim

NÍVEL DE ATIVIDADE

Iniciação

Execução

Monitoramentoe controle

Planejamento

Encerramento

O CLIENTE PEDIU UMA MÍDIA ONLINE PRA AMANHÃ.

O que fazer?

DÚVIDASJá tem todas as respostas para começar o job?

✓ Qual o motivo da urgência?

✓ Qual o objetivo da mídia online?

✓ O plano de mídia está aprovado?

✓ Temos as especificações de todas as peças?

✓ Qual o prazo mínimo para este job?

✓ Quais os riscos? O cliente está ciente?

✓ Temos todos os materiais para a Criação?

✓ Quem pode ser alocado para este job?

✓ Vale a pena terceirizar?

✓ Verba aprovada?

FACILITADORESO que ajuda nesta situações de emergência

✓ Fácil acesso a planilha de especificações de peças.

✓ Organização de materiais do cliente na agência (logos, imagens, styleguides, etc.).

✓ Controle de alocação de recursos.

✓ Relacionamento com fornecedores externos.

AÇÃO

✓ Mantenha a calma.

✓ Tire todas as dúvidas.

✓ Analise o que é possível e busque soluções.

✓ Compartilhe os riscos com o cliente.

✓ Envolva a equipe.

✓ Participe da realização do trabalho.

✓ Valide a qualidade da entrega.

✓ Analise os resultados da campanha.

✓ Compartilhe os resultados.

ÁREAS DE CONHECIMENTO

INTEGRAÇÃO

Comunicações

Qualidade

Escopo

Aquisições

INTEGRAÇÃO

✓ Elaborar o termo de abertura do projeto ou briefing.

INTEGRAÇÃO

✓ Elaborar o Plano de trabalho.

INTEGRAÇÃO

✓ Orientar e gerenciar a execução do trabalho.

INTEGRAÇÃO

✓ Monitorar e controlar o trabalho.

INTEGRAÇÃO

✓ Controlar as mudanças.

INTEGRAÇÃO

Iniciação:

Planejamento:

Execução:

Monitoramento e controle:

INTEGRAÇÃO

Iniciação:

Planejamento:

Execução:

Plano de trabalho

✓ Objetivos do projeto

✓ Descrição do produto

✓ Requisitos do projeto

✓ Marcos do cronograma (Milestones)

✓ Entregas do projeto

✓ Restrições do projeto

✓ Premissas do projeto

✓ Riscos iniciais

✓ Expectativas

ESCOPO

✓ Definir o escopo.

ESCOPO

✓ Verificar o escopo.

ESCOPO

✓ Controlar mudanças de escopo.

ESCOPO

Planejamento:

Execução:

✓ Controlar mudanças de escopo.

OS DESENVOLVEDORES NÃO PREVIAM AS FUNCIONALIDADES

VENDIDAS PELA CRIAÇÃO

OS DESENVOLVEDORES NÃO PREVIAM AS FUNCIONALIDADES

VENDIDAS PELA CRIAÇÃOO que fazer?

FORAM PEDIDAS 17 ALTERAÇÕES EM MENOS DE 2 DIAS

O que fazer?

✓ Definir atividades.

✓ Sequenciar atividades.

✓ Estimar recursos da atividade.

✓ Estimar durações da atividade.

✓ Desenvolver o cronograma.

✓ Controlar o cronograma.

Planejamento:

Estrutura analítica do projeto (EAP ou WBS) e dicionário

Projeto

Produtos

Pacote de trabalho

Backlog e estórias de usuários

Planejamento:

Sequenciar atividades

FIM- INÍCIO

INÍCIO- INÍCIO

FIM- FIM

INÍCIO- FIM

predecessor

sucessor

predecessor

sucessor

Planejamento:

Estimar recursos da atividade:

✓Podem ser pessoas, equipamentos ou material.

✓É preciso definir a quantidade necessária de cada recurso e quando cada recurso estará disponível para realizar as atividades do projeto.

Planejamento:

Estimar durações da atividade:

✓Duração: tempo esperado para uma atividade ser concluída dado o esforço e recursos disponíveis.

✓Esforço: quantidade de unidade de mão de obra necessária para concluir uma atividade.

Planejamento:

CRONOGRAMA NO MERLIN

CRONOGRAMA NO MS PROJECT

PROJETO ATRASADO E SEM PREVISÃO DE ENTREGA

O que fazer?

CUSTOS

✓ Estimar custos.

CUSTOS

✓ Estimar custos.

✓ Determinar o orçamento.

CUSTOS

✓ Estimar custos.

✓ Controlar custos.

CUSTOS

Planejamento:

✓ Estimar custos.

✓ Controlar custos.

VOCÊ PRECISA DE MAIS RECURSOS E O BUDGET

ESTÁ ESTOURADO

VOCÊ PRECISA DE MAIS RECURSOS E O BUDGET

ESTÁ ESTOURADOO que fazer?

QUALIDADE

✓ Planejar a qualidade.

QUALIDADE

✓ Realizar a garantia da qualidade (Quality Assurance).

QUALIDADE

✓ Realizar o controle da qualidade.

QUALIDADE

Planejamento:

Execução:

✓ Realizar o controle da qualidade.

Definição de Pronto

✓ Feito ou Não feito? Evite a síndrome dos 90%.

✓ Trabalho feito e verificado?

✓ Sem erros?

✓ Testado em outros ambientes?

✓ Mudanças e configurações implementadas, documentadas e comunicadas?

✓ Documentação produzida e/ou atualizada?

RECURSOS HUMANOS

✓ Desenvolver o plano de recursos humanos.

RECURSOS HUMANOS

✓ Contratar ou mobilizar a equipe do projeto.

RECURSOS HUMANOS

✓ Desenvolver a equipe do projeto.

RECURSOS HUMANOS

✓ Gerenciar a equipe do projeto.

RECURSOS HUMANOS

Planejamento:

Execução:

✓ Gerenciar a equipe do projeto.

MATRIZ DE RESPONSABILIDADES

GOOGLE CALENDAR

O PROGRAMADOR NÃO TERMINA O TRABALHO

O que fazer?

COMUNICAÇÕES

✓ Identificar as partes interessadas.

COMUNICAÇÕES

✓ Planejar as comunicações.

COMUNICAÇÕES

✓ Distribuir informações.

COMUNICAÇÕES

✓ Gerenciar expectativas dos envolvidos.

COMUNICAÇÕES

✓ Relatar desempenho.

COMUNICAÇÕES

Iniciação:

Planejamento:

Execução:

✓ Relatar desempenho.

O CHEFÃO QUER VER ALGUMA COISA AMANHÃ

... e não tem nada pronto.

O que fazer?

RISCOS

✓ Identificar riscos.

RISCOS

✓ Análise de riscos.

RISCOS

✓ Planejar respostas aos riscos.

RISCOS

✓ Monitorar e controlar riscos.

RISCOS

Planejamento:

✓ Monitorar e controlar riscos.

AQUISIÇÕES

✓ Planejar aquisições.

AQUISIÇÕES

✓ Conduzir aquisições.

AQUISIÇÕES

✓ Administrar aquisições.

AQUISIÇÕES

✓ Encerrar aquisições.

AQUISIÇÕES

Planejamento:

Execução:

Encerramento:

✓ Encerrar aquisições.

Cuidados no relacionamento com fornecedores externos

✓ Identificar suas especialidades.

✓ Buscar histórico e referências.

✓ Registrar histórico de trabalhos e relação com fornecedor.

✓ Conhecer a estrutura organizacional.

✓ Combinar a forma de trabalho.

✓ Identificar a flexibilidade e agilidade do terceiro.

✓ Privilegiar ou bonificar os bons fornecedores.

✓ Compartilhar os resultados dos projetos.

Pontos de atenção na contratação

✓ Entrega especificada no contrato?

✓ Total de horas contratadas especificado no contrato?

✓ Nível de profissionais contratados especificado no contrato?

✓ Foi acrescida uma margem ao valor cobrado pelo terceiro?

✓ Está clara a penalização caso a entrega não seja realizada conforme o combinado?

✓ Será fornecido o código fonte?

✓ O fornecedor poderá divulgar o trabalho realizado?

✓ Em caso de contratação de horas de trabalho, está claro o que acontece caso as horas não sejam utilizadas em sua totalidade?

CHECKLIST DAS ATIVIDADES

INICIAÇÃO

✓ Reunião inicial com o cliente.

✓ Reunião inicial com a equipe.

✓ Termo de abertura do projeto / Briefing.

✓ Requerimentos de Criação / Tecnologia.

PLANEJAMENTO✓ Definir atividades.

✓ Definir a seqüência de atividades.

✓ Estimar necessidade de recursos.

✓ Estimar duração das atividades.

✓ Elaborar o cronograma.

✓ Determinar a equipe.

✓ Determinar o que vai ser contratado.

✓ Selecionar os fornecedores.

✓ Elaborar o orçamento.

✓ Determinar as métricas.

✓ Determinar papéis e responsabilidades.

✓ Elaborar o plano de trabalho.

✓ Aprovar formalmente o projeto.

✓ Reunião de início do projeto (Kick off).

EXECUÇÃO

✓ Executar as atividades.

✓ Recomendar mudanças e ações corretivas.

✓ Implementar mudanças e ações corretivas aprovadas.

✓ Implementar melhorias contínuas.

✓ Receber e distribuir informações.

✓ Desenvolver o time do projeto.

✓ Dar reconhecimento e recompensa.

✓ Promover reuniões de progresso.

MONITORAMENTO E CONTROLE

✓ Medir o desempenho do projeto.

✓ Reportar o desempenho do projeto.

✓ Analisar o já foi realizado e o que falta realizar.

✓ Controlar custo, prazo e escopo.

✓ Recomendar mudanças, reparos de defeitos e ações corretivas e preventivas.

✓ Atualizar o cronograma.

✓ Auditoria de riscos.

✓ Resolver conflitos.

✓ Medir o desempenho do time.

✓ Medir comprometimento.

✓ Relatório de desempenho.

✓ Administrar os contratos.

✓ Ata de reuniões, com definições e próximos passos.

ENCERRAMENTO

✓ Fechar contratos.

✓ Confirmar se o trabalho foi feito de acordo com os requerimentos.

✓ Obter o aceite formal do projeto.

✓ Reportar o desempenho final do projeto.

✓ Registrar lições aprendidas.

✓ Liberar os recursos.

DETALHES QUE PODEM SER ÚTEIS

DIRETÓRIO DO PROJETO NA REDE

✓ 01_projetos: arquivos enviados pelo cliente e, também, arquivos gerados pelo Atendimento, Mídia e Planejamento.

✓ 02_criacao: arquivos gerados pela Criação.

✓ 03_tecnologia: arquivos gerados pela Tecnologia/Produção.

✓ 04_apresentacao: apresentações em geral.

✓ 05_final: arquivos finais.

Crie uma pasta com o nome do cliente. Então, crie uma sub-pasta e nomeie com o número e nome da campanha. Dentro da pasta, crie uma estrutura padrão de sub-diretórios.

NOMENCLATURA PADRÃO DE ARQUIVOS

cliente_projeto_Documento_data_versao.*

✓ [cliente]: nome do cliente, em caixa baixa.

✓ [projeto]: nome do projeto, em caixa baixa.

✓ [Documento]: nome do documento, com iniciais em caixa alta. Exemplo: BriefingdeCriacao.

✓ [data]: data em que o arquivo foi criado/atualizado. Formato: aammdd. Exemplo: 100803.

✓ [versao]: versao do documento. Formato: nn. Exemplo: 01.

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