كيفية إعداد وكتابة تقرير اداري , خطوة خطوة

إعداد وكتابة كيفية

تقرير إداريخطوة+ خطوة

Wadi2015

:التقارير تختلف مصادرها من مصدر إلى آخركما يلي

ضا التقرير الصحفي، بداية مصدره من المجتمع ونشره أي•

.للمجتمع

تقارير اإلدارية مصدرها من اإلدارة واألقسام •

.اإلدارية،وموجهة إلى إدارات أخرى أو جهات أخرى

.التقارير الشخصية تكون عبارة عن مالحظات أو مذكرات•

وترسل التقارير اإلستخباراتية وهي تكون في غاية السرية•

أن لجهة واحدة فقط إلتخاذ اإلجراءات الالزمة في المستقبل

.كان قريب أم بعيد

هناك مراحل لكتابة التقرير أولى هذه المراحل هي

:ةالمرحلة التحضير وتعتمد على الخطوات التالي

المكتوب، عند كتابة التقرير يجب علينا أن نحدد نوع التقرير•.هل هو تقرير شخصي أو تقرير صحفي أو غيره

ن معرفة المعلومات التي يستند عليها التقرير، ومن أي•.المصدره المتخذ منه هذه المعلومات

.من هي الجهة التي سترسل لها التقرير •

ن ما هو هدف التقرير، أو المشكلة أو القضية التي كتب م•أجلها التقرير، أم أن هذا تقرير كتب لغرض الحفظ في

.الملفات فقط

يانية إذا كان هناك شيء يدل على مصداقية تقرير من رسوم ب•.أو خرائط فهذا شيء يدعم من تقرير ويرفع من قيمته

المرحلة الثانية في كتابة التقرير اإلداري هي

:المرحلة التنسيقية وتتم عن طريق ما يلي

ابتها بخطوط تبدأ مرحلة تنسيق بالعناوين الرئيسية فيجب كت•

كبيرة ،

كتابتها بخطوط أصغر( أ)والعناوين المتفرعة من درجة •

( ب)درجة من العناوين الرئيسية والفرعية من الدرجة

.وهكذا( أ)بخطوط أصغر من خطوط الدرجة

ترتيب التقرير ومحتواه على أسس معينة وهي الزمن، •

.والمنطق، والمنهج

سه مرحلة كتابة التقرير وهي كتابة التقرير نف

:الخطوات كاآلتي

ويكتب الصفحة األولى وهي تسمى صفحة التقرير الرئيسية،•لتقرير، فيها إسم التقرير، وإسم مقدم التقرير، الجهة المقدم لها ا

.التاريخ

.أقسام التقرير والموضوعات المكتوبة فيه•

قرير من تلخيص التقرير وهي فقرة تختصر كل ما يحتويه الت•.هدف وإجراءات وتوصيات وغيره

يانية نتيجة التقرير ومناقشتها عن طريق اآلراء والرسوم الب•.وتفصيالت الموجودة

التوصية وهي عبارة عن مجموعة المبررات التي يقومون •بوضعها

.مفصال بكل الخطوات بدقة متناهيةالتقرير •

.الملحق ، وهو عبارة عن هيكل يتضمن شرح عن التقرير•

كيف ستكون تحديد أسلوب الكتابة التي سيكتب فيها التقرير و•

أم الفقرات، وما هي اللغة المستخدمة هل هي لغة علمية بحتة

.فنية أو غيره

معلومات كتابة مقدمة التقرير،فهي تتضمن بإختصار بعض ال•

عن الهدف من التقرير، وأسماء األشخاص الذين ساهموا في

.إنجاح هذا تقرير وغيره

.خاتمة التقرير اإلداري•

قائمة المراجع أو المصادر التي أخذت منها جميع معلومات •

التقرير اإلداري

خطوة, خطوة , تقريركيفية كتابة

له كل تقرير ال بد من توافر عناصر أساسية فيه ال غنى•

:عنها، منها

:الغالف. 1

، في التقرير، وذلك لحمايته من األوساخ والغباروهومهم •

م غالف الجامعية يستخدالرسائلففي البحوث الكبيرة مثل

،سميك حيث يحافظ على توازن وتماسك األوراق

شفاف، أما البحوث الصغيرة فيستخدم لها غالف بالستيكي•

فتح وعند استخدام الغالف الشفاف تكون ليست بحاجة إلى

الجهة حيث تستطيع معرفة عنوان التقرير واسم صاحبه، و

الصادرة، وتاريخه،

•

ده حيث وهذا يسهل عليك عملية البحث عن التقرير الذي تري

،بإمكانك معرفة عنوان التقرير دون فتح التقرير

رير فهذا التقاحفظوهذا بعكس الغالف السميك المستخدم في•

.يتطلب منك فتح التقرير لمعرفة عنوانه وصاحبه

:العنوانصفحة.

يكتب أول صفحة مباشرة خلف الغالف الشفاف، وفيهاتكون •

اريخ عنوان التقرير، واسم صاحبه، واسم الجهة المسؤولة، وت

حة التقديم، وغيره من البيانات الواجب أن تذكر في صف

للتقرير،العنوان، أو المعلومات األساسية

لبحث في العنوان المكتوب أن يكون واضح ويمثل اويشترط •

أو التقرير ، ويعبر عن المعلومات الواردة فيه،

الجامعة أن يذكر وظيفة مقدم التقرير كأن يكون طالب فيينبغي •

،ويذكر سنته الجامعية ، او أن يكون مثال مهندسا أو معلما

الجهة من األمور التي ينبغي ذكرها في صفحة الغالف ذكركذلك •

ها ،المقدم لها التقرير كان تكون جامعة أو مؤسسة حكومية وغير

غالبا ال التقاير الجامعية غالبا ما يذكر اسم المادة ومدرسها ،ففي •

لمعلومات في يوضع عنوانا للتقاير الصغيرة وإنما يكتفي بوضع ا

رأس الصفحة األولى

:الملخص

مباشرة خلف صفحة العنوان، ومن اسمه يكون هذاويكون •

مثابة ملخصا جامعا لما ذكر بالتقرير من معلومات

واستنتاجات،

حث أو غالبا ما يذكر في الملخص المنهج المتبع في البلذا •

دراسة ، أو مشكلة الالدراسةالتقرير ، كذلك يذكر فيه طبيعة

للقارئ وما توصل إليه الباحثين ، لذا يعد الملخص مهما جدا

فهو يساعده في معرفة البحث وما يحتويه من معلومات

ملخص القارئ صعوبة في البحث إذا كان خاليا من الوسيجد •

.التقرير كامال قراءةفهذا يعني أنه سيضطر إلى

يطول الملخص أو يقصر وذلك حسب التقرير وعدد قد •

صفحاته

في ،abstractفي األبحاث والتقارير العلمية كلمة ويذكر •

executive summaryحين يستخدم في تقارير العمل كلمة باإلنجليزيةوأحيانا تكتب كلمة ملخص،

أنه قد قلنا قبل أن الملخص يذكر خلف صفحة العنوان إالوكما •

يذكر في صفحة العنوان إذا كان قصيرا

.تقلة األبحاث والتقارير الطويلة فإنه يذكر في صفحة مسأما •

هناك أنواع للتلخيص

:وهي•

،الملخص المعلوماتي•

الوصفيوالملخص •

فالمعلوماتي من اسمه يذكر جميع المعلومات الواردة في•

رعة التقرير وهو بعكس الملخص الوصفي الذي يصف بس

ن المعلومات واالستنتاجات الواردة في التقاير لذا نجد ا

.الملخص المعلوماتي أكثر استعماال في التقارير

:جدول المحتويات

جدول مهم يساعد القارئ في التعرف على المعلوماتوهو •رقممعلومةالتي يريد أن يقرأها حيث يذكر بجانب كل

الصفحة وهذا يساعد بسرعة في االنتقال إليها

ل غالبا جدول المحتويات على عناوين الفصوويحتوي •ير وبجانب واألبواب واألقسام والتي ذكرت بالترتيب في التقر

رئيسة كل واحدة رقم الصفحات، كذلك ال يكتف بالعناوين الأيضا تذكر العناوين الفرعية،

عكس أكثر استعماال في التقارير كثيرة الصفحات بوهو •ل التقاير قليلة الصفحات والتي ال يستخدم فيها جدو

.المحتويات

:قائمة األشكال

ح فيه األشكال التي استخدمت في التقرير لتوضيويذكر •

.الصفحاتأرقامالمعلومات، حيث توضع األشكال وبجانبها

•

لتقرير وفيها يتم ذكر الجداول التي استخدمت في ا: الجداولقائمة

.، فيذكر كل جدول وبجانبه رقم الصفحة الموجود فيها

•

وهي تحتوي على جميع المصطلحات : المصطلحاتقائمة

وز الواردة في البحث وأرقام صفحاتها ، كذلك يذكر فيها الرم

التي استخدمت في التقرير مثال كرمز س أو ص وغيرها

:المقدمة

ه ذكر تذكر المقدمة وفيها يتم ذكر التقرير وعنوانبعد •

وموضوع التقرير، واألهداف األساسية من التقرير،

يذكر والتساؤالت التي سيجيب عنها التقرير، كذلك فيها س

مشرحا لـ األقسام الواردة في البحث وما يحتويه كل قس

لة يتم ذكر الدراسات السابقة عن الموضوع ، ومشكأيضا •

الدراسة، كذلك ذكر المنهج المتبع في الدراسة

:قلب التقرير

ع هو موضوع التقرير أي صلبه، حيث يذكر الموضووهنا •

فصيل، وأقسامه فيتم عرض الموضوع وتساؤالته وشرحه بالت

،لذلك هو أكبر أجزاء التقرير

ترتيب يذكر النتائج والحلول للموضوع، وكل شيء يتم بال•

لى أن المتسلسل خطوة خطوة، وكل خطوة لها شرحا مفصال إ

وصل إلى تستوعب الفكرة وبالتالي يطرح لها الحلول ومنها يت

.النتائج

وما يتم ذكر االستنتاجاتوفيها : الخاتمة أو االستنتاجات•

مقدمة توصل له البحث ، وكذلك تذكر الحلول والتوصيات ال

.من الباحث

ي وفيها يتم ذكر المراجع والكتب المستخدمة ف: المراجع•

التقرير وكذلك الكتب التي تم الرجوع إليها وتم

اب والبيانات منها، لذا ينبغي ذكر اسم الكتالمعلوماتأخذ

وصاحبه ودار نشره وسنة النشر ومكان النشر وطبعة

.الكتاب، وهذا من األمانة العلمية في توثيق من نقل منه