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© 2007 IBM Corporation
®
L’infrastruttura tecnologica di IBM ECMper gestire documenti e procedimenti
Soluzioni per la Pubblica Amministrazione Locale
Bari, 20 novembre 2007
Giorgio Sicurella, IBM Italia
Information Management software | Enterprise Content Management
Agenda
La Pubblica Amministrazione Locale: problemi all’ordine del giorno
Tecnologia IBM ECM
– Contenuti
– Procedimenti
– Federazione
– Posta elettronica
Soluzioni
– Conservazione sostitutiva
– Protocollo
Information Management software | Enterprise Content Management
La Pubblica Amministrazione LocaleProblematiche tecnologiche e organizzative
Gestione di documenti non strutturati, informazioni vitali alla gestione della Pubblica Amministrazione Locale– Richieste di informazioni, Pagamenti, Ricerche di Identità, Pratiche
amministrative, Nazionalizzazioni, Ordini, Gestione Fornitori, Gestione ciclo passivo fatture, Dematerializzazione, Archiviazione sostitutiva, Fax e corrispondenza, Gestione eMail e Posta Certificata, etc...
Difficoltà nella ricerca e reperimento delle informazioni– I sistemi informatici aziendali devono spesso fare a meno di informazioni
rilevanti perché queste si trovano altrove– Ogni impiegato deve passare buona parte del suo tempo lavorativo nella
ricerca o nell’attesa di informazioni essenziali al suo lavoro– Questo grava sull’efficienza interna e sui costi di gestione
Sicurezza, controllo e garanzia sulla tracciabilità di accesso al patrimonio informativo
Fruibilità dei contenuti attraverso una molteplicità di canali
Predisposizione dei contenuti “nel contesto” dei procedimenti
Information Management software | Enterprise Content Management
Cosa si intende per “contenuto” e gestione del contenuto?
CollaborareCollaborare
AccedereAccedere
RicercareRicercare
Gestire il ciclo di vitaGestire il ciclo di vita
Print Output
Web Pages
Enterprise Applications(Fatture, etc.)
Documenti cartacei & Files
Documenti elettronici
Meta Dati
Fax
Forms
ArchiviareArchiviare
Foto, Grafici, Video
CreareCreare
Gestire la sicurezzaGestire la sicurezza
Information Management software | Enterprise Content Management
Gestione documentale: benefici Risparmio di costi per la gestione dei documenti:
– Carta, Stampati, Fotocopie,Telefono,spazio adibito all’archiviazione
– Eliminazione del rischio derivante da errata riclassificazione del documento
Maggiore efficienza nella gestione delle informazioni :
– Risparmio di tempo nella ricerca e nello smistamento delle pratiche
– Consultazione simultanea della stessa pratica da parte di tutti gli interessati
– Consultazione di documenti di tipologia diversa ma tra loro correlati
– Consultazione dei documenti di una pratica nella loro giusta sequenza di immissione nel ciclo aziendale
Nuove opportunità nella gestione delle informazioni:
– Possibilità di consultare documenti mediante criteri di selezione nuovi
– Controllo dell’avanzamento di una pratica ( eliminazione dei tempi morti )
– Informazione distribuita a più utenti per gestire la pratica in parallelo
Migliore qualità del servizio fornito ai clienti:
– Rispondere in tempo reale alle richieste di informazioni che arrivano dall’esterno dell’organizzazione
– Definire una libreria WEB come mezzo pubblicitario o comunque aperta all’utenza esterna
Information Management software | Enterprise Content Management
REPOSITORIES
IBM Information Integration Content Edition (IICE)Federation/Integration
OmniFindSearch & Discovery
Records Manager eFormsform management
IBM CMRepositories
IBM FileNetImage Services
SharePointRepositories
OtherRepositories
SERVICES
Portals & Web Apps
LOB & ISV Solutions
Desktop Applications
IBM ECM PortfolioIN
TE
GR
AT
ION
ERP
CRM
LEGACY
Content Manager Business Process Manager
OnDemandReport Management
CaptureScan and fax solution
Email ManagerArchiviazione email
Content Engine Process EngineEMAIL
SERVER
@@
Email clients
CLIENTS
Information Management software | Enterprise Content Management
Content Management | Caratteristiche
Classificazione e archiviazione dei contenuti
Modifica dei contenuti (check-out, check-in)
– versioni a due livelli
Ciclo di vita
Sicurezza sui singoli documenti e cartelle
Funzioni di ricerca avanzate
– proprietà
– contenuti (full-text)
Relazione logiche tra documenti
Funzionalità di auditing, tracciamento degli accessi
Information Management software | Enterprise Content Management
Content Management | Classificazione e archiviazione
Classificazione
– Definizione di classi documentali
– Ereditarietà delle proprietà (sottoclassi)
Gestione folder virtuali
Archiviazione
– RDBMS
– File system
– device ottici/magnetici esterni (HSM, NAS, SAN, Jukebox)
Information Management software | Enterprise Content Management
Content Management | Sistema a oggetti ed eventi
L’evento gioca un ruolo chiave
– Creazione, update, check-out, check-in, cancellazione dei contenuti
– Riconoscimento dell’evento e “attivazione” dei processi o applicazioni
– Elimina latenza dei processi
Notifica dei cambiament
i
Approvazione Revisione,
&
Pubblicazione
Aggiornamento dei records
Notifica email
Portale
Information Management software | Enterprise Content Management
Business Process Management | Caratteristiche
Gestione procedimenti (processi)
Disegno, automazione, integrazione e ottimizzazione dei processi
Nativa integrazione con moduli elettronici
Nativa integrazione tra processi e contenuti
Tracciamento dei processi in uso
Strumenti di analisi e simulazione dei processi
Information Management software | Enterprise Content Management
Business Process Management | Gestione forms
Sviluppo “Drag & drop”
– Soluzione creata per un rapido deployment di forms elettroniche
– Fedeltà di rappresentazione
– Facilità di accettazione da parte degli utenti
– Web / XML based
– Gestione a più pagine
– Compliance con standard di mercato
Archiviazione diretta in Content Manager
Integrazione diretta con BPM
Funzionalità di calcolo
Integrazione con Database (HTTP/JDBC)
Information Management software | Enterprise Content Management
Business Process Management | Gestione forms
Information Management software | Enterprise Content Management
Federazione / Integrazione dei contenuti | Caratteristiche
Interfaccia unificata a molteplici repository documentali
Servizi di integrazione
Connettori bidirezionali ai principali repository (EMC2 (Documentum), OpenText (Hummingbird), IBM (FileNet, Lotus)
– Servizi di federazione
Ricerche federate, repository virtuale, conversione on-the-fly per visualizzazione, Single Sign-On
– Servizi di sviluppo
Singola interfaccia applicativa di accesso indipendente dal repository (Web components, JSR 168 portlets, Java API, Web Services API)
Information Management software | Enterprise Content Management
Gestione e-mail | Caratteristiche
Applicazione server per l’archiviazione e gestione delle email
Completamente integrato con Microsoft Exchange/Outlook, Domino/Lotus Notes e Groupwise
La cattura delle email avviene in maniera automatica e/o manuale, basata su definizioni di Regole e Profili
Catalogazione delle email e degli allegati in relazione alle informazioni interne delle email (soggetto, spedito da / a, cc, ecc…)
Gli allegati possono essere archiviati come documenti separati
Email archiviate come oggetti in Content Manager
Sicurezza: le email possono essere lette da utenti non in copia direttamente
Information Management software | Enterprise Content Management
Architettura di RiferimentoGestione di contenuti e procedimentiArchitettura di RiferimentoGestione di contenuti e procedimenti
Federation/Integration
Content Services
Search & Discovery
Business Process Management
Collaboration & Communication
IBM CMRepositories
IBM DominoRepositories
FileNetRepositories
SharePointRepositories
OtherRepositoriesREPOSITORIES
CLIENTS
SERVICES
Portals & Web Apps LOB & ISV Solutions Desktop Applications
FileNet ECMFileNet ECM FileNet BPMFileNet BPM
Nell’intera AziendaNell’intera Azienda
Cattura/Creazione
Accessi
Ricerche
Ciclo di vita
Archiviazione
Sicurezza
PrintPrint
FormsFormsWeb Pages
Web Pages
Electronic Documents
Electronic Documents
Paper Documents &
Files
Paper Documents &
Files
FaxFax
DatabasesDatabases
Photos, Videos
Photos, Videos
eMailseMails
RecordsRecords
Revisione dei Contratti
Revisione dei Contratti
Audit
Consistenza e Controllo
Automazione e Ottimizzazione
Simulazione e Analisi
Gestione Eccezioni
Gestione del Personale
Gestione del PersonaleRevisione e
approvazione contenuti Web
Revisione e approvazione contenuti Web
ReclamiReclami
FatturazioneFatturazione
Assistenza agli Utenti
Assistenza agli Utenti
Information Management software | Enterprise Content Management
Conservazione Sostitutiva
Obiettivo: Mantenere e garantire nel tempo l’integrità, l’autenticità e la leggibilità di un documento informatico, nel rispetto della normativa vigente e garantendone la validità legale nel tempo.
La soluzione:
– Progettata interamente per l’ambiente Web
– Integrata nativamente con le diverse soluzioni di firma digitale e posta certificata
– Caratterizzata da accessi controllati ai documenti e livelli di sicurezza personalizzabili
– Integrabile con i sistemi gestionali più diffusi sul mercato e dedicati alla fatturazione (es. SAP)
– Integrabile con gli altri sistemi IT presenti nell’organizzazione
– Integrata con il sistema di posta elettronica
– Localizzabile nativamente in diverse lingue
Information Management software | Enterprise Content Management
Protocollo Informatico
Obiettivo: Garantire il controllo dei flussi documentali per favorire l’Efficienza organizzativa dell’amministrazione, la Trasparenza interna ed esterna l’Interoperabilità e la cooperazione tra le Pubbliche Amministrazioni
La soluzione:
– Gestione del Protocollo Informatico e gestione Elettronica dei Documenti a valenza legale, realizzata in conformità con le vigenti normative CNIPA.
– L’applicazione consente la gestione delle attività di protocollazione per più Enti all’interno di una unica installazione. La soluzione risponde alle necessità di catalogazione della documentazione cartacea e non, con registrazione di dati strutturati e immagini dei documenti associati, in entità logicamente centralizzate.
– Tra le funzioni principali sono previste:• autenticazione mittenti e contenuti;
• protocollazione documenti in entrata e in uscita (segnatura);
• assegnazione (smistamento);
• classificazione e fascicolazione;
• trattamento (procedimenti amministrativi);
• archiviazione
Information Management software | Enterprise Content Management
Protocollo Informatico Modello di Gestione Documentale della PA
ARCHIVIO DILAVORO
ARCHIVIOCORRENTE
ARCHIVIO DIDEPOSITO
ARCHIVIOSTORICO
Classificazione Versamento Scarto
Protocollo Classificazione
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