邱柏毓 臺灣微軟產品經理

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邱柏毓邱柏毓臺灣微軟產品經理臺灣微軟產品經理

如何做好個人及團隊工作管理如何做好個人及團隊工作管理

鄒中傑鄒中傑臺灣微軟顧問臺灣微軟顧問

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全方位訊息平台全方位訊息平台

FAXFAXE-mailE-mail 電話語音電話語音 行動電話行動電話

Microsoft Exchange Server 5.5Microsoft Exchange Server 5.5

Microsoft Microsoft OutlookOutlook

WebWebbrowserbrowser

Microsoft Microsoft OfficeOffice

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Windows NT / Windows 2000Windows NT / Windows 2000

Microsoft Exchange ServerMicrosoft Exchange Server

ExchangeExchange 知識管理架構知識管理架構

Microsoft Microsoft Outlook2000Outlook2000

WebWebBrowserBrowser

Microsoft Microsoft Office2000Office2000

MicrosoftMicrosoftProject98Project98

搜尋與傳遞搜尋與傳遞協同運作協同運作 文件管理文件管理

知識前端

知識服務

系統服務

分析分析追蹤追蹤

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Windows NT / Window2000Windows NT / Window2000

Non-StructureNon-Structure Store Store

Microsoft Exchange ServerMicrosoft Exchange Server

Exchange Server Exchange Server 架構架構

Microsoft Microsoft Outlook2000Outlook2000

WebWebBrowserBrowser

Microsoft Microsoft Office2000Office2000

MicrosoftMicrosoftProject98Project98

通訊通訊 時間時間 工作工作 組織組織 資源資源 OfficeOffice文件文件

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Exchange Server Exchange Server 參考用戶之經驗分享參考用戶之經驗分享

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通訊與協力作業伺服器之主流產品通訊與協力作業伺服器之主流產品 國內外最多企業採用，國內有國內外最多企業採用，國內有 46% 46%

vs 25% Notes (IDC , OS Tracker vs 25% Notes (IDC , OS Tracker 99)99)

美國財星前美國財星前 5050 大企業超過大企業超過 62%62% 採用 採用 ((Radicati Group 99)Radicati Group 99)

19991999 年第一季銷售持續超越 年第一季銷售持續超越 Notes Notes 21% (EMMS 99)21% (EMMS 99)

美國三軍，波音，財政部，主計處，美國三軍，波音，財政部，主計處，研考會，華邦，英普達，台達電，廣研考會，華邦，英普達，台達電，廣達電腦…達電腦… .. ..

市場主流產品、新技術市場主流產品、新技術

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國外參考客戶之經驗國外參考客戶之經驗公司名稱 目前使用者數 預定規劃使用者數美國陸軍 315,000 450,000

美國空軍 285,000 440,000

美國海軍 100,000 425,000

奇異電器 160,000 160,000

西門子 150,000 300,000

波音公司 139,000 200,000

康柏電腦 103,000

Lockheed Martin 98,000 125,000

AT&T 86,000 86,000

朗訊科技 75,000 80,000

美林證券 63,768

肯德基州教育部 59,000 70,000

Veterans Admin 55,000

EDS 54,000 120,000

北方電訊 52,000 52,000

Robert Bosch 50,000 50,000

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國內參考客戶之經驗國內參考客戶之經驗公司名稱 使用者數

財政部 6,000

研考會 5,000

台北市政府 4,000

和信集團 3,000

台塑集團 2,500

中國信託 2,500

華邦電子 2,200

中科院 2,000

安泰人壽 1,600

宏碁集團 1,500

太平洋集團 1,200

遠傳電信 1,200

安泰人壽 1,200

仁寶電腦 1,000

金寶電腦 800

英業達 800

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Exchange SExchange Servererver 系列系列之之

工作管理工作管理 輕輕鬆鬆用 輕輕鬆鬆用 OutlookOutlook

快快樂樂用 快快樂樂用 ExchangeExchange

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Exchange ServerExchange Server 應用範疇應用範疇

通訊管理通訊管理 組織管理組織管理

時間管理時間管理 工作管理工作管理 文件管理文件管理

流程控管流程控管(( 電子公文電子公文 ))

資源管理資源管理

專案管理專案管理

基礎建設

協同作業

知識管理

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大綱大綱 工作管理的準則工作管理的準則 個人工作管理個人工作管理 企業團隊工作管理企業團隊工作管理 工作與時間的分析工作與時間的分析 Team Folder WizardTeam Folder Wizard

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工作管理的準則工作管理的準則

個人的工作管理個人的工作管理 企業團隊的工作管理企業團隊的工作管理

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個人工作管理個人工作管理 建立工作清單建立工作清單 個人的工作分類個人的工作分類 工作計劃的分享工作計劃的分享 工作追蹤與管理工作追蹤與管理

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個人工作管理的第一步個人工作管理的第一步

為眾多往來的郵件建立對應的工作項目為眾多往來的郵件建立對應的工作項目 將工作分門別類將工作分門別類 掌握個人工作狀況掌握個人工作狀況

以到期日檢視以到期日檢視 以類別檢視以類別檢視

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自訂個人工作表單自訂個人工作表單

Outlook 2000Outlook 2000 的表單的表單 設計一個漂亮的工作表單設計一個漂亮的工作表單 公佈表單公佈表單

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承襲前人成功工作經驗承襲前人成功工作經驗

從公用資料夾存取前人工作經驗從公用資料夾存取前人工作經驗 複製工作項目清單複製工作項目清單 複製自訂工作表單複製自訂工作表單

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工作指派與回報工作指派與回報

進行工作指派進行工作指派 接受工作並回覆接受工作並回覆

工作狀況回報工作狀況回報 立即反映工作執行現況立即反映工作執行現況

工作狀況分享工作狀況分享 分享工作資料夾分享工作資料夾 保留隱私保留隱私

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工作時間規劃工作時間規劃

安排工作執行時間安排工作執行時間 行事曆上標示工作執行時段行事曆上標示工作執行時段

召開工作協調會議召開工作協調會議 對人員、資源進行會議邀請對人員、資源進行會議邀請

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工作效率分析工作效率分析

了解工作狀況，做為檢討改進依據了解工作狀況，做為檢討改進依據 將工作結果匯出將工作結果匯出

透過 透過 Excel Excel 進行樞紐分析進行樞紐分析

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累積團隊成功工作經驗累積團隊成功工作經驗 善用公用資料夾累積團隊工作成果善用公用資料夾累積團隊工作成果

建立經驗傳承資料夾建立經驗傳承資料夾 複製工作項目及文件複製工作項目及文件 複製自訂工作表單複製自訂工作表單 建立統一資料檢視方式建立統一資料檢視方式 依據規範及政策訂定經驗存取權限依據規範及政策訂定經驗存取權限

做為工作評量依據做為工作評量依據

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企業團隊工作管理企業團隊工作管理

建立團隊工作清單建立團隊工作清單 團隊工作分類團隊工作分類 團隊分工（工作指派）團隊分工（工作指派） 工作追踨與分析工作追踨與分析 經驗傳承經驗傳承

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Team Folder WizardTeam Folder Wizard 新一代的團隊工作模式新一代的團隊工作模式

利用 利用 Team Folder Wizard Team Folder Wizard 建立團隊建立團隊資料夾資料夾 迅速建立團隊資料夾迅速建立團隊資料夾 直接進行工作指派直接進行工作指派 輕鬆做好權限管理輕鬆做好權限管理 工作夥伴更清楚地了解團隊互動工作夥伴更清楚地了解團隊互動 直接累積為成功的工作經驗直接累積為成功的工作經驗

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結語 結語 - - 成功的秘訣成功的秘訣

““ 我沒有什麼特別成功的事我沒有什麼特別成功的事 , , 我只是我只是把一連串的小事情做好而已。”把一連串的小事情做好而已。”

- - 洛克斐勒洛克斐勒

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進階專案工作整合進階專案工作整合

與 與 Microsoft Project Microsoft Project 完美地搭配完美地搭配

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系列活動預告系列活動預告EExchange Server xchange Server 終結 終結 Notes Notes 神功三式 神功三式 ::

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