دورة إدارة الوقت لد.نجلاء الحربي

اعداد

نجالء دخيل هللا الحربي. د

م2012 -هـ 1433

ادارة الوقتSelf Management

قال احلسن البرصي

اذا ذهب يومك ذهب.. امنا آ نت آ ايم.. ايبن آ دم”

“بعضك

ل اذلين آ منوا ومعلوا الصاحلات وتواصوا ” ن الإنسان لفي خرس اإ والعرص اإ

“ابحلق وتواصوا ابلصرب

.الوقت أغلى ما يملك اإلنسان -1

.الوقت مورد محدود -2

.الوقت ال يمكن تعويضه -3

.الوقت يمضي سريعا -4

.استغالل الوقت يزيد من قيمته -5

طبيعة الوقت

لتنفيذ المهام الهامة ثم يتبقى لنا وقت لإلبداع -1

.والتخطيط للمستقبل واالستجمام أيضا

.لتحديد األولويات وإنجاز أهم اإلعمال -2

. لالستفادة من الوقت الضائع واستغالله جيدا -3

للتغلب على اإلجهاد واإلحباط الذي يقلل من -4

.كفاءة العمل

لماذا إدارة الوقت ؟

Managing Time There are 168 hours in every week.

How are you spending yours?

Sleeping

Going to the Gym

Getting ready for class

Working on campus

Shopping for groceries

Caring for family members

Going out with friends

Cultivating a relationship

Meeting new people

Going to office hours

Volunteering

Going to class

Studying for tests

Doing library research

Taking a nap

Exercising

Catching up!

Commuting

Getting around campus

Playing an instrument

Trying to unwind

Attending events on campus

Helping a friend

Checking email

Revising your essay

Getting coffee

Chatting with friends

Keeping in touch with family

The Truth!

Yes!

As college students, you are very busy people, and to make those

168 hours effective, you have to do some planning.

The Benefits of Time Management

You are more productive.

You reduce your stress.

You improve your self-esteem.

You achieve balance in your life.

You avoid meltdowns.

You feel more confident in your ability to

get things done.

You reach your goals.

What is Time Management?

Simply, making the most of your time and energy!

First things first…

You can’t manage time!

Time

Management

Self

تحليل الوقت: أولا

100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 صفر

ال أتحكم

مطلقا

في وقتي

أتحكم

كلية

في وقتي

إلى أي مدى تتحكم في وقتك ؟

ضع نفسك على هذا المقياس

استقصاء

كيف تدير وقتك؟

أجب عن أسئلة االستقصاء

فلن يطلع على نتيجتك أحدكن صادقا مع نفسك

مفتاح االستقصاء

نادرا قليل أحيانا دائما

1 2 4 5 عادي

90%

75%

55%

أقل

تتحكم في وقتك بفعالية

للتحكم في وقتك في طريقك

تعاني من مشاكل

الوقت هو الذي يتحكم فيك

لتحليل وقتك بشكل فعال

اجمع المعلومات: أوال

.استخدم ورقة عمل تحليل االنتاجية الشخصية*

.امأل الجدول يوميا لمدة أسبوع *

لتحليل وقتك بشكل فعال

اختبر نشاطاتك: ثانيا

هل هي ضرورية ؟ *

؟ هل البد أن تؤديها بنفسك*

ما هي أكثر الطرق كفاءة ألدائها ؟*

.استخدم نموذج تحليل الوقت *

هل تعلم

أن اإلدارة الصحيحة لوقتك تضيف إلى حياتك ساعات أطول

!!إذا أحسنت استغالل األوقات الضائعة في حياتك ؟

.يوم عمل كل عام 13دقيقة كل يوم تعني إضافة 15أن إضافة

. يوم عمل كل عام26دقيقة كل يوم تعني إضافة 30أن إضافة

.إن هذا يعادل شهرا جديدا من العمل كل عام

تذكر دائما

إن تغيير العادات يأخذ

إن إدارة الوقت قضية ذاتية يجب أن تناسب

طبيعتك ظروفك

وقتا طويال مجهودا كبيرا

تخطيط الوقت: ثانياا

هو محاولة التنبؤ بالوقت المتاح في فترة مقبلة

........و األعمال المطلوبة

يخبرك كيف تصل إلى

ما تصبو إليه

يبين لك ما تحتاجه

للوصول لما تريد

متى تبدأ المهمة حتى تنتهي منها في موعدها المحدد

تخطيط الوقت

حدد أهدافك1.

(خطة أسبوعية) اجعل خطتك مكتوبة 2.

.مراجعة الخطة وتنقيحها بشكل دوري3.

؟ كيف تعد الخطة

:الهدف الجيد يجب أن يكون

ليس فيه غموض واضحا

من األفضل في صورة رقمية

يمكن تحقيقه في أرض الواقع

يتحقق من خالله إنجاز جيد

له مدة زمنية يجب تحقيقه خاللها

قابال للقياس

واقعيا

طموحا

محددا

Specific

Measurable

Achievable

Realistic

Timed

Effective Goals SMART Go for

the

goal!

خطة الفرد المتكامل

الحالة المهنية

الحالة والمادية

األسرية

والبيت

الحالة

الفكرية

والتعليمية

الحالة

الصحية

والبدنيةالحالة

االجتماعية

والثقافية

الحالة

الروحية

واألخالقية

عجلة الحيـــاة

تنظيم الوقت: ثالثاا

إعداد قائمة األعمال اليومية -1

التفويض الفعال -2

تنظيم مكان العمل -3

اإلعداد أثناء يدك متناول في األسبوعية خطتك ضع .

يوم كل من الوقت نفس في قائمتك ضع .

( صغيرة ) قائمة من أكثر تضع ال .

تناسبك التي الخاصة قائمتك أعد .

القائمة في نشاطاتك كل اكتب .

(80/20 قاعدة) األولوية حسب مهامك على وقتك قسم

والمتوازية المتشابهة النشاطات أجمع. إلنجازها محددا وقتا مهمة لكل خصص .

وفوض الضروري غير من تخلص ) اليومية مهامك راجع

. ( بعضها

للطوارئ وقتا اترك .. وقتك في دقيقة كل تجدول ال .

الطارئة األمور مع جيدا تعامل .

ألسرتك .. لنفسك .. للراحة وقتا اترك ..

يدك متناول في دائما القائمة ضع .

بقائمتك التزم . التنظيم في تفرط ال .

د ج غير مهم

ب أ مهم غير عاجل عاجل

د ج غير مهم

ب أ مهم

غير عاجل عاجل المهام

د ج غير مهم

ب أ مهم

غير عاجل عاجل

مهم وعاجل

مهم وغير عاجل

غير مهم و عاجل

غير مهم و غير عاجل

أؤديه بنفسي

أؤديه بنفسي أو أفوض

أفوض

أتركه

(د ) أفضل من تسعة (أ ) عمل واحد :

التفويض الفعال

تستطيع ما قدر فوض . ولوية ذات المهام فوض

أ . ( ج ) ال

المتحمس الك فء الشخص فوض . تفوضه من مع جيدا المهمة ناقش . دائما فوضته من تابع . العون يد له قدم . نجاحه على كافئه .

التفويض الفعال

خرين الثقة عدمآ . بال

المخاطرة كره .

الكسول بمظهر الظهور من الخوف .

السيئة والقدوة السيئة العادة تغلب .

.حافظ على تنظيم جيد للحجرة 1.

ال تضع على مكتبك إال ما تقوم به اآلن أو 2. .ما تحتاجه خالل اليوم

.حافظ على إضاءة جيدة فوق مكتبك 3.

.تأكد من ترتيب الكتب بشكل جيد في مكتبتك 4.

.رتب أدواتك في مكانها 5.

تخلص فورا من أي شئ : سلة المهمالت . 6

. ليس له أهمية ، ولن تحتاجه بعد ذلك

أحتفظ بنظام جيد للملفات لحفظ المعلومات.

رتب الملفات حسب درجة األهمية.

أصنع ملفا واحدا لكل مهمة .

ضعه دائما (. ال تنس أن تمتلك ملفا لألشياء الهامة جدا والعاجلة )أمام عينيك

ضعه دائما في الحقيبة( ج ) أصنع ملفا أخر لألشياء البسيطة.

أعد فهرس بالملفات إذا زاد عددها .

رتب خزانتك جيدا . 7

31

My Desk

32

33

التنفيذ: رابعاا

تنفيذ خطة الوقت

نصائح عامة في التنفيذ: أوال

تعامل جيدا مع مضيعات الوقت: ثالثا

احذر التسويف: ثانيا

ألق نظرة على قائمة أعمالك اليومية.

اليومية أعمالك بقائمة التزم.

مهامك إنجاز في أبدأ .

تتردد ال ... منجزا كن .

تقول أن تعلم

عملك تقطع ال : تقطعها ال مهمة إنجاز في بدأت إذا

العمل في البدء قبل شئ كل وفر الطارئة األفكار احذر .

نصائح عامة في التنفيذ: أوال

أضف ليومك وقتا جديدا:

دوما الجهد من مزيدا أبذل .

الصغيرة الوقت وأجزاء الضائعة األوقات أستخدم {

{ البينية األوقات ، المواصالت االنتظار، أوقات

قليال تعبك حدود تزيح أن تعود .

( سابقة بمواعيد الزيارة) بمواعيدك التزم موعده في نشاط كل من انته . وقتك تنظيم على ثابر .

نصائح عامة في التنفيذ: أوال

تعامل جيدا مع المهام الكبيرة (تعامل معها جيدا .. ال تنزعج .. إذا جابهتك مهمة كبيرة )

ابدأ دائما بالمهام الصعبة واالعمال الغير محببة

اجعل اهم نشاطاتك في ساعة الذروة.

اجعل االعمال الروتينية الى وقت أقل نشاطا.

نصائح عامة في التنفيذ: أوال

تذكر

ال شئ يغري باالنتهاء قدر االبتداء

فتت المهام الصعبة والكبيرة

ال شئ يغري بالنجاح قدر النجاح نفسه

ونفذ ثانية فكر

تفكر ثانية

سنة

وتنفذ سنة

وال وال

تمرين

في التخطيط لعملك وحياتك

في القراءة وتنمية مهاراتك .

في حفظ القرآن وتالوته . في التدريب على العمل .

في قراءة الجرائد والمجالت.

في التفكير و اإلبداع .

في كتابة رسائل شخصية

في االستماع إلى األشرطة

في إنجاز بعض المهام البسيطة

.. إذا توفر لديك ساعتان إضافيتان يوميا !!ففي أي من النشاطات اآلتية سوف تنفقها ؟

..اآلن تعلم

أن كل هذه المهام اإلضافية

.... يمكن أن تنجزها في أجزاء وقتك الصغيرة

!ما هو التسويف؟

التسويف هو أن تقوم بمهمة ذات أولوية منخفضة

.بدال من أن تنجز مهمتك ذات األولوية العالية

!لماذا ال يجب أن تسوف؟

.ألنه أكثر مضيعات الوقت خطورة *

.ألنه يخرج خطتك عن مسارها *

.قاتل وخطير .. رغم أنه .. ألنه محبوب * .ألنه يجعل العمل يتراكم *

احذر التسويف: ثانيا

!لماذا نسوف؟

الكسل *

األعمال غير المحببة *

األعمال الصعبة و الكبيرة *

التردد *

الخوف من المجهول *

انتظار اإلبداع وساعة الصفاء *

انتبه

احذر التسويف: ثانيا

إن أسهل طريقة

...لعالج التسويف

هي أال تدعها تبدأ

كيف تقضي على التسويف ؟

ضع وقتا لالنتهاء من كل مهمة.

(لعدم التسويف . ) خذ على نفسك عهدا

شجع نفسك :

.اسأل نفسك عن مشكالت التأجيل •

.اجعل لنفسك حافزا •

اكتب موعد االنتهاء أمام كل عمل . تأكد أن الموعد واقعي .

اجعله أمامك دائما. اجعل أحد غيرك يتابعك.

تعرف جيدا على مهامك.

تذكر حكمة الدقائق الخمسة.

اآلن .. ابدأ في العمل.

هل هي ضرورية؟ *

هل لها وقت معين لنهايتها؟ *

ما الفائدة من إنجازها ؟*

ما هي خطوات إنجازها؟ *

العقبات ؟ ما هي *

وكيف تتغلب عليها ؟ *

كيف تقضي على التسويف ؟

كيف تقضي على التسويف ؟

أوال .. أنجز المهام التي تؤجلها دائما. ال تتردد:

.تعلم وقت اتخاذ القرار • .ال تنتظر نتائج مثالية • .ال تخف من الخطأ • .ال تقلق • ال تنتظر اإليحاء أو المزاج المالئم. واجه المهام غير المحببة. فتت المهام الصعبة والكبيرة.

هل تعلم

أن تعلم التسويف سوف

.يجعلك إنسانا كسوال *

.يضيع لك وقتك *

.يجعل عملك يتراكم*

.يجعلك إنسانا فاشال *

احذر التسويف: ثانيا

هل تعلم

أن وقت اتخاذ القرار هو

تلك اللحظة التي ال تؤثر

بعدها المعلومات الجديدة

.كثيرا في اتخاذ القرار

احذر التسويف: ثانيا

ما هي مضيعات الوقت ؟

هي العوامل التي تحول دون أداء األعمال الهامة ذات *

.القيمة العالية

هي األعمال التي تستهلك كمية كبيرة من الوقت ال تتناسب *

.مع القيمة الناتجة عنها

هي األعمال التي تشغلنا كثيرا ولكنها تساهم مساهمة *

.محدودة في تحقيق أهدافنا

استقصاء

ال

شخصية

عدم النظام •

التأجيل •

البحث عن الكمال • ال يستطيع أن يقول•

الزوار • التليفون • االنتظار • االجتماعات • الطوارئ •

عامة

ما هي مضيعات الوقت ؟

التخطيط السليم

و التنظيم الدقيق

للوقت

التنفيذ السليم

للخطة

تصرف إيجابي

تجاه

مضيعات الوقت+ +

إدارة ناجحة

وفعالة للوقت

=

التعامل الجيد مع مضيعات الوقت ؟

.التقليل من النوم 1) .القراءة السريعة 2) .الوقت الساقط 3) .الراحة القصيرة 4) .راحة طعام الغذاء 5) .مكافأة الذات 6) : حسن التعامل مع الضغوط 7) استشارة أهل الخبرة ــ الصمود ــ قسط من الراحة االتصاالت ( 8 .استعمال التقنيات الحديثة (9

(الجوال ــ الفاكس ــ األنترنت )

.التقليل من النوم 1) .القراءة السريعة 2) .الوقت الساقط 3) .الراحة القصيرة 4) .راحة طعام الغذاء 5) .مكافأة الذات 6) الصمود : حسن التعامل مع الضغوط 7) استشارة أهل الخبرة ــ قسط من الراحة االتصاالت ( 8 :استعمال التقنيات الحديثة (9

(الجوال ــ الفاكس ــ األنترنت )

المتابعة والمراقبة: خامساا

المتابعة

ضرب من اآلمال الحالمة .. التخطيط بال تنفيذ ان

.ال جدوى منه.. والتنفيذ بال متابعة.. وتضييع للوقت

الرقابة

هي مقارنة ما سبق تخطيطه بما تم تنفيذه وإنجازه

تحديد االنحرافات واالستفادة من اإليجابيات بهدف

.السلبيات ووضع مقترحات لعالجها وتجنب

صفات الرقابة الفعالة

. رقابة فورية *

.دورية و مستمرة رقابة*

. رقابة اقتصادية *

. رقابة إصالحية *

.رقابة مرنة *

اعادة تحليل الوقت الرقابة

إن الرقابة في إدارة الوقت

.. وهو .. وخطيرا ..... تعني مبدأ واحدا

تعود سريعا ...إن العادات القديمة السيئة ..

” ثالثة إلى ستة شهور” ال بد من إعادة تحليل وقتك بعد

. ثم بعد ذلك ال بد من إعادة التحليل سنويا على األقل

اعادة تحليل الوقت

لتقييم أدائك“ الوقت النهائي”استخدم استقصاء

أسابيع من بداية خطتك 6 -4بعد

.إدارة الوقت ... محمد العدلوني . طارق السويدان ود.د

ترتيب األولويات طريق النجاح ... عبداللطيف الخياط . د

.فن إدارة الوقت ... يوجين جريسمان

.النجاح رحلة ... جيفري ماير

.أساسيات إدارة الوقت ... روي اليكساندر

.األولويات األولى ... ستيفن كوفي

...ولالستزادة في الموضوع ... المراجع

عن معره فمي آ فناه

وعن ش بابه فمي آ باله

وعن ماهل من آ ين اكتس به وفامي آ نفقه

.“وعن علمه ماذا معل فية

:قال رسول هللا صىل هللا عليه وسمل

:ل تزول قدم عبد يوم القيامة حىت يسأ ل عن آ ربع خصال”

Thank you

آ نت ال ن تسريي يف الطريق الصحيح

عليك ابلصرب والتولك عىل هللا

اختبارحدد أيا من هذه العبارات صحيح و أيها خطأ في ضوء ما تعتقده

........و تقوم به في حياتك اليومية

خطأ صواب ال يوجد حتى اآلن إنسان يتوفر له الوقت الكافي 1

إن معظم الناس يعانون من كثرة األعمال بسبب 2

.طبيعة وظائفهم

المديرون أصحاب المناصب اإلدارية العليا يتخذون 3

. عادة أفضل القرارات

.إن عملك فريد من نوعه وليس له نمط معين 4

من الممكن أن يتيح لك التأخير الفرصة لتحسين 5

.نوعية القرار الذي ستتخذه

إن إدارة الوقت بصورة أفضل تنحصر في تقليل 6

.الوقت المستغرق في األنشطة المتعددة

خطأ صواب

يستطيع أغلب األشخاص حل المشكالت المتعلقة 7

.بالوقت عن طريق بذل جهد أكبر في العمل

إن تفويضك للسلطة يمكن أن يحرر الكثير من وقتك 8

. ويريحك من بعض المسئوليات

أغلب األنشطة اليومية ال تحتاج إلى تخطيط و ال 9

.ينجح الكثيرون في التخطيط لها مطلقا

األشخاص المشغولون النشطون الذين يقومون 10

.بالعمل الصعب يحققون أفضل النتائج

اختبار

مشكلة إدارة الوقت هي أنها ال تسمح بالسلوك 11

.التلقائي وهي عملية آلية أكثر منها نشطة ومتحركة

خطأ صواب

ليس من الضروري في أغلب األحيان أن تكتب 12

.أهدافك ، يكفي أنك تعرفها

إذا أردت أن تؤدي عملك بطريقة سليمة فمن األفضل 13

. أن تؤديه بنفسك

ليس من الممكن ــ في الغالب ــ العمل على أساس 14

. تحديد األولويات

أغلب النتائج التي تحققها تكون عادة نتيجة لعدد 15

.قليل من األنشطة الهامة

اختبار

النتيجــــة

{تستفيد من وقتك جيدا } ممتاز

راجع وجهات نظرك عن } مقبول

{الوقت

{أنت في الطريق الصحيح } جيد

عدد كبير من افتراضاتك عن } ضعيف

{الوقت يحتاج مراجعة

14 :15 إجابة

صحيحة

12 :13

10 :11

10أقل من

صحيحة و بقية األرقام خاطئة 15، 11، 10، 8، 5،2،1األرقام