View
401
Download
21
Category
Preview:
Citation preview
Chapt. 5
Menulis Pesan Bisnis
Beradaptasi Dengan Penerima Pesan
Menyampaikan suatu pesan kepada si penerima pesan bukanlah suatu hal yang
mudah. Apabila pesan yang kita sampaikan tidak dapat di terima dengan baik oleh si
penerima pesan, maka mereka cendrung kurang menaruh perhatian terhadap pesan yang kita
sampaikan. Hal tersebut, dikarenakan pesan yang diterima tidak cocok bagi mereka atau
pesan tersebut tidak menawarkan sesuatu yang berharga atau menarik.
Bukan tugas yang mudah dalam menyampaikan suatu pesan kepada orang lain, karena
kita akan dihadapkan dalam beberapa situasi yang berbeda sehingga kita harus
menyampaikan suatu pesan sesuai dengan kondisi dari masing-masing situasi. Misalnya
ketika kita ingin menyampaikan pesan atau informasi dalam suatu rapat atau menyampaikan
berita buruk kepada seseorang. Untuk itu, dalam menyampaikan pesan, kita dituntut untuk
lebih sensitif terhadap si penerima peasan, bangunlah hubungan yang kuat dengan penerima,
dan kendalikan gaya kita untuk mempertahankan sikap profesional.
Menjadi Sensitif Terhadap Kebutuhan Penerima Pesan
Dalam menyampaikan pesan-pesan yang sederhana pun, terkadang masih terjadi
kesalahan dalam penggunaan kata-kata atau pesan tersebut kurang sensitif terhadap penerima
dan tidak sesuai dengan kebutuhannya.
Menggunakan Sikap Anda
Dalam memperbaiki sensitivitas penerima pesan, kita dapat mengadopsi sikap “Anda”
dengan mengganti istilah yang berkenaan dengan Anda dan perusahaan anda dengan istilah
yang berkenaan dengan penerima. Misalnya, menggunakan kata Anda atau Perusahaan Anda
dengan kata saya, milik saya, kami/kita, dan milik kami/kita.
Penggunaan kata “saya”atau “kami” mempunyai kesan mementingkan diri sendiri dan tidak
berminat pada penerima pesan. Pesan tersebut terkesan memberitahukan apa yang diinginkan
oleh pengirim pesan dan para penerima pesan diharapkan untuk menyetujuinya. Namun,
bukan berarti penggunaan kata “Anda” bisa digunakan sembarangan, karena jika kita terlalu
berlebihan dalam penggunaannya maka akan menciptakan kalimat-kalimat yang kaku, terlalu
terdengar antusias atau di buat-buat. Oleh karena itu, kita tetap harus menyesuaikan sikap kita
terhadap situasi atau posisi dimana kita berada.
Ada beberapa kondisi akan lebih baik untuk menghindari menggunakan kata Anda, terutama
jika ketika menggunakannya terdengar terlalu otoriter atau terlalu menuduh. Misalnya,
“Anda harus selesai mengkoreksi kelima salinan ini sebelum siang hari” menjadi “Kelima
salinan ini harus segera dikoreksi sebelum siang hari”.
Selain itu, dalam memggunakan kata “Anda”, kita harus memperhatikan juga kebijakan
organisasi kita. Dalam beberapa organisasi, sangatlah tidak sopan menyebutkan prestasi
seseorang ketika seluruh tim ikut bertanggung jawab dalam keberhasilan yang di capai,
dalam kasus seperti ini menggunakan kata kami atau kita akan lebih di hargai.
Mempertahankan Standar Etiket
Dalam menunjukkan perhatian kita pada para penerima dan untuk memperoleh rasa hormat
dari mereka adalah dengan menunjukkan etiket dalam pesan kita. Terkadang mungkin kita
mengalami perlakuan tidak sopan yang dapat menimbulkan sikap emosional di diri kita, tapi
akan lebih baiknya untuk dapat menjaga emosi dengan bersikap lebih sopan kepada pihak
penerima, sehingga kita menunjukkan perhatian pada mereka dan membantu perkembangan
lingkungan komunikasi yang lebih baik. Karena ketika kita melepaskan emosi kita, sulit
sekali dapat memperbaiki situasi dan dapat membahayakan niat baik penerima. Oleh karena
itu, tunjukkan kemampuan kita dalam berdiplomasi dengan mengendalikan emosi kita dan
berkomunikasi dengan tenang dan sopan. Bila kita mengenal dengan baik siapa penerima
pesan kita, mungkin pendekatan yang kurang formal akan lebih tepat. Namun, ketika kita
berkomunikasi dengan orang yang memiliki posisi yang lebih tinggi dari kita, atau dengan
orang di luar organisasi kita, sopan santun sangatlah di perlukan.
Ketika berkomunikasi secara tertulis kita akan lebih bersikap bijaksana di bandingkan dengan
komunikasi secara lisan. Ketika berkomunikasi secara lisan, kita dapat memperhalus suara,
atau mengekspresikan mimik wajah kita, dan melihat respon yang kita terima sehingga ketika
si penerima merasa tidak nyaman kita dapat langsung memperbaikinya. Namun, ketika
berkomunikasi secara tertulis, kita tidak tahu apakah kata-kata kita menyinggung perasaanya,
sehingga kita tidak dapat langsung memperbaikinya bahkan mungkin kita tidak akan pernah
tahu bahwa hal tersebut dapat menyinggung si penerima pesan.
Hal lain yang harus kita perhatikan, dengan melakukan korespondensi dengan tepat waktu.
Sebaiknya kita menjawab voice mail, pesan singkat dan e-mail dalam waktu 24 jam, serta
membalas surat biasa dalam waktu 2 atau 3 hari. Namun, jika kita membutuhkan lebih
banyak waktu berilah pesan singkat bahwa kita sedang memproses jawabannya.
Menekankan Sisi Positif
Sepanjang karier bisnis anda, anda akan menghadapi berita – berita buruk yang harus
dikomunikasikan. Namun, ada perbedaan besar antara menyampaikan berita negatif dan
menjadi negatif. Pada saat anda menyampaikan berita negatif anda harus menyampaikan
berita tersebut dengan menghindari kata – kata yang membuat pesan itu menjadi negatif.
Ketika nada pesan anda negatif, anda memberikan tekanan yang tidak perlu dan akan
menyebabkan orang lain mengambil jarak dari anda dan ide anda.
1. Mengkomunikasikan berita negatif tanpa menjadi negatif
Bila anda menghadapi situasi dimana anda harus menyampaikan berita negatif,
carilah cara untuk mengurangi pukulan atau menekankan aspek positif dari situasi tersebut.
Misalnya, anda bekerja sebagai montir di suatu bengkel. Anda tidak dapat memperbaiki
mobil pelanggan anda hari ini. Anda dapat menyampaikan berita tersebut seperti ”Mobil anda
akan selesai hari minggu, apakah anda menginginkan mobil pinjaman sampai hari itu?”
Jangan pernah menyembunyikan berita negatif, tetapi selalu mencari poin positifnya yang
akan mempererat hubungan yang baik dengan penerima pesan anda.
2. Memberikan saran dan kritik dengan memfokuskan pada apa yang dapat dilakukan
oleh orang tersebut untuk menjadi lebih baik.
Bila anda merasa perlu mengkritik atau membetulkan, jangan memikirkan kesalahan
orang lain. Hindari mengacu pada kegagalan, masalah, atau kekurangan. Sebagai gantinya,
fokuskan pada apa yang dapat dilakukan oleh orang tersebut untuk menjadi lebih baik.
Misalnya, dalam suatu perusahaan ditemukan suatu masalah pada pengendalian biaya. Cara
menyampaikan hal itu dapat seperti ”Kinerja perusahaan ini dapat diperbaiki dengan
memperketat pengendalian terhadap biaya.” Dalam hal ini, dapat memacu orang yang bekerja
di bidang itu untuk mengatasi masalah itu.
3. Menunjukkan pada para penerima pesan bagaimana mereka akan memperoleh
manfaat jika mereka memenuhi pesan anda.
Bila anda sedang mencoba untuk membujuk penerima pesan anda untuk membeli
suatu produk, membayar tagihan, atau melakukan pelayanan untuk anda, berilah tekanan
pada manfaat yang akan mereka terima. Seorang individu yang dapat melihat kemungkinan
adanya keuntungan pribadi akan merespon secara positif pada permintaan anda. Misalnya,
anda ingin mengajukan proposal kerja sama dengan suatu perusahaan di mana nantinya
perusahaan tersebut akan memberikan sponsor untuk acara bakti sosial anda, anda dapat
mengkomunikasikannya seperti ”Dengan menyetujui proposal kerja sama ini, anda dapat ikut
serta membantu masyarakat yang kurang mampu untuk mendapatkan pengobatan yang layak
serta santunan kepada anak – anak terlantar.”
4. Hindari kata – kata dengan konotasi negatif, gunakan eufemisme yang penuh dengan
arti.
Pada saat anda menyampaikan pesan hindarilah menggunakan kata – kata yang
mungkin menyakitkan hati atau mengganggu penerima pesan anda. Untuk kata – kata yang
mengandung konotasi tidak menyenangkan, gantilah dengan eufemisme (istilah yang lebih
halus). Anda dapat tetap jujur tanpa perlu kasar. Bahasa yang lembut tidak akan mengubah
fakta, tetapi bahasa tersebut akan membuat fakta tersebut lebih dapat diterima. Misalnya, kata
”mati” diganti ”meninggal dunia”, ”pemecatan” diganti ”pemutusan hubungan kerja”,
”barang murahan diganti ”barang ekonomis” dan sebagainya. Namun, eufemisme harus
digunakan secara wajar, tidak berlebihan kalau tidak maka eufemisme justru berakibat
ketidaksantunan, bahkan pelecehan. Misalnya, penggunaan eufemisme dengan menutupi
kenyataan yang ada, seperti yang sering dikatakan oleh para pejabat pejabat. Kata “miskin”
diganti dengan “prasejahtera”, “kelaparan” diganti dengan “busung lapar”, “penyelewengan”
diganti “kesalahan prosedur”, “ditahan” diganti “dirumahkan”, dan sebagainya. Di sini terjadi
kebohongan publik. Kebohongan itu termasuk bagian dari ketidaksantunan berbahasa.
Menggunakan Bahasa Yang Bebas Bias
Bahasa dipahami sebagai satu-satunya sarana interaksi antarmanusia. Sebagai simbol
penyampaian pesan atau pikiran, baik secara lisan maupun tertulis, bahasa sering dipakai
untuk merepresentasikan realitas sebuah gambaran dari sesuatu secara apa adanya kepada
penerima pesan. Sering kali bahasa dapat terpengaruh oleh budaya anda sendiri. Bias apa pun
yang ada pada budaya anda ada kemungkinan akan muncul dalam bahasa anda, sering kali
dengan cara halus sehingga anda tidak menyadarinya. Bahasa yang bebas bias menghindari
penggunaan kata dan frasa yang menggolongkan orang lain secara tidak adil dan tidak etis
dengan cara dihubungkan dengan gender, ras, etnik, umur, atau cacat. Komunikasi adalah
semua hal yang berhubungan dengan persepsi, bersikap adil, dan objektif sehingga anda
dapat membangun hubungan yang baik dengan penerima pesan.
Bias dapat terjadi dalam berbagai bentuk :
1. Bias gender, hindari penggunaan bahasa yang membeda – bedakan jenis kelamin
dengan menggunakan label yang sama untuk semua orang. Contoh : ”businessman”
menjadi ”executives”, ”foreman” menjadi ”supervisor”
2. Bias rasial atau etnik, hindari penggunaan bahasa yang mengatakan bahwa anggota
kelompok ras mempunyai karakteristik stereotip. Jadi, hindari mengidentifikasikan
seseorang dari asal usul ras atau etniknya. Contoh : menyebut seseorang seperti
Barack Obama,Presiden Amerika Serikat pertama yang berasal dari ras Afrika
Amerika, berhasil menduduki posisi nomor satu di negara Adi daya Amerika Serikat.
Seharusnya, Barack Obama berhasil menduduki posisi nomor satu di negara Adi Daya
Amerika serikat.
3. Bias umur, berhati – hatilah dengan konteks penggunaan kata yang mengacu pada
umur. Kata – kata seperti itu mengandung berbagai konotasi positif dan negatif.
Misalnya, kata ”muda” dapat mengacu pada kemudaan, tidak berpengalaman, atau
bahkan belum dewasa, tergantung bagaimana kata tersebut digunakan. Apalagi jika
anda memasukkan umur pada saat yang tidak relevan.
4. Bias cacat, hindari menyebutkan suatu keterbatasan, kelemahan fisik,
mental,pancaindera,atau emosional seseorang yang pasti menyakitkan bagi orang
tersebut. Namun, apabila anda terpaksa harus menyebutkannya, hindarilah istilah
cacat, pincang, atau terbelakang. Contoh : Para pekerja yang pincang menghadapi
banyak hambatan di tempat kerja. Kata ”pincang” dapat diganti dengan ”keterbatasan
fisik”.
Membangun Kredibilitas Anda
Untuk mempertahankan kredibilitas dengan penerima yang sudah ada atau bahkan
untuk memperbaiki kredibilitas setelah melakukan kesalahan, pertimbangkan untuk
menekankan pada karakteristik berikut ini :
Kejujuran
Kejujuran merupakan inti kredibilitas. Tidak peduli betapa terkenal, penting,
memesona, atau menariknya anda, bila anda tidak menceritakan hal yang benar
sebagian orang pada akhirnya akan kehilangan kepercayaan. Di sisi lain,
menunjukkan kejujuran dan integritas akan mendapat penghormatan dan kepercayaan
dari semua orang yang berkomunikasi dengan anda
Objektivitas
Para penerima menghargai kemampuan anda untuk menjauhkan diri dari situasi yang
dipengaruhi oleh perasaan dan melihat situasi semua sisi suatu isu. Mereka ingin
percaya bahwa anda memikirkan kepentingan mereka.
Kesadaran akan kebutuhan penerima
Biarkan penerima tahu bahwa anda memahami apa yang penting bagi mereka. Bila
anda telah melakukan analisis penerima dengan teliti, anda akan mengetahui apa yang
menjadi perhatian penerima serta isu dan perhatian spesifik mereka dalam situasi
tertentu
Kepercayaan, ilmu pengetahuan, dan keahlian
Setiap penerima ingin memastikan bahwa pesan-pesan yang mereka terima datang
dari orang yang tahu apa yang sedang mereka bicarakan. Bila anda harus membangun
kredibilitas dengan seorang penerima baru, tempatkan diri anda pada posisi mereka
dan cobalah untuk mengidentifikasi kepercayaan apa yang paling penting bagi mereka
Dukungan
Bila penerima tidak tahu apapun tentang diri anda, anda dapat meminta bantuan
seseorang yang mereka kenal dan mereka percaya sehingga mereka akan lebih dapat
menerima pesan-pesan anda.
Kinerja
Mendemonstrasikan keterampilan komunikasi yang baik saja tidak cukup, orang perlu
tahu bahwa mereka dapat mengandalkan anda untuk menyelesaikan suatu pekerjaan
Gaya komunikasi
Bila anda mendukung poin-poin pesan anda dengan bukti yang dapat dikonfirmasi
melalui pengamatan, penelitian, eksperimen, atau pengukuran, pihak penerima pesan
akan mengakui bahwa anda mempunyai bukti-bukti dan mereka akan menghormati
anda.
Memproyeksi Citra Perusahaan
Banyak organisasi mempunyai panduan komunikasi yang spesifik dan menunjukkan
semua hal dari nama perusahaan dengan benar sampai singkatan yang lebih disukai dan detail
tata bahasa lain. Namun demikian, mengkhususkan gaya komunikasi yang diinginkan
merupakan hal yang lebih sulit.
Mengendalikan Gaya dan Nada Anda
Gaya adalah cara menggunakan kata-kata untuk mencapai nada tertentu, atau impresi
keseluruhan. Anda dapat membuat variasi gaya anda-struktur kalimat dan pembendaharaan
kata- untuk menciptakan nada yang penuh kekuatan atau objektif, personal atau formal,
penuh warna atau kering. Pilihan yang tepat bergantung pada sifat alami pesan anda dan
hubungan anda dengan para pembaca.
Menggunakan Nada Percakapan
Anda dapat mencapai nada percakapan dalam peasan anda dengan mengikuti panduan
berikut:
Hindari penggunaan bahasa yang kuno dan muluk-muluk.
Bahasa bisnis dulu bersifat jauh lebih formal dibandingkan dengan sekarang, namun
beberapa frasa kuno masih tetap bertahan. Hindari penggunaan kata bombatis,
ekspresi basi, dan kalimat-kalimat yang terlalu rumit untuk mengesankan orang lain.
Hindari menceramahi dan membual.
Ada beberapa hal yang mengganggu dibandingkan dengan orang yang berpikir bahwa
mereka mengetahui segalanya dan orang lain tidak mengetahui apapun. Bila anda
benar-benar perlu untuk mengingatkan penerima pesan anda tentang sesuatu yang
sudah jelas, cobalah untuk memberikan informasi dengan cara kasual, barangkali di
tengah-tengah paragraf, di mana hal tersebut akan terdengar sebagai komentar
sekunder daripada terdengar membuka rahasia besar. Juga, hindari membual tentang
pencapaian anda(kecuali jika penerima pesan anda juga bagian dari organisasi anda)
Hati-hatilah dengan keakraban.
Sebagian besar pesan bisnis harus menghindari keakraban, seperti berbagi informasi,
detail pribadi atau mengadopsi nada kasual dan tidak professional. Namun, ketika
anda memang mempunyai hubungan yang dekat dengan penerima, seperti berada di
antara anggota-anggota tim yang mempunyai hubungan yang sangat erat, nada yang
lebih akrab kadang pantas dan bahkan diharapkan.
Berhati-hatilah dengan humor.
Humor dapat menjadi alat efektif untuk menyuntikkan ketertarikan ke dalam subjek
yang kering atau mengeluarkan sengat dari berita negatif. Namun, gunakanlah humor
dengan
sangat hati-hati : humor tersebut harus dihubungkan dengan poin pembicaraan yang
sedang anda coba buat. Jangan pernah menggunakan humor dalam pesan-pesan
formal atau ketika anda sedang melakukan komunikasi antar lintas budaya. Humor
dapat dengan mudah menjadi senjata makan tuan dan mengalihkan perhatian orang
dari pesan yang sedang anda sampaikan.
Gunakan Bahasa Inggris yang Lugas
Bahasa inggris yang lugas adalah suatu cara untuk menyampaikan informasi dalam
gaya sederhana dan tidak berkias sehingga penerima dapat dengan mudah memahami maksud
yang hendak disampaikan tanpa perlu membacanya berulang-ulang.
Lugas yang dimaksud adalah makna yang sesungguhnya dan mirip dengan makna
denotative dimana bertujuan untuk menyampaikan sesuatu yang bersifat factual.
Alasan mengapa pemakaian tulisan yang tidak lugas & jelas masih dipergunakan adalah :
1. Penulis yang tidak yakin tentang kemampuan menulisnya
2. Dengan tulisan yang komples diharapkan terlihat lebih impresif
3. Kurangnya perencanaan yang menyebabkan berbelit-belit dalam mencari konklusi
Oleh karena itu diperlukanlah Bahasa Inggris yang lugas dimana akan membantu dalam
menyederhanakan pesan-pesan dan interpetasi yang hendak disampaikan dalam
berkomunikasi antar budaya secara lebih jelas.
Memilih Kalimat Aktif dan Pasif
Kalimat aktif digunakan ketika subjek melaksanakan tindakan dan objek menerima
tindakan, sedangkan kalimat pasif digunakan ketika subjek menerima tindakan. Pemilihan
kalimat aktif dan pasif ini akan mempengaruhi nada dalam pesan yang hendak disampaikan .
Penggunaan kalimat aktif akan menghasilkan kalimat yang lebih pendek dan lebih kuat,
selain itu akan terlihat lebih bersemangat, padat dan lebih mudah dipahami. Sedangkan
penggunaan kalimat pasif akan lebih tidak praktis, tidak jelas, dan lebih panjang, namun
kalimat pasif ini dapat dipergunakan untuk menghaluskan berita buruk, atau untuk
menempatkan diri penulis di latar belakang, dan menciptakan suatu nada impersonal (yang
tidak menunjukkan subjeknya secara langsung)
Menyusun Pesan Anda
Dalam penyusunan pesan, jangan pernah ragu untuk menata ulang, menghapus,
menambah ide-ide, sepanjang tidak kehilangan arah untuk menuju pada tujuan yang dibuat
semula.
Pada konsep dasarnya biarkan kreativitas mengalir dan membuat konsep tersebut. Jika
terjadi kemacetan ide cobalah dengan lompat ke bagian lain dari dokumen tersebut, kerjakan
elemen yang bukan seperti pada bagian sebelumnya, atau dengan memberikan kesempatan
pada diri kita untuk istirahat dengan beralih pada proyek lain. Kadang-kadang semua yang
dibutuhkan adalah mulai menulis dengan tanpa rasa khawatir, dimana pada kondisi tersebut
kata-kata akan mulai mengalir, pikiran tercurah dan proses menulis lebih mudah.
Pesan-pesan yang berhasil mempunyai 3 elemen penting :
Kata-kata yang kuat
Kalimat-kalimat yang efektif
Paragraf yang koheren
Menggunakan Kata-Kata Fungsional dan Kata-Kata Isi dengan
Benar
Kata-kata dapat dibagi menjadi 2 kategori utama yaitu :
1. Kata-kata fungsional
Kata-kata ini mengekspresikan hubungan dan hanya mempunyai satu arti yang tidak
berubah dalam setiap konteks penggunaannya. Contohnya : kata penghubung, kata
depan, kata sandang, dam kata ganti.
2. Kata-kata Isi
Kata-kata ini bersifat multidimensi yang kemudian menjadi pokok bahasan bagi
berbagai interpretasi. Contohnya : kata benda, kata kerja, kata sifat, dan kata
keterangan.
Dalam Sebuah kalimat, kata-kata isi diibaratkan sebagai tembok bangunan dan
kata-kata fungsional merupakan semen yang menyatukan kata-kata tersebut. Sebagai
komunikator bisnis yang baik, kita perlu berkomunikasi secara efisien sehingga kita
perlu memilih kata-kata isi yang tepat. Namun didalam kata-kata isi tersebut bisa
memiliki 2 arti yang berbeda yaitu arti denotasi dan arti konotasi. Atau juga kata-kata
tersebut bisa bersifat abstraksi dan konkretisasi.
a. Denotasi dan Konotasi
Makna denotasi adalah makna yang sebenarnya yang sama dengan makna
lugas untuk menyampaikan sesuatu yang bersifat faktual. Makna pada kalimat yang
denotatif tidak mengalami perubahan makna. Sedangkan Makna konotasi adalah
makna yang bukan sebenarnya yang pada umumnya bersifat sindiran dan bersifat
negatif.
Contoh frase yang sering kita dengar dalam dunia bisnis dan bermakna
konotasi adalah tangan kanan. Tangan kanan disini memiliki arti denotatif yaitu orang
kepercayaan. Frase tangan kanan disini masih bersifat konotasi positif sehingga masih
dianggap baik dan cukup mudah dipahami artinya dalam dunia bisnis. Namun, dalam
makna konotasi ada juga yang bersifat negatif dan sangat perlu dihindari dalam
berkomunikasi. Contohnya adalah kata gagal. Apabila kita mengatakan bahwa
seorang mahasiswa gagal lulus ujian, arti konotatif tersebut menunjukkan bahwa
mahasiswa tersebut tidak kompeten dan di bawah standar kinerja tertentu. Hal ini bisa
berbeda jika kita mengatakan mahasiswa tersebut mendapat nilai 65%. Maka dari itu
sebaiknya dalam berkomunikasi bisnis, kita harus berhati-hati dalam penggunaan
kata-kata terutama yang mempunyai banyak interpretasi dan berbagai arti konotatif.
b. Abstraksi dan Konkretisasi
Suatu kata abstrak mengekspresikan konsep, kualitas, atau karakteristik. Contohnya
adalah mengenai kemajuan & tradisi. Sebaliknya, kata konkret berarti sesuatu yang
dapat kita sentuh dan dapat dilihat. Contohnya kursi & meja. Terkadang dalam dunia
bisnis, abstraksi diperlukan pada konsep-konsep seperti semangat kerja,
produktivitas, laba, maupun kualitas. Namun abstraksi juga bisa mengganggu dan
dapat menimbulkan banyak interpretasi apabila penggunaan katanya tidak tepat. Maka
dari itu, gunakan abstraksi untuk ide – ide yang tidak dapat dinyatakan dengan cara
lain. Contohnya kata rugi yang cukup besar diganti dengan rugi 32 juta dollar.
Menemukan Kata-Kata yang Dapat Dikomunikasikan
Dalam menyusun pesan bisnis, kita perlu berpikir dengan cermat untuk menemukan
kata-kata yang paling kuat untuk setiap situasi. Berikut hal-hal yang dapat dilakukan
yaitu :
Pilihlah kata-kata yang kuat
Pilihlah kata-kata yang dapat mengekspresikan pikiran dan maksud kita dengan
jelas, spesifik, dan dinamis. Kata benda dan kata kerja merupakan kata-kata yang
paling konkret dan paling sering digunakan dalam mengkomunikasikan pesan.
Kata sifat dan kata keterangan memiliki peranan jelas,namun seringnya
menggunakan kata-kata tersebut menunjukkan kelemahan dari kata benda dan
kata kerja yang kita pakai.
Pilihlah kata-kata yang dikenal
Dengan menggunakan kata-kata yang telah dikenal baik oleh kita sendiri maupun
pendengar ataupun pembaca, komunikasi pun akan berjalan dengan baik.
Hindari kata-kata klise
Kita harus berhati-hati dengan istilah dan frase umum yang akan menghilangkan
kekuatan dalam komunikasi bisnis. Sebagian besar orang menggunakan frase atau
kata-kata klise tersebut bukan untuk membuat pesan tersebut menjadi menarik
namun hanya karena mereka tidak tahu cara mengekspresikan diri.
Gunakan jargon dengan hati-hati
Jargon adalah istilah (kata atau frasa) yang hanya dipahami oleh kalangan tertentu.
Setiap lingkungan ilmuwan dan profesional memiliki jargon-jargonnya sendiri
seperti ahli hukum punya istilah tertentu yang sulit dipahami para dokter, dan
sebaliknya. Ingatlah mungkin orang yang mendengar ucapan kita ataupun
membaca tulisan kita bukanlah orang yang perpengalaman dalam bidang tertentu
sehingga mungkin tidak terlalu memahami terminologi spesifik dari suatu bidang.
Menciptakan Kalimat-Kalimat Efektif
Langkah kunci dalam menciptakan pesan-pesan yang efektif adalah agar membuat tiap
kata menjadi berarti. Pilihlah kata-kata yang memberi tekanan pada poin yang paling penting
dalam tiap kalimat. Komunikasi akan lebih efektif bila menyeimbangkan penggunaan
keempat jenis kalimat yaitu kalimat sederhana, majemuk, kompleks, dan majemuk-kompleks.
Memilih dari Empat Jenis Kalimat
Kalimat Sederhana
Kalimat ini hanya memiliki satu induk kalimat yang terdiri dari satu subjek dan satu
predikat tunggal.
Contoh : Laba meningkat di tahun lalu.
Kalimat Majemuk
Kalimat ini memiliki dua induk kalimat yang pikirannya setara dan saling
berhubungan. Atau bisa juga disebut dengan gabungan dua atau lebih kalimat
sederhana yang biasa digabungkan dengan memakai kata dan, tetapi, atau.
Contoh : Tingkat upah turun sebesar 5% dan penjualan menurun.
Kalimat Kompleks
Kalimat ini memiliki satu induk kalimat dan satu anak kalimat yang berhubungan
dengan pikiran utama serta biasanya dipisahkan oleh koma.
Contoh : Walaupun kesimpulan yang dibuat oleh Gerald perlu dipertanyakan, tim
harus mengakui bahwa penelitiannya dilakukan dengan seksama.
Kalimat Majemuk-Kompleks
Kalimat ini memiliki dua induk kalimat dan paling tidak satu anak kalimat terikat.
Contohnya : Laba meningkat di tahun lalu dan walaupun kesimpulan yang dibuat oleh
Gerald perlu dipertanyakan, tim harus mengakui bahwa penelitiannya dilakukan
dengan seksama.
Menggunakan Gaya Kalimat Untuk Memberi Tekanan Pada Pikiran Utama
Gaya kalimat berbeda-beda dari satu bahasa ke bahasa lain. kalimat-kalimat dalam bahasa
Jerman cenderung panjang dan kompleks, bahasa Jepang dan Cina tidak mempunyai kalimat
dalam pengertian yang sama dengan bahasa di negara barat. Bahasa Inggris memberikan
fleksibilitas dalam menyatakan dan mengembangkan gaya Anda sendiri atas apa yang ingin
Anda katakan. Bagi penerima pesan bisnis, kejelasan serta efisiensi lebih penting daripada
gaya bahasa sastra, jadi berusahalah untuk menggunakan kalimat yang lugas dan sederhana.
1. Bila Anda ingin menekankan ide utama atau ide kunci melalui gaya kalimat, Anda
dapat melakukannya dengan memberi porsi terbesar bagi poin utama. Gunakan
kalimat ekstra untuk menjelaskannya, seperti contoh:
Ketua dewan komisaris melakukan pemungutan suara dari para pemegang saham.
Untuk menekankan pentingnya ketua, Anda dapat menjelaskan lebih banyak
mengenai orang tersebut:
Ketua dewan komisaris, yang mempunyai banyak pengalaman dalam perjuangan
pengambilalihan perusahaan, melakukan pemungutan suara dari para pemegang
saham.
2. Cara lain adalah dengan menjadikannya subjek dari suatu kalimat. Misalnya,
penekanan ditujukan pada orang tersebut:
Saya dapat menulis surat dengan jauh lebih cepat dengan menggunakan computer.
Sementara, bila computer yang menjadi pusat perhatian:
Komputer memungkinkan saya untuk menulis surat dengan jauh lebih cepat.
3. Bila Anda ingin member tekanan pad aide, letakkan anak kalimat dependen pada
akhir kalimat (posisi paling empati) atau pada awal kalimat (posisi empati kedua).
Paling empati: komponen elektronik diproduksi di Meksiko, yang mempunyai
tingkat upah lebih rendah daripada di Amerika Serikat.
Empati: karena tingkat upah di Meksiko lebih rendah, komponen elektronik
diproduksi di sana.
Sedikit empati: Meksiko, yang mempunya tingkat upah yang lebih rendah dipilih
sebagai lokasi untuk memproduksi komponen elektronik.
Menciptakan Paragraf-Paragraf yang Koheren
Paragraf hendaknya difokuskan pada satu pokok pikiran dan menjadi penghubung
logis dalam sebuah alur pikiran yang teratur yang membentuk satu pesan lengkap. Dengan
mengontrol elemen-elemen dalam setiap paragraph, Anda dapat membantu pembaca untuk
memahami ide pokok dan bagaimana materi tambahan yang spesifik mendukung ide utama.
Elemen-Elemen Dalam Paragraf
Paragraf pada umumnya terdiri dari tiga elemen dasar:
Kalimat utama.
Tiap paragraf berkenaan dengan topik tunggal. Kalimat yang memperkenalkan topik
disebut kalimat utama. Dalam menulis urusan bisnis, kalimat utama biasanya dinyatakan
secara eksplisit dan sering kali menjadi kalimat pertama dalam suatu paragraf. Kalimat utama
memberi rangkuman ide umum yang akan dibahas pada sisa paragraf.
Kalimat-kalimat pendukung.
Kalimat utama perlu dijelaskan lebih jauh, dijustifikasi, atau diperluas dengan
kalimat pendukung. Kalimat pendukung harus menyediakan cukup banyak detail spesifik
agar membuat topic menjadi lebih jelas. Paragraf dikembangkan dengan baik ketika (1)
paragraph mengandung cukup banyak informasi untuk membuat kalimat utama meyakinkan
dan menarik (2) paragraph tidak mengandung kalimat tambahan yang tidak berhubungan
dengan kalimat utama.
Elemen-elemen transisional.
Paragraf yang efektif harus koheren, yaitu paragraph harus disusun dalam urutan
logis sehingga pembaca dapat memahami pikiran penulis. Koherensi dapat dicapai
menggunakan transisi yang yang menunjukkan hubungan antarparagraf dan antarkalimat
dalam paragraph. Transisi adalah kata-kata atau frasa-frasa yang mengikat ide-ide menjadi
satu. Di samping itu, transisi juga dapat memperhalus alur tulisan yang Anda buat.
Cara membuat transisi:
Menggunakan kata sambung: dan, tetapi, atau, namun, akan tetapi, selain itu, dan
lain-lain
Mengulang kata atau frasa dari paragraph atau kalimat sebelumnya: “Suatu
system harus dibangun untuk memonitor tingkat persediaan. Sistem tersebut akan
menyediakan…”
Menggunakan kata ganti yang mengacu pada kata benda yang digunakan
sebelumnya: “Ms. Arthur adalah kandidat utama bagi posisi presiden direktur. Ia
mempunyai kualifikasi yang luar biasa.”
Menggunakan kata yang sering berpasangan: “Mesin tersebut mempunyai output
minimum … Output maksimumnya adalah…“
Elemen transisional berfungsi sebagai pengubah suasana hati dari paragraph sebelumnya.
Contohnya:
Detail tambahan: selain itu, lebih lanjut, sebagai tambahan, di samping itu,
pertama, kedua, ketiga, akhirnya
Hubungan sebab akibat: oleh karena itu, karena, selanjutnya, sebab itu, konsekuensinya,
jadi, sebagai akibat dari, maka
Perbandingan: seperti halnya, sebagai perbandingan, demikian juga, tetap
Kontras: namun, sebaliknya, sementara itu, akan tetapi, tetapi, meskipun
demikian
Kondisi: walaupun, jika
Ilustrasi: misalnya, secara khusus, dalam hal ini, contoh
Urutan waktu: pada awalnya, setelah, ketika, sementara itu, kadang-kadang
Intensifikasi/penekanan: tentu saja, pada kenyataannya, pada setiap kejadian
Rangkuman: secara singkat, ringkasnya, untuk merangkum semuanya
Pengulangan: yaitu, dengan kata lain, sebagaimana telah saya katakan
sebelumnya
Lima Cara Mengembangkan Paragraf
Lima teknik mengembangkan sebuah paragraph yang biasa digunakan adalah ilustrasi,
perbandingan atau kontras, sebab dan akibat, klasifikasi, problem dan solusi. Anda dapat
menggabungkan dua atau lebih metode untuk mengembangkan suatu paragraph. Namun
dalam menggabungkan pendekatan-pendekatan tersebut, lakukanlah dengan hati-hati
sehingga Anda tidak kehilangan partway pembaca di tengah paragraf.
Menggunakan Teknologi Untuk Menyusun Dan Membentuk Pesan Anda
Sebagaimana setiap tahap dalam komunikasi bisnis, penggunaan teknologi secara
hati-hati dapat membantu menyusun dan membentuk pesan-pesan yang lebih baik dalam
waktu yan glebih singkat. Kit dapat menggunakan berbagai alat elektronik untuk menyusun
pesan-pesan : peranti lunak untuk menciptakan isi web regular yang terdiri dari kumpulan
sebagian besar situs web, web logs atau blogs untuk memperbarui isi web secara teratur,
pesan instan (IM) untuk perubahan singkat dan mendukung rapat-rapat online, dan e-mail
serta word processing untuk pesan yang lebih panjang.
Bagian berikut memberikan saran tentang mennyusun pesan-pesan e-mail yang efektif
dan menggunakan word processor yang memformat fitur agar memperoleh banyak manfaat.
Menyusun Pesan-Pesan E-Mail yang efektif
Meskipun pesan e-mail tampaaknya hanya sementara, perhatian terhadap pesan-pesan yang
detail sama pentingnya dengan tipe pesan-pesan bisnis lain yang mana pun. Saat menulis
pesan-pesan bisnis elalu mempertimbangkan beberapa poin-poin tambahan berikut :
Mengikuti Petunjuk Perusahaan – dan Akal Sehat
Banyak perusahaan yang benar-benar melatih para karyawan mereka dalam menggunakan e-
mail agar para karyawan dapat menggunakan e-mail dalam perilaku bisnis yan gbertanggung
jawab. Petunjuk penggunaan e-mail biasanya meliputi:
1. Membatasi penggunaan e-mail hanya untuk isi yang tepat. Pada beberapa
organisasi, e-mail digunakan hanya untuk berbagi informasi seperti tujuan, skedul,
penelitian, berita perusahaan, dan sebagainya. Sebuah pesan elektronik bukan media
untuk menyampaikan berita tragis atau untuk member sanksi disiplin, itu dsampaikna
pada pesan pribadi.
2. Menghindari mengirim pesan-pesan pribadi di tempat kerja. Pada insiden yang
sering terjadi, karyawan diberhentikan karena mengirim e-mail berisi pesan pribadi.
Selain itu, banyak perusahaan sekarang mengarsipkan semua e-mail, oleh karena itu
pesan yang dianggap merugikan perusahaan yang dikirimkan keluar di waktu yang
tidak tepat mungkin akan tersimpan dalam waktu yang lama. Tak peduli apakah pesan
tersebut berhubungan dengan pribadi atau bisnis.
3. Menghargai rantai komando perusahaan. Di beberapa perusahaan, karyawan bias
mengirimkan e-mail pada siapa saja, termasuk presiden direktur dan CEO. Namun
kebebasan tersebut harus digunakan sebaik-baiknya. Misalnya, tidak mengirimkan
keluhan langsung pada pimpinan puncak hanya karena hal tersebut mudah dilakukan.
4. Memberikan perhatian pada ‘e-mail hygiene’. E-mail hygiene merujuk pada
semua usaha yang dibuat oleh perusahaan untuk menjaga e-mail tetap bersih dan
aman dari semmua spam blocking dan proteksi virus sampai dengan menyaring isi e-
mail.
Mengatur Pesan-Pesan E-mail Anda
Bila kita merespon sebuah pertanyaan atai permintaan tentang suatu informasi,
pastikan anda memulai e-mail dengan memasukkan pertanyaan asli tersebut dalam jawaban.
Kita dapat mengatur sebagian besar paket peranti lunak e-mail agar secara otomatis
memasukkan pesan asli dari pengirim dalam jawaban e-mail kita dan meneruskannya
(forward). Atau kita dapat melakukan sendiri potong dan temple (cut and paste ) pesan
tersebut. Kita dapat menghemat waktu pembaca dengan mengedit pesan asli hanya dengan
memasukkan informasi yang secara langsung diterapkan pada jawaban kita.
Bila kita meminta informasi, kita dapat menyatakan jenis respons yang kita butuhkan
atau bahkan meminta respons tersebut ditulis di baris subjek e-mail kita. Kemudian dalam isi
pesan, bila kita menyatakan permintaan kita dalam suatu rangkaian pertanyaan yang teratur.
Terakhir, cobalah untuk membatasi e-mail hanya dlaam satu halaman di layar
monitor. Bila tidak, menulislah seperti wartawan-dimulai dengan “berita utama” dan
kemudian tambahkan detail dimulai dari yang terpenting. Dengan cara itu, bias dipastikan
bahwa poin pesan kita dapat dipahami secepat mungkin meskipun si pembaca pesan tidak
mempunyai waktu atau minat untuk membaca pesan sampai selesai.
Mengadaptasi Pesan-Pesan E-mail Anda
E-mail dapat bersifat informal dan kasual sama seperti percakapan antara teman-
teman lama. Sama seperti komunikasi bisnis apa pun, seberapa formal pesan yang anda buat
bergantung pada penerima dan tujuan kita. Apa pun tingkat informalitas yan gkita gunakan,
pastikan untuk memasukkan baris subjek yang informative dan membuat pesan kita bersifat
pribadi.
Membuat Baris Subjek E-mail yang efektif.
Baris subjek yang efektif merupakan salah satu bagian terpenting dari setiap pesan e-
mail. Ketika penerima pesan e-mail membuka kotak masuk, mereka melihat siapa yang
mengirim pesan dan memeriksa baris subjek terlebih dahulu baru bias memutuskan pesan
mana yan gakan dibaca lebih dahulu.
Untuk menarik perhatian penerima, pastikan bahwa baris subjekbersifat informative
dan menarik. Jangan menguraikan atau mengklasifikasikan isi pesan.
BARIS Subjek TIDAK EFEKTIF BARIS Subjek EFEKTIF
Angka penjualan bulan juli Kirimkan angka penjualan bulan juli
Rapat besok Bawa laporan konsultan pada rapat hari
Jumat
Laporan Pemasaran Butuh anggaran untuk laporan
pemasaran
Parkir karyawan Skedul yang telah diperbaiki untuk
taman parkir
Laporan status mengubah bentuk bangunan gudang
telah
dijadwalkan
Bila saling bertukar e-mail dengan seseorang pada topic yang sama, pastikan untuk
memodifikasi baris subjek pesan secara periodic untuk mencerminkan isi pesan yang telah
diperbaiki. Memodifikasi baris subjek dengan setiap respon baru akan menghemat waktu
anda dan membuatnya lebih mudah untuk menemukan sebuah pesan di kemudian hari.
Membuat Pesan-Pesan E-mail Anda Bersifat Pribadi. Menambah sebuah kata pembuka
pada e-mail, membuat e-mail tersebut lebih pribadi. Kata pembuka yang digunakan, apakah
formal atau yang lebih kasual bergantung pada penerima dan tujuan kita. Adanya kata
penutup dan tanda tangan juga membuat e-mail bersifat lebih pribadi. Bisa saja menggunakan
kata penutup yang sederhana daripada menggunakan kata penutup surat bisnis yang
tradisional.
Untuk tanda tangan, lebih mudah dengan mengetik nama pada baris yang terpisah.
Atau dapat menggunakan data tanda tangan, suatu identifikasi singkat yang meliputi nama,
nama perusahaan, alamat surat, nomor facsimile, dan kadang-kadang slogan atau label
perusahaan. Juga dapat digunakan salinan digital untuk tanda tangan, yang sudah diterima
sebagai bukti legal dalam transaksi bisnis, terutama bila disertai cap tanggal, yang secara
otomatis disisipkan oleh mail program.
Memformat Pesan-pesan E-mail Anda
System e-mail yang ada sekarang telah dilengkapi dengan beragam pilihan, misalnya
font,warna,daftar bullet, dan lain-lain. Bahkan ada juga system email yang menawarkan
format HTML sehingga dapat mengirimkan pesan-pesan yang indah dan bervariasi.
Namun,untuk urusan bisnis perlu dicermati beberapa hal dalam penulisan email
karena sebagian besar rekan bisnis kita hanya mengharapkan email dengan format dasar dan
tidak berlebihan. Ada juga system email yang tidak menerima sistem HTML sehingga pesan
tidak dapat diterima sebagaimana yang diharapkan.
Dalam komunikasi bisnis, e-mail harus dipahami dengan jelas dan mudah. Berikut
beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan email:
1. Gunakan penulisan huruf besar dengan tepat
Mengetik pesan dalam huruf besar semua dianggap berteriak dan menunjukan
ketidaksopanan,sedangkan menulis tanpa menggunakan huruf besar sama sekali
dianggap terlalu informal sebagai pesan bisnis.
2. Gunakan akronim agar hemat
Email yang baik sebaiknya singkat dan padat, untuk itu penggunaan akronim
dibutuhkan agar pesan cepat tersampaikan dan mudah dipahami. Penggunaannya juga
perlu diperhatikan agar pembaca pesan dapat memahami pesan yang ingin
disampaikan.
3. Gunakan emoticon dengan hati-hati
Emoticon sesekali dapat digunakan untuk mencairkan suasana agar tidak terlalu
formal. Namun perlu juga memperhatikan kepada siapa pesan ditujukan karena bila
tidak hati-hati dalam pengunaannya, kita malah akan dicap tidak professional dan
senang bermain-main.
Membentuk Dokumen Anda dengan Pengolah Kata
Style sheet
Sebagian besar sistem pengolah kata (word processor) menawarkan beberapa bentuk style
sheet yang dapat dipilih. Style sheet adalah daftar style yang telah didefinisikan
sebelumnya dalam text. Tujuannya untuk memastikan tampilannya konsisten dengan
dokumen perusahaan dan dapat menghemat waktu pemilihan desain-desain yang
beragam.
Templates
Templates digunakan untuk skala yang lebih besar, misalnya desain halaman, font yang
tersedia, dan fitur lain.
Autocompletion
Autocompletion akan memasukan blok text yang siap pakai ketika anda mengetik
beberapa huruf pertama.sistem akan menyimpan kata-kata yang pernah dipakai untuk
digunakan kembali bila diperlukan dan mengurangi salah ketik.
Autocorrection
fitur ini membantu memperbaiki kesalahan ejaan dan ketik serta mengubah teks ke dalam
symbol. Contohnya bila kita mengetik :) akan berubah menjadi .
file merge, mail merge
penggabungan dokumen-dokumen dengan membuat dokumen master yang
menggabungkan beberapa sub dokumen.
Catatan akhir, catatan kaki, indeks, dan daftar isi
Untuk memasukan catatan akhir (endnote) dan catatan kaki (footnote) terdapat program
yang dapat memberi nomer pada setiap catatan dan secara otomatis mengurutkannya
sehingga catatan yang dibuat diberi penomoran jelas dan tidak berantakan. Untuk
membuat daftar index dan daftar isi juga terdapat program yang memudahkan
pembuatannya, kita hanya perlu mengikuti box yang ditampilkan dan mengaturnya.
Wizard
Wizard membantu dalam proses menulis surat, resume, dan dokumen lainnya. Wizard
membantu menjadi pengingat dalam elemen-elemen yang dibutuhkan dalam dokumen.
Recommended