BAB l
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah :
Latar belakang di laksanakannya pembuatan makalah ini yaitu,
agar mahasiswa mengerti dan mampu menyampaikan gagasan gagasan
Surat Rutin dan Pesan yang Berisi Niat Baik. 1.2 Rumusan Masalah
:
1.1.1 Bagaimana cara menyusun strategi untuk surat rutin?
1.1.2 Bagaimana cara menulis surat permintaan langsung?
1.1.3 Bagaimana cara menulis surat pesanan?
1.1.4 Bagaimana cara membuat surat klaim langsung?
1.1.5 Bagaimana cara menulis surat memenuhi permintaan?
1.1.6 Bagaimana cara menghadapi menulis surat rekomendasi?1.1.7
Bagaimana cara mengabulkan klaim dan membuat penyesuaian?
1.1.8 Bagaimana cara menulis pesaan internasional?1.3 Metode
Penulisan :Metode Analisis
Metode yang menyelidiki terhadap suatu peristiwa atau karangan
perbuatan untuk mengetahui keadaan yang sebenarnya.Menguraikan
suatu pokok atas berbagai bagiannya dan penelaahan bagian itu
sendiri serta hubungan antar bagian untuk memperoleh pengertian
yang tepat dan pemahaman arti keseluruhan.
1.4 Tujuan penulisan :
1.4.1 Untuk mengetahui bagaimana cara menyusun strategi dalam
menyusun surat rutin.1.4.2 Untuk mengetahui hambatan-hambatan di
dalam komunikasi bisnis.
1.4.3 Untuk mengetahui cara berkomunikasi di dalam suatu
organisasi.
BAB II
PEMBAHASAN 2.1 Strategi Untuk Surat Rutin
Surat bisnis adalah penting ketika perlu catatan permanen,
ketika perlu formalitas, dan ketika sebuah pesan adalah sensitif
dan membutuhkan penyajian yang disusun dan dipikirkan dengan
baik.
Surat dibagi menjadi tiga kelompok :1. Surat rutin yang
mengomunikasikan pesan niat baik, permintaan, dan balasan yang
langsung ke sasaran.2. Pesan persuasif yang meliputi transaksi
penjualan.3. Pesan negatif menyampaikan penolakan dan berita
buruk.Surat rutin kepada pihak luar mendorong umpan balik produk,
memproyeksikan citra baik perusahaan, dan mendorong bisnis di masa
depan. Bab ini berkonsentrasi pada surat rutin dan langsung, yang
dengannya kita melakukan bisnis sehari-hari dan menyampaikan niat
baik kepada pihak luar. Surat semacam ini ditujukan kepada pemasok,
instansi pemerintah, perusahaan lain, dan yang terpenting konsumen.
Surat kepada konsumen menerima prioritas terbesar karena pesan ini
mendorong umpan balik produk, memproyeksikan citra baik perusahaan,
dan mendorong bisnis di masa depan.
Karakteristik Surat yang BaikDalam menyampaikan surat rutin
paling tidak ada tiga karakteristik yang membedakan surat bisnis
yang baik : Isi yang Jelas. Surat yang di tulis dengan jelas
memisahkan ide ke dalam paragraf, menggunakan kalimat dan paragraf
pendek, dan memadukan pembaca memahami ide dengan kalimat transisi.
Selain itu, surat yang jelas menggunakan kata-kata yang lazim dan
kata kerja aktif. Tetapi banyak surat bisnis yang tidak ditulis
dengan baik. Sebanyak sepertiga surat bisnis tidak menghasilkan
apapun selain mengklarifikasi respondensi sebelumnya. Surat yang
jelas menghindari masalah ini dengan menjawab semua pertanyaan atau
keingintahuan pembaca sehingga tidak perlu korespondensi lebih
lanjut. Nada Niat Baik. Niat baik adalah perasaan positif yang
pembaca miliki terhadap seseorang atau sebuah organisasi. Surat
dapat mencapai nada dengan menekankan perspektif Anda dan manfaat
bagi pembaca. Anda harus peka terhadap kata-kata yang bias gender,
ras, usia, atau cacat tubuh. Terakhir, bingkai ide-ide Anda secara
positif karena akan terdengar lebih menyenangkan dan memberi lebih
banyak informasi daripada susunan yang negative.
Format yang tepat. Format surat yang tepat menyampaikan pesan
tersirat namun positif. Dalam gaya blog, bagian-bagian surat Baris
tanggal, alamat dalam, isi, dan sebagainya disusun rata kiri
halaman. Juga, surat format sehingga berada di tengah halaman dan
dibingkai oleh ruang putih. Dalam menyusun surat rutin, Anda dapat
mengelola pesan ke dalam tiga bagian : Pembukaan : Pernyataan yang
menyampaikan tujuan dengan segera. Isi : Rincian yang menjelaskan
tujuan Penutup : Permintaan untuk tindakan atau kesimpulan yang
sopan.Pemuatan di Depan dalam Pembukaan. Sebaiknya mulai menulis
pesan sehari-hari dalam cara langsung dengan pemuatan ide utama di
depan pesan. Ingat, tiap kali seorang pembaca mulai membaca sebuah
pesan, ia akan berpikir, Mengapa pesan ini dikirim kepada saya? Apa
yang haurs saya lakukan?.Kebanyakan surat bisnis lebih baik ditulis
ke belakang. Mulailah dengan tindakan yang diharapkan atau ide
utama. Jangan berlama-lama pada materi pendahuluan, sejarah,
justifikasi, atau bahasa bisnis gaya lama. Lebih baik kemukakan
tujuan secara langsung. Bandingkan pembukaan tidak langsung dan
langsung berikut ini untuk melihat perbedaannya.Pembukaan Tidak
LangsungPerusahaan kami mengalami kesulitan untuk mempertahankan
karyawan. Kami juga butuh bantuan dalam menyeleksi pelamar kerja.
Program seleksi kami saat ini tidak memuaskan. Saya memahami bahwa
Anda menawarkan materi pengujian karyawan, dan saya mempunyai
sejumlah pertanyaan untuk diajukan.Pembukaan LangsungMohon jawab
pertanyaan-pertanyaan berikut mengenai materi pengujian personalia
anda.Menjelaskan dalam Isi. Sampaikan rincian-rincian yang
menjelaskan permintaan atau respons Anda, membuat struktur
informasi agar tulisan menjadi jelas dan mudah dibaca. Di sini Anda
harus mempertimbangkan penggunaan beberapa alat grafis untuk
menyoroti rincian-rincian tersebut : daftar nomor atau bullet,
judul bagian (heading), kolom, dan cetak tebal atau cetak
miring.Bila informasi yang ingin Anda sampaikan banyak, mungkin
Anda perlu mangembangkan setiap ide dalam paragraf terpisah dengan
transisi yang efektif untuk menghubungkannya.Bersikaplah Spesifik
dan sopan dalam Penutupan. Penutupan yang sopan menjelaskan apa
yang penerima harus lakukan. Pada titik ini Anda harus menunjukkan
secara spesifik apa yang anda ingin pembaca lakukan. Bila perlu,
sertakan tanggal akhit sebuah tanggal penyelesaian tindakan. Beri
alasan penetapan tenggat waktu.Menetapkan Proses Penulisan 3-x-3
untuk Surat Rutin sebelum menulis surat rutin, analisis tujuan anda
dan antisipasi respons audiens. Meskipun surat rutin mungkin pendek
dan langsung, mereka akan lebih efektif jika proses penyusunannya
dilakukan dengan teliti, Inti dari tulisan yang efektif adalah
kemampuan mengelola serangkaian pokok pikiran, berikut ini tinjauan
cepat terhadap proses penulisan 3-x-3 untuk membantu Anda
memikirkan aplikasinya bagi surat rutin.Analisis, antisipasi, dan
AdaptasiSebelum menulis, gunakan sedikit waktu untuk menganalisis
tugas dan audiens. Tujuan utama di sini adalah 1) Menentukan
tujuan2) Mengantisipasi reaksi audiens, dan3) Memvisualisasi
audienso Penelitian, Pengorganisasian, dan PenyusunKumpulkan
informasi dan buat daftar poin yang ingin di cakup. Untuk pesan
singkat seperti jawaban atas pertanyaan konsumen, catatlah
informasi di bawah dokumen yang akan di jawab. Untuk dokumen
panjang yang memerlukan riset formal, gunakan diagram tandan atau
teknik bagan.2.2 Surat Permintaan Langsung
Surat Permintaan LangsungSurat langsung bisa dibuka dengan
pertanyaan atau permintaan. Pertanyaan-pertanyaan dalam sebuah
surat langsung harus paralel (seimbang secara gramatikal).Surat
permintaan langsung menjaga nada yang sopan, menguraikan apa yang
perlu dilakukan, san berfokus pada manfaat bagi pembaca. Banyak
dari surat bisnis rutin termasuk salah satu dari tiga kategori :1)
Meminta informasi atau tindakan2) Memesan produk, atau3) Membuat
klaim yang meminta penyesuaian ketika sesuatu berlangsung salah.
Meminta Informasi dan Tindakan
Mayoritas surat bisnis meminta informasi atau tindakan. Bila
permintaan Anda meliputi beberapa pertanyaan, Anda bisa membuka
dengan permintaan yang sopan, seperti Bisakah Anda menjawab
pertanyaan-pertanyaan berikut ini mengenai layanan penggajian
Anda?. Perhatikan bahwa meskipun permintaan tersebut terdengar
seperti sebuah pertanyaan, hal itu sebenarnya merupakan perintah
terselubung.
Permintaan untuk MenjelaskanBagian isi menjelaskan tujuan Anda
dan memberikan rincian. Bila Anda mempunyai pertanyaan, ekspresikan
dalam bentuk paralel sehingga Anda membuat seimbang secara
gramatikal. Untuk mendapatkan informasi sebanyak-banyaknya, ajukan
pertanyaan terbuka, seperti contoh dibawah ini :Apa saja
perlengkapan keamanan komputer yang bisa di rekomendasikan ?Apakah
Anda mempunyai perlengkapan keamana komputer ?Ingat bahwa kata-kata
tertulis tidak dapat diperlunak dengan sebuah senyuman. Bila
mungkin, fokuskan pada manfaat bagi pembaca (untuk memastikan Anda
menerima sweater yang tepat seperti keinginan Anda, mohon kirimi
kami pilihan warna Anda). Dalam bagian penutup beritahu pembaca
dengan sopan apa yang harus dilakukan. Jika tanggal adalah penting,
tentukan sebuah tanggal akhir untuk mengambil tindakan dan jelaskan
alasannya.hindari penutupan lain yang terlalu berlebihan seperti
Terima kasih atas kerja sama Anda (basa-basi), Terima kasih
sebelumnya atas...(basa-basi dan pongah), dan Bila Anda ada
pertanyaan, jangan ragu menghubungi saya (mengesankan bahwa Anda
tidak membuat diri Anda jelas). Menunjukkan PenghargaanMemang
selalu baik untuk menunjukkan penghargaan, tetapi cobalah untuk
melakukannya dengan cara yang segar dan efisien. Sebagai contoh,
Anda dapat mengaitkan terima kasih Anda dengan tenggat waktu
(Terima kasih karena mengembalikan daftar isian ini sebelum 5 mei,
ketika kami akan mulai mengolahnya). Anda bisa menghubungkan
penghargaan Anda dengan suatu pernyataan yang menunjukkan manfaat
bagi pembaca (Kami berterima kasih atas informasi yang akan Anda
berikan karena hal itu akan menolong kami melayani Anda dengan
lebih baik). Atau Anda dapat menjelaskan secara singkat bagaiman
informasi akan membantu Anda .
2.3 Surat Pesanan
Surat pesanan menentukan nama barang atau layanan, kuantitas,
tanggal, harga, dan metode pembayaran. Dalam pembukaan beritahukan
segera kepada pembaca bahwa surat itu merupakan otorisasi pembelian
dan bukan semata-mata permintaan informasi. Dari pada menulis Saya
melihat sejumlah barang menarik dalam katalog Anda, mulailah secara
langsung dengan bahasa pemesanan seperti Mohon kirimi saya via
FedEx barang-barang dari katalog musim gugur Anda.Bial Anda memesan
banyak barang, daftarkan secara vertikal barang-barang tersebut
pada isi surat Anda. Sertakan sebanyak mungkin data spesifik :
kuantitas, nomor pesanan, deskripsi lengkap, harga per unit, dan
harga total. Tunjukkan jumlah total, serta masukkan pajak dan biaya
pengiriman jika mungkin. Semakin banyak informasi yang diberikan,
maka semakin kecil kemungkinan adanya kesalahan. Dan dalam bagian
penutup beritahukan bagaimana cara Anda membayarnya.
Contoh Surat Pesanan :PT. LENTERA MAJUTanjung Selamat,
Darussalam
Telp : 021-545647-4765674, E-Mail : [email protected], Fax :
454564
Banda Aceh
No : 034/LT/XI/1306 November 2013
Yth, Direktur PT. Duta Tour Indah and Traveling Service
Jl. Gajah Mada No. 174 Kompleks Mediterania Ruko C8
Jakarta Barat
Hal : Permintaan penawaran via udara
Dengan hormat,
Berdasarkan iklan harian kompas yang terbit tanggal 06 November
2013 bahwasanya PT. Duta Tour Indah menyediakan jasa tour and
travel service.
Sehubungan dengan hal itu, kami ingin mengetahui berapa harga
tiket via udara perpaket baik itu kelas ekonomi maupun kelas VIP,
bagaimana cara pembayarannya, dan berapa diskon yang bisa bapak
berikan kepada perusahaan kami.
Demikianlah yang dapat kami sampaikan, atas kerjasama bapak/ibu
kami ucapkan terimakasih.
Hormat kami,
Herza Septian
Manajer Marketing
2.4 Membuat Surat Klaim Langsung
Tiga Tahap Proses PenulisanMembuat surat Klaim Langsung
Dalam bisnis banyak hal yang bisa berlangsung tidak sesuai
harapan pengiriman yang dijanjikan terlambat, barang garansi
mengalami kerusakan, atau pelayanan yang mengecewakan. Untuk
menjelaskan atau membetulkan sebuah kesalahan dibuat surat klaim.
Klaim langsung merupakan klaim yang Anda harap diterima dengan baik
oleh penerima. 1. Membuat Secara Langsung.
Surat klaim dibuka dengan sebuah pernyatan masalah yang jelas,
didukung klaim yang spesifik, dan ditutup dengan pernyataan niat
baik. Ketika solusinya sudah jelas, nyatakan dengan segera (Mohon
kirimkan kami 24 Royal hot air popcorn poppers untuk mengganti 24
hot oil poppers yang salah kirim pada pengiriman tanggal 4
Januari). Ketika solusi kurang jelas, Anda mungkin meminta
perubahan kebijakan atau prosedur atau cukup meminta penjelasan
(Karena tiga karyawan kami tidak memperoleh kamar, padahal mereka
sudah mengonfirmasi reservasi di hotel Anda pada tanggal 16
september, mohon Anda mengklarifikasi kebijakan Anda terkait
prosedur reservasi dan keterlambatan tiba).
2. . MenjelaskanDalam isi surat klaim, jelaskan masalah dan
berikan alasan permintaan anda. Berikan rincian yang diperlukan
sehingga persoalan dapat dikoreksi tanpa korespondensi lebih
lanjut. Memberi rincian tanpa menjadi marah akan meningkatkan
efektivitas surat klaim. Sertakan salinan semua dokumen yang
berhubungan seperti faktur, slip penjualan, deskripsi katalog, dan
catatan perbaikan. Ketika ada alternatif solusi, uraikan secara
jelas (bila Anda tidak dapat mengirim 24 Royal hot air popcorn
poppers dengan segera, mohon Anda mengkredit rekening kami sekarang
dan memberi tahu kami ketika barangnya sudah tersedia). 3.
Menyimpulkan
Simpulkan surat klaim dengan pertanyaan sopan yang menunjukkan
niat baik dan mengekspresikan keinginan untuk terus menjaga
hubungan baik. Jika perlu sertakan tanggal akhir (kami menyadari
bahwa kesalahan dalam pemesanan dan pengiriman kadang terjadi.
Karena kami puas terhadap pelayanan cepat Anda di waktu lalu, kami
berharap bahwa anda bisa mengirim hot air poppers kepada kami
sebelum tanggal 15 januari). Menunda klaim membuatnya tampak kurang
penting. Klaim yang tertunda juga lebih sulit diverivikasi. Kliam
tertulis yang diserahkan pada waktunya akan diperlakukan lebih
serius daripada yang ditunda penyerahannya.
2.5 Memenuhi Permintaan
Memenuhi PermintaanPembukaan sebuah surat balasan langsung
memuat baris subjek. Baris subjek membantu pembaca mengenali topik
dengan segera. Biasanya disampaikan dalam dua baris di bawah salam
pembuka, baris subjek mengacu dalam bentuk singkat pada
korespondensi sebelumnya dan /atau meringkas sebuah pesan (subjek:
pertanyaan tanggal 12 Juli anda mengenai Peranti Lunak WorkZone).
Baris subjek tersebut sering tidak menggunakan kata sandang (suatu,
sebuah), bukan merupakan kalimat lengkap, dan tidak di akhiri
titik.Membuka secara langsung. Surat yang menjawab permintaan
dibuka dengan baris subjek untuk mengidentifikasi topik dengan
segera. Dalam isi surat balasan Anda, berikan penjelasan dan
informasi tambahan. Karena surat yang ditulis pada kertas berkop
perusahaan dianggap kontrak yang mengikat secara legal, pastikan
untuk memeriksa fakta dan angka dengan hati-hati.Mengatur informasi
secara logis. Saat menjawab sekumpulan pertanyaan atau memberikan
banyak data, aturlah informasi tersebut secara logis dan buat agar
mudah dibaca dengan menggunakan daftar, tabel, judul bagian, cetak
tebal, cetak miring, atau sarana grafis lainnya. Merespons
pertanyaan konsumen merupakan sebuah kesempatan baik untuk
mempromosikan bisnis Anda.Menjelaskan surat balasan. Pada surat
balasan langsung, pembukaan menyampaikan tujuan surat dan membangun
hubungan dengan pembaca dengan berterima kasih padanya atas
dukungan pada musim pertandingan sebelumnya. Isi surat memuat
sebuah bullet dan penjelasan mengenai informasi yang dikirim.
Penutup yang ramah dan pribadi yang menyimpulkan surat balasan
langsung tentu dilakukan untuk membangun hubungan baik dan
mempromosikan bisnis di masa depan sambil memberi informasi yang
ingin diketahui.Memperlakukan pesan campuran. Pola langsung juga
tepat bagi pesan yang kebanyakan berisi berita baik tetapi mungkin
memepunyai beberapa berita negatif. Dalam pesan berita campuran,
berita mendahului berita buruk.
2.6 Menulis Surat Rekomendasi
Tujuan anda adalah menyampaikan berita buruk secara jelas tanpa
memberikannya menjadi fokus pesan :
Menulis Surat Rekomendasi.Surat rekomendasi ditulis untuk
mencalonkan orang untuk penghargaan dan untuk keanggotaan dalam
organisasi. Surat rekomendasi menyampaikan evaluasi yang jujur dan
objektif mengenai individu dan membantu memadankan kandidat dengan
pekerjaan.Pembukaan.Mulailah rekomendasi karyawan dengan
mengidentifikasi kandidat dan posisi yang diincarnya, jika hal itu
diketahui. Nyatakan bahwa pernyataan Anda sifatnya rahasia, dan
beritahu bahwa Anda menulis atas permintaan pelamar
(kandidat).Surat yang merekomendasikan orang untuk penghargaan bisa
dibuka dengan pernyataan yang lebih suportif.Isi Surat
. Isi surat rekomendasi pekerjaan sebaiknya menjelaskan kinerja
dan potensi kandidat dalam istilah yang spesifik. Rekomendasi yang
baik menjelaskan kualitas umum (keahlian keorganisasional hubungan
antar pribadi) yang didukung oleh bukti-bukti spesifik yang
menjelaskan kualitas tersebut. Kesimpulan. Pada paragraf akhir
sebuah rekomendasi, Anda sebaiknya menawarkan evaluasi keseluruhan.
Tunjukkan bagaimana Anda memeringkat orang itu dalam kaitannya
dengan orang lain pada posisi yang sama. Banyak manajer yang
menambahkan sebuah pernyataan yang menunjukkan apakah mereka akan
mempekerjakan kembali pelamar, kalau ada kesempatan. Bagian penutup
rekomendasi menyampaikan peringkat keseluruhan dan mungkin
menawarkan untuk memberi informasi lebih lanjut melalui telepon.
Surat rekomendasi yang umum, yang ditulis ketika kandidat belum
tahu posisi spesifik yang dituju, sering dimulai dengan salam
KEPADA CALON ATASAN. Rekomendasi yang lebih spesifik, untuk
mendukung pelamar pada posisi yang sudah diketahui, ditujukan pada
individu.2.7 Mengabulkan Klaim dan Membuat Penyesuaian
Bisnis biasanya merespons klaim dengan baik karena paksaan hukum
dan keinginan untuk memelihara hubungan baik dengan konsumen.
Bahkan bisnis yang terbaik dan terkemuka kadang kala menerima klaim
atau keluhan dari konsumen. Kebanyakan bisnis mengabulkan klaim dan
segera membuat penyesuaian, mereka mengganti barang dagangan,
mengembalikan uang, memperpanjang diskon, mengirim kupon, dan
memperbaiki barang. Bisnis melakukan penyesuaian yang baik terhadap
klaim yang sah karena dua alasan. Pertama, konsumen dilindungi oleh
hukum untuk perbaikan kerusakan. Perlindungan kedua, dan tak pelak
lagi, kebanyakan organisasi dengan tulus ingin memuaskan konsumen
mereka dan mempertahankan bisnis mereka. Hubungan baik dan ingatan
konsumen berpengaruh penting terhadap laba.Dalam merespons klaim
konsumen, pertama-tama harus memutuskan apakah akan mengabulkan
klaim atau tidak. Kecuali kalau klaim tersebut jelas-jelas curang
atau menunjukkan jumlah yang berlebihan. Ada kemungkinan besar
untuk mengabulkannya.Surat penyesuaian memperbaiki kesalahan,
mendapatkan kembali kepercayaan konsumen, dan mempromosikan bisnis
lebih lanjut.Anda akan mempunyai tiga tujuan dalam surat
penyesuaian : Meralat kesalahan, jika ada yang salah. Mendapatkan
kembali kepercayaan konsumen. Mempromosikan bisnis lebih
lanjut.Pembukaan dengan Berita BaikKalimat pembuka menyampaikan
berita baik secara langsung. Pembukaan dari sebuah surat
penyesuaian yang positif sebaiknya segera menyetujui klaim
konsumen. Kadang-kadang, konsumen hanya ingin mengeluh dan
mengetahui bahwa sesuatu telah dilakukan terkait dengan hal yang
dikeluhkan.Dalam membuat sebuah penyesuaian, hindari kalimat yang
bernada marah atau dendam. Sekali Anda memutuskan untuk mengabulkan
klaim, lakukan dengan senang hati. Ingat bahwa tujuan utama dalam
penyesuaian adalah mempertahankan kesetiaan konsumen. Pernyataan
yang terdengar enggan (meskipun kami biasanya menolak untuk
memperpanjang garansi, kami akan membuat pengecualian dalam kasus
ini) bisa menyebabkan kekecewaan yang lebih besar daripada tidak
ada respons sama sekali.Menjelaskan AlasanDalam isi sebuah surat
penyesuaian, tujuannya adalah mendapatkan kembali kepercayaan
konsumen. Anda bisa melakukannya dengan menjelaskan penyebab
masalah (jika Anda tahu) atau dengan menjelaskan tindakan yang Anda
ambil untuk menghindari berulangnya masalah.Bila sebuah penjelasan
tidak mengandung ancaman terhadap pengakuan tanggung jawab, berikan
rincian. Tetapi jangan membuat penjelasan Anda terdengar seperti
sebuah alasan. Konsumen marah ketika organisasi tidak mengambil
tanggung jawab atau mencoba melemparkan kesalahan ke tempat
lain.Haruskah Anda Minta Maaf?Bila anda merasa bahwa sebuah
permintaan maaf adalah tepat, lakukan hal itu lebih awal dan
singkat. Ingat bahwa fokus utama surat Anda terletak pada :1.
bagaimana Anda memenuhi permintaan2. bagaiman persoalan muncul,
dan3. bagaimana tindakan Anda untuk mencegah berulangnya
masalahbahasa surat penyesuaian terutama sekali harus sensitif,
karena konsumen sudah kecewa. Berikut ini beberapa bahasa yang
jangan digunakan: Jangan( gunakan kata-kata negatif (kesusahan,
penyesalan, kesalahpahaman, kesalahan, kegagalan, ketidaknyamanan,
Anda mengklaim). Jangan menyalahkan konsumen bahkan jika mereka
mungkin salah.( Jangan menyalahkan orang atau departemen dalam
organisasi Anda, hal ini tidak profesional.( Jangan membuat janji
yang tidak realistis, Anda tidak dapat menjamin bahwa situasi itu
tidak akan terulang.(Menutup Surat PenyesuaianUntuk menutup sebuah
surat penyesuaian, asumsikan bahwa masalah telah diselesaikan dan
bahwa bisnis di masa depan akan berlanjut. Anda dapat menunjukkan
penghargaan karena pembaca menulis, berterima kasih atas bisnis di
masa lalu, merujuk pada keinginan Anda untuk meleyani konsumen
kembali, atau menyinggung sebuah produk baru.
2.8 Menulis Pesan Untuk Menangani Niat Baik
Pesan niat baik itu adalah: Selfless (Tanpa pamrih). Pastikan
untuk memfokuskan pesan semata-mata pada penerima dan bukan
pengirim. Specific (Spesifik). Buat pesan menjadi personal dengan
menyebutkan kejadian spesifik atau sifat khas penerima. Sincere
(Sungguh-sungguh). Biarkan kata-kata Anda menunjukkan perasaan yang
sebenarnya. Spontaneous (Spontan). Jaga agar pesan Anda segar dan
antusias. Short (Singkat). Meskipun pesan niat baik dapat sepanjang
yang diperlukan, cobalah untuk mencapai tujuan Anda dalam sedikit
kalimat.Terima kasihSurat yang menunjukkan apresiasi dan
mengungkapkan terima kasih adalah penting bagi penerimanya. Dalam
mengungkapkan terima kasih, Anda umumnya menulis sebuah catatan
singkat pada kertas khusus atau kartu ucapan.ResponsLuangkan waktu
untuk merespons setiap pesan niat baik yang Anda terima. Gagal
merespons ucapan selamat dan pesan niat baik lainnya adalah seperti
gagal berkata Terima kasih kembali ketika seseorang mengatakan
Terima Kasih. Merespons pesan semacam itu adalah hal yang benar
untuk dilakukan. Meskipun demikian, hindari mengecilkan pencapaian
Anda dengan komentar-komentar yang mengesankan bahwa Anda tidak
benar-benar patut menerima pujian atau bahwa pengirim
membesar-besarkan kualitas baik Anda.Simpati Surat simpati
sebaiknya merujuk pada kemalangan secara sensitif dan menawarkan
bantuan. Kebanyakan kita pernah mengalami kemalangan dan kesedihan
pun terasa lebih ringan ketika kita mengetahui bahwa orang lain
peduli. Meskipun demikian, surat yang mengekspresikan rasa simpati
mungkin lebih sulit ditulis daripada jenis pesan lain.
2.9 Menulis Pesan Internasional
Surat internasional sebaiknya sesuai dengan kebiasaan
organisasional, format, dan budaya negara penerima. Surat yang
ditujukan kepada individu di wilayah tertentu, seperti Jepang dan
Eropa, sebaiknya menggunakan pola organisasional yang kurang
langsung dan lebih formal nadanya, surat tersebut juga sebaiknya
disesuaikan dengan format surat regional yang tepat.
1
