A PROJEKTMENEDZSMENT ALAPJAI Pál Attila (NET-DIVE Kft.)

A PROJEKTMENEDZSMENT ALAPJAI

Pál Attila (NET-DIVE Kft.)

A menedzsment definíciója

A menedzsmentet úgy is definiálhatjuk, mint annak biztosítását, hogy a kitűzött célok eléréséhez a szükséges erőforrások felhasználása leghatékonyabb és legeredményesebb módon történjen.

A menedzsment az ellenőrzés, irányítás, tervezés készsége és gyakorlata; „meghatározott céllal történő irányítási, vezetési tevékenység”.

Más megfogalmazásban: az embereknek és erőforrásoknak egy bizonyos céllal történő tervezésére, szervezésére és mobilizálására irányuló erőkifejtés.

A projektmenedzsment célja / feladata

• projekt terjedelmének kontrollálása

• projekt idő/ütemezés menedzselése

• projekt költségek kontrollja

• minőségbiztosítás

• projekt humánerőforrás menedzsment

• projekt kommunikáció menedzselése

• kockázatkezelés

• változások-menedzselése

• szolgáltatások- és árubeszerzés menedzselése

A projekt menedzsment és a minőség biztosítás célja, hogy az adott feladatot a tervezett határidőre, az előre meghatározott minőségben és költségkereten belül valósítsuk meg. A projekt menedzsment és a minőségbiztosítás keretében általában az alábbi fő feladatokat kell elvégezni:

Projekt menedzsment funkciók I.

Projekt tervezés→ A projektvezető a közreműködő szervezeti egységekkel együtt,

team munkában végzi.→ Jellemző a kettős feladat:

• A megtervezendő rendszer kialakítása megfelelő módszerek, technikák segítségével

• Az ehhez megfelelő tervezési eljárás kidolgozása

Projekt szervezés• Team építés és fejlesztés• A különböző team-ek tevékenységének szervezése,

összehangolása (konfliktusok kezelése)

Projekt menedzsment funkciók II.

Projekt koordinálás• Kitűzött határidők betartása• Információáramlás biztosítása

Projekt irányítás• A munkálatok terv szerinti lebonyolítása

Projekt ellenőrzés/monitoring• A projekt futását folyamatosan követő tevékenység (Mennyiségi-, minőségi- és funkcionális szempontokra is ki kell

terjednie!)

Projekt életciklus fázisai

1. Kezdeményezési (koncepcionális) fázis• Igények, szükségletek, elvárások projektötlet• Projektjavaslat elkészítése (elérhető –mérhető, objektív- cél(ok) vázolása,

végrehajtás indoklása, résztvevők, főbb mérföldkövek)

• Részletesebb piaci elemzések (megvalósíthatósági tanulmány) készítése

2. Tervezési fázis• Projekt cél(ok) konkretizálása

• Projekt menedzsment létrehozása (tagok kiválasztása, hatáskörük tisztázása)

• Tevékenységek, erőforrások tervezése-ütemezése, integrálása minőségi-, illetve biztonsági előírásokkal, adminisztrációval

• Életciklus-előrehaladás ellenőrzési tervek készítése

3. Végrehajtási (implementációs) fázis• Megvalósítás az előzetes tervek alapján• Tevékenységek figyelemmel kísérése, irányítása• Előrehaladás (periodikus) vizsgálata, szükség szerinti

revíziója

4. Lezáró (befejező) fázis• Projekt kiteljesítése• Átadás• Projekt kiértékelése

(teljes körű pénzügyi és szakmai értékelés; negatív és pozitív eredmények, hatások)

• Nyomonkövetés

A projektciklus folyamatábrája

1. LÉTREHOZÁS

3. MEGVALÓSÍTÁS és NYOMONKÖVETÉS

4. ÉRTÉKELÉS

2. TERVEZÉS

Tanulási ciklus

1. Tapasztalat

3. Következtetés4. Tervezés a továbbiakra

2. Reflektálás

Tanulási stílusok (Honey-Mumford)

• AKTIVISTA, TEVÉKENY: „Mindent ki kell próbálni egyszer.”

• GONDOLKODÓ, TÖPRENGŐ: „Először gondolkodj, aztán cselekedj.”

• ELMÉLETI: „Akkor jó valami, ha logikus.”

• GYAKORLATIAS (pragmatikus):„Akkor jó valami ha működik.”

Mindenkiben van mind a négy csoport jellemzőiből, de egy specifikus.(1. melléklet)

A jó projekt ismérvei

• Felmerült igényekre – szükségletekre – problémákra szabott

• Szorosan kapcsolódik és illeszkedik a szervezet (pályázó) hosszú távú fejlesztési tervéhez

• Mind a partnerek, mind pedig az érintettek támogatják• A projekt megvalósítható (megfelelő célok-eszközök stb.)

• Innovatív• Jelentős hatással bír a közvetlen és közvetett

környezetére is• A jó projekt érdeke a megfelelő projektmenedzser kiválasztása

Szervező Stratéga

Motiváló Forrásszervező

Aktivista Látnok

Közösségi munkás

Szociális munkás

Tanár Tanuló

A projekt menedzser legyen

A PROJEKT LÉTREHOZÁSA

A JÓ PROJEKT ÁTLÁTHATÓ, MEGGYŐZŐ ÉS MÉRHETŐ (INDIKÁTOROK).

Ennek érdekében felmerülő kérdések és a hozzájuk kapcsolódó

tervezési módszerek:

Milyen aki csinálja (pályázó –konzorcium-)? (SWOT)

Minek az érdekében? (Problémafa) Milyen eredményért? (Célfa) Mit csinál? (Logikai keretmátrix, Logframe)

A tervezés • Megvalósítási struktúra elkészítése• Erőforrások megtervezése (külső – belső)• Logframe elkészítése• Mérföldkövek, sarokpontok meghatározása

(Cselekvési terv), Idő tervezés (Ütemezés) (GANTT Diagramm, 2. melléklet)

• Kockázatelemzés• Kommunikációs terv elkészítése

Mindezek után jöhet a –sikeres- pályázat megírása, és benyújtása!

Projektmegvalósítás előkészítése

1. Értesítés nyertes pályázatról

2. Megvalósítók/partnerek értesítése

3. Támogatási szerződéshez szükséges

dokumentumok benyújtása

4. Módosítások eszközölése

5. Támogatási szerződés megkötése

6. Projekt újragondolása

1. Értesítés nyertes pályázatról

• Irányító Hatóság (IH) küldi ki az értesítést, amelyet a főpályázó kap kézbe (Interneten is elérhető a nyertesek listája)

• A főpályázó értesíti a Partnereket

• Tájékoztatás a további tennivalókról

• Folyamatos kapcsolattartás az IH-val

2. TÁMOGATÁSI SZERZŐDÉSHEZ SZÜKSÉGES DOKUMENTUMOK BENYÚJTÁSA

• Banki felhatalmazó levél• Előlegigénylés• OTMR adatlap (3. mellélet)

• Nyilatkozatok• Hiba esetén hiánypótlás, amíg nem teljes körű a dokumentáció.

3. Módosítások eszközölése

• Az IH külön útmutatása alapján történik

• Csak meghatározott esetekben (pl. változik az aláírásra jogosult személye, a székhely)

• Csak a mindenképpen szükséges módosításokkal próbálkozzunk

• Indoklás legyen helytálló

4. Támogatási szerződés

• Minta a pályázati dokumentációban található(4. melléklet)

• TARTALMAZZA: A projekt összes paraméterét A pénzügyi kereteket A tervezett tevékenységeket Az elvárt eredményeket A szakmai és pénzügyi beszámolás módját, határidejét Az esetleges szankciókat.

KÖTELEZŐ VALAMENNYI MEGVALÓSÍTÓRA!!

5. Projekt újragondolása

• Ütemezés áttekintése

• Ütemezési naptár készítése

• Feladatok előkészítése:

→ végrehajtók meghatározása

→ részletek megtervezése

→ költségek (likviditás) biztosítása

• Partnerek felkészítése

Projektmenedzsment készségek felmérése/fejlesztése

1.Karrierirányok (5 melléklet)

2.Csoportvezetés

3.Kommunikáció

4.Értekezletek

5. Időbeosztás-időmenedzselés

1. Karrierirányok

a) Szakmai/funkcionális képességekb) Általános vezetési képességekc) Önállóság/függetlenségd) Biztonság/Stabilitáse) Vállalkozói kreativitásf) Szolgálat/társadalmi elhivatottságg) Színtiszta kihívásh) Életmód

2. Csoportvezetés

• Egy csoport mindig többre képes, mint az egyéni erőfeszítések összessége

• Ha több ember együtt dolgozik, még nem biztos hogy ők „csapat”

• Hogy csapat legyen, ki kell alakulnia az együttműködésnek, a mindenki által ismert és elfogadott szabályoknak és folyamatoknak.

Csoportban munkálkodás előnyei

• Javul a döntéshozatali képesség (mindenki ismeri, érti a folyamatokat, hiszen részt vettek azok megalkotásában)

• Nő a motiváció ( mindenki részesedik a sikerből, elismerésből, még ha az nem is az ő speciális területén jelentkezik)

• Nő a kreativitás (A képességek, ismeretek szélesebb spektrumban állnak rendelkezésre)

Csoportfejlődés

• Kialakulás ( a csoport először találkozik, ismerkedik egymással)

• Vihar ( a csoporton belül klikkek alakulnak, az egyéni nézetek ütköznek, minden előrelépés, határozat csata eredménye, kicsi hatékonyság)

• Szabályozás (az együtt dolgozás előnyeit kezdik felismerni, kialakítják a működés szabályait, nő a hatékonyság)

• Teljesítés

Vezetői lehetőségek a csapatépítésben

• Ötletroham: a csoport összes ötletének begyűjtése… nincs rossz ötlet…

• Egyedüli megoldás elkerülése: ne mindig az első ötletet próbáljuk megvalósítani ( a tervezésben mindig lehet változtatni)

• Írásbeli feljegyzések: Minden határozat legyen rögzítve• Építő visszajelzések biztosítása: Pártatlan kritika, a

feladatra és nem a személyre összpontosítva• A hibák őszinte felfedése..• A hatalom megosztása: ne legyen merev hierarchia, azé

az aktuális hatalom aki a legmegfelelőbb a probléma megoldására.

KOMMUNIKÁCIÓSzóbeli kommunikáció

• Határozottság- lényeg világos megfogalmazása• ellenőrzés fenntartása: önuralom, nem agresszió• nyitott kérdések használata: ne lehessen igennel-

nemmel felelni• a beszélgetés interakció- kétirányú folyamat, adjunk

lehetőséget a másik félnek• összegzés: a végén mindig rögzítsük a

megbeszélteket• a másik fél tisztelete

Írásbeli kommunikáció

• Objektivitás: meghatározott (egyértelmű) célja legyen• Olvasó:

→amit már tud – hagyjuk ki→milyen háttér infó kell - írjuk bele→mi az amit tudnia kell – emeljük ki

• Szerkezet:→egy bekezdés-egy gondolat→gondolat megfogalmazása – kibontása→magyarázat- igazolás

• A másik fél tisztelete!

ÉrtekezletekÉrtekezlet (projekt megbeszélések): Egy csapat összehozásának eszköze, hogy egyesítsék eszközeiket egy közös cél elérésének érdekében.

Elmenni, vagy sem…: ha nincs ott helyünk ne menjünk el. (Van hogy csak később derül ki )

Felkészülés: - Napirend készítése- Résztvevők listájának összeállítása- Időtartam meghatározása

Értekezlet levezetése

A jó levezető:• Tisztázza a kereteket-szabályokat, az ülés

célját, a befejezés időpontját.• Összegzi az egyes szakaszok témáit, az előrehaladást, a meghozott határozatokat, a következő szakasz témáit.• Biztosítja hogy..: a vita a meghatározott célra

irányuljon, a résztvevők betartsák az időbeosztást, mindenki hozzászólhasson, a viták ne fajuljanak veszekedéssé.

Irányítás az értekezleten

Ne:

• tegyünk senkit nevetségessé,kinevetve a rossz ötleteket

• kritizáljunk közvetlenül senkit egy elmaradt feladatért

• hagyjuk figyelmen kívül a hozzászólásokat

• hagyjuk, hogy a félénk, bizonytalan résztvevők mellőzve érezzék magukat.

Igen

• kezeljük a rossz ötleteketkomolyan, fogalmazzuk meg miért nem megfelelőek

• Tisztázzuk mi a teendő és mikor a rendreutasítás négyszemközt történjen

• próbáljunk meg építeni az elhangzott javaslatokra

• közvetlenül kérjük ki a véleményüket, támogassuk a hozzászólásokat

IDŐGAZDÁLKODÁS

A tervszerű munkavégzés,

az időbeosztás, a

lényeges és lényegtelen elkülönítésének képessége.

„TIME IS MONEY”

„Az időgazdálkodáshoz értés többet ér, mintha akármennyire biztos valaki az egészség vagy a pénz ökonómiájában, mert csak az idő visszahozhatatlan”

Széchenyi István

A fölösleges munkavégzés okai

• Szokások (nehezen átalakíthatóak)

• Bizalmatlanság

• A „mindenáron felfedezni magam” igénye

• A tökéletességre törekvés

• Információs igény

Célok kitűzése és betartása

CÉL:

- A cél oka: Miért is akarom elérni?

- A cél határideje: Meddig is akarom elérni?

- A cél mennyisége: Mennyit is akarok elérni?

- A cél minősége: Milyet is akarok elérni?

Célok és a végrehajtás ideje

• Életcélok: amelyeket szeretnél elérni, amikkel szeretnél megismerkedni (változhatnak)

• Középtávú célok: egy-három éven belül megvalósítandó céljaink

• Napi célok: minden egyes nap a lehető legtöbbet hozzak ki magamból ……

A tervezés = időnyereség

Napi tervek készítése:

• A rendelkezésre álló idő felmérése

• Lista készítése minden elvégzendő feladatokról

• Szortírozás, prioritások felállítása.

• Időpontok és tevékenységek társítása prioritás szerint

• Terv megvalósítása…

Módszerek:

1. A-B-C módszer

2. Pareto – elv (80/20-as szabály)

3. Eisenhower – elv

Sikeres időgazdálkodás titka a

fontossági sorrend meghatározása!

1. A-B-C Módszer

• A feladatok: a legfontosabbak, ezek nem ruházhatóak át.

• B feladatok: átlagos fontosságú, átruházható feladatok.

• C feladatok: rutin feladatok, ebből van a legtöbb, a legtöbb időt veszik el.

Akkor működik a legjobban ha….

• Minden napra csak 1-2 „A” feladatot tervezünk (kb. 3 óra)

• További 2-3 „B” feladatot irányzunk elő (kb. 1-1 óra)

• A maradékot a „C” feladatokra fordítja (kb. 1 óra)

2. PARETO ELV

• A felhasznált idő 20 %-ával az eredmények 80 %-át érjük el.

• Az idő 80 %-át a mellékes, de sok, helyzet, probléma teszi ki, ez az eredmények 20 %-át hozza.

EISENHOWER ELVNégy szempont a prioritás meghatározásához:

I. Fontos és sürgős:

Azonnal el kell intézni.

II. Fontos de nem sürgős:

Időt kell meghatározni, hogy ne legyen baj a határidővel.

III. Sürgős de nem fontos:

Ahogy lehet elvégezni.

IV. Se nem fontos, se nem sürgős:

„P” akta...

Fogjuk el az idő-tolvajt!

• Elveszett dolgok keresgélése• Rossz időbeosztás• Kihasználatlan várakozási idő• Mindent mi akarunk elvégezni / folyamatos

telefonálás• Elmulasztott dolgokon kesergünk• Halogatás• Fontossági sorrend elvetése• Nem tudunk nemet mondani

PROJEKT MENEDZSMENT

• Projekt előkészítő szakasz

• Beszámolók• Ellenőrzés-Monitoring-Hatásvizsgálat

• Disszemináció

• Projekt lezárása

PROJEKT ELŐKÉSZÍTŐ SZAKASZ

1. Szerződéskötés a megvalósítókkal (melléklet 6.)

2. Közbeszerzés előkészítése/lebonyolítása

3. Projektmenedzsment feladatok (koordináció, kapcsolattartás, beszámolók)

4. Szakmai megvalósítás (projekttől függően..)

1. Szerződéskötés a megvalósítókkal

• Hatályos törvények szerint !!!!• A pályázati dokumentáció / támogatási

szerződés szerint !!!!• Biztosítékot beépíteni…• Teljesüléshez kötni a kifizetéseket

(teljesítési igazolás)• Üzleti titok védelmére kitérni!• Mindig gondoskodni (gondolkodni)

helyettesről!

2. KÖZBESZERZÉS

ELŐKÉSZÍTÉSE/LEBONYOLÍTÁSA

a) Közbeszerzés fogalma

b) Közbeszerzéssel kapcsolatos jogszabályok

c) Közbeszerzési alapelvek

d) Közbeszerzési értékhatárok

e) Közbeszerzési eljárások

KÖZBESZERZÉS FOGALMA

A 2003. évi CXXIX. tv. (Kbt.) személyi hatálya alá tartozó szervezet árubeszerzése, építési beruházása, ill. szolgáltatás megrendelése, ha annak értéke a beszerzés megkezdésekor külön meghatározott összeget eléri v. meghaladja

Visszterhes szerződés: áruért, szolgáltatásért, építési munkáért az ajánlatkérő valamilyen ellenszolgáltatást teljesít:

• Árubeszerzés: ingó vagy ingatlan tulajdonjogának megszerzése, használati, hasznosítási jogának megszerzése, esetlegesen beállítással és üzembe helyezéssel

• Építési beruházás: építmény kivitelezése és tervezése• Szolgáltatás: ami nem árubeszerzés vagy építési

beruházás

KÖZBESZERZÉSSEL KAPCSOLATOS JOGSZABÁLYOK

• 2003. évi CXXIX. törvény• 34/2004. (III. 12.) Korm. rendelet• 130/2004. (IV. 29.) Korm. rendelet• 137/2004. (IV. 29.) Korm.rendelet• 143/2004. (IV. 29.) Korm.rendelet• 162/2004. (V. 21.) Korm.rendelet• 167/2004. (V. 25.) Korm.rendeletet• 168/2004. (V. 25.) Korm.rendelet• 228/2004. (VII. 30.) Korm.rendelet• 40/2005. (III. 10.) Korm.rendelet• 302/2006. (XII. 23.) Korm. rendelet• 29/2004. (IX. 8.) IM rendelet• 30/2004. (IX. 8.) IM-PM együttes rendelet• 2/2006. (I. 13.) IM rendelet• 1/2004. FMM rendelet1/2006. (I. 13.) PM rendelet• 8001/2005. (X. 27.) KüM – TNM – IM együttes tájékoztató

További információ: http://www.kozbeszerzes.hu/

KÖZBESZERZÉSI ALAPELVEK

1) A közbeszerzési eljárásban az ajánlatkérő köteles biztosítani, az ajánlattevő pedig tiszteletben tartani a verseny tisztaságát, ill. nyilvánosságát.

2) Az ajánlatkérőnek biztosítania kell az esélyegyenlőséget az ajánlattevők számára.

3) A külföldi székhelyű ajánlattevők számára a részvétel, ill. az eljárás során a szerződés elnyerésének esélye szempontjából a nemzeti elbánást kell biztosítani.

KÖZBESZERZÉSI ÉRTÉKHATÁROK• Közösségi értékhatárt elérő és meghaladó beszerzések• Nemzeti értékhatárt elérő és meghaladó beszerzések• Nemzeti értékhatárt el nem érő beszerzések

Nemzeti értékhatárok (2007. 01.01-2007.12.31)• Árubeszerzés: 30 millió forint• Építési beruházás: 100 millió forint• Szolgáltatás: 25 millió forint

Hasznos link és további info:http://www.kozbeszerzes.hu

http://www.veki.hu/kozbesz/hasznos.htm

Nem kell közbeszerzést lefolytatni a következő értékhatárok alatt:

• Árubeszerzés: 8 millió forint• Építés beruházás: 15 millió forint• Szolgáltatás: 8 millió forint

DE! HÁROM ÁRAJÁNLAT KÖTELEZŐ!

Nemzeti értékhatár alatt és a fenti értékhatárok között: egyszerű közbeszerzési eljárás lefolytatása szükséges!

Egybeszámítási kötelezettség

A közbeszerzési eljárás megállapításához szükséges az un. Egybeszámítási kötelezettség fennállásának vizsgálata, mely megakadályozza, hogy a törvény kikerülése megtörténjen a beszerzés részekre bontásával.

Három feltétel együttes fennállása szükséges az egybeszámításhoz:• A beszerzésekre egy költségvetési éven vagy 12

hónapon belül kerüljön sor

• Beszerzésre egy vállalkozóval is lehetne szerződést kötni

• Egyes beszerzések rendeltetése azonos, vagy hasonló, vagy egymással közvetlenül összefügg

BECSÜLT ÉRTÉK

Becsült érték: a közbeszerzés megkezdésekor kért, illetvekínálat, áfa nélkül számított, legmagasabbösszegű ellenszolgáltatás

Ha a becsült érték nem egyezik meg a Támogatási Szerződésben rögzített összeggel szerződésmódosítás szükséges.

ÉRTÉKHATÁR ALATTI BESZERZÉSEK

• Árubeszerzés: 8 MFt alatt, szolgáltatás, 8 M Ft alatt, építés: 15 M Ft alatt• Nem minősül közbeszerzésnek• Dokumentálhatóság, elszámolhatóság szempontok alapján• Írásos ajánlatkéréssel, ajánlattal és megrendelővel kell rendelkeznie

(formátumok)• Ajánlatkérés minimális információi:

– Ajánlatkérő neve, címe, pecsét– Ajánlattételi határidő– Szállítási határidő– Árubeszerzés esetén szállítandó eszköz megnevezése, műszaki paraméterek– Szolgáltatás: szolgáltatás rövid leírása, részfeladatok, jelentések– Határidők

• Legalább három írásos ajánlat• Ajánlatok értékeléséről rövid írásos értékelés• Anyagokat jóváhagyásra a KPSZE (Központi Pénzügyi és Szerződéskötési

Egység) részére megküldeni

A Közbeszerzési Döntőbizottság által megállapított jogkövetkezmények

• az alaptalan kérelmet elutasítja• a közbeszerzési eljárás befejezése előtt felhívhatja a

jogsértés okozóját a törvény szabályainak megfelelő eljárásra

• megsemmisítheti az ajánlatkérőnek a közbeszerzési eljárás folyamán hozott döntését (kivéve, ha a szerződés már létrejött)

• megállapíthatja a jogsértés megtörténtét• az ajánlattevőt legfeljebb 5 évre eltilthatja a közbeszerzési

eljárásban való részvételtől• bírságot szabhat ki• a jogsértőt kötelezi az eljárási díj és a jogorvoslati

eljárással kapcsolatban felmerült költségek viselésére

Projektmenedzsment feladatok – előkészítő szakasz

• Koordináció: tevékenységek szervezése

• Kapcsolattartás: partnerekkel megvalósítókkal, támogatóval (IH), közreműködő szervezettel

• Beszámolók: Pénzügyi és szakmai beszámolók elkészíttetése (PEJ és EPEJ)

SZAKMAI MEGVALÓSÍTÁS

• Projekttől függően…

• A szakmai stáb feladata

• De a projektmenedzser kéri számon

• Ütemezés tiszteletben tartása (monitoring)

• Rendszeres munkaértekezlet (hetente, de ha kell gyakrabban)

• Indikátorok folyamatos ellenőrzése

BESZÁMOLÓK

Szakmai beszámoló:

Projekt Előrehaladási Jelentés (PEJ)• Támogatási szerződés szerint• Legalább 3 hónapos (egyes esetekben 6 hónapos)

időközönként (de kifizetési kérelemhez mindig)• Legyen informatív, lényegre törő• Teljesen, hitelesen mutassa be a projekt• Előrehaladását(melléklet: 7-PEJ, 8-8b –EPEJ)

PÉNZÜGYI BESZÁMOLÓ

• Csak a pályázatban / támogatási szerződésben rögzített költségekkel.

• Hiteles számlákkal (átutalási).• Átutalási banki bizonylatok.• Legalább 3 havonta.• Időközi kifizetési igény esetén (90%) a 3.

hónapban az egészről újra el kell számolni• Köztartozás mentesség!!!• Kifizetési kérelemmel (következő részlet) együtt.

(melléklet 9a, 9b)

InputokInputok OutputOutputEredmény/Eredmény/

hatáshatás

A jogszerűségA jogszerűségellenőrzéseellenőrzése

MONITORING MONITORING

A minőség, a megvalósítás és a hatások A minőség, a megvalósítás és a hatások értékeléseértékelése

A három tevékenység nem egymás része!A három tevékenység nem egymás része!

ViszonyításViszonyítás

Jogi és Jogi és adminisztratív adminisztratív előírásokelőírások

Gondos Gondos lebonyolításlebonyolítás

Társadalmi Társadalmi elvárások, elvárások, problémamegoldásproblémamegoldás

MONITORING – ELLENŐRZÉS - ÉRTÉKELÉSMONITORING – ELLENŐRZÉS - ÉRTÉKELÉS

Tevékenység Ellenőrzés Monitoring Értékelés

Cél A szabályoknak, előírásoknak való megfelelés vizsgálata

A kitűzött célokhoz viszonyított megvalósulás vizsgálata

A tevékenység hatásának vizsgálata a megoldani kívánt társadalmi-gazdasági probléma viszonylatában

Időbeliség Folyamatos, a projektvégrehajtás során

Folyamatos, a projektvégrehajtás során

Pontszerű, előzetes, közbenső és utólagos

A tevékenység végzője szerint

Külső vagy belső Belső Külső

A tevékenység jellege

Operatív Operatív Elemző-tudományos

A vissza -csatolás módja

Szankció Kiigazítás a hatékonyság érdekében

Tanulási folyamat

Monitoring – ellenőrzés - értékelésMonitoring – ellenőrzés - értékelés

Monitoring fogalmaMonitoring fogalma

AlapesetAlapeset:: folyamatos megfigyelés, adatgyűjtés, folyamatos megfigyelés, adatgyűjtés, elemzés.elemzés.

Szélesebb értelembenSzélesebb értelemben:: magában foglalja a magában foglalja a monitoring rendszer felállítását, tervezését, az monitoring rendszer felállítását, tervezését, az indikátorok meghatározását, a megvalósítás indikátorok meghatározását, a megvalósítás fázisában az adatgyűjtést, az elemzést, a fázisában az adatgyűjtést, az elemzést, a javaslattételt az esetleges beavatkozásra.javaslattételt az esetleges beavatkozásra.

A MONITORING SZINTJEIA MONITORING SZINTJEI

KTK MB(Közösségi Támogatási Keret Monitoring Bizottság)

OP MB(Operatív Program Monitoring Bizottság)

OP IH(Operatív Program Irányító Hatóság)

Megvalósító szervezet

Végső kedvezményezett

Program monitoring

Projekt monitoring

A monitoring lépései:A monitoring lépései:

1. Nyomonkövetés – adatgyűjtés1. Nyomonkövetés – adatgyűjtés

2. Eltérések elemzése 2. Eltérések elemzése

(terv- tény összehasonlítás)(terv- tény összehasonlítás)

3. Beavatkozás az eltérések 3. Beavatkozás az eltérések alapjánalapján

4. Dokumentálás, tájékoztatás4. Dokumentálás, tájékoztatás

A monitoring eszközei:A monitoring eszközei:

1. Munkaterv – 1. Munkaterv – tevékenységek, tevékenységek, határidők , elvárt határidők , elvárt eredmények teljesülése eredmények teljesülése

2. Erőforrásterv – erőforrás 2. Erőforrásterv – erőforrás felhasználásfelhasználás

Projekt monitoring beszámoló – projekt előrehaladási jelentés (PEJ)Projekt monitoring beszámoló – projekt előrehaladási jelentés (PEJ)

Általában negyedévente kell benyújtani – a kifizetési kérelmekhez kötődikÁltalában negyedévente kell benyújtani – a kifizetési kérelmekhez kötődikProjekt előrehaladás bemutatása – számszerűsíthető eredményekProjekt előrehaladás bemutatása – számszerűsíthető eredményekA tervektől való eltérések jelentése és indokolásaA tervektől való eltérések jelentése és indokolásaBeszámoló a projekt pénzügyi megvalósulásáról – felmerült költségekBeszámoló a projekt pénzügyi megvalósulásáról – felmerült költségekA jelentéshez csatolni kell a benne foglaltakat igazoló dokumentumokatA jelentéshez csatolni kell a benne foglaltakat igazoló dokumentumokat

Az ellenőrzésAz ellenőrzés

Az ellenőrzés a folyamatok, tevékenységek állandó felülvizsgálatát jelenti, célja a szabálytalanságok, visszaélések kiszűrése.

a) Az ellenőrzés szervei:a) Az ellenőrzés szervei: A támogatást nyújtó Kormányzati Ellenőrzési Hivatal Állami Számvevőszék Pénzügyminisztérium EU Bizottság érintett főigazgatósága EU Számvevőszék

b) Az ellenőrzés típusai:b) Az ellenőrzés típusai:• előzeteselőzetes• közbensőközbenső• utólagosutólagos

A projektcél teljesült-e?

Feladatok kivitelezésének vizsgálata (idő-költségkeret)

Problémák kezelése - intézkedések

A partnerség, együttműködés vizsgálata

A kommunikáció vizsgálata

Végkövetkeztetés – értékelő jelentés

LezárásLezárás

Projekt tervezésProjekt tervezés

MegvalósításMegvalósítás

Előzetes értékelésElőzetes értékelés

Közbenső ért.Közbenső ért.Utó értékelésUtó értékelés

ÉRTÉKELÉS

DISSZEMINÁCIÓ

• A projekt eredményeinek kommunikálása-átadása.

• NFH és EU szimbólumok használata (letölthetőek)

→ A projekt helyszínein,

→ A projekt kiadványain,

→ A projekt rendezvényein kell megjeleníteni!

• Tervezni kell !!! Költség, felelős, idő stb.

PROJEKT LEZÁRÁSA

• Megvalósulás után 30 nap• Teljes pénzügyi és szakmai elszámolás

(melléklet: 10a,10b)

• Projekt eredményeit fenn kell tartani 5 évig!!!(Utánkövetés! melléklet: 11a,11b)

• A projekt 20 %-a csak ezután hívható le• Tervezni kell !!! (költség, felelős, idő)

Köszönöm a figyelmet! Pál Attila

Hasznos linkek:Nemzeti Fejlesztési Ügynökség: http://www.nfu.hu/Közbeszerzések Tanácsa: http://www.kozbeszerzes.hu/Közreműködő szervezetek: