บทที่4 กระบวนการกลุ่ม ในการแก้ ... ·...

บทท4

กระบวนการกลม

ในการแกปญหาการท างาน

อาจารยกนกวรรณ แกวประเสรฐ 1

1. ลกษณะงานทตองท า

2. คณภาพของสมาชกกลม

3. ลกษณะองคประกอบและโครงสรางของกลม

4. ความผกพนของคนในกลมทมตองาน

5. ภาวะผน าและกระบวนการท างานของกลม

6. ความเปนน าหนงใจเดยวกนของสมาชกกลม

อาจารยกนกวรรณ แกวประเสรฐ 2

1. เพอแลกเปลยนความคดเหนและขอมลขาวสาร

2. เพอเปนทระดมความคด หรอ ใหขอเสนอแนะวธท างาน

3. เพอรวมตดสนใจ หรอก าหนดนโยบายการท างาน

4. เพอประเมนผลงานหรอสถานการณตางๆ

5. เพอเผยแพรหรอแลกเปลยนขอมลขาวสาร

6. เพอเปนทเปดโอกาสใหสมาชกไดพฒนาตนเอง

อาจารยกนกวรรณ แกวประเสรฐ 3

1. ใหกลมตกลงยอมรบวธการกอนทจะก าหนดประเดนปญหา

2. ใหสมาชกทกคนมสวนรวมท างานกลมตามบทบาท และโอกาสทเหมาะสม

3. แยกแนวคดทไดและผลจากการประเมนแนวคด โดยใชวธระดมสมอง

4. หลกเลยงการผกขาดความคดและปองกนการผกขาดอภปราย

5. ด าเนนการอภปรายและพจารณาเรองใหอยในกรอบ ไมออกนอกลทาง

และไมคนหาวาใครผด เพราะไมเปนประโยชนเชงสรรค

6. การใชเทคนค Q.C.C. ชวยตดสนใจ

อาจารยกนกวรรณ แกวประเสรฐ 4

ชอกลมควบคมคณภาพตามแบบญป น คอ QCC. หมายถง

Quality Control Circle คอ กลมควบคมคณภาพ หรอ อาจเรยกวา

กลมสรางคณภาพงาน (กสง.) ชอกลมควบคมคณภาพตามแบบอเมรกน

คอ QC. หมายถง Quality Control คอ กลมคณภาพ หรอ QC. หรอ

Quality Control Circle

อาจารยกนกวรรณ แกวประเสรฐ 5

ความหมายของกลมควบคมคณภาพ

กลมควบคมคณภาพ หมายถง กลมคนจ านวนจ านวนหนงท

ไมมากจนเกนไป ทท างานประเภทเดยวกนรวมตวกนอยางอสระ

เพอท ากจกรรมในการแกปญหาหรอปรบปรงงานของตน

อาจารยกนกวรรณ แกวประเสรฐ 6

ลกษณะของกลมควบคมคณภาพ

1.กลมเลกๆ ประมาณ 3-10 คน 6.โดยสมาชกกลมมสวนรวม

2.กลมผปฏบตงานแหงเดยวกน 7.ใชเทคนค QC

3.รวมกลมดวยความสมครใจ 8.ใชพฒนาตนเองและพฒนารวมกน

4.ท ากจกรรมแกปญหา 9.เปนสวนหนงของ (TQC )

5.มการท างานอยางตอเนอง

อาจารยกนกวรรณ แกวประเสรฐ7

หลกการของกลมควบคมคณภาพ

• ปรบปรงและเพมคณภาพของงานและบรการ เพอลกคาหรอการใชบรการ QPS (Quality of Products &

Services) เชน ในญป น เกาหล ไตหวน

• ปรงปรงพฒนาสภาพการท างานของผปฏบตงานเพอใหตนเองมความสข QWL (Quality of Working Life) เชน

ในฮองกง อนเดย อนโดนเซย

QCC เพอ QPS การแกปญหาตามแนว QCC ความส านกในคณภาพ

และปญหา

QCC เพอ QWL เกยวของผกพนกบการคด และ เพอการสอสาร

อาจารยกนกวรรณ แกวประเสรฐ 8

ขนตอนการท างานของกลมควบคมคณภาพ (QCC)

อาจารยกนกวรรณ แกวประเสรฐ 9

1.การวางแผน Plan

- การเลอกงานทจะปรงปรง

- เกบขอมล

- ต งเปาหมาย

- มองปญหาใหถกจด

- ระดมความคดหาสาเหต

- วางแผนแกไข

2.การน าแผนมาปฏบต Do

ปญหาใดทกลมสรคางเสรม

คณภาพสามารถแกไขไดเองกด าเนนการ

แกไขไดทนท สวนปญหาใดทเกยวของ

กบหนวยงานตาง ๆ กใหแจงผาน

ผบงคบบญชา เพอขอความรวมมอในการ

ด าเนนงาน

อาจารยกนกวรรณ แกวประเสรฐ 10

3.การตรวจสอบ Check

เปนการน าผลทไดจากการด าเนนงาน

มาเปรยบเทยบกบเปาหมาย ถาผลท

ไดเปนทพอใจใกลเคยงกบเปาหมาย

กจดท ามาตรฐานการปฏบตงานถา

ไดผลทไดไมเขาสเปาหมาย กให

ด าเนนการแกไขปรบปรงใหม

4.การปรบปรงแกไข Action

- จดท ามาตรฐานการท างาน

-แกไขปรงปรง

อาจารยกนกวรรณ แกวประเสรฐ 11

แผนภมกางปลา

อาจารยกนกวรรณ แกวประเสรฐ 12

กระบวนการ “เอ ไอ ซ” (A-I-C)

เอ ไอ ซ (A-I-C) ยอมาจาก Appreciation-Influence-Control เปน

เรองของการแกไข ปญหาทเกดขนในสงคมแบบ “รวมพลงสรางสรรค” รวมการ

สรางสรรค ผทไมเกยวของ หรอไมอยากเกยวของไมควรเขามารวมดวย

อาจารยกนกวรรณ แกวประเสรฐ 13

พลงทตองรวมกนสรางสรรคม 3 พลง

1.พลงเมตตา เปนขนตอนของ Appreciation (เอ) คอ

1.1 พลงเมตตา ขนท 1 สภาพปจจบน (เอ1)

1.2 พลงเมตตา ขนท 2 เปาหมายในอนาคต (เอ2)

อาจารยกนกวรรณ แกวประเสรฐ14

2.พลงปญญา เปนขนตอนของ Influence (ไอ) คอ

2.1พลงปญญา ขนท 1 มาตรการส าคญและกญแจ

แหงความส าเรจ (ไอ1)

2.2พลงปญญา ขนท2 จดกลมท างาน (ไอ2)

3.พลงพฒนา เปนขนตอนของ Control (ซ)

3.1 พลงพฒนา ขนท 1 แผนด าเนนการ (ซ1)

3.2 พลงพฒนา ขนท 2 สรปทบทวน (ซ2)

อาจารยกนกวรรณ แกวประเสรฐ 15

เทคนคการประมวลความเหนแบบ

Nominal Group Technique

เทคนคการประมวลความแบบ Nominal Group Technique

หรอ NGT เปนเทคนคการประมวลความคดเหนรวมของสมาชกกลม ทม

ปญหาใดปญหาหนง โดยกระบวนการงายๆ ไมไหมความอดอดหรอยงยาก

ล าบากใจของผเสนอความคดเหนในฐานะผร ผมประสบการณ

อาจารยกนกวรรณ แกวประเสรฐ 16

ขนตอนของ NGT มดงตอไปน

1. ใหสมาชกเขยนขอเสนอแนะ ความคดเหนตอประเดนทก าหนดไหพจารณา

โดยเขยนลงในแผนกระดาษของตน ไมมการปรกษากน

2. ใหเจาของความคด อานแตละขอใหกลมฟง แลวเขยนลงในกระดาษแผน

ใหญจนครบทกคน โดยยงไมอภปราย

3. ใหเจาของความคดอธบายรายละเอยดความหมายของแตละขอทเสนอไว

4. หากขอใดซ าซอน กใหจดเรยงไวเปนขอเดยวกน

อาจารยกนกวรรณ แกวประเสรฐ 17

5. จดเรยงล าดบขอและใหเลขหมายทแนนอนแกขอตางๆ

6. ใหสมาชกแตละคนจดล าดบความส าคญของแตละขอเขยนล าดบ

ทลงในบตรใหคะแนน

7. จดล าดบความส าคญของแตละขอโดยไมปรกษากน โดยให

คะแนนมากทสด

8. รวบรวมบตรคะแนนของทกคน แลวสลบบตร เพอขจดปญหา

ความรสกวาเปนบตรของใคร แลวใหบตรใบแรกเปนคนท1

9. รวมผลการใหคะแนน เพอหาขอทมคะแนนรวมสงสด และขอทม

คะแนนลดหล นกนลงไปตามล าดบ

อาจารยกนกวรรณ แกวประเสรฐ 18

ขนตอนท าใหสมาชกในกลมรบการเปลยนแปลง

1. ขยายความคดกบคนหวใหมกอน แลวใชเปนสะพานเชอมโยง

ความคด

2. อธบายแลวไหความมนใจวา การเปลยนแปลงจะไมมผลราย ตอ

ตวบคล

3. ด าเนนการไหเกดการยอมรบตามกระบวนการ ซ า – ย า แบบตว

ตอตว

4. แสดงการเปลยนแปลงทดขนใหคนภายในกลมเหน

5. มอบหมายใหเปนภาระของหวหนาใหไปขยายความภายในกลมตอ

อาจารยกนกวรรณ แกวประเสรฐ 19

การประชม

อาจารยกนกวรรณ แกวประเสรฐ 20

ความหมายของการประชม

การประชม หมายถง การทบคคลมารวมกนเพอพดคย

แลกเปลยน ความคดเหนกน อยางเปนระบบระเบยบและมจดหมาย

โดยมวตถประสงคตางๆกน เชน เพอแลกเปลยนความร ความคด เพอ

แกปญหา เปนตน ผเขาประชมแตละคนเปนไดท งผรบสารและผสงสาร

สวนความร ขอมล ขอเทจจรง ขอคดเหน อารมณ ความรสกทแสดง

ออกมาในทประชม คอ “สาร” นนเอง

อาจารยกนกวรรณ แกวประเสรฐ 21

ประโยชนการประชม

1. ชวยใหเกดการท างานทางความคดรวมกน

2. ชวยใหเกดความรอบคอบในการตดสนใจ

3. ชวยในการกระจายขาวสาร

4. ชวยในการประสานงาน ประสานความคด และ สรางความเขาใจ

5. ชวยใหแตละคนมสวนรวมในการท างาน

6. ชวยใหเกดแนวทางใหม วธการ หรอกระบวนการใหม

อาจารยกนกวรรณ แกวประเสรฐ 22

ประเภทของการประชม

การประชมทจ าแนกตามวตถประสงค เชน การประชมเพอขาวสาร

การประชมเพอแกปญหา ประชมเพอตดสนใจ ประชมเพอการฝกอบรม

และการประชมเพอระดมความคด

การประชมทจ าแนกตามระยะเวลาทก าหนด เชน การประชม

สามญ การประชมวสามญ

อาจารยกนกวรรณ แกวประเสรฐ23

รปแบบการประชม

1.การชมนมทางวชาการ (symposium) คอ การประชมในดาน

วชาการหรอวชาชพ สวนใหญจะเนนไปทการแกประเดนปญหาส าคญ

2.การประชมทางวชาการหรอวชาชพ (conference) หมายถง

การประชมของนกวชาการ หรอ นกวชาชพเปนจ านวนมากอยางเปน

ทางการ เพอน าเสนอผลงานหรอผลการคนควาหรอดวยวธการอน

อาจารยกนกวรรณ แกวประเสรฐ 24

3.การประชมเชงปฏบตการ หรอ เวรกชอป (workshop) หมายถง การ

ประชมรวมกนเปนกลมๆ เปนระยะเวลานานหลายวน โดยเนนการรวมกนท างานเพอ

ฝกการแกปญหาโดยผเขาประชมทกคนจะตองมสวนรวมลงมอปฏบต (hands-on

training)

4.การประชมเปนทางการ (congress) หมายถง การประชมทมผแทน

ประเทศ หรอผแทนภมภาคทเปนสมาชกเขารวมประชมอยางเปนทางการ

5.การสมมนา (seminar) หมายถง การเรยนการสอน ในระดบอดมศกษา

หรอทางบรษทตางๆ โดยการแบงกลมผเรยนเปนกลมเลกเพออภปรายเรองราวเฉพาะ

ตอนใดตอนหนงของบทเรยนโดยผเรยนตองเตรยมเอกสารลวงหนามาเสนอตอกลม

อาจารยกนกวรรณ แกวประเสรฐ 25

องคประกอบการประชม

1. ประธานการประชม มหนาทในการด าเนนการประชม ซงมความส าคญ

มาก

2. รองประธาน มหนาทแทนประธานเมอประธานไมอย หรอไมสามารถ

ปฏบตหนาทได

3. กรรมการ เปนผทมหนาททจะออกความคดเหน เสนอแนวคดใหเปน

ประโยชนตอการท างาน และตองเขารวมประชมใหตรงเวลา

4. เลขานการการ มหนาทในการจดเรองของการประชม โดยอาจจะใชวธการ

บนทกเทป หรอการจดบนทก

อาจารยกนกวรรณ แกวประเสรฐ 26

วาระการประชม

วาระท 1 เรองทประธานแจงใหทราบ

วาระท 2 เรองรบรองรายงานการประชมครงทแลว

วาระท 3 เรองสบเนอง

วาระท 4 เรองน าเสนอเพอพจารณา

วาระท 5 เรองอน ๆ (ถาม)

อาจารยกนกวรรณ แกวประเสรฐ 27

จ านวนผเขาประชมทเหมาะสม

การประชมเพอการตดสนใจ ควรมจ านวนประมาณ 5 คน

การประชมเพอการแกปญหา ควรมจ านวนประมาณ 7 คน

การประชมคณะกรรมการเฉพาะกจ ควรมจ านวนประมาณ 7 คน

การประชมเพอการบรหาร ควรมจ านวนประมาณ 10 - 15 คน

การประชมเพอฝกอบรม ควรมจ านวนประมาณ 20 - 25 คน

การประชมขแจง ควรมจ านวนไมเกน 30 คน

อาจารยกนกวรรณ แกวประเสรฐ 28

การปดประชม

1. สรปมตทประขมทงหมด

2. สรปประเดนทขดแยงและตกลงกนไมได

3. สรางความส าคญใหแกสมาชกโดย

อาจารยกนกวรรณ แกวประเสรฐ 29

สรป

การประชมแตละคร ง ตองทราบวตถประสงคของการประชมใหชดเจน

และสามารถจดรปแบบของการประชมใหสอดคลองกบวตถประสงคของการจด

ประชม เพอใหการประชมนนด าเนนไปสเปาหมาย ดงนนการเลอกรปแบบของการ

ประชมเปนสงส าคญ รวมทงความร ความเขาใจในการจดประชมในรปแบบตาง ๆ

เพอใหไดผลตามตองการ

การท างานกลมนน เราสามารถน าพลงของกลมมาชวยกนในการ

สรางสรรคงาน และชวยแกไขปญหาในการท างานได แนวความคดส าคญทเราตอง

ม คอ การรวมมอรวมแรง รวมสรางพลงในการท างานใหไดด มประสทธภาพ และ

ประสทธผลสงสดอาจารยกนกวรรณ แกวประเสรฐ

30