คู่มือ¸„ณะ... · คู่มือ...

คมอ

รายละเอยดการสอนงานทหนางาน (On the Job Training) งานการประชม

จดท าโดย

นางศวไลซ คนฉลาด เจาหนาทบรหารงานทวไปช านาญการ วาท ร.ต.เกยรตษฎา ภมเพง เจาหนาทบรหารงานทวไป

ส านกงานคณบด คณะวทยาศาสตร มหาวทยาลยบรพา

ค าน า

ตามทคณบดคณะวทยาศาสตรและรองคณบดคณะวทยาศาสตรถายทอดความรใหกบวาท ร.ต. เกยรตษฎา ภมเพง ในการจดบนทกการประชมคณะกรรมการประจ าคณะวทยาศาสตรและการประชมคณะกรรมการบรหารคณะวทยาศาสตร รวมทง การสอนการใชงานโปรแกรมการประชมอเลกทรอนกส (E-meeting) ซงเปนการเพมทกษะในการปฏบตงานใหสงขน และใหจดท าคมอการปฏบตงานเพอการแลกเปลยนความรและถายทอดประสบการณระหวางผปฏบตงาน เพอใหเกดการพฒนางานในความรบผดชอบคณะวทยาศาสตร จงใหบคลากรสายสนบสนนทปฏบตหนาทเลขานการ และผชวยเลขานการเขารวมประชมแลกเปลยนเรยนร เพอใหสามารถท างานบรรลวตถประสงคของคณะวทยาศาสตรเตมตามศกยภาพ ตามแผนยทธศาสตร ๒๕๕๒-๒๕๕๗ คณะวทยาศาสตร มหาวทยาลยบรพา ประเดนยทธศาสตรท ๔ “พฒนาระบบบรหารจดการทมประสทธภาพสงบนฐานธรรมาภบาลและการพงตนเอง” กลยทธท ๒๗ “พฒนาคณะวทยาศาสตรใหเปนองคกรอจฉรยะททนสมย (Intelligence Faculty)” แผนงานทางยทธศาสตรท ๑๒ “องคกรอจฉรยะ” โครงการหลกท ๑๒.๑ โครงการพฒนาระบบ Electronics และเปนไปตามคมอการประกนคณภาพการศกษาภายในสถานศกษา ระดบอดมศกษา พ.ศ. ๒๕๕๓ ตวบงชท ๗.๑ ภาวะผน าของสภาสถาบนและผบรหารทกระดบของสถาบน เกณฑมาตรฐานขอท ๕ ก าหนดวา “ขอ ๕ ผบรหารถายทอดความรและสงเสรมพฒนาผรวมงาน เพอใหสามารถท างานบรรลวตถประสงคของสถาบนเตมตามศกยภาพ”

ดงนน ขาพเจา วาท ร.ต.เกยรตษฎา ภมเพง และนางศวไลซ คนฉลาด จงไดจดท ารายละเอยดการสอนงานทหนางาน (On the Job Training) งานการประชมซงเกดจากการสอนงานทหนางานของผชวยศาสตราจารย ดร.อษาวด ตนตวรานรกษ คณบด ในการเขยนระเบยบวาระการประชม ดร.ณรงค องกมบวน รองคณบดฝายบรหารในการจดท ารายงานการประชม และการสอนงานจากผชวยศาสตราจารย ดร .เอกรฐ ศรสข ในการสอนงานการใชโปรแกรมการประชมอเลกทรอนกส (E-meeting) เพอใชเปนแนวทางในการจดท าวาระ รายงานการประชม แกเจาหนาททปฏบตงานการประชมฝายอนๆของคณะวทยาศาสตร เพอใหเกดแนวทางการปฏบตทตรงกน รวมถงเปนการพฒนางานในหนาทใหมประสทธภาพ การพจารณาวาระเปนไปดวยความถกตอง รวดเรวยงขน

วาท ร.ต.เกยรตษฎา ภมเพง (เจาหนาทบรหารงานทวไป)

นางศวไลซ คนฉลาด (เจาหนาทบรหารงานทวไปช านาญการ)

สารบญ หนา บทท ๑ การสอนการใชงานโปรแกรมการประชมอเลกทรอนกส (E-meeting)…………………………….. ๑ ๒ เทคนคการประชมแบบมออาชพ (Meeting that Works) จากการสอนงาน........................ ๓๓ ภาคผนวก การสอนงานในองคกรทมประสทธภาพ……………………………………………………………………….. ๓๗

การสอนการใชงานโปรแกรมการประชมอเลกทรอนกส (E-meeting) จากการสอนงานโดยผชวยศาสตราจารย ดร.เอกรฐ ศรสข

และ ดร.ณรงค องกมบวน

แนะน าระบบจดการการประชม

เพอใหงายตอความเขาใจวาระบบจดการการประชมแบงสวนการท างานตางๆ เปนอยางไร ในสวนน

จะอธบายขนตอน 5 สวนหลกคอ 1. การสรางตนแบบการประชม

การสรางตนแบบการประชมเรมสรางในครงแรกของการประชม เชน การก าหนดบคลากรตนแบบ สถานทประชม หวขอวาระการประชม เพอใชส าหรบส าเนาไปเปนขอมลเรมตนของการประชมยอย

2. การเตรยมการประชม การเตรยมขอมลกอนการประชมประกอบดวยการก าหนดบคลากรในการประชม ระเบยบวาระการประชม แจงการประชม สงหนงสอเชญประชมและพมพเอกสารรายละเอยดตางๆ เพอใชในการประกอบการประชม

3. การท างานขณะประชม การท างานขณะประชมประกอบดวยการลงเวลาของผเขารวมประชม และเปดการประชม เพอท าการบนทกมตการประชม

4. การท างานหลงปดประชม การท างานหลงปดประชมประกอบดวยการท ารายงานการประชม การแจงเวยนมตการประชมใหแกผทเกยวของรบทราบและด าเนนการตามมตการประชม รวมทง การเวยนมตการประชมเพอใหคณะกรรมการรบรองรายงานการประชม

5. การสบคนขอมลการประชม ระบบการจดการประชมอเลกทรอนกสสามารถด าเนนการสบคนรายละเอยด และขอมลการประชมได โดย ผบรหาร และผเขารวมประชมสามารถสบคนไดโดยใช User name ทใชในการ Log in การประชม

สวนของการสรางตนแบบการประชม

สรางตนแบบการประชม คลกเมนสรางการประชม กรอกรายละเอยดดงรป

เมอกรอกรายละเอยดเรยบรอย คลก ก าหนดบคลากร

การก าหนดบคลากร

การก าหนดบคลากรแบงเปน 2 กรณ ไดแก 1. โดยชอ เปนการก าหนดบคลากรโดยเรยงล าดบขอมลดงน

ชอ-นามสกล >> ต าแหนง >> หนวยงาน >> ต าแหนงในการประชม

เมอกรอกตวอกษรใดๆ ลงในชอง ชอ-นามสกล ระบบจะท าการคนหาขอมลของบคลากรภายในขนมาใหเลอกโดยอตโนมต รวมทงแสดงขอมลต าแหนง และหนวยงานของบคลากรท เลอกดวย ส าหรบบคลากรภายนอกทไมมขอมลอยในระบบใหผใชสามารถกรอกขอมลเพมเตมได

2. โดยต าแหนง เปนการก าหนดบคลากรโดยเรยงล าดบขอมลดงน ต าแหนง >> ชอ-นามสกล >> หนวยงาน >> ต าแหนงในการประชม

เมอกรอกตวอกษรใดๆ ลงในชอง ต าแหนง ระบบจะท าการคนหาขอมลของบคลากรภายในขนมาใหเลอกโดยอตโนมต รวมทงแสดงขอมลชอ-นามสกล และหนวยงานของบคลากรทเลอกดวย ส าหรบบคลากรภายนอกทไมมขอมลอยในระบบใหผใชสามารถกรอกขอมลเพมเตมได

คลก กรณตองการเพมบคลากร คลก กรณตองการลบบคลากร

สามารถเคลอนยายเรยงล าดบบคลากรไดโดยการน าเมาสไปชทแถวของบคลากรทตองการ เปลยนแปลงล าดบ เมาสจะเปลยนเปนรป จากนนคลกลากเพอเคลอนยายเปลยนแปลงล าดบของบคลากรดงกลาวไดตามตองการ ผใชสามารถก าหนดผพมพรายงานการประชม ผจดรายงานการประชม ผตรวจรายงานการประชมไดอกดวย

ก าหนดเลขานการการประชม

ก าหนดเลขานการการประชม

ในการจดการประชมจะตองมบคลากรอยางนอยหนงคนทมต าแหนงในการประชมเปนเลขานการการ

ประชม

เมอเพมขอมลบคลากรเรยบรอย คลก

ก าหนดวาระการประชม

ก าหนดวาระการประชม

วาระการประชมทก าหนดในสวนนเปนวาระการประชมตนแบบ หวขอวาระจงตองสามารถน าไปใชไดกบทกการประชมยอยทจะสรางขนในภายหลง

คลก กรณตองการเพมวาระการประชม คลก กรณตองการลบวาระการประชม คลก กรณตองการแกไขวาระการประชม เมอก าหนดวาระการประชมเรยบรอย คลก

การใชงาน

เตรยมขอมลกอนการประชม 1. ปรบปรงรายละเอยดการประชม คลกเมนจดการประชม จากนนคลกเขาไปจดการการประชมทตองการดงรป

คลก เพอปรบปรงรายละเอยดการประชม

เมอปรบปรงรายละเอยดเรยบรอย คลก

การปรบปรงขอมลบคลากรในการประชม คลก เพอก าหนดบคลากรเพมเตมไดตามความตองการ เมอก าหนดบคลากรเรยบรอย คลก

การปรบปรงขอมลวาระการประชม

คลก เพอก าหนดวาระทใชในการประชมเพมเตม

คลก (หมายเลข 1) กรณตองการเพมวาระการประชม คลก (หมายเลข 2) ทต าแหนงหวขอส าหรบเพมหวขอยอย คลก กรณตองการลบวาระการประชม คลก กรณตองการแกไขวาระการประชม

2

1

การสงหนงสอเชญเขารวมประชม

คลก เพอแจงการประชม พมพหนงสอเชญ และพมพระเบยบวาระการประชมตามจ านวนของผทเขารวมประชม คลก กรณตองการแจงการประชม คลก กรณตองการสงออกหนงสอเชญเขารวมประชม คลก กรณตองการสงออกระเบยบวาระการประชม

ตวอยางหนงสอเชญประชม ตวอยางรายละเอยดระเบยบวาระการประชม

การพมพใบเซนชอ

คลก ส าหรบใหบคลากรเซนชอกอนเปดการประชม

สามารถก าหนดแถววางเพมในใบเซนชอได หากมผเขารวมประชมเพมเตม โดยใหใสจ านวนแถวทตองการเพม เชน ตองการเพมแถววาง 10 แถว ใหใสจ านวนลงในชองดงน

สามารถเลอกรปแบบใบเซนชอได ซงม 2 รปแบบคอแบบเปนทางการและแบบธรรมดา โดยใหคลกปมดานหนารปแบบทเลอกดงน

คลก เพอพมพใบเซนชอ

ตวอยางใบเซนชอแบบทางการ ตวอยางใบเซนชอแบบธรรมดา

การเสนอวาระเพมเตม

คลกเมนการประชม จากนนเลอกการประชมทไดรบแจง ระบบจะแสดงหนาจอรายละเอยดการประชม ดงรป

คลก ทต าแหนงหวขอส าหรบเสนอวาระเพมเตม คลก กรณตองการแกไขวาระเพมเตม (เมอมการเสนอวาระเพมเตมนนแลว)

จากนนกรอกขอมลวาระเพมเตม ดงรป แลวคลก

หากวาระทเสนอไดรบการอนมตหรอไมอนมต จะมขอความแจงใตวาระเพมเตมนนๆ ดงรป

และหากวาระทเสนอไดรบการไมอนมต สามารถคลก ส าหรบแกไขวาระเพมเตมเพอเสนอวาระ

นนใหมอกครงได

การจดการระเบยบวาระเพมเตม

คลกเมนจดการประชม จากนนคลกเขาไปจดการการประชมทตองการ ดงรป

คลก ส าหรบจดการระเบยบวาระเพมเตม โดยวาระเพมเตมทถกเสนอเขามานน จะมแถบสใหเหน ดงรป

สามารถเลอกคลกอนมตหรอไมอนมตวาระนนๆได โดยระบบจะบนทกขอมลใหอตโนมตหลงจากคลกอนมตหรอไมอนมตแลว และหลงจากนนจะแสดงชองใหกรอกหมายเหตได ดงรป และหากเลอกกรอกขอมลในชองหมายเหตแลว จะตองคลก ดวย

การเตรยมขอมลการท างานขณะประชม การบนทกชอผเขารวมประชม คลก จะแสดงรายชอผทเขารวมประชมดงรป ใสเครองหมาย ส าหรบรายชอผทมาเขารวมประชม และหากมผเขารวมประชมเพมเตมกสามารถเพมรายชอได คลก กรณตองการเพมผเขารวมประชม คลก กรณตองการลบผเขารวมประชม คลก กรณทตองการเพมหรอแกไขผเขารวมประชมแทน จะแสดงหนาจอใหกรอกขอมลผเขารวมประชมแทน แลวคลก ดงรป เมอบนทกรายชอเรยบรอย คลก จากนนคลก เพอเปดการประชม

การบนทกมตการประชม

คลก จะแสดงหนาจอขณะประชมดงรป คลก กรณตองการบนทกมตในแตละหวขอวาระการประชม

กรอกเวลาสนสดการประชมดงน

เมอบนทกขอมลตางๆ เรยบรอย คลก เพอยนยนมต และปดการประชม โดยผใชจะไมสามารถแกไขขอมลในการประชมไดอก

การท างานหลงปดประชม ก าหนดวาระการประชมยอ

คลก เพอจดท าวาระการประชมยอ และก าหนดใหสามารถเผยแพรได

คลก กรณตองการลบวาระการประชมยอ

คลก กรณตองการแกไขวาระการประชมยอ

คลก กรณตองการเผยแพรวาระการประชมยอ

คลก กรณตองการสงออกวาระการประชมยอ เมอคลก จะแสดงหนาจอดงรป คลก กรณตองการยกเลกการเผยแพรวาระการประชมยอ คลก กรณตองการคดลอก URL ดงรป

ตวอยางระเบยบวาระยอ

สงออกรายงานการประชม

คลก เพอพมพรายงานการประชม ตวอยางดงรป

รายการการประชมทไดรบแจง

คลกเมนการประชม แบงออกเปน 2 สวน ไดแก 1. รายการการประชมทไดรบแจง จะแสดงการประชมทผใชไดรบแจง และสามารถคลกด

รายละเอยดการประชมได 2. รายการการประชมทเกยวของ จะแสดงการประชมทผานมา และระเบยบวาระยอทไดรบ

การเผยแพร นอกจากนยงสามารถคนหาการประชมไดจากวาระ มต หรอชอไฟลอกดวย

การรบรองมตการประชม

คลกเมนการประชม จากนนเลอกการประชมทไดรบแจง ระบบจะแสดงหนาจอรายละเอยดการประชม ดงรป

สามารถเลอกคลกเครองหมาย เพอรบรองมตของแตละวาระได โดยระบบจะบนทกขอมลใหอตโนมตหลงจากคลกรบรองมตแลว และสามารถบนทกขอมลหมายเหตในการรบรองมตได โดยจะตองคลก ดวย ดงรป (จะตองคลกรบรองมตกอน ถงจะสามารถบนทกขอมลหมายเหตได) หรอเลอกคลกรบรองมตทงหมดไดเชนเดยวกน ดงรป

แตถาหากตองการยกเลกการรบรองมตของแตละวาระใหคลกทเครองหมาย อกครง ระบบจะบนทกขอมลใหอตโนมต (สามารถยกเลกการรบรองมตทงหมดไดเชนเดยวกน) ดงรป

การใชงาน ก าหนดผมสทธสรางการประชม

คลกเมนก าหนดผมสทธสรางการประชม จะแสดงบคลากรทงหมดตามหนวยงานของผรบผดชอบระบบระดบหนวยงาน สามารถเลอกไดวาตองการใหบคลากรคนใดมสทธสรางการประชม และรปแบบการประชมเปนแบบสวนตวหรอไมสวนตว

ใสเครองหมาย ส าหรบบคลากรทตองการใหมสทธสรางการประชม และรปแบบการประชม เมอเลอกเรยบรอย คลก

การใชงานส าหรบผรบผดชอบระบบ การจดการขอมลพนฐาน จดการต าแหนงในการประชม

กรอกชอต าแหนง กรณตองการใหจดการประชมใหใสเครองหมาย

เลอกใหต าแหนงนนมหนาทเปนองคประชมหรอรวมประชม

คลก

คลก กรณตองการแกไขต าแหนงในการประชม คลก กรณตองการลบต าแหนงในการประชม

การจดการรปแบบระเบยบวาระ

เปนการตงคารปแบบระเบยบวาระเรมตน เพอน าไปใชในการสรางการประชมในขนตอนการก าหนดวาระการประชม

กรอกชอระเบยบวาระ คลก

คลก กรณตองการแกไขรปแบบระเบยบวาระ คลก กรณตองการลบรปแบบระเบยบวาระ

การจดการประเภทของการประชม

กรอกประเภทของการประชม คลก

คลก กรณตองการแกไขประเภทของการประชม คลก กรณตองการลบประเภทของการประชม

การก าหนดผดแลระบบของหนวยงาน คลกเมนก าหนดผดแลระบบของหนวยงาน จะแสดงหนาจอดงรป เมอคลกเลอกหนวยงานจะแสดง

บคลากรตามหนวยงานนนๆ และใสเครองหมาย ส าหรบบคลากรทตองการใหมหนาทเปนผดแลระบบของหนวยงาน

เมอเลอกไดเรยบรอย คลก

เทคนคการประชมแบบมออาชพ (Meeting that Works) จากการสอนงานโดยผชวยศาสตราจารย ดร.อษาวด ตนตวรานรกษ คณบดคณะวทยาศาสตร

ดร.ณรงค องกมบวน รองคณบดฝายบรหาร

จากการทขาพเจาไดรบหมายหมายภาระงานดานการประชม โดยการก ากบดแลของคณบด และรองคณบดฝายบรหาร ในการสอนงานดานการประชมเพอใหเกดความร ความเขาใจ และมงใหเกดประสทธภาพตอการจดการประชมแลว จงไดน าแนวคดและวธการจากการสอนงานดงกลาวมาใชในการปรบปรงตนเองใหสามารถปฏบตงานไดอยางมประสทธภาพมากยงขน รวมถงวธการท างานรปแบบใหมโดยไมยดตดกบวฒนธรรมองคกรเกาๆ เพอใหองคกรมลกษณะเปนทมงานทมศกยภาพสงสด (High Performance Team) ทพรอมเผชญหนากบทกๆ สถานการณในอนาคต ซงการท างานในยคถดไปจงมลกษณะของการท างานเปนทม (Team work) มากขน โดยการแลกเปลยนประสบการณและการเรยนรซงกนและกน และหนงในหลายๆ เครองมอทจะชวยใหการท างานในลกษณะนเปนผลส าเรจ คอ วธการประชมอยางมประสทธภาพ (Effective Meeting) ซงมขนตอนและวธการ ดงน การประชม การประชมเปนขนตอนหรอกระบวนการรวมกนของกลมคน เพอเปาหมายในการด าเนนงาน ซงมความส าคญอยางยงในการด าเนนงานขององคกร การประชมทดนนจะชวยในการตดสนใจของคณะการในการวางแผนและตดตามผลการมอบหมายตามความรบผดชอบ ซงถามการด าเนนการประชมอยางมประสทธภาพ กจะท าใหองคกรมประสทธภาพไปดวย โดยการประชมใหมประสทธภาพนนรองคณบดฝายบรหารแนะน าวาใหด าเนนการ ดงน ขนตอนการประชม

การด าเนนการประชมใหมประสทธภาพนน ประกอบไปดวยขนตอนดงน 1. การวางแผนลวงหนา ในขนตอนการวางแผนลวงหนาและเตรยมการใหเกดการประชมอยางม

ประสทธภาพ ประกอบดวย 1.1 การก าหนดวตถประสงค โดยก าหนดอยางชดเจนวาตองการไดรบอะไรจากการประชม และจะตองแจงวตถประสงคของการประชมใหแกผทไดรบเชญเขารวมประชมไดทราบทกครง การประชมแตละครงควรมวตถประสงค / เปาหมายทชดเจนเพยงขอเดยว 1.2 การก าหนดผทควรเขารวมประชม ในการประชมแตละครง จ าเปนตองก าหนดรายชอผทควรเขารวมประชมใหชดเจน องคประกอบของสมาชกในทประชมควรประกอบดวยกลมทคอยสนบสนนขอมล และกลมทคอยคดวเคราะหและตดสนใจเปนส าคญ โดยจะตองค านงถงการก าหนดตวบคคลทจะท าการเชญประชม ใหสอดคลองกบวตถประสงคของการประชมทกครง 1.3 การจดวาระการประชม วาระการประชมนนเปนเครองมอมาตรฐานส าหรบทกการประชม วาระของการประชมนนจะชวยใหเหนโครงสรางการประชมทชดเจนและกอใหเกดประสทธภาพของการประชมได โดยการจดระเบยบวาระการประชมทดตองมแนวทางในการก าหนดวาระการประชม คอ

เลขานการการประชมซงเปนผด าเนนการในการจดท าระเบยบวาระการประชม จะรบผดชอบในการก าหนดวาระการประชมแลวจงน าไปปรกษากบผทเปนประธาน หรอเลขานการทประชม เพอขอความเหนชอบ ควรมการสอบถามไปยงสมาชก ทจะเขารวมประชมทกคนดวยวามวาระอนใดทจะขอน าเขาสทประชมอกหรอไม วาระการประชมแตละเรองหรอแตละหวขอจะมความเกยวของสมพนธกนกบวตถประสงคของการประชมมการก าหนดวาระทส าคญๆ ไวในล าดบตนๆ ของการประชมมการจดความสมพนธของแตละวาระใหเชอมโยงตอเนองกนไมวกไปวนมา 1.4 การประชม และหนงสอเชญประชม การเรยนเชญประธานทประชม จ าเปนตองน ารายละเอยดวตถประสงคของการประชม รายชอผทจะเขารวมประชม ตลอดจนวาระการประช มไปเรยนปรกษาและขอเชญดวยวาจาเสยกอน แลวจงจดท าเปนหนงสอเชญประชมอกครง การเชญผเขารวมประชม ควรแจงลวงหนาไมนอยกวา 1 สปดาห โดยมหนงสอเชญประชมซงมการจดสงแบบเปนทางการ โดยเนอความในหนงสอเชญประชม ควรประกอบดวยใจความส าคญโดยยอๆ คอ สาเหต – ทมาของการจดใหมการประชม,วตถประสงค,บคคลทจะใหเกยรตมาเปนประธานการประชม, วน – เวลา – สถานทประชม 1.5 การเตรยมสถานทและอปกรณ การจดสถานท ควรพจารณาถงขนาดของหองทเหมาะสมกบจ านวนคน และลกษณะของการจดโตะประชมวาจะจดรแบบใด ระบบเครองปรบอากาศและอปกรณไฟฟา แสงสวางใชการไดดหรอไม มานบงแสง ปด – เปดได ในการจดอปกรณ กอนการประชมทกครงจะตองท าการสอบถามไปยงประธานทประชม และผเขารวมประชมทกคนวามความจ าเปนตองใชอปกรณอะไรบาง ลกษณะการน าเสนอเปนเชนไร ทส าคญทสด คอ 30 นาทกอนการประชมจะเรมตน ควรมการตรวจสอบครงสดทาย ทงความสะอาดเรยบรอยของสถานท จ านวนเกาอนงและอปกรณตางๆ จะเหนไดวา กระบวนการในการวางแผนการประชมนเปนขนตอนทมความส าคญตอผลส าเรจของการประชมอยางมาก ซงถามการวางแผนการประชมด มการเตรยมการทดกเทากบไดเดนทางมาถงครงทางแลว ในสวนทเหลออกครงทาง ทจะท าใหการประชมนมประสทธ ภาพโดยสมบรณ กจะอยทบทบาทของประธานทประชม และบทบาทของผเขารวมประชมทดเปนส าคญ

2. การด าเนนการประชม ม 8 ขนตอนการประชมทบรรลผลส าเรจ 2.1 การประชมตองเกดจากความตองการทแทจรง การประชมนนจะเปนสงทจ าเปน เมอสมาชกในกลมตองมสวนรวมในการปฏบตหรอตดสนใจ 2.2 ตงเปาหมายส าหรบการประชมเพอตองอภปรายหรอรวมกนตดสนใจ พรอมทงกลาวย าตอนจบการประชมวาไดบรรลเปาหมายอะไรไปบางแลว 2.3 ใหกลมเปนผก าหนดการตดสนใจ 2.4 ด าเนนการตามตารางเวลา 2.5 ใหความสนใจกบสงทส าคญ โดยก าหนดเวลาในการประชมตามความส าคญของแตละประเดน 2.6 ด าเนนการประชมตามทวางไว วาระการประชมจะชวยใหสามารถด าเนนการภายในเวลาทก าหนด ถามประเดนอนๆ ทนาสนใจเกดขนใหถามทประชมวา มนส าคญพอทเราจะใชเวลาอภปรายหรอไม 2.7 ท าใหทกคนมสวนรวม ทกคนควรไดรบโอกาสในการมสวนรวมแบงปนความคดเหนทเทาเทยมกน 2.8 มผด าเนนการประชมทด ซงสามารถด าเนนการประชมและปฏบตตามทกขอทกลาวมาไดอยางด

3. ปดการประชมและตดตามผล กอนการปดการประชมทกครง จงควรมการทบทวนสรปประเดนส าคญและการตดสนใจทไดกระท า และจดท าเปนรายงานการประชมทชดเจนวาใครมหนาทรบผดชอบอะไร และควรมการประเมนผลการประชมสนๆ โดยอาจถามผเขารวมประชมวาพวกเขาคดอยางไรกบการประชมครงน การจดท าวาระการประชม

๑. ชอเรองควรเปนประโยคทกระชบ ไดใจความ สามารถบอกไดวา น าเสนอเรองนเพอเหตผลใด ๒. รายละเอยดการประชมตองเขยนเปนความเรยงทบอกทมา(อางถงทมา) บอกรายละเอยด

อยางยอ พรอมแนบ เอกสารหลกฐานทจะใชในการประกอบการพจารณาของคณะกรรมการในทประชม

๓. ควรระบผทเสนอวาระในการพจารณา เพอความสะดวกในการตดตามผลการด าเนนงานตามมตของทประชมตอไป

บทบาทของผบนทกผลการประชม ผบนทกผลการประชมและจดท ารายงานการประชม มกจะเปนบคคลเดยวกนกบผทท าการวางแผน และก าหนดรายละเอยดของการประชม โดยแบงเปน 3 ชวงกจกรรมการประชม ดงน กจกรรมกอนการประชม สงทตองด าเนนการ คอ ก าหนดวตถประสงคของการประชม เรยนเชญประธานทประชม ก าหนดวาระจดท าหนงสอเชญประชม จดท าก าหนดการประชม เตรยมสถานทและอปกรณ ประสานงานในการจดเตรยมขอมล

กจกรรมระหวางการประชม คอ จดบนทกผลการประชม เขยนสรปประเดนตางๆ เพอใหการประชมด าเนนไปโดยราบรน

กจกรรมภายหลงการประชม จดท ารายงานการประชม เพอน าเสนอใหเลขานการลงนาม พรอมรายงานการประชมนน ตองมใจความส าคญครบถวน ถกตองตามความเปนจรง สนและกระชบ

ภาคผนวก

การสอนงานในองคกรทมประสทธภาพ

กระบวนการถายทอดความรทส าคญอยางหนงในการรกษาและคงไวซงมาตรฐานการท างานในองคการคอ การสอนงาน หรอทเรยกวา “On the Job Training” (OJT) การสอนงานเปรยบเสมอนสงทบงบอกถงประสทธภาพในการท างานของผปฏบตงานรนแลวรนเลาทเขาๆออกๆกนอยในองคกร วายงคงสามารถรกษาระดบความมประสทธภาพไวไดเชนเดม วตถประสงคของการสอนงาน ไมเปนเพยงการท าใหลกนองท างานไดเทานน แตจะตองท างานเปนดวย การท างานเปน หมายถง ไมใชเพยงแคร เขาใจ ท าได แตตองสามารถน าไปประยกตการท างานไดดวย ดงนน หมายถง วาการสอนงานไมไดสอนเพยงองคความร ทกษะหรอประสบการณเทานน แตยงจะตองแฝงไปดวยการสอนใหคนคดเปน พฒนาเปนอกดวย นอกจากนการสอนงานยงมประโยชนในเรองตางๆ อกมากมาย เชน

ชวยสงเสรมความสมพนธอนดระหวางหวหนากบลกนอง เพราะสถานะจากหวหนาลกนอง จะกลายไปเปนครกบลกศษย ซงโดยสามญส านกของคน โดยเฉพาะคนไทย ค าวา “คร” นนมความหมายมากกวาหวหนาอยางแนนอน แตหวหนาจะกลายเปนครทกคนหรอไม กตองขนอยกบความสามารถของหวหนาคนนนๆวาสามารถท าใหลกนองยอมรบไดมากนอยขนาดไหน

ชวยปองกนความผดพลาดอนเนองมาจากการลองผดลองถก การสอนงานเปรยบเสมอนการจงมอคนขามถนน เรากสามารถอธบายเขาไปดวยวากอนขามถนนจะตองมองซายมองขวาเพอดวามร ถมาหรอไม ระยะหางแคไหนถงจะสามารถขามไดอยางปลอดภย และในขณะทก าลงเดนขามถนนนนเรากสามารถสอนเขาไดวาตองเดนดวยความเรวระดบไหน ตองคอยสงเกตรถทงซายและขวา ตองเดนตรงทางมาลาย ฯลฯ กอนทจะฝกใหเขาเดนโดยเราไมตองจงมอ และหลงจากนนกคอยๆปลอยใหเขาเดนเองโดยเราไมจ าเปนตองเดนตามไป แตอาจจะยงคอยสงเสยงสอนเขาเปนระยะๆ

ชวยใหองคความรในองคการถกถายทอดไปอยางถกตอง การสอนงานทเปนระบบจะชวยใหองคความรทเกดจากเทคโนโลย ประสบการณและทกษะของคนในองคการถกถายทอดไปสคนรนตอๆไปอยางเปนระบบและมประสทธภาพ ลดการพงพงความสามารถเฉพาะตวของคนบางคน บางกลมลง

องคกรยคใหมทตองการกาวไปสการเปน Learning Organization จะตองปพนฐานเรองการสอนงานไวกอน เพราะขนตอนตอไป การสอนงานจะกลายไปส การสรางบรรยากาศการถายทอดและแลกเปลยนความรทเรยกวา “Knowledge Sharing ” ความรในองคการจะตองถายเทไดเหมอนของไหลทไหลจากทสง(คนทมความรมาก) ไปสทต า (คนทมความรนอย) เพอเปนการลดชองวางทางความรของคนในองคการลงใหมากทสด จงจะท าใหองคการนนเปนองคการแหงการเรยนรและมพลงรวม (Synergy)อยางแทจรง ปจจยส าคญและเทคนคการน าการสอนงานสความส าเรจ มดงน

จดท าคมอและมาตรฐานการท างาน คมอ(Manual) และมาตรฐาน(Standard) การท างานถอเปนรากฐานทส าคญตอการสอนงาน เพราะถาไมมคมอหรอไมมาตรฐานการท างาน หรอมแตยงไมเปนระบบ แมวาการสอนงานจะมเทคนคดเพยงใดกตาม คงไมสามารถท าใหเกดประสทธผลไดอยางแนนอน ดงนน กอนทจะมการสอนงานจรง องคการตองมนใจวาระบบคมอและการมาตรฐานการท างานทเปนระบบและครบถวนแลว จรงๆแลวการจดท าคมอหรอมาตรฐานการท างานน เปนจดเรมตนของการวเคราะหงานเพอการสอนไปในตวอยแลว เพราะถาผทจะเปน Trainer ไดมโอกาสจดท า ทบทวนหรอพฒนาคมอและมาตรฐานการท างานดวยตวเองมาแลว เมอถงเวลาสอนงานจรงกจะท าใหงายขน เพราะมความรลกรจรงในเรองทจะสอน

การจดฝกอบรมหวหนา/ผสอนงาน การสอนงานไมใชวาจบใครมาสอนกได ไมใชท างานเปน ท างานได แลวจะสอนงานไดทกคน เพราะการสอนงานเปนกบการท างานเปนนนไมเหมอนกน ตองใชทกษะและความสามารถทแตกตางกน การท างานคอการปฏบตงานถกวธไดผลงานทมคณภาพ แตการสอนงานคอการถายทอดสงทมไปสผเรยนและผลของการสอนคอความรความเขาใจ ทกษะและทศนคตของผเรยนทเปลยนแปลงไปในทางทตองการ ดงนน เพอใหผทท างานเปน ท างานได กลายไปสการเปนผสอนงานทด จงตองมการพฒนาและฝกอบรมใหหวหนาหรอผสอนงานมความรความเขาใจและมความสามารถในการวเคราะหงาน การวางแผนการสอน ทกษะและเทคนคการสอน รวมถงวธการประเมนและตดตามผล

การสอนงานเปนสวนหนงของตวชวดผลงาน (KPI = Key Performance Indicator) ของหวหนา หวหนาหลายคนละเลยการสอนงานลกนอง เพราะคดวาการสอนงานเปนภาระมากกวาเปนหนาท จงมวแตเอาเวลาไปท างานอน ทงๆทการสอนงานถอเปนหนาทหลกอยางหนงของหวหนา ดงนน เพอใหการสอนงานเปนสงส าคญส าหรบองคการ จงควรก าหนดตวชวดผลงานทเกยวของกบการสอนงานใหกบหวหนาทกคนดวย ถอเปนตวชวดทบงคบ เชน หวหนาจะตองมชวโมงสอนงานลกนองไมนอยกวา 4 ชวโมงตอคนตอป ลกนองทไดรบการสอนงานจะตองผานการทดสอบ 100%

การจดท าโครงการ Internal Trainer ในขณะทตวชวดผลงานในขอ 3 ถอเปนมาตรการบงคบใหมการสอนงาน องคการควรก าหนดมาตรการในเชงบวกเพอการสอนงานไวดวย โดยเฉพาะอยางยงควรจะมการจดท าโครงการพฒนาวทยากรหรอผสอนงานภายในองคการ มการวดประเมนผสอนเพอเขาไปอยในท าเนยบวทยากรขององคการ อาจจะมสงจงใจทเปนตวเงนหรอไมเปนตวเงนใหกบผทมคณสมบตดานการสอน