กำรประยุกต์ใช้ Excel กับงำนบัญชี Application of...

Executive Journal116

บทคัดย่อ

ปัจจุบันมีการน�าคอมพิวเตอร์มาช่วยในการจัดท�าบัญชีมากยิ่งขึ้นไม่ว่าจะเป็นการใช้โปรแกรมส�าเร็จรูปหรือโปรแกรมสเปรดชีตซึ่งต่างมีวัตถุประสงค์เดียวกันคือ ช่วยให้การจัดท�าบัญชีง่ายขึ้น การน�าโปรแกรมสเปรดชีตมาจัดท�าบัญชีได้รับความนิยมเพิ่มมากขึ้นเนื่องจากกิจการส่วนใหญ่จะใช้โปรแกรมMicrosoftOfficeในส�านักงานอยู่แล้วดังนั้นการประยุกต์ใช้โปรแกรมสเปรดชีตกับงานบัญชีจงึไม่ท�าให้มต้ีนทนุสงูขึน้อกีทัง้ยงัสามารถใช้งบการเงนิทีไ่ด้จากการใช้โปรแกรมสเปรดชตียืน่ต่อกรมสรรพากรได้อกีด้วยการท�าบญัชด้ีวยโปรแกรมสเปรดชีตสามารถท�าได้ครบทุกขั้นตอนตั้งแต่การบันทึกรายการในสมุดรายวันผ่านรายการไปยังบัญชีแยกประเภทงบทดลองและงบการเงินอีกทั้งยังสามารถน�าข้อมูลที่ได้มาประยุกต์ใช้ในการวิเคราะห์งบการเงินได้อีกด้วย

Abstract

Today,computerhasinvolvedinfacilitatingaccountingworks,eitherintheforunofaccountingsoftwarepackagesorspreadsheetprogram.UsingspreadsheetprograminaccountingbecomemorepopularduemainlytotheuseofMicrosoftOfficeapplicationsinmostfirmsthatdoesnotleadtohighcosts.ThefinancialstatementgeneratedfromthespreadsheetprogramcanalsobesubmitedtotheDepartmentofRevenue.Usingspreadsheetprograminaccountingcoversallstepsfromentriesjournal,generalledger,trialbalance,andfinancialstatements.Theinformationfromspreadsheetcanbeappliedtothefinancialstatementanalysisaswell.

บทน�ำ

การท�าบัญชีในยุคเริ่มแรกเป็นงานที่มีความยุ่งยากซับซ้อนค่อนข้างมาก เนื่องจากแต่เดิมเป็นการจัดท�าด้วยระบบมือ ซึ่งมีกระบวนการท�าบัญชีที่ค่อนข้างซ�้าซ้อนโดยเริ่มต้นจากการเก็บรวบรวมเอกสารต่างๆเพื่อใช้ประกอบการลงบัญชีน�าเอกสารมาวิเคราะห์และบนัทกึรายการในสมดุรายวนัผ่านรายการจากสมดุรายวนัไปยงับญัชแียกประเภทเกบ็ยอดจากบญัชแียกประเภทเพือ่จดัท�างบทดลองและการออกรายงานทางการเงินทั้งงบก�าไรขาดทุนและงบดุลรวมถึงการวิเคราะห์งบการเงินซึ่งในขั้นตอนดังกล่าวทั้งหมดใช้เวลาในการจัดท�าค่อนข้างนานท�าให้การท�างานทางด้านบัญชีเป็นงานที่ยุ่งยากและน่าเบื่อแต่ในปัจจุบันการท�างานด้านบัญชีไม่ได้เป็นเรื่องที่ยุ่งยากและน่าเบื่อเหมือนเดิมอีกต่อไป เนื่องจากในปัจจุบันมีการน�าคอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยในการท�างานมากขึ้นซึ่งมีความหลากหลายรูปแบบไม่ว่าจะเป็นการใช้โปรแกรมส�าเร็จรูปในการท�าบัญชี ซึ่งมีบริษัทที่ผลิตโปรแกรมส�าเร็จรูปหลายขนาดขึ้นอยู่กับความต้องการใช้งานของผู้บริโภค นอกจากนั้น ยังมีการน�าโปรแกรมสเปรดชีตมาช่วยในการจัดท�าบัญชีโดยผู้ใช้จะพัฒนาโปรแกรมสเปรดชีตให้เป็นไปตามความต้องการใช้งานของตนเองแต่อย่างไรก็ตามพนักงานบัญชียังคงต้องมีความรู้พื้นฐานในงานด้านบัญชีบ้างเพื่อให้การท�างานเป็นไปได้โดยสะดวกมากยิ่งขึ้น ดงันัน้บทความนีจ้ะกล่าวถงึการจดัท�าบญัชใีนยคุปัจจบุนัทีห่น่วยงานจ�านวนมากนยิมประยกุต์ใช้โปรแกรมสเปรดชตีขึน้มาใช้เองซึง่จะสามารถตอบสนองความต้องการของผูบ้รหิารได้อย่างครบถ้วนอกีทัง้ยงัช่วยประหยดัค่าใช้จ่ายในการจดัซือ้โปรแกรมส�าเรจ็รปูทางการบัญชีได้อีกด้วยโดยโปรแกรมสเปรดชีตที่จะขอน�ามายกเป็นตัวอย่างในบทความนี้ได้แก่โปรแกรมMicrosoftExcelซึ่งได้รับความนิยมในการใช้งานค่อนข้างมาก

กำรประยุกต์ ใช้ Excel กับงำนบัญชีApplication of Microsoft Excel in Accounting

พัฒนพงศ์ สุวรรณชำต

Filthai Co., Ltd.สุภำภรณ์ คงสวัสดิ์

มหาวิทยาลัยกรุงเทพ

Executive Journal 117

ควำมรู้พื้นฐำนเกี่ยวกับโปรแกรม Microsoft Excel

โปรแกรมMicrosoftExcel เป็นโปรแกรมในกลุ่มของMicrosoftOffice และยังมีโปรแกรมอื่นๆ ที่คุ้นเคยกัน ได้แก่MicrosoftWord ซึ่งเหมาะกับการจัดท�าเอกสารMicrosoftPowerPointซึง่เหมาะกบัการน�าเสนองานโดยโปรแกรมMicrosoftExcelเป็นโปรแกรมประเภทสเปรดชีต(Spreadsheet)ที่มีความสามารถในการน�าข้อมูลมาค�านวณ ไม่ว่าจะเป็นการค�านวณตามสตูรคณติศาสตร์พืน้ฐานหรอืสตูรทางการเงนิทีม่คีวามซบัซ้อนมากขึ้นเนื่องจากโปรแกรมMicrosoftExcelมีฟังก์ชันต่างๆให้เลือกใช้มากมาย และเป็นโปรแกรมประเภทสเปรดชีตที่มีลักษณะเป็นตาราง2มิติคือมีแถวแนวตั้งเรียกว่า“คอลัมน์”(Column)และบรรทดัแนวนอนเรยีกว่า“แถว”(Row)จดุตดัระหว่างคอลมัน์และแถวเรียกว่า“เซลล์”(Cell)โดยแต่ละเซลล์สามารถคีย์ข้อมูลได้หลายชนิดได้แก่ตัวอักษรตัวเลขสูตรและข้อมูลประเภทวันที่และเวลาโดยจากโครงสร้างWorksheetของMicrosoftExcelที่ประกอบด้วยเซลล์จ�านวนมาก ท�าให้สามารถน�ามาประยุกต์ใช้ส�าหรับการออกเอกสารต่างๆของระบบบัญชีได้อีกมากมายเช่นใบขอซื้อใบสั่งซื้อใบเสร็จรับเงินทะเบียนคุมทรัพย์สินและเอกสารอื่นๆ

ควำมเป็นมำของกำรประยุกต์ ใช้โปรแกรมสเปรดชีตในกำรจัดท�ำ

บัญชี

โปรแกรมสเปรดชีตเป็นโปรแกรมที่เหมาะกับการท�างานเกี่ยวกับตาราง การค�านวณ อีกทั้งยังสามารถเชื่อมโยงข้อมูลระหว่างCellหรือระหว่างWorksheetได้ซึ่งเหมาะกับการน�ามาประยกุต์ใช้กบังานบญัชเีนือ่งจากการท�างานด้านบญัชจีะต้องมกีารเชือ่มโยงข้อมลูระหว่างกนัและกนัเช่นการเชือ่มโยงข้อมลูระหว่างสมดุรายวนัและบญัชแียกประเภทเป็นต้นดงันัน้นกับญัชทีีม่คีวามรู้ความสามารถเกี่ยวกับการใช้งานโปรแกรมสเปรดชีตจึงประยุกต์ใช้โปรแกรมสเปรดชีตกับงานบัญชีหลากหลายด้าน ไม่ว่าจะเป็นการจดัท�างบประมาณการวเิคราะห์งบการเงนิหรอืการจดัท�าบัญชีโดยทั่วไป ซึ่งประกอบด้วยการบันทึกรายการในสมุดรายวันการจัดท�าบัญชีแยกประเภทการจัดท�างบทดลองและการจัดท�างบการเงินและงบกระแสเงินสด นอกจากนั้น ตามประกาศอธิบดีกรมสรรพากร เกี่ยวกับภาษีมูลค่าเพิ่ม(ฉบับที่89) เรื่องก�าหนดแบบหลักเกณฑ์วิธีการและเงื่อนไขเกี่ยวกับการจัดท�ารายงาน การลงรายการในรายงานการเก็บใบก�ากับภาษีและเอกสารหลักฐานอื่นที่ใช้ประกอบการลงรายงานภาษีซื้อตามมาตรา87และมาตร87/3วรรคสองแห่งประมวลรัษฎากรโดยข้อก�าหนดข้อ10ความตอนหนึ่งว่า“การลงรายการในรายงานภาษขีายรายงานภาษซีือ้...ให้เขยีนด้วยหมกึ

หรือใช้วิธีพิมพ์หรือจัดท�าด้วยระบบคอมพิวเตอร์...การพิมพ์ด้วยเครื่องพิมพ์ดีด การพิมพ์ด้วยโปรแกรมคอมพิวเตอร์ส�าเร็จรูปสเปรดชีต(Spreadsheet)เช่นLOTUSหรือEXCELหรือโปรแกรมส�าเร็จรูปที่มีลักษณะท�านองเดียวกัน”ข้อก�าหนดข้างต้นท�าให้การท�าบญัชด้ีวยโปรแกรมสเปรดชตีได้รบัความนยิมมากขึน้และเป็นที่ยอมรับกันอย่างแพร่หลาย ธุรกิจจ�านวนมากหันมาใช้โปรแกรมสเปรดชีตในการจัดท�าบัญชี เพราะไม่ต้องสิ้นเปลืองงบประมาณในการจัดหาโปรแกรมส�าเร็จรูปที่มีราคาสูงมาใช้งานนอกจากนั้นการใช้โปรแกรมสเปรดชีตในการท�าบัญชียังสามารถตอบสนองความต้องการของผูบ้รหิารกจิการได้อย่างถกูต้องตรงความต้องการอกีด้วยและข้อดอีกีประการหนึ่งของการใช้โปรแกรมสเปรดชตีในการท�าบัญชี คือ กิจการสามารถน�าผลลัพธ์ที่ได้จากโปรแกรมมาใช้ในการวิเคราะห์ต่อได้อีก

ขั้นตอนกำรท�ำบัญชีด้วยโปรแกรม Microsoft Excel

การใช้โปรแกรมสเปรดชตีในการจดัท�าบญัชมีขีัน้ตอนการท�างานที่คล้ายคลึงกับการจัดท�าบัญชีด้วยระบบเดิม โดยจะมีการเก็บข้อมูลของรายการผ่านบัญชีทั้งหมดไว้ในแฟ้มข้อมูลรายการผ่านบัญชีไม่มีการแยกข้อมูลออกเป็นแฟ้มย่อยๆ เหมือนกับการท�าบัญชีด้วยระบบเดิมที่แยกเป็นสมุดรายวันแต่ละเล่ม อย่างไรก็ตาม หากกิจการต้องการดูข้อมูลโดยแยกตามสมุดรายวัน ก็สามารถเรยีกดไูด้จากแฟ้มข้อมลูรายการผ่านบญัชโีดยใช้ค�าสัง่ของการจัดเรียงข้อมูลตามรหัสของสมุดรายวันขั้นต้นที่ต้องการได้ ขั้นตอนในการท�างานเริ่มต้นจากกิจการต้องก�าหนดว่าต้องการแยกสมุดบันทึกรายการขั้นต้นออกเป็นกี่เล่มซึ่งส่วนใหญ่จะแบ่งเป็น5เล่มได้แก่สมุดรายวันขายสมุดรายวันซื้อสมุดเงนิสดรบัสมดุเงนิสดจ่ายและสมดุรายวนัทัว่ไปนอกจากนัน้ต้องมีการก�าหนดผังบัญชีส�าหรับการบันทึกรายการก่อนเพราะว่าการจัดท�าบัญชีด้วยโปรแกรมสเปรดชีตจะเป็นการท�าบัญชีที่ประยุกต์จากการท�าบัญชีด้วยระบบมือดังนั้นจะพยายามลดขั้นตอนของการคีย์ข้อมูลด้วยตนเองเพื่อลดความผิดพลาดที่อาจจะเกิดขึ้นได้ซึง่ถ้าหากมกีารก�าหนดผงับญัชไีว้เบือ้งต้นแล้วเมือ่ต้องการบนัทกึรายการค้าก็จะใช้การดึงข้อมูลจากผังบัญชีมาบันทึกแทนการคีย์ข้อมลูเองเมือ่ท�าการก�าหนดประเภทสมดุรายวนัและผงับญัชแีล้วก็สามารถบันทึกรายการค้าได้ทันที และสามารถเรียกดูรายงานต่างๆได้ไม่ว่าจะเป็นการเรียกดูรายงานข้อมูลซึ่งสามารถเรียกดูได้หลายรูปแบบ เช่น การเรียงตามวันที่ เรียงตามประเภทสมุดเรียงตามเลขที่บัญชีเป็นต้น และนอกจากรายงานข้อมูลแล้ว ยังสามารถเรียกดูรายงานทางการเงินได้ด้วย เช่น งบดุล งบก�าไรขาดทุนเป็นต้น

Executive Journal118

ภาพที่ 1โครงสร้างระบบบัญชีที่จัดท�าด้วยคอมพิวเตอร์ที่มา:ประยกุต์จากเอกสารประกอบการสอนหลกัสตูรการจดัวางระบบบญัชแีละการใช้โปรแกรมExcelเพือ่งานบญัชีอ.พฒันพงศ์สวุรรณชาต

ขั้นตอนกำรท�ำบัญชีโดยใช้โปรแกรมสเปรดชีตมีดังนี้

- กำรก�ำหนด Worksheet ผังบัญชีและกระดำษท�ำกำร เป็นWorksheetส�าหรับการสร้างผังบัญชีและเป็นกระดาษท�าการด้วยโดยข้อมูลในWorksheetนี้ประกอบด้วย2ส่วนหลักๆคือส่วนของผังบัญชีไว้ใช้ส�าหรับการน�าชื่อบัญชีไปใช้ในการบันทึกรายการค้าและส่วนของกระดาษท�าการซึ่งเป็นการดึงข้อมูลสรุปจากWorksheetอื่นเพื่อน�ามาจัดท�างบก�าไรขาดทุนและงบดุลของกิจการต่อไปโดยในWorksheetนี้ประกอบด้วยข้อมูลดังนี้

AR สมุดรายวันขาย

AP สมุดรายวันซื้อ

RV สมุดเงินสดรับ

PV สมุดเงินสดจ่าย

สมุดรายวัน

ผังบัญชี

งวดบัญชี

รายการผ่านบัญชี

รายงาน

งบทดลอง

งบดุล งบก�าไรขาดทุน งบกระแสเงิน

หมวด 1 สินทรัพย์

หมวด 2 หนี้สิน

หมวด 3 ทุน

หมวด 4 รายได้

รายงานข้อมูล

เรียงตามเลขที่บัญชี

เรียงตามเอกสาร

เรียงตามประเภท

รูปที่ 2Worksheet ผังบัญชีและกระดาษท�าการที่มา: ประยุกต์จากเอกสารประกอบการสอนหลักสูตรการจัดวางระบบบัญชีและการใช้โปรแกรมExcel เพื่องานบัญชี อ.พัฒนพงศ์สุวรรณชาต

o รหสับญัชีส�าหรบัการก�าหนดรหสับญัชีของแต่ละชือ่บญัชีนอกจากนัน้ยงัใช้ส�าหรบัการอ้างองิเซลล์ส�าหรบัการบันทึกรายการค้าอีกด้วย o หมวดบัญชี ส�าหรับการระบุหมวดบัญชีซึ่งโดยปกติจะมี5หมวดได้แก่ หมวด1สินทรัพย์ หมวด2หนี้สิน หมวด3ทุน หมวด4รายได้ หมวด5ค่าใช้จ่าย

Executive Journal 119

อย่างไรก็ตาม หากกิจการมีการแบ่งหมวดบัญชีเป็นมากกว่า5หมวดก็สามารถก�าหนดเพิ่มเติมได้โดยการก�าหนดหมวดบัญชีนี้ จะใช้ส�าหรับการอ้างอิงค่าในการดึงข้อมูลไปใช้ส�าหรับการจัดท�างบการเงินด้วย • ชื่อบัญชี ส�าหรับระบุชื่อบัญชีของแต่ละรหัสบัญชี ซึ่งต้องสอดคล้องกับเลขที่บัญชีและหมวดบัญชีด้วย • งบทดลองยกมาส�าหรับการระบุยอดงบทดลองยกมา(ในกรณีกิจการมียอดยกมาจากงวดบัญชีก่อน) การคีย์ข้อมูลในคอลัมน์นี้ คือ หากยอดยกมาเป็นเดบิตให้มีค่าเป็นบวก และถ้ายอดยกมาเป็นเครดิตให้มีค่าเป็นลบ เนื่องจากเป็นการก�าหนดค่าในคอลัมน์เดียวกันโดยยอดรวมของงบทดลองจะเท่ากับศูนย์ • งบทดลองประจ�างวด ส�าหรับการดึงข ้อมูลจากWorksheetงบทดลองประจ�างวดโดยข้อมลูในช่องนีจ้ะน�ามาเพือ่ใช้ประโยชน์ในการค�านวณหายอดรวมงบทดลองต่อไป และยอดรวมของงบทดลองจะเท่ากับศูนย์ • รวมงบทดลอง เป็นการน�ายอดงบทดลองยกมา บวกกับงบทดลองประจ�างวดโดยข้อมูลที่ได้จะน�าไปใช้ส�าหรับการจัดท�างบการเงินต่อไปและยอดรวมของงบทดลองจะเท่ากับศูนย์ • งบก�าไรขาดทุน เป็นการน�าข้อมูลจากช่องรวมงบทดลองมาเพื่อใช้แสดงผลการด�าเนินงานประจ�างวดบัญชีของ

กจิการและยอดรวมในคอลมัน์นีจ้ะแสดงถงึผลการด�าเนนิงานของกจิการถ้ายอดเป็นบวกแสดงว่าผลการด�าเนนิงานเป็นขาดทนุสทุธิแต่ถ้ายอดรวมเป็นลบแสดงว่าผลการด�าเนนิงานเป็นก�าไรสทุธิโดยข้อมูลในคอลัมน์นี้จะดึงข้อมูลจากคอลัมน์รวมงบทดลอง เฉพาะหมวดบัญชี4และหมวดบัญชี5เท่านั้น • งบดุลเป็นการน�าข้อมูลจากช่องรวมงบทดลองมาเพื่อใช้แสดงฐานะการเงินของกิจการ และยอดรวมที่แสดงไว้คือ ผลการด�าเนินงาน(ก�าไร/ขาดทุนสุทธิ) ที่ยกยอดมาจากคอลัมน์งบก�าไรขาดทุน โดยข้อมูลในคอลัมน์นี้จะดึงข้อมูลจากคอลัมน์รวมงบทดลองเฉพาะหมวดบัญชี1หมวดบัญชี2และหมวดบัญชี3เท่านั้น - กำรก�ำหนด Worksheet รำยกำรผ่ำนบัญชี เป็นWorksheetส�าหรบัการบนัทกึรายการค้าทีเ่กดิขึน้แต่ละวนัในสมดุรายวันทุกเล่มวิธีการบันทึกรายการในWorksheetนี้จะเหมือนกับการบันทึกรายการค้าในสมุดรายวันด้วยระบบมือที่คุ้นเคยกันอยู่แล้วโดยจะมีการบันทึกบัญชีตามหลักการบัญชีคู่โดยยอดเงินด้านเดบิตและเครดิตจะต้องเท่ากันแต่จะแตกต่างจากการบันทึกรายการด้วยระบบเดิมคือ การบันทึกรายการด้วยโปรแกรมMicrosoftExcelจะสามารถเชื่อมโยงข้อมูลระหว่างWorksheetผังบัญชีได้โดยประกอบด้วยข้อมูลดังนี้

รูปที่ 3Worksheetรายการผ่านบัญชีที่มา: ประยุกต์จากเอกสารประกอบการสอน หลักสูตรการจัดวางระบบบัญชีและการใช้โปรแกรมExcel เพื่องานบัญชี อ.พัฒนพงศ์สุวรรณชาต

• ล�าดับส�าหรับการก�าหนดล�าดับของข้อมูล • วันเดือนปีส�าหรับการคีย์วันที่ที่เกิดรายการค้า • งวดบัญชี ส�าหรับการคีย์งวดบัญชี(เดือน) ที่เกิดรายการค้า เพื่อให้ทราบว่ารายการค้านั้นๆ เกิดขึ้นในเดือนใด ซึ่งช่วยให้สามารถเรียกดูข้อมูลรายเดือนได้ • สมดุรายวนัส�าหรบัการคย์ีชือ่สมดุรายวนัทีต้่องการบนัทกึรายการค้าแต่หากกจิการไม่ต้องการแบ่งแยกสมดุรายวนัเป็นหลายเล่มโดยต้องการบันทึกรายการทั้งหมดในสมุดรายวันทั่วไปเล่มเดียวจะไม่ก�าหนดคอลัมน์นี้ไว้เลยก็ได้

Executive Journal120

• เลขที่เอกสารส�าหรับคีย์เลขที่เอกสารอ้างอิงของรายการค้าที่เกิดขึ้นโดยมักใช้สอดคล้องกับสมุดเพื่อให้สะดวกในการอ้างอิงการค้นหาข้อมูล • รหัสบัญชี ส�าหรับการคีย์รหัสบัญชีที่ต้องการบันทึกรายการค้าโดยรหัสบัญชีทั้งหมดจะสอดคล้องกับรหัสบัญชีที่ก�าหนดไว้ในWorksheetผงับญัชีซึง่ในส่วนนีห้ากไม่ต้องการคย์ีเลขทีเ่องเพือ่ลดความผดิพลาดของการคย์ีข้อมลูสามารถใช้ฟังก์ชนัDataValidationเข้ามาช่วยในการเชื่อมโยงข้อมูลจากWorksheetผังบัญชีและกระดาษท�าการก็ได้ • ชื่อบัญชี ส�าหรับการดึงข้อมูลชื่อบัญชีจากWorksheetผังบัญชี โดยโปรแกรมExcelสามารถน�าข้อมูลรหัสบัญชีที่คีย์ไว้ไปเปรียบเทียบกับรหัสบัญชีในWorksheetผังบัญชีและน�าชื่อบัญชีที่ตรงกับรหัสบัญชีนั้นๆมาแสดงไว้ในคอลัมน์นี้ซึ่งในส่วนนี้เพื่อให้ง่ายต่อการค้นหาและดึงข้อมูลชื่อบัญชีสามารถใช้ฟังก์ชั่นVlookupในการมองรหัสบัญชีที่ได้คีย์ไว้แล้วในคอลัมน์ก่อนหน้านี้โดยให้ท�าการเชื่อมโยงข้อมูลกับWorksheetผังบัญชีและกระดาษท�าการเพื่อดึงข้อมูลชื่อบัญชีมาก็ได้ • จ�านวนเงินส�าหรับการคีย์จ�านวนเงินของรายการค้าโดยยอดเงินเดบิตให้เป็นค่าบวกและยอดเงินเครดิตให้เป็นค่าลบยอดรวมของรายการค้า1รายการจะต้องเท่ากับศูนย์เสมอ • ค�าอธิบายรายการส�าหรับการคีย์ค�าอธิบายรายการค้า

- กำรก�ำหนด Worksheet บัญชีแยกประเภท เป็นWorksheet ที่แสดงข้อมูลบัญชีแยกประเภทของกิจการ โดยข้อมูลในWorksheetนี้ไม่ได้เกิดจากการคีย์ข้อมูลใหม่แต่จะใช้ข้อมูลจากWorksheetรายการผ่านบัญชีที่ได้บันทึกรายการค้าเรียบร้อยแล้วโดยจะใช้ฟังก์ชันDataSortในการจัดเรียงข้อมูลตามรหัสบัญชีก่อน(เนื่องจากปกติการจัดท�าบัญชีแยกประเภทจะเรียงตามรหัสบัญชี)หลังจากนั้นใช้ฟังก์ชันDataSubtotalsโดยก�าหนดให้Subtotalsทุกครั้งที่มีการเปลี่ยนรหัสบัญชีและให้โปรแกรมรวมยอดของแต่ละเลขที่บัญชีให้ด้วยผลจากการใช้ฟังก์ชันดังกล่าวจะท�าให้ได้บัญชีแยกประเภทตามรหัสบัญชีโดยในส่วนของการใช้ฟังก์ชันDataSubtotalsนี้จะมีผล3ระดับโดย ระดับที่1 แสดงยอดรวมของรายการทั้งหมดซึ่งจะเท่ากับศูนย์ ระดับที่2 แสดงยอดรวมของแต่ละรหัสบัญชีคล้ายกับงบทดลองและยอดรวมจะต้องเท่ากับศูนย์ ระดับที่3 แสดงข้อมลูโดยแยกตามรหสับญัชีคล้ายกบับญัชแียกประเภทโดยแต่ละบญัชจีะแสดงยอดรวมของบญัชนีัน้ๆโดยหากยอดดุลคงเหลือเดบิตยอดจะเป็นบวกและหากยอดดุลคงเหลือเครดิตยอดจะเป็นลบ

รูปที่ 4Worksheetบัญชีแยกประเภทระดับ2ทีม่า:ประยกุต์จากเอกสารประกอบการสอนหลกัสตูรการจดัวางระบบบญัชแีละการใช้โปรแกรมExcelเพือ่งานบญัชีอ.พฒันพงศ์สวุรรณชาต

- กำรก�ำหนด Worksheet งบทดลองประจ�ำงวดเป็นWorksheetส�าหรับแสดงข้อมูลงบทดลองประจ�างวดใช้ข้อมูลจากWorksheetรายการผ่านบัญชีที่ได้บันทึกรายการค้าเรียบร้อยแล้วโดยใช้ฟังก์ชันDataPivotTableในการสร้างงบทดลองยอดรวมที่แสดงในงบทดลองที่ได้นั้นจะต้องเท่ากับศูนย์เสมอหากไม่ต้องการจัดท�าWorksheetนี้ ก็สามารถดูข้อมูลจากWorksheetบัญชีแยกประเภทในระดับ2ก็ได้เนื่องจากมีข้อมูลที่สอดคล้องกันอยู่แล้ว

Executive Journal 121

รูปที่ 6Worksheetงบทดลองประจ�างวดที่มา:ประยุกต์จากเอกสารประกอบการสอนหลักสูตรการจัดวางระบบบัญชีและการใช้โปรแกรมExcelเพื่องานบัญชีอ.พัฒนพงศ์สุวรรณชาต

- กำรก�ำหนด Worksheet งบก�ำไรขำดทุน เป็นWorksheet ส�าหรับการจัดท�างบก�าไรขาดทุนของกิจการ โดยจะเชื่อมโยงข้อมูลมาจากWorksheetผังบัญชีและกระดาษท�าการในคอลัมน์ชื่อบัญชีและคอลัมน์งบก�าไรขาดทุนมาจัดแสดงในรูปแบบของงบก�าไรขาดทุนตามรูปแบบที่กิจการต้องการ โดยยอดก�าไร/ขาดทุนสุทธิในงบก�าไรขาดทุน จะต้องเท่ากับยอดก�าไร/ขาดทุนสุทธิในช่องงบก�าไรขาดทุนของWorksheetผังบัญชีด้วย - กำรก�ำหนด Worksheet งบดุล เป็นWorksheetส�าหรับการจัดท�างบดุลของกิจการ โดยจะเชื่อมโยงข้อมูลมาจากWorksheetผังบัญชีและกระดาษท�าการในคอลัมน์ชื่อบัญชีและคอลัมน์งบดุล มาจัดแสดงในรูปแบบของงบดุลตามรูปแบบที่กิจการต้องการ โดยยอดก�าไร/ขาดทุนสุทธิที่แสดงในงบดุล จะเชื่อมโยงข้อมูลมาจากWorksheet งบก�าไรขาดทุนที่ได้สร้างไปก่อนหน้านี้แล้ว

รปูที ่5Worksheetบญัชแียกประเภทระดบั3ที่มา: ประยุกต์จากเอกสารประกอบการสอนหลักสูตรการจัดวางระบบบัญชีและการใช้โปรแกรมExcel เพื่องานบัญชี อ.พัฒนพงศ์สุวรรณชาต

บรรณำนุกรม

กรมสรรพากร.(2542).ประกาศอธิบดีกรมสรรพากรเกี่ยวกับ ภาษีมูลค่าเพิ่ม(ฉบับที่89).สืบค้นเมื่อ5มีนาคม2554. จากhttp://www.rd.go.th/publish/3374.0.html.พนิดาพานิชกุลและพายัพขาวเหลือง.(2547).การจัดการ ธุรกิจด้วยMicrosoftExcel.(พิมพ์ครั้งที่3).กรุงเทพฯ: เคทีพีคอมพ์แอนด์คอนซัลท์.พัฒนพงศ์สุวรรณชาต.(ม.ป.ป.).เอกสารประกอบการสอน หลักสูตรการจัดวางระบบบัญชีและการใช้โปรแกรม Excelเพื่องานบัญชี.กรุงเทพฯ:ผู้แต่ง.

สรุป

ในปัจจุบันที่มีการประยุกต์ใช้โปรแกรมสเปรดชีตมาช่วยในการจัดท�าบัญชีท�าให้การท�าบัญชีเป็นเรื่องที่ท�าได้ง่ายขึ้นและสามารถตอบสนองความต้องการของผู้ใช้ข้อมูลทางการบัญชีได้อย่างครบถ้วนอีกทั้งยังสามารถน�าข้อมูลที่ได้ไปประยุกต์ใช้ต่อได้ในอนาคตดังนั้นการท�าบัญชีด้วยโปรแกรมMicrosoftExcelจึงเป็นอีกทางเลือกหนึ่งของการท�าบัญชีส�าหรับนักบัญชียุคไอที