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ACTA No. 06-2015. correspondiente a la sesión ordinaria celebrada por la
Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, en las
instalaciones de la Dirección General del Archivo Nacional en Curridabat, a partir
de las 8:30 horas del día 9 de abril del 2015; con la asistencia del señor Esteban
Cabezas Bolaños, Presidente de esta Comisión; el señor Javier Gómez Jiménez,
Jefe del Departamento Archivo Histórico y Vicepresidente de la Comisión; la
señora Ivannia Valverde Guevara, Jefe del Departamento Servicios Archivísticos
Externos y Secretaria Ejecutiva de la Comisión; la señora Mellany Otárola Sáenz,
Técnica nombrada por la Dirección General del Archivo Nacional y la señorita
Melissa Méndez Montes, técnica del Departamento Servicios Archivísticos
Externos quien levanta el acta. Ausentes con justificación: la señora Virginia
Chacón Arias, Directora Ejecutiva de la Comisión y el señor Javier Salazar Sáenz,
Historiador. Convocados asistentes: las señoras Johanna Sánchez Araya,
Encargada del Archivo Central del Instituto Costarricense de Ferrocarriles; María
Gerardina Solano Marín, Encargada del Archivo Central de la Municipalidad de
Oreamuno; y Alba Rodríguez, Encargada Archivo Central de la Superintendencia
de Telecomunicaciones (Sutel). Convocados ausentes: la señora Wendy Martínez
Jiménez, Jefe del Archivo Central del Registro Nacional y el señor Manuel Emilio
Fallas Delgado, Encargado del Archivo Central del Banco Popular y de Desarrollo
Comunal Invitados: la señorita Camila Carreras Herrero; y las señoras María del
Carmen Retana Ureña y Estrellita Cabrera Ramírez; profesionales del
Departamento Servicios Archivísticos Externos (DSAE) asignadas para el análisis
de las tablas de plazos de conservación de documentos presentadas por los
Comités Institucionales de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) del
Registro Nacional, la Municipalidad de Oreamuno y la Superintendencia General
de Telecomunicaciones (Sutel) respectivamente.---------------------------------------------
CAPITULO I. LECTURA Y APROBACIÓN DE ACTAS.------------------------------------
ARTÍCULO 1. Lectura, comentario y aprobación del acta No. 05-2015.----------------
ACUERDO 1. Se aprueba con correcciones el acta No.05-2015 del 26 de marzo
del 2015 --------------------------------------------------------------------------------------------------
CAPITULO II. SOLICITUDES DE VALORACIÓN PRESENTADAS POR LOS
COMITÉS DE SELECCIÓN Y ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS.---------------------
ARTÍCULO 2. Oficio MC-CISED-04-15 de 24 de marzo del 2015 recibido el 8 de
abril del 2015; suscrito por la señora Carolina Bustamante Avalos, Secretaria del
Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) de la
Municipalidad de Carrillo, por medio del cual presenta 4 valoraciones parciales con
12 series documentales. La solicitud incumple con los siguientes requisitos de
forma establecidos en el instructivo para la elaboración de tablas de plazos de
conservación de documentos y/o valoraciones parciales: Requisito N°3. Las
valoraciones parciales de documentos deben estar acompañadas del organigrama
de la institución, debidamente aprobado por MIDEPLAN o la autoridad
competente: No se remite organigrama de la institución .Requisito N°7. Debe
contar con el nombre y la firma del jefe de la unidad productora, y el sello de esta
unidad, en cada uno de los folios que componen la valoración parcial: El primer
folio de los subfondos Gestión de Ingresos y Tesorería y Proveeduría Municipal no
cuenta con el nombre y firma del Jefe de la Unidad Productora ni el sello
respectivo. Requisito N°8. Debe contar con el nombre y firma del Presidente o
Secretario del CISED y el sello de este órgano en cada una de las páginas que
componen la valoración parcial: El primer folio de los subfondos Gestión de
Ingresos y Tesorería y Proveeduría Municipal no cuentan con el nombre y firma
del Presidente o Secretario del Cised ni el sello respectivo. Requisito N°11. El
Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos remite dos
originales en soporte papel y una copia en soporte electrónico (se debe remitir al
correo electrónico de la CNSED): Solo remiten un ejemplar de las tablas y no
enviaron la versión electrónica. Requisito N°12: En la valoración parcial sólo se
incluyen los documentos que ya han perdido su vigencia administrativa y legal: Se
incluyen documentos que aún no finalizan su vigencia administrativa legal.-----------
ACUERDO 2. Comunicar a la señora Carolina Bustamante Avalos, Secretaria del
Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) de la
Municipalidad de Carrillo; que esta comisión conoció el oficio MC-CISED-04-15 de
24 de marzo del 2015 recibido el 8 de abril del 2015 y se le informa que será
convocada para una próxima sesión de este órgano colegiado, con la finalidad de
analizar las solicitudes de valoración parcial presentadas mediante el oficio
supracitado. A si mismo, se le solicita presentar subsanados, el día de la sesión
que se le convoque, los siguientes requisitos de formas establecidos en el
instructivo para la elaboración de tablas de plazos de conservación de
documentos y/o valoraciones parciales: Requisito N°3. Las valoraciones parciales
de documentos deben estar acompañadas del organigrama de la institución,
debidamente aprobado por MIDEPLAN o la autoridad competente: No se remite
organigrama de la institución .Requisito N°7. Debe contar con el nombre y la firma
del jefe de la unidad productora, y el sello de esta unidad, en cada uno de los
folios que componen la valoración parcial: El primer folio de los subfondos Gestión
de Ingresos y Tesorería y Proveeduría Municipal no cuenta con el nombre y firma
del Jefe de la Unidad productora ni el sello respectivo. Requisito N°8. Debe contar
con el nombre y firma del Presidente o Secretario del CISED y el sello de este
órgano en cada una de las páginas que componen la valoración parcial: El primer
folio de los subfondos Gestión de Ingresos y Tesorería y Proveeduría Municipal no
cuentan con el nombre y firma del Presidente o Secretario del Cised ni el sello
respectivo. Requisito N°11. El Comité Institucional de Selección y Eliminación de
Documentos remite dos originales en soporte papel y una copia en soporte
electrónico (se debe remitir al correo electrónico de la CNSED): Solo remiten un
ejemplar de las tablas y no enviaron la versión electrónica. Requisito N°12: En la
valoración parcial sólo se incluyen los documentos que ya han perdido su vigencia
administrativa y legal: Se incluyen documentos que aún no finalizan su vigencia
administrativa legal. Enviar copia de este acuerdo al expediente de valoración
documental de la Municipalidad de Carrillo. ACUERDO FIRME. ------------------------
ARTÍCULO 3. Oficio CISED-0001-2015 de 07 de abril del 2015 recibido el 8 de
abril del 2015; suscrito por el señor Hernán González Rodríguez, Presidente del
Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) de la
Refinadora Costarricense de Petróleo (Recope), por medio del cual presenta 10
valoraciones parciales con 50 series documentales. La solicitud incumple con el
siguiente requisito de forma establecido en el instructivo para la elaboración de
tablas de plazos de conservación de documentos y/o valoraciones parciales:
Requisito N°12: En la valoración parcial sólo se incluyen los documentos que ya
han perdido su vigencia administrativa y legal: Se incluyen documentos que aún
no finalizan su vigencia administrativa legal.----------------------------------------------------
ACUERDO 3. Convocar para una próxima sesión a la señora Maribel Cubero
Arias, Encargada del Archivo Central de la Refinadora Costarricense de Petróleo,
con el objetivo de analizar las solicitud de valoración parcial presentada por esa
institución mediante oficio CISED-0001-2015 de 07 de abril del 2015 recibido el 8
de abril del 2015. ACUERDO FIRME.-----------------------------------------------------------
CAPITULO III. LECTURA, COMENTARIO, MODIFICACIÓN Y APROBACIÓN DE
LAS SIGUIENTES VALORACIONES DOCUMENTALES: --------------------------------
ARTÍCULO 4. Análisis de la solicitud de valoración parcial presentada por el
Instituto Costarricense de Ferrocarriles (Incofer), mediante oficio AC-001-2015 de
18 de marzo del 2015. Convocada: la señora Johanna Sánchez Araya, Encargada
del Archivo Central de Incofer. Hora: 8:30 a.m. Se deja constancia que durante la
sesión los documentos estuvieron a disposición de los miembros de la Comisión
para su consulta. Al ser las 8:30 a.m. ingresa la señora Sánchez Araya y el señor
Esteban Cabezas Bolaños procede con la lectura de la valoración parcial.-----------
ACUERDO 4. Comunicar a la señora Johanna Sánchez Araya, Encargada del
Archivo Central de Instituto Costarricense de Ferrocarriles (Incofer) y Secretaria
del Comité institucional de Selección y Eliminación de Documentos de esa
institución, que esta Comisión Nacional conoció la solicitud de valoración parcial
presentada mediante oficio AC-001-2015 del 18 de Marzo del 2015 recibido el 26
de marzo del 2015, para el Fondo: Instituto Costarricense de Ferrocarriles,
Subfondo: Sección de Tesorería; y le informa que NINGUNA de las series
documentales sometidas a valoración fue declarada con valor científico cultural.
En consecuencia, estas series pueden ser eliminadas cuando finalice la vigencia
administrativa y legal establecida por el Cised del Instituto Costarricense de
Ferrocarriles de acuerdo con los artículos No. 120, 132, 135 y 136 del Reglamento
a la Ley No 7202. Se le recuerda que una valoración parcial se presenta para
documentos que han perdido su vigencia administrativa y legal; por tanto, la
autorización de eliminación se emite de la siguiente manera: 1. Talonarios de
Tiquetes de pasajes. Original. Soporte papel. Vigencia administrativa-legal: 2
años en Archivo Central. Cantidad: 54 metros. Fechas extremas: 2005-2014. Se
autoriza la eliminación de esta serie documental para el período comprendido
entre 2005-2012. No se autoriza la eliminación de los documentos cuyas fechas
extremas comprendan los años 2013-2014, ya que aún se encuentran vigentes de
acuerdo con la vigencia administrativa legal establecida por el Cised del Incofer.
Finalmente, se le informa que no se tramitarán más solicitudes de valoración
parcial cuyas series documentales aún se encuentren vigentes. Enviar copia de
este acuerdo al señor Francisco Quesada Ureña, Jefe Sección de Tesorería y al
expediente de valoración del Instituto Costarricense de Ferrocarriles que mantiene
esta Comisión Nacional.------------------------------------------------------------------------------
ARTÍCULO 5. Análisis del informe de valoración IV-016-2015-TP. Asunto: tabla
de plazos de conservación de documentos. Fondo: Registro Nacional.
Convocada: la señora Wendy Martínez Jiménez, Encargada del Archivo Central
del Registro Nacional quien no asistió a la sesión por asuntos laborales. Hora:
9:00 a.m. Se deja constancia de que la señorita Jeannette Salazar Hernández,
funcionara del Archivo Central del Registro Nacional, participa en esta sesión
como invitada y que durante la sesión los documentos estuvieron a disposición de
los miembros de la Comisión para su consulta. Al ser la 8:54 a.m. ingresa la
señorita Salazar Hernández, funcionara del Archivo Central del Registro Nacional.
La señora Ivannia Valverde Guevara, procede con la lectura del informe de
valoración No. IV-016-2015-TP, realizado por la señorita Carreras Herrero, quien
se encuentra en una capacitación. Se destacan las siguientes consideraciones.----
“/…/ 34. Mediante oficio N° CNSED-017-2015 de 22 de enero de 2015, se
solicitaron al CISED del Registro Nacional algunas aclaraciones relacionadas con
las tablas de plazos. Por medio del oficio CISED-RN-001-2015 de 26 de enero de
2015 el CISED del Registro solicitó una prórroga para remitir las respuestas a las
consultas realizadas, la cual fue concedida mediante oficio CNSED-019-2015 de
27 de enero de 2015. 3.5. Por medio del oficio CISED-RN-003-2015 de 03 de
febrero de 2015, el CISED del Registro envió las respuestas y las Tablas de
Plazos corregidas. 3.6. El CISED del Registro Nacional incluyó en la Tabla de
Plazos del Departamento Servicios Complementarios, las siguientes series
documentales para las cuales indicó que no se valoraran nuevamente:N° 19
“Actos y contratos del Registro de Personas Jurídicas (Tomos reales de
inscripción): Original sin copia. Contenido: inscripción de los datos de personas
(no comerciales) en el país. Según el artículo 466 del Código Civil sobre el
Registro de Personas. Fecha: 1893-2010. Cantidad: 15 m (198 tomos). Soporte:
papel. Vigencia administrativa-legal: 5 años en la oficina y permanente en el
Archivo Central. Observaciones: Declarado con valor científico-cultural, según el
informe N° 27-2014 con fecha del 10 de julio del 2014 en sesión N° 25-2014. Esta
línea no requiere ser valorada nuevamente. N° 20 “Actos y contratos del
Registro de Personas Jurídicas (Tomos reales de inscripción): Original sin copia.
Contenido: inscripción de los datos de personas (no comerciales) en el país.
Según el artículo 466 del Código Civil sobre el Registro de Personas. Fecha:
1893-2010. Cantidad: 18000 microjackets. Soporte: microjacket. Vigencia
administrativa-legal: 5 años en la oficina y permanente en el Archivo Central.
Observaciones: Declarado con valor científico-cultural, según el informe N° 27-
2014 con fecha del 10 de julio del 2014 en sesión N° 25-2014. Esta línea no
requiere ser valorada nuevamente. N° 21 “Actos y contratos del Registro de
Personas Jurídicas (Tomos reales de inscripción): Original sin copia. Contenido:
inscripción de los datos de personas (no comerciales) en el país. Según el artículo
466 del Código Civil sobre el Registro de Personas. Fecha: 1893-2010. Cantidad:
115 rollos. Soporte: microfilm (rollos). Vigencia administrativa-legal: 5 años en la
oficina y 5 años en el Archivo Central. Observaciones: Declarado con valor
científico-cultural, según el informe N° 27-2014 con fecha del 10 de julio del 2014
en sesión N° 25-2014. Esta línea no requiere ser valorada nuevamente. N° 22
“Actos y contratos del Registro Mercantil (Tomos reales de inscripción): Original
sin copia. Contenido: inscripción de actos y contratos mercantiles. Según el
Código de Comercio. Artículo 235. Fecha: 1893-2010.Cantidad: 149.85 m (1960
tomos). Soporte: papel. Vigencia administrativa-legal: 5 años en la oficina y
permanente en el Archivo Central. Observaciones: Declarado con valor científico-
cultural, según el informe N° 27-2014 con fecha del 10 de julio del 2014 en sesión
N° 25-2014. Esta línea no requiere ser valorada nuevamente. N° 23 “Actos y
contratos del Registro Mercantil (Tomos reales de inscripción): Original sin copia.
Contenido: inscripción de actos y contratos mercantiles. Según el Código de
Comercio. Artículo 235. Fecha: 1893-2010. Cantidad: 355 608 microjacket.
Soporte: microjacket. Vigencia administrativa-legal: 5 años en la oficina y
permanente en el Archivo Central. Observaciones: Declarado con valor científico-
cultural, según el informe N° 27-2014 con fecha del 10 de julio del 2014 en sesión
N° 25-2014. Esta línea no requiere ser valorada nuevamente. N° 24 “Actos y
contratos del Registro Mercantil (Tomos reales de inscripción): Original sin copia.
Contenido: inscripción de actos y contratos mercantiles. Según el Código de
Comercio. Artículo 235. Fecha: 1893-2010. Cantidad: 292 rollos. Soporte:
microfilm. Vigencia administrativa-legal: 5 años en la oficina y 5 años en el
Archivo Central. Observaciones: Declarado con valor científico-cultural, según el
informe N° 27-2014 con fecha del 10 de julio del 2014 en sesión N° 25-2014. Esta
línea no requiere ser valorada nuevamente. N° 25 “Actos y contratos del
Registro de Bienes Inmuebles” (Tomos reales de inscripción de propiedades de
todo el país): Original sin copia. Contenido: detalla información de Bienes
Inmuebles. Fecha: 1867-1994. Cantidad: 700.65 m (5709 tomos). Soporte:
papel.Vigencia administrativa-legal: 5 años en la oficina y permanente en el
Archivo Central. Observaciones: Declarado con valor científico-cultural, según el
informe N° 27-2014 con fecha del 10 de julio del 2014 en sesión N° 25-2014. Esta
línea no requiere ser valorada nuevamente. N° 26 “Actos y contratos del
Registro de Bienes Inmuebles” (Tomos reales de inscripción de propiedades de
todo el país): Original sin copia. Contenido: detalla información de Bienes
Inmuebles. Fecha: 1867-1994. Cantidad: 3738 rollos. Soporte: microfilm.
Vigencia administrativa-legal: 5 años en la oficina y 5 años en el Archivo Central.
Observaciones: Declarado con valor científico-cultural, según el informe N° 27-
2014 con fecha del 10 de julio del 2014 en sesión N° 25-2014. Esta línea no
requiere ser valorada nuevamente. N° 27 “Actos y contratos del Registro de
Bienes Inmuebles” (Tomos reales de inscripción de propiedades de todo el país):
Original sin copia. Contenido: detalla información de Bienes Inmuebles. Fecha:
1867-1994. Cantidad: 1376600 microjacket. Soporte: microjacket. Vigencia
administrativa-legal: 5 años en la oficina y permanente en el Archivo Central.
Observaciones: Declarado con valor científico-cultural, según el informe N° 27-
2014 con fecha del 10 de julio del 2014 en sesión N° 25-2014. Esta línea no
requiere ser valorada nuevamente. Por lo tanto, las citadas series documentales
no se someten nuevamente a valoración (a pesar de estar incluidas en la Tabla de
Plazos correspondiente).”----------------------------------------------------------------------------
ACUERDO 5. Comunicar al señor William Astúa Meléndez, Presidente del Comité
Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Registro Nacional, que
esta Comisión Nacional conoció la solicitud de valoración parcial presentada
mediante oficio CISED-RN-014-2014 del 12 de diciembre del 2014, para el Fondo:
Registro Nacional, Subfondos: Dirección de Servicios-Jefatura; Departamento de
Recepción y Entrega; Departamento de Servicios Complementarios;
Departamento de Servicios Digitalizados y Departamento de Placas; y declara con
valor científico las siguientes series documentales: ------------------------------------------
FONDO: Registro Nacional-----------------------------------------------------------------------------
Subfondo 1: Dirección General. Subfondo 2. Dirección de Servicios, Jefatura.
Subfondo 3. Departamento Servicios Complementarios-------------------------------------
Tipo documental------------------------------------------ Valor científico – cultural---------
1.2.19. Actos y contratos del Registro de
Personas Jurídicas1 (Tomos reales de
inscripción). Original sin copia. Contenido:
inscripción de los datos de personas (no
comerciales) en el país. Según el artículo 466 del
Código Civil sobre el Registro de Personas.
Fechas extremas: 1893-2010. Cantidad: 15
metros (198 tomos). Soporte: papel. Vigencia
administrativa legal: 5 años en la oficina y
permanente en el Archivo Central.---------------------
------------------------------------------------------------------
Se mantiene la declaratoria de
valor científico-cultural emitida en
la sesión N° 25-2014 celebrada el
10 de julio del 2014 que indica “Si,
ya que reflejan los antecedentes
históricos del derecho registral en
el país, así como la autorización,
inscripción, fiscalización y control
de los actos y contratos no
comerciales entre las distintas
categorías de personas jurídicas.
1 En la columna de “Observaciones” de la Tabla de Plazos se indicó: “Declarado con valor
científico-cultural, según el informe N° 27-2014 con fecha del 10 de julio del 2014 en sesión N° 25-2014. Esta línea no requiere ser valorada nuevamente.”---------------------------------------------
------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------
Conservar en los soportes papel,
microfilm, y microjacket.”-------------
1.2.20. Actos y contratos del Registro de
Personas Jurídicas2(Tomos reales de
inscripción). Original sin copia. Contenido:
inscripción de los datos de personas (no
comerciales) en el país. Según el artículo 466 del
Código Civil sobre el Registro de Personas.
Fechas extremas: 1893-2010. Cantidad: 18000
microjackets. Soporte: microjacket. Vigencia
administrativa legal: 5 años en la oficina y
permanente en el Archivo Central.---------------------
Se mantiene la declaratoria de
valor científico-cultural emitida en
la sesión N° 25-2014 celebrada el
10 de julio del 2014. ------------------
----------------------------------------------
----------------------------------------------
----------------------------------------------
----------------------------------------------
----------------------------------------------
----------------------------------------------
1.2.21. Actos y contratos del Registro de
Personas Jurídicas3 (Tomos reales de
inscripción). Original sin copia. Contenido:
inscripción de los datos de personas (no
comerciales) en el país. Según el artículo 466 del
Código Civil sobre el Registro de Personas.
Fechas extremas: 1893-2010. Cantidad: 115
rollos. Soporte: microfilm (rollos). Vigencia
administrativa legal: 5 años en la oficina y 5 años
en el Archivo Central.--------------------------------------
Se mantiene la declaratoria de
valor científico-cultural emitida en
la sesión N° 25-2014 celebrada el
10 de julio del 2014. ------------------
----------------------------------------------
----------------------------------------------
----------------------------------------------
----------------------------------------------
----------------------------------------------
----------------------------------------------
2 En la columna de “Observaciones” de la Tabla de Plazos se indicó: “Declarado con valor
científico-cultural, según el informe N° 27-2014 con fecha del 10 de julio del 2014 en sesión N° 25-2014. Esta línea no requiere ser valorada nuevamente.”--------------------------------------------- 3 En la columna de “Observaciones” de la Tabla de Plazos se indicó: “Declarado con valor
científico-cultural, según el informe N° 27-2014 con fecha del 10 de julio del 2014 en sesión N° 25-2014. Esta línea no requiere ser valorada nuevamente.”---------------------------------------------
1.2.22. Actos y contratos del Registro Mercantil4
(Tomos reales de inscripción). Original sin copia.
Contenido: inscripción de actos y contratos
mercantiles. Según el Código de Comercio.
Artículo 235. Fechas extremas: 1893-2010.
Cantidad: 149.85 m (1960 tomos). Soporte:
papel. Vigencia administrativa legal: 5 años en la
oficina y permanente en el Archivo Central.---------
------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------
Se mantiene la declaratoria de
valor científico-cultural emitida en
la sesión N° 25-2014 celebrada el
10 de julio del 2014 que indica “Si,
ya que reflejan los antecedentes
históricos del derecho registral en
el país, así como la autorización,
inscripción, fiscalización y control
de los actos y contratos
mercantiles entre las distintas
categorías de personas jurídicas.
Conservar en los soportes papel,
microfilm, y microjacket.”-------------
1.2.23. Actos y contratos del Registro Mercantil5
(Tomos reales de inscripción). Original sin copia.
Contenido: inscripción de actos y contratos
mercantiles. Según el Código de Comercio.
Artículo 235. Fechas extremas: 1893-2010.
Cantidad: 355 608 microjacket. Soporte:
microjacket. Vigencia administrativa legal: 5 años
en la oficina y permanente en el Archivo Central.--
Se mantiene la declaratoria de
valor científico-cultural emitida en
la sesión N° 25-2014 celebrada el
10 de julio del 2014. ------------------
----------------------------------------------
----------------------------------------------
----------------------------------------------
----------------------------------------------
1.2.24. Actos y contratos del Registro Mercantil6
(Tomos reales de inscripción). Original sin copia.
Se mantiene la declaratoria de
valor científico-cultural emitida en
4 En la columna de “Observaciones” de la Tabla de Plazos se indicó: “Declarado con valor
científico-cultural, según el informe N° 27-2014 con fecha del 10 de julio 2014 en sesión N° 25-2014. Esta línea no requiere ser valorada nuevamente.”------------------------------------------------- 5 En la columna de “Observaciones” de la Tabla de Plazos se indicó: “Declarado con valor
científico-cultural, según el informe N° 27-2014 con fecha del 10 de julio del 2014 en sesión N° 25-2014. Esta línea no requiere ser valorada nuevamente.”--------------------------------------------- 6 En la columna de “Observaciones” de la Tabla de Plazos se indicó: “Declarado con valor
científico-cultural, según el informe N° 27-2014 con fecha del 10 de julio del 2014 en sesión N° 25-2014. Esta línea no requiere ser valorada nuevamente.”---------------------------------------------
Contenido: inscripción de actos y contratos
mercantiles. Según el Código de Comercio.
Artículo 235. Fechas extremas: 1893-2010.
Cantidad: 292 rollos. Soporte: microfilm.
Vigencia administrativa legal: 5 años en la oficina
y 5 años en el Archivo Central.-------------------------
la sesión N° 25-2014 celebrada el
10 de julio del 2014. ------------------
----------------------------------------------
----------------------------------------------
----------------------------------------------
----------------------------------------------
1.2.25. Actos y contratos del Registro de Bienes
Inmuebles7 (Tomos reales de inscripción de
propiedades de todo el país). Original sin copia.
Contenido: detalla información de Bienes
Inmuebles. Fechas extremas: 1867-1994.
Cantidad: 700.65 m (5709 tomos). Soporte:
papel. Vigencia administrativa legal: 5 años en la
oficina y permanente en el Archivo Central.---------
------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------
Se mantiene la declaratoria de
valor científico-cultural emitida en
la sesión N° 25-2014 celebrada el
10 de julio del 2014 que indica “Si,
ya que reflejan los antecedentes
históricos del derecho registral en
el país y la trayectoria histórica de
las propiedades inmobiliarias.
Conservar en los soportes papel,
microfilm, y microjacket.”-------------
1.2.26. Actos y contratos del Registro de Bienes
Inmuebles8 (Tomos reales de inscripción de
propiedades de todo el país). Original sin copia.
Contenido: detalla información de Bienes
Inmuebles. Fechas extremas: 1867-1994.
Cantidad: 3738 rollos. Soporte: microfilm.
Vigencia administrativa legal: 5 años en la oficina
y 5 años en el Archivo Central.-------------------------
Se mantiene la declaratoria de
valor científico-cultural emitida en
la sesión N° 25-2014 celebrada el
10 de julio del 2014. ------------------
----------------------------------------------
----------------------------------------------
----------------------------------------------
----------------------------------------------
7 En la columna de “Observaciones” de la Tabla de Plazos se indicó: “Declarado con valor
científico-cultural, según el informe N° 27-2014 con fecha del 10 de julio del 2014 en sesión N° 25-2014. Esta línea no requiere ser valorada nuevamente.”--------------------------------------------- 8 En la columna de “Observaciones” de la Tabla de Plazos se indicó: “Declarado con valor
científico-cultural, según el informe N° 27-2014 con fecha del 10 de julio del 2014 en sesión N° 25-2014. Esta línea no requiere ser valorada nuevamente.”---------------------------------------------
1.2.27. Actos y contratos del Registro de Bienes
Inmuebles9 (Tomos reales de inscripción de
propiedades de todo el país). Original sin copia.
Contenido: detalla información de Bienes
Inmuebles. Fechas extremas: 1867-1994.
Cantidad: 1376600 microjacket. Soporte:
microjacket. Vigencia administrativa legal: 5 años
en la oficina y permanente en el Archivo Central.--
Se mantiene la declaratoria de
valor científico-cultural emitida en
la sesión N° 25-2014 celebrada el
10 de julio del 2014. ------------------
----------------------------------------------
----------------------------------------------
----------------------------------------------
----------------------------------------------
Las series documentales presentadas ante la Comisión Nacional de Selección y
Eliminación de Documentos, mediante oficio CISED-RN-014-2014 del 12 de
diciembre del 2014, para el Fondo: Registro Nacional, Subfondos: Dirección de
Servicios-Jefatura; Departamento de Recepción y Entrega; Departamento de
Servicios Complementarios; Departamento de Servicios Digitalizados y
Departamento de Placas; pueden ser eliminadas al vencimiento de su vigencia
administrativa y legal, según ha sido determinada por el Comité Institucional de
Selección y Eliminación de Documentos (Cised) de la Municipalidad de Oreamuno,
de acuerdo con los artículos No. 120, 132, 135 y 136 del Reglamento a la Ley No
7202.-------------------------------------------------------------------------------------------------------
En cuanto a los documentos en soporte electrónico, es importante aclarar que, de
conformidad con el artículo 16 de la Ley General de Control Interno Nº 8292, la
institución debe documentar los sistemas, programas, operaciones del computador
y otros procedimientos pertinentes a los sistemas de información, ya que esto le
permitirá disponer de documentación completa, adecuada y actualizada para
todos los sistemas que se desarrollan. Además, se les recuerda que se deben
conservar los metadatos que permitan el acceso a la información en un futuro, de
acuerdo con los lineamientos de la “Directriz con regulaciones técnicas sobre
9 En la columna de “Observaciones” de la Tabla de Plazos se indicó: “Declarado con valor
científico-cultural, según el informe N° 27-2014 con fecha del 10 de julio del 2014 en sesión N° 25-2014. Esta línea no requiere ser valorada nuevamente.”---------------------------------------------
administración de documentos producidos por medios automáticos”, emitida por la
Junta Administrativa del Archivo Nacional y publicada en La Gaceta Nº 61 de 28
de marzo de 2008, y las “Normas Técnicas para la Gestión y el Control de
Tecnologías de Información, (N-2-2007-CO-DFOE)”, publicada en La Gaceta Nº
119 de 21 de junio de 2007; y que la Ley de Certificados, Firmas Digitales y
Documentos Electrónicos No. 8454 publicada en La Gaceta No. 174 del 13 de
octubre del 2005, la “Política de Certificados para la Jerarquía Nacional de
Certificadores Registrados” y la “Política de Formatos Oficiales de los Documentos
Electrónicos Firmados Digitalmente” publicadas en el Alcance 92 a La Gaceta No.
95 del 20 de mayo del 2013 se encuentran vigentes.----------------------------------------
Con respecto a los tipos documentales que el Cised asignó una vigencia
“permanente” en una oficina o en el Archivo Central, se debe tomar en cuenta lo
indicado en el inciso 1 de la Resolución Nº CNSED-1-200910, que establece: “Si
estos documentos carecen de valor científico-cultural, es la oficina o la entidad
productora, la responsable de custodiar permanentemente estos documentos. 2.
Si los documentos en mención son declarados como de valor científico cultural,
serán trasladados al Archivo Nacional para su custodia permanente, cuando se
cumpla el plazo que señala la Ley 7202.”-------------------------------------------------------
Finalmente se recuerda que están vigentes las resoluciones CNSED-01-2014 y
CNSED-02-2014 publicadas en la Gaceta No. 5 del 08 de enero del 2015
relacionadas con la declaratoria general de valor científico cultural de series
documentales producidas en todos los órganos superiores o colegiados, Áreas de
Planificación Institucional, Auditorías Internas, Asesorías Legales o Jurídicas,
Recursos Humanos, Áreas Financiero Contable (incluyendo áreas presupuestales)
y Proveedurías Institucionales de todas las instituciones que conforman el Sistema
Nacional de Archivos.---------------------------------------------------------------------------------
10
Publicada en La Gaceta Nº 101 de 27 de mayo de 2009.------------------------------------------------------
Enviar copia de este acuerdo a las señoras Kattia Salazar Villalobos, Jefe
Dirección de Servicios; Gioconda Pessoca Leitón, Jefe departamentos de
Recepción y Entrega y Servicios Complementarios; a los señores Carlos López
Vargas, Jefe Departamento Servicios Digitalizados; Rafael Espinoza Sánchez,
Jefe de Placas; y al expediente de valoración del Registro Nacional que mantiene
esta Comisión Nacional.------------------------------------------------------------------------------
ARTÍCULO 6. Análisis del Informe de Valoración IV-017-2015-TP. Asunto: Tabla
de Plazos de Documentos. Fondo: Municipalidad de Oreamuno. Convocada
asistente: la señora María Gerardina Solano Marín, Encargada del Archivo Central
de la Municipalidad de Oreamuno. Invitada: la señora María del Carmen Retana
Ureña, profesional del Departamento Servicios Archivísticos Externos asignada
para el análisis de las tablas de plazos presentadas por el Cised de la
Municipalidad de Oreamuno. Hora: 10:00 a.m. Se deja constancia de que durante
la sesión los documentos estuvieron a disposición de los miembros de la Comisión
para su consulta. Al ser la 10:00 a.m. ingresan las señoras Solano Marín y
Retana Ureña, quien procede con la lectura del informe de valoración No. IV-017-
2015-TP. Se destaca la siguiente consideración: -------------------------------------------
“/…/ 3.7. En fecha 12 de marzo de 2015 con la finalidad de aclarar detalles
inherentes a las tablas presentadas, se apersonó la señora María Gerardina
Solano Marín, Encargada del Archivo Central y secretaria del CISED de la
Municipalidad de Oreamuno. Por ejemplo, en la tabla del subfondo Concejo
Municipal se observó incongruente la alta cantidad de metros en relación con las
fechas. Se detecta que tal circunstancia obedece a que en la Secretaría se
elevan muchos expedientes a consulta que no se reintegran a las unidades
productoras. Asimismo se detectó que en el formulario hubo omisión de la frase
Señale a la par si es O o C, . en la casilla ¿Cuáles otras oficinas tienen esta
serie?. También se confrontaron las tablas recientes con las tablas de plazos
valoradas en el año 2009 y se pudo determinar que mantienen similitud
descriptiva. Por consiguiente pareciera que las tablas solo se actualizan en sus
fechas extremas, lo cual genera que se reproduzcan errores y se omitan en
algunos casos las fechas o las cantidades, detalle más visible en las tablas del
subfondo Valoración.”---------------------------------------------------------------------------------
ACUERDO 6. Comunicar a la señora María Gerardina Solano Marín, Encargada
del Archivo Central de la Municipalidad de Oreamuno y Secretaria del Comité
Institucional de Selección y Eliminación de Documentos de esa institución; que
esta Comisión Nacional conoció la solicitud de tablas de plazos de conservación
de documentos presentada por ese Comité Institucional, mediante oficio ACM-
0024-2014 de 8 de diciembre del 2014, para el Fondo: Municipalidad de
Oreamuno, Subfondos: Consejo Municipal, Alcaldía, Auditoria Municipal,
Contraloría de Servicios, Asesoría Legal, Recursos Humanos, Catastro-Unidad de
Administración Tributaria-, Valoración, Gestión Cobro, Contabilidad-Administración
de Egresos; y declara con valor científico las siguientes series documentales: ------
FONDO: Municipalidad de oreamuno. -------------------------------------------------------------
Subfondo 1: Consejo Municipal. Subfondo 1.1. Secretaría.-----------------------------------
Tipo documental------------------------------------------ Valor científico – cultural---------
1.1.1. Expedientes de quejas presentadas por
usuarios contra la Administración11. Contenido:
Dependiendo del tipo de queja el Concejo
Municipal la remite al departamento que
corresponde. Nota de usuario. Acuerdo Concejo.
Nota de traslado al departamento respectivo. En
algunos casos se remite oficio del trámite
Sí, ya que son importantes para
conocer la problemática
socioeconómica y las relaciones
de convivencia local de la
comunidad y la eficiencia
administrativa del gobierno local.
Conservar los expedientes de
11
Según manifestó la señora María Gerardina Solano, el 12 de marzo de 2015, las quejas se dan por servicios prestados por la municipalidad en torno a acueducto, accesos de vías, recolección de basura, contaminación ambiental. Son elevados por la Contraloría de Servicios. Los casos sin solucionar por la municipalidad se elevan al Poder Judicial. Todos los expedientes vuelven al Consejo Municipal.-----------------------------------------------------------------------------------------------------------
administrativo realizado. Original. Copia Alcaldía.
Soporte papel. Cantidad: 1.20 metros. Fechas
extremas: 2006-2014. Vigencia administrativa
legal: 5 años en oficina y 5 años en Archivo
Central.--------------------------------------------------------
quejas sobre el quehacer
institucional a criterio de la
Jefatura de Oficina Productora y el
Comité Institucional de Selección
y Eliminación de Documentos.-----
1.1.3. Expediente de patentados12. Contenido:
correspondencia enviada y recibida del
patentado. Generalmente son expedientes en
alzada ante el Concejo, en ocasiones por algún
diferendo. Original y copia. Copia Unidad
Administración Tributaria (ellos manejan su
respectivo expediente que no tiene nada que ver
con el de la Secretaría del Concejo Municipal) En
el expediente levantado por la Secretaría se
manejan todos los acuerdos originales tomados
por el Concejo Municipal sobre cada caso.
Soporte papel. Cantidad: 1 metro. Fechas
extremas: 2008-2014. Vigencia administrativa
legal: 5 años en oficina y 5 años en Archivo
Central.--------------------------------------------------------
Sí, ya que permite conocer el
desarrollo comercial del cantón.
Complementa la serie de patentes
del subfondo Patentes, por tanto,
se debe evitar duplicidades.---------
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1.1.4. Expediente de urbanizaciones13.
Contenido: condominios fraccionamientos,
Sí14. Conservar los expedientes
de urbanizaciones condominios
12
Según manifestó la señora María Gerardina Solano, el 12 de marzo de 2015, En patentes hay una copia. Se manejan originales de las patentes que se aprueban en esa unidad. En Concejo se maneja el original de patentes trasladadas por patentes, debido a que son conflictivas y las eleva a conocimiento del Concejo para que resuelva.--------------------------------------- Debido a que la serie de patentes se encuentra dividida, tenemos la serie original tanto en patentes como en el Concejo. Lo adecuado sería custodiar el expediente original en patentes.------------------
13
Según manifestó la señora María Gerardina Solano, el 12 de marzo de 2015, en cuanto a la consulta de esta serie con los permisos de construcción los emite Ingeniería. Estos son de proyectos de urbanismo y fraccionamientos que son aprobados por el Concejo. Este expediente original se mantiene en Concejo. En Ingeniería hay una copia, pero sin resolución. De tal manera la consulta sobre esta gestión siempre se hará en Concejo. Se detecta centralización de funciones.
barrios, asentamientos, ciudadelas, residenciales,
calles y caminos del cantón Se designa como
expedientes de urbanizaciones por ser
documentos relacionados con una determinada
urbanización, condominio, fraccionamiento, etc.
Nota de usuario o traslado de información por
parte de algún departamento. Acuerdos varios del
Concejo con respecto al trámite dado. Original.
Solo la Secretaría maneja estos expedientes, y
son muy diferentes a los que se levantan por
parte de otros departamentos como el caso de
Ingeniería Municipal entre otros. Soporte papel.
Cantidad: 1.80 metros. Fechas extremas: 2003-
2014. Vigencia administrativa legal: 5 años en
oficina y 5 años en Archivo Central.-------------------
fraccionamientos, barrios,
asentamientos, ciudadelas,
residenciales, calles y caminos del
cantón aprobadas.15
Evitar
duplicidades con la serie
Expediente de Urbanizaciones del
subfondo Ingeniería declarada con
valor científico cultural en la
sesión No. 21-2009 de 16 de
diciembre del 2009. -------------------
----------------------------------------------
----------------------------------------------
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1.1.6. Libros de actas de sesiones del Concejo
Municipal. Contenido: Relación escrita de lo
tratado y acordado en una sesión, de acuerdo al
Art.47 del Código Municipal. Ley Nº 7794.
Original. Sin copia. Soporte papel. Cantidad: 10
metros. Fechas extremas: 1993-2014. Vigencia
administrativa legal: 5 años en oficina y
permanente en Archivo Central.------------------------
Sí16, ya que permite conocer las
políticas y lineamientos acordados
por el Concejo Municipal, para el
desarrollo del cantón de
Oreamuno.-------------------------------
----------------------------------------------
----------------------------------------------
---------------------------------------------
14
Se mantienen la declaratoria de valor científico-cultural emitida por la CNSED en sesión 21-2009 de 16 de diciembre de 2009.---------------------------------------------------------------------------------------------- 15
Según manifestó la señora María Gerardina Solano, el 12 de marzo de 2015, En patentes hay una copia. Se manejan originales de las patentes que se aprueban en esa unidad.----------------------- 16
Se mantiene la declaratoria de valor científico-cultural emitida por la CNSED en sesión 21-2009 de 16 de diciembre de 2009. Subfondo: Concejo Municipal. Serie 1.6. Actas de sesiones del Consejo Municipal. Fechas extremas: 1985-2009. Cantidad: 3 metros. Los libros de actas correspondientes a los años 1920 al 10 de Agosto de 1993 (Libro N° 34) se encuentran en custodia del Archivo Nacional.--------------------------------------------------------------------------------------------
1.1.9. Presupuestos ordinarios, extraordinarios y
modificaciones presupuestarias. Contenido:
Instrumento a través del cual se establece y
controla el gasto de la Municipalidad. Oficio de
remisión de Alcalde. Dictamen de Comisión de
Hacienda. Acuerdo del Concejo Municipal. Detalle
de ingresos y egresos. Dependiendo del tipo de
presupuesto, se deberá adjuntar certificaciones
de la CCSS, INS, y de las instituciones con las
cuales se tiene alguna deuda. Original. Copia
electrónica en Contabilidad. Soporte papel.
Cantidad: 3 metros La cantidad es excesiva por
los documentos adjuntos. Fechas extremas:
2010-2014. Vigencia administrativa legal: 3 años
en oficina y 5 años en Archivo Central.--------------
Si17, ya que refleja la distribución
de los recursos en la institución.---
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Plan anual operativo. Contenido: Documento
elaborado por el Alcalde como una guía que
permita alcanzar metas y objetivos fijados.
Original. El Alcalde tiene copia electrónica.
Soporte papel. ----------------------------------------------
------------------------------------------------------------------
Si, ya refleja los objetivos
generales y metas de la
Municipalidad de Oreamuno.
Evitar duplicidades con la serie
Plan Anual Operativo del
Subfondo Planificación.--------------
1.1.10. Informes de Auditoría .Contenido:
Estudios e informes realizados sobre
investigaciones en control interno y otros
relacionados a la Municipalidad. El insumo para
Si, ya que reflejan la fiscalización
del uso de los diferentes recursos
de la institución. Además, son una
fuente para el análisis de
17
Se mantiene la declaratoria de valor científico-cultural emitida por la CNSED en sesión 21-2009 de 16 de diciembre de 2009. Subfondo: Concejo Municipal. Serie 1.9 Modificaciones y presupuestos. Fechas extremas: 2004-2009. Cantidad: 0,5 metros. Criterio:” Conservar los presupuestos anuales ya que refleja la distribución de los recursos en un período económico”.-------
desarrollar el trabajo son las denuncias internas y
externas, solicitudes del Concejo y Contraloría
General de la República. Original. Copia Alcaldía
dependiendo del informe En la tabla del subondo
Auditoría no aparecen Soporte papel. Cantidad: 3
metros. Fechas extremas: 2008-2014. Vigencia
administrativa legal: 7 años en oficina y
permanente en el Archivo Central.--------------------
situaciones anómalas y sirven
para valorar el cumplimiento de
los objetivos institucionales.---------
----------------------------------------------
----------------------------------------------
----------------------------------------------
----------------------------------------------
----------------------------------------------
1.1.13. Correspondencia externa. Contenido:
Correspondencia recibida de usuarios e
instituciones públicas y privadas. En caso de
tomarse un acuerdo, se traslada copia al
departamento que corresponda. Original. Sin
copia. Soporte: papel. Cantidad: 1.50 metros.
Fechas extremas: 2003-2014. La fecha extrema
inicial con declaratoria es del año 1989. Vigencia
administrativa legal: 3 años en oficina y 5 años en
el Archivo Central.-----------------------------------------
------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------
Sí18. Conservar la
correspondencia que refleje la
toma de decisiones sustantivas de
la Municipalidad a criterio del Jefe
de la Oficina Productora y el
Comité Institucional de Selección
y Eliminación de Documentos de
la Institución. Se complementa
con las series 1.1.28.
Correspondencia externa con
instituciones públicas y 1.1.29.
Correspondencia con ministerios u
otras entidades.-------------------------
1.1.16. Correspondencia interna. Contenido:
Correspondencia recibida de los departamentos
municipales. Se manejan oficios de los diferentes
Si19, ya que refleja la información
relacionada con la toma de
decisiones institucionales.
18
Se mantienen la declaratoria de valor científico-cultural emitida por la CNSED en sesión 21-2009
de 16 de diciembre de 2009. Subfondo: Concejo Municipal. Serie: 1.13. Correspondencia Externa. Fechas extremas: 1989-2009. Cantidad: 0.50 metros.------------------------------------------------------------- 19
Se mantienen la declaratoria de valor científico-cultural emitida por la CNSED en sesión 21-2009
de 16 de diciembre de 2009. Subfondo: Concejo Municipal. Serie: 1.13. Correspondencia Interna. Fechas extremas: 1989-2009. Cantidad: 0.50 metros.-------------------------------------------------------------
departamentos en los cuales presentan diferentes
asuntos. Original. Sin copia. Soporte: papel.
Cantidad: 2 metros. Fechas extremas: 2003-
2014. La fecha extrema inicial con declaratoria
es del año 1989. Vigencia administrativa legal: 3
años en oficina y 5 años en el Archivo Central.----
Conservar la correspondencia de
carácter sustantivo a criterio del
Jefe de la Oficina Productora y el
Comité Institucional de Selección
y Eliminación de Documentos de
la Institución.----------------------------
1.1.18. Expedientes de Recursos presentados.
Contenido: De revocatoria y apelación, de
revisión, extraordinario de revisión20. Estos
recursos son presentados por particulares,
cuando consideran que sus intereses fueron
lesionados. Original. Tribunal Superior
Contencioso Administrativo, si el Concejo rechaza
el recurso. Original. Sin copia. Soporte papel.
Cantidad: 1 metro. Fechas extremas: 2009-2014.
Vigencia administrativa legal: 5 años en oficina y
5 años en el Archivo Central.---------------------------
Sí. Conservar los recursos que
traten asuntos que afectan el
desarrollo comunal.Dejar los
sustantivos a criterio del jefe de la
Unidad y a criterio del Jefe de la
Oficina Productora y el Comité
Institucional de Selección y
Eliminación de Documentos de la
Institución.--------------------------------
----------------------------------------------
---------------------------------------------
1.1.20. Expedientes Comité Cantonal de
Deportes y Comités Comunales de Deportes.
Contenido: Correspondencia relacionada con el
ente deportivo mismo que debe ser auditado por
la Municipalidad en razón de manejar fondos
públicos. Presupuestos. Certificaciones. Contiene
notas remitidas por el ente deportivo al igual que
algún acuerdo tomado por el Concejo Municipal.
Original. Sin copia. Soporte papel. Cantidad: 1
Sí. Importante para conocer el
desarrollo cantonal del deporte.----
----------------------------------------------
----------------------------------------------
----------------------------------------------
----------------------------------------------
----------------------------------------------
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----------------------------------------------
20
Según manifestó la señora María Gerardina Solano, el 12 de marzo de 2015, Una vez resuelto el recurso por el Tribunal, es devuelto al Concejo.---------------------------------------------------------------------
metro. Fechas extremas: 2009-2014. Vigencia
administrativa legal: 5 años en oficina y 5 años en
el Archivo Central.-----------------------------------------
----------------------------------------------
----------------------------------------------
----------------------------------------------
1.1.22. Informe de labores Alcaldía21
Contenido:
Cuadro que cada año Se presenta con el
resultado de las labores realizadas a fin de ser
analizado, discutido y aprobado. Es un informe
anual. Definido así por el Art. 17 del Código
Municipal, Ley 7794.Original. Copia Alcaldía
Soporte papel. Cantidad: 1 metro. Fechas
extremas: 2008-2014. La fecha con declaratoria
es del año 2004. Vigencia administrativa legal: 4
años en oficina y 2 años en el Archivo Central.----
Si, ya que refleja el trabajo
realizado por la Alcaldía en un
periodo de tiempo determinado.
Evitar duplicidad.-----------------------
----------------------------------------------
----------------------------------------------
----------------------------------------------
----------------------------------------------
----------------------------------------------
---------------------------------------------
1.1.23. Expedientes de Concejos de Distrito22.
Contenido: Se incluye la solicitud de los
presidentes de cada uno de los Concejos de
Distrito con la propuesta para la utilización de los
recursos, presupuesto a ejecutar. Los recursos
que se designan son los que provienes de la Ley
8114.Original. Sin copia. Soporte papel. Cantidad:
Si, ya que reflejan la asignación y
ejecución de los recursos dados a
los de Consejos de distrito.----------
----------------------------------------------
----------------------------------------------
----------------------------------------------
----------------------------------------------
21
Según manifestó la señora María Gerardina Solano, el 12 de marzo de 2015, es un informe anual de labores que se transcribe en actas. cuyos datos aparecen dispuestos entre celdas y columnas, de allí el término usado de cuadro.------------------------------------------------------------------------ 22
Según manifestó la señora María Gerardina Solano, el 12 de marzo de 2015, Son cinco distritos que presentan proyectos de cómo utilizar los recursos asignados a cada uno según la ley 8114 de caminos. En el Código Municipal se establece sobre los Concejos de Distrito: Artículo 54.- Los Concejos de Distrito serán los órganos encargados de vigilar la actividad municipal y colaborar en los distritos de las respectivas municipalidades. Existirán tantos Concejos de Distrito como distritos posea el cantón correspondiente. Artículo 55.- Los Concejos de Distrito estarán integrados por cinco miembros propietarios; uno de ellos será el síndico propietario referido en el artículo 172 de la Constitución Política y cinco suplentes de los cuales uno será el síndico suplente establecido en el referido artículo constitucional. Los miembros del Concejo de Distrito serán elegidos popularmente por cuatro años, en forma simultánea con la elección de los alcaldes municipales, según lo dispuesto en el artículo 14 de este código, y por el mismo procedimiento de elección de los diputados y regidores municipales establecido en el Código.”-----------------------------------------------
0,60 metros. Fechas extremas: 2009-2014.
Vigencia administrativa legal:5 años en oficina y 5
años en el Archivo Central.-----------------------------
----------------------------------------------
----------------------------------------------
----------------------------------------------
1.1.26. (Solicitudes presentadas por los síndicos)
Atención a los señores síndicos. Contenido:
Documentos referentes a solicitudes que se
hacen en Sesiones del Concejo Municipal al
señor Alcalde Municipal por parte de los(as)
señores(as) síndicos(as).Los síndicos en las
sesiones municipales en el espacio
correspondiente puede hacer sus solicitudes o
consultas al alcalde municipal. Original. Copia
Alcaldía. Soporte papel Cantidad: 0.60 metros.
Fechas extremas: 2011-2014. Vigencia
administrativa legal: 3 años en oficina y 2 años en
el Archivo Central.-----------------------------------------
Si, ya que reflejan las solicitudes
de loa síndicos a la Municipalidad
de Oreamuno----------------------------
----------------------------------------------
----------------------------------------------
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1.1.28. (Correspondencia externa con).
Instituciones Públicas (Descentralizadas,
Institutos, Instituciones Educativas, Instituciones
Municipales, Instituciones Privadas) Contenido:
Documentos relacionados con las instituciones en
los cuales solicitan alguna gestión o se hace de
conocimiento algún asunto. Oficios de la
Secretaría del Concejo en los cuales hace
solicitudes a petición del Concejo Municipal por
medio de un acuerdo. Solicitudes, petitorias,
documentación informativa, acuse de recibo esto
de serie. Original. Sin copia. Soporte papel.
Sí, ya que complementa la serie
1.1.13. Correspondencia externa.
Conservar la correspondencia que
refleje la toma de decisiones
sustantivas de la Municipalidad, a
criterio del Jefe de la Oficina
Productora y el Comité
Institucional de Selección y
Eliminación de Documentos de la
Institución.--------------------------------
----------------------------------------------
----------------------------------------------
Cantidad: 1 metro. Fechas extremas: 2003-2014.
Vigencia administrativa legal: 5 años en oficina y
5 años en el Archivo Central.---------------------------
----------------------------------------------
----------------------------------------------
----------------------------------------------
1.1.29. Correspondencia con) Ministerios u otras
entidades Contenido: Documentos relacionados
con diferentes ministerios o entidades en los
cuales solicitan alguna gestión o se hace de
conocimiento algún asunto. Oficios de la
Secretaría del Concejo en los cuales hace
solicitudes a petición del Concejo Municipal por
medio de un acuerdo. Solicitudes, petitorias,
documentación informativa, acuse de recibo.
Original. Sin copia. Soporte papel. Cantidad: 1
metro. Fechas extremas: 2000-2014. Vigencia
administrativa legal: 5 años en oficina y 5 años en
el Archivo Central.----------------------------------------
Sí, ya que complementa la serie
1.1.13. Correspondencia externa.
Conservar la que refleje la toma
de decisiones sustantivas de la
Municipalidad, a criterio del Jefe
de la Oficina Productora y el
Comité Institucional de Selección
y Eliminación de Documentos de
la Institución ----------------------------
----------------------------------------------
----------------------------------------------
----------------------------------------------
----------------------------------------------
2.1. Subfondo: Auditoría Municipal23.---------------------------------------------------------------
2.1.1. Legajos de papel sobre estudios de
Auditoría: Contenido: Documentación que
sustenta los estudios. Evalúa la suficiencia y
efectividad del sistema de Control Interno y el
buen uso de los recursos públicos. Original. Sin
copia. Soporte papel. Cantidad: 1,68 metros.
Fechas extremas: 1983-2014. Vigencia
administrativa legal: Permanente en oficina.--------
------------------------------------------------------------------
Si, ya que son el insumo utilizado
por los auditores para elaborar los
informes que reflejan la
fiscalización del uso de los
diferentes recursos de la
institución. Conservar los legajos
de papel de los estudios o
informes de auditoría que reflejen
la fiscalización de las actividades
23
La tabla de plazos aparece firmada por la señora María Teresa Marín Coto, Auditora y el señor José Rafael Huertas Guillén, presidente del CISED.---------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------
sustantivas de la institución que
se encuentran en el Concejo
Municipal.--------------------------------
2.1.3. Planes de trabajo. Contenido: informes de
labores. Planes anuales de trabajo de la
Auditoría, informes anuales sobre la ejecución del
plan y sus labores realizadas. Preparación de
planes anuales de conformidad con los
lineamientos emitidos por la Contraloría General
dela República. Original. Copia Concejo
Municipal. Soporte papel. Cantidad: 0,5 metros.
Fechas extremas: 1983-2014. Vigencia
administrativa legal: 5 años en oficina y 5 años en
Archivo Central.---------------------------------------------
Si, ya que reflejan la planificación
del trabajo por ejecutarse en un
año por parte de la auditoria.-------
----------------------------------------------
----------------------------------------------
----------------------------------------------
----------------------------------------------
----------------------------------------------
----------------------------------------------
----------------------------------------------
----------------------------------------------
2.3. Subfondo: Asesoría Legal24.---------------------------------------------------------------------
2.3.2. Expedientes de análisis de contratos y
convenios. Contenido: Con instituciones públicas
AY A, IFAM, FEDEMUR, BCAC, ICE, ICT, JASEC
y otros. Copia. Concejo Municipal, Alcalde.
Soporte papel. Cantidad: No se indica. Vigencia
administrativa legal: 5 años en oficina y 5 años en
Archivo Central.---------------------------------------------
Sí, ya que permiten conocer las
relaciones que establece la
Municipalidad con otras
instituciones.-----------------------------
----------------------------------------------
----------------------------------------------
----------------------------------------------
2.3.4. Expedientes de Análisis y refrendos de
Contrataciones Administrativas .Contenido:
Depende de las licitaciones que se realicen de
Si, ya que permiten conocer el
destino de los recursos de la
entidad y las relaciones que
24
La tabla de plazos aparece firmada por el señor Mauricio Gudiño Garita, Asesor Legal y el señor José Rafael Huertas Guillén, presidente del CISED.-------------------------------------------------------------- Mediante correo electrónico de 17 de marzo, la señora Gerardina Solano remite los datos faltantes en la tabla en el campo cantidad para las series 2) 0,25 cms, 6)0,50 cms, 7) 0,30 cms, 8)0,30 cms, 9)0,30 cms10, 0,30 cms, 13 0,30 cms, 16)0,50 cms.---------------------------------------------------------------
proyectos. Original. Copia Proveeduría, Concejo
Municipal, Alcaldía Municipal. Soporte papel.
Cantidad: 2 metros. Fechas extremas: 2010-
2014. Vigencia administrativa legal: 5 años en
oficina y 2 años en Archivo Central.-------------------
establece la Municipalidad de
Oreamuno con otras entidades y
organizaciones.-------------------------
----------------------------------------------
----------------------------------------------
2.3.6. Expedientes de Análisis y refrendos de
Contrataciones Administrativas Depende de las
licitaciones que se realicen de proyectos a
desarrollar por la Municipalidad Original.
Proveeduría, Concejo Municipal, Alcaldía
Municipal. Soporte papel. Cantidad: 0.5 metros.
Fechas extremas: 2013-2014. Vigencia
administrativa legal: 10 años en oficina y 5 años
en Archivo Central.-----------------------------------------
Si, ya que permiten conocer el
destino de los recursos de la
entidad y las relaciones que
establece la Municipalidad de
Oreamuno con otras entidades y
organizaciones.-------------------------
----------------------------------------------
----------------------------------------------
----------------------------------------------
2.3.16. Dictámenes y oficios varios. Contenido:
Criterios y oficios. Copia. Diferentes
departamentos e instituciones. Soporte papel.
Cantidad: 3 metros. Se cuestionó esta. Cantidad
y se indica que son 0.5,0 cms. Fechas extremas:
2013-2014. Vigencia administrativa legal: 5 años
en oficina y 2 años en Archivo Central.---------------
Si, ya que reflejan las opiniones
jurídicas institucionales.--------------
----------------------------------------------
----------------------------------------------
----------------------------------------------
----------------------------------------------
----------------------------------------------
2.4. Subfondo: Recursos Humanos25.--------------------------------------------------------------
2.4.1. Expedientes de personal. Contenido:
Acciones de personal, control de vacaciones,
Si26, ya que permite conocer la
historia laboral de los
25
La tabla de plazos aparece firmada por la señora Arlee Arce Balderas, responsable de Recursos Humanos y el señor José Rafael Huertas Guillén, presidente del CISED.----------------------------------- Mediante correo electrónico de 17 de marzo, la señora Gerardina Solano remite los datos faltantes en la tabla en el campo cantidad para las series 1)1.25 cms. 2) 0,40 cms 3)0.40 cms, 4)0.20 cms 5)1.25 cms, 6 )0.30 cms, 7) 0,30 cms.---------------------------------------------------------------------------------
evaluaciones del desempeño, incapacidades
CCSS, INS, calificaciones por concursos.
Original. Sin copia. Soporte papel. Cantidad: 1,25
metros. Fechas extremas: 1983-2014. Vigencia
administrativa legal: Permanente en oficina.--------
funcionarios.-----------------------------
----------------------------------------------
----------------------------------------------
----------------------------------------------
----------------------------------------------
3.2.1. Subfondo: Contabilidad27.----------------------------------------------------------------------
3.2.1.1. Libros de Diario. Contenido: Registro
contable de ingresos y egresos. Original. Sin
copia. Soporte: Papel. Cantidad: 0,25 metros
(idéntica cantidad reportada el año 2009). Fechas
extremas: 1993-2014. Vigencia administrativa
legal: 15 años en oficina, 5 años en Archivo
Central.--------------------------------------------------------
Si28, ya que permite conocer los
movimientos contables diarios
resumidos por mes.--------------------
----------------------------------------------
----------------------------------------------
----------------------------------------------
----------------------------------------------
3.2.1.2. Libro Mayor de Ingresos y Egresos.
Contenido: Se consigan todos los ingresos y
egresos por partida según el presupuesto.
Original. Sin copia. Soporte: Papel. Cantidad:
0.15 metros. Existe gran variación con la cantidad
de 1,25 metros declarada el año 2009.Fechas
extremas: 1989-2014. Vigencia administrativa
Si29, ya que Consigna resumidos
los ingresos y egresos del
municipio.--------------------------------
----------------------------------------------
----------------------------------------------
----------------------------------------------
----------------------------------------------
26
Se mantienen la declaratoria de valor científico-cultural emitida por la CNSED en sesión 21-2009 de 16 de diciembre de 2009. Subfondo: Recursos Humanos. Serie: 7.1 Expedientes de personal Fechas extremas: 1983-2009. Cantidad: 0.25metros.-------------------------------------------------------------- 27
La tabla de plazos aparece firmada por el señor Luis Gustavo Aguilar Coto y el señor José Rafael Huertas Guillén, presidente del CISED.----------------------------------------------------------------------- Mediante correo electrónico de 17 de marzo, la señora Gerardina Solano, secretaria del CISED remite los datos faltantes en la tabla en el campo cantidad para las series 1)0.25 cms, 2) 0.15 cms, 3)0.12 cms, 4)0.24 cms, 5)0.50 cms,6) 1,25 cms, 7) 0,30 cms, 8) 0,50 cms, 9) 012 cms, 10) 0,18 cms, 11)3,20 metros 12)0,25 cms, 13) 0,15 cms, 14) 0,32 cms, 15 0,15 cms.------------------------------ 28
Se mantienen la declaratoria de valor científico-cultural emitida por la CNSED en sesión 21-2009 de 16 de diciembre de 2009. Serie: 15.1 Libros de Diario. Fechas extremas: 1993-2009. Cantidad: 0.25metros.------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 29
Se mantienen la declaratoria de valor científico-cultural emitida por la CNSED en sesión 21-2009 de 16 de diciembre de 2009. Serie: 15.19 Libros Mayores de Ingresos y Egresos. Fechas extremas: 1985-2009. Cantidad: 1.25metros.-------------------------------------------------------------------------
legal: 5 años en oficina, 15 años en Archivo
Central.------------------------------------------------------
----------------------------------------------
----------------------------------------------
3.2.1.6. Estados Financieros. Contenido: Revelan
la situación financiera de la institución. Original.
Sin copia. Soporte: Papel. Cantidad: 1.25 metros.
Se aprecia que la cantidad del 2009 a la fecha no
ha variado. Fechas extremas: 2001-2014.
Vigencia administrativa legal: 5 años en oficina,
15 años en Archivo Central.-----------------------------
Sí30.Conservar permanentemente
porque permite conocer la
situación contable y financiera de
la entidad en un tiempo
determinado.----------------------------
----------------------------------------------
---------------------------------------------
3.2.1.7. Presupuestos y modificaciones
presupuestarias. Contenido: Se utilizan para
cambio de destino de partidas. Hay internas y
externas. Copia. Original Concejo Municipal,
copia Contraloría General de la República y
Alcaldía Municipal. Soporte: Papel. Cantidad: 3
metros. Fechas extremas: 2013-2014. Vigencia
administrativa legal: 3 años en oficina, 2 años en
Archivo Central.---------------------------------------------
Si, ya que permiten conocer la
asignación y uso de los recursos
de la Municipalidad de Oremuno.--
----------------------------------------------
----------------------------------------------
----------------------------------------------
----------------------------------------------
----------------------------------------------
----------------------------------------------
Las series documentales presentadas ante la Comisión Nacional de Selección y
Eliminación de Documentos, mediante oficio ACM-0024-2014 de 8 de diciembre
del 2014, para el Fondo: Municipalidad de Oreamuno, Subfondos: Consejo
Municipal, Alcaldía, Auditoria Municipal, Contraloría de Servicios, Asesoría Legal,
Recursos Humanos, Catastro-Unidad de Administración Tributaria, Valoración,
Gestión Cobro, Contabilidad-Administración de Egresos; pueden ser eliminadas al
vencimiento de su vigencia administrativa y legal, según ha sido determinada por
el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) de la
30
Se mantienen la declaratoria de valor científico-cultural emitida por la CNSED en sesión 21-2009 de 16 de diciembre de 2009. Serie: 15.9 Estados Financieros. Fechas extremas: 2001-2009. Cantidad: 1.25metros.-------------------------------------------------------------------------------------------------------
Municipalidad de Oreamuno, de acuerdo con los artículos No. 120, 132, 135 y 136
del Reglamento a la Ley No 7202.----------------------------------------------------------------
En cuanto a los documentos en soporte electrónico, es importante aclarar que, de
conformidad con el artículo 16 de la Ley General de Control Interno Nº 8292, la
institución debe documentar los sistemas, programas, operaciones del computador
y otros procedimientos pertinentes a los sistemas de información, ya que esto le
permitirá disponer de documentación completa, adecuada y actualizada para
todos los sistemas que se desarrollan. Además, se les recuerda que se deben
conservar los metadatos que permitan el acceso a la información en un futuro, de
acuerdo con los lineamientos de la “Directriz con regulaciones técnicas sobre
administración de documentos producidos por medios automáticos”, emitida por la
Junta Administrativa del Archivo Nacional y publicada en La Gaceta Nº 61 de 28
de marzo de 2008, y las “Normas Técnicas para la Gestión y el Control de
Tecnologías de Información, (N-2-2007-CO-DFOE)”, publicada en La Gaceta Nº
119 de 21 de junio de 2007; y que la Ley de Certificados, Firmas Digitales y
Documentos Electrónicos No. 8454 publicada en La Gaceta No. 174 del 13 de
octubre del 2005, la “Política de Certificados para la Jerarquía Nacional de
Certificadores Registrados” y la “Política de Formatos Oficiales de los Documentos
Electrónicos Firmados Digitalmente” publicadas en el Alcance 92 a La Gaceta No.
95 del 20 de mayo del 2013 se encuentran vigentes.----------------------------------------
Con respecto a los tipos documentales que el Cised asignó una vigencia
“permanente” en una oficina o en el Archivo Central, se debe tomar en cuenta lo
indicado en el inciso 1 de la Resolución Nº CNSED-1-200931, que establece: “Si
estos documentos carecen de valor científico-cultural, es la oficina o la entidad
productora, la responsable de custodiar permanentemente estos documentos. 2.
Si los documentos en mención son declarados como de valor científico cultural,
31
Publicada en La Gaceta Nº 101 de 27 de mayo de 2009.------------------------------------------------------
serán trasladados al Archivo Nacional para su custodia permanente, cuando se
cumpla el plazo que señala la Ley 7202.”-------------------------------------------------------
Finalmente se recuerda que están vigentes las resoluciones CNSED-01-2014 y
CNSED-02-2014 publicadas en la Gaceta No. 5 del 08 de enero del 2015
relacionadas con la declaratoria general de valor científico cultural de series
documentales producidas en todos los órganos superiores o colegiados, Áreas de
Planificación Institucional, Auditorías Internas, Asesorías Legales o Jurídicas,
Recursos Humanos, Áreas Financiero Contable (incluyendo áreas presupuestales)
y Proveedurías Institucionales de todas las instituciones que conforman el Sistema
Nacional de Archivos.---------------------------------------------------------------------------------
Asimismo, se le consulta a la señora Solano Marín si tiene algún comentario,
consulta o duda adicional sobre la lectura del informe, a lo que responde que no.---
Enviar copia de este acuerdo a las señoras Laura Rojas Araya, Secretaria
Municipal; Catalina Coghi Ulloa, Vicealcaldesa; María Teresa Marín Coto, Auditora
Interna; Gaudy Masis Ivankovich, Jefe contraloría de Servicios; Arlee Arce
Balderas; Jefe de Recursos Humanos; a los señores Mauricio Gudiño Garita, Jefe
Departamento Legal; Sergio Ulate Gómez, Jefe Oficina de Catastro y Valoración;
Leonel Marín, Jefe de Gestión de Cobro; Luis Gustavo Aguilar Coto, Jefe
Contabilidad y al expediente de valoración documental de la Municipalidad de
Oreamuno que esta Comisión Nacional mantiene.--------------------------------------------
ARTÍCULO 7. Análisis del informe de valoración IV-019-2015-TP. Asunto: Tablas
de plazos de conservación de documentos. Fondo: Banco Popular y de Desarrollo
Comunal. Convocado el señor Manuel Emilio Fallas Delgado, Encargado del
Archivo Central del Banco Popular y de Desarrollo Comunal quien no asistió a la
sesión por asuntos laborales. Hora: 1:00 a.m. Se deja constancia de que la
señora Nancy Granados Peraza, funcionaria del Archivo Central del Banco
Popular y de Desarrollo Comunal participa en esta sesión como invitada y que
durante la sesión los documentos estuvieron a disposición de los miembros de la
Comisión para su consulta. Al ser la 1:00 pm ingresan las señoras Granados
Peraza y Estrellita Cabrera Ramírez, profesional del Departamento Servicios
Archivísticos Externos asignada para el análisis de las tablas de plazos de
conservación de documentos presentadas por el Cised del Banco Popular y de
Desarrollo Comunal, quien procede con la lectura del informe de valoración No. IV-
019-2015-TP. Se destacan las siguientes consideraciones: -------------------------------
“/…/ 3.5. Mediante oficio N° CNSED-041-2015 de 23 de febrero de 2015, la
Secretaria de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos,
solicitó aclaraciones relacionadas con aspectos de forma y de fondo de algunas
series documentales consideradas de un posible valor científico cultural. Dichas
consultas fueron resueltas, en su mayoría, mediante oficio N° CISED-06-2015 de
04 de marzo de 2015.3.6.Es importante indicar, que en el oficio de aclaraciones el
CISED informó lo siguiente: “No son comisiones o comités permanentes. Es
criterio de la Junta Directiva Nacional cuando inician su período (el cual es de 4
años), nombrar aquellas comisiones o comités de apoyo que considere oportunas
y determinar su permanencia. Es por esta razón que conforme al criterio de dicho
órgano colegiado, las comisiones o comités han sido creadas, eliminadas,
cambiado de nombre o se ha unificado unas con otras, permaneciendo en el
tiempo. Además, es posible que con cada cambio de período de la Junta Directiva
Nacional, cambien las comisiones o comités no creados por normativa. ”Asimismo,
el CISED indicó que todos los comités o comisiones sometidos a valoración en las
presentes tablas de plazos son órganos colegiados. Sin embargo, los que fueron
creados por normativa externa son los comités de: Auditoría Corporativa, Riesgo,
Cumplimiento y Tecnología de Información; los demás son de apoyo creados
según la necesidad de la Junta Directiva. 3.7. Cabe señalar, que en la mayoría de
las tablas de plazos se indicó que hay copia del expediente de Comité o Comisión
en la Junta Directiva Nacional, por lo que se solicitó al CISED aclarar lo siguiente:
¿la copia del expediente custodiada en la Junta se refiere al expediente completo
o a algunos de los documentos producidos por el comité o comisión?¿se
conservan estos documentos en los expedientes de las actas de la Junta o se
custodian en expedientes para cada comisión? Al respecto, el CISED respondió
que: “Los documentos de las comisiones y comités como los documentos de la
Junta Directiva Nacional, están reunidos en un solo subfondo, tanto físicamente
como en la administración documental. Para los temas conocidos en las
comisiones y comités, y resueltos a ese nivel, custodian el documento original
como parte del expediente de esa comisión o comité; de requerirse elevar el
asunto a análisis de la Junta Directiva Nacional, el documento original junto con el
acuerdo del comité o comisión, se remite a custodia en el expediente de Junta
Directiva Nacional; quedando copia en el expediente de la comisión o del comité”.
ACUERDO 7. Comunicar al señor Manuel Emilio Fallas Delgado, Encargada del
Archivo Central del Banco Popular y de Desarrollo Comunal y Presidente del
Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos de esa institución;
que esta Comisión Nacional conoció la solicitud de tabla de plazos presentada por
ese Comité Institucional, mediante oficio CISED-05-2015 del 13 de enero del
2015, para el Fondo: Banco Popular y Desarrollo Comunal, Subfondos: Comisión
de Emprendimiento y Fondos Especiales; Comisión de Plan, Presupuesto y
Estados Financieros; Comisión de Políticas Corporativas, Pautas de la Asamblea
de Trabajadores y Trabajadoras y Juntas de Crédito Local; Comisión Técnica de
Asuntos Jurídicos; Comité de Auditoría Corporativo; Comité de Cumplimiento;
Comité de Riesgo; Comité de Tecnología de Información; y declara con valor
científico las siguientes series documentales: -------------------------------------------------
FONDO: Banco Popular y de Desarrollo Comunal. --------------------------------------------
Subfondo 1.1.1: Comisión de Emprendimiento y Fondos Especiales32.----------------
Tipo documental------------------------------------------ Valor científico – cultural---------
1.1.1.1. Expediente de sesión Comisión de
emprendimiento y fondos especiales. Original y
copia. Contenido: Agenda, borrador de acta,
control de asistencia, acta de sesión, acuerdos y
los documentos vistos en la sesión, entre los
cuales están: La propuesta para modificar
decretos relacionados con la Unidad Técnica
FODEMIPYME, informe de gestión trimestral,
plan de trabajo, informe de evaluación del plan de
trabajo, informe de asignación de recursos al
Fondo Especial de Desarrollo (FEDE), informe de
avales (según la ley 8364 del Sistema de Banca
para el Desarrollo y Ley 8262 en cuanto al
accedo de fondo de avales), informe de gestión
de fondos especiales (semestral), informe de la
gestión del fondo especial de vivienda y el fondo
especial de desarrollo, informe de auditoría
interna y externa. Fechas extremas: 2009-2013.
Cantidad: 0.60 ml. Soporte: papel. Vigencia
administrativa legal: 5 años en el Archivo de
Si, ya que reflejan la toma de
decisiones relacionadas con el
uso de los recursos destinados
para la vivienda y el desarrollo de
empresas económicamente
viables y generadoras de trabajo a
nivel nacional.---------------------------
----------------------------------------------
----------------------------------------------
----------------------------------------------
----------------------------------------------
----------------------------------------------
----------------------------------------------
----------------------------------------------
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32
Cabe señalar, que en el Banco Popular existe un Subproceso denominado “Fondos Especiales” compuesto por dos Fondos, el Fondo de Capital de Riesgo (FOCARI), utilizado en la generación de empleo para emprendedores y empresas informales y el Fondo especial de Vivienda (FEVI), para personas con poco acceso en el Sistema Bancario Nacional.--------------------------------------------------- Según lo indicado por el CISED, la Comisión de emprendimiento y fondos especiales es la encargada de conocer y analizar los informes de gestión, planes de trabajo, informes de auditoría, tanto del Subproceso de Fondos Especiales, como de la Unidad Técnica del Fondo de desarrollo de micros, pequeñas y medianas empresas (FODEMIPYME), que tiene como objetivo fomentar el desarrollo de las empresas de la economía social económicamente viables y generadoras de puestos de trabajo y la Dirección Banca de Desarrollo Social y Empresarial.--------------------------------
Gestión y 15 años en Archivo Central.---------------- ----------------------------------------------
Subfondo 1.1.2: Comisión de Plan, Presupuesto y Estados Financieros33.-------
1.1.2.1. Expediente de sesión Comisión de Plan,
Presupuesto y Estados Financieros. Original y
copia. Contenido: Agenda, borrador del acta,
control de asistencia, acta de sesión y los
documentos vistos en sesión: resumen ejecutivo
de informe sobre resultados financieros y
proyecciones financieras, informe de seguimiento
del plan estratégico corporativo, resumen de
resultados financieros, ejecución presupuestaria y
evaluación del PAO. Fechas extremas: 1991-
201334. Cantidad: 1 ml35. Soporte: papel. Vigencia
administrativa legal: 5 años en el Archivo de
Gestión y 15 años en Archivo Central.
Si, que reflejan la fiscalización del
uso de los recursos financieros de
la institución.-----------------------------
----------------------------------------------
----------------------------------------------
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----------------------------------------------
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Subfondo 1.1.5: Comité de Auditoría Corporativo36.-------------------------------------------
1.1.5.1. Expediente de sesión Comité Auditoría
Corporativo. Original y copia. Copia: Junta
Si, ya que refleja la fiscalización
sobre el uso de los recursos
33
El CISED informó que esta comisión se creó en 1991 y se llamó Comisión Administración y Finanzas, en 1996 se llamó Comisión Control y Margen Financiero, en 1997 se creó una Comisión Plan Anual Operativo (PAO), en 1999 se llamó Comisión Análisis de Presupuesto y Plan Anual Operativo y para el 2006 se crea con el nombre actual y la Junta Directiva entrante en el 2009 la ratifica con el mismo nombre. Es importe mencionar que el funcionamiento de estas comisiones pudo ser simultáneo hasta el 2006, cuando se fusionaron.------------------------------------------------------- A pesar de lo anterior, las fechas extremas de este expediente corresponden únicamente al período 2009-2013, por lo que se desconoce la ubicación de los documentos producidos de 1991 a 2009. ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 34
La señora Nancy Granados Peraza indicó que los expedientes de sesión de esta comisión de 1991-2008 se encuentran en la Junta Directiva del Banco.------------------------------------------------------- 35
Según lo indicado por el Cised, la cantidad correcta para la serie “Expediente de sesión Comisión de Plan, Presupuesto y Estados Financieros” es: 1 ml 36
Según lo indicado por el CISED, en 1995 se creó el Comité de Auditoría y en el 2005 se consolidó como Comité de Auditoría Corporativo, pero en la presente tabla de plazos solamente se incluyeron las fechas extremas de 2005 a 2013. Además, indicó que es un órgano colegiado creado mediante el artículo 25 del Reglamento de Gobierno Corporativo, emitido por el Consejo Nacional de Supervisión del Sistema Financiero en sesiones 787-2009 y 788-2009, celebradas el 19 de junio de 2009 y publicado en el Diario Oficial del 6 de julio de 2009.----------------------------------
Directiva. Contenido: Agenda, borrador del acta,
control de asistencia, acta de sesión, documentos
vistos en sesión: informe de labores del comité
(semestre) y de Auditoría Interna, informes de
auditoría interna y externa. Fechas extremas:
2005-1995-2013. Cantidad: 2.50 ml. Soporte:
papel. Vigencia administrativa legal:5 años en el
Archivo de Gestión y 15 años en Archivo Central.-
financieros de la institución.
Además, son una fuente para el
análisis de situaciones anómalas y
para valorar el cumplimiento de
los objetivos institucionales.---------
----------------------------------------------
----------------------------------------------
---------------------------------------------
Subfondo 1.1.6: Comité de Cumplimiento.--------------------------------------------------------
1.1.6.1. Expediente de sesión del Comité de
Cumplimiento. Original y copia. Contenido:
Agenda, borrador del acta, control de asistencia,
acta de sesión y los documentos vistos en la
sesión: propuestas de modificaciones a políticas,
procedimientos, códigos o normas relacionadas a
la Ley 8204, informe de labores trimestral y
semestral sobre la aplicación de la ley 8204 en el
que se detalla información sobre las actividades
realizadas, las tareas pendientes, circulares y
procedimientos, seguimiento a observaciones y
actividades corporativas. Se presentan resultados
de la fiscalización de cumplimiento de la política
“conozca su cliente” (inconsistencias), realizada a
las sucursales, monitoreo de clientes, se informa
la cantidad de reportes producidos, revisión de
las noticias de prensa escrita, resultados de las
capacitaciones, análisis de riesgos, plan de
trabajo y los avances de cumplimiento
Si, ya que refleja las decisiones
sustantivas tomadas por el Comité
de Cumplimiento para la
prevención de los riesgos en
cuanto a la legitimación de
capitales y el financiamiento al
terrorismo.--------------------------------
----------------------------------------------
----------------------------------------------
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(presentado por la División Oficialía de
Cumplimiento y el Comité propiamente), el plan
de capacitación de la ley 8204 e informes de
resultados de evaluación de capacitaciones
(presencial y virtual), informes de operaciones
inusuales analizadas, informe de movimientos en
calificaciones de riesgo, informe de avance en
tareas ejecutadas sobre implementación de ley
FATCA (bimestral), informe de verificación de
listas nacionales e internacionales respecto a la
cartera total de clientes del Banco. Fechas
extremas: 2009-2013. Cantidad: 1 ml. Soporte:
papel. Vigencia administrativa legal: 5 años en el
Archivo de Gestión y 15 años en Archivo Central.-
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Subfondo 1.1.7: Comité de Riesgo.------------------------------------------------------------------
1.1.7.1. Expediente de sesión Comité de Riesgo.
Original y copia. Copia: Junta Directiva Nacional.
Contenido: Agenda, borrador, control de
asistencia, acta de sesión y los documentos
vistos en sesión: informe mensual integral de
riesgos (analiza riesgos de entorno, crédito,
mercado y operativo del Banco con base a
resultados financieros y condiciones
económicas); plan implementación del modelo de
gestión de Riesgo Operativo; Informes de
pruebas de estrés (calificación del riesgo);
informe de riesgo del proyecto core system
(mensual, luego lo ve TI); informe de riesgo
Si, ya que refleja los riesgos
financieros a los cuales el Banco
Popular de Desarrollo Comunal se
encuentra expuesto, así como las
estrategias que utiliza para
enfrentarlos.-----------------------------
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estratégico del conglomerado (analiza principales
aspectos económicos internacionales, nacionales
y un resumen de eventos de riesgo estratégico);
informe de talleres de riesgo operativo. Fechas
extremas: 2009-2013. Cantidad: 1.40 ml. Soporte:
papel. Vigencia administrativa legal: 5 años en el
Archivo de Gestión y 15 años en Archivo Central.
----------------------------------------------
----------------------------------------------
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----------------------------------------------
--------------------------------------------
1.1.8.1. Expediente de sesión Comité de
Tecnología de Información37. Original y copia.
Copia: Junta Directiva Nacional. Contenido:
agenda, borrador del acta, control de asistencia,
acta de sesión y documentos vistos en la sesión:
informe mensual del proyecto Core System;
solicitud de revisión de cambios realizados a
contratos relacionados con tecnología de
información; plan estratégico de tecnología de
información; información anual del plan
estratégico de tecnología de información. Fechas
extremas: 2009-2013. Cantidad: 0.80 ml. Soporte:
papel. Vigencia administrativa legal: 5 años en el
Archivo de Gestión y 15 años en Archivo Central.-
Si, ya que permite conocer la
evolución institucional en las
tecnologías de información.---------
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Las series documentales presentadas ante la Comisión Nacional de Selección y
Eliminación de Documentos, mediante oficio CISED-05-2015 del 13 de enero del
2015, para el Fondo: Banco Popular y Desarrollo Comunal, Subfondos: Comisión
de Emprendimiento y Fondos Especiales; Comisión de Plan, Presupuesto y
Estados Financieros; Comisión de Políticas Corporativas, Pautas de la Asamblea
37
Según lo indicado por el CISED, este comité se creó en el año 2009, en cumplimiento del artículo 7 del Reglamento sobre la Gestión de la Tecnología de Información, emitido por el Consejo Nacional de Supervisión del Sistema Financiero. -------------------------------------------------------
de Trabajadores y Trabajadoras y Juntas de Crédito Local; Comisión Técnica de
Asuntos Jurídicos; Comité de Auditoría Corporativo; Comité de Cumplimiento;
Comité de Riesgo; Comité de Tecnología de Información; pueden ser eliminadas
al vencimiento de su vigencia administrativa y legal, según ha sido determinada
por el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) del
Banco Popular y de Desarrollo Comunal , de acuerdo con los artículos No. 120,
132, 135 y 136 del Reglamento a la Ley No 7202.--------------------------------------------
Con respecto a los tipos documentales que el Cised asignó una vigencia
“permanente” en una oficina o en el Archivo Central, se debe tomar en cuenta lo
indicado en el inciso 1 de la Resolución Nº CNSED-1-200938, que establece: “Si
estos documentos carecen de valor científico-cultural, es la oficina o la entidad
productora, la responsable de custodiar permanentemente estos documentos. 2.
Si los documentos en mención son declarados como de valor científico cultural,
serán trasladados al Archivo Nacional para su custodia permanente, cuando se
cumpla el plazo que señala la Ley 7202.”-------------------------------------------------------
En cuanto a los documentos en soporte electrónico, es importante aclarar que, de
conformidad con el artículo 16 de la Ley General de Control Interno Nº 8292, la
institución debe documentar los sistemas, programas, operaciones del computador
y otros procedimientos pertinentes a los sistemas de información, ya que esto le
permitirá disponer de documentación completa, adecuada y actualizada para
todos los sistemas que se desarrollan. Además, se les recuerda que se deben
conservar los metadatos que permitan el acceso a la información en un futuro, de
acuerdo con los lineamientos de la “Directriz con regulaciones técnicas sobre
administración de documentos producidos por medios automáticos”, emitida por la
Junta Administrativa del Archivo Nacional y publicada en La Gaceta Nº 61 de 28
de marzo de 2008, y las “Normas Técnicas para la Gestión y el Control de
Tecnologías de Información, (N-2-2007-CO-DFOE)”, publicada en La Gaceta Nº
38
Publicada en La Gaceta Nº 101 de 27 de mayo de 2009.------------------------------------------------------
119 de 21 de junio de 2007; y que la Ley de Certificados, Firmas Digitales y
Documentos Electrónicos No. 8454 publicada en La Gaceta No. 174 del 13 de
octubre del 2005, la “Política de Certificados para la Jerarquía Nacional de
Certificadores Registrados” y la “Política de Formatos Oficiales de los Documentos
Electrónicos Firmados Digitalmente” publicadas en el Alcance 92 a La Gaceta No.
95 del 20 de mayo del 2013 se encuentran vigentes.----------------------------------------
Finalmente se recuerda que están vigentes las resoluciones CNSED-01-2014 y
CNSED-02-2014 publicadas en la Gaceta No. 5 del 08 de enero del 2015
relacionadas con la declaratoria general de valor científico cultural de series
documentales producidas en todos los órganos superiores o colegiados, Áreas de
Planificación Institucional, Auditorías Internas, Asesorías Legales o Jurídicas,
Recursos Humanos, Áreas Financiero Contable (incluyendo áreas presupuestales)
y Proveedurías Institucionales de todas las instituciones que conforman el Sistema
Nacional de Archivos.---------------------------------------------------------------------------------
Asimismo, se le consulta a la señora Granados Peraza si tiene algún comentario,
consulta o duda adicional sobre la lectura del informe, a lo que responde que no.---
Enviar copia de este acuerdo a la señora Andrea Carrillo Gonzalo, Secretaria
General Junta Directiva Nacional y al expediente de valoración documental del
Banco Popular y de Desarrollo Comunal que esta Comisión Nacional mantiene.---
ARTÍCULO 8. Análisis del Informe de Valoración IV-018-2015-TP. Asunto: Tablas
de plazos de conservación de documentos. Fondo: Superintendencia de
Telecomunicaciones (Sutel). Convocada: La señora Alba Rodríguez, Jefe Archivo
Central de Sutel. Invitada: la señora Estrellita Cabrera Ramírez, profesional del
Departamento Servicios Archivísticos Externos asignada para el análisis de las
tablas de plazos presentadas por el Cised de Sutel. Hora: 1: 15 p.m. Se deja
constancia de que durante la sesión los documentos estuvieron a disposición de
los miembros de la Comisión para su consulta. Al ser las 1:45 p.m. ingresa la
señora Alba Rodríguez y la señora Cabrera Ramírez procede con la lectura del
informe de valoración IV-018-2015-TP. Se destacan las siguientes
consideraciones: ---------------------------------------------------------------------------------------
“/…/ 3.5. Una vez realizada la revisión de las tablas de plazos, se determinó la
necesidad de solicitar aclaraciones de forma y fondo relacionadas con algunas
series documentales consideradas de posible valor científico cultural. Dichas
consultas fueron resueltas, en su mayoría, mediante oficio N° 01083-SUTEL-DGO-
2015 de 17 de febrero de 2015.Sin embargo, hubo algunos casos en los que las
respuestas facilitadas por el CISED no aclararon las dudas de manera
satisfactoria, por lo tanto se considera necesario aclararlo durante la sesión, más
adelante se detallarán los casos correspondientes. 3.6. Es importante indicar, que
en el año 2011 el CISED de la Autoridad Reguladora de los Servicios Públicos
(ARESEP) presentó una valoración parcial correspondiente al subfondo “Registro
Nacional de Telecomunicaciones”. En esta ocasión la CNSED declaró con valor
científico cultural una serie de expedientes relacionados con el quehacer
radioeléctrico a nivel nacional. Sin embargo, estas series documentales no fueron
incluidas en la tabla de plazos que actualmente el CISED de SUTEL sometió a
conocimiento de la CNSED. Al respecto, el CISED indicó que esto se debe a que
las funciones de espectro radioeléctrico, actualmente son realizadas por el Área
de Espectro perteneciente a la Dirección General de Calidad de la SUTEL, por lo
que estas series documentales serán incluidas en la tabla de plazos de dicha área.
3.7. Se debe indicar, que el CISED de SUTEL sometió a conocimiento de la
CNSED las tablas de plazos de conservación de documentos correspondientes a
las Áreas de Mercados y Registro Nacional de Telecomunicaciones, las cuales de
acuerdo con el organigrama institucional, dependen de la Dirección General de
Mercados, pero no se presentó la tabla de plazos de dicha dirección. Lo anterior,
se debe a que la Dirección General de Mercados no produce documentación por
sí misma, sino que los documentos son producidos y custodiados por las dos
áreas que la conforman (Área de Mercados y Registro Nacional de
Telecomunicaciones). 3.8. Es importante aclarar, que el CISED señaló que en las
tablas de plazos donde se menciona que las series se encuentran en soporte
electrónico, se refiere a documentos digitalizados sin firma digital, los cuales se
conservan en un gestor de documentos.”-------------------------------------------------------
ACUERDO 8. Comunicar al señor Manuel Campos Ramírez, Presidente del
Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos de la
Superintendencia de Telecomunicaciones; que esta Comisión Nacional conoció la
solicitud de tabla de plazos presentada por ese Comité Institucional, mediante
oficio 08425-SUTEL-DGO-2014 del 27 de noviembre del 2014, para el Fondo:
Superintendencia de Telecomunicaciones, Subfondos: Consejo Directivo,
Secretaría del Consejo, Asesores del Consejo, Unidad Jurídica, Comunicación,
Contraloría de Servicios, Mercados, Registro Nacional de Telecomunicaciones,
Dirección General de FONATEL, Dirección General de Calidad; y declara con
valor científico las siguientes series documentales: ------------------------------------------
FONDO: Superintendecia de Telecomunicaciones.--------------------------------------------
Subfondo 1.Consejo Directivo.-------------------------------------------------------------------
Tipo documental------------------------------------------ Valor científico – cultural---------
1.1. Informe anual de labores. Original.
Contenido: indicadores de las diferentes
gestiones realizadas por la institución durante el
período. Fechas extremas: 2012-2014. Cantidad:
1.05 ml. Soporte: papel y electrónico. Vigencia
Administrativa legal: 0 años en la oficina
productora y 20 años en el Archivo Central.------
Si, ya que refleja las actividades
realizadas por la institución
durante un período establecido.
Conservar los informes en soporte
papel.--------------------------------------
----------------------------------------------
----------------------------------------------
1.2. Informes de fin de gestión. Original.
Contenido: Detalle de las funciones realizadas
por cada miembro del Consejo durante el período
que ejerció. Fechas extremas: 2013-2014.
Sí, ya que permite conocer los
logros que los miembros del
Consejo han realizado en un
período determinado. Conservar
Cantidad: 1.20 ml. Soporte: papel y electrónico.
Vigencia Administrativa legal: 0 años en la oficina
productora y 20 años en el Archivo Central.---------
los informes en soporte papel.------
----------------------------------------------
----------------------------------------------
Subfondo 1.1: Secretaría del Consejo.-------------------------------------------------------------
1.1.1. Correspondencia. Original. Contenido:
Correspondencia de carácter rutinario y
certificaciones. Fechas extremas: 2009-2014.
Cantidad: 1.50 ml. Soporte: papel y electrónico.
Vigencia Administrativa legal: 1 año en la oficina
productora y 4 años en el Archivo Central.----------
------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------
Si, ya que refleja la toma de
decisiones institucionales.
Conservar la correspondencia en
soporte papel de carácter
sustantivo a criterio del Jefe de
oficina productora y el Comité
Institucional de Selección y
Eliminación de Documentos.--------
1.1.7. Documentos de respaldo de las sesiones39.
Original y copia. Contenido: Documentos
enviados al Consejo para ser analizados en las
sesiones y que tienen como producto las actas,
resoluciones y acuerdos. Fechas extremas:
2009-2014. Cantidad: 7.30 ml. Soporte:
Electrónico. Vigencia Administrativa legal: 1 año
en la oficina productora y 4 años en el Archivo
Central.------------------------------------------------------
Si, ya que son insumo para toma
de decisiones del Consejo.
Conservar los informes en soporte
papel.--------------------------------------
----------------------------------------------
----------------------------------------------
----------------------------------------------
----------------------------------------------
----------------------------------------------
Subfondo 1.1.2: Unidad Jurídica40.------------------------------------------------------------------
1.1.2.4. Convenios institucionales. Original sin Sí. De acuerdo con lo establecido
39
Es importante indicar, que se consultó al CISED si estos documentos se refieren a los expedientes de sesiones del Consejo, pero la respuesta recibida no aclaró la duda, pues dicho órgano colegiado solamente indicó que: “se refiere a los documentos que se analizan en las sesiones del Consejo y que producto de estos se hacen las actas y se emiten resoluciones y acuerdos”. Por lo tanto, se considera necesario que se informe si los documentos analizados en la sesión también se conservan en soporte papel y en cuál de las series documentales de la presente tabla de plazos se reflejan.------------------------------------------------------------------------------------------------ 40
Se debe indicar, que en esta tabla de plazos no se incluyó la serie documental “criterios legales” ni “correspondencia”, por lo tanto se desconoce la existencia y ubicación de estos documentos.-----
copia. Contenido: Convenios de cooperación con
instituciones públicas e internacionales. Fechas
extremas: 2009-2014. Cantidad: 0.15 ml. Soporte:
papel. Vigencia Administrativa legal: 0 años en la
oficina productora y 5 años en el Archivo Central
después de extinguido el plazo del convenio o
contrato.-------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------
en la norma de la CNSED Nº 1-
2014, se declaran con valor
científico cultural los convenios
nacionales e internacionales
relacionados con actividades
sustantivas de la institución a
criterio de la Jefatura de la Oficina
Productora y el Comité de
Selección y Eliminación de
Documentos.----------------------------
Subfondo 1.1.3: Comunicación.-----------------------------------------------------------------------
1.1.3.4. Material audiovisual (videos, fotos,
material informativo, afiches, brochure, boletines
internos, comerciales de radio, televisión y prensa
escrita). Original sin copia. Contenido: material
producto de la gestión de la SUTEL. Fechas
extremas: 2012-2014. Cantidad: 1.5 GB41
electrónico y 0.9042
ml. Soporte: Papel y
electrónico. Vigencia Administrativa legal: 1 año
en la oficina productora y 19 años en el Archivo
Central.--------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------
Si, ya que proveen información
audiovisual y grafica sobre las
actividades desarrolladas por la
institución en materia de
telecomunicaciones. Conservar en
ambos soportes el material
audiovisual que represente la
ejecución de funciones
sustantivas de la institución, a
criterio del Jefe de la Oficina
Productora y el Comité
Institucional de Selección y
Eliminación de Documentos.-------
Subfondo 1.2.1: Mercados.------------------------------------------------------------
41
En la tabla de plazos no indicó la cantidad en metros de los documentos audiovisuales que encuentran en soporte papel. -------------------------------------------------------------------------------------------- 42
Según lo indicado por la señora Alba Rodríguez, en sesión, la cantidad correcta para la serie “Material audiovisual” es: 0.90 ml.---------------------------------------------------------------------------------------
1.2.1.4. Estudios específicos43. Original sin copia.
Contenido: Estudios solicitados por el Consejo o
por los regulados sobre temas en particular, por
ejemplo: uso compartido o información financiera
de los regulados, así como acceso a internet fijo o
plan de numeración. Fechas extremas: 2013-
2014. Cantidad: 0.30 ml. Soporte: papel. Vigencia
Administrativa legal: 0 años en la oficina
productora y 5 años en el Archivo Central.----------
Si, ya que reflejan el insumo
utilizado por el Consejo para toma
de decisiones en el ámbito de
telecomunicaciones a nivel
nacional. Conservar los estudios
sustantivos a criterio del jefe de
oficina productora y el Comité
Institucional de Selección y
Eliminación de Documentos.--------
1.2.1.9. Expediente de autorización de
telecomunicaciones44. Original sin copia.
Contenido: Documentación sobre el proceso para
otorgar autorizaciones a un regulado para la
explotación de redes públicas de
telecomunicaciones y que pueda brindar los
servicios. Contiene la solicitud de autorización,
prevenciones, solicitudes de información, aportes
de información, estudio técnico y resoluciones.
Fechas extremas: 2009-2014. Cantidad: 14.25 ml.
Soporte: papel y electrónico. Vigencia
Administrativa legal: 0 años en la oficina
productora y 10 años en el Archivo Central a
partir del cierre del trámite.------------------------------
Si, ya que reflejan la regulación
sobre el uso y explotación de
redes de telecomunicación del
país utilizadas tanto por empresas
nacionales como internacionales.-
----------------------------------------------
----------------------------------------------
----------------------------------------------
----------------------------------------------
----------------------------------------------
----------------------------------------------
----------------------------------------------
----------------------------------------------
---------------------------------------------
43
Según lo aclarado por el CISED, estos son estudios de temas muy puntales que permiten al Consejo tomar decisiones, generar resoluciones al respecto de los regulados, interesados o ciudadanía en general. Asimismo, señaló que estos informes se presentan al Consejo pero se conservan en expedientes que se producen para cada informe, los cuales se custodian en el Archivo Central.--------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 44
Según lo aclarado por el CISED, este proceso consiste en hacer los estudios respectivos con el fin de otorgar las autorizaciones a un regulado para la explotación de redes públicas de telecomunicaciones y que pueda brindar servicios a partir de dicha autorización. -------------------------
1.2.1.15. Expedientes de prácticas
monopolísticas45. Original sin copia. Contenido:
Proceso mediante el cual se soluciona la
denuncia interpuesta. Fechas extremas: 2011-
2014. Cantidad.0.75 ml. Vigencia Administrativa
legal: 0 años en la oficina productora y 10 años
en el Archivo Central.--------------------------------------
Si, ya que reflejan las acciones
que realiza la Sutel para corregir y
sancionar las prácticas
monopolistas.---------------------------
----------------------------------------------
----------------------------------------------
----------------------------------------------
1.2.1.17. Indicadores de mercados46. Original sin
copia. Contenido: estadísticas de los operadores,
incluye datos de la empresa, detalle de indicador,
período, definiciones, infraestructura, puntos de
venta. Tipo de suscripción, tarifas. Fechas
extremas: 2012-2014. Cantidad: 0.30 ml. Soporte:
papel y electrónico. Vigencia Administrativa legal:
0 años en la oficina productora y 20 años en el
Archivo Central.---------------------------------------------
Si, ya que reflejan los hábitos de
consumo de telecomunicaciones
en el país durante un período
determinado. Conservar las
estadísticas anuales en soporte
papel.--------------------------------------
----------------------------------------------
----------------------------------------------
----------------------------------------------
1.2.1.18. Modelos tarifarios. Original sin copia.
Contenido: estudios de tarifas del mercado.
Fechas extremas: 2012-2014.Cantidad: 1.65 ml.
Soporte: Papel y electrónico Vigencia
Administrativa legal: 5 años en la oficina
productora y 5 años en el Archivo Central.----------
Si, ya que permiten conocer la
evolución y asignación de tarifas
de en los servicios de
telecomunicaciones.-------------------
----------------------------------------------
----------------------------------------------
1.2.1.21. Tarifas mayoristas. Original sin copia. Si, ya que refleja el costo de los
45
De acuerdo con lo informado por el CISED, estos expedientes se refieren a las acciones realizadas para corregir y sancionar, las prácticas monopolísticas cometidas por operadores o proveedores que tengan por objeto o efecto limitar, disminuir o eliminar la competencia en el mercado de las telecomunicaciones. La utilidad de estos expedientes es velar por que los recursos escasos se administren de manera eficiente, oportuna, transparente y no discriminatoria, de manera tal que tengan acceso todos los operadores y proveedores de redes y servicios públicos de telecomunicaciones. -------------------------------------------------------------------------------------------------------- 46
El CISED informó, que se refiere a datos numéricos que aportan los operadores de los diferentes servicios que ofrecen. Se solicitan de forma mensual, trimestral, semestral y anual.----------------------
Contenido: fijación de tarifas para el operador.
Fechas extremas: 2009-2014. Cantidad: 0.30 ml.
Soporte: papel y electrónico. Vigencia
Administrativa legal: 5 años en la oficina
productora y 20 años en el Archivo Central.---------
servicios de telecomunicaciones
en un período determinado.
Conservar el soporte papel.---------
----------------------------------------------
----------------------------------------------
1.2.1.22. Tarifas minoritarias. Original sin copia.
Contenido: fijación de tarifas para el usuario.
Fechas extremas: 2009-2014. Cantidad: 4.65 ml.
Soporte: papel y electrónico. Vigencia
Administrativa legal: 0 años en la oficina
productora y 20 años en el Archivo Central.---------
Si, ya que refleja el costo y la
competencia en el mercado sobre
los servicios de
telecomunicaciones durante un
período determinado. Conservar
el soporte papel.------------------------
Subfondo 1.2.2: Registro Nacional de Telecomunicaciones.-------------------------------
1.2.2.2. Registro de autorizados. Original sin
copia. Contenido: Registro de autorizados que se
lleva en Excel y que contiene los siguientes
campos: número de la empresa, identificación,
expediente, acuerdo/resolución, título habilitante,
número de la gaceta, plazo de vigencia, zonas
geográficas y servicios autorizados. Fechas
extremas: 2012-2014. Cantidad: 300 MB.
Soporte: electrónico. Vigencia Administrativa
legal: 0 años en la oficina productora y 20 años
en el Archivo Central.----------------------------------
Si, ya que permite conocer las
empresas que Sutel ha autorizado
y facultado para brindar servicios
de telecomunicaciones en Costa
Rica.---------------------------------------
----------------------------------------------
----------------------------------------------
----------------------------------------------
----------------------------------------------
----------------------------------------------
----------------------------------------------
Subfondo 1.3: Dirección General de FONATEL.-------------------------------------------------
1.3.1. Correspondencia. Original y copia.
Contenido: Correspondencia general interna.
Fechas extremas: 2013-2014. Cantidad: 0.85 ml.
Soporte: papel y electrónico. Vigencia
Si, ya que refleja la toma de
decisiones institucionales en el
ámbito de telecomunicaciones.
Conservar la correspondencia, en
Administrativa legal: 0 años en la oficina
productora y 5 años en el Archivo Central.----------
------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------
soporte papel, que refleje las
funciones sustantivas de la
institución a criterio del jefe de
oficina productora y el CISED.------
1.3.5. Expediente de administración del
fideicomiso. Original. Contenido: Documentos del
contrato de fideicomiso suscrito con bancos
públicos, contratos, estados financieros, flujos de
caja, presupuesto, modificaciones
presupuestarias, reportes de Auditoría Externa,
informes de proyectos, solicitud de aprobaciones
de los recursos asignados a FONATEL por
SUTEL para financiar las obligaciones y los
proyectos de acceso universal. Fechas extremas:
2012-2014. Cantidad: 2.10 ml. Soporte: papel y
electrónico. Vigencia Administrativa legal: 0 años
en la oficina productora y 20 años en el Archivo
Central.--------------------------------------------------------
Si, ya que refleja el uso e
inversión de los fondos públicos
otorgados para el financiamiento
de los proyectos de acceso
universal de telecomunicaciones a
poblaciones vulnerables.
Conservar el expediente en
soporte papel.---------------------------
----------------------------------------------
----------------------------------------------
----------------------------------------------
----------------------------------------------
----------------------------------------------
----------------------------------------------
1.3.7. Expedientes de proyectos47. Original.
Contenido: Documentación de los proyectos
financiados por FONATEL para llevar los
servicios de telecomunicaciones a poblaciones
vulnerables. Contiene: los informes, carteles de
proyectos, adjudicación, contratos, documentos
de municipalidades de los proyectos, oficios de
operadores adjudicados. Fechas extremas: 2012-
Si, ya que reflejan la inversión de
fondos públicos en el acceso
igualitario de telecomunicaciones
en las poblaciones más
vulnerables del país. Conservar el
soporte papel.---------------------------
----------------------------------------------
----------------------------------------------
47
Según la explicación del CISED, los proyectos financiados por FONATEL se llevan a cabo con el fin de llevar acceso al servicio de telecomunicaciones a poblaciones vulnerables.------------------------
2014. Cantidad: 2.45. Soporte: papel y
electrónico. Vigencia Administrativa legal: 0 años
en la oficina productora y 20 años en el Archivo
Central.--------------------------------------------------------
----------------------------------------------
----------------------------------------------
----------------------------------------------
----------------------------------------------
1.3.8. Informes de administración. Original.
Contenido: Informes semestrales y anuales que
contienen estadísticas de cobertura de servicios
de telecomunicaciones, estados financieros
auditados, informe de desempeño de actividades
y estado de ejecución de los proyectos
financiados. Fechas extremas: 2013-2014.
Cantidad: 0.5 ml. Soporte: papel y electrónico.
Vigencia Administrativa legal: 0 años en la oficina
productora y 20 años en el Archivo Central.---
Si, ya que reflejan la ejecución de
las funciones, metas y objetivos
de FONATEL. Conservar los
informes de administración
anuales en soporte papel.-----------
----------------------------------------------
----------------------------------------------
----------------------------------------------
----------------------------------------------
----------------------------------------------
1.3.9. Informes de auditoría externa. Original.
Contenido: documentos de auditorías externas
contratadas por SUTEL a partir del 2013. Fechas
extremas: 2013-2014. Cantidad: 0.2 ml. Soporte:
papel y electrónico. Vigencia Administrativa legal:
0 años en la oficina productora y 5 años en el
Archivo Central.---------------------------------------------
------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------
Si, ya que evidencian las
recomendaciones y criterios
finales de los expertos
contratados con respecto a la
fiscalización del uso de los
recursos y el cumplimiento de los
objetivos institucionales.
Conservar, en soporte papel, los
informes de auditoría externa que
hayan tenido alta incidencia en el
desarrollo de la institución, a
criterio del Comité Institucional de
Selección y Eliminación de
Documentos (Cised) y el Jefe de
--------------------------------------------------------------- la Oficina Productora.-----------------
Subfondo 1.4: Dirección General de Calidad.----------------------------------------------------
1.4.1. Correspondencia. Original y copia.
Contenido: Correspondencia general interna.
Fechas extremas: 2013-2014. Cantidad: 0.85 ml.
Soporte: papel y electrónico. Vigencia
Administrativa legal: 0 años en la oficina
productora y 5 años en el Archivo Central.----------
------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------
Si, ya que refleja la toma de
decisiones institucionales de nivel
jerárquico. Conservar la
correspondencia, en soporte
papel, que refleje las funciones
sustantivas de la institución a
criterio del jefe de oficina
productora y el Comité
Institucional de Selección y
Eliminación de Documentos.--------
Las series documentales presentadas ante la Comisión Nacional de Selección y
Eliminación de Documentos, mediante oficio 08425-SUTEL-DGO-2014 del 27 de
noviembre del 2014, para el Fondo: Superintendencia de Telecomunicaciones,
Subfondos: Consejo Directivo, Secretaría del Consejo, Asesores del Consejo,
Unidad Jurídica, Comunicación, Contraloría de Servicios, Mercados, Registro
Nacional de Telecomunicaciones, Dirección General de FONATEL, Dirección
General de Calidad; pueden ser eliminadas al vencimiento de su vigencia
administrativa y legal, según ha sido determinada por el Comité Institucional de
Selección y Eliminación de Documentos (Cised) de la Superintendencia de
Telecomunicaciones, pueden ser eliminadas al vencimiento de su vigencia
administrativa y legal, según ha sido determinada por el Comité Institucional de
Selección y Eliminación de Documentos (Cised) de la Superintendencia de
Telecomunicaciones, de acuerdo con los artículos No. 120, 132, 135 y 136 del
Reglamento a la Ley No 7202.----------------------------------------------------------------------
Con respecto a los tipos documentales que el Cised asignó una vigencia
“permanente” en una oficina o en el Archivo Central, se debe tomar en cuenta lo
indicado en el inciso 1 de la Resolución Nº CNSED-1-200948, que establece: “Si
estos documentos carecen de valor científico-cultural, es la oficina o la entidad
productora, la responsable de custodiar permanentemente estos documentos. 2.
Si los documentos en mención son declarados como de valor científico cultural,
serán trasladados al Archivo Nacional para su custodia permanente, cuando se
cumpla el plazo que señala la Ley 7202.”-------------------------------------------------------
En cuanto a los documentos en soporte electrónico, es importante aclarar que, de
conformidad con el artículo 16 de la Ley General de Control Interno Nº 8292, la
institución debe documentar los sistemas, programas, operaciones del computador
y otros procedimientos pertinentes a los sistemas de información, ya que esto le
permitirá disponer de documentación completa, adecuada y actualizada para
todos los sistemas que se desarrollan. Además, se les recuerda que se deben
conservar los metadatos que permitan el acceso a la información en un futuro, de
acuerdo con los lineamientos de la “Directriz con regulaciones técnicas sobre
administración de documentos producidos por medios automáticos”, emitida por la
Junta Administrativa del Archivo Nacional y publicada en La Gaceta Nº 61 de 28
de marzo de 2008, y las “Normas Técnicas para la Gestión y el Control de
Tecnologías de Información, (N-2-2007-CO-DFOE)”, publicada en La Gaceta Nº
119 de 21 de junio de 2007; y que la Ley de Certificados, Firmas Digitales y
Documentos Electrónicos No. 8454 publicada en La Gaceta No. 174 del 13 de
octubre del 2005, la “Política de Certificados para la Jerarquía Nacional de
Certificadores Registrados” y la “Política de Formatos Oficiales de los Documentos
Electrónicos Firmados Digitalmente” publicadas en el Alcance 92 a La Gaceta No.
95 del 20 de mayo del 2013 se encuentran vigentes.----------------------------------------
Finalmente se recuerda que están vigentes las resoluciones CNSED-01-2014 y
CNSED-02-2014 publicadas en la Gaceta No. 5 del 08 de enero del 2015
relacionadas con la declaratoria general de valor científico cultural de series
48
Publicada en La Gaceta Nº 101 de 27 de mayo de 2009.------------------------------------------------------
documentales producidas en todos los órganos superiores o colegiados, Áreas de
Planificación Institucional, Auditorías Internas, Asesorías Legales o Jurídicas,
Recursos Humanos, Áreas Financiero Contable (incluyendo áreas presupuestales)
y Proveedurías Institucionales de todas las instituciones que conforman el Sistema
Nacional de Archivos.---------------------------------------------------------------------------------
Asimismo, se le consulta a la señora Alba Rodríguez si tiene algún comentario,
consulta o duda adicional sobre la lectura del informe, a lo que responde que no.---
Enviar copia de este acuerdo a la señora Maryleana Méndez Jiménez, Jefe
Consejo Directivo y de Asesores del Consejo; a las señoras Mariana Brenes
Akerman, Jefe Unidad Jurídica; Ivannia Morales, Jefe de Comunicación; Cinthya
Arias Leitón, Jefe de la Dirección General de Mercados; Jolene Knorr Briceño.
Jefe de Registro Nacional de Telecomunicaciones, a los señores Luis Cascante
Alvarado, Secretaría del Consejo Directivo; Eduardo Castellón, Jefe Contraloría de
Servicios; Humberto Pineda Villegas, Jefe de la Dirección General de FONATEL;
Glenn Fallas, Jefe Dirección General de Calidad y al expediente de valoración
documental de la Superintendencia de Telecomunicaciones que esta Comisión
Nacional mantiene.------------------------------------------------------------------------------------
CAPITULO IV. CORRESPONDENCIA.----------------------------------------------------------
ARTÍCULO 9. Oficio CISED-018-2015 de 31 de marzo del 2015, suscrito por el
señor Esteban Cabezas Bolaños, Presidente del Comité Institucional de Selección
y Eliminación de Documentos, mediante el cual solicita valorar si el Libro “Toma de
posesión de empleados de la Alcaldía de Grecia” presenta valor científico cultural.
ACUERDO 9. Comunicar al señor Esteban Cabezas Bolaños, Presidente del
Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos, que esta
Comisión Nacional conoció el oficio CISED-018-2015 de 31 de marzo del 2015, y
DECLARA con valor científico cultural el libro “Toma de posesión de empleados
de la Alcaldía de Grecia” de los años: 1905-1973, por tanto, este debe ser
transferido a la Dirección General del Archivo Nacional a la mayor brevedad. Lo
anterior, de acuerdo con el artículo No. 62, inciso c, del reglamento a la Ley del
Sistema Nacional de Archivos No. 7202.--------------------------------------------------------
ARTÍCULO 10. Oficio 226-31-2015 de 27 de marzo del 2015 recibido el 6 de abril
del 2015, suscrito por la señora Silvia González Ulate, Secretaria del Comité
Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del ICE, mediante el cual
informa la conformación actual del Cised de esa institución.-------------------------------
ACUERDO 10. Trasladar a la señora Ivannia Valverde Guevara, Jefe del
Departamento Servicios Archivístico Externos, copia del oficio 226-31-2015 de 27
de marzo del 2015 recibido el 6 de abril del 2015, suscrito por la señora Silvia
González Ulate, Secretaria del Comité Institucional de Selección y Eliminación de
Documentos del Instituto Costarricense de Electricidad para que registre la
conformación de ese Comité Institucional en el registro correspondiente.--------------
ARTÍCULO 11. Correo electrónico de 6 de abril del 2015, suscrito por la señora
Dana Nelson Lewis, Encargada del Archivo Central de JAPDEVA, mediante el cual
solicita una cita para el viernes 17 de abril a las 2:30 pm para aclarar dudas sobre
la elaboración de tablas de plazos.----------------------------------------------------------------
ACUERDO 11: Comunicar a la señora Dana Nelson Lewis, Encargada del Archivo
Central de la Junta de Administración Portuaria y de Desarrollo Económico de la
Vertiente Atlántica (Japdeva) que esta Comisión Nacional conoció el correo
electrónico de 17 de abril del 2015 y le informa que un profesional del
Departamento Servicios Archivísticos Externos atenderá su solicitud de audiencia
para aclarar las dudas con respecto a la elaboración de tablas de plazos de
conservación de documentos. Enviar copia de este acuerdo a la señora Ivannia
Valverde Guevara, Jefe del Departamento Servicios Archivísticos Externos y al
expediente de valoración documental de la Junta de Administración Portuaria y de
Desarrollo Económico de la Vertiente Atlántica (Japdeva) que esta Comisión
Nacional mantiene.------------------------------------------------------------------------------------
CAPITULO VI. ACUERDOS PENDIENTES----------------------------------------------------
ARTÍCULO 12. Sesión 33-2014 de 01 de octubre del 2014. Acuerdo 10.
Comunicar a la señora Patricia Ugalde Romero, Jefe del Archivo Judicial; que esta
Comisión Nacional conoció el oficio DSAE-641-2014 de 30 de setiembre del 2014
suscrito por las señoras Ivannia Valverde Guevara, Jefe del Departamento
Servicios Archivísticos Externos y Natalia Cantillano Mora, Coordinadora Área de
Rescate y Rectoría, mediante el cual se presentan series documentales
producidas por la Auditoría Interna, el Departamento de Planificación y el
Departamento de Personal del Poder Judicial, para su posible declaratoria de valor
científico cultural y se le solicita indicar lo siguiente: 1. La cantidad en soporte
papel y electrónico, así como las fechas extremas de la serie documental
“Evaluaciones de planes operativos y estratégicos”. 2. La cantidad en soporte
electrónico de la serie documental “Actas del Consejo de personal. 3. La cantidad
en soporte electrónico y fechas extremas de la serie documental “Expedientes de
personal”. Enviar copia de este acuerdo a la señora Milena Conejo Aguilar,
Coordinadora del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos
del Poder Judicial. (CNSED-372-2014 de 23 de octubre del 2014).----------------------
ACUERDO 12: Recordar a la señora Patricia Ugalde Romero, Jefe del Archivo
Judicial, que se encuentra pendiente de respuesta el acuerdo No. 10 tomado por
esta Comisión Nacional en la sesión No. 33-2014 celebrada el 01 de octubre del
2014, comunicado mediante oficio CNSED-372-2014 de 23 de octubre del 2014 y
que indicaba: “Comunicar a la señora Patricia Ugalde Romero, Jefe del Archivo
Judicial; que esta Comisión Nacional conoció el oficio DSAE-641-2014 de 30 de
setiembre del 2014 suscrito por las señoras Ivannia Valverde Guevara, Jefe del
Departamento Servicios Archivísticos Externos y Natalia Cantillano Mora,
Coordinadora Área de Rescate y Rectoría, mediante el cual se presentan series
documentales producidas por la Auditoría Interna, el Departamento de
Planificación y el Departamento de Personal del Poder Judicial, para su posible
declaratoria de valor científico cultural y se le solicita indicar lo siguiente: 1. La
cantidad en soporte papel y electrónico, así como las fechas extremas de la serie
documental “Evaluaciones de planes operativos y estratégicos”. 2. La cantidad en
soporte electrónico de la serie documental “Actas del Consejo de personal. 3. La
cantidad en soporte electrónico y fechas extremas de la serie documental
“Expedientes de personal”. Enviar copia de este acuerdo a la señora Milena
Conejo Aguilar, Coordinadora del Comité Institucional de Selección y Eliminación
de Documentos del Poder Judicial.…” Enviar copia de este acuerdo a la señora
Milena Conejo Aguilar, Coordinadora del Comité Institucional de Selección y
Eliminación de Documentos del Poder Judicial y al expediente de valoración
documental del Poder Judicial que esta Comisión Nacional mantiene.------------------
ARTÍCULO 13. Sesión 40-2014 de 03 de diciembre del 2014. Acuerdo 7.
Solicitar a la señora Guiselle Mora Durán, Asesora Legal de la Dirección General
del Archivo Nacional el criterio legal con respecto a la participación que debe tener
el señor Esteban Cabezas Bolaños como Presidente de la Comisión Nacional de
Selección y Eliminación de Documentos (CNSED) en representación del
Presidente de la Junta Administrativa del Archivo Nacional y como Encargado del
Archivo Central del Ministerio de Cultura y Juventud, cuando esta comisión
nacional conozca informes de valoración documental de tablas de plazos de
conservación de documentos o valoraciones parciales que presente el Comité
Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) del Ministerio de
Cultura y Juventud o de instituciones adscritas que utilicen el Cised de ese
ministerio porque no cuentan con ese comité o encargado del Archivo Central.
Enviar copia de este acuerdo al señor Luis Carlos Amador Brenes, Presidente de
la Junta Administrativa del Archivo Nacional y a la señora Virginia Chacón Arias,
Directora General del Archivo Nacional. (Oficio CNSED-453-2014 de 12 de
diciembre del 2014).-----------------------------------------------------------------------------------
ACUERDO 13: Recordar a la señora Guiselle Mora Durán, Asesora Legal del
Archivo Nacional, que se encuentra pendiente de respuesta el acuerdo No. 7
tomado por esta Comisión Nacional en la sesión No. 40-2014 celebrada el 03 de
diciembre del 2014, comunicado mediante oficio CNSED-453-2014 de 12 de
diciembre del 2014 y que indica “Solicitar a la señora Guiselle Mora Durán,
Asesora Legal de la Dirección General del Archivo Nacional el criterio legal con
respecto a la participación que debe tener el señor Esteban Cabezas Bolaños
como Presidente de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de
Documentos (CNSED) en representación del Presidente de la Junta Administrativa
del Archivo Nacional y como Encargado del Archivo Central del Ministerio de
Cultura y Juventud, cuando esta comisión nacional conozca informes de
valoración documental de tablas de plazos de conservación de documentos o
valoraciones parciales que presente el Comité Institucional de Selección y
Eliminación de Documentos (Cised) del Ministerio de Cultura y Juventud o de
instituciones adscritas que utilicen el Cised de ese ministerio porque no cuentan
con ese comité o encargado del Archivo Central. Enviar copia de este acuerdo al
señor Luis Carlos Amador Brenes, Presidente de la Junta Administrativa del
Archivo Nacional y a la señora Virginia Chacón Arias, Directora General del
Archivo Nacional.…” Enviar copia de este acuerdo a la señora Virginia Chacón
Arias, Directora Ejecutiva de la Junta Administrativa del Archivo Nacional.------------
ARTÍCULO 14. Sesión 41-2014 de 10 de diciembre del 2014. Acuerdo 12.
Comunicar a la señora Cecilia María Campos Muñoz, Presidenta del Comité
Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (CISED) del Instituto
Nacional de Aprendizaje (INA) que se modifica el acuerdo N°8 tomado en la
sesión No. 38-2014, de forma tal que se lea de la siguiente manera: Esta Comisión
Nacional conoció el oficio CISED-11-2014 de fecha 04 de noviembre de 2014
recibido el 06 de noviembre de 2014, mediante el cual responde al acuerdo N°8 de
la sesión No. 33-2014 del 01 de octubre del 2014. La respuesta emitida no aclara
lo solicitado por esta Comisión Nacional, por lo tanto se le convoca para el día 14
de enero del 2015 a las 9:00 horas y presentar ante los miembros un ejemplo de
las series documentales “Informes de estudios de auditoria” e “Informes técnicos
de auditoria” que fueron incluidas en las tablas de plazos presentadas por esa
institución en el año 2004 y que fueron declaradas con valor científico cultural en
la sesión No. 08-2004 celebrada el 4 de agosto del 2004. Enviar copia de este
acuerdo al expediente de valoración documental del Instituto Nacional de
Aprendizaje que este Comisión mantiene. (Oficio CNSED-447-2014 de 10 de
diciembre del 2014 y se remitió el oficio CNSED-014-2015 de 09 de enero del
2015, cancelando la convocatoria a la sesión del 14 de enero del 2015).--------------
ACUERDO 14. Solicitar a la señora Ivannia Valverde Guevara, Secretaria
Ejecutiva de esta Comisión Nacional que convoque a una próxima sesión a la
señora Cecilia María Campos Muñoz, Presidente del Comité Institucional de
Selección y Eliminación de Documentos (Cised) del Instituto Nacional de
Aprendizaje (Ina) y Encargada del Archivo Central de esa institución a fin de
aclarar las dudas relacionadas con las series documentales “Informes de estudios
de auditoria” e “Informes técnicos de auditoria” que fueron incluidas en las tablas
de plazos presentadas por esa institución en el año 2004 y que fueron declaradas
con valor científico cultural en la sesión No. 08-2004 celebrada el 4 de agosto del
2004. Enviar copia de este acuerdo al expediente de valoración documental del
Instituto Nacional de Aprendizaje que este Comisión mantiene.--------------------------
ARTÍCULO 15. Sesión 02-2015 de 19 de febrero del 2015. Acuerdo 18: Los
miembros de esta comisión acuerdan realizar una sesión de trabajo con la
finalidad de analizar el documento “Criterios de valoración para la declaratoria de
documentos con valor científico cultural” y la Metodología de Valoración
Documental aprobada en la sesión 51-2012 del 08 de noviembre del 2012.-----------
ACUERDO 15: Los miembros de esta comisión acuerdan realizar la sesión de
trabajo para analizar el documento “Criterios de valoración para la declaratoria de
documentos con valor científico cultural” y la Metodología de Valoración
Documental aprobada en la sesión 51-2012 del 08 de noviembre del 2012, el día
23 de abril en horas de la tarde.--------------------------------------------------------------------
Al ser las 3:40 horas se levanta la sesión.-----------------------------------------------------
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Esteban Cabezas Bolaños
Presidente
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