Arquivo mt bom

Organização e Manutenção

Objectivo Geral

Identificar e aplicar as regras de funcionamento do arquivo, de acordo com as técnicas de tratamento de informação documental.

Objectivos Específicos

• Arquivo – conceitos fundamentais;

• Arquivo como sistema de informação;

• Novas tecnologias em arquivo.

Etimologicamente, o vocábulo “arquivo”

provém do grego “archeion” que seria

composto de dois elementos: ARKHAIOS, antigo

e EPO, dispor, ter cuidado, e deu origem em

latim “archivum”.

Arquivo, significaria, portanto, a arrumação de

coisas antigas.

• Os arquivos, como instituição, tiveram a sua origem na antiga

civilização grega.

• Nos séculos IV e V e a.C. Os atenienses guardavam no Metroon,

templo da mãe dos deuses, os tratados, leis, minutas da

assembleia popular e outros documentos oficias.

• Entre os documentos encontrava-se o discurso que Sócrates

escrevera em sua defesa pessoal, peças de ésquilo, sófocles e

eurípedes, etc.

• Esses documentos foram conservados através dos tempos de

tal forma que ainda hoje se encontram preservados, já não em

arquivos, mas em instituições específicas (museus).

Em Portugal os arquivos não foram

designados sempre da mesma forma:

•Monarquia: carteiras ou cartórios - locais onde se

guardavam as cartas, títulos, escritas, bulas pontifícias e

outros documentos de vital importância para o reino,

posteriormente denominados pelo nome de Tombos.

O Arquivo Real Português, fundado por D. Fernando I,

ficou conhecido por Torre do Tombo por ter sido instalado

numa torre nas muralhas do forte onde vivia o referido

monarca.

O documento é um registo que reproduz ou representa, uma

coisa ou uma pessoa, podendo servir de meio de prova ou de

confirmação de um acontecimento, situação ou ocorrência.

A empresa apresenta através de documentos

os factos relativos à sua actividade.

Os documentos constituem a memória da

empresa.

Habitualmente o documento é escrito, este

pode também ter outro suporte material

além do papel – registo em disquete, CD,

pen, microfilme, etc.

As empresas têm necessidade de recolher

ordenadamente os documentos que contêm

registos de dados e informações de interesse,

garantindo a sua conservação e assegurando as

consultas provenientes dos seus diversos

sectores.

Essa recolha, conservação e consulta são

asseguradas pelo ARQUIVO.

Representação de um facto ou situação;

Conservação (subsiste posteriormente ao facto que lhe

deu origem).

• Conjunto de documentos, qualquer que seja a sua data, a

sua forma, o seu suporte material, elaborados ou

recebidos por um organismo público ou privado, em

função da sua actividade e conservado para efeitos

administrativos;

• Local destinado à conservação e guarda de documentos

devidamente classificados e ordenados;

• Unidade de serviço administrativo especializado cuja

missão consiste em receber, classificar, guardar e

emprestar documentos. Neste sentido o arquivo funciona

como a memória organizada da instituição que serve.

Acepções da palavra Arquivo:

- Você vai trabalhar para o “arquivo”

- Coloque aquela pasta no “arquivo”

- Prepare o “arquivo” para a transferência

- Onde está o seu “arquivo”

- Ordenação da documentação:

mediante a recolha, registo e

classificação dos documentos;

  - Despacho: fornece os

documentos solicitados com

rapidez para os diversos

serviços, à medida que a

documentação se vai

desactualizando;

- Conservação da documentação: não só mediante

a utilização de equipamento adequado (armários,

ficheiros, etc.), como também, proporcionando

condições ambientais ideais de forma a não se

danificarem os suportes (sob a acção da

humidade, calor e frio, incidência dos raios

solares, saturação do ar e propagação de pragas).

CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS QUANTO:

À forma de organização;

À frequência de consulta;

À posição dos documentos;

Às instituições que produzem os

documentos

Ao grau de informatização.

QUANTO A FORMA DE ORGANIZAÇÃO

• Centralizados – nas pequenas e médias empresas,

o arquivo encontra-se normalmente centralizado

num único sector, comum aos vários

departamentos.

• Descentralizados – Nas grandes empresas, cada

sector/departamento tem um arquivo próprio,

havendo ou não duplicados ou acesso informático

da parte da administração/gestão.

• Mistos - combinação dos dois sistemas.

QUANTO Á FREQUENCIA DE CONSULTA

• Activos – são constituídos por documentos recentes

relativos a assuntos em curso;

• Semi-activos – dizem respeito aos documentos com

baixo índice de consulta, ou de consulta periódica.

• Inactivos ou mortos – contêm documentação que

por razões de ordem fiscal, jurídica ou histórica

devem ser conservados, sendo a sua consulta

apenas feita em casos especiais.

QUANTO Á POSIÇÃO DOS DOCUMENTOS

• Horizontais – documentos arquivados horizontalmente,

uns a seguir aos outros, em estantes ou armários com

prateleiras (usam-se para formatos superiores ao A4 ou

em arquivos semi-activos/inactivos, uma vez que são de

difícil acesso);

• Verticais – documentos arquivados verticalmente uns

após os outros, fazendo-se a ordenação da esquerda

para a direita e de cima para baixo (usa-se para

dossiers, caixas de cartão, livros, vídeos, etc.);

QUANTO Á POSIÇÃO DOS DOCUMENTOS

• Suspensos - documentação colocada em pastas ou bolsas

de papel kraft, dobrado em forma de fole, suspensas pela

parte superior em classificadores que deslizam numa

estrutura metálica. As pastas podem apresentar visibilidade

superior ou lateral, ou encontrarem-se guardadas em

gavetas (arquivos de processos);

• Rotativos - os documentos são presos a um sistema que

roda em torno de um eixo (vertical ou horizontal). Pode ser

combinado com o arquivo suspenso, sendo neste caso

normalmente guardado em armário próprio.

QUANTO Á POSIÇÃO DOS DOCUMENTOS

QUANTO ÀS INSTITUIÇÕES QUE PRODUZEM OS DOCUMENTOS

- Arquivos públicos (nacionais, distritais, municipais; notariais, de ministérios, de escolas, de entidades administrativas variadas – são indispensáveis para a protecção da propriedade e outros direitos legais dos cidadãos)

- Arquivos empresariais- Arquivos de família ou privados- Arquivos eclesiásticos

QUANTO AO NIVEL INFORMATIZAÇÃO

• Não informatizados ou tradicionais;

• Parcial ou totalmente informatizados.

A informação chega à empresas veiculada de formas

muito variadas: correio normal, e-mail, fax, imagens em

vídeo ou fixas, mensagens áudio, etc.

Há tendência para fazer o arquivo tradicional dos

documentos em papel e arquivo electrónico da mesma

documentação. As empresas devem encontrar a melhor

solução para esta situação.

• Interna (criado e aprovado pela

empresa segundo as normas internas

de documentação)

• Externa (não foi criado nem aprovado

pela empresa mas é necessário para

o funcionamento da mesma)

• Interna

Actas, processos de

clientes, memorandos,

oficio, sistema de

prevenção da empresa

, etc

• Externa

Catálogo de fornecedores,

a norma ISO 9001, ofícios,

curriculum vitae, etc

As Unidades Arquivísticas são um conjunto orgânico de documentos, considerando a estrutura de um organismo.

PRINCIPAIS UNIDADES ARQUIVÍSTICAS

ProcessoDossier

ColecçãoSérie

Sub-SérieFundo

Sub-Fundo/Secção

Processo: Constituído por um conjunto de tipos documentais referentes a uma qualquer acção administrativa ou judicial, sujeita a tramitação própria normalmente regulada.

Ex: Processo judicial

Dossiers temáticos – unidade arquivística constituída por um conjunto de documentos compilados com o fim de informar uma decisão pontual.

Normalmente,são pastas constituídas por cópias de artigos de revistas,partes de livros, reproduções de diários da república ou por estudos técnicos que não têm correspondência nem andamento administrativo.

Exemplos:- Dossier de legislação comunitária sobre ambiente(cópias de artigos do Jornal Oficial das Comunidades Europeias com recomendações, resoluções e directivas sobre ambiente);

-Dossier de legislação nacional sobre ambiente (cópias de artigos do Diário da República sobre ambiente).

Colecção: documentos do mesmo arquivo, organizada para efeitos de referência ou conjunto de tipos documentais organizados por tipologia, assunto ou outra qualquer característica comum.

Ex: Copiador de correspondência expedida

Documentos de despesa (facturas, balancetes)

Existem situações onde a constituição de colecções é desejável:

Áreas funcionais da contabilidade e pessoal

- Colecções de mapas de assiduidade

- Colecções de mapas estatísticos

Série – Unidade arquivística constituída por um conjunto de documentos simples ou compostos a que, originalmente, foi dada uma ordenação sequencial,de acordo com um sistema de recuperação da informação.

Em princípio, os documentos de cada série correspondem ao exercício de uma mesma função ou actividade,dentro de uma mesma área de actuação.

As Séries – resultam da junção/agrupamento dos processos que são idênticos entre si.

- Quando possuem uma tramitação semelhante;

- Contêm os mesmos tipos de documentos;

- Servem uma mesma actividade e situam-se na mesma área temática.

Ex: Uma instituição de ensino superior atribui bolsas de estudo a estudantes economicamente carenciados

Desenvolve acções semelhantes (atribuir bolsas)

Cada bolsa constitui um processo

O conjunto dos processos de bolsa atribuídos constitui uma série

Sub-Série – corresponde a uma parte da série que se individualiza por razões de funcionalidade.

Pode corresponder apenas a uma das etapas da tramitação de um processo, a uma tipologia documental ou ainda a uma documentação com exigências de acondicionamento próprias.

Ex: Processos de bolsa atribuídos e transmitidos

Fundo – Conjunto orgânico de documentos ,independentemente da sua data, forma e suporte material, produzidos ou recebidos por uma pessoa jurídica, singular ou colectiva, ou por um organismo público ou privado, no exercício da sua actividade conservados a título de prova ou informação.

É a mais ampla unidade arquivística.

Fundo

Série

Sub-série

Secção

ColecçãoProcesso

Fase de Transferência - Modelo de Organização do Arquivo- Contentorização dos Documentos- Inventariação- Destruição de Documentos-Transporte e Alojamento

Ex: Transferência de arquivo de sucursais para empresas “mãe”

Fase de Incorporação Ex: arquivos de serviços extintos e documentação proveniente de funções extintas em organismos e serviços da administração central desconcentrada da respectiva área

Os principais Sistemas ou Tipos de classificação utilizados em arquivos são:

•Classificação Alfabética •Classificação Numérica •Classificação Alfa-numérica •Classificação Cronológica •Classificação Geográfica •Classificação Ideológica

Classificação por ordem alfabética

O material é organizado com base no nome da

pessoa ou empresa, cujo documento é registado e

depois ordenado em sequência alfabética.

Ex: lista telefónica.

Classificação por ordem alfabética

Vantagens

•Familiaridade com o critério de ordenação (a ordem alfabética é uma

das mais tradicionais;

•Simplicidade no plano de classificação (não são previstas classes

nem subclasses e o único elemento necessário para classificar o

material é o nome das coisas a classificar firma ou nome da pessoa;

•Elasticidade (é sempre possível inserir novos nomes no lugar exacto);

•Possibilidade de encontrar facilmente uma posição;

•Baixo custo (o material pode ser arquivado em aparelhagens

simples).

Classificação por ordem alfabética

Desvantagens

•Os critérios de ordenação do material não são inequívocos ( é fácil

surgirem dúvidas, serem cometidos erros, e que aqueles que

classificam efectuam sucessivamente a procura não sigam os

mesmos critérios);

•Se o material for muito a classificação tem de ser feita por pessoas

práticas neste tipo de trabalho;

•Quanto mais o material aumenta, mais frequentes os casos de

homonímia (repetição dos mesmos nomes).

Classificação por ordem alfabética

Resumindo: a classificação por nome em ordem alfabética é

aconselhável como único sistema para a ordenação do material

quando:

•Este não é muito;

•As probabilidades de cometer erros de sistematização são limitadas.

Regras para classificação por ordem alfabética

Para que a classificação por nome em ordem alfabética seja eficiente tem que se seguir certas regras:

1 – Os nomes individuais devem ser colocados em ordem inversa, ou seja, primeiro o último nome, depois os restantes na ordem em que se apresentam. Quando houver nomes iguais, prevalece a ordem do pronome.

Ex: Barbosa, Aníbal Correia, António Correia, João Carlos Correia, Paulo

Regras para classificação por ordem alfabética

2 – As partículas estrangeiras (D, Da, De, Del, Des, Di, Du, La, O’, Van, Vanden, Von, etc), se escritas com inicial maiúscula, são consideradas como parte integrante do nome.Ex: Oliveira, Carlos Santos de Von Johnson, Erick Von Blun, Eduardo

3 – Os nomes compostos de um substantivo e um adjectivo, ligados ou não por hífen, não são separados.Ex: Castelo Branco, Sérgio Vilas Boas, Heitor

Regras para classificação por ordem alfabética

4 – Os nomes como Santo, Santa ou São seguem a regra anterior, considera-se o apelido inteiro seguindo a ordem normal.Ex: Santa Rita, Luís Santo António, Joaquim

5 – Os nomes que exprimem grau de parentesco, abreviados ou não, não são considerados na ordenação alfabética.Ex: FreitasJúnior, Ary Ribeiro Neto, Henriques

Regras para classificação por ordem alfabética

Os graus de parentesco só serão considerados na alfabetização quando servirem de elemento de distinção.Ex: Abreu Filho, Jorge Abreu Neto, Jorge Abreu Sobrinho, Jorge

6 – Os títulos honoríficos, pronomes de tratamento e artigos são colocados entre parênteses depois do nome e não são considerados na alfabetização.Ex: Araújo, Paulo (General) Estado de São Paulo (O)

Regras para classificação por ordem alfabética

7- Os nomes espanhóis são registados pelo penúltimo nome que corresponde ao da família do pai.Ex: Cervantes Y Savedra, Miguel (de) Hernandes Xavier, José

8- Os nomes orientais, japoneses, chineses e árabes são registados na ordem em que se apresentam.Ex: Al Bem Abib

Regras para classificação por ordem alfabética

9 – Os nomes ligados por apóstrofo devem ser ligados como uma só palavra.Ex: Sant’Ana, ArmindoLê-se e arquiva-se Santana

10 – Os nomes das empresas devem ser registados conforme se apresentamEx: Álvaro Costa & Cª Barbosa Sousa, Ldª

Regras para classificação por ordem alfabética

11 – As expressões usadas no comércio , como Sociedade, Companhia, Empresa, devem ser consideradas na alfabetização. Ex: Companhia Brasileira de Alimentos Editora Abril, Ldª

12 – Os nomes das empresas que usam siglas com ou sem ponto entre as letras, devem ser alfabetados como se o conjunto de letras que os formam fosse uma palavra.Ex: ANJE CDU

Regras para classificação por ordem alfabética

13 – Quando uma empresa ou instituição for conhecida, além do seu nome por extenso, também por uma sigla, o arquivista deverá adoptar pela forma de entrada que melhor entende.Ex: C.G.D. ou Caixa Geral de Depósitos

14 – A correspondência recebida de secção divisão ou departamento de uma empresa deve ser arquivada pelo nome da empresa e não pelo departamento.Ex: ANJE – Divisão de Pessoal

Regras para classificação por ordem alfabética

15 – As diversas filiais de uma empresa são alfabetadas pelo nome da empresa seguindo das regiões em que se encontram.Ex: ANA Faro ANA Lisboa

16 – Os nomes das instituições e órgãos governamentais são considerados como se apresentam.Ex: Banco de Portugal Universidade do Algarve

Regras para classificação por ordem alfabética

17 – Os nomes dos órgãos governamentais de países estrangeiros devem ser precedidos do nome do país.Ex: Estados Unidos – The Liberty Congress Inglaterra – Red Cross

18 – Os numerais que fazem parte do nome, quer no início, quer no fim, devem ser considerados como se estivessem escritos por extenso.Ex: Ferragem dois irmãos Insecticida mata Sete

Regras para classificação por ordem alfabética

Quando falamos em arquivo alfabético,

muitas pessoas desconhecem o facto de

que há dois critérios para a ordenação

alfabética (letra por letra ou palavra por

palavra), e que ambos estão correctos.

Regras para classificação por ordem numérica

Na classificação por nome em ordem numérica o principal elemento a considerar para a classificação é um número e a sua ordenação é feita por ordem sequencial crescente ou decrescente.

Nesta modalidade, a consulta é indirecta, pois há a necessidade de se recorrer a um índice auxiliar alfabético que remeterá ao número sob o qual a informação foi arquivada.

Regras para classificação por ordem numérica

Vantagens

•Permite a classificação de um modo indefinido;

•Ao contrário da alfabética, possibilita a

detecção imediata da falta de um processo;

•Permite um menor nº de arquivamentos

errados, pois torna-se mais fácil ler números do

que letras;

•As operações de arquivo são mais rápidas.

Regras para classificação por ordem numérica

Desvantagens

Torna-se quase impossível detectar um

documento quando por lapso se lançar um

número errado de processo.

Regras para classificação por ordem geográfica

Na classificação por nome em ordem geográfica o material é

organizado em função do local ou proveniência da informação.

Ex: Vários países – nome do país, nome da capital e nome dos

correspondentes. Se houver documentos procedentes de outras

cidades que não a capital, deve-se ordená-los alfabeticamente no

arquivo após a capital. ARGENTINA

Buenos AiresMaia Carraro, Alcides

CorrientesDel Vale, Luís

Regras para classificação por ordem geográfica

BRASILBrasília

Ministério da EducaçãoCampinas

Delgado, Carlos

Este método de arquivo é muito utilizado no caso das empresas que mantêm correspondência com várias filiais ou agências em várias zonas e ainda para empresas de transporte de cargas e mercadorias.

Regras para classificação por assuntos (Ideológico)

Este é um dos métodos mais perfeitos de arquivo, porém requer um planeamento prévio além de requisitos como:

•Amplo conhecimento da empresa, bem como dos

documentos que representam as actividade da mesma;

•Análise minuciosa e interpretação da documentação.

Regras para classificação por ordem cronológica

O material é ordenado, com base na data de emissão, fabricação, aquisição, prazo, recepção, etc. de baixo para cima.

Vantagens

•Uma das mais rápidas e menos dispendiosas;•Não são previstas intercalações, mas apenas sobreposições ou acrescentos de material novo.

Regras para classificação por ordem cronológica

Para encontrar o material classificado por esta ordem é preciso saber a data em que foi colocado ou então percorrer todo o material recolhido. Por isso este sistema deve ser adoptado quando:• O material a classificar é limitado;•Quando é possível conhecer aproximadamente a data da classificação;

A classificação por ordem cronológica revela-se útil quando se tem que classificar documentos de carácter financeiro.

Regras para classificação por ordem cronológica

Ex: determinada factura tem de ser paga a 60 dias, este sistema permitirá inserir a cópia na data de pagamento da factura e assim controla-se se o pagamento foi efectuado ou não.Ex: a) os meses do ano

b) Quinzenaisc) Séries de 10 diasd) semanas

Dentro de cada secção o material é ordenado: alfabeticamente ou numericamente.

•Antes de guardar os documentos nas pastas, dossiers e armários correspondentes, é necessário cumprir algumas

etapas.

1. Inspecção: consiste na verificação de cada documento no que diz respeito ao seu destino, pois este pode ser para:

- arquivar;- solicitar informação;- verificar a existência de antecedentes ( ser anexado a

outro).

2. Leitura: todos os documentos devem ser lidos cuidadosamente, para que se analise o seu conteúdo e se perceba onde vai ser arquivado. (Se já existe pasta ou se é necessário criar uma).

3. Selecção: seleccionar o material que vai ser arquivado daquele que já não tem qualquer utilidade para a empresa ou instituição (cópias, comunicados sem importância).

4. Marcar a hora e a data de entrada de um documento, para que não haja dúvidas acerca da chegada desse documento.

5.Classificar: determinar como será arquivado o documento, de acordo com o método e a classificação adoptados pela organização.

6. Ordenação: é a organização dos documentos dentro das pastas e destas dentro dos arquivos. A escolha da forma de ordenação depende da natureza dos documentos.

Resumindo: temos de ter em conta as seguintes fases: recolha, separação, recepção, registo, análise, tratamento, registo/descrição, despacho, expedição e arquivo.

Exemplo prático:

Gabinete de Contabilidade – Correspondência recebida na 2ª feira 05/Maio/2011: Carta de um potencial cliente a questionar sobre preços para serviços de contabilidade, Factura da Edp e Extracto bancário referente ao mês de Abril.

Recolha (chegada dos documentos à empresa)Separação (separar os diversos documentos)Recepção (entrega dos documentos ao responsável)Registo (registar os documentos na correspondência recebida)Análise/Tratamento (potencial cliente – estudar a empresa em si; factura – verificar os consumos; extracto bancário – fazer a reconciliação bancária)Registo/descrição – Elaborar carta de responta ao potencial clienteDespacho - Enviar carta de respostaArquivo - Arquivar cópia da carta, factura e extracto bancário

A Actualização do arquivo deve ser estipulada pelo responsável do mesmo de forma a que esteja o mais actualizado possível.

Deve criar-se uma rotina de arquivo que deve ser cumprido, de forma a evitar a procura e consulta de dados inexistentes.Deve criar-se um local próprio para colocar todos os documentos que estão para arquivar.

Por exemplo:

Departamento Recursos Humanos: todas as 6ªfeiras se arquivam os documentos respeitantes aos trabalhadores, nomeadamente contratos, justificações de falta, etc, de forma a que os processos dos colaboradores estejam actualizados.

Os documentos de um arquivo não se colocam

directamente em cima da estante ou nos arquivadores,

metendo-se primeiro em unidades de conservação, para

que os documentos fiquem protegidos do pó e luz.

O método que se escolher dependerá de factores como:

o tipo de negócio a que a empresa se dedica;

o tipo e o tamanho dos papéis que a secretária

arquiva (correspondência, documentos legais, projectos,

gráficos ou desenhos);

quantidade de material a arquivar ou a frequência

com que se precise do mesmo.

Entre os arquivadores e unidades de conservação

convém destacar:

Arquivadores de argolas - apropriados para arquivar a

correspondência, listas, esquemas ou tabelas estatísticas.

Quando não convém furar os documentos, podem utilizar

os modelos mais largos que permitem colocá-los em

bolsas de plástico com os lados perfurados.

Caixas - devem-se evitar as metálicas ou as de plástico

porque não permitem a transpiração dos documentos.

São os mais adequados para guardar pequenos

fascículos, documentos informativos, revistas, catálogos,

etc.

Convém estarem sempre cheias para que, ao serem

colocadas na estante, os documentos não fiquem

dobrados.

São excelentes para proteger os documentos do pó, luz

ou do manuseamento.

A desvantagem das caixas reside no facto de a consulta

não ser muito cómoda.

Pastas de mola e com badanas – são apropriadas para

preparar o material que o chefe deve levar consigo para

uma reunião ou viagem. Utilizam-se para arquivar

documentos informativos que não sejam muito

volumosos.

Pastas de pendurar – costumam-se arquivar em armários

ou gavetas com calhas ou em carrinhos especiais para

os mesmos. Utilizam-se para documentos que não sejam

muito volumosos e permitem a ordenação alfabética ou

por assuntos.

Deve-se anotar o assunto do seu

conteúdo nas janelas de plástico

que apresentam na parte lateral superior.

Tubos – são adequados para

documentos de tamanho considerável.

Utilizam-se para arquivar mapas e projectos.

Envelopes e bolsas - utilizam-se em menor medida, mas

são de utilidade para fotografias ou diapositivos. Podem

ser de papel normal ou plástico.

Ficheiros – há muitos tipos de ficheiros. Há os para

pôr em cima da mesa com gavetas, outros constituem

um móvel transportável munidos de rodas. Usam-se

para arquivar a documentação que é preciso ter à

mão, como as moradas de fornecedores, clientes, etc.

Os prazos de conservação dos documentos varia

consoante os sectores de actividade e se são empresas

públicas ou não.

Existem legislações específicas para os diversos

ministérios:

Ex: Direcção Geral Arquivos – Min. da Cultura

Ministério das Finanças, Autarquias,

Ministério da Educação, etc…

Quando falamos de empresas a legislação obriga todos a

arquivar a correspondência e telegramas recebidos,

documentos que provem pagamentos e os livros da sua

escrituração mercantil, devendo conservá-los por um

período de dez anos.

O prazo de arquivo e conservação de livros, registos e documentos de

suporte, está previsto no Decreto-Lei nº 102/2008 de 20-06-2008, no seu

artigo 52.

Uma vez que todo o sistema de arquivo tem que se

adaptar às variadas condições em que opera a empresa.

Logo qualquer colaborador deve estudar um plano

próprio de arquivo começando por apreciar os seguintes

elementos:

- os tipos de material a arquivar;

- a finalidade com que é efectuado o arquivo;

- a quantidade de material a arquivar;

- as aparelhagens disponíveis;

- onde se efectua o arquivo;

- quando deve ser efectuado e de quanto tempo se dispõe para cada operação;

- as futuras ampliações previstas para o trabalho de arquivo;

Caracteristicas do Plano de Arquivo

1 – facilitar tanto quanto possível os trabalhos que se seguem à classificação;

2 - permitir realizar o trabalho de arquivo com a máxima simplicidade e rapidez;

3 – determinar os critérios das categorias e a ordem de classificação dentro de cada categoria;

Caracteristicas do Plano de Arquivo

4 – indicar quais são as categorias em que deve ser dividido o material;

5 – Ter em conta as exigências futuras e um grau adequado de flexibilidade.

Arquivos de microfilmes – é utilizado nas empresas com um considerável volume de documentos ou informação para arquivar.

Como guardar os documentos em papel é caro e exige grandes espaços, recorreu-se como alternativa à microfilmagem, técnica que consiste em fotografar o documento original com uma máquina que contém um filme de formato reduzido. Uma vez revelado o negativo, aparece uma cópia de tamanho reduzido. As imagens reduzidas são armazenadas em rolos de filmes ou em transparências.

Portugal possui legislação específica, que autoriza as

actividades de microfilmagem no país, estabelecendo

que o microfilme reproduz os mesmos efeitos legais dos

documentos originais, podendo estes serem eliminados

após a microfilmagem.

O microfilme cópia destina-se ao manuseio diário.

Enquanto, que o original tem por finalidade garantir a

integridade e preservação das informações, podendo ser

mantido em arquivos de segurança.

A microfilmagem é um processo

frequentemente usado em organismos oficiais,

grandes empresas comerciais ou industriais, bancos,

seguros, (…..).

Vantagens: • RAPIDEZ DE ACESSO À INFORMAÇÃOÉ evidente que localizar um documento em microfilme, é incomparavelmente mais rápido, do que em arquivos convencionais ou quilométricos corredores com caixas de documentos. É possível seleccionar um documento entre milhões em apenas alguns segundos (em alguns casos fracções de segundos), sem ser necessário sair dacadeira.

•REDUÇÃO DE ESPAÇOA típica redução de espaço proporcionada pelo microfilme, é de 98% ou mesmo superior. Toda a documentação de um normal arquivo de aço com 4 gavetas, poderá estar contida em tão somente 2 rolos de microfilme, que cabem em uma única mão.

Vantagens:. FÁCIL MANUSEIO DA INFORMAÇÃOUm dos mais acentuados problemas dos que manuseiam pequenas ou grandes quantidades de documentos, é a imensa variedade de formatos, tamanhos e formas desses papéis. O microfilme é um agente uniformizador. Esta é uma das suas mais expressivas vantagens. Não importa o tamanho ou padrão original, em microfilme ele estará dentro de um único formato. Dessa forma, omanuseamento da informação será muito mais prático. •BAIXO CUSTOOs custos totais de implementação do microfilme, variam de aplicação para aplicação e até mesmo de empresa para empresa. Falando genericamente, o custo em alguns casos é muito inferior ao simples custo de armazenamento do papel convencional. Um indicador seguro de que um processo de arquivo micrográfico é económico, é o facto de os bancos serem os principais utilizadores.

•

Vantagens:•SEGURANÇANão existe nenhuma outra forma mais prática, económica e segura, contra sinistros naturais ou provocados, de que o microfilme. São inúmeros os exemplos de empresas e organismos que salvaram os seus documentos de desastres, graças ao microfilme.

. INTEGRIDADE DO ARQUIVOCom a utilização do microfilme fica assegurado o arquivo correcto de qualquer documento e a função de rearquivar um microfilme, ésimplesmente rebobinar uma bobina. Não existem caixas, caixotes, pacotes e funcionários exaustos. No microfilme, os documentos estão sempre na ordem correcta.

•

Vantagens:. BAIXOS CUSTOS DE MANUTENÇÃOConsiderando o grande aproveitamento de espaço proporcionado pelo microfilme, resultando de uma grande concentração de informações, o baixo custo de manutenção é uma consequência quase imediata. •FÁCIL E RÁPIDA REPRODUÇÃOTodo um arquivo de microfilme pode ser fácil, rápida e economicamente duplicado.

•FÁCIL DISSEMINAÇÃO DA INFORMAÇÃOInúmeras empresas em todo o mundo, implementaram o microfilme pelo baixo custo e facilidade na disseminação da informação.

•

Vantagens:•AUMENTO DE CAPACIDADE DE MEMÓRIACom o microfilme e seus sistemas, a capacidade de memória não tem limites. Informações que hoje não são localizadas, estarão à sua disposição em microfilme, em tempos curtíssimos.

•FACILIDADE DE ACESSO A DOCUMENTAÇÃO "RARA" OU "ÚNICA"Documentos históricos, em arquivos de outros países, estão hoje em Portugal graças ao microfilme.

•MELHORES CONDIÇÕES DE TRABALHOOs sistemas de microfilmagem proporcionam melhores condições de trabalhos a quem tem que manusear documentação em todas as áreas. Consequentemente a empresa ganhará em produtividade e eficácia.

•

Vantagens:. DURABILIDADEO microfilme, é um produto dos mais duráveis, a durabilidade domicrofilme é praticamente ilimitada.

.MINIMIZAÇÃO NOS CUSTOS DE TRANSPORTEOs custos com fretes e portes pelo correio são minimizados com aimplementação de programas de microfilmagem. •PRESERVAÇÃO DA NATUREZAA maioria das empresas gasta muito mais papel e impressos do que necessitaria consumir.

•INTERLIGAÇÃO COM OUTRO SISTEMAO microfilme é um dos mais versáteis sistemas de tratamento de informação.

Vantagens:

. INFORMAÇÃO PARA TODOSLivros e publicações de alto custo, antes disponíveis apenas para uma faixa de alto poder arquivístico, estão hoje ao alcance de todos. Foi por isso, que muitas escolas e universidades implantaram programas específicos de microfilmagem.

Desvantagens:

- necessidade de se contar com um microleitor (para

ampliar);

- a não aceitação de microfilmes de documentos como

prova em procedimentos legais nos quais se exige os

originais;

- sensibilidade do microfilme o que torna imprescindível

a obtenção de microfilmes de segurança.

•A Portaria 118/90, de 15 de Fevereiro, estabelece as condições a que deve obedecer a microfilmagem de documentos, que tenham importância fiscal.

Arquivo Computadorizado – armazenar a

informação na memória central do computador,

ou arquivar cópias de segurança por meio de

CD.

O disco óptico – é um disco que armazena e conserva a

documentação depois de previamente ter feito uma

reprodução directa e total através de um raio laser, que se

usa também para a leitura. Tem uma grande capacidade

de armazenamento.

- Cd’s

- DVDs

Vantagens

- Permitem armazenar grandes quantidades de informação numa pequena porção de espaço (esta vantagem é ainda mais reforçada no caso dos DVDs)

- A informação gravada tem uma durabilidade superior à os suportes magnéticos, visto que não é destruída por interferências electromagnéticas

- Podem ser facilmente transportados para outros computadores

Desvantagens

-O problema da velocidade de leitura dos dados

- O problema de apagar e regravar a informação

Tipos Cds / DVDs Carasteristicas

CD-ROMDVD-ROM

Apenas Leitura

CD-RDVD-R

Permite apenas uma gravação, passando a leitura

CD-RWDVD-RW

Regraváveis

O que é a micro - informática? Conhecido como o microcomputador, ou PC

(Personal Computer).

Máquinas pequenas, capazes de desenvolver os

mais sofisticados trabalhos, e que se aperfeiçoam

cada vez mais.Qual a utilidade da micro-informática na na gestão da documentação? •Redução do espaço;•Facilidade no acesso aos documentos;•Maior segurança.