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Arquivos Permanentes
Aula 7a
2
Plano de Classificação• A classificação é o procedimento de organização
que objetiva estabelecer as relações que os documentos de arquivo apresentam entre si, em decorrência das funções e atividades que os geraram.
• A classificação supõe a compreensão do contexto de produção dos documentos.
• O contexto de produção não pode ser percebido apenas através da análise minuciosa do documento em si: é preciso estar atento ao inter-relacionamento dos documentos que formam o conjunto arquivístico.
Gestão Eletrônica de Documentos 3
Plano de Classificação• No caso dos documentos de arquivo,
compreender o seu contexto de produção exige conhecer a história do organismo produtor, abordando-a, principalmente, na perspectiva das funções e atividades por ele desenvolvidas.
• O conjunto de funções detectadas envolverá, necessariamente, atividades que devem cumpri-las de forma direta (atividades-fim), bem como atividades que lhes servem como suporte (atividades-meio).
Gestão Eletrônica de Documentos 4
Ordenação
• A ordenação é a disposição física dos documentos de um mesmo tipo documental em uma determinada seqüência.
• Essa seqüência será sempre definida a partir de elementos informativos que constem dos documentos (data, emissor, local de emissão, número do documento etc.).
Classificação, Ordenação, Avaliação,Descrição,
(de documentos de arquivo).
CLASSIFICAÇÃO
PLANO DE CLASSIFICAÇÃO
(FUNCIONAL)
• Níveis de classificação: correspondem aos conjuntos formados a partir das divisões operadas no interior do conjunto documental.
1º NívelFunções, Sub-funções
2º NívelAtividades
3º NívelDocumento (simples, compostos)
•1º Nível: a mais vasta unidade arquivística•2º Nível: unidade arquivística constituída do- cumentos da mesma tipologia•3º Nível: a menor unidade arquivística.
Exemplo:• A classificação é geralmente traduzida em um
plano que representa a seções e as subseções de maneira codificadas.
Seção– Departamento Financeiro
• Subsecção:– Contabilidade– Tesouraria
– Subseção: Contabilidade• Série Tipológica
– Notas de empenho– Comprovantes de pagamentos– Registro diário de caixa etc.
• Atividade de campo:– Levantamento das atribuições legais e atividades
executadas (formulário 1)– Identificação dos documentos de arquivo (formulário
2)• Compreender o contexto de produção de um
documento de arquivo exige conhecer a história do organismo produtor abordando-a na pers-pectiva funcional (funções atividades) ou na perspectiva estrutural do organismo produtor.
• Formulário I (Exemplo)– Organização:– Setor:– Competências:– Amparo Legal das Competências:– Atividades:
• Produz: (documentos)• Recebe: (documentos)
– Entrevistado:– Entrevistador:– Data da Entrevista:
• Formulário II (Exemplo)– Setor:– Competências:– Atividades:– Documentos Produzidos / Recebidos
• Prazos de Guarda no setor:• Vias:• Trâmite:• Formas de pesquisa:• Indicação para eliminação ou guarda permanente:
• Abordagem Estrutural:– Tradicionalmente mais
aceita, porém leva a um maior número de pro-blemas (mudanças constantes da estrutu-ra);
– Apresentação de todas as partes da Empresa
• Abordagem Funcional:– garante ao Plano a
capacidade de assimilar a dinâmica de estrutu-ração e reestruturação dos órgãos, uma vez que as funções, subfun-ções e atividades per-manecem praticamente inalteradas com o de-correr do tempo, enqua-nto que as estruturas são freqüentemente al-teradas.
– Desconforto de alguns funcionários por não vi-sualizar seu setor.
Notação
• Para facilitar a aplicação do plano de classificação, costuma-se atribuir, às suas várias classes, uma notação ou código (traduzidas em seqüências de números, de letras ou de uma combinação de ambos).
• “Identificação das unidades de arquivamento, feita através de números, letras ou combinação de números e letras, para permitir sua localização nos depósitos.”
BELLOTTO, Heloísa L., CAMARGO, Ana Maria de Almeida (coord.) Dicionário de Terminologia Arquivística. 1996.
Sistema numérico simples
1 - Educação2 - Comunicações3 - Contabilidade
4 - Pessoal5 - Material
6 - Organização7 - Finanças
8 - Publicações9 - Relatórios
10 – Legislação
Sistema de quatro algarismos
2 - Serviço e operação postal 22 - Regulamentos postais internos
220 - Acordos com administrações postais estrangeiras
2201 - [Primeira pasta, geralmente identificada por um tópico]• 2202 - [Segunda pasta]• 2203 - [Terceira pasta] ....
Sistema de múltipla numeração
232 Serviço de Encomendas [assunto principal]
232/2 Aden [assunto secundário do Serviço de Encomendas]• 232/2/1 [Primeira pasta]• 232/2/2 [Segunda pasta]• 232/4 Canadá [outro assunto secundário do Serviço de Encomendas] 300 Finanças [assunto principal]
300/20 Bancos [assunto secundário de Finanças]300/20/1 [Primeira pasta]300/20/2 [Segunda pasta]
Sistema mnemônico
A ADMINISTRAÇÃOAe Administração de Edifícios e JardinsAg Administração GeralAgl Administração Geral, LegislaçãoAp Administração de Pessoal
CLASSIFICAÇÃO FUNCIONAL
Identificação de 7 grandes FUNÇÕES:
01 Organização Administrativa02 Comunicação Institucional03 Gestão de Recursos Humanos04 Gestão de Bens Materiais e Patrimoniais05 Gestão Orçamentária e Financeira06 Gestão de Documentos e Informações07 Gestão de Atividades Complementares
01 Organização Administrativa (FUNÇÃO)
SUBFUNÇÕES
01.01 Ordenamento jurídico01.02 Planejamento das ações de
governo e controle dos serviços01.03 Apoio à administração
pública
02 Comunicação Institucional (FUNÇÃO)
SUBFUNÇÕES
02.01 Assessoria de Imprensa02.02 Cerimonial02.03 Promoção de eventos ou
cerimônias oficiais02.04 Propaganda e marketing02.05 Produção editorial
03 Gestão de Recursos Humanos (Função)
SUBFUNÇÕES03.01 Planejamento e formulação de políticas de
recursos humanos
03.02 Seleção e desenvolvimento de recursos humanos03.03 Expediente de pessoal03.04 Controle da freqüência03.05 Pagamento de pessoal03.06 Segurança e medicina do trabalho03.07 Promoção do desenvolvimento social de
funcionários e servidores
03.08 Coordenação das atividades de convivência infantil
04 Gestão de Bens Materiais e Patrimoniais (FUNÇÃO)
SUBFUNÇÕES
04.01 Controle de compras e serviços04.02 Controle de bens patrimoniais04.03 Controle de almoxarifado04.04 Controle do patrimônio imobiliário04.05 Controle de transportes interno
05 Gestão Orçamentária e Financeira (FUNÇÃO)
SUBFUNÇÕES
05.01 Planejamento orçamentário05.02 Execução orçamentária e financeira
06 Gestão de Documentos e Informações (FUNÇÃO)
SUBFUNÇÕES
06.01 Comunicação administrativa06.02 Gestão de tecnologia da informação
07 Gestão de Atividades Complementares
(FUNÇÃO) Não há SUBFUNÇÃO ATIVIDADES07.00.01 Recepção e controle de portaria07.00.02 Vigilância do edifício, das instalações e
equipamentos07.00.03 Manutenção e conservação do edifício, das
instalações e dos equipamentos07.00.04 Execução de serviços de copa07.00.05 Execução de serviços de reprografia07.00.06 Execução de serviços de gráfica07.00.07 Execução de serviços de telecomunicações
PLANO DE CLASSIFICAÇÃOFunção: 04 GESTÃO DE BENS MATERIAIS E PATRIMONIAISSubfunção: 04.01 Controle de compras, serviços e
obrasAtividade: 04.01.01 Licitação e administração de
contratos Documentos:
04.01.01.01 Contratos04.01.01.02 Pedido de inclusão no cadastro de impedimentos04.01.01.03 Pedido de reabilitação no cadastro de impedimentos04.01.01.04 Processo relativo aos trabalhos de Comissão
Permanente ou Especial de Licitação04.01.01.05 Relação de contratos e atos jurídicos análogos e seus aditamentos04.01.01.06 Relação de despesas com dispensa ou inexigibilidade de licitação04.01.01.07 Relação de licitações por modalidade
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