View
220
Download
0
Category
Preview:
Citation preview
Arsip Nasional Republik Indonesia
LEMBAR PERSETUJUAN
Substansi Prosedur Tetap tentang Penyusunan Inventaris Arsip Media Baru telah
saya setujui.
Disetujui di Jakarta
pada tanggal Agustus 2009
Plt. DEPUTI BIDANG KONSERVASI ARSIP,
TULKHAH MANSYUR
Arsip Nasional Republik Indonesia
PROSEDUR TETAP
NOMOR 12 TAHUN 2009
TENTANG
PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP MEDIA BARU
BAB I PENDAHULUAN
A. Umum
Arsip statis media baru sebagai warisan budaya bangsa merupakan salah satu aset
bangsa yang perlu dilestarikan bersama. Secara yuridis formal pelestarian arsip media baru
merupakan tanggung jawab Lembaga Kearsipan baik di pusat (ANRI), maupun di daerah
(Badan/Kantor Kearsipan Provinsi, Kabupaten/Kota). Di dalamnya terkandung informasi
yang tiada ternilai harganya tentang kiprah perjalanan bangsa, mulai masa penjajahan sampai
dalam mengisi kemerdekaan.
Arsip media baru disimpan, dipelihara dan diolah bukan untuk kepentingan Lembaga
Kearsipan semata, namun yang jauh lebih penting adalah untuk kepentingan pendidikan,
penelitian, pembangunan, kesejahteraan dan kemaslahatan bangsa. Maka peran instansi
terkait dan masyarakat menjadi sangat penting. Hal ini sejalan dengan era informasi di
Indonesia dimana kebutuhan informasi menjadi sangat penting.
Mengantisipasi keadaan tersebut maka ANRI dituntut untuk selalu tanggap. Peran
ANRI sebagai salah satu sumber informasi sangat vital. Namun demikian agar informasi
yang tersimpan dapat diakses oleh publik diperlukan finding aids, baik dalam bentuk daftar,
guide, senarai maupun inventaris arsip media baru. Disinilah peran Direktorat Pengolahan
Arsip.
Pengolahan arsip harus mengacu pada standar internasional yang telah diatur oleh ICA
dengan ISAD (G). Di dalamnya mencakup berbagai aturan dan komponen yang harus
dipenuhi. Guna mengaplikasikan standar pengaturan arsip media baru yang benar maka di
samping harus diatur sesuai ketentuan ISAD (G) juga perlu diatur dalam bentuk petunjuk
teknis dan langkah-langkah pengaturannya dalam bentuk Prosedur Tetap Penyusunan
Inventaris Arsip Media Baru.
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 2 -
B. Maksud dan Tujuan
Penyusunan Prosedur Tetap ini dimaksudkan untuk memberikan panduan agar terdapat
kesamaan pemahaman dan langkah kerja dalam menyusun inventaris arsip media baru.
Tujuan prosedur tetap ini sebagai pedoman pelaksanaan kegiatan bagi Sub Direktorat
Pengolahan Arsip Media Baru, sehingga inventaris arsip media baru yang disusun memiliki
relevansi atas unsur-unsur yang dibutuhkan dalam menyelesaikan pekerjaan.
C. Ruang Lingkup
Prosedur Tetap Penyusunan Inventaris Arsip Media Baru ini berlaku dan digunakan di
lingkungan Unit Pengolahan Arsip Media Baru. Prosedur Tetap ini meliputi penyusunan
inventaris arsip media baru, identifikasi arsip media baru, penyusunan rencana teknis,
penelusuran sumber dan referensi, penyusunan skema sementara, rekonstruksi arsip media
baru, deskripsi arsip media baru, penyusunan skema definitif, manuver fisches, penomoran
definitif, manuver fisik arsip media baru, labeling arsip, boksing/penempatan arsip dalam
tempatnya, penulisan inventaris arsip media baru, penilaian dan penelaahan (uji petik arsip,
keterbukaan dan ketertutupan arsip, diagram penilaian kerusakan arsip), ekspose inventaris
arsip, penyempurnaan inventaris arsip media baru, pengesahan inventaris arsip media baru.
D. Dasar Hukum
1. Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan
(Lembaran Negara Republik Indonesia tahun 1971 Nomor 32, Tambahan Lembaran
Negara Republik Indonesia Nomor 2964);
2. Keputusan Presiden Nomor 105 Tahun 2004 tentang Pengelolaan Arsip Statis
(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 143);
3. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor PER/21/M.PAN/11/2008
tentang Pedoman Penyusunan Standard Operating Prosedures (SOP);
4. Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 22/KEP/M.PAN/07/2008
tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas;
5. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 03 Tahun 2006 tentang
Organisasi dan Tata Kerja Arsip Nasional Republik Indonesia;
6. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 06 Tahun 2009 tentang
Petunjuk Pelaksanaan Penyusunan Prosedur Tetap di Lingkungan Arsip Nasional
Republik Indonesia.
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 3 -
E. Pengertian
1. Arsip Media Baru adalah arsip yang isi informasi dan bentuk fisiknya direkam dalam
media magnetik menggunakan perangkat elektronik. Termasuk kategori arsip media baru
adalah arsip elektronik dan arsip jenis lain yang tidak berbasis kertas misalnya foto, film,
video, kaset rekaman suara, mikrofilm, mikrofis.
a. Arsip Foto adalah arsip yang isi informasinya terekam dalam citra gambar diam, tidak
bergerak.
b. Arsip Film adalah arsip yang isi informasinya berupa citra bergerak (moving images),
terekam dalam rangkaian gambar fotografik dan suara pada bahan dasar film, yang
penciptaannya menggunakan rancangan teknis dan artistik dengan peralatan khusus.
c. Arsip Video adalah arsip yang isi informasinya berupa citra bergerak (moving
images), terekam dalam rangkaian gambar fotografik dan suara pada pita magnetik
yang penciptaannya menggunakan media teknologi elektronik.
d. Arsip Rekaman Suara adalah arsip yang informasinya terekam dalam sinyal
suara dengan menggunakan sistem perekam tertentu.
e. Arsip Mikrofilm adalah arsip yang isi informasinya terekam dalam mikrofotograf di
atas bahan film.
f. Arsip Mikrofis adalah arsip yang terekam dalam selembar mikrofilm yang berisikan
citra-mikro yang banyak dalam suatu pola yang menggunakan garis-garis jeruji yang
paralel.
g. Arsip Elektronik adalah arsip yang isi informasi direkam dalam media magnetik
maupun digital, untuk membacanya menggunakan perangkat elektronik, yang
termasuk kategori arsip elektronik adalah CD, DVD, floppy disk.
2. Boksing adalah kegiatan memasukkan arsip media baru ke dalam boks, can atau
tempatnya sesuai dengan ukurannya.
3. Deskripsi Arsip Media Baru adalah kegiatan penyusunan kelompok arsip media baru
yang akurat dari suatu unit arsip yang dideskripsi secara lengkap beserta komponennya
pada suatu kartu fische (kartu deskripsi) yang telah disiapkan sesuai dengan ketentuan
yang berlaku. Deskripsi dilakukan dengan menggambarkan informasi secara menyeluruh
dari suatu arsip media baru yang dituangkan dalam kartu dan diberi nomor urut
sementara sesuai dengan nomor sementara arsipnya.
4. Identifikasi Arsip Media Baru adalah suatu kegiatan pendataan arsip media baru secara
langsung di lokasi penyimpanan arsip media baru baik fisik arsip, sistem penataan arsip
maupun provenance atau pencipta arsipnya.
5. Inventaris Arsip Media Baru adalah salah satu sarana penemuan arsip yang merekam
informasi dari arsip media baru dilengkapi dengan pendahuluan, sejarah organisasi,
indeks dan lain-lain.
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 4 -
6. Labeling Arsip Media Baru adalah pemberian identitas pada arsip media baru sesuai
dengan nomor urut arsipnya.
7. Manuver Fisik Arsip Media Baru yaitu kegiatan penyusunan fisik arsip media baru
sehingga arsipnya tersusun sesuai dengan inventaris yang dibuat. Penyusunan dilakukan
setelah penomoran definitif selesai. Arsip media baru disusun sesuai dengan nomor urut
yang tertera pada amplop, can, dan boks tempat arsip media baru.
8. Manuver Kartu Deskripsi adalah kegiatan mengelompokkan kartu deskripsi arsip media
baru sesuai dengan skema definitif yang dibuat.
9. Pejabat Yang Berwenang adalah pejabat yang berhak untuk memberi paraf dan atau
menandatangani Prosedur Tetap sesuai dengan tugas dan tanggung jawab kedinasan.
10. Penelusuran Sumber dan Referensi adalah suatu kegiatan penelitian data melalui sumber
cetakan/bahan referensi dari perpustakaan ke lembaga pencipta arsip media baru yang
akan diolah.
11. Pengesahan Arsip Media Baru adalah suatu kegiatan melakukan legalisasi hasil
penyempurnaan inventaris arsip media baru dari pimpinan yang berwewenang.
12. Penilaian dan Penelahaan adalah kegiatan penelaahan terhadap hasil penulisan inventaris
yang telah dibuat untuk mendapat masukan dan koreksi dari Kasubdit Pengolahan Arsip
Media Baru dan Direktur Pengolahan Arsip.
13. Penomoran Definitif yaitu kegiatan pemberian nomor urut pada arsip media baru secara
tetap baik pada kartu deskripsi maupun pada arsipnya sesuai dengan hasil manuver kartu
deskripsi. Nomor definitif ini menjadi dasar penyusunan nomor urut arsip media baru
pada inventaris arsip. Nomor definitif inilah yang dijadikan sebagai pedoman jalan masuk
bagi penemuan kembali arsip media baru atau penataan dan penyimpanan arsipnya.
14. Penulisan Inventaris Arsip Media Baru adalah perumusan materi prosedur tetap
inventaris yang dituangkan dalam format inventaris berdasarkan hasil identifikasi arsip
media baru, sistem penataan maupun provenance yang berlaku di lingkungan Arsip
Nasional Republik Indonesia.
15. Penyempurnaan adalah suatu kegiatan penyempurnaan dan editing terhadap inventaris
arsip media baru yang telah mendapat penilaian dan penelaahan dari atasan yang
berwenang.
16. Penyusunan skema definitif adalah kegiatan menentukan struktur/bagan dari penataan
informasi arsip media baru yang sudah definitif (tetap).
17. Prosedur Tetap adalah naskah dinas yang memuat serangkaian petunjuk tentang cara dan
urutan kegiatan tertentu.
18. Rekonstruksi Arsip Media Baru adalah kegiatan menata kembali arsip media baru dalam
rangka penataan arsip media baru dengan benar sesuai dengan kaidah-kaidah kearsipan
yang berlaku.
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 5 -
19. Rencana Teknis adalah suatu kegiatan membuat rancangan kerja dengan menguraikan
perkiraan rincian waktu, biaya dan pelaksana yang berkaitan dengan pelaksanaan
kegiatan penyusunan inventaris arsip media baru.
20. Skema Sementara adalah suatu kegiatan dalam pembuatan kerangka sementara yang akan
digunakan sebagai pedoman pengelompokan arsip media baru dan akan digunakan
sebagai pedoman pengaturan dan pengelompokan arsip media baru yang tercipta dari
fungsi/kegiatan yang sama dalam suatu Organisasi/Lembaga/Aktivitas Tokoh.
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 6 -
BAB II
PROSEDUR PENYUSUNAN INVENTARIS
ARSIP MEDIA BARU
Prosedur Penyusunan Inventaris Arsip Media Baru melalui tahapan sebagai berikut:
1. Melaksanakan Identifikasi Arsip Media Baru
Penyusunan Inventaris Arsip Media Baru diawali dengan melakukan kegiatan identifikasi
arsip media baru untuk mengetahui tugas pokok, fungsi organisasi, jumlah, kondisi fisik
arsip, sistem penataan, pencipta (provenance) arsip media baru. Kegiatan ini akan
mempermudah proses Penyusunan Inventaris Arsip Media Baru.
2. Menyusun Rencana Teknis
Membuat rancangan kerja atau rencana teknis dengan menyusun perincian tentang waktu
pelaksanaan, lamanya kegiatan, biaya yang diperlukan hal ini berkaitan dengan pengolahan
arsip.
3. Penelusuran Sumber dan Referensi
Kegiatan penelusuran sumber dan referensi dengan melakukan penelitian data melalui
sumber cetakan/bahan referensi dari perpustakaan/instansi terkait/lembaga pencipta arsip
yang akan disusun sejarahnya dalam Penyusunan Inventaris Arsip Media Baru.
4. Penyusunan Skema Sementara
Perolehan data yang menggambarkan tugas pokok dan fungsi dari lembaga pencipta arsip
media baru sebagai dasar dalam mengelompokkan arsip berupa skema pengaturan arsip
sementara.
5. Rekonstruksi Arsip Media Baru
Arsip media baru yang akan dibuatkan inventarisnya dikelompokan berdasarkan skema
pengaturan arsipnya hal ini akan memudahkan dalam penyusunan inventaris.
6. Deskripsi Arsip Media baru
Kegiatan pembuatan deskripsi arsip media baru dimulai dengan membaca dan pengoperasian
alat sebagai sarana pendukung terbacanya informasi arsip kemudian dituangkan dalam kartu
deskripsi/fisches sesuai standar ISAD.
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 7 -
7. Penyusunan Skema Definitif
Isi deskripsi arsip media baru dapat memberikan gambaran informasi peristiwa yang ada di
dalamnya sehingga akan merubah skema sementara menjadi skema pengaturan arsip
definitif.
8. Manuver Fisches Arsip Media Baru
Kegiatan melakukan manuver fisches deskripsi dengan mengelompokkan kartu disesuaikan
dengan skema definitif.
9. Penomoran Definitif
Hasil kegiatan dari manuver fisches adalah memberikan nomor definitif arsip media baru
untuk memudahkan dalam manuver fisik arsip.
10. Manuver Fisik Arsip
Kegiatan ini dilakukan setelah penomoran definitif selesai, kemudian arsip disusun
berdasarkan nomor definitif yang tertera pada arsip media baru.
11. Labeling Arsip Media Baru
Setelah manuver fisik selesai dilakukan, maka kegiatan selanjutnya adalah pemberian label
pada arsip dan atau tempatnya. Label arsip terdiri atas nama pencipta dan nomor arsip sesuai
dengan nomor definitifnya dan untuk label boks terdiri atas nama lembaga pencipta arsip,
kurun waktu arsip, nomor urut arsip, dan nomor urut boks..
12. Boksing/penempatan arsip pada tempatnya
Arsip media baru yang sudah diberi label sesuai nomor definitif dimasukkan dalam boks
penyimpanan arsip. Misalnya film/mikrofilm pada can film, foto pada amplop dan boks foto.
13. Penulisan Inventaris
Penulisan inventaris arsip media baru berdasarkan data yang dikumpulkan dari deskripsi
yang sudah disusun sesuai dengan skemanya. Penulisan inventaris terdiri dari judul, kata
pengantar, daftar isi, pendahuluan yang berisi berisi sejarah organisasi, sejarah arsip,
pertanggungjawaban pembuatan inventaris, uraian isi. Sedangkan lampiran berisi daftar
indeks masalah, indeks nama, dan indeks tempat.
14. Penilaian dan Penelaahan
Dengan selesainya penyusunan Inventaris Arsip Media Baru perlu mendapatkan masukkan
dan koreksi dari Kasubdit Pengolahan Arsip Media Baru untuk kesempurnaan Inventaris
Arsip Media Baru yang dibuat.
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 8 -
15. Ekspose Arsip Media Baru
Kegiatan ekspose dilakukan guna mensosialisasikan hasil pembuatan Inventaris Arsip Media
Baru dengan harapan untuk mendapatkan masukkan dari peserta ekspose sebelum disajikan
di Unit Layanan Informasi Arsip.
16. Penyempurnaan Inventaris
Apabila dalam pelaksanaan ekspose ada masukkan dari peserta tentang isi inventaris yang
disusun, maka perlu dilakukan penyempurnaan dan perbaikan untuk kesempurnaan
Inventaris Arsip Media Baru.
17. Pengesahan
Pada tahap ini Inventaris yang disusun perlu mendapatkan pengesahan dari pejabat yang
berwenang, yaitu Direktur Pengolahan Arsip, hal ini untuk membuktikan bahwa penyusunan
Inventaris Arsip Media Baru telah selesai dan siap untuk diserahkan di Unit Layanan
Informasi dan Depo Penyimpanan Arsip Media Baru guna kepentingan pengguna arsip serta
petugas depo penyimpanan.
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 9 -
BAB III
PENUTUP
Penyusunan Prosedur Tetap Inventaris Arsip Media Baru ini merupakan salah satu
upaya ANRI untuk memberi pelayanan yang lebih baik kepada pengguna arsip. Melalui Prosedur
Tetap Inventaris Arsip Media Baru ini diharapkan mampu memberikan gambaran tentang arsip
media baru yang tersimpan di ANRI, hal ini untuk memudahkan dalam penelusuran arsip media
baru.
Dengan adanya Prosedur Tetap Inventaris Arsip Media Baru diharapkan dapat
digunakan sebagai acuan dalam pelayanan arsip media baru dan buku pegangan petugas Depo
Penyimpanan Arsip Media Baru dalam penemuan kembali arsip media baru yang diperlukan
oleh pengguna.
Ditetapkan di Jakarta
pada tanggal Agustus 2009
DIREKTUR PENGOLAHAN,
SUMRAHYADI
Arsip Nasional Republik Indonesia
LAMPIRAN
PROSEDUR TETAP
NOMOR 12 TAHUN 2009
TENTANG
PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP MEDIA BARU
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 2 -
DAFTAR LAMPIRAN
PROSEDUR TETAP TENTANG PENYUSUNAN INVENTARIS
ARSIP MEDIA BARU
A. DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP MEDIA BARU
B. DIAGRAM ALIR IDENTIFIKASI FISIK ARSIP, SISTEM, DAN PROVENANCE ARSIP MEDIA
BARU
C. DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN RENCANA TEKNIS DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS
ARSIP MEDIA BARU
D. DIAGRAM ALIR PENELUSURAN SUMBER DAN REFERENSI DALAM PENYUSUNAN
INVENTARIS ARSIP MEDIA BARU
E. DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN SKEMA SEMENTARA DALAM PENYUSUNAN
INVENTARIS ARSIP MEDIA BARU
F. DIAGRAM ALIR REKONSTRUKSI ARSIP DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP
MEDIA BARU
G. DIAGRAM ALIR DESKRIPSI ARSIP DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP MEDIA
BARU
H. DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN SKEMA DEFINITIF DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS
ARSIP MEDIA BARU
I. DIAGRAM ALIR MANUVER FISCHES DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP MEDIA
BARU
J. DIAGRAM ALIR MANUVER FISIK ARSIP DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP
MEDIA BARU
K. DIAGRAM ALIR PENOMORAN DEFINITIF DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP
MEDIA BARU
L. DIAGRAM ALIR LABELING DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP MEDIA BARU
M. DIAGRAM ALIR PENEMPATAN ARSIP DALAM CAN FILM/BOKS FOTO DALAM
PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP MEDIA BARU
N. DIAGRAM ALIR PENULISAN INVENTARIS ARSIP DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS
ARSIP MEDIA BARU
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 3 -
O. DIAGRAM ALIR UJI PETIK DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP MEDIA BARU
P. DIAGRAM ALIR KETERBUKAAN DAN KETERTUTUPAN ARSIP DALAM PENYUSUNAN
INVENTARIS ARSIP MEDIA BARU
Q. DIAGRAM ALIR PENILAIAN KERUSAKAN ARSIP DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS
ARSIP MEDIA BARU
R. DIAGRAM ALIR EKSPOSE DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP MEDIA BARU
S. DIAGRAM ALIR PENYEMPURNAAN DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP MEDIA
BARU
T. DIAGRAM ALIR PENGESAHAN DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP MEDIA
BARU
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 4 -
DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP MEDIA BARU
No Tahap Kegiatan
Unit Penyelesaian
Arsiparis
Kasubdit Pengolahan Arsip Media
Baru
Direktur Pengolahan
Direktur Preservasi
Kasubdit Penyimpanan Arsip Media
Baru 1 Melaksanakan Identifikasi
(Arsip Media Baru, Sistem dan Provenance)
2 Menyusun Rencana Teknis
3 Melaksanakan penelusuran sumber dan referensi serta sinkronisasi arsip-arsip media baru
4 Penyusunan skema sementara arsip
5 Rekonstruksi arsip
6 Penyusunan deskripsi
7 Penyusunan skema definitif
8 Manuver fisches arsip
9 PeNomoran definitif
10 Manuver fisik arsip
11 Labeling arsip
12 Penulisan Inventaris Arsip Media Baru
13 Penilaian dan Penelaahan
14 Ekspose
15 Penyempurnaan
16 Pengesahan
Norma waktu: 1 khasanah per tahun
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 5 -
DIAGRAM ALIR
IDENTIFIKASI FISIK, SISTEM PENATAAN DAN PROVENANCE DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP MEDIA BARU
No Tahap Kegiatan
Unit Penyelesaian
Arsiparis
Kasubdit Pengolahan Arsip Media
Baru
Direktur
Pengolahan
Direktur
Preservasi
Kasubdit Penyimpanan Arsip Media
Baru
1 Membuat dan mengajukan rencana identifikasi arsip, sistem dan provenance yang akan diolah arsip ke Kasubdit Pengolahan Arsip Media Baru
2 Memberikan penilaian dan arahan
3 Membuat revisi rencana identifikasi arsip, sistem dan provenance yang telah dinilai dan diarahkan oleh Kasubdit Pengolahan Arsip Media Baru
4 Mengajukan rencana identifikasi arsip, sistem dan provenance yang akan diolah arsip ke Direktur Pengolahan
5 Menilai dan mengarahkan ke Kasubdit Pengolahan Arsip Media Baru tentang teknik identifikasi arsip
6 Melakukan koordinasi dengan Direktur Preservasi
7 Memerintahkan Kasubdit Penyimpanan Arsip Media Baru untuk melakukan koordinasi dengan Kasubdit Pengolahan Arsip Media Baru
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 6 -
Norma waktu: 10 hari kerja
No Tahap Kegiatan
Unit Penyelesaian
Arsiparis
Kasubdit Pengolahan Arsip Media
Baru
Direktur
Pengolahan
Direktur
Preservasi
Kasubdit Penyimpanan Arsip Media
Baru
8 Melaksanakan identifikasi fisik, sistem dan provenance arsip ke depo
9 Mengetik hasil identifikasi dalam bentuk laporan identifikasi
10 Menyampaikan laporan identifikasi ke Kasubdit Pengolahan Arsip Media Baru
11 Menyampaikan laporan ke Direktur Pengolahan
12 Berdasarkan laporan identifikasi, Direktur Pengolahan memutuskan tentang prioritas arsip yang akan dibuat inventaris
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 7 -
DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN RENCANA TEKNIS DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS
No Tahap Kegiatan
Unit Penyelesaian
Arsiparis
Kasubdit Pengolahan Arsip Media
Baru
Diektur Pengolahan
Direktur Preservasi
Kasubdit Penyimpanan Arsip Media
Baru
1 Mengajukan draf rencana teknis penyusunan guide yang terdiri dari jangka waktu pembuatan inventaris, biaya dan peralatan serta jumlah SDM yang dibutuhkan ke Kasubdit Pengolahan Arsip Media Baru
2 Memberikan arahan kepada Arsiparis tentang penyusunan rencana teknis
3 Merevisi draf rencana teknis setelah mendapat arahan dari Kasubdit Pengolahan Arsip Media Baru
4 Mengajukan program rencana teknis ke Direktur Pengolahan
5 Memberikan arahan ke Kasubdit Pengolahan Arsip Media Baru tentang penyusunan rencana teknis
6 Merevisi draf penyusunan rencana teknis yang telah dinilai dan diarahkan oleh Direktur Pengolahan
7 Berdasarkan penyempurnaan draf penyusunan rencana teknis yang telah dilakukan oleh arsiparis, Direktur Pengolahan memutuskan tentang prioritas pengolahan arsip
Norma waktu: 10 hari kerja
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 8 -
DIAGRAM ALIR PENELUSURAN SUMBER DAN REFERENSI
DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS
No Tahap Kegiatan
Unit Peyelesaian
Arsiparis
Kasubdit Pengolahan Arsip Media
Baru
Direktur Pengolahan
Deputi Konservasi
Arsip
Instansi Terkait
1 Membuat draf surat permohonan melakukan penelusuran sumber dan referensi kepada instansi terkait
2 Mengajukan draf surat kepada Kasubdit Pengolahan Arsip Media Baru
3 Mengoreksi draf surat
4 Merevisi draf surat korespondensi yang telah dinilai dan diarahkan oleh Kasubdit Pengolahan Arsip Media Baru
5 Memberi paraf dan mengajukan draf surat ke Direktur Pengolahan
6 Memberikan arahan ke Kasubdit Pengolahan Arsip Media Baru tentang draf surat yang akan di tandatangani oleh Deputi Konservasi Arsip
7 Melakukan penyempurnaan terhadap draf surat yang telah dinilai dan diarahkan oleh Direktur Pengolahan
8 Membuat Nota dinas sebagai pengantar surat yang akan ditandatangani oleh Deputi Konservasi Arsip
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 9 -
Norma waktu: 14 per hari kerja
No Tahap Kegiatan
Unit Peyelesaian
Arsiparis
Kasubdit Pengolahan Arsip Media
Baru
Direktur Pengolahan
Deputi Konservasi
Arsip
Instansi Terkait
9 Melakukan penelusuran sumber dan referensi ke instansi terkait
10 Mencari dan mencatat data-data mengenai lembaga pencipta arsip, provenance dan sistem penataan yang diperoleh di instansi terkait
11 Melakukan identifikasi khasanah arsip pada instansi terkait
12 Menindaklanjuti hasil identifikasi dengan memberi masukan tentang pengelolaan arsip
13 Melakukan diskusi dan praktek pengolahan arsip dengan instansi terkait
14 Melakukan telaah terhadap daftar/inventaris arsip pada instansi terkait
15 Hasil penelusuran sumber dan bahan referensi instansi terkait dibuat laporan
16 Menyampaikan laporan ke Direktur Pengolahan
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 10 -
DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN SKEMA SEMENTARA
DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS
No
Tahap Kegiatan
Unit Penyelesaian
Arsiparis
Kasubdit Pengolahan Arsip Media
Baru
Direktur Pengolahan
Direktur Preservasi
Kasubdit Penyimpanan Arsip Media
Baru 1 Mempersiapkan data/informasi
yang dihimpun dari berbagai referensi/penelusuran
2 Membuat skema sementara
3 Meminta persetujuan/koreksi dari atasan langsung
4 Perbaikan atas koreksi skema sementara
Norma waktu: 10 hari kerja
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 11 -
DIAGRAM ALIR REKONSTRUKSI ARSIP MEDIA BARU
DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS
No
Tahap Kegiatan
Unit Penyelesaian
Arsiparis
Kasubdit Pengolahan Arsip Media
Baru
Direktur Pengolahan
Direktur Preservasi
Kasubdit Penyimpanan Arsip Media
Baru 1 Menyiapkan arsip media baru
yang akan direkonstruksi
2 Melakukan pemilahan arsip
3 Mengelompokkan arsip berdasarkan informasi/masalah
4 MengkroNologiskan kelompok arsip
5
Arsip telah mengelompok berdasarkan informasi/masalah
Norma waktu: 10 hari kerja
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 12 -
DIAGRAM ALIR DESKRIPSI ARSIP MEDIA BARU
DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS
No
Tahap Kegiatan
Unit Penyelesaian
Arsiparis
Kasubdit Pengolahan Arsip Media
Baru
Direktur Pengolahan
Direktur Preservasi
Kasubdit Penyimpanan Arsip Media
Baru 1 Menyiapkan arsip media baru
yang akan dideskripsi
2 Membaca keseluruhan informasi arsip
3 Menelaah isi informasi arsip
4 Menuangkan isi informasi arsip ke dalam fisches (kartu deskripsi)
5 Menentukan inti informasi yang terkandung dalam arsip
6 Informasi lengkap hasil deskripsi tertulis dalam fisches (kartu deskripsi)
Norma waktu: 2 kaset rekaman suara/video/film/mikrofilm per hari kerja 50 lembar foto per hari kerja
D
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 13 -
DIAGRAM ALIRP ENYUSUNAN SKEMA DEFINITIF
DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS
No
Tahap Kegiatan
Unit Penyelesaian
Arsiparis
Kasubdit Pengolahan Arsip Media
Baru
Direktur Pengolahan
Direktur Preservasi
Kasubdit Penyimpanan Arsip Media
Baru 1 Menyiapkan skema sementara
arsip media baru yang akan diubah/ditetapkan
2 Memeriksa kembali kelengkapan skema sementara
3 Mencocokkan hasil deskripsi dengan skema sementara
4 Mengurangi atau menambahkan seri atau group pada skema penataan arsip sementara
5 Melakukan konsultasi pada atasan
6 Memberikan arahan mengenai perbaikan skema sementara
7 Melakukan perbaikan atas koreksi skema sementara
8 Membuat skema definitif
Norma waktu: 10 hari kerja
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 14 -
DIAGRAM ALIR MANUVER FISCHES
DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS
Norma waktu: 70 fisches per hari kerja
No
Tahap Kegiatan
Unit Penyelesaian
Arsiparis
Kasubdit Pengolahan Arsip Media
Baru
Direktur Pengolahan
Direktur Preservasi
Kasubdit Penyimpanan Arsip Media
Baru 1 Menyiapkan fisches arsip
media baru/kartu deskripsi yang akan dimanuver
2 Menggabungkan kartu fisches yang memiliki informasi sejenis
3 Mengelompokkan kartu berdasarkan skema definitif yang telah dibuat
4 Menyusun kartu secara kroNologis
5 Kartu fisches (kartu deskripsi) tersusun sesuai skema definitif
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 15 -
DIAGRAM ALIR PENOMORAN DEFINITIF
DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS
No Tahap Kegiatan
Unit Penyelesaian
Arsiparis
Kasubdit Pengolahan Arsip Media
Baru
Direktur Pengolahan
Direktur Preservasi
Kasubdit Penyimpanan Arsip Media
Baru 1 Melakukan peNomoran
definitif pada fisches (kartu deskripsi) berdasarkan hasil manuver fisches (kartu deskripsi)
2 Melakukan entri data atau pengetikan informasi berdasarkan skema dan Nomor definitif
3 Melakukan pengecekan kembali fisches (kartu deskripsi) yang sudah diberi Nomor definitif untuk melanjutkan kegiatan berikutnya yaitu penataan fisik arsip
Norma waktu 20 hari kerja
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 16 -
DIAGRAM ALIR MANUVER FISIK
DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS
No Tahap Kegiatan
Unit Penyelesaian
Arsiparis
Kasubdit Pengolahan Arsip Media
Baru
Direktur Pengolahan
Direktur Preservasi
Kasubdit Penyimpanan Arsip Media
Baru 1 Mengelompokan fisik arsip
sesuai dengan skema definitif dan hasil dari manuver fisches (kartu deskripsi)
2 Menggabungkan beberapa arsip Nomor sementara menjadi satu Nomor definitif sesuai skema definitif
3 Memberi Nomor definitif pada sampul arsip sesuai dengan peNomoran definitif pada fisches (kartu deskripsi)
4 Mempersiapkan label untuk ditempel pada arsip media baru dengan Nomor definitif untuk kegiatan selanjutnya yaitu pemberian label pada can film untuk film/mikrofilm dan amplop pada foto arsip
Norma waktu: 30 hari kerja
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 17 -
DIAGRAM PEMBERIAN LABEL
DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS
No Tahap Kegiatan
Unit Penyelesaian
Arsiparis
Kasubdit Pengolahan Arsip Media
Baru
Direktur Pengolahan
Deputi Konservasi
Arsip
Instansi Terkait
1 Menyiapkan arsip media baru yang akan dilabel
2 Membuat label arsip media baru sesuai dengan Nomor definitif arsip yang sudah disiapkan
3 Menempelkan label sesuai dengan Nomor pada inventaris arsip media baru
4 Mengurutkan arsip media baru yang sudah dilabel sesuai dengan Nomornya
Norma waktu: 15 hari kerja
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 18 -
DIAGRAM ALIR
PENATAAN ARSIP DALAM BOKS (AMPLOP PADA FOTO, CAN PADA FILM) DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS
No Tahap Kegiatan
Unit Penyelesaian
Arsiparis
Kasubdit Pengolahan Arsip Media
Baru
Direktur Pengolahan
Direktur Preservasi
Kasubdit Penyimpanan Arsip Media
Baru 1 Mempersiapkan arsip media
baru (foto) yang sudah diberi label untuk dimasukkan ke dalam boks
2 Mempersiapkan boks arsip yang akan dipergunakan
3 Menata arsip media baru (foto) ke dalam boks disesuaikan dengan kapasitas boks foto
4 Menempel label boks yang sudah dipersiapkan sebelumnya
5 Menyusun boks sesuai dengan Nomor urut boks
6 Melaporkan kegiatannya kepada Kasubdit Pengolahan Arsip Media Baru
Norma waktu 30 hari kerja
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 19 -
DIAGRAM ALIR PENULISAN INVENTARIS ARSIP DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS MEDIA BARU
Norma waktu: 90 hari kerja
No Tahap Kegiatan
Unit Penyelesaian
Arsiparis
Kasubdit Pengolahan Arsip Media
Baru
Direktur Pengolahan
Direktur Preservasi
Kasubdit Penyimpanan Arsip Media
Baru
1 Menyiapkan data dan fisches (kartu deskripsi) yang sudah dimanuver untuk dibuat inventaris arsip media baru
2 Menuangkan deskripsi dari fisches (kartu deskripsi) ke dalam inventaris
3 Membuat judul inventaris arsip media baru sesuai fonds
4 Membuat kata pengantar
5 Membuat pendahuluan meliputi sejarah organisasi, sejarah arsip, pertanggungjawaban pembuatan inventaris
6 Membuat daftar isi
7 Membuat daftar pustaka
8 Membuat lampiran yang meliputi indeks, komkordan, akronim, istilah asing
9 Mencocokkan informasi arsip media baru dengan fisik arsip
10 Mengajukan hasil penulisan inventaris arsip media baru kepada Kasubdit Pengolahan Arsip Media Baru
11 Melakukan revisi pembuatan Inventaris Arsip Media Baru
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 20 -
DIAGRAM ALIR UJI PETIK
DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP MEDIA BARU
No Tahap Kegiatan
Unit Penyelesaian
Arsiparis
Kasubdit Pengolahan Arsip Media
Baru
Direktur Pengolahan
Direktur Preservasi
Kasubdit Penyimpanan Arsip Media
Baru
1 Membaca/menelaah informasi/deskripsi yang tertuang dalam inventaris arsip media baru
2 Mengambil arsip media baru yang akan di uji petikan
3 Mencocokkan deskripsi arsip dengan fisik arsip media baru
Norma waktu: 20 hari kerja
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 21 -
DIAGRAM ALIR KETERBUKAAN DAN KETERTUTUPAN ARSIP
DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP MEDIA BARU
No Tahap Kegiatan
Unit Penyelesaian
Arsiparis
Kasubdit Pengolahan
Arsip Media Baru
Direktur Pengolahan
Direktur Preservasi
Kasubdit Penyimpanan Arsip Media
Baru
1
Memberikan surat perintah untuk melakukan penilaian keterbukaan dan ketertutupan arsip media baru pada satu inventaris
2 Mencocokkan deskripsi arsip dengan fisik arsipnya, menelusuri peraturan, Memorandum of Understanding (MoU), Berita Acara yang terkait dengan klasifikasi arsip
3 Mencari finding aids yang dimaksud di ruang baca
4 Melakukan penilaian apakah arsip dalam finding aids tersebut dapat diakses atau tidak dapat diakses untuk kepentingan publik, sesuai dengan (MoU), Berita Acara yang terkait dengan klasifikasi arsip
5 Membuat rekomendasi terhadap inventaris yang telah dinilai tersebut
6 Membuat laporan hasil penilaian keterbukaan dan ketertutupan arsip statis ke Direktur Pengolahan untuk diperiksa melalui Kasubdit Pengolahan Arsip Media Baru
7 Merevisi hasil penilaian keterbukaan dan ketertutupan arsip
8 Memberikan hasil revisi ke Direktur Pengolahan untuk dilegalisasi
Norma waktu: 20 hari kerja
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 22 -
DIAGRAM ALIR PENILAIAN KERUSAKAN ARSIP
DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP MEDIA BARU
No Tahap Kegiatan
Unit Penyelesaian
Arsiparis
Kasubdit Pengolahan Arsip Media
Baru
Direktur Pengolahan
Direktur Preservasi
Kasubdit Penyimpanan Arsip Media
Baru
1 Meneliti arsip media baru yang terindikasi rusak
2 Menemukan arsip media baru yang mulai bau, lengket, berjamur
3 Memisahkan arsip media baru yang mengalami kerusakan
4 Mendata dan membuat daftar arsip media baru yang rusak
Norma waktu: 30 per hari kerja
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 23 -
DIAGRAM ALIR EKSPOSE
DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP MEDIA BARU
No Tahap Kegiatan
Unit Penyelesaian
Arsiparis
Kasubdit Pengolahan
Arsip Media Baru
Direktur Pengolahan
Kabag Hubungan
Masyarakat
Kabag Perlengkapan dan Rumah
Tangga
Nara sumber
1 Mengkoordinasikan dengan Direktur Pengolahan dan unit/rekan kerja
2 Menentukan waktu, tempat, materi, pembicara
3 Membuat surat undangan bagi peserta, pembicara, nara sumber dan daftar hadir dan mempersiapkan kegiatan ekspose
4 Melakukan penataan ruangan/lay out
5 Melaksanakan kegiatan ekspose
6 Memaparkan hasil dari kegiatan pengolahan arsip statis
7 Melakukan kegiatan tanya jawab antara pemapar dan peserta
8 Mencatat hasil tanya jawab
9 Menyusun Notulen hasil ekspose
10 Menyusun rekomendasi terhadap hasil kegiatan pengolahan arsip statis
Norma waktu : 1 kali per tahun
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 24 -
DIAGRAM ALIR PENYEMPURNAAN
DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP MEDIA BARU
No Tahap Kegiatan
Unit Penyelesaian
Arsiparis
Kasubdit Pengolahan Arsip Media
Baru
Direktur Pengolahan
Direktur Preservasi
1 Mengajukan draf inventaris ke Kasubdit Pengolahan Arsip Media Baru
2 Memberikan arahan kepada Arsiparis berdasarkan penilaian dan penelaahan yang telah dilakukan dan perbaikan yang harus diselesaikan
3 Merevisi draf inventaris setelah mendapat arahan dari Kasubdit Pengolahan Arsip Media Baru
4 Mengajukan draf inventaris ke Direktur Pengolahan
5 Memberikan arahan ke Kasubdit Pengolahan Arsip Media Baru tentang penyusunan inventaris arsip
6 Merevisi draf inventaris yang telah dinilai dan diarahkan oleh Direktur Pengolahan melalui Kasubdit Pengolahan Arsip Media Baru
7 Berdasarkan penyempurnaan dinventaris yang telah dilakukan oleh arsiparis, Direktur Pengolahan memutuskan inventaris telah final
Norma waktu: 15 hari kerja per inventaris
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 25 -
DIAGRAM ALIR PENGESAHAN ARSIP
DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP MEDIA BARU
No Tahap Kegiatan
Unit Penyelesaian
Arsiparis
Kasubdit Pengolahan Arsip Media
Baru
Direktur Pengolahan
Direktur Pemanfaatan
Direktur Preservasi
1 Memeriksa kelengkapan inventaris yang akan disahkan kemudian menyerahkan kepada Kasubdit Pengolahan Arsip Media Baru
2 Membuat Nota dinas kepada Direktur Pengolahan agar inventaris yang sudah selesai dikerjakan oleh arsiparis mendapat pengesahan dari Direktur Pengolahan
3 Menandatangani inventaris dan memberikan arahan kepada Kasubdit Pengolahan Arsip Media Baru untuk menggandakan inventaris dan menyerahkannya kepada Kasubdit Layanan Arsip dan Kasubdit Penyimpanan Arsip Media Baru
4 Menggandakan inventaris dan menyerahkan kepada Kasubdit Layanan Arsip dan Kasubdit Penyimpanan Arsip Media Baru
Norma waktu : 10 hari kerja per inventaris
DIREKTUR PENGOLAHAN,
SUMRAHYADI
Recommended