Upload
rika-nurviana
View
319
Download
16
Embed Size (px)
Citation preview
Pengertian
Jenis bahan kearsipan :
1. Kartu Indeks
2. Kartu Tunjuk Silang
3. Lembar Pinjam Arsip (Out Slip)
4. Map Pengganti (Out Folder)
5. Buku Agenda Arsip
www.themegallery.com Company Logo
Bahan kearsipan adalah bahan-bahan pendukung yangdigunakan dalam kegiatan kearsipan, yang biasanyamerupakan bahan yang tidak tahan lama (penggunaannyarelatif singkat), artinya bahan-bahan ini selaludisediakan secara terus-menerus.
www.themegallery.com Company Logo
1. Kartu Indeks
Kartu indeks adalah kartu yang berisiidentitas suatu warkat/arsip yang disimpan, gunanya sebagai alat bantu untuk menemukan arsip. Kartu indeksdapat dibuat dengan ukuran 12,5 cm x 7,5 cm.
Kartu indeks digunakan apabila arsipyang disimpan menggunakan sistempenyimpanan subjek, tanggal, wilayah,
dan nomor.
1. Kartu Indeks
Kartu indeks mencatat informasi tentang :
1. Judul/nama surat,
2. Nomor surat,
3. Hal surat,
4. Tanggal surat,
5. Kode surat,
6. Kode kartu indeks.
www.themegallery.com Company Logo
2. Kartu Tunjuk Silang
Kartu tunjuk silang adalah suatu petunjuk yang terdapatpada tempat penyimpanan yang berfungsi untukmenunjukkan tempat (map) dari suatu dokumen/arsip yang dicari pada tempat yang ditunjukkan. Kartu tunjuk silangdapat dibuat dengan ukuran 12,5 cm x 7,5 cm.
Beberapa kriteria dari suatu arsip yang perlu dibuatkankartu tunjuk silang antara lain sebagai berikut :
Jika suatu arsip mempunyai lebih dari satujudul/caption/nama.
Jika surat/arsip yang disimpan pada filing cabinetmempunyai lampiran dokumen lain yang ukurannyabesar dan tidak memungkinkan untuk disimpan pada lacifilling cabinet, misalnya berupa peta, gambar, maka haldemikian dapat dibuatkan kartu tunjuk silang.
www.themegallery.com Company Logo
a. Jika suatu arsip mempunyai lebih
dari satu judul/caption/nama.
Abdurrahman Wahid sering dipanggildengan nama Gus Dur
www.themegallery.com Company Logo
Lim Lim Tek berganti nama menjadi Halim Tedi. Surat-surat Lim Lim Tek dipindah ke dalam map Halim Tedi. Hal ini dapat dibuatkan kartu tunjuksilang.
Indeks bagian atas : Lim, Lim Tek
Indeks bagian bawah : Tedi, Halim
Kode : Te
Nama yang menggunakan singkatan, keduanyasama-sama terkenal/popular.
Contoh : Majelis Permusyawaratan Rakyat popular dengan sebutan MPR. Surat-surat disimpan denganindeks Permusyawaratan Rakyat, Majelis, maka MPR menjadi petunjuk silangnya.
www.themegallery.com Company Logo
Jika surat/arsip yang disimpan pada filing cabinet mempunyai lampiran dokumen lain yang ukurannya besar dan tidakmemungkinkan untuk disimpan pada lacifilling cabinet
www.themegallery.com Company Logo
3. Lembar Pinjam Arsip
Lembar pinjam arsip (out slip) adalah lembaran/formuliryang digunakan untuk mencatat setiap peminjaman arsip.
Kegunaan dari lembar pinjam arsip antara lain:
1. Sebagai bahan bukti adanya peminjaman arsip.
2. Sebagai ingatan untuk mengetahui siapa dan kapanbatas waktu pengembalian arsip yang dipinjam.
3. Sebagai tanda bahwa arsip yang dimaksud sedangdipinjam.
4. Mencegah terjadinya kehilangan arsip karenapeminjaman yang tidak dikembalikan.
5. Sebagai dasar untuk melakukan penilaian suatu arsip.
www.themegallery.com Company Logo
Lembar arsip dibuat rangkap 3, antara lain sebagai berikut :
1. Lembar ke-1 untuk ditempatkan padatempat penyimpanan arsip yang dipinjam, sebagai tanda bahwa arsip tersebut sedangdipinjam.
2. Lembar ke-2 untuk peminjam arsip sebagaibukti peminjaman.
3. Lembar ke-3 untuk petugas arsip(arsiparis) yang disimpan pada tickler filesebagai bahan ingatan.
www.themegallery.com Company Logo
4. Map Pengganti (Out Folder)
Jika surat yang dipinjam tidak hanya satu surat, tetapisatu map yang berisikan seluruh surat-surat, makaperlu dibuat satu map pengganti (out folder) danmenempatkannya di tempat map yang dipinjam tadi.
www.themegallery.com Company Logo
5. Buku Agenda Arsip
Buku agenda arsip adalah buku yang digunakan untuk mencatat penyimpanan arsipyang masuk dan keluar dari sebuahperusahaan.
Macam-Macam Buku Agenda:
1. Buku Agenda Tunggal
Buku agenda yang dipergunakan untukmencatat arsip masuk dan arsip keluarsekaligus dengan nomor yang berurutan(campuran) pada tiap-tiap halaman, danhanya untuk satu tahun
www.themegallery.com Company Logo
2.Buku Agenda Kembar
Buku agenda yang mencatat arsip masuk dan arsip secaramasing-masing (buku tersendiri).
3. Buku Agenda Berpasangan/Berganda
Buku agenda yang digunakan untuk mencatat arsip masukdan arsip keluar dalam satu buku. Halaman sebelah kiriuntuk mencatat arsip keluar atau sebaliknya, dengannomor urut sendiri-sendiri.
www.themegallery.com Company Logo
No Tanggal M/K Surat
Dari/Kepada Isi
Ringkas Ket.
No Tanggal