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AUFO
Retour d’Expérience
Migration OA V11i
vers Oracle ERP Cloud
AUFORetour d’Expérience de TDF
Novembre 2018
2AUFO – Retour d’expérience : Migration Oracle 11i vers ERP Cloud - 15/11/2018
• Accompagne les acteurs du numériques dans
leurs enjeux stratégiques de connectivité
→ Opérateur d'infrastructures numériques et audiovisuelles depuis 1975.
• Possède une plateforme hertzienne
multiformats et multisupports permettant
de gérer et distribuer :
− les contenus vidéo en très haute
qualité comme la TNT et audio comme
la radio
− les données des clients vers tous types
de récepteurs (Très Haut Débit mobile)
• TDF concourt à l’accélération du
déploiement de la fibre pour tous. Quatre
territoires ont déjà fait confiance à TDF
• Présent en France, à l’Outre-mer et en
Europe via ses filiales
LA SOCIÉTÉ
3AUFO – Retour d’expérience : Migration Oracle 11i vers ERP Cloud - 15/11/2018
LES 3 PILIERS DE TDF
• Audiovisuel : activité historique et mature de TDF,
qui se modernise et s’enrichit de nouveaux services
• Télécoms : activité en pleine croissance, portée par l’exigence
grandissante de couverture mobile
• Fibre : activité au service de l’aménagement numérique des
territoires
4AUFO – Retour d’expérience : Migration Oracle 11i vers ERP Cloud - 15/11/2018
CHIFFRES CLÉS
5AUFO – Retour d’expérience : Migration Oracle 11i vers ERP Cloud - 15/11/2018
Oracle 11i :
• La version 11.5.10 est en fin de
vie d’un point de vue standard
du marché. Non maintenue.
• Peu agile en raison d’une
personnalisation excessive du
socle standard
• Difficile à faire évoluer
ERP Cloud :
• Très proche de la e-Business Suite
• Outil pensé, construit par Oracle en
fonction des meilleures pratiques métier
observées
• Régulièrement mis à jour par l’éditeur en ce
sens
• Personnalisable dans le cadre de ce qui est
prévu par l’éditeur
« On adopte le cloud, on ne l’adapte pas »
POURQUOI CHOISIR L‘ERP CLOUD ?
6AUFO – Retour d’expérience : Migration Oracle 11i vers ERP Cloud - 15/11/2018
LE PROJET
Deux grands Projets en parallèle de la mise en place de l’ERP Cloud :
− Refonte de la logistique ayant
pour but de sortir la logistique
d’Oracle 11i.
Problématiques liées :
Comptabilité des stocks / Mise
en immobilisation des pièces
stockables
− Mise en place d’une plateforme d’interopérabilité (EAI - Tibco)
Contexte Scope Objectifs
Mise en œuvre des modules Finance : Comptabilité fournisseur (AP),
Comptabilité Client (AR), Comptabilité
des immobilisations (FA), Comptabilité
auxiliaire (SLA), Moteur de taxe (eTax),
Comptabilité générale (GL)
Mise en œuvre des Achats :Self-Service-Procurement (SSP),
Procurement (PO)
Objectifs de la migration 11i vers l’ERP Cloud :
− Retour au standard
− Refonte des processus TDF pour
aller vers une simplification
− Réduction du TCO tout en
traitant l’obsolescence
7AUFO – Retour d’expérience : Migration Oracle 11i vers ERP Cloud - 15/11/2018
Comptabilité Générale (GL), Comptabilité Client (AR), Comptabilité desImmos (FA), Achats (SSP et PO) & Comptabilité Fournisseur (AP)
Sep-18
LES GRANDES ÉTAPES
• PHASE 1 : POC (6 mois)
PHASE 2 : Projet ERP Cloud en lotissement (24 mois)
après une période de réflexion de quelques mois
1 équipe projet composée de consultants issus de différentes
sociétés dont l’éditeur
Proof OfConcept
Avr-16Nov-15 Sep-16
8AUFO – Retour d’expérience : Migration Oracle 11i vers ERP Cloud - 15/11/2018
Expérimenter la solution Oracle ERP Cloud
• Identifier les impacts fonctionnels ou
organisationnels nécessaires pour s’aligner sur
une solution simplifiée
• Etudier les scénarios de mise en immobilisation
qui s’offrent à TDF : simplification /
standardisation / productivité
• Evaluer la possibilité d’intégration de l’ERP Cloud
avec le reste du SI TDF
• Identifier les nouvelles briques à prévoir dans le
cas d’une solution qui ne serait pas uniquement
du standard ERP Cloud
• Valider les ajustements de processus inhérents
au retour au standard pour le périmètre Achats /
Finance
POURQUOI UN POC ?
9AUFO – Retour d’expérience : Migration Oracle 11i vers ERP Cloud - 15/11/2018
Construire pas à pas
• Commencer rapidement l’implémentation de
l’ERP Cloud
• Vérifier le bon fonctionnement du socle de base
avec la double comptabilité statutaire / IFRS
(intérêt sécuritaire)
• Lisser la charge de travail et les interventions
métiers
• Permettre de monter en compétence sur l’ERP
Cloud (pas de consultant ayant de l’expérience
ERP Cloud au démarrage du projet)
• Permettre de monter en compétence sur la
plateforme d’interopérabilité (EAI - Tibco) et les
modalités d’interfaçage avec l’ERP Cloud
POURQUOI UN LOTISSEMENT SUR LE PROJET ?
10AUFO – Retour d’expérience : Migration Oracle 11i vers ERP Cloud - 15/11/2018
CONTENU FONCTIONNEL DE L’ERP CLOUD
A ce jour ce qui reste dans notre 11i :
• Facturation et comptabilité client
• Logistique et comptabilité des stocks
Structure organisationnelle implémentée chez TDF :
• 1 entité légale « TDF SAS », 1 unité opérationnelle
• 2 organisations logistiques (stock, et hors stock)
• 2 livres GL :Norme local (livre primaire) / Norme IFRS (livre secondaire)
ZOOM SUR LE CONTENU FONCTIONNEL DE L'ERP CLOUD
Conception de la solutionComptabilité Générale
(GL)
ComptabilitéClient (AR)
Comptabilitédes Immos (FA)
Achats (SSP et PO), ComptabilitéFournisseur (AP) & Mise en immo.
Dec-16MEP GL Technique
Avr-17MEP GL Maître
Reportéeen cours de projet
Sep-17MEP FA
Sep-18MEP Finale
11AUFO – Retour d’expérience : Migration Oracle 11i vers ERP Cloud - 15/11/2018
• Report de la mise en place du nouveau SI
logistique (externe à l’ERP Cloud)
� modification de la solution ERP Cloud avec
conception et développement de nouveaux flux
• Des portes d’entrée (interfaces entrantes) sur
ERP Cloud imposées
• Des releases impactantes sur ces points
d’intégration en cours de projet
• Difficulté à stabiliser les flux interfacés via la
Plateforme d’interopérabilité car pas
d’expérience chez TDF sur le produit Tibco
• Une disponibilité limitée des équipes métier TDF
• Une réorganisation de l’équipe projet pour faire
face à des difficultés budgétaires
• Une mise en œuvre technique difficile du
module AR réceptacle dans l’ERP Cloud
DIFFICULTÉS RENCONTRÉES SUR LE PROJET
12AUFO – Retour d’expérience : Migration Oracle 11i vers ERP Cloud - 15/11/2018
FOCUS REPRISE DE DONNÉES
13AUFO – Retour d’expérience : Migration Oracle 11i vers ERP Cloud - 15/11/2018
Les objectifs aussi :
Les Best Practices d’une migration Cloud sont similaires à celles d’une migration « On Premise » :
Etablir le périmètre
Qualifier les données à reprendre
Valider GouvernanceNettoyer les
donnéesTester
Définir la
Stratégie de
reprise
Identifier le
niveau
d’uniformité et
de conformité
des données
Diminuer les
volumes
--
Eviter les « cas
tordus »
Sécuriser et
optimiser la
bascule
Obtenir la
Validation
métier de la
migration
Piloter la
bascule
En revanche, leur mise en œuvre présente des différences importantes
MIGRATION DE DONNÉES ORACLE 11I VERS ORACLE ERP CLOUD : RETOUR D’EXPÉRIENCE
14AUFO – Retour d’expérience : Migration Oracle 11i vers ERP Cloud - 15/11/2018
Implémentation TDF
Reprise de 2 éléments uniquement sur le livre primaireavec recopie sur le livre secondaire :
• Soldes des comptes de Bilan au 01/01/2016 en € et en devise sur dernière période d’ajustement 2015 (calendrier créé avec 1ère période = Jan-15)
• Ecritures en détail de Jan-16 à Nov-16 - mois de bascule = Décembre 2016(En moyenne, ~ 650 000 lignes reprises par mois sur un seul livre)
• Extraction spécifique coté 11i (format de sortie calqué sur colonnes du fichier FBDI)
• Imports via FBDI (traitement unitaire de chaque rejet)
MéthodeComptabilité Générale (GL)
Reprise des immobilisation :
• Immobilisations actives non entièrement cédées ( ~ 500 000 )
• Sur 3 livres : Comptable, IFRS et Fiscal (gestion du dérogatoire)
• Lignes d’origine sur le livre comptable uniquement
• Extraction spécifique coté 11i (format de sortie calqué sur colonnes du fichier FBDI)
• Imports via FBDI (traitement unitaire de chaque rejet)
Méthode
Gestion des immobilisations (FA)
MIGRATION DE DONNÉES ORACLE 11I VERS ORACLE ERP CLOUD : RETOUR D’EXPÉRIENCE
Etablir le périmètre
• Définir la Stratégie de reprise
15AUFO – Retour d’expérience : Migration Oracle 11i vers ERP Cloud - 15/11/2018
Reprise du référentiel et du transactionnel :
• Fournisseurs ( ~ 11 000 )
• Articles ( ~ ????? )
• Lieux ( ~ 26 000 )
• Demandes d’achat ( ~ 14 000 )
• Commandes ouvertes ( ~ 13 300 )
• Contrats ( ~ 700 )
• Réceptions ( ~ 16 500 )
• Extraction spécifique coté 11i (format
de sortie calquée sur colonnes du fichier
FBDI)
• Imports via FBDI(traitement unitaire de chaque rejet)
• Spreadsheet (Adfdi) pour la reprise
des lieux
Gestion des Achats (SSP/PO)
Comptabilité Fournisseur (AP)
Contexte TDF : Les demandes d’achats liées à des commandes ouvertes ont été reprises pour des besoins en reporting, controlling.
Reprise complexe à mettre en œuvre.
• Les FBDI chargés ont été ceux des DA avec création automatiques des
commandes d’achats (fonctionnalité
commande urgente utilisée)
Etablir le périmètre
• Définir la Stratégie de reprise
Implémentation TDF Méthode
Reprise du référentiel et du transactionnel :
• Fournisseurs ( ~ 11 000 )
• Articles ( ~ 14 000 )
• Lieux ( ~ 26 000 )
• Demandes d’achat ( ~ 14 000 )
• Commandes ouvertes ( ~ 13 300 )
• Contrats ( ~ 700 )
• Réceptions ( ~ 16 500 )
• Extraction spécifique coté 11i (format
de sortie calqué sur colonnes du fichier
FBDI)
• Imports via FBDI(traitement unitaire de chaque rejet)
• Spreadsheet (Adfdi) pour la reprise
des lieux
Reprise de 3 sous-ensembles (en 2 temps) :
• Acomptes « Disponibles » ( ~ 900 )
• Factures ouvertes ou partiellement réglées ( ~ 3 000 )
• Factures réglées, rapprochées de cde ( ~ 16 000)
• Extraction spécifique coté 11i (format de sortie calqué sur colonnes
du fichier FBDI)
Contexte TDF : Les demandes d’achats liées à des commandes ouvertes ont été reprises pour des besoins en reporting, controlling.
� Reprise complexe à mettre en œuvre
• Les FBDI chargés ont été ceux des DA avec création automatiques des
commandes d’achats (fonctionnalité
commande urgente utilisée)
MIGRATION DE DONNÉES ORACLE 11I VERS ORACLE ERP CLOUD : RETOUR D’EXPÉRIENCE
Contexte TDF : La RDD Achats a tiré la RDD factures (reprise de toutes les factures liées aux commandes ouvertes)
• Imports via FBDI (traitement unitaire de chaque rejet)
16AUFO – Retour d’expérience : Migration Oracle 11i vers ERP Cloud - 15/11/2018
Implémentation TDF
Comptabilité Générale (GL)
Méthode
Gestion des immobilisations (FA)
• Reprise ISO des balances et des écritures GL
• Plusieurs combinaisons de clé comptable ne sont pas autorisées dans l’ERP Cloud
• Le plan de compte a changé ainsi que la structure de la clé comptable
• Certains types de pièce et sources ont changé dans l’ERP Cloud
• Désactivation des règles de validation croisées pour permettre la reprise des balances et des écritures
• Des tables de mapping ont été mises en place dans la 11i sous-forme de jeux de valeurs (utilisation lors des extractions 11i)
• L’intégralité des données a été reprise sauf quelques immobilisations de VB nulle. Très peu d’exceptions à traiter
• Recodification des catégories d’immobilisation
• Alimentation de la clé Immobilisation qui n’était pas utilisée en 11i (avec des données présentes en 11i par ailleurs)
• Refonte de la clé Lieu (nouveau découpage régional)
• Enrichissement et rationalisation des données descriptives (articles, familles d’achat, passage de 25 à 15 CUF, …)
• Des programmes d’extraction dédiés ont été développés afin d’extraire, formater, transcoder et construire les fichiers FBDI
• Des tables de mapping ont été mises en place dans la 11i sous-forme de jeux de valeurs (utilisation lors des extractions 11i)
Qualifier les données à reprendre
• Identifier le niveau d’uniformité et de conformité des données
MIGRATION DE DONNÉES ORACLE 11I VERS ORACLE ERP CLOUD : RETOUR D’EXPÉRIENCE
17AUFO – Retour d’expérience : Migration Oracle 11i vers ERP Cloud - 15/11/2018
Nettoyer les données
• Pas de reprise des commandes sans DA (processus cible PO)
• Pas de reprise de l’historique des réceptions (Reprise de la quantité totale réceptionnée par commande)
• Refonte des catégories d’achat impliquant une transcodification des articles non stockés dits génériques 11i vers des catégories d’achats ERP Cloud
• Renumérotation des lignes de commande pour certaines commandes (cde multi-DA, lignes annulées, …)
Gestion des Achats (SSP/PO)
Comptabilité Fournisseur (AP)
• Présence d’OD passées directement dans AX
• Blocages manuels de certaines factures
• Blocage échéanciers de certains échéanciers de paiements
• Lettrages Acompte / Factures partiels
• Plusieurs centaines de mises à jour manuelles faites post reprise (dès) la semaine du démarrage
• Des tables de mapping ont été mises
en place dans la 11i sous-forme de
jeux de valeurs (utilisation lors des
extractions 11i)
Qualifier les données à reprendre
• Identifier le niveau d’uniformité et de conformité des données
Implémentation TDF Méthode
MIGRATION DE DONNÉES ORACLE 11I VERS ORACLE ERP CLOUD : RETOUR D’EXPÉRIENCE
18AUFO – Retour d’expérience : Migration Oracle 11i vers ERP Cloud - 15/11/2018
• Nettoyage et rationalisation du plan de comptes
• Apurement de certains comptes
• ODs de reclassement réalisées dans
la 11i par la comptabilité TDF
MéthodeComptabilité Générale (GL)
Gestion des immobilisations (FA)
• Elimination des caractères spéciaux dans les champs
« Description » (ex : Tabulation, retour chariot, ...) pour
éviter les rejets dans l’ERP Cloud
• Extractions spécifiques coté 11i
(format de sortie calqué sur colonnes
du fichier FBDI)
MIGRATION DE DONNÉES ORACLE 11I VERS ORACLE ERP CLOUD : RETOUR D’EXPÉRIENCE
Implémentation TDF Méthode
Nettoyer les données
Diminuer les volumes
Eviter les « cas tordus »
19AUFO – Retour d’expérience : Migration Oracle 11i vers ERP Cloud - 15/11/2018
• Fermeture de commandes PO (chantier à ne pas négliger)
• Désactivation de fournisseurs non utilisés depuis X années (sauf si commande ouverte associée)
• Enrichissement des articles avec catégorie d’immo pour la solution TDF
• Fermetures commandes et
fournisseurs en 11i réalisées
manuellement ou par script SQL (au
cas par cas)
Gestion des Achats (SSP/PO)
Comptabilité Fournisseur (AP)
• Annulation des factures prescrites
• Traitement des factures « en attente »(..d’approbation, d’import, de règlement final, de transfert vers FA…)
• Annulation de factures via passage d’avoirs
• Revues régulières
MIGRATION DE DONNÉES ORACLE 11I VERS ORACLE ERP CLOUD : RETOUR D’EXPÉRIENCE
Implémentation TDF Méthode
Nettoyer les données
Diminuer les volumes
Eviter les « cas tordus »
20AUFO – Retour d’expérience : Migration Oracle 11i vers ERP Cloud - 15/11/2018
Comptabilité Générale (GL)
Gestion des immobilisations (FA)
Gestion des Achats (SSP/PO)
Comptabilité Fournisseur (AP)
• 1ere bascule à blanc pour valider les programmes
• 2nde bascule à blanc pour valider les données
• Recette métier sur l’environnement de bascule à blanc #2
• Travail en quinconce (chevauchement des bascules)
• 2 Environnements de tests nécessaires
Implémentation TDF Méthode
Tester
Sécuriser et Optimiser la Bascule
MIGRATION DE DONNÉES ORACLE 11I VERS ORACLE ERP CLOUD : RETOUR D’EXPÉRIENCE
21AUFO – Retour d’expérience : Migration Oracle 11i vers ERP Cloud - 15/11/2018
• Reprise des soldes (balance) :Réconciliation des balances sur les comptes de bilan
• Reprise des écritures :Vérification en montant débit/crédit par période, en volumétrie par période, fonction de la devise (nb lots, nb écritures, nb lignes d’écriture)
Comptabilité Générale (GL)
Gestion des immobilisations (FA)
• Edition des balances en devise dans
la 11i vs dans l’ERP Cloud (en début
de fiscale et en début de chaque mois
repris)
• Exécution de requêtes SQL en 11i et
dans l’ERP Cloud (Bi Publisher)
Méthode de réconciliation de la reprise :
• Extraction des données intégrées dans ERP Cloud : lignes d’origine et Immobilisations
• Chargement de ces données en 11i (tables spécifiques)
• Réconciliation via scripts techniques de comparaison
• Lancement des calculs d’amortissement en 11i et ERP Cloud
• Extraction / Réconciliation des dotations ERP Cloud vs 11i selon méthode analogue
• Justification des différences (arrondis, immo en fin de vie, ...)
• Conception d’extractions BI Publisherau format txt
• Chargement par Script en 11i des
données extraites ERP Cloud (SQL
Loader)
• Scripts SQL personnalisés afin
d’effectuer la réconciliation
automatiquement sur la volumétrie
Valider
Obtenir la Validation métier de la migration
MIGRATION DE DONNÉES ORACLE 11I VERS ORACLE ERP CLOUD : RETOUR D’EXPÉRIENCE
Implémentation TDF Méthode
22AUFO – Retour d’expérience : Migration Oracle 11i vers ERP Cloud - 15/11/2018
Validation des données reprises :
• Comparaison des extractions 11i vs ERP cloud des DA, commandes, réceptions avec les principales informations
→ Possibilité de réaliser ce type de contrôle compte-tenu des volumétries
• Contrôles par le métier TDF via des états spécifiques
Gestion des Achats (SSP/PO)
Comptabilité Fournisseur (AP)
Validation comptable & fiscale de la migration :
• Cadrage AP 11i vs AP ERP cloud (401/404 / 409)
• Cadrage AP ERP Cloud vs GL ERP cloud
• Cadrage TVA
• Script SQL 11i et extractions BI Publisher au format Excel
• Etats BI Publisher développés pour
les contrôles du métier TDF
Rapports standards Oracle ERP Cloud peu pratiques : format peu exploitable +
absence de critères de date sur certains
rapport
� Développement d’un « Grand Livre AP » sous BI Publisher
MIGRATION DE DONNÉES ORACLE 11I VERS ORACLE ERP CLOUD : RETOUR D’EXPÉRIENCE
Implémentation TDF Méthode
Valider
Obtenir la Validation métier de la migration
23AUFO – Retour d’expérience : Migration Oracle 11i vers ERP Cloud - 15/11/2018
Comptabilité Générale (GL)
Méthode
Gestion des immobilisations (FA)
Gestion des Achats (SSP/PO)
Comptabilité Fournisseur (AP)
Gouvernance
• Suivi mensuel des nettoyages de données sur le flux P2P (en amont, étalé sur 9 mois)
• Planning détaillé de bascule suivi quotidiennement
• Point d’avancement quotidien avec l’équipe projet : étapes franchies et points saillants
• Communication auprès du métier de l’avancement / des difficultés de façon bi-hebdomadaire ou tous les 2 jours selon l’actualité
MIGRATION DE DONNÉES ORACLE 11I VERS ORACLE ERP CLOUD : RETOUR D’EXPÉRIENCE
Piloter la bascule
24AUFO – Retour d’expérience : Migration Oracle 11i vers ERP Cloud - 15/11/2018
POINTS DE VIGILANCE / PRÉCONISATIONS DE LA MIGRATION DE DONNÉES VERS L’ERP CLOUD
• Aucune correction de données en base (datafix) n’est
possible dans l’ERP Cloud (update, delete…)
- Etre certain du périmètre et de la complétude des
données à reprendre
- Une préparation des données très rigoureuse
• Une validation des équipes métier approfondie dès les
phases de bascule à blanc
• Possibilité néanmoins de quelques mises à jour à la
marge par Spreadsheet, Web Services, FBDI ou
manuellement
25AUFO – Retour d’expérience : Migration Oracle 11i vers ERP Cloud - 15/11/2018
CONCLUSION
Q&A
QUESTIONS
REPONSES
Merci de votre attention.MERCI DE VOTRE ATTENTION.
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