Aula 13 – 31/10/2013 António Albano Baptista Moreira CONSTRUÇAO DA CULTURA ORGANIZACIONAL

Aula 13 – 31/10/2013

António Albano Baptista Moreira

CONSTRUÇAO DA CULTURA

ORGANIZACIONAL

Aula 10 – 02/05/2011

Origens, aplicações da estrutura organizacional Evoluções da estrutura organizacionalMetodologia para o desenvolvimento e implementação da estrutura organizacional Metodologia para avaliação da estrutura

organizacional

OBJETIVOS

Aula 10 – 02/05/2011

Origens, aplicações da estrutura organizacional Evoluções da estrutura organizacionalMetodologia para o desenvolvimento e implementação da estrutura organizacional Metodologia para avaliação da estrutura

organizacional

OBJETIVOS

Ao final o que levaremos ?

ESTRUTURAORGANIZACIONAL

METODOLOGIA

Na internet ...

• Trabalho sobre estruturação do caso da Empresas de Informática

Deve fazer três análises para determinar a estrutura organizacional.

Análise da atividades;

Análise de decisões e

Análise das relações.

Estrutura Organizacional ideal :Qual é, qual será o negócio de nossa empresa?Etapas da definição da Estrutura Organizacional ideal:Etapa 1- Análise das AtividadesEtapa 2- Análise das DecisõesEtapa 3- Análise das RelaçõesAnálise das AtividadesProcura identificar as principais áreas de uma empresa, a saber:-Produção -Marketing-Engenharia -Contabilidade-Compras -Pessoal

Análise das DecisõesProcura identificar o modo como as decisões são tomadas:-Quais são as chances de sucesso?-Quem toma as decisões?-Quais áreas afetadas?-Quais os prazos possíveis?Análise das RelaçõesProcura identificar o Conteúdo das Informações envolvidas nas decisões e a inter-relação entre os diversos níveis afetados quando da tomada de decisões.

Etapas do processo de organização

Análise dos objetivos

Divisão do trabalho

Definição das responsabilidades

Definição dos níveis de autoridade

Desenho da estrutura organizacional

1 Análise dos objetivos, através da missão e estratégia 2 Divisão do trabalho

2.1 Identificação das Unidades de trabalho 2.2 Denominação das unidades de trabalho

3 Definição das responsabilidades Cargo, título descrição do cargo, perfil do ocupante

4 Autoridade 4.1 Hierarquia 4.2 Amplitude de controle 5 Estrutura organizacional e organograma 5.1 Desenho 5.2 Linha e assessoria 5.3 Critérios de departamentalização

Análise de Processos

Introdução

• Movimentação de pessoas, papéis e informação na organização– Assegurar a fluidez

• Limites decisórios variam segundo a posição hierárquica do funcionário– Manter dentro dos padrões de eficiência e eficácia

• Objetivos:– Identificar a utilidade de cada etapa do processo– Verificar as vantagens em alterar a seqüência das operações

(passos)– Adequar as operações (passos) às pessoas que as executam– Identificar necessidade de treinamento específico

• Utilizada ao definir novos sistemas para a organização

Estratégia para estudo de processos

• Escolha do processo a estudar– Indicadores de problemas (queixas, filas, etc.)– Simples identificação não é suficiente (várias unidades)

• Coleta dos dados e representação gráfica– Uso de gráficos (fluxogramas)

• Análise dos métodos usados no processamento atual– Interação com outros processos (inclusive outras unidades)– Dificuldades percebidas (reflexos de outros processos?)– Modificações na seqüência dos passos (criação e eliminação)

• Implantação do novo processo ou sistema• Manualização (confecção de manuais) do novo

processo

Processo visto como:um conjunto articulado de atividades para gerar

um resultado denominado produto (mercadoria ou serviço).

uma cadeia de atividades que produz um serviço.uma linha de produção para fabricar uma

mercadoria.

Usaremos para representarprocesso-chave de negócio

IMPORTANTE:Representa apenas as atividades realizadas PELA

EMPRESA.

NÃO DEVE REPRESENTAR:Atividade de ClienteAtividade de Fornecedor de Mercadoria (componentes)Atividade de Fornecedor de Serviço (terceirizado)Qualquer outra atividade externa à empresa (fiscal,

consultor, vizinho, etc.)

Processo-chave de negócio

IntroduçãoMovimentação de pessoas, papéis e informação na

organizaçãoAssegurar a fluidez

Limites decisórios variam segundo a posição hierárquica do funcionárioManter dentro dos padrões de eficiência e eficácia

Objetivos:Identificar a utilidade de cada etapa do processoVerificar as vantagens em alterar a seqüência das

operações (passos)Adequar as operações (passos) às pessoas que as executamIdentificar necessidade de treinamento específico

Utilizada ao definir novos sistemas para a organização

Estratégia para estudo de processos

Escolha do processo a estudarIndicadores de problemas (queixas, filas, etc.)Simples identificação não é suficiente (várias unidades)

Coleta dos dados e representação gráficaUso de gráficos (fluxogramas)

Análise dos métodos usados no processamento atualInteração com outros processos (inclusive outras

unidades)Dificuldades percebidas (reflexos de outros processos?)Modificações na seqüência dos passos (criação e

eliminação)Implantação do novo processo ou sistemaManualização (confecção de manuais) do novo processo

Importância da Análise Processos

Fluxograma (Flowchart)“Representação gráfica que apresenta a seqüência de um trabalho de forma analítica, caracterizando as operações, os responsáveis e/ou unidades organizacionais envolvidos no processo.”

(OLIVEIRA, Djalma P. R. Sistemas, Organização & Métodos. São Paulo: Atlas, 2002)

Gráfico que representa cada fase de um processo, identificando, de forma clara, as operações e os envolvidos.

Também conhecido como:Carta de fluxo do processoGráfico de processamentoGráfico de seqüência

Fluxograma - Objetivos e VantagensObjetivos:

Padronizar a representação de métodos administrativosPermitir maior rapidez da descrição de métodos

administrativosFacilitar leitura e entendimentoMelhorar a análiseFacilitar localização e identificação dos pontos mais

importantesVantagens:

Levantamento e análise de qualquer método administrativoApresentação real do funcionamentoVisualização integrada de um método administrativo

RepercussõesUso de convenções e símbolos (facilita a leitura)

Fluxograma - AnáliseAlgumas perguntas que permitem analisar o processo:

Por que esta fase é necessária?Tem influência no resultado final da rotina analisada?

O que é feito nesta fase?Para que serve esta fase?

Onde esta fase deve ser feita?Uma mudança de/no local permitiria maior simplificação?

Quando esta fase deve ser feita?A seqüência está na ordem correta?

Quanto tempo dura a execução desta fase?Quem deve executar esta fase?

Há alguém mais bem qualificado para executá-la?Seria mais lógico que outra pessoa a executasse?

Como esta fase está sendo executada?

Técnicas e Tipos de FluxogramasRegra geral:

De cima para baixo, da esquerda para direitaObservar o cruzamento das linhas de fluxoRecomendável o papel quadriculadoAs operações podem ser numeradas de

forma seqüencial, para permitir referências ou comentários

Existem diversos tipos de fluxogramas:Fluxograma VerticalFluxograma SintéticoFluxograma de BlocosFluxograma EsqueletoFluxograma de Procedimentos

1. Início

2. Processo

3. Decisão 4

5

Fluxograma Vertical (Michael Addison)Também chamado de:

Folha de AnáliseFolha de Simplificação do TrabalhoDiagrama de Processo

É padronizado, pode ser usado formulário pré-impressoASME (American Society of Mechanical Engineers)

Preenchimento simplificado (não exige desenhos)Facilita o entendimentoMais utilizado em levantamentos de processos

Dificuldade em identificar fluxos alternativos (outra cor)Pode apresentar colunas extras com informações

adicionais (distância, tempo decorrido, etc.)

(CR

UZ,

Tad

eu -

2002

)

Fluxograma SintéticoRepresentação da seqüência dos vários passos (ou grupos

de passos) de um determinado processoRepresenta genericamente o processoNão há preocupação em identificar cargos, unidades ou

localização de cada atividadeIndicado quando:

É necessário o esboço do processo a ser estudadoÉ necessário apresentar o processo a pessoas pouco

acostumadas com fluxogramasO propósito é fazer apenas uma análise superficial do

processoPara decidir se vale a pena detalhá-loPara apresentar a pessoas que não o conhecem

profundamente

Fluxograma Sintético – Exemplo 1Processo de Recebimento de Matéria-prima

Recebe Transportadora

Testes de Qualidade no Laboratório

Devolve lote ao Fornecedor

Envia lote ao Depósito

Consulta Pedido de Compra

Fluxograma Sintético – Exemplo 2Processo de Adiantamento de Salário

Funcionário preenche a SAS

Verifica data-limite da SAS (dia

20)

Recusa SAS

Registra valor solicitado

Efetua pagamento

Envia SAS ao Setor de Pagamento

Legenda:SAS – Solicitação de Adiantamento de Salário

Fluxograma de BlocosParecido com o Fluxograma Sintético, permite

maior detalhamento:É capaz de exibir os fluxos alternativosPermite estabelecer se o processo é positivo ou

negativoPossui uma maior variedade de símbolos (mais

versátil)É o mais utilizado pelas empresas

Usado no levantamento de processos existentesUsado na descrição de novos processos

Símbolos mais utilizados

(OLIVEIRA, Djalma P. R. - 2002)

Fluxograma de Blocos – Exemplo 1Processo de Recebimento de Matéria-prima

Início

Recebe Notas Fiscais

Confere com o

Pedido de Compra

OK?

Envia amostras para o

Laboratório

Efetua Testes de Qualidade

Devolve lote ao Fornecedor

Envia lote ao Depósito

Aguarda novas entregas

OK?

Sim Sim

Não Não

Fluxograma de Blocos – Exemplo 2Processo de Adiantamento de Salário

Verifica data da SAS

2 anos

Antes do dia 20?

2

SAS1

Sim

Não

SAS1

SAS2

2

SAS1

SAS1

Registra valor

solicitado

SAS1

2 anos

Cheque

2Solicitação de Adiantamento

(SAS)

1

SAS2

SAS1

Cheque

Fim

Início

Funcionário Depto. Pessoal Depto. Financeiro

RecomendaçõesIdentifique, no início, que técnica de fluxograma irá utilizarSimplificar processos não é somente eliminar passosSeja detalhista no levantamento (cuide para não omitir nada)Os processos não são isolados, identifique os reflexosÉ útil vincular a Análise de Processos ao Estudo de LayoutManuais são decorrência da Análise de ProcessosExistem softwares que auxiliam no desenho de fluxogramas

MS-WindowsVisio, Edge Diagrammer, SmartDraw, Harvard Graphics, MS-

OfficeLinux

Kivio, DIA, OpenOffice.Org

O Fluxograma deve ser utilizado quando:

da implantação e/ou revisão de um sistema, de uma rotina, de formulários, de um método de trabalho;

do planejamento e análise de rotinas de trabalho, objetivando sua racionalização; do desenvolvimento de um estudo de lay-out;

do estudo de criação, racionalização e/ou extinção de formulários.

Recomendações Procurar eliminar passos para

simplificação da rotina.

A omissão do registro de um passo pode acarretar prejuízo no resultado final do estudo.

Não esquecer que uma rotina não existe de forma compartimentada.

É conveniente vincular o estudo de rotina a um estudo de arranjo físico (lay-out) .

Simbologia a ser utilizada

EMISSÃO DE DOCUMENTO

12 3 DOCUMENTO COM MAIS DOCUMENTO COM MAIS

DE 1 VIADE 1 VIA

SETAIndica a direção do Fluxo

DOCUMENTODOCUMENTORepresenta a utilização

do documento.

OPERAÇÃO/AÇÃORepresenta as variedades de funções,

execução de uma ação específica.

Simbologia a ser utilizadaSimbologia a ser utilizada

DECISÃODECISÃOOperação de decisão.

Determina o caminho a seguir, entre os vários apresentados.

ARQUIVAMENTO ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOSDE DOCUMENTOS

CONECTORCONECTORRepresenta uma entrada ou saída em direção a outra entrada, em

outra parte do fluxo.

INÍCIO E FIM DO FLUXOINÍCIO E FIM DO FLUXO

Nome da atividade

Nome do executante

Indicador de executante da atividade (OPCIONAL)

Subprocesso:Nome do

subprocesso

Consideração prática:cada página deve conter

no máximo 7±2 símbolos gráficos

Caso contrário a legibilidade do fluxograma (flowchart) ou de qualquer outro modelo gráfico fica prejudicada.

Não

Sim

INÍCIO

DEFINIR O PROBLEMA

ANALISAR O PROBLEMA

DÁ PARA RESOL-VER

ACHAR SOLUÇÃO POSSÍVEL

RESOLVE

PLANEJAR SOLUÇÃO

IMPLANTAR

AVALIAR

FIM

REUNIR MAIS DADOS

GERAR ALTERNATIVA

Não

Sim

Fluxo - processo de compra

Efetua estudo de rotatividade dos produtos e comportamento do mercado.

Início

Relatório de disponibilidade

Contato com fornece-dores

Emite

Tomada de Preços

Pedido

Fim

Comprador

1

INÍCIO

FIM

Recebe Pedido

Vendedor

Fazer Produto

Recebe PagamentoTesouraria

Entrega Produto

Cliente recebeu

?SIM

NÃO1

1

não

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