View
224
Download
3
Category
Preview:
Citation preview
6
BAB 2
LANDASAN TEORI
2.1 Sistem Informasi
2.1.1 Pengertian Sistem
Pengertian sistem menurut Williams dan Sawyer (2010, p 498) adalah
sekumpulan komponen yang saling berhubungan yang berinteraksi untuk
melakukan suatu pekerjaan dalam usaha untuk mencapai suatu tujuan. Sistem itu
penting karena mencakup serangkaian aktifitas untuk mencari cara yang terbaik
dalam mencapai tujuan.
Menurut Mcleod ( 2007, p11 ), Sistem adalah sekelompok elemen yang
terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
Menurut O’Brien (2005, p714), pengertian sistem adalah sebagai berikut :
a. Sekelompok elemen yang saling berhubungan dan membentuk kesatuan.
b. Sekelompok komponen yang bekerja bersama menuju tujuan yang bersama
dengan menerima input serta menghasilkan ouput dalam proses transformasi yang
teratur.
c. Perakitan metode, prosedur, atau teknik yang disatukan oleh interaksi teregulasi
untuk membentuk kesatuan organisasi.
d. Sekumpulan orang, mesin, dan metode yang teratur dan yang dibutuhkan untuk
menyelesaikan serangkaian fungsi tertentu
Dari definisi dan penjelasan–penjelasan diatas dapat disimpulkan bahwa
komponen dasar dari statu sistem adalah input, proses dan output dimana
kumpulan dari komponen-komponen, unsur–unsur ataupun elemen-elemen yang
7
saling berhubungan dan terintegrasi akan saling berinteraksi untuk mencapai suatu
tujuan.
2.1.2 Pengertian Informasi
Menurut Laudon ( 2010, p7 ), “By information we mean data that have
been shaped into a form that is meaningful and useful to human beings.”
Menurut Rainer dan Turban (2007,p5), “Information refers to data that
have been organized so that they have meaning and value to the recipient. ”
Menurut O’Brien (2005, p703), informasi adalah data yang ditempatkan
dalam konteks yang berarti dan berguna untuk pemakai akhir.
Dari pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa informasi adalah data
yang diolah dan diproses sehingga memiliki arti bagi pemakainya (end user).
2.1.3 Pengertian Sistem Informasi
Menurut Rainer et.al.( 2007, p6 ) sistem informasi adalah sesuatu yang
mengumpulkan, memproses, menyimpan, menganalisis dan menyebarkan
informasi untuk tujuan tertentu. Sedangkan sistem informasi berbasis komputer
(computer – based information system) adalah sebuah sistem informasi yang
menggunakan teknologi komputer untuk menjalankan sebagian atau seluruh
pekerjaan.
Menurut O’Brien ( 2005, p5 ), sistem informasi adalah kombinasi teratur
apapun dari orang-orang, hardware,software, jaringan komunikasi dan sumber
daya data yang mengumpulkan , mengubah dan menyebarkan informasi dalam
sebuah organisasi. Orang bergantung pada sistem informasi untuk berkomunikasi
8
antara satu sama lain dengan menggunakan berbagai jenis alat fisik
(hardware),perintah dan prosedur pemrosesan informasi (sostware),saluran
komunikasi (jaringan) dan data yang disimpan (sumber daya data)sejak permulaan
peradaban.
Dari pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa Sistem Informasi adalah
kumpulan dari komponen-komponen yang terdiri dari manusia, hardware,
software, jaringan komunikasi, dan data resources yang saling terhubung untuk
mengumpulkan, memproses, menyimpan dan mendistribusikan informasi dalam
suatu organisasi.Tujuannya adalah untuk mendukung dalam pengambilan
keputusan , koordinasi dan kontrol dalam sebuah organisasi atau perusahaan.
2.1.4 Komponen-Komponen Sistem Informasi
Menurut O’Brien ( 2005, p34-p39 ) suatu sistem terdiri dari sejumlah
komponen yang saling berinteraksi , yang artinya saling bekerja sama membentuk
suatu kesatuan. Komponen sistem/elemen sistem dapat berupa suatu subsistem
atau bagian –bagian dari sistem. Setiap sistem tidak peduli besar atau kecilnya,
selalu mengandung beberapa komponen atau subsistem.
1. People Resource( sumber daya manusia )
Sumber daya manusia meliputi end-user dan spesialis IS. Spesialis IS adalah
orang yang mengembangkan dan menjalankan sistem informasi contohnya
analis sistem, pembuat software, operator sistem, personel tingkat manajerial,
teknis dan staf administrasi lainya.Sedangkan end user adalah orang yang
menggunakan sistem informasi.End-user dapat berupa pelanggan, tenaga
penjualan , teknisi, staf administrasi, akuntan atau para manager
9
2. Hardware( perangkat keras )
Sumber daya perangkat keras meliputi semua peralatan fisik dan material yang
dalam pemrosesan informasi . Sumber daya ini tidak hanya meliputi mesin
seperti komputer dan perlengkapan lainya tetapi juga semua media data, yaitu
objek berwujud tempat data dicatat dari lembaran kertas hingga disk magnetis
atau optikal.
3. Software( perangkat lunak )
Sumber daya perangkat lunak meliputi semua kumpulan perintah pemrosesan
informasi yaitu sistem software, aplikasi software dan prosedur.
4. Data Resources (Sumber DayaData)
Sumber daya data adalah bahan baku mentah sistem informasi yang harus
diolah agar menghasilkan sistem informasi yang dapat memberi manfaat bagi
para pemakai akhir dalam sebuah organisasi. Data dapat terdiri dari berbagai
macam bentuk, termasuk data alfanumerik tradisional, data teks, data gambar
seperti grafik serta data dalam bentuk video grafis dan audio.
5. Network( sumber daya jaringan )
Sumber daya jaringan merupakan media komunikasi dan dukungan
jaringan.Media komunikasi contohnya kabel serta teknologi gelombang mikro
dan satelit nirkabel.Sedangkan dukungan jaringan lebih menekankan bahwa
banyak hardware, software dan teknologi data yang dibutuhkan untuk
mendukung operasi dan penggunaaan jaringan komunikasi.
10
2.1.5 Aktivitas Sistem Informasi
Menurut O’Brien (2006, p40) aktivitas sistem informasi secara umum
dapat dikelompokan menjadi 5 yaitu input, proses, output, penyimpanan data
dan pengendalian.
• Input sumber daya data
Data mengenai transaksi bisnis dan kegiatan lainya harus ditangkap
dan disiapkan untuk pemrosesan melalui aktivitas input. Aktivitas
input biasanya berupa aktivitas entri data seperti pencatatan dan
pengeditan. Setelah data dimasukan, maka data disimpan ke dalam
media penyimpanan hingga dibutuhkan untuk pemrosesan.
• Pemrosesan data menjadi informasi
Data biasanya tergantung pada aktivitas pemrosesan seperti
perhitungan, perbandingan, pemilahan, pengklasifikasian,
menganalisis dan memanipulasi data sehingga dapat dihasilkan
informasi yang dapat berguna bagi para pemakai akhir.
• Output produk informasi
Informasi dalam berbagai bentuk dikirim ke pemakai akhir dan
disediakan untuk mereka dalam aktivitas output. Output dari
pemrosesan input dapat berupa pesan, laporan, formulir, gambar
grafis, ataupun dalam bentuk audio video. Output berupa informasi
akan digunakan oleh pihak manajerial yang berwenang untuk
mengambil keputusan.
• Penyimpanan sumber daya data
11
Media penyimpanan adalah komponen dasar sistem
informasi.Penyimpanan merupakan aktivitas sistem informasi tempat
data dan informasi disimpan secara teratur utnuk digunakan
kemudian.Biasanaya media penyimmpanan berupa database.
• Pengendalian kinerja sistem
Pengendalian kinerja sistem merupakan salah satu aktivitas penting.
Sebuah sistem informasi harus dapat memberikan umpan balik
mengenai aktivitas input, pemrosesan, output, dan penyimpanan.
Umpan balik ini harus diawasi dan dievaluasi untuk menetapkan
apakah sistem dapat memenuhi kinerja yang telah ditetapkan.
2.2 Teori-Teori Khusus
2.2.1 Entreprise Resources Planning (ERP)
Menurut O’Brien (2005, p320), Enterprise Resource Planning-ERP
(Perencanaan Sumber daya Perusahaan)adalah sistemlintas fungsi perusahaan
yang digerakan oleh modul software suite terintegrasi untuk mendukung proses
bisnis dasar internal perusahaan. ERP dibutuhkan perusahaan untuk memperbaiki
efisiensi, kelincahan, dan responsivitas yang dibutuhkan dalam mencapai
keberhasilan di lingkungan bisnis yang dinamis saat ini. ERP memberikan
perusahaan tampilan real time terintegrasi atas proses bisnis intinya yang
disatukan oleh software aplikasi ERP dan database umum yang dipelihara oleh
DBMS (Database Management System).
Menurut Wijaya (2009, p27), ERP merupakan konsep untuk merencanakan
dan mengelola sumber daya perusahaan, yaitu berupa paket aplikasi program
12
terintegrasi dan multi modul yang dirancang untuk melayani dan mendukung
berbagai fungsi dalam perusahaan (to serve and supportmultiple business
functions), sehingga pekerjaan menjadi lebih efisien dan dapat memberikan
pelayanan lebih bagi konsumen, yang akhirnya dapat menghasilkan nilai tambah
dan memberikan keuntungan maksimal bagi semua pihak yang berkepentingan
(stakeholder) atas perusahaan
Menurut Potter (2007, p248) ERP (Enterprise Resource Planning) adalah
sebuah aplikasi berbasis komputer yang mengintegrasikan antara rencana,
manejemen, dan penggunaan sumber daya di dalam perusahaan yang memiliki
tujuan utama yaitu mengitegrasikan semua area fungsional perusahaan.
Pada prinsipnya, dengan sistem ERP sebuah industri dapat
dijalankansecara optimal dan dapat mengurangi biaya-biaya operasional yang
tidak efisien seperti biaya inventory (slow moving part, dan lain-lain), biaya
kerugian akibat machine fault. Di negara-negara maju yang sudah didukung oleh
infrastruktur yang memadaipun, mereka sudah dapat menerapkan konsep JIT
(Just In Time).
Di sini, segala sumber daya untuk produksi benar-benar disediakan hanya
pada saat diperlukan (fastmoving).Termasuk juga penyediaan suku cadang untuk
maintenance, jadwal perbaikan (service) untuk mencegah terjadinya machine
fault,inventory, dan sebagainya. Sistem ERP dirancang berdasarkan proses bisnis
yang dianggap ‘bestpractice’ proses umum yang paling layak ditiru. Misalnya,
bagaimanaproses umum yang sebenarnya berlaku untuk pembelian
(purchasing),penyusunan stok di gudang dan sebagainya.Untuk mendapatkan
13
manfaat yang sebesar-besarnya dari sistem ERP, maka industri kita juga harus
mengikuti ‘best practice process’ (proses umum terbaik) yang berlaku.
2.2.1.1Sejarah ERP
Awalnya sejak tahun 1960an, peranan sistem ERP hanya pada
area fungsional sebagai pengendalian inventory dan produksi saja, yang
dikenal dengan istilah Material Requirement Planning. Kemudian sejak
tahun 1970an, sistem ERP mengalam perluasan pada area fungsional
Engineering yang dikenal dengan istilah Close Loop MRP. Pada tahun
1980an sistem ERP mengalami perluasan pada area fungsional Finance
dan Human Resource Management, yang dikenal dengan istilah
Manufacturing Resource Planning (MRP II). Kemudian sejak tahun
1990an, sistem ERP mengalami perluasan pada area fungsional delivery,
yang dikenal dengan istilah Enterprise Resource Planning (ERP). Pada
tahun 2000an hingga sekarang, sistem ERP telah mengalami perluasan
pada semua area fungsional suatu organisasi, yaitu sales dan marketing,
Customer Support dan Supplier Management, yang dikenal dengan istilah
Extended ERP (ERP II).
Tabel 2.1 Sejarah ERP (Sumber: Wijaya dan Darudiato,2009,p15)
Tahun Peristiwa
1960an Sistem pabrikan fokus kepada pengendalian inventory (inventory
control)
1970an Fokus bergeser pada MRP (Material Requirement Planning)
yang menerjemahkan jadwal utama suatu produk menjadi
14
kebutuhan berbasis timed-phased net, untuk perencanaan dan
pengadaan barang sebagian jadi, komponen maupun bahan baku.
1980an MRP-II (Manufacturing resource planning) berkembang
mencaku pengelolaan operasi produksi (shop floor) dan aktivitas
pengeolaan distribusi.
1990an MRP-II dikembangkan lagi mencakup aktivitas rekayasa,
keuangan, sumber daya manusia, pengelolaan proyek yang
melingkupi hampir semua aktivitas sistem organisasi usaha
(Business Enterprise) yang kemudian dikenal dengan istilah ERP
(Enterprise Resource Planning).
2000an-
sekarang
Entended ERP menjadi ERP II.
2.2.1.2 Infrastruktur Sistem ERP
Menurut Wijaya dan Darudiato (2009,p22), Infrastruktur
merupakanhal utama dalam perencanaan pemakaian sistem ERP, karena
dengan adanya infrastruktur yang baik maka dapat dikatakan bahwa
sistem telah membangun pondasi yang kuat. Secara umum, infrastruktur
ERP terdiri dari:
• People
Orang yang terlibat dalam penerapan sistem ERP merupakan faktor
yang sangat penting terutama dalam komitmen waktu dan biaya,
15
dukungan top manajemen, rasa saling memiliki, keterlibatan,
semangat, dan rasa perlawanan yang minimum.
• Proses
Berkaitan dengan proses bisnis yang berjalan dan proses bisnis ke
depan dengan penerapan sistem ERP. Dalam proses implementasi
sistem ERP harus ada kontrol dari tiap bagian. Hal terpenting dalam
proses yang merupakan acuan utama dalam melakukan implementasi
sistem ERP adalah sebelum mengambil keputusan menggunakan
sistem ERP, perusahaan harus sudah memiliki bisnis prosedur yang
baik yang akan diterapkan dalam implentasi sistem ERP.
• Technology
Penerapan sistem ERP identik dengan investasi yang relatif besar, di
mana teknologi meliputi dari infrastruktur jaringan, hardware,
software dan database.
Operation
Process
Technology
People
16
Gambar 2.1 Komponen Infrastruktur ERP
Sumber : Wijaya dan Darudiato (2009,p24)
2.2.1.3 Kelebihan pada ERP
Menginstal sistem ERP mempunyai banyak kelebihan secara
langsung dan tidak langsung.Melalui sistem informasi Enterprise yang
terintegrasi, maka sistem ERP dapat mendukung sinergi dari semua
fungsi yang ada dalam perusahaan. Sistem ERP dapat melibatkan seluruh
fungsi manajemen baik akuntansi, keuangan, produksi, penjualan,
pembelian, produksi, gudang, dan sumber daya manusia.
Dengan penerapan sistem ERP dapat meningkatkan kinerja usaha
suatu sistem organisasi, karena melalui sistem informasi enterprise yang
terintegrasi, maka sistem ERP dapat mendukung sinergi dari semua
bagian yang ada dalam organisasi.
Menurut O’Brien (2005, p322), penerapan sistem ERP memiliki
banyak manfaat seperti sebagai berikut:
• Kualitas dan efisiensi
Sistem ERP dapat menciptakan kerangka kerja untuk mengintegrasikan
dan meningkatkan proses bisnis internal perusahaan yang menghasilkan
peningkatan signifikan dalam kualitas dan efisiensi layanan pelanggan,
produksi, dan distribusi
• Penurunan biaya
Sistem ERP dapat menurunkan signifikan dalam biaya pemrosesan
transaksi dan hardware, software, serta karyawan pendukung teknologi
17
Informasi, jika dibandingkan dengan sistem yang tidak terintegrasi yang
digantikan oleh sistem ERP.
• Pendukung keputusan
Sistem ERP dapat mempermudah tugas-tugas management sehari-hari
dalam pengambilan keputusan dan melakukan fungsi management yang
meliputi diantaranya di bidang perencanaan, pengorganisasian,
pengawasan, dan pengendalian. Sistem ERP dapat menyediakan
informasi mengenai kinerja bisnis lintas fungsi yang sangat penting
secara cepat untuk level managerial dan pengambil keputusan agar dapat
secara signifikan meningkatkan kemampuan dalam mengambil
keputusan secara tepat waktu pada lintas bisnis perusahaan.
• Kelincahan perusahaan
Dalam mengimplementasikan sistem ERP dapat menghilangkan
perbedaan budaya antar departemen, sehingga data dapat diintegrasikan.
Dan menghilangkan dinding departemen dan fungsi berbagai proses
bisnis, sistem informasi dan sumber daya informasi, sehingga
menghasilkan struktur organisasi, tanggung jawab managerial dan peran
kerja yang lebih fleksibel, dan karenanya menghasilkan struktur
organisasi dan tenaga kerja yang lebih lincah dan adaptif yang dapat
dengan lebih mudah memanfaatkan berbagai peluang bisnis baru.
• Sistem terintegrasi
18
Sistem ERP menawarkan sistem terintegrasi dalam perusahaan,
sehingga proses dan pengambilan keputusan dapat dilakukan secara
lebih efektif dan efisien.
• Sistem ERP tidak hanya memadukan data dan orang.
Sistem ERP tidak hanya memadukan data dan orang, tetapi dapat
menghilangkan kebutuhan pemuktahiran dan koreksi data pada banyak
sistem komputer yang terpisah.
• Sistem ERP dapat memungkinkan management mengelola operasi.
Sistem ERP dapat memungkinkan management mengelola operasi, tidak
hanya memonitor operasional saja, tetapi mampu menjawab apa yang
harus dikerjakan untuk menjadi lebih baik.
• Sistem ERP dapat memudahkan ekstraksi informasi.
Sistem ERP dapat memudahkan ekstraksi informasi untuk menghasilkan
analisis dan laporan mendukung perencanaan jangka panjang yang dapat
dijadikan alat pengambilan keputusan sebagai decision support sistem.
• Sistem ERP menghasilkan informasi
Sistem ERP menghasilkan informasi dari data masukan yang relevan
untuk membuat perencanaan aktivitas antar departemen agar sumber
daya dikelola dan dialokasikan secara efisien dan efektif misalnya
perencanaan pembelian barang, perencanaan produksi dan perencanaan
cash flow, perencanaan penjualan dan perencanaan biaya.
• Sistem ERP menciptakan struktur organisasi.
19
Sistem ERP menciptakan struktur organisasi yang ramping dan
pembagian kerja yang tepat dengan menggunakan sistem yang
terintegrasi untuk seluruh fungsi baik fungsi penjualan, pembelian,
produksi dan keuangan sehingga dapat menghilangkan pekerjaan-
pekerjaan rangkap dang menggunakan standarisasi data untuk seluruh
departemen.
• Sistem ERP mengendalikan seluruh proses bisnis.
Sistem ERP mengendalikan seluruh proses bisnis dengan
menggabungkan seluruh aktivitas masing-masing departemen dalam
satu sistem yang terintegrasi. Dengan sistem yang terintegrasi dapat
dihindari kebocoran, pemborosan, penyalahgunaan sumber daya
perusahaan dan alokasi sumber daya yang tidak tepat.
• Sistem ERP menjamin seluruh aktivitas.
Sistem ERP menjamin seluruh aktivitas dilakukan sesuai dengan
prosedur yang telah ditetapkan misalnya fungsi pembelian harus melalui
perhitungan perencanaan kebutuhan barang setelah itu order pembelian
kemudian penerimaan barang selanjutnya pengakuan hutang. Dengan
demikian seluruh aktivitas dapat berjalan efektif dan efisien.
Kelebihan secara tidak langsungnya seperti image perusahaan
yang lebih baik, loyalitas pelanggan yang meningkat, kepuasan pelanggan
dan lain-lain. Adanya juga kelebihan lainnya sebagai berikut :
• Penggunaan Teknologi terbaru
20
Penggunaan teknologi terbaru seperti open systems, teknologi
client/server, Intranet/Internet, CALS (Computer-AidedAcquisition and
Logistics Support), e-commerce dan lain lain serta adanya fleksibilitas
yang tinggi pada sebuah sistem ERP, hal tersebut membuat sebuah
sistem ERP lebih cepat untuk beradaptasi dengan perkembangan
teknologi.
• Pengurangan lead-time
Waktu antar membuat suatu pemesanan dan menerima pesanan disebut
sebagai lead-time.Hal tersebut sangat berperan penting pada bagian
pengontrolan gudang dan pembelian perusahaan.Dengan adanya
sistem ERP, maka sistem dapat mendeteksi secara otomatis kapan
adanya lead-timesehingga dapat membuat inventory management
bekerja lebih efisien dan efektif.
• Pengiriman yang tepat waktu
Sistem ERP menyediakan kebebasan untuk mengubah metode
manufaktur dan perencanaan seperlunya, tanpa mengubah atau
mengkonfigurasi ulang struktur layout workplace atau struktur plant
perusahaan.Dengan adanya sistem ERP, perusahaan tidak lagi terbatas
dengan satu metode manufaktur seperti make-to-stock atau make-to-
order. Tetapi dengan adanya banyak metode manufaktur dan
perencanaan yang tersedia, kedua metode tersebut dapat
dikombinasikan dengan metode operasi yang sama, serta juga adanya
fleksibilitas untuk memilih metode yang terbaik untuk setiap produk
padasetiap life cycle pemrosesannya.
21
• Pengurangan terhadap Cycle Time
Cycle time merupakan waktu antar pembuatan faktur pemesanan dan
pengiriman dari produk yang dipesan. Sistem ERP dapat mengurangi
kedua cycle time ; sistem make-toorder dan make-to-stock, tetapi
pengurangan cycle-time tersebut lebih terlihat signifikan terhadap
sistem make-toorder karena sebuah sistem ERP dapat mengupdate data
pada sebuah database yang tersentralisasi dan prosedur tersebut semua
terotomatisasi sehingga dapat dilakukan tanpa adanya ikut campur
manusia (user).
• Peningkatan terhadap Penggunaan Sumber Daya
Sistem ERP menyediakan fitur perencanaan kapasitas yang dimana
sistem ERP tersebut menempatkan setiap sumber daya terbaik yang
terkait dengan production requirements dari master production
scheduling, material requirementsplanning dan shop floor control.
• Kepuasan Pelanggan yang lebih Baik
Kepuasan pelanggan berarti dapat memberikan atau melebihi
keperluan yang diharapkan pelanggan terhadap sebuah produk atau
jasa. Penilaian terhadap tingkat kepuasaan pelanggan biasanya diukur
kurang lebih oleh tiga hal berikut :
- Produk atau jasa yang ditawarkan terdiri dari fitur-fitur yang
penting untuk pelanggan.
- Perusahaan dapat respon terhadap permintaan pelanggan dengan
waktu yang tepat, yang dimana hal tersebut merupakan salah satu
22
kriteria yang sangat penting terhadap produk dan jasa yang
terkustomisasi.
- Produk atau jasa bebas dari kecacatan dan berfungsi
seusai yang diharapkan.
• Peningkatan terhadap Performa Pemasok
Sistem ERP menyediakan vendor management dan alat pendukung
procurement lainnya yang di rancang untuk mengkoordinasikan semua
aspek dari proses procurement. Kedua hal tersebut mendukung
organisasi untuk secara efektif melakukan negosisasi, pemantauan,
mengontrol biaya dan skedul dari bagian procurement dengan
sekaligus juga memastikan kualitas produk yang
superior.Suppliermanagement dan control process terdiri dari fitur
yang juga dapat membantu organisasi dalam mengelola hubungan
terhadap pemasok, memantau kegiatan pemasok dan juga sekaligu
mengelola kualitas pemasok.
2.2.2 SAP
2.2.2.1 Sejarah Perusahaan SAP
Pada tahun 1972 , lima karyawan IBM yaitu – Hasso Plattnar,
Dietnar Hopp, Claus Wellenreuther, Hans Werner Hector, and Klaus
Tschira mendirikan sebuah perusahaan bernama SAP (Systems Analysis
and Program Development). Visi mereka adalah untuk mengembangkan
software aplikasi standar untuk proses bisnis real time. Sebagai sebuah
23
perusahaan swasta , kantor pusatnya terletak di Weinheim , Jerman (SAP
AG, 2006, p1-2).
Pada tahun 1977 kantor pusat SAP pindah dari Weinheim ke
daerah Walldorf. ‘Systems Analysis and Program Development’ berganti
namamenjadi systeme, anwendugen, and produkte in
derdatenverarbeitung, yang dalam bahasa Inggris adalah systems,
applications, and products in data processing.
SAP terus mengembangkan produknya seiring dengan kebutuhan
perusahaan.Dari tahun ke tahun semakin banyak perusahaan yang
menggunakan produk SAP.Pada tahun 1986, SAP membuka cabang
pertama di Austria.Pada tahun 1991, SAP memperlihatkan system R/3
untuk pertama kalinya pada CeBIT di Hanover. Pada tahun 2004 ,produk
terbaru dai SAP telah memiliki lebih dari 1000 pelanggan. Dengan total
secara kseluruhan lebih dari 24.000 pelanggan dari sekitar 120 negara
menjalankan 84.000 instalasi software SAP. Sampai tahun 2005 SAP
memiliki total lebih dari 35.800 karyawan dari seluruh dunia.
Sampai saat ini, SAP telah menerima berbagai penghargaan
diantaranya adalah “Company of the year“dari manager –magazin, "Best
employer of 2005" dari business magazine, "Germany's Best Employer"
pada penghargaan tahunan "Great Place to Work" , dan lainya.
2.2.2.2 Produk-Produk SAP
Beberapa produk SAP di antaranya adalah :
24
1. MySAP Business suite adalah paket lengkap dari open enterprise
solution yang menghubungkan semua orangyang terlibat, informasi, dan
proses dan oleh karena itumeningkatkan efektifitas dari hubungan bisnis.
Aplikasi ini menyediakanusers hasil yang konsisten diseluruh jaringan
perusahaan dan memberikan perusahaan fleksibilitas yang diperlukan
dalm situasi pasar yang dinamis saat ini. MySAPbusiness
suitemenawarkan solusi bisnis yang fleksibeluntuk perusahaan yang besar
yang mempunyai jumlahuser yang besar dan proses yang berubah secara
konstan.MySAPbusiness suite terdiri dari masing-masing SAP solutions.
Setiap solution memiliki fokus area masing-masing dan menyediakan
fungsi untuk memetakan area ini dengan cara yang umum dan
fleksibel(SAP AG, 2006, p1-14).
2. MySAP all-in-one adalah prepackaged, versi spesifik industri dari
mySAP business suite dengan built-incontent, peralatan, dan metodologi
untuk biaya yang efektif. Solusi mySAP all-in one menawarkan
kombinasi fleksibel out-of-the-box dengan kekuatan dari solusi bisnis
kelas dunia dari SAP (SAP AG, 2006, p1-25).
Kelebihan pada MySAP all-in-one(SAP AG, 2006, p1-26) :
• Rapid Implementation (Pengimplementasian yang cepat)
• Increased productivity and cost control(Meningkatkan produktifitas
dan control biaya)
• Reliable Partner (Rekan yang dapat diandalkan)
25
• Scalability (Skalabilitas)
3. SAP Business one adalah sesuatu yang mudah digunakan untuk bisnis
dan solusi untuk manajemen operasional untuk bisnis dinamik dengan
ukuran antara 10 sampai beberapa ratus karyawan. Solusi ini mudah
namun sangat kuat, menyediakan dengan segera dan gambaran lengkap
dari operasi bisnis dan aktifitas pelanggan . SAP Business one merupakan
suatu solusi ERP terintegrasi dengan interface yang mirip dengan
Micrisoft Window(SAP AG, 2006, p1-27).
2.2.2.3 SAP Business One
Menurut Teufel (2005, p1), SAP Business One adalah software
ERP yang dikembangkan oleh SAP yang diperuntukkan untuk
perusahaan dengan ukuran menengah. SAP menciptakan SAP Business
One karena sering kali ketika perusahaan menggunakan SAP R3 akan
cenderung timbul masalah dimana karena kompleksitasnya dan ukuran
dari jangkauan yang tidak sesuai dengan bisnis ukuran menengah akan
menimbulkan masalah yang baru seperti tingginya biaya implementasi
dan lamanya waktu implementasi. SAP Business One sendiri
dikembangkan menjadi lebih mudah dan lebih kompatibel daripada versi
R3 tentunya hal ini akan membantu mengatasi masalah yang timbul
sebelumnya dan lebih hebatnya lagi hal ini dilakukan tanpa memotong
dan mengurangi kualitas dari SAP Business One dalam mengatasi
kebutuhan bisnis .
26
Gambar 2.2 Posisi Business one dengan produk SAP lainnya
Gambar 2.3 Modul-Modul Business One
Daftar dari proses area menunjukkan dari kebanyakkan proses
27
yang dilakukan oleh perusahaan dengan pengecualian tidak adanya fungsi
perencanaan dan kontrol produksi. Fungsi-fungsi diatas tadi merupakan
fungsi-fungsi yang bisa difasilitasi oleh SAP Business one .yang tentunya
jangkauan fungsional dari Business one tidak se-ekstensif dengan
konvesional R3 , business one jelas merupakan solusi yang baik bagi
customer tingkat menengah dan didesign untuk memenuhi kebutuhan dari
customer pada level ini . Walaupun SAP Business one tidak memiliki
kapabilitas yang sama dengan SAP R3, Business one masi dianggap
sebagai salah satu paket ERP yang baik untuk perusahaan.
2.2.2.4Kelebihan SAP Business One
Beberapa kelebihan pada SAP Business Oneantara lain (SAP AG,
2006, p1-27):
1. Rapid Implementation (Pengimplementasian yang cepat)
SAP Business One dapat diimplementasikan didalam beberapa
hari dan dapat dengan mudah di lakukan maintenance. Sebagai
tambahan, dengan adanya kemiripan dengan Microsoft Office
environment maka user yang sudah terbiasa dengan software
tersebut dapat dengan mudah dan cepat mempelajari dan
menggunakan SAP Business One.Solusi SAP Business One
didasarkan oleh sebuah open technology sehingga dapat dengan
mudah ditambahkan fungsi-fungsi khusus lainnya jika diperlukan.
2. Lower Costs (Biaya yang lebih rendah)
28
Karena SAP Business One merupakan solusi yang cost effective
maka SAP Business One menawarkan berbagaifungsi variatif
terhadap integrated data processing. Makadengan adanya hal
tersebut, para pembuat keputusan pada perusahaan besar dan
menengah akan mendapatkan kelebihan dari nilai yang
ditawarkan SAP Business One tanpa harus melampaui anggaran
perusahaan.
3. Increased Productivity and cost control (Peningkatan terhadap
produktivitas dan pengontrolan biaya)
Karena user interface SAP Business One sederhana dan mudah
untuk di mengerti, user dengan cepat akan mengetahui cara
bekerja denga sistem. Hal tersebut akan meningkatkan
produktivitas para user serta membantu untuk meminimalkan
biaya. Teknologi Drag & Relate memungkinkan akses yang lebih
fleksibel terhadap informasi bisnis. Sebagai contoh, jika user
meng-klik isi dari Customer atau field Item Number pada window
Quotation dan kemudian di drag terhadap window lainnya, data
yang berhubungan akan di evaluasi oleh sistem. Teknologi
tersebut menghubungkan data-data yang berbeda satu dengan
yang lainya.
4. Sound Business Decisions (Membantu Keputusan Bisnis)
SAP Business One memperbolehkan manager untuk dengan
mudah dan secara efektif mengakses informasi strategis dari
29
seluruh area perusahaan serta memberikan manager kendali penuh
terhadap informasi dan aktivitas yang berhubungan.
5. Scalabillity (Skalabilitas)
Ketika sebuah perusahaan berkembang, proses bisnisnya
umumnya semakin kompleks dan keperluan software(perangkat
lunak) berubah.Dengan adanya fleksibilitas dan system teknologi
yang efisien, SAP Business One dengan mudah dapat mengikuti
perkembangan perusahaan.SAP BusinessOne dapat ditambahkan
oleh beberapa fungsi tambahan sesuai dengan keperluan
perusahaan. SAP Business One juga dapat menyederhanakan
proses perpindahan terhadap sistem TI yang lebih kompleks
seperti mySAP Business Suite.
2.2.2.5 Teknologi pada SAP Business One
30
Gambar 2.4 Teknologi SAP Business One
Keuntungan yang ditawarkan oleh struktur teknologi SAP Business
Oneadalah sebagai berikut :
• Integrasi
• Keterbukaan
• User Interface yang intuitif (MS Windows)
• Kemampuan memindahkan data ke MS Word dan Excel
• Dapat dikembangkan (pengembangan standar industri)
• Fungsi multinasional (sistem akuntansi sesuai spesifikasi masing-
masing negara)
• Berbagai macam bahasa (memungkinkan lebih dari 8 macam bahasa)
• Kemampuan untuk berpindah ke mySAP R/3
• Koneksi ke aplikasi mySAP melalui XI
SAP Business Oneterintegrasi dengan MS Office, sehingga dapat
31
memfasilitasi pelatihan dari para pengguna yang ingin menggunakan SAP
Business One.
SAP Business Onemerupakan sebuah aplikasi “fat client” ,yang
berarti bahwa logika bisnis dijalankan pada perangkat komputer masing-
masing penggguna. SAP Business Onehanya menggunakan produk
database perusahaan Microsoft SQL Server. SAP Business Onejuga
mendukung proses upgrade secara otomatis dimana software client yang
baru diisi oleh database server. Selain itu, layanan backup menyediakan
keamanan bagi data yang penting.Database menyediakan perlindungan
dari data hilang dan akses yang tidak berkepentingan.SAP Business One
dilengkapi oleh konsep user authorization sehingga pengguna diberikan
akses data tertentu pada area yang berbeda didalam sistem (sebagai
contoh ,pembeli tidak dapat mengakses transaksi audit perusahaan).
2.2.2.6ASAP - Accelerated SAP
ASAP(Accelerated SAP) merupakan suatu solusi menyeluruh untuk
implementasi secara efisien dan mengoptimalisasi software SAP. ASAP
mempunyai detail, struktur berorientasi bisnis dan memberikan gambaran
implementasi projek secara fleksibel (SAP AG , 2000, p5).
ASAP RoadMap(SAP AG, 2000, p8) :
• Persiapan Proyek
• Business Blueprint
• Realisasi
• Persiapan Akhir
32
• Go-Live dan Support
Persiapan Proyek: Ini merupakan tahap perencanaan proyek dan
sebagai dasar untuk keberhasilan implementasi. Dalam tahap awal
ini, akan diambil keputusan strategic untuk proyek implementasi
termasuk diantaranya :
• Menentukan tujuan dan sasaran dari proyek
• Menjelaskan ruang lingkup implementasi
• Menentukan jadwal proyek, rencana anggaran dan urutan
implementasi
• Membangun organisasi proyek, orang-orang dan sumber
daya yang terlibat
Tahap ini memiliki kick-off meeting di mana akan mendiskusikan
proses utama dan tambahan yang mungkin merupakan awal dari
proyek.
Blueprint Bisnis: Pada tahap ini, akan mengidentifikasi
kebutuhan business dan tujuan untuk membuat dasar tahapan
proyek di masa depan. Tahap ini merupakan pertemuan dengan
klien untuk menentukan dokumen yang dibutuhkan perusahaan
dan menentukan bagaimana proses bisnis serta struktur organisasi
didalam software SAP. Setelah setiap aspek dibahas dan
didokumentasikan, "sign-off" dilakukan pada akhir fase ini untuk
33
memastikan bahwa sebuah kesepakatan telah telah dicapai untuk
cakupan lengkap dari proyek. Di sini, penting untuk dicatat bahwa
apa pun yang didokumentasikan secara eksplisit dalam " Business
Blueprint Document " adalah "hanya"sesuai ruang lingkup. Hal
ini juga berhubungan dengan memahami bahwa hal yang tidak
termasuk dalam ruang lingkup akandipertimbangkan untuk sistem
klien diimplementasi konfigurasi di fase berikutnya. Oleh karena
itu, dalam persiapan proyek itu sendiri, hal utama dan
tambahanyang mempengaruhi sistem harus didiskusikan dan
langsung didokumentasikan dalam blueprint.
Realisasi:Tahap Implementasi mengkonfigurasi SAP settings
menggunakan BlueprintDokumen secara detail, menjabarkan
proses bisnis yang teridentifikasi di dalamnya. Sebuah dasar
konfigurasiakan dilakukan terlebih dahulu, kemudian, pengujian
fungsinya akandiselesaikan dengan semua perubahan yang dibuat
untuk susunan dasar sebagai hasil dari pengujian. Fase ini akan
ditutup dengan “Final Configuration” yang akan menunjukkan
bahwa semua proses bisnis yang diuraikan secara rinci dalam
dokumentasi Blueprint Bisnis telah ditangkap dan dikonfigurasi
ke Sistem SAP yang baru.
Persiapan akhir: Ini adalah bagian akhir dari fase ini (kedua dari
belakang) – yang terjadi sebelum Fase V (Go-Live) ini dimulai.
34
Semua isu-isu krusial yang terbuka harus diselesaikan sebagai
bagian dari fase ini.Sebuah “go-live check” dilakukan untuk
memastikan bahwa sistem baru telah sepenuhnya & berhasil
dikonfigurasi. Kegiatan ini merupakan bagian integral dari fase
ini:
• End-To-Testing (of the configured new system) termasuk
UAT (User Acceptance Tests)
• Pelatihan Staf Pelatih-atau Pengguna Akhir – yang
ditunjuk oleh klien.
• System Management Activities (membuat users, user
profile, mengalokasikan peran untuk profil)
• Cut-Over (Data Migration Activities - sebagai titik
didokumentasikan tertentu dalam waktu).
• Help-Desk harus ditetapkan dengan karyawan klien atau
kontraktor meliputi panggilan / e-mail datang balik dari
pengguna akhir baik tentang kegiatan atau masalah yang
sedang berlangsung bermasalah. Masalah yang tidak bisa
diatasi olehinternal-help-desk selanjutnya dapat diteruskan
ke SAP melalui SAPNet / OSS System.
Go-Live dan Support: Ini adalah tahap akhir dari proyek di mana
SAP Sistem yang baru diimplementasikan dinyatakan sebagai
"hidup" untuk penggunaan "sehari-hari" bisnis. Data produksi
35
sekarang akan diinput & diolah oleh pengguna sebagai bagian dari
tugas mereka & rutinitas sehari-hari. Semua masalah yang timbul
akan didokumentasikan, didukung, diselesaikan, dan diaudit oleh
tim support secara langsung dan berkelanjutan.
2.3 Pengertian Studi Kelayakan
Menurut O’Brien (2005,p515) studi kelayakan adalah studi awal untukmerumuskan
informasi yang dibutuhkan oleh pemakai akhir, kebutuhan sumber daya, biaya, manfaat
dan kelayakn proyek yang diusulkan.
Secara umum, tujuan diadakan studi kelayakan adalah untuk mengevaluasi solusi
sistem alternative dan untuk mengusulkan aplikasi bisnis yang paling layak dan yang
paling diinginkan untuk dikembangkan.
2.4 AnalisisFit/Gap
2.4.1 Pengertian Analisis Fit/Gap
Menurut Hoffman dan Bateson (2006, p334), Gap analysis adalah suatu
alat yang digunakan untuk mengetahui mengenai kondisi aktual yang sedang
berjalan di perusahaan tersebut untuk kemudian diperbandingkan dengan sumber
daya perusahaan tersebut. Hal tersebut dilakukan agar dapat mengetahui apakah
suatu perusahaan sudah bergerak di proses bisnisnya secara optimal untuk
memaksimalkan kinerja perusahaan tersebut.
Analisis Fit/Gap digunakan untuk mengevaluasi setiap area fungsional di
dalam sebuah proyek bisnis atau proses bisnis untuk mencapai tujuan tertentu.
Analisis ini meliputi identifikasi data atau komponen penting yang cocok dengan
36
sistem bisnis dan gap yang membutuhkan solusi.Tujuan utama yang ingin
dicapai oleh Analisis Fit/Gap adalah untuk menyakinkan bahwa setiap proyek
yang dilakukan berdasarkan metode tertentu berjalan dengan efektif dan efisisen.
Analisis Fit/Gap ini dapat dilakukan oleh para pelaku bisis, project owner,
mamager dan para konsultan.
2.4.2 Tujuan Analisis Fit/Gap
Analisis Fit/Gapdigunakan untuk mengevaluasi kebutuhan user terhadap
sistem dan mengidentifikasi apakah Fit dan Gap antara kebutuhan pengguna
dengan sistem. Fit berarti kebutuhan / Requirement terpenuhi oleh sistem.
Sedangkan Gap berarti kebutuhan / requirement tidak terpenuhi oleh sistem.
Tujuan dari analisis Fit/Gap adalah :
1. Mengumpulkan requirement dari perusahaan
2. Langkah awal untuk menentukan penyesuaian (customization)
yangdiperlukan
3. Memastikan sistem yang baru memenuhi kebutuhan proses bisnis
perusahaan
4. Memastikan bahwa proses bisnis akan menjadi ‘Best Practice’
5. Mengidentifikasi permasalahan yang membutuhkan perubahan
kebijakan.
2.4.3 Langkah – Langkah dalam Analisis Fit/Gap
Langkah-langkah yang akan dilakukan dalam analisis Fit/Gap
a. Ranking requirements
Tahapan ini mendukung timproyek dan sponsor proyek untuk
memastikan proses bisnis dapat diakomodasikan selama implementasi
37
sistem yang baru. Selain itu, berfungsi untuk memastikan tim proyek
berfokus pada area yang paling penting bagi organisasi agar functionality
yang baru dapat memberikan nilai tambah bagi perusahaan dalam
meningkatkan proses bisnis.
Tabel 2.2 Ranking requirements dalam Analisis Fit/Gap
Rank Keterangan
H HIGH/Mission Critical requirements – adalah kebutuhan yang
merupakan tugas kritis/penting, diperlukan untuk dioperasi dan
tanpanya organisasi tidak dapat berfungsi, termasuk di dalamnya
kebutuhan laporan yang penting bagi internal dan eksternal.
M MEDIUM/value add requirements– adalah kebutuhan yang jika
ditemukan, akan secara signifikan meningkatkan proses di
perusahaan. Kebutuhan ini seringkali proses sistem bisnis yang
bukan merupakan tugas kritis/penting bagi bisnis organisasi, tetapi
jika ditemukan akan mempengaruhi cost benefit organisasi
L LOW/desirable requirements – adalah kebutuhan yang bagus untuk
dimiliki dan hanya akan menambahkan nilai yang tidak terlalu besar
bagi proses bisnis perusahaan dan mungkin ditemukan melalui
perbaikan sementara atau perubahan pada proses bisnis.
38
b. Degree Of Fit
Menemukan sejauh mana kebutuhan dapat diakomodir oleh sistem
yang baru. Kategori terdiri dari :Fit, Gap,Partial Fit.
Tabel 2.3Degree of Fit dalam Analisis Fit/Gap
Kode Keterangan
F FIT – kebutuhan sepenuhnya dipenuhi oleh software
G GAP – software tidak dapat memenuhi kebutuhan. Komentar,
alternatif saran dan rekomendasi yang dibuat akan
menghasilkan rekomendasi untuk melakukan customization
terhadap software.
P Partial Fit – software mempunyai fungsional yang memenuhi
kebutuhan.Perubahan sementara, laporan khusus atau
customization, bagaimanapun akan dibutuhkan kemudian agar
dapat memenuhi kebutuhan secara maksimal.
c. Gap Resolution
Saat Gap ditemukan, tim akan menentukan alternative dan
merekomendasikan solusi untuk mengatasi gap yang ada. Terdapat
beberapa jalan untuk menyelesaikan gap seperti mengubah proses
bisnis. Pilihan untuk gap resolution diantaranya adalah:
39
• Package Work-around: pertama kali tim akan
mengidentifikasi jalan alternative untuk mencapai kebutuhan
dengan proses yang ada
• Membuat bisnis sesuai dengan package: Jika package work-
around tidak mungkin, tim akan merekomendasikan
perubahan potensial pada proses bisnis untuk disesuaikan
dengan proses dan mengeliminasi gap yang terjadi.
• Customization: sebagai jalan terakhir, jika customization
dibutuhkan, strategi yang dipilih adalah membangun
fungsionalitas baru diluar teknologi dan memisahkan package
dibandingkan dengan mengubah package. Definisi dari
customization di dalam proyek adalah perubahan pada aplikasi
yang memerlukan campur tangan staff pengembangan atau
beberapa perubahan yang dapat berdampak kurang baik untuk
kemampuan upgrade pada software yang akan dating.
2.5 Biaya (Cost)
2.5.1 Konsep Biaya
Menurut Kuswadi (2008, p46) Biaya adalah semua pengeluaran
untuk mendapatkan barang dagangan, baik yang diproduksi sendiri maupun
yang merupakan hasil pembelian dari pihak lain (misalnya pemasok) hingga
40
barang tersebut terjual kembali kepada pihak pembeli baik yang berkaitan
dengan maupun diluar usaha pokok perusahaan.
Menurut Mulyadi (2001, p8) biaya dalah sumber pengorbanan
ekonomis yang diukur dalam satuan uang, yang telah terjadi, yang sedang
terjadi atau yang kemungkinan akan terjadi untuk tujuan tertentu.
Berdasarkan beberapa pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa
biaya merupakan pengeluaran kas atau nilai setara kas yang dikeluarkan oleh
perusahaan untuk tujuan tertentu yang diharapkan memberikan manfaat di
masa ini atau masa yang akan datang.
2.5.2 Jenis – Jenis Biaya
Menurut O’brien (2005, p517), biaya terbagi atas 2 jenis yaitu :
a. Tangible cost
Adalah biaya yang dapat diidentifikasi dan diukur dengan analisis sistem.
Contoh :penurunan biaya gaji yang disebabkan oleh berkurangnya
personel, penurunan biaya persediaan yang disebabkan oleh berkurangnya
persediaan.
b. Intagible cost
Merupakan biaya yang sulit untuk diidentifikasi dan susahuntuk
dikalkulasi dan diukur. Contoh : biaya perawatan hardware, biaya
kehilangan persaingan pinggir dari pesaing, biaya untuk high turn over
rate, dan biaya untukmengurangi market share harus untuk menambah
kepuasan pelangan.
41
2.5.3 Kategori Biaya
Dalam bisnis biaya manfaat, biaya dikategorikan 3 macam, antara lain:
1. Biaya investasi
Merupakan modal pembayaran yang tidak diulang-ulang untuk
mendapatkan atau mengembangkan peralatan baru, software baru,
fasilitas baru, dan lain-lain. Contoh: komputer, storage, jaringan
komunikasi, software, Training/pelatihan.
2. Biaya implementasi
Adalah pembayaran satu kali untuk membuat atau menginstall
kemampuan baru.Sama seperti biaya investasi, dimana satu kali
biaya investasi dapat diubah ke biaya operasi tahunan (Annual
Operating Cost) ketika peralatan dikontrakkan.Contoh : biaya
pemindahan peralatan dan personalia perusahaan.
3. Biaya operasi tahunan
Biaya untuk pembayaran berulang dibutuhkan.Ini dibutuhkan
untuk operasi dasar dari hari ke hari atau bulan ke bulan.Contoh :
Biaya penyewaan peralatan dan fasilitas spesial, biayaa perawaran
peralatan.
2.5.4Manfaat (Benefit)
2.5.4.1 Definisi Manfaat
Menurut Remenyi (2007, p40), manfaat dari teknologi informasi
adalah keuntungan yang diperoleh dari bantuan komputer dan
komunikasi yang sama sebuah perusahaan akan bersedia untuk
membayar atas penggunaan semua itu.
42
2.5.4.2 Jenis – jenis manfaat
Menurut Dan Remenyi (2007,p7), terdapat 2 jenis manfaat:
1. Tangible benefits
Merupakan manfaat yang dihasilkan dari investasi yang dapat
diidentifikasi atau diukur secara langsung dari segi finansial.
Contohnya adalah penurunan total biaya produksi,
peningkatanlaba.
2. Intangible benefits
Merupakan manfaat yang dihasilkan dari investasi yang tida dapat
secara langsung diindentifikasi atau diukur.
2.5.5Cost Benefit Analysis (Analisis Biaya Manfaat)
Menurut Alter (2000,p404-p414) Cost Benefit Analysis adalah proses
membandingkan perkiraan biaya dan manfaat dengan cara mengevaluasi suatu
sistem yang diusulkan. Dengan menggunakan analisis biaya dan manfaat maka
dapat diperhatikan berapa biaya dan manfaat yang akan dikeluarkan atau
diterima atas sistem yang diusulkan, perbandingan dilakukan yaitu
membandingkan manfaat dengan biaya yang dikeluarkan, semakin besar manfaat
yang akan diterima dibandingkan dengan biaya yang dikeluarkan maka sistem itu
mungkin untuk diimplementasikan. Dan semakin besar biaya yang dikeluarkan
dibandingkan dengan manfaat yang diterima maka sistem tersebut tidak cocok
untuk diimplemetasikan.Semua biaya dan manfaat dinyatakan dalam mata unag
misalnya rupiah. Analisis biaya manfaat dapat digunakan dalam 2 cara:
43
• Sebagai alat perencana yang membantu dalam pengambilan keputusan apakah
suatu sistem layak atau tidak untuk diimplementasikan dalam suatu
organisasi.
• Sebagai alat evaluasi apakah proyek sistem informasi sudah sesuai dengan
tujuan yang diinginkan. Evaluasi ini dihitung dengan menggunakan berbagai
metode perhitungan.
2.6 IT Balance Scorecard
Menurut Grembergen (2001, p199) konsep Balance Scorecard yang
dikembangkan oleh Kaplan dan Norton dapat diimplementasikan ke fungsi IT dan
proses-prosesnya sehingga timbul konsep Information Technology Balance
Scorecard.ImplementasiBalance Scorecard pada fungsi TI ini menjadi tool yang
semakin popular digunakan oleh perusahaan-perusahaan.IT Balance Scorecard terbagi
menjadi empat faktor, yaitu:
1. Kontribusi Perusahaan (Corporate Contribution)
2. Orientasi Pengguna (User Orientation)
3. Penyempurnaan Operasional (Operational Excellent)
4. Orientasi Masa Depan (Future Orientation)
Faktor Kontribusi Perusahaan
Menurut Grembergen (2001, p200), faktor Kontribusi Perusahaan berkaitan
dengan pandangan manajemen terhadap divisi TI.Faktor Kontribusi Perusahaan
berkaitan dengan business value yang dihasilkan dari investasi TI.Faktor ini
44
mengevaluasi kontribusi divisi TI terhadap perusahaan dilihat dari sudut pandang
Dewan Direksi dan pemegang saham.Hal yang dibahas dalam Kontribusi Perusahaan ini
yaitu kontribusi strategis, performa yang sinergis, nilai bisnis dari proyek TI dan
manajemen dari investasi TI-nya.Tolak ukur yang digunakan berdasarkan standar
obyektif yang tersedia atau yang dapat ditentukan dan hampir semua kasus berasal dari
sumber eksternal.
Faktor Orientasi Pengguna
Faktor Orientasi Pengguna berkaitan dengan pandangan pengguna terhadap
divisi IT.Divisi TI merupakan bagian dari perusahaan yang bertanggung jawab sebagai
penyedia TI, sehingga yang dimaksud dengan pengguna disini adalah pengguna internal
perusahaan yakni pegawai perusahaan, dan bisa juga pelanggan dari unit bisnis yang
terkait.pengguna sangat menentukan keberadaan dan fungsi divisi TI. Tanpa pengguna,
produk, aplikasi dan operasi teknologi informasi yang dihasilkan oleh divisi TI akan sia-
sia atau tidak dapat digunakan. Lebih dari itu, pandangan pengguna terhadap divisi TI
merupakan hal yang sangat penting.
Menurut Grembergen (2001, p200), perspektif Orientasi Pengguna mengevaluasi
performa TI dari pandangan pelaku bisnis serta pelanggan dari unit bisnis.Hal yang
dibahas dalam orientasi pengguna yaitu kepuasan pelanggan, penggabungan TI atau
bisnis, keberhasilan pengembangan aplikasi dan tingkat keberhasilan pelayanan. Ada
tiga fokus yang menjadi perhatian, yaitu menjadi penyedia aplikasi pilihan, bekerja sama
dengan pengguna dan menjamin kepuasan pengguna. Hal ini bertujuan untuk
memfokuskan pada pengembangan hubungan bisnis dan pengimplementasian organisasi
45
TI yang baru dan proses TI tersebut.
Faktor Penyempurnaan Operasional
Pengukuran pada faktor ini memfokuskan pada proses pengembangan aplikasi TI
yang baru dan proses komputasi. Faktor Penyempurnaan Operasional mengevaluasi
keberhasilan TI dari pandangan manajemen TI dan badan audit serta pokok
pengaturannya. Hal yang dibahas dalam penyempurnaan operasional yaitu proses
keunggulan, proses yang cepat tanggap, pengelolaan jaminan, dan perlindungan serta
keamanan. Selain itu, efisiensi menjadi sangat penting untuk menjamin hasil sempurna
dengan biaya operasional dan pengembangan yang seminimal mungkin.
Penyempurnaan Operasional mempunyai kontribusi sangat penting, karena
berakibat pada dua hal, yaitu kualitas produk dan penekanan biaya TI.Dampak dari
kurang diperhatikannya hal ini adalah beban kerja personil TI yang tinggi karena
prosedur kerja yang kacau menyebabkan banyak kesalah pahaman dan pekerjaan
ulangMenurut (Grembergen, 2001, p200).
Faktor Orientasi Masa Depan
Menurut Grembergen (2001, p200), perspektif Orientasi Masa Depan
mengevaluasi keberhasilan TI dari pandangan perusahaan khususnya divisi TI itu sendiri
46
yaitu proses kepemilikan, pelaksanaan dan pendukung tenaga ahli. Hal yang dibahas
dalam orientasi masa depan yaitu peningkatan kemampuan perusahaan, keefektifan
manajemen karyawan, perkembangan arsitektur perusahaan, dan penelitian terhadap
teknologi-teknologi baru yang muncul.
Faktor ini bertanggung jawab menyiapkan personil TI yang profesional untuk
menghadapi tantangan masa depan. Minimal tiga sampai lima tahun kedepan,
perkembangan TI harus diantisipasi dari sekarang. Oleh karena itu, penguasaan TI
terbaru merupakan syarat mutlak untuk mendukung orientasi masa depan. Maka perlu
dilakukan evaluasi untuk mengkaji kontribusi TI terhadap perusahaan.
2.7 Kerangka Pikir
47
Gambar 2.5 Skema Kerangka Berpikir
Recommended