View
219
Download
0
Category
Preview:
Citation preview
36
BAB 3
ANALISIS INVESTASI IMPLEMENTASI
3.1 Gambaran Umum PT XXX
PT XXX merupakan salah satu perusahaan yang bergerak di bidang distribusi
dan retailer sepeda motor terkemuka di Indonesia. PT XXX didirikan pada tahun 1971,
yang dahulunya masih berupa suatu divisi sebagai pemegang tunggal distributor sepeda
motor. Dalam kurun waktu 29 tahun divisi tersebut berganti nama menjadi PT XXX
yang dipengaruhi oleh perubahan organisasi pada ATPM sepeda motor.
PT XXX selaku salah satu main dealer terbesar mempunyai 90 outlet (per November
2009) yang tersebar di seluruh Indonesia, yang di bagi menjadi 10 region, diantaranya :
1. Jawa Tengah : NDS Siliwangi, Kudus, Jepara, Pati, Pemalang, Weleri, Klaten,
Pekalongan, Tegal, Solo, Majapahit, Sragen, Blora, KarangAnyar, Slawi,
Ungaran, Ngaliyan, Salatiga, Kaliwungu, Mranggen
2. Yogyakarta : NDS Jombor, Cokroaminoto (Malioboro), Bantul, Magelang,
Godean, Kaliurang, Purbalingga, Cilacap, Wonosobo, Purworejo, Kebumen,
Purwokerto
3. Denpasar : NDS Cokroaminoto, Teuku Umar , Gunung Agung, Nusa Dua,
Sesetan, Gianyar, Singaaraja, Seririt, Tabanan, Karang Asem, Negara, Kuta
4. Mataram : NDS Cakranegara, Praya, Masbagik, Bima, Ampenan, Sumbawa
5. Pontianak : NDS A.Yani, Ketapang, Pattimura, Imam Bonjol, Bodok,
Singkawang
37
6. Palembang : NDS Plaju, Veteran, KM.9, Prabumulih, Baturaja, Sungai Lilin,
Sako, Tugu Mulyo
7. Makasar : NDS Alauddin, Sentral, Kendari, Gowa, Maros, Konsel, Kolaka,
Takalar, Bulukumba, Unaaha
8. Papua : NDS Entrop, Manokwari, Sorong, Sentani, Tanah Hitam
9. Bengkulu : NDS Padang Jati, Panorama
10. Balikpapan : NDS MT. Haryono, Grogot
11. Mandiri (main dealer non PT XXX ) : Bandung, Cilegon, Lampung, Jambi,
Jakarta
3.1.1 Produk dan Layanan
Sampai saat ini terdapat beberapa produk andalan dari sepeda motor yang dijual oleh PT
XXX, diantaranya :
Type Cub :
a. Revo
b. Blade
c. Supra-X
Type Skutik :
d. BeAT
e. Vario
f. Vario Techno
Type Sport :
g. Mega Pro
38
h. Tiger
i. New Tiger
j. CS1
Layanan yang diberikan oleh PT XXX :
X1 : Penjualan unit sepeda motor
X2 : Service unit sepeda motor
X3 : Penjualan suku cadang sepeda motor
Untuk layanan penjualan, ada di setiap oulet PT XXX, sedangkan untuk layanan service
dan penjualan suku cadang hanya ada di beberapa outlet PT XXX.
3.1.2 Lokasi
Kantor pusat :
Jalan Gaya Motor II No. 8 Gd.B Lantai 5, Jakarta Utara
Telp : 021 - 65310250
Fax : 021 - 65310245
3.1.3 Visi, Misi dan Core Value Perusahaan
3.1.3.1 Visi
Visi PT XXX :
“To be preferred main dealer and the robust main dealer with best service to customer”
39
Dapat diartikan : Menjadi main dealer pilihan dan main dealer terkuat dengan service
terbaik untuk pelanggan.
3.1.3.2 Misi
Misi PT XXX :
1 To bring more value to stockholders
2 To be socially responsible and being environmentally friendly
Dapat diartikan :
1. Memberikan nilai guna bagi bagian yang terlibat (stackholders)
2. Menjadi sosial yang bertanggung jawab dan bersahabat dengan lingkungan
3.1.3.3 Core Value
1. Business Awareness (menjiwai bisnis)
2. Excellence Services (memberi pelayanan yang unggul)
3. Synergetic Teamwork (menjalin kerjasama yang sinergis)
4. Trustwothiness (menjadi pribadi yang terpercaya)
3.1.4 SDM PT XXX
Jumlah karyawan yang bekerja di PT XXX sebanyak 2400 karyawan, yang terpencar di
seluruh Indonesia.
40
3.1.5 Skema Bisnis PT XXX
Perusahaan Induk Motor Co, Ltd
(ATPM)
PT XXX Main Dealer Other Main Dealer
Sales Office Other Dealers
Customer
Sales Office Other Dealers
Gambar 3.12 Skema Bisnis PT XXX
3.1.6 Struktur Organisasi PT XXX
3.1.6.1 Struktur Organisasi Head Office
Gambar 3.13 Strutur organisasi Head Office
41
3.1.6.2 Struktur Organisasi Sales Office
Gambar 3.14 Struktur Organisasi Sales Office
3.1.7 Fungsi dan Tanggung Jawab
1. Corporate Office
Menjalankan proses PDCA (Plan Do Check Action) perusahaan dan
memastikan berjalannya proses strategy deployment.
2. Logistic & Unit Sales Development
- mengelola pembelian unit ke ATPM & distribusi unit ke dealer,
- mengelola penjualan unit melalui dealer,
- membuat program-program promosi.
3. Retail Sales Development
Mengelola penjualan unit kepada retail customer (non dealer sales) dengan :
- menetapkan target penjualan unit retail,
- menyusun program penjualan retail dan memonitor implementasinya,
- menetapkan policy penjualan retail.
42
4. Parts Sales Development
Mengelola supply parts melalui pendistribusian dan penjualan parts untuk
memastikan ketersediaannya di pasar dalam rangka mendukung penjualan
unit.
5. Technical Service Development
Mengelola layanan service dalam rangka mendukung penjualan unit melalui
pengelolaan jaringan bengkel.
6. Customer Care
Mengelola customer data dan melakukan aktifitas untuk mendapatkan
informasi dari customer serta memanfaatkannya dalam rangka mendukung
penjualan.
7. Human Resource Development
Mengelola SDM dan pengembangannya dalam rangka mendukung
kebutuhan bisnis (business partner) mencapai target masing-masing fungsi.
8. Finance
Mengelola keuangan perusahaan melalui penetapan & pencapaian target
finansial, kontrol administrasi & keuangan, serta pembuatan policy.
9. Budget
Mengelola data internal (financial) untuk perencanaan dan pengawasan
budget.
10. General Affair
Mengelola asset fisik perusahaan untuk meningkatkan kinerja karyawan dan
mengelola program-program yang berkaitan dengan ESR.
43
11. Legal
Menangani hal-hal yang berkaitan dengan hukum baik di internal maupun
hubungan bisnis dengan external guna menunjang operasional perusahaan.
3.2 Gambaran Umum Sistem Penjualan
Pengadaan Barang dari Main Dealer
Gambar 3.15 Gambaran Umum Pengadaan Barang dari Main Dealer
Penjualan Barang ke Customer
Gambar 3.16 Penjualan Barang ke Customer
44
Sistem Penjualan Finish Unit di PT XXX mulai dikembangkan pada awal tahun
2006 sampai pertengahan tahun 2007. Sistem ini diimplementasikan di 67 sales office
PT XXX pada pertengahan tahun 2007. Sistem Penjualan Finish Unit merupakan sistem
yang mendukung dalam proses penjualan sepeda motor. Diawali dari pengadaan sepeda
motor hingga melakukan penjualan sepeda motor. Setiap hari sistem ini melakukan
sinkronisasi dengan sistem lain. Pada sore hari ketika kegiatan penjualan berakhir di
sales office (SO), data dari Sistem Penjualan Finish Unit akan di kirim ke server di
pusat, sehingga sistem lain dapat melihat data penjualan SO. Proses ini dilakukan untuk
setiap sales office dengan jadwal yang telah ditentukan.
PT XXX mempunyai dua macam SO yaitu SO yang berada di bawah main
dealer PT XXX dan SO yang di bawah main dealer bukan PT XXX atau biasanya
disebut sebagai SO Mandiri.
Dimulai dari proses pengadaan kendaraan dengan membuat Order Pembelian
Kendaraan (OPK) yang ditujukan untuk main dealer. Kemudian melakukan good receipt
berdasarkan OPK yang dilanjutkan dengan membuat Kelengkapan Standar Unit (KSU).
Berdasarkan data good receipt akan di buatkan Surat Penerimaan Gudang (SPG).
Tahap selanjutnya adalah proses penjualan barang, dimulai dari membuat Sales
Order yang berasal dari hard copy Surat Permintaan Kendaraan. Selain membuat Sales
Order maintain data pelanggan dan data STNK di lakukan secara bersamaan, agar dapat
memenuhi proses selanjutnya. Sales Order yang telah tersimpan di print menjadi Faktur
yang akan diberikan kepada pelanggan dan bagian finance (adfin), sebagai bukti
pembelian kendaraan. Jika unit kendaraan telah tersedia maka di buatkan Bukti Serah
45
Terima Kendaraan yang akan di berikan kepada pelanggan sebagai bukti penerimaan
kendaraan dan diberikan ke bagian finance (adfin).
3.3 Spesifikasi Teknolologi Informasi PT XXX
Hardware
- Server
- Personal Computer (PC)
- CPU/Processor, MainBoard, Memory, HDD, Monitor, Keyboard, Mouse,
Case, Graphic, LAN
- Switch
- Router
- Wireless
Software
Operating System:
- Microsoft Windows Server 2003 Standard Edition Service Pack 2
- Microsoft XP Professional
Utility Software:
- Microsoft Outlook Express 2003
- Firewall
- Norton Anti Virus
- Internet Explorer 6
- Crystal Report
Bahasa Pemrograman
- .Net C#
Data Base
- Database System : Microsoft SQL Server 2000
46
3.4 Arsitektur Jaringan Sistem Penjualan Finish Unit PT XXX
Gambar 3.17 Arsitektur Jaringan Sistem Penjualan Finish Unit PT XXX
3.5 Pembobotan Nilai PT XXX
Dalam kerangka kerja Information Economics menggunakan analisis cost and
benefit, dapat dilakukan pembobotan terhadap nilai–nilai perusahaan yang tangible
(nyata) maupun intangible (tidak nyata). Pembobotan nilai (value) kemudian
disesuaikan berdasarkan banyak faktor seperti pengembalian biaya investasi,
kemampuan bersaing perusahaan, tingkat dukungan teknologi dalam perusahaan tsb,
dan lain–lain yang dapat dilihat didalam tabel faktor dan pembototan nilai perusahaan.
Selain pembobotan nilai, resiko dan ketidakjelasan juga perlu didapatkan sebagai faktor
pengurang kesuksesan proyek sehingga menentukan hasil akhir sebuah investasi
implementasi sistem.
Faktor nilai dan resiko dipecah lagi kedalam dua domain. Suatu perusahaan yang
telah berbasiskan IT, dalam menjalankan bisnisnya tentu memiliki 2 sisi yang menjadi
47
acuan untuk mengembangkan bisnisnya. Dua sisi yang dimaksud disini adalah sisi
(domain) bisnis dan sisi (domain) teknologi.
3.5.1 Penilaian Faktor Domain Bisnis
3.6.1.1 Financial Value
3.6.1.1.1 Return on Investment (ROI)
Manajemen organisasi memandang faktor ini penting dalam mengetahui layaknya
investasi teknologi informasi yang diinvestasikan, sehingga dari sudut pandang
manajemen, faktor ROI ini diberi bobot yaitu +7.
3.6.1.2 Strategic Value
3.6.1.2.1 Strategic Match
Bagi PT. XXX, teknologi informasi cukup mempunyai peranan sangat penting
dalam membantu perusahaan menetapkan strategi yang tepat untuk mencapai tujuan-
tujuan bisnis yang ditetapkan oleh manajemen. Untuk nilai strategic match ini, diberi
bobot yaitu +3.
3.6.1.2.2 Competitive Advantage
Bagi PT. XXX Sistem Penjualan Finish Unit berperan dalam memperoleh
competitive advantage bagi perusahaan, dimana Sistem Penjualan Finish Unit ini
mampu mendukung kinerja perusahaan sehingga membuat perusahaan dapat bersaing
dengan kompetitornya. Dengan demikian faktor ini mendapatkan bobot +4.
3.6.1.2.3 Competitive Response
Sebelum mengimplementasikan Sistem Penjualan Finish Unit, perusahaan sudah
menggunakan teknologi informasi, tetapi sistem yang di impelementasikan sebelumnya
tidak dapat diintegrasikan dengan sistem yang ada di Pusat, sehingga pusat tidak bisa
48
memonitor langsung kegiatan cabang. Sistem lama ini menyebabkan kegiatan
operasional tidak dapat berjalan dengan baik sehingga perusahaan tidak dapat
memberikan pelayanan secara maksimal bagi para pelanggannya yang bisa berakibat
beralihnya pelanggan ke pesaing.
Manajemen menyatakan bahwa perusahaan harus dapat merespon kebutuhan
pelanggan yang selalu berubah-ubah agar dapat memberikan pelayanan yang maksimal
kepada pelanggan. Maka dari itu, nilai ini mendapat bobot yaitu +4.
3.6.1.2.4 Management Information for Critical Success Factors
PT. XXX sangat membutuhkan informasi yang dihasilkan oleh Sistem Penjualan
Finish Unit untuk merancang rencana strategis perusahaan, baik rencana jangka pendek
maupun rencana jangka panjang. Maka dalam hal ini, diberi bobot +4.
3.6.1.2.5 Project or Organizational Risk
PT. XXX telah memiliki rencana umum yang baik dalam mengimplementasikan
TI, serta memiliki manajemen yang memadai jika sewaktu-waktu terjadi perubahan atas
perencanaan bisnis. Akan tetapi, yang belum dimiliki oleh perusahaan adalah
perencanaan yang detail dalam menghadapi kemungkinan perubahan yang terjadi. Oleh
sebab itu, risiko ini diberi bobot -2.
3.6.2 Penilaian Faktor Domain Teknologi
3.6.2.1 Strategic Value
3.6.2.1.1 Strategic IT Architecture
49
Penerapan teknologi informasi pada PT. XXX harus mampu menunjang strategi
sistem informasi secara keseluruhan untuk merefleksikan rencana teknologi informasi
yang ingin dicapai oleh perusahaan. Oleh karena itu dengan melihat kondisi perusahaan,
manajemen mendapat bobot yaitu +4.
3.6.2.2 Competitive Strategic Risk
3.6.2.2.1 IT Strategy Risk
Bagi PT. XXX, perubahan strategi teknologi informasi jangka panjang yang telah
ditetapkan oleh manajemen perusahaan diperkirakan dapat mendatangkan nilai negatif
dimasa yang akan datang (maksudnya jika sewaktu-waktu terjadi perubahan terhadap
struktur perusahaanatau proses bisnis, IT harus bisa bersifat fleksibel dan cepat
beradaptasi terhadap perubahan yang terjadi). Tetapi karena perusahaan sudah mampu
menganalisis risiko dan solusi-solusinya, maka bagi perusahaan risiko ini mendapat
bobot yaitu -2.
3.6.2.3 Organization Strategic Risk and Uncertainty
3.6.2.3.1 IT Definitional Uncertainty
Bagi PT. XXX, risiko yang timbul akibat adanya ketidakpastian akan kebutuhan,
pasti dapat membuat para personil TI menjadi kesulitan menyediakan jawaban dan
solusi yang tepat bagi user. Kondisi seperti ini dapat.mengakibatkan terganggunya
kegiatan operasional perusahaan. Tetapi karena kebutuhan dari user sudah dapat di
identifikasi dengan baik, maka manajemen mendapat bobot yaitu -2.
50
3.6.2.3.2 IT Technical and Implementation
Pada umumnya perusahaan sudah membuat rencana yang baik untuk
pengimplementasian teknologi informasi secara teknis, begitu juga dengan PT. XXX.
PT. XXX mengimplementasikan teknologi informasi untuk membantu pihak manajemen
dalam menjalankan proses bisnis. Pihak manajemen proyek telah merencanakan teknis
dan pengimplementasiannya dengan baik. Hanya saja pada saat implementasi awal
mungkin akan sedikit menyulitkan user, karena user belum terbiasa dan belum bisa
beradaptasi dengan baik terhadap pengimplementasian TI yang baru. Atas kondisi ini,
maka manajemen mendapat bobot yaitu -2.
3.6.2.3.3 IT Service Delivery
Pada saat TI baru diimplementasikan di PT. XXX, perusahaan langsung
memberikan pelatihan kepada user agar user mampu menggunakan TI secara benar
sehingga dapat mengurangi risiko yang mungkin terjadi. Maka risiko ini mendapat bobot
yaitu -2.
3.6.3 Hasil Pembobotan Nilai dan Resiko Korporat
Dari analisis penentuan bobot yang telah dilakukan, menghasilkan ringkasan table
bobot dan maksimum skor terhadap masing-masing nilai dan risiko baik pada domain
bisnis dan teknologi dapat dilihat pada tabel di bawah.
51
DUA DOMAIN Skor dari 7 Sample untuk 14 Factor
Total Skor 1 2 3 4 5 6 7
DOMAIN BISNIS
Strategic Values Strategic Match 4 5 0 2 4 5 4 3 Competitive Advantage 5 4 1 4 3 5 3 4 Competitive Response 5 5 3 4 4 5 3 4 Management Infomation 5 3 4 5 2 5 4 4 Project or Organization Risk -2 -1 -2 -2 -2 -3 -2 -2
DOMAIN TEKNOLOGI Strategic Values
Strategic IT Architecture 4 3 5 3 3 5 3 4 Competitive Strategy Risk
IT Strategy Risk -3 -1 -2 -2 -2 -2 -3 -2 Organization Strategy Risk & Uncertainty
IT Definitional Uncertainty 4 0 -3 -1 -3 -2 -1 -2 IT Technical and Implementation -3 -1 -4 -2 -3 -2 -2 -2 IT Service Delivery -4 -1 -1 -1 -4 -2 -3 -2
Tabel 3.1 Ringkasan Hasil Skor
DOMAIN BISNIS Bobot Maximum Skor A. Financial Values Return On Investment (ROI) 7 35 B. Strategic Values Strategic Match 3 15 Competitive Advantage 4 20 Competitive Response 4 20 Management IS for CSFs 4 20 Project or Organization Risk -2 -10 DOMAIN TEKNOLOGI A. Strategic Values Strategic IT Architecture 4 20 B. Competitive Strategy Risk IT Strategic Risk -2 -10 C. Organization Strategy Risk &
Uncertainty
IT Definitional Uncertainty -2 -10 IT Technical and Implementation -2 -10
52
IT Service Delivery -2 -10 TOTAL VALUES +26 +130 TOTAL RISK AND UNCERTAINTY -10 -50
Tabel 3.2 Hasil Perhitungan Bobot dan Maksimum skor untuk sistem
Dari table bobot dan maksimum skor yang ditampilkan, dapat diketahui total nilai
korporat yang didapat adalah 26 dan resiko 10. Dengan melakukan metode perhitungan
ranking per faktor antara 0 – 5, mengartikan bahwa skor maksimum yang bisa didapat
adalah 5 kali bobot, sehingga total seluruh faktor nilai berjumlah 130 dan total resiko
berjumlah 50.
3.6.4 Menentukan Nilai Korporat Kedalam Kuadran
Hasil analisis nilai–nilai korporat terhadap PT XXX membuktikan sisi bisnis
perusahaan sangat kuat dan didukung oleh penggunaan teknologi informasi yang sangat
kuat pula. Infrastruktur sistem dan lalu lintas komunikasi data memegang peranan
penting dalam kelancaran penggunaan aplikasi–aplikasi komputerisasi. Maka isu penting
yang berlaku dalam perusahaan khususnya manajemen menyikapi hal utama diatas
adalah memikirkan kontribusi investasi komputerisasi terhadap perkembangan
perusahaan. Salah satu faktor yang dinilai memberikan peranan penting adalah ROI.
Namun tetapi resiko–resiko korporat juga patut dicermati karena jika memang terbukti
ada akan memberikan nilai negatif terhadap total skor penilaian proyek.
DOMAIN BISNIS Porsi Penilaian Bobot
1 Return On Investment (ROI) Highest 7
2 Strategic Match Medium 3
3 Competitive Advantage Medium 4
4 Competitive Response Medium 4
5 Management IS for CSFs Medium 4
53
DOMAIN BISNIS Porsi Penilaian Bobot
6 Project or Organization Risk Medium -2
DOMAIN TEKNOLOGI
1 Strategic IT Architecture Medium 4
2 IT Strategic Risk Medium -2
3 IT Definitional Uncertainty Medium -2
4 IT Technical and
Implementation
Medium -2
5 IT Service Delivery Medium -2
Total Value 26
Total Risk and Uncertainty -10 Tabel 3.3 Mapping nilai korporat kedalam kuadran
Berdasarkan rangkuman analisis dan tabel penentuan diatas, ditetapkan PT. XXX
berada pada kuadran B, yaitu berada dalam kuadran Strategis. Ini menjelaskan mengapa
korelasi perhitungan domain bisnis dan teknologi yang berbanding lurus, dimana sisi
bisnis dan sisi teknologi saling mendukung dan memegang peranan penting didalam
strategi perusahaan.
Ini mengukuhkan PT. XXX sebagai perusahaan yang terkomputerisasi dimana kegiatan
utama bisnis perusahaan sudah mendukung dan menggunakan Teknologi Informasi.
54
Tabel 3.4 Gambar Penetapan posisi kuadran nilai korporasi PT XXX
Garis Bisnis
Tingkat dimana dukungan bisnis menguntungkan,
kompetitif, sehat, dan kuat
Kuat
Lemah
Kuat Lemah
Kuadran A INVESTASI
Kuadran B STRATEGIS
Kuadran C INFRASTRUKTUR
Kuadran D BREAKTHROUGH MANAGEMENT
Tingkat dimana dukungan computer saat ini kuat dan efektif
Dukungan Komputer
Recommended