View
236
Download
0
Category
Preview:
Citation preview
BAB 3
ANALISIS PERUSAHAAN DAN SISTEM BERJALAN
3.1 Gambaran Umum Perusahaan
Pembahasan pada sub-bab ini adalah gambaran umum mengenai perusahaan
Madani secara global, seperti profil perusahaan, visi misi perusahaan, struktur
organisasi perusahaan, tugas dan tanggung jawab, serta gambaran mengenai
sistem yang sedang berjalan.
3.1.1 Profil Perusahaan
Madani merupakan salah satau perusahaan broker asuransi
terkemuka di Jakarta, yang dipimpin oleh seorang direktur dan didirikan
pada tanggal 13 Januari 2006, yang terletak di Gedung Artha Graha, Jalan
Jendral Sudirman Kav. 2, Jakarta Pusat.
3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan
Pembahasan pada sub bab ini adalah mengenai visi dan misi
perusahaan Madani sebagai berikut:
• Visi Madani antara lain :
Menjadi sebuah perusahaan konsultan asuransi broker yang
berbasis pengetahuan manajemen informasi komunikasi dan
teknologi.
• Misi dari Madani antara lain :
Berjuang menjadi yang terpercaya, perusahaan sehat dan
berkualitas yang berguna bagi para stakeholders dan untuk
menciptakan masyarakat yang sadar akan pentingnya perencanaan
keuangan bagi keluarga, melalui:
1. Program sosialisasi tentang perencanaan keuangan.
2. Pengembangan professional, jujur, dapat dipercaya serta
kemampuan orang bijak dan cerdas.
3.1.3 Struktur Organisasi
Struktur organisasi adalah suatu susunan dan hubungan antara tiap
bagian serta posisi yang ada pada suatu organisasi atau perusahaan dalam
menjalankan kegiatan operasional untuk mencapai tujuan. Pada
umumnya, struktur organisasi digambarkan sebagai suatu bagan
berbentuk hirarki. Struktur organisasi menggambarkan dengan jelas
pemisahan kegiatan pekerjaan antara yang satu dengan yang lain dan
bagaimana hubungan aktivitas dan fungsi dibatasi, sehingga tugas dan
tanggung jawab masing- masing bagian atau divisi akan terselesaikan
secara efektif dan efisien. Berikut adalah susunan organisasi atau
perusahaan Madani dimana kekuasaan tertinggi dipegang oleh seorang
director.
Gambar 3.1 Struktur Organisasi
3.1.4 Tugas & Tanggung Jawab
Berikut akan dijelaskan mengenai tugas dan tanggung jawab
dari susunan struktur organisasi Madani, antara lain :
A. Direktur
• Memimpin perusahaan secara keseluruhan, memiliki
kekuasaan tertinggi dalam perusahaan dan berhak
mengambil keputusan atau membuat suatu kebijakan
• Menandatangani dokumen atau surat yang berkaitan
dengan perusahaan
• Memantau langsung dan mengevaluasi kinerja karyawan
yang ada dalam perusahaan
• Memantau kinerja perusahaan
B. Divisi Human Resources Department
• Bertanggung jawab langsung ke mengenai kinerja
karyawan keseluruhan pada perusahaan
• Mengatur dan mengelola promosi jabatan dan
kesejahteraan karyawan
• Bertanggung jawab terhadap perekrutan karyawan baru
yang dibutuhkan pada masing-masing divisi
• Mengadakan pelatihan dan pengembangan karyawan
C. Divisi IT
• Bertanggung jawab langsung mengenai sistem informasi
yang digunakan perusahaan
• Memantau kebutuhan karyawan akan sistem software
maupun hardware
• Bertanggung jawab terhadap kelangsungan sistem yang
digunakan oleh karyawan
• Mengkoordinasikan karyawan divisinya untuk
menyelesaikan permasalahan yang terjadi pada sistem
D. Divisi Teknik
Dalam divisi ini bertugas membantu direktur dalam
pengelolaan perusahaan dan menggantikan tugas direktur jika
direktur berhalangan hadir. Di dalam divisi teknik terdapat
dua bagian:
• Life
Bertanggung jawab terhadap bagian broking, claims,
reinsurance dan refund pada life insurance.
• Non-Life
Bertanggung jawab terhadap bagian broking, claims,
reinsurance dan refund pada non-life insurance
E. Divisi Keuangan dan Umum
Bertanggung jawab langsung mengenai semua transaksi
yang terjadi, seperti pembelian inventori, pembayaran gaji,
bonus, dan lain-lain
• Merencanakan, membuat, dan mengendalikan
anggaran belanja perusahaan
• Melakukan kewajiban perusahaan terhadap
kesejahteraan karyawan, seperti tunjangan, asuransi,
dan lain-lain
• Melakukan perhitungan dan pembayaran atas pajak
perusahaan
•
F. Divisi Klaim
• Mengembalikan sisa premi berjalan pada setiap
minggunya.
• Memastikan mendapatkan laporan peserta yang
retur/refund
• Mengisi kelengkapan data klaim
• Melakukan akseptasi proses klaim yang diajukan
3.2 Analisis Sistem Berjalan
Analisis sistem berjalan merupakan suatu langkah untuk mendapatkan
temuan – temuan sistem informasi yang sedang dipakai pada Madani.
3.2.1 Tata Laksana Sistem Berjalan
Madani sudah menggunakan sistem yang bernama Madani
Integrated Assistance yang memiliki semua data nasabah, asuransi dan
madani. Sistem madani ini merupakan sistem yang berbasis web dan
terintegrasi ke bank dan asuransi. Sehingga seluruh pihak dapat
mengakses dan memudahkan madani dalam menjalankan proses bisnis
nya. Untuk mengetahui lebih lanjut web yang sudah dirancang oleh
madani dapat dilihat pada lampiran
Salah satu bentuk input awal dari proses bisnis Madani Karsa
Mandiri adalah Permohonan Pengajuan Asuransi yang pengisian Form
Permohonan Pengajuan Asuransinya oleh nasabah dibantu bagian
Marketing. Berikut setelah kelengkapan dokumen dan form dipenuhi,
Gambar 3.2 Flowchart Sistem Berjalan
AkuntanKasir FinanceMarketing KlaimCustomer ServiceAdministrationTechnical
Costumer
Pengajuan
Renewal
Mengisi Form Pengajuan
Permohonan
Mengisi Form Pengajuan Renewal
Form Pengajuan Permohonan
Form Pengajuan Permohonan
Analisis Resiko
Simple Risk?
Medical Check-up Dokumen Medis
No
Broker Approval
Menerima Pengajuan Permohonan /
Renewal Asuransi
Yes
Dokumen Mendukung?
Cetak Sertifikat Polis
No
Finish
Yes
Mengisi Form Pengajuan Klaim
Melengkapi Dokumen Klaim
Menerima Pengajuan Klaim
Dokumen Lengkap?
Tidak
Memproses Pengajuan Klaim
Ya
Form Pengajuan Klaim Analisa Kelayakan
Pengajuan Klaim
Approved?
Update Status Klaim
Ya
Melakukan Pembayaran
Klaim Nasabah
Bukti Pembayaran Klaim Asuransi
Menerima Konfirmasi Klaim
Approval
Costumer
Dokumen Klaim
No
Memeriksa Nasabah Jatuh
Tempo
Menerbitkan Invoice Periodik
Invoice
Menerima Konfirmasi
Pembayaran Nasabah
Match-up?Tidak
YaUpdate Status Pembayaran
Nasabah
Mencetak Bukti Pembayaran Polis
Bukti Pembayaran Polis
Melakukan Pembayaran
kepada Asuransi
Bukti Pembayaran Asuransi
63
akan dikirimkan ke bagian Teknik untuk segera diproses underwriting
(analisis resiko) dan administrasinya.
Kemudian pada umumnya juga, proses Permohonan Perpanjangan
Asuransi akan melewati tahap awal yang serupa, dengan mengisi Form
Permohonan Perpanjangan Asuransi.
Bagian Teknik akan melakukan analisa awal terhadap dokumen
calon nasabah, dengan syarat-syarat kondisi tertentu seperti umur dan
kondisi finansial, dengan tujuan agar nantinya setelah premi asuransi akan
menekan tingkat kemungkinan klaim asuransi yang diajukan oleh
nasabah. Apabila dirasa informasinya belum cukup untuk menyatakan
bahwa pengajuan tersebut simple risk, maka bagian CustomerService
akan meminta calon nasabah untuk dapat melengkapi dokumen tambahan
berupa Surat Medis yang menyatakan kondisi kesehatan daripada calon
nasabah tersebut.
Setelah dokumen medikal dilengkapi, akan dilakukan analisis
kembali terhadap dokumen tersebut untuk memastikan resiko rendah atas
pengajuan tersebut. Jika mencukupi, bagian Teknik akan menyatakan
bahwa Pengajuan tersebut diapprovedan status nasabah tesebut akan di
update oleh broker dan sudah dapat diajukan segera kepada pihak
Asuransi. Kemudian bagian Administrasi dapat segera menyiapkan
kelengkapan dokumen Permohonan untuk dapat segera disampaikan
kepada bagian Asuransi.
Apabila dokumen pengajuan nasabah telah dikonfirmasi oleh
Asuransi, pihak asuransi akan mengupdate status nabasah tersebut dan
akan dicetak sertifikat polis bagi calon nasabah sebagai tanda bahwa
pengajuan asuransi telah ditutup dan kemudian nasabah dapat
mengajukan klaim melalui broker asuransi. Dalam polis ini juga
tercantum jumlah premi yang harus dibayarkan oleh nasabah setiap
bulannya.
Proses pembayaran premi ini akan diawasi oleh pihak finance
dengan mengecek status pembayaran premi nasabahpada sistem dalam
suatu periode tertanggung maka akan diterbitkan surat Penagihan atau
Invoice kepada nasabah tersebut. Kemudian nasabah dapat melakukan
pembayaran secara langsung melalui rekening bank Madani kemudian
melakukan konfirmasi pembayaran dengan mencantumkan bukti
pembayaran.
Pembayaran premi nasabah tersebut akan diperiksa kecocokannya
dengan catatan rekening perusahaan, yang apabila telah terbayar maka
bagian Kasir akan mencetak Bukti Pembayaran Premi sebagai bukti
pembayaran yang akan dicatatkan, kemudian dikirimkan rangkapnya
kepada nasabah.
Apabila terjadi musibah kepada pemegang polis, yang bersangkutan
dapat segera melaporkan klaim asuransi langsung kepada bagian Klaim,
yang dituangkan detailnya dalam Form Pengajuan Klaim Asuransi.
Pengisian Form ini juga berikut menyertakan dokumen pelengkap sebagai
bukti terjadinya musibah tersebut. Bagian Administrasi akan membantu
melakukan pencatatan ke dalam sistem terhadap setiap Dokumen Klaim
yang masuk.
Setelah Dokumen Klaim dinyatakan lengkap, bagian klaim juga
berfungsi sebagai underwriting dapat segera menganalisa kelayakan
klaim berdasarkan dokumen-dokumen pendukung tersebut. Hal ini
dilakukan dengan tujuan untuk mempermudah pemegang polis maupun
pihak Asuransi untuk dapat segera memproses Klaim yang sedang
diajukan. Sewaktu-waktu apabila dirasa dokumen kurang mendukung,
perusahaan berhak untuk meminta dokumen pendukung tambahan untuk
meningkatkan kelayakan klaim tersebut.
Klaim beserta dokumennya akan diteruskan kepada Pihak Asuransi,
untuk dapat segera diproses pencairan klaim tertangguh. Pencairan dana
tersebut akan segera dibayarkan langsung kepada pengaju klaim, dan
setelahnya akuntan juga akan mencetak bukti bayar klaim sebagai catatan
perusahaan.
3.2.2 Entity Relationship Diagram Sistem Berjalan
Gambar 3.3 Entity Relationship Diagram
Entity Relationship Diagram di atas menggambarkan keterkaitan
antar entitas yang terdapat dalam proses bisnis Madani Karsa Mandiri.
Dapat dilihat bahwa Pengajuan menjadi titik awal proses bisnis dimulai,
dengan mendaftarkan nasabah dari setiap lembaga perbankan yang
menjadi klien dengan tujuan untuk dapat memperoleh hak Pemegang
Polis Asuransi. Berdasarkan Polis tersebut, akan dilakukan Penagihan dan
dilunasi dengan menyertakan Bukti Pembayaran Premi untuk setiap
pelunasan tagihan premi yang terbit kepada nasabah tertanggung. Polis
tersebut juga memberikan hak Klaim Asuransi bagi pemegangnya untuk
dapat mencairkan dana yang tertuang dalam Bukti Pembayaran Klaim
yang dilakukan oleh pihak Asuransi.
3.2.3 Candidate class
Pada proses bisinis madani terdapat beberapa objek data yang
dicatatkan, seperti pada proses pengajuan asuransi terdapat objek – objek
yang dibutuhkan yaitu bank, nomor rekening, asuransi, rumah sakit,. Pada
proses claim terdapat objek – objek yaitu klaim, dokumen claim, bukti
pembayaran claim, nasabah, surat keterangan polisi. Sedangkan pada
proses invoice terdapat beberapa objek seperti invoice, pembayaran
premi, kasir, bukti setoran.
Tabel 3.1 Candidate Class
Nasabah Asuransi Dokumen Klaim
Pengajuan Asuransi Dokumen Medis Invoice
Produk Polis Pembayaran Premi
Klaim Bukti Pembayaran Klaim Bank
Rekening Kasir Life Insurance
Non – Life Insurance Rumah Sakit Bukti Setoran
3.2.4 Candidate Event
Pada proses bisnis Madani terdapat beberapa behavior yang
dicatatkan, seperti pada proses pengajuan asuransi mengajukan
asuransi,mendaftar nasabah, mendaftar produk, mendata bank, mendaftar
asuransi, mendata dokumen. Pada proses klaim behavior yaitu
mengajukan klaim, mendata dokumen, membayar klaim, menerbitkan
polis, mendaftarkan nomor rekening. Sedangkan pada proses invoice
terdapat beberapa behavior yaitu mendata bukti setoran.
Tabel 3.2 Candidate Event
Mendaftar Nasabah Mendaftar Asuransi Mendata Dokumen Medis Mendaftar Produk Mengajukan Asuransi Mendata Dokumen Klaim Menerbitkan Polis Mengjukan Klaim Menagih Premi Menerima Pembayaran Membayar Klaim Mendata Bank Mendaftar No Rekening Mencatat Pembayaran Mendata Life Insurance Mendata Non Life Insurance Mendata Bukti Setoran Mendata Rumah Sakit
3.3 Analisis Strategi
Analisis strategi yang digunakan pada penelitian ini antara lain adalah
analisis 5 (lima) kekuatan persaingan Porter, analisa CSF (critical success factor)
dan analisis SWOT (strength, weakness, opportunities, threat).
3.3.1 Analisa PEST
Faktor-faktor politik, ekonomi, sosial, dan teknologi yang dapat
mempengaruhi perusahaan, antara lain:
• Faktor Politik
Kondisi politik bisa dikatakan cukup berpengaruh pada Madani
Terutama pada kebijakan dari Departemen Keuangan yang mengatur
pajak, kebijakan broker agensi asuransi. Peraturan pemerintah yang
mengatur ini tertuang pada UUD No.2 tahun 1992. Dengan perijinan
usaha ini, menjadi kesempatan untuk dapat bergerak di industri
perasuransian. Namun dengan keadaan politik nasional yang dapat
dikatakan berfluktuatif, belum pada jenjang yang stabil, rawan KKN,
sehingga pada kenyataanya di lapangan dapat menyebabkan kesulitan
bagi perusahaan untuk melakukan proses operasional yang
dikarenakan birokrasi yang berbelit-belit.
• Faktor Ekonomi
Kondisi ekonomi berdampak cukup besar bagi Madani Kasra
Mandiri. Dengan melemahnya perekonomian berarti melemahnya
juga daya beli konsumen pada produk asuransi.
Di Indonesia sendiri, dengan meningkatnya tingkat ekonomi
didukung sistemnya yang semakin stabil serta tingkat inflasi yang
tidak begitu tinggi, menyebabkan tingkat perkembangan kelas
menengah yang begitu tajam dan berpotensi menghasilkan usaha-
usaha berkembang, membutuh suntikan modal dari kredit perbankan,
kemudian tentunya menjadi potensi asuransi.
• Faktor Sosial
Ironisnya, asuransi bukanlah kebutuhan primer bagi sebagian
orang. Bagi sebagian orang, asuransi merupakan kebutuhan yang
boleh ada boleh tidak. Dapat kita kaitkan dari faktor ekonomi yang
semakin menanjak khususnya di domestik, peningkatan jumlah kelas
menengah tentunya menimbulkan kesadaran tinggi dan kemampuan
daya beli yang lebih tinggi bagi masyarakat untuk dapat
mengalokasikan pendapatan untuk dapat berasuransi jiwa untuk
jaminan hari depan. Asuransi pada umumnya adalah investasi yang
hasilnya akan diperoleh di kemudian hari, sehingga faktor
penghalang yang dihadapi industri asuransi adalah kesadaran sosial
yang belum bertumbuh, terutama pada masyarakat di luar daerah
perkotaan.
• Faktor Teknologi
Dengan perkembangan teknologi yang begitu cepat serta
beragam manfaat yang ditawarkan, membuat perusahaan harus
tanggap dalam memilih teknologi yang tepat dan dapat diandalkan
dalam menjalankan fungsi bisnis. Madani Kasra Mandiri
menggunakan fasilitas teknologi seperti komputer, jaringan LAN,
dan sistem informasi untuk menjalankan proses bisnis perusahaan.
Ketersediaan jaringan teknologi, dengan fasilitas yang semakin
beragam di Jakarta akhirnya dapat mempermudah faktor komunikasi
dengan partner dan rekanan usaha untuk dapat menyampaikan
informasi, integrasi dengan sistem yang telah ada pada unit usaha
lainnya pun menjadi faktor penting bagi kelangsungan usaha, untuk
meningkatkan produktifitas dan efektifitas komunikasi usaha.
Namun perlu disadari bahwa teknologi merupakan investasi
jangka panjang yang akan terlihat hasilnya pada saat perusahaan akan
menangani transaksi dalam jumlah data yang lebih besar lagi, perlu
komitmen dari setiap stakeholder untuk mendukung proses
implementasinya untuk dapat menemukan solusi IT, kemauan belajar
yang tinggi dari setiap karyawan untuk dapat siap menggunakan
teknologi yang baru bagi kepentingan di masa yang akan datang.
3.3.2 Analisis 5 (Lima) Daya Persaingan M. Porter
Gambar 3.4 Lima Daya Persaingan Porter
• Kekuatan Penawaran Pembeli
Yang menjadi pembeli atau klien utama produk-produk dari
Madani adalah PT. Bank Muamalat Indonesia dan PT. Kawasan
Berikat Nusantara Kekuatan tawar menawar pembeli atau klien bisa
dikatakan tinggi. Karena klien mengharapkan mendapatkan rate
harga semurah-murahnya, dengan mendapatkan fasilitas asuransi
yang setinggi-tingginya. Serta klien menginginkan apabila terjadi
klaim, perusahaan asuransi dapat membayar dengan full. Sering juga
klien “mengancam” untuk tidak memperpanjang asuransinya melalui
Madani atau bahkan tidak membeli produk asuransi yang ditawarkan
Madani. Karena klienmendapatkan harga yang lebih murah dari
perusahaan lain, atau mungkin juga klien memiliki kerabat pada
perusahaan asuransi yang lain. Jadi klien mengasuransikan melalui
kerabatnya.
• Pesaing Industri
Yang menjadi pesaing utama dari Madani adalah PT. INSCO,
PT. Manggala Sejahtera dan PT. Estika Jasa Pratama. Perusahaan-
perusahaan tersebut dikatakan menjadi pesaing karena sudah sejak
lama perusahaan tersebut berdiri dan sama-sama bergerak di bidang
Insurance Consultant. Dampak dari persaingan itu membuat Madani
Karsa Mandiri mengalami penurunan Permintaan pelayanan jasa
konsultan asuransi, serta penurunan permintaan pengorderan polis
asuransi. Untuk itu, perusahaan harus menerapkan strategi agar dapat
tetap bersaing pada industri pelayanan jasa asuransi. Strategi tersebut
diantaranya adalah dengan meningkatkan kualitas layanan terhadap
pelanggan sehingga para pelanggan mendapatkan kepuasan dan
perusahaan dapat tetap bersaing dengan para kompetitor lainnya.
Lalu ketepatan dan kecepatan dalam penerbitan polis asuransi
menjadi salah satu strategi yang memungkinkan dapat
mempertahankan pelanggan .
Indikasi penilaian dalam persaingan industri adalah sebagai
berikut; mengkategorikan perusahaan lain dalam inftra structur
persaingan di bidang yang sama dan mempunyai pangsa pasar serta
kekuatan daya tawar pembeli di tingkat yang sama.
• Kekuatan tawar menawar dengan pemasok
Para rekan bisnis perusahaan asuransi yang telah menjadi rekan
kerja Madani dalam hal kesepakatan perjanjian klausula dan
kesepakatan perjanjian rate harga.Madani cukup memiliki banyak
pemasok. Untuk itulah, kekuatan tawar menawar dengan pemasok
dilakukan dengan cara melakukan negosiasi untuk mendapatkan
kesepakatan klausula dan kesepakatan harga. Indicator dalam
penilaian analisa daya tawar menawar pemasok; Madani dalam
aktifitas bisnis untuk saat sekarang, jumlah klienyang di dapatkan
dalam jumlah banyak. Sehingga pemasok tertarik melakukan tawar
menawar dengan Madani.
• Ancaman Pendatang Baru
Para pendatang baru dapat mengancam pangsa pasar
perusahaan pada saat ini. Untuk menghadapi ancaman yang ada
karena munculnya pendatang baru, maka perusahaan harus
mempertahankan nama baik perusahaan yang sudah lama berdiri
dengan cara mempertahankan dan mengembangkan kekuatan atau
kelebihan yang dimiliki perusahaan agar pelanggan mendapatkan
kepuasan sehingga tetap memilih Madani sebagai pilihan utamanya.
Dalam menentukan analisa ancaman pendatang baru, mempunyai
indikasi penilaian adalah sebagai berikut:
- Perusahaan yang dapat memenuhi criteria: Persyaratan
modal, kebijakan pemerintah, dan lain-lain. Sehingga berhasil
mendirikan perusahaan baru maka di kategorikan sebagai
perusahaan pendatang baru.
- Perusahaan yang bergerak sama dalam lingkup: pangsa pasar,
modal, dll.
• Produk Subtitusi
Hingga saat ini produk subtitusi pada Madani Karsa Madani
adalah dengan tidak menggunakan jasa Madani. Sehingga pelanggan
memakai jasa asuransi tanpa menggunakan perantara atau jasa
broker.
3.3.3 Analisa Rantai Nilai (Value Chain) Perusahaan
Analisa ini digunakan untuk mengidentifikasi aktivitas bisnis
perusahaan yang terbagi menjadi dua kelompok aktivitas perusahaan yaitu
aktivitas primer dan aktivitas pendukung. Berikut ini adalah rantai nilai
dari Madani.
Infrastruktur Perusahaan : Perencanaan strategi, kegiatan keuangan, manajemen umum, mengatur akuntansi, administrasi perusahaan Manajemen Sumber Daya Manusia : Aktivitas perekrutan, pelatihan, serta pengembangan keahlian karyawan Pengembangan Teknologi : Mengembangkan teknologi informasi dari segi Perangkat Lunak, Perangkat Keras, dan internet Pembelian :Aktivitas pembelian peralatan dan perlengkapan untuk mendukung aktivitas Perkantoran Service Positioning / Operational -Kegiatan Operasional -Penutupan Asuransi -Perpanjangan Asuransi -Klaim Asuransi -Pembayaran / Penagihan
Pemasaran dan Penjualan - Penawaran langsung kepada klien - Menjual produk asuransi kepada klien - Mempelajai teknik pemasaran yang baru
Pelayanan - Memberikan pelayanan terbaik dengan memberikan pilihan-pilihan asuransi yang terbaik. - Membantu klien apabila terjadi klaim
Gambar 3.5 Value Chain
Aktifitas Utama
1. Service Positioning / Operational
Aktifitas yang berhubungan dengan kegiatan
penempatan layanan sehingga proses bisnis Madani menjadi
lebih padat dan profit akan meningkat . Aktivitas yang
dilakukan adalah Melayani Penutupan Asuransi,
Perpanjangan asuransi, Klaim asuransi dan Pembayaran.
MARGIN
Kegiatan operasional tersebut akan meningkatkan
pendapatan Madani. Tetapi dengan kegiatan operasional
seperti ini tentunya akan dibutuhkan pula tenaga karyawan
yang memadai, oleh karena itu harus pula di perhatikan faktor
faktor kecil seperti tersebut untuk menghindari pengeluaran
yg berlebihan.
2. Pemasaran dan Penjualan
Aktivitas yang berhubungan dengan menawarkan serta
mempresentasikan produk asuransi ke klien secara langsung
serta memberitahukan kemungkinan harga premi yang
diharuskan dibayarkan oleh klien. Dan setiap staff
mempelajari teknik pemasaran baru agar dapat menjadi lebih
baik untuk mencapai keunggulan kompetensi bagi
perusahaannya.
Dengan semakin banyak nya pesaing di bidang broker
asuransi, maka semakin sulit untuk mendapat klien – klien
baru oleh karena itu penjualan akan tersendat dan untuk
menhindari hal tersebut dibutuh kan teknik pemasaran yang
baru.
3. Pelayanan
Aktivitas yang menyangkut penyediaan pelayanan
untuk memperkuat dan menjaga nilai produk. Aktivitas
pelayanan yang dilakukan perusahaan adalah dengan
menciptakan produk yang sesuai dengan kebutuhan
pelanggan dengan memilihkan perusahaan asuransi yang
cocok bagi pelanggan. Serta penanganan claim yang
proffesional apabila klien mengalami claim.
Dengan banyak perusahaan asuransi yang tersedia dan
keinginan para pelangganan yang banyak, maka pihak
Madanisemakin sulit dalam memberikan pelayanan yang
memuaskan pelanggan.
Aktivitas Pendukung
1. Infrastruktur Perusahaan
Aktivitas yang berhubungan dengan perencanaan
stategi yang akan dilakukan perusahaan untuk bersaing di
bidang broker dan kegiatan keuangan serta mengatur
administrasi perusahaan agar tidak terjadi kesalahan
penghitungan biaya dan laba yang diterima oleh pihak
Madani.
Aktifitas ini akan memakan waktu dan biaya karena
melakukan perencanaan strategi untuk jangka panjang Madani
harus memkirikan strategi yang tepat untuk bersaing dengan
perusahaan broker asuransi yang lainnya.
2. Manajemen Sumber Daya Manusia (SDM)
Aktifitas yang berhubungan dengan perekrutan,
pelatihan serta pengembangan keahlian karyawan agar proses
bisnis yang dikerjakan oleh karyawan menjadi lebih baik dan
memuaskan para pelanggan.
Aktifitas manajemen SDM akan memakan waktu yang
tersedia untuk melakukan perekrutan pelatihan serta
pengembangan keahlian.
3. Pengembangan Teknologi
Aktifitas yang berhubungan dalam mengembangkan
teknologi informasi dari perangkat lunak, perangkat keras dan
internet agar meningkatkan keunggulan Madani dari para
pesaing yang belum meningkatkan teknologi informasi pada
perusahaan nya. Pengembangan ini dilakukan juga agar para
pelanggan lebih mudah dalam memakai jasa Madani.
Aktifitas pengembangan teknologi dibutuhkan biaya
yang lumayan besar untuk meningkatkan kemampuan dan
perawatan teknologi informasi yang telah di implementasikan
pada Madani
4. Pembelian
Aktifitas ini berhubungan dengan pembelian peralatan
dan perlengkapan untuk mendukung seluruh kegiatan aktifitas
perkantoran yang dilakukan oleh Madani. Untuk melakukan
kegiatan pembelian tersebut tentu akan membuat Madani
akan mengeluarkan biaya ekstra.
3.3.4 Analisis SWOT (Strength, Weakness, Opportunity, Threat)
Analisa SWOT dilakukan dengan menggunakan faktor
internal perusahaan berupa kekuatan dan kelemahan perusahaan
dan faktor eksternal perusahaan, berupa peluang dan ancaman
pada perusahaan. Berikut ini merupakan analisa SWOT dari
Madani.
3.3.4.1 Opportunities (peluang)
1. Makin banyaknya kepemilikan kendaraan bermotor
2. Makin tinggi kesadaran masyarakat akan asuransi
3. Semakin meningkatnya biaya kesehatan
4. Semakin tingginya tingkat kriminalitas
5. Bencana alam yang semakin sering terjadi
6. Kurangnya kesadaran orang dalam menjaga harta
pribadinya
7. Meningkatnya kesadaran perusahaan besar
menggunakan asuransi untuk melindungi asetnya.
8. Masih sedikit perusahaan broker yang menggunakan
sistem dalam menjalankan proses bisnisnya.
9. Banyaknya perusahaan yang bergerak di bidang
asuransi sehingga memudahkan Madani untuk
menjalin kerja sama.
3.3.4.2 Threats (ancaman)
1. Adanya kenaikan harga bahan baku yang
menyebabkan meningkatnya biaya produksi.
2. Adanya undang-undang yang mengatur kebijakan
asuransi
3. Para pesaing utama yg merupakan perusahaan broker
asuransi sudah menggunakan sistem
3.3.4.3 Strength (kekuatan)
1. Madani sudah berdiri lumayan lama, yakni telah
berdiri dari tahun 2006, sehingga sudah memiliki
cukup pengalaman dibidangnya.
2. Madani memiliki infrastruktur yang sangat memadai
sehingga dapat menunjang pengerjaan setiap
karyawan menjadi semakin cepat.
3. Madani cukup menguasai pasar lokal.
4. Madani selalu mengadakan pelatihan secaraperiodik
sehingga dapat meningkatkan keahlian masing-
masing personilnya.
5. Adanya dukungan dari pihak Top Management
kepada setiap staff di Madani
6. Setiap Staff memiliki sikap memiliki (sense of
belonging), sehingga melakukan yang terbaik untuk
perusahaan
3.3.4.4 Weakness (kelemahan)
1. Kurang menguasai pasar internasional yang ada.
2. Kekurangan tenaga ahli yang mahir dalam bidang
asuransi besar seperti pesawat atau kapal
Tabel 3.3 SWOT Madani
Strengths 1. Memiliki cukup
pengalaman di bidangnya 2. Memiliki infrastruktur yang
memadai 3. Menguasai pasar lokal 4. Selalu mengadakan
pelatihan secara periodik 5. Dukungan dari pihak OPT
manejemen terhadap pihak staff
6. Setiap staff memiliki sikap (sense of belonging)
Weaknesses 1. Kurang nya menguasai
pasar international 2. Kekurangan tenaga ahli
dalam bidang asuransi besar
Opportunities 1. Banyaknya kepimilikan
kendaraan bermotor 2. Kesadaran masyarakat
akan asuransi 3. Biaya kesehatan
meningkat 4. Tingginya tingkat
kriminalitas 5. Bencana alam sering
terjadi 6. Kurangnya kesadaran
dalam menjaga harta 7. Kesadaran perusahaan
besar menggunakan asuransi
8. Masih sedikit perusahaan broker yang menggunakan sistem
9. Banyak nya perusahaan dibidang asuransi
- Strategi yang dilakukan adalah mengembangkan Madani Integrated Assistanceagar tetap jadi perusahaan broker yang terdepan.
- Strategi yang dilakukan adalah memberikan pelatihan ke setiap karyawan.Sehingga setiap karyawan memiliki kemampuan yang kompeten dibidangnya masing-masing.
Threats 1. Kenaikan harga baku 2. Undang – undang
yang mengatur kebijakan revisi
3. Perusahaan broker
Strategi yang dilakukan adalah dengan melakukanHeadhunting, yaitu merekrut seorang profesional staff yang telah bekerja di perusahaan tertentu untuk
- Strategi yang dilakukan adalah mulai mencari klien di daerah-daerah lain. Strategi yang dilakukannya adalah mengumpulkan data calon klien sebanyak- banyaknya yang
asuransi lain yang sudah menggunakan system
menjadi staff di Madani tinggal di suatu daerah tertentu. Lalu langsung memprospeknya.
3.3.5 Analisis CSF (Critical Success Factor)
Critical Success Factor (CSF) adalah suatu factor
ataukarakteristik yang digunakan untuk melakukan pengukuran
kesuksesan suatu proyek. Dengan CSF kebutuhan informasi dapat
ditentukan. CSF menghasilkan sekumpulan data yang lebih kecil
untuk dianalisa, daripada melakukan analisa perusahaan secara
keseluruhan. Untuk menentukan CSF dari suatu perusahaan
diadakan survei dan wawancara langsung dengan pihak eksekutif
dari perusahaan. Berdasarkan hasil survei dan wawancara di
Madani Karsa Mandiri, maka CSF yang ditentukan antara lain :
1. Meningkatkan jumlah pelanggan
Dengan peningkatan jumlah pelanggan, maka akan
berbaik dengan perkembangan perusahaan. Semakin banyak
pelanggan maka perusahaan akan semakin maju dan
berkembang.
2. Meningkatkan jumlah premi
Seiring dengan peningkatan jumlah pelanggan, maka
jumlah premi akan semakin beragam sesuai dengan
kebutuhan. Sehingga keuntungan perusahaan diharapkan
dapat bertambah.
3. Meningkat kepuasan pelanggan
Kepuasan pelanggan juga harus diperhatikan.
Kepuasan pelanggan merupakan kekuatan perusahaan untuk
menjaga pelanggan tetap dan dalam meraih pelanggan baru.
Layanan harus terus dikembangkan sehingga dapat cepat
tanggap dengan kebutuhan pelanggan maupun calon
pelanggan.
3.3.6 Balance Scorecard
Dengan mengimplementasikan Balance Scorecard pada
perusahaan broker, maka eksekutif dapat melihat kinerja
perusahaan dan mencapai visi dan misi dari perusahaan tersebut.
Balanced Scorecard mempunyai empat perspektif yang
terkait, yaitu perspektif keuangan, pelanggan, internal bisnis, dan
learning and growth.Sehubungan dengan tujuan perusahaan, yaitu
untuk memuaskan pelanggan maka tujuan ini tidak lepas dari
perspektif pelanggan yang secara langsung akan menerima
pelayanan secara baik.
Selanjutnya dengan perspektif internal bisnis, karena untuk
mencapai hasil yang optimal maka perlu diperhatikan proses
bisnis internal yang ada. Serta dengan memenangkan tender –
tender besar untuk meningkatkan citra perusahaan.
Perspektif learning and growth mempunyai posisi yang
tidak kalah penting, dimana kinerja dari karyawan harus
mempunyai kemampuan serta retensi karyawan harus diperhatikan
agar perusahaan tidak kehilangan karyawan berkualitas.
Sedangkan pada perspektif keuangan seharusnya akan
menunjukan profit dari perusahaan yang sangat baik jika ketiga
prespektif sebelumnya telah memenuhi standarKPI yang telah
diberikan.
Tabel 3.4 Tujuan Strategis Madani
Perspektif Tujuan Strategis
Key
Performance
Indicators
Target
Keuangan
Meningkatkan
jumlah pembayaran
terhadap pihak
asuransi
Persentase
premi
asuransi
terbayar
90%
Meningkatkan
Pendapatan Premi
Total Premi
Tertagih
100
Milyar
Pelanggan
Meningkatkan
penjualan produk
asuransi
Peningkatan
Sales by
Product
25%
Memperbanyak
pengajuan asuransi
Peningkatan
Jumlah
Pengajuan
Asuransi
40%
Meningkatkan
loyalitas pelanggan
Kenaikan
Sales by Klien 25%
Bisnis
Internal
Menurunkan tingkat
klaim asuransi
tertunda
Persentase
klaim
terproses
80%
Menurunkan jumlah
tagihan premi
tertunggak
Jumlah
Invoice
terbayar
90%
Pembelajaran
and
Pertumbuhan
Mempercepat
Permrosesan
Pengajuan Asuransi
Proceeded PA
Document 40%
Mempercepat
Permrosesan
Pengajuan Klaim
Proceeded
Claim
Document
80%
1. Perspektif Keuangan
Pada perspektif keuangan, yang menjadi tolak ukur
adalah profit yang pada konteks brokage adalah
pendapatan premi yang diperoleh oleh Madani Karsa
Mandiri dalam kurun periode waktu tertentu.
• Pendapatan Premi Bulan Januari 2012
Rp. 1.150.022.118.100
• Pendapatan Premi Bulan Febuari 2012
Rp. 1.367.288.347.054
Pendapatan Premi Bulan Januari sendiri
diperoleh dari total penjualan premi pada divisi
produk Life Insurance sebesar Rp. 367.729.089.000
dan Non-Life Insurance sebesar Rp. 782.293.029.100,
serta pada bulan Februari divisi Life memperoleh
sebesar Rp. 484.349.872.042 dan Non-Life sebesar
Rp. 882.938.475.012.
Dari total pendapatan premi tersebut dapat kita
perhitungkan persentase pendapatan premi sebagai
berikut:
% Peningkatan Pendapatan Premi Januari – Febuari =
Pendapatan Premi Januari 2012 x 100% - 100%
Pendapatan Premi Febuari 2012
Rp. 1.367.288.347.054 x 100% - 100%
Rp. 1.150.022.118.100
= 18,89 %
Dengan target 10% peningkatan pendapatan
premi, perusahaan telah mencapai target penjualan
yang ditentukan.
Kemudian persentase premi asuransi terbayar
dapat dilihat dari faktor total yang harus dibayarkan
kepada masing-masing asuransi terhadap total yang
telah dibayarkan. Dengan semakin tingginya tingkat
persentase premi yang sudah dibayarkan kepada pihak
asuransi, selain meningkatkan kepercayaan partner
(yang dalam konteks ini adalah pihak asuransi) juga
menurunkan tingkat hutang premi kepada asuransi
sehingga perusahaan dapat segera menghitung
pendapatan premi bersih yang diperolehnya.
2. Perspektif Pelanggan
Perspektif ini merupakan komponen utama
dalam menghasilkan tujuan perusahaan. Tolak ukur
dari perspektif ini adalah Peningkatan Sales by
Product, Peningkatan Jumlah Pengajuan Asuransi,
serta Kenaikan Sales by Klien.
a. Peningkatan Sales by Product
b. Peningkatan Jumlah Pengajuan Asuransi
c. Kenaikan Sales by Client
3. Perspektif Internal Bisnis
Pada perspektif ini membantu perusahaan untuk
meningkatkan internal bisnis untuk mencapai hasil
yang diinginkan.
Tujuan strategis dalam perspektif ini adalah
untuk menurunkan tingkat klaim asuransi tertunda
serta secara optimal menurunkan jumlah tagihan premi
tertunggak.
4. Perspektif Learning and Growth
Retensi dan produktifitas karyawan merupakan
tolak ukur dalam perspektif ini. Untuk menghitung
produktifitas karyawan dilihat dari waktu yang
dibutuhkan karyawan untuk memproses pengajuan
asuransi maupun klaim asuransi.
Gambar 3.6 Strategy Map
3.3.7 Analisis Kebutuhan Informasi Eksekutif
3.2.7.1 Permasalahan yang Dihadapi
Berdasarkan analisa-analisa yang berkaitan dengan
lingkungan internal dan lingkungan eksternal bisnis
perusahaan, maka dapat disimpulkan beberapa masalah
yang dihadapi oleh Madani, di antaranya sebagai berikut :
1. Laporan yang disajikan kepada eksekutif masih dalam
bentuk print-out sehingga menghabiskan waktu untuk
memeriksa, menyortir, menganalis dan mengevaluasi
laporan tersebut.
2. Belum tersedianya sistem informasi yang mendukung
dalam penyelesaian masalah dan pengambilan
keputusan manajerial.
3. Eksekutif mengalami kesulitan dalam melihat
penjualan yang tertinggi dan terendah pada setiap
periode penjualan.
3.3.7.2 Usulan Pemecahan Masalah
Untuk memecahkan masalah terhadap sistem yang
sedang berjalan pada Madani saat ini, maka diusulkan
untuk dibangunnya suatu SIE yang dapat memenuhi
kebutuhan para Eksekutif dalam mengambil keputusan.
Adapun kriteria SIE yang akan dirancang sebagai berikut
:
1. Menyajikan informasi atau laporan yang
dibutuhkan eksekutif yang dilengkapi dengan tabel
dan grafik menggunakan fasilitas drill down
sehingga dapat memudahkan eksekutif dalam
menganalisa.
2. Sistem yang dirancang dapat menyediakan
informasi internal dan eksternal tentang pesaing
dan analisa pangsa pasar sehingga membantu
eksekutif dalam menganalisa situasi persaingan dan
peluang.
3.3.7.3 Informasi yang Dibutuhkan Eksekutif
Informasi yang dibutuhkan oleh Eksekutif pada
Madani terdiri dari dua, kebutuhan informasi internal dan
eksternal. Kebutuhan informasi internal mencakup
informasi tentang penjualan, evaluasi penjualan, analisa
promosi, analisa retur penjualan, informasi tentang
pelanggan yang paling sering dan yang jarang melakukan
pemesanan barang, serta informasi kategori produk yang
paling diminati dan kurang diminati oleh pelanggan.
Sedangkan kebutuhan informasi eksternal yang
dibutuhkan oleh Eksekutif pada Madani adalah informasi
pangsa pasar dan informasi kompetitor.
Recommended