View
222
Download
0
Category
Preview:
Citation preview
41
BAB 3
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
3.1 Sejarah Perusahaan
PT. Mitra Anugrah Pratama Sejahtera adalah suatu perusahaan yang bergerak
dibidang distribusi air minum beroksigen yang berdiri pada tanggal 4 Januari 2005
dengan SIUP No. 817/1.824.51, akte 03 tanggal 4 Januari 2005 Notaris Darmawan
Tjoa S.H, S.E dan Menteri Kehakiman C - 05441. Saat ini perusahaan memiliki satu
kantor dan membangun pabrik yang terletak di Bogor. Pendirinya adalah David
Putranegoro. Head Office perusahaan ini terletak pada Jalan Sentra Niaga Puri Indah
Blok T1 No.29 Puri Kembangan, Jakarta Barat 11610, Telp. / Fax. : (021) 582000 /
(021) 5803327. Website PT.Mitra Anugrah Pratama Sejahtera :
www.airoxindonesia.com dan email : airox@cbn.net.id.
3.2 Visi dan Misi
3.2.1 Visi Perusahaan
Visi PT. Mitra Anugrah Pratama Sejahtera adalah menjadi perusahaan
terdepan dalam menghasilkan produk berbasis air yang inovatif dan
bermutu, sebagai sumbangsih bagi peningkatan kualitas masyarakat.
3.2.2 Misi Perusahaan
Misi PT. Mitra Anugrah Pratama Sejahtera yaitu :
- Meningkatkan kesadaran masyarakat akan pentingnya konsumsi
produk yang sehat dan bermutu.
- Memanfaatkan teknologi mutakhir untuk menghasilkan produk
inovatif dan berkualitas dengan harga yang rasional.
42
- Membentuk team work yang solid sehingga dapat mengoptimalkan
produktifitas perusahaan.
- Menyelenggarakan manajemen perusahaan yang efektif dan efisien sehingga
pada akhirnya dapat meningkatkan kesejahteraan stakeholder.
3.3 Stuktur Organisasi dan Uraian Tugas
3.3.1 Struktur organisasi PT. Mitra Anugrah Pratama Sejahtera :
Struktur Organisasi Perusahaan
Struktur Organisasi sejak 2005
43
3.3.2 Uraian Tugas
Adapun rincian dan pembagian tugas masing - masing bagian adalah
sebagai berikut :
1. Direksi
Membawahi : Kepala Bagian Aplikasi, Kepala Bagian Keuangan dan
Akuntansi, Kepala Bagian Pembelian, Kepala Bagian Penjualan dan
Pemasaran, Kepala Bagian Personalia dan Umum
Tugas dan tanggung jawab :
1. Menetapkan target - target operasi perusahaan yang harus dicapai
dalam suatu periode.
2. Mengesahkan rencana kerja perusahaan dalam suatu periode.
3. Mengawasi pelaksanaan rencana kerja atau operasi perusahaan secara
keseluruhan.
4. Meminta dan menilai pertanggungan jawaban direktur atas tugas -
tugas yang dibebankan kepadanya.
5. Mengadakan dan memimpin rapat - rapat para pemegang saham serta
mewakili para pemegang saham dalam kebijaksanaan pembagian
deviden.
6. Mewakili para pemegang saham dalam mengangkat dan
memberhentikan kepala bagian.
7. Menentukan kebijaksanaan umum agar dapat dipakai sebagai dasar
kegiatan perusahaan sesuai dengan tujuan perusahaan yang telah
ditetapkan oleh dewan komisaris.
44
8. Mengkoordinir tugas - tugas dari para manajer agar tujuan perusahaan
tercapai.
9. Mengadakan rapat - rapat secara periodik untuk menilai dan
mengevaluasi kegiatan dari para kepala bagian dan memberikan
petunjuk - petunjuk untuk peningkatan prestasi dimasa yang akan
datang.
10. Mempertanggungjawabkan seluruh kegiatan perusahaan kepada
dewan komisaris dalam rapat umum pemegang saham.
11. Mewakili dan menjaga nama baik perusahaan dalam menghadapi
pihak luar.
12. Melaksanakan tugas - tugas lainnya yang telah diberikan oleh dewan
komisaris.
2. Kepala Bagian Aplikasi
Bertanggung jawab langsung : Direksi.
Membawahi : Bagian TI.
Tugas dan tanggung jawab :
1. Mempunyai tanggung jawab dalam merencanakan dan
mengkoordinasikan seluruh kegiatan sistem aplikasi didalam
perusahaan.
2. Merencanakan dan mengawasi seluruh kegiatan sistem yang
diterapkan dalam perusahaan.
3. Memberikan penilaian mengenai sistem yang telah diterapkan dan
yang akan diterapkan untuk kedepannya sebagai bahan perbaikan.
45
4. Menerima laporan - laporan dari staff TI dan melaporkan seluruh
kegiatan sistem yang sedang berjalan kepada direksi.
3. Kepala Bagian Keuangan dan Akuntansi
Bertanggung jawab langsung : Direksi.
Membawahi : Supervisor Keuangan dan Akuntansi.
Tugas dan tanggung jawab :
1. Mempunyai tanggung jawab dalam merencanakan dan
mengkoordinasikan seluruh kegiatan dibidang keuangan dan
akuntansi.
2. Merencanakan dan mengawasi seluruh kegiatan akuntansi perusahaan
sebagai sarana untuk menyusun informasi kepada pimpinan.
3. Menyusun dan mengawasi pelaksanaan sistem keuangan perusahaan
dan mengadakan perubahan - perubahan yang diperlukan.
4. Melaksanakan dan mengawasi pelaksanaan sistem pengawasan intern
dan keuangan perusahaan.
5. Memberikan saran - saran yang penting bagi kemajuan perusahaan
kepada pimpinan.
6. Melaporkan seluruh kegiatan dibidang keuangan kepada direksi dan
menerima laporan dari bawahannya.
4. Kepala Bagian Pembelian
Bertanggung jawab langsung : Direksi
Membawahi : Bagian Pembelian, Bagian Persediaan
46
Tugas dan tanggung jawab :
1. Mengatur pembelian berdasarkan urutan kebutuhan yang mendesak
atau jadwal yang ditentukan.
2. Memantau penerimaan barang sesuai dengan surat pemesanan yang
dikeluarkan.
3. Membuat laporan perbandingan harga pemasok.
4. Mencari pemasok.
5. Kepala Bagian Penjualan dan Pemasaran
Bertanggung jawab langsung : Direksi.
Membawahi : Supervisor Pemasaran, Supervisor Penjualan
Tugas dan tanggung jawab :
1. Mempunyai tanggung jawab dalam merencanakan dan
mengkoordinasikan seluruh kegiatan dibidang penjualan dan
pemasaran.
2. Menyelidiki dan mengevaluasi situasi pasar dalam atau luar negeri
tentang produk.
3. Mengadakan transaksi penjualan secara maksimal dengan harga
yang optimal.
4. Mencari pasar - pasar baru untuk melempar hasil produksi
perusahaan.
5. Menetapkan kebijaksanaan penjualan.
6. Mengadakan tindakan untuk dapat menghadapi persaingan antara
lain dengan kebijakan harga promosi, saluran distribusi, dan
sebagainya.
47
7. Menjalin kerja sama yang baik dengan para pelanggan dan
memberikan insentif berupa bonus atas target penjualan yang telah
dicapai.
8. Menerima laporan dan bawahan bertanggung jawab penuh terhadap
pelaksanaan tugas para direksi.
6. Kepala Bagian Personalia dan Umum (HRD)
Bertanggung jawab langsung : Direksi.
Membawahi : Bagian Personalia, Bagian Umum
Tugas dan tanggung jawab :
1. Mempunyai tanggung jawab dalam merencanakan dan
mengkoordinasikan seluruh kegiatan - kegiatan dibidang personalia
dan umum yang meliputi kepegawaian.
2. Mengatur dan melaksanakan penempatan dan pemberhentian
karyawan sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan oleh perusahaan.
3. Memelihara dan meningkatkan kesejahteraan para karyawan.
4. Melakukan pencatatan dan perhitungan gaji, tunjangan, bonus, dan
intensif lainnya yang diberikan perusahaan untuk para karyawan
perusahaan.
5. Mengkoordinasi kebersihan pelayanan perusahaan.
6. Mengawasi pemakaian dan keamanan perawatan kendaraan -
kendaraan pabrik dan kantor secara cermat.
7. Menerima laporan dari bawahan dan bertanggung jawab kepada
direksi.
48
7. Supervisor Keuangan dan Akuntansi
Bertanggung jawab langsung : Kepala Bagian Keuangan dan Akuntansi.
Membawahi : Bagian Logistik, Bagian Keuangan
Tugas dan tanggung jawab :
1. Mengawasi perencanaan dan mengkoordinasikan seluruh kegiatan
dibidang keuangan dan akuntansi.
2. Merencanakan dan mengawasi seluruh kegiatan akuntansi perusahaan
sebagai sarana untuk menyusun informasi.
3. Mengawasi pelaksanaan sistem perusahaan dan mengusulkan
perubahan - perubahan yang diperlukan.
4. Mengawasi pelaksanaan sistem pengawasan intern dan keuangan
perusahaan.
5. Mengawasi penyusunan anggaran yang diadakan tahunan berdasarkan
kemampuan - kemampuan perusahaan sesuai dengan data - data yang
lalu, rencana kegiatan tahun yang akan datang.
6. Menganalisa penyimpangan - penyimpangan anggaran - anggaran
dengan pelaksanaannya dan penjelasannya.
7. Membuat jurnal dari tiap transaksi - transaksi yang terjadi sehingga
terdapat keseragaman perlakuan terhadap transaksi perusahaan.
8. Membuat ayat - ayat penyesuaian dengan persetujuan dari kepala
bagian keuangan dan akuntansi.
9. Membuat laporan keuangan pada akhir dari setiap periode.
49
8. Supervisor Pemasaran
Bertanggung jawab langsung : Kepala Bagian Penjualan dan Pemasaran.
Membawahi : Bagian Pemasaran.
Tugas dan tanggung jawab :
1. Mempunyai tanggung jawab dalam merencanakan dan
mengkoordinasikan aktivitas pemasaran di lapangan.
2. Menyelidiki dan mengevaluasi situasi pasar.
3. Mengusulkan kebijaksanaan pemasaran.
4. Mengadakan tindakan untuk menghadapi persaingan antara lain
dengan kebijakan harga promosi, saluran distribusi, dan sebagainya.
5. Menerima laporan dari bawahan dan bertanggung jawab penuh
terhadap pelaksanaan tugas kepada kepala bagian penjualan dan
pemasaran.
9. Supervisor Penjualan
Bertanggung jawab langsung : Kepala Bagian Penjualan dan Pemasaran.
Membawahi : Bagian Penjualan
Tugas dan tanggung jawab :
1. Mempunyai tanggung jawab dalam merencanakan dan
mengkoordinasikan aktivitas penjualan dilapangan.
2. Menyelidiki dan mengevaluasi situasi pasar.
3. Mencari pasar - pasar baru atau pelanggan.
4. Mengusulkan kebijaksanaan penjualan.
5. Menjalin kerja sama yang baik dengan pelanggan dan memberikan
intensif berupa bonus atas target penjualan yang telah dicapai.
50
6. Menerima laporan dari bawahan dan bertanggung jawab penuh
terhadap pelaksanaan tugas kepada kepala bagian penjualan dan
pemasaran.
10. Bagian TI
Bertanggung jawab langsung : Kepala Bagian Aplikasi.
Tugas dan tanggung jawab :
1. Menjaga dan merawat sistem yang digunakan agar sistem tersebut
dapat berjalan dengan baik.
2. Memperbaiki sistem yang bermasalah sesuai perintah agar sistem
tersebut dapat berjalan menjadi lebih baik.
3. Membuat laporan terhadap keadaan sistem yang sedang dipergunakan
kepada kepala bagian aplikasi agar dapat ditindaklanjuti.
11. Bagian Keuangan
Bertanggung jawab langsung : Supervisor Keuangan dan Akuntansi.
Tugas dan tanggung jawab :
1. Melakukan tugas penerimaan atau pembayaran uang tunai
berdasarkan surat bukti kas masuk atau keluar yang telah
ditandatangani oleh bagian keuangan.
2. Bertanggung jawab atas jumlah uang tunai yang diterima dan
dikeluarkan olehnya.
3. Menghitung dan menjumlahkan hasil penerimaan uang tunai setiap
hari, lalu menyerahkan kepada supervisor keuangan dan akuntansi
untuk disimpan dan keesokan harinya disetorkan ke bank perusahaan.
51
4. Melakukan penagihan piutang perusahaan kepada para pelanggan
sesuai dengan nota tanggal jatuh tempo dari batas waktu yang
diberikan.
5. Penagihan baru dapat dilakukan apabila ada perintah dari bagian
atasan dengan menerima daftar tagihan dan harus melaporkan semua
hasil tagihan maupun yang tidak berhasil ditagih dengan alasan
penolakan secara jelas.
12. Bagian Logistik
Bertanggung jawab langsung : Supervisor Keuangan dan Akuntansi
Tugas dan tanggung jawab :
1. Melakukan pengiriman barang atas perintah bagian penjualan dan
harus minta tanda bukti penerimanya. Oleh pemesan serta
melaporkan barang yang telah diterima atau ditolak.
2. Membuat laporan barang yang dikirim dan dengan disertai alasan
penolakan penjualan.
13. Bagian Persediaan
Bertanggung jawab langsung : Kepala Bagian Pembelian.
Tugas dan tanggung jawab :
1. Membuat laporan persediaan secara berkala.
2. Menerima kiriman barang dari pabrik yang dipesan oleh bagian
pembelian dan harus mencocokan dengan surat order pesanan, atau
membuatkan laporan atas penerimaan barang tersebut, serta
melakukan pencatatan kedalam kartu stock masing - masing.
52
3. Bertanggung jawab atas barang yang disimpan di gudang dan
mencatat jumlah keluar masuknya barang, serta memberitahukan
jumlah persediaan yang tinggal sedikit.
14. Bagian Pemasaran
Bertanggung jawab langsung : Supervisor Pemasaran.
Tugas dan tanggung jawab :
1. Melaporkan situasi dan kondisi pasar.
2. Melaporkan persaingan dan kebijakan harga, promosi, saluran
distribusi dan sebagainya.
3. Mengusulkan kepada atasan untuk melakukan program promosi.
15. Sales
Bertanggung jawab langsung : Supervisor Penjualan.
Tugas dan tanggung jawab :
1. Mencari pelanggan baru.
2. Memantau stock yang ada dipelanggan.
3. Melaporkan kepada atasan situasi dan perkembangan pasar.
16. Bagian Personalia
Bertanggung jawab langsung : Kepala Bagian Personalia dan Umum (HRD).
Tugas dan tanggung jawab :
1. Melakukan pencatatan yang cermat mengenai data - data personalia
dari seluruh karyawan yang bekerja di perusahaan.
2. Melakukan pencatatan dan perhitungan gaji, tunjangan, bonus, dan
intensif lainnya yang di berikan perusahaan untuk para karyawan
perusahaan.
53
3. Mengawasi pemakaian dan keamanan perawatan kendaraan -
kendaraan pabrik dan kantor secara cermat.
17. Bagian Umum
Bertanggung jawab langsung : Kepala Bagian Personalia dan Umum (HRD)
Tugas dan tanggung jawab :
1. Melakukan pencatatan yang cermat mengenai data - data kendaraan
dan inventaris perusahaan.
2. Mengkoordinasi kebersihan pelayanan perusahaan.
3. Mengatur pemakaian dan keamanan perawatan kendaraan -
kendaraan.
4. Mengatur dan membuat jadwal pemakaian kendaraan.
3.4 Arsitektur Sistem Informasi
Sistem jaringan yang digunakan oleh PT. Mitra Anugrah Pratama Sejahtera
adalah LAN (Local Area Network).
Arsitektur sistem yang digunakan adalah sebagai berikut :
1. Arsitektur Hardware Server :
- Processor : Intel core2duo e7400
- Harddisk : Hitachi SATA II 1TB 16MB
- Mainboard : ASUS P5KPL-AM SE
- VGA : POINT OF VIEW 9400GT 1GB 128Bit DDR2
- RAM : (2x) Vgen 2GB pc 5400 / 6400
- Optical Drive : Samsung DVDRW SATA
- Keyboard Mouse : Logitech KB Calssic plus PS2 and MS optical
PS2 black
54
- LCD Monitor : Samsung 19 Inch 932GW
- Speaker : Altec Lansing VS - 4121 2.1 speaker 31 watts
RMS \’Black Edition\’
- Printer - scanner : HP Laserjet M1319 MPF
- OS : Windows XP HOME (OEM)
- UPS
2. Arsitektur Hardware Client :
- Processor : Intel core2duo e5400
- Harddisk : Seagate SATA II 160GB 8MB
- Mainboard : ASUS P5KPL-AM SE
- VGA : POINT OF VIEW 7200GS 256MB 64Bit DDR2
- RAM : Vgen 1GB pc 5400 / 6400
- Optical Drive : Samsung DVDRW SATA
- Keyboard Mouse : Logitech KB Calssic plus PS2 and MS optical
PS2 black
- LCD Monitor : Samsung 15,6 Inch 633NW
- Speaker : Altec Lansing BXR - 1221 2.1 speaker 15 watts
RMS
- OS : Windows XP HOME (OEM)
- UPS
55
3. Software
- Microsoft Windows XP
- Winrar : untuk melakukan back up data
- Mozilla Firefox
4. Aplikasi : Accurate
3.4.1 User dari Aplikasi
Yang menggunakan aplikasi tersebut adalah :
1. Bagian Keuangan dan Akuntansi
Mencatat transaksi penjualan dan pembelian, mengatur keluar
masuknya uang, membuat jadwal pembayaran terhadap
tagihan yang telah jatuh tempo, serta membuat laporan
keuangan.
2. Bagian Penjualan dan Pemasaran
Mencetak faktur penjualan, Membuat laporan hasil transaksi
penjualan.
3. Bagian Pembelian
Membuat laporan hasil transaksi pembelian kepada supplier.
4. Kepala Bagian
Memantau semua hasil pekerjaan setiap bagian dalam setiap
periode waktu yang ditentukan.
56
3.4.2 Database
Adapun database yang disimpan oleh perusahaan yaitu :
1. Ms_Pelanggan
No_Pelanggan, Nama , Alamat, Kota, Negara, No_telepon, Kontak,
Email, Halaman_Website.
2. Ms_Barang
Tipe_Barang, No_Barang, Keterangan, Kuantitas, Harga_Unit,
Harga_Jual, Diskon, Gudang, Tanggal, Unit, Pemasok_Utama.
3. Tr_Penjualan
No_Surat Order, Item, Item_Description, Quantity, Satuan, Unit_Price,
Discount, Tax, Amount, Departemen, Proyek.
4. Tr_Laporan
No, Tanggal, Nama_Pelanggan, Jumlah, Sub_Total, Total.
3.5 Pendekatan Perspektif yang Digunakan
Perspektif yang digunakan dalam melakukan evaluasi ini adalah perspektif
customer, penulis memilih perspektif ini karena dalam bidang penjualan lebih terfokus
pada customer. Customer ini merupakan mitra bisnis perusahaan yang akan membantu
memajukan dan mengembangkan untuk menjaga kelangsungan perusahaan dengan
pendapatan dan keuntungan yang didapat.
Perspective
Business Goals
IT Goals
Process
57
Customer
1. Meningkatkan orientasi dan pelayanan terhadap customer
3.Menjamin kepuasan pengguna dengan memberikan dan
meningkatkan pelayanan
PO8 - Mengelola kualitas.
AI4 - Mendukung pengoperasian dan penggunaannya.
DS1 - Mendefinisikan dan mengelola tingkat pelayanan.
DS2 - Mengelola layanan pihak ketiga.
DS7 - Pendidikan dan pelatihan pengguna.
DS8 - Menangani kejadian yang ada dan dalam pelayanan.
DS10 - Mengelola masalah.
DS13 - Mengelola operasi.
Customer
1. Meningkatkan orientasi dan pelayanan terhadap customer
23. Memastikan bahwa pelayanan TI yang tersedia sesuai
dengan yang dibutuhkan.
DS3 - Mengelola kinerja dan kapasitas.
DS4 - Memastikan pelayanan yang berkesinambungan.
DS8 - Menangani kejadian yang ada dalam pelayanan.
DS13 - Mengelola operasi.
58
Customer
2. Menawarkan produk dan layanan kompetitif.
5. Menciptakan kemampuan TI
PO2 - Menentukan informasi arsitektur.
PO4 -Mendefinisikan proses TI, organisasi, dan kerjasama.
PO7 - Mengelola SDM teknologi informasi.
AI3 - Akuisisi dan pemeliharaan infrastruktur TI
Customer
2. Menawarkan produk dan layanan kompetitif.
24. Meningkatkan efisiensi biaya TI dan kontribusinya
terhadap profitabilitas bisnis.
PO5 - Mengelola investasi TI.
DS 6 - Mengidentifikasi dan mengalokasikan biaya.
Customer
3. Membangun kontinuitas dan ketersediaan layanan.
10. Menjamin kepuasan bersama hubungan pihak ketiga.
DS2 - Mengelola layanan pihak ketiga.
59
Customer
3. Membangun kontinuitas dan ketersediaan layanan.
16. Mengurangi pengerjaan yang tidak benar berupa solusi dan
layanan.
PO8 - Mengelola kualitas.
AI4 - Mendukung pengoperasian dan penggunaanya.
AI6 - Mengelola perubahan.
AI7 - Menginstal dan akreditasi solusi dan perubahan.
DS10 - Mengelola masalah.
Customer
3. Membangun kontinuitas dan ketersediaan layanan.
22. Memastikan dampak bisnis minimum pada perubahan
peristiwa pelayanan jasa TI.
PO6 - Manajemen untuk mengkomunikasikan tujuan dan
arah.
AI6 - Mengelola perubahan.
DS4 - Memastikan pelayanan yang berkesinambungan.
DS12 - Mengelola lingkungan fisik.
60
Customer
3. Membangun kontinuitas dan ketersediaan layanan.
23. Memastikan bahwa pelayanan TI yang tersedia sesuai dengan
yang dibutuhkan.
DS3 - Mengelola kinerja dan kapasitas.
DS4 - Memastikan pelayanan yang berkesinambungan.
DS8 - Menangani kejadian yang ada dalam pelayanan.
DS13 - Mengelola operasi.
Customer
4. Menciptakan ketangkasan dalam merespon perubahan
kebutuhan bisnis.
1. Menjawab kebutuhan bisnis dengan menyesuaikan strategi
bisnis.
PO1 - Mendefinisikan sebuah rencana strategi TI.
PO2 - Menentukan informasi arsitektur.
PO4 - Mendefinisikan proses TI, organisasi, dan
kerjasama.
PO10 - Mengelola proyek.
AI1 - Mengidentifikasi solusi secara otomatis.
AI6 - mengelola perubahan.
AI7 - Menginstal dan akreditasi solusi dan perubahan.
DS1 - Mendefinisikan dan mengelola tingkat layanan.
61
DS3 - Mengelola kinerja dan kapasitas.
ME1 - Mengawasi serta mengevaluasi kinerja TI.
Customer
4. Menciptakan ketangkasan dalam merespon perubahan
kebutuhan bisnis.
5. Menciptakan kemampuan TI.
PO2 - Menentukan informasi arsitektur.
PO4 - Menetapkan proses TI, organisasi, dan hubungan.
PO7 - Mengelola SDM teknologi informasi.
AI3 - Akusisi dan pemeliharaan infrastruktur TI.
Customer
4. Menciptakan ketangkasan dalam merespon perubahan
kebutuhan bisnis.
25. Menyerahkan proyek - proyek dan anggaran tepat waktu,
memenuhi standar kualitas.
PO8 - Mengelola kualitas.
PO10 - Mengelola proyek.
62
Customer
5. Mencapai optimalisasi biaya pelayanan.
7. Memperoleh dan memelihara aplikasi terintegrasi dan standar
aplikasi sistem.
PO3 - Menentukan arah teknologi.
AI2 - Memperoleh dan menggunakan aplikasi software.
AI5 - Mendapatkan sumber daya TI.
Customer
5. Mencapai optimalisasi biaya pelayanan.
8. Memperoleh dan memelihara integrasi dan infrastruktur TI
standar.
AI3 - akuisisi dan pemeliharaan infrastruktur TI.
AI5 - Mendapatkan sumber daya TI.
Customer
5. Mencapai optimalisasi biaya pelayanan.
10. Menjamin kepuasan bersama hubungan pihak ketiga.
DS2 - Mengelola layanan pihak ketiga.
Customer
5. Mencapai optimalisasi biaya pelayanan.
24. meningkatkan efisiensi biaya IT dan kontribusinya terhadap
63
profitabilitas bisnis.
PO5 - Mengelola investasi TI.
DS6 - Mengidentifikasi dan mengalokasikan biaya.
Customer
6. Mengandalkan dan memperoleh informasi yang berguna untuk
pengambilan keputusan strategis.
2. Menjawab kebutuhan pemerintah yang sejalan dengan dewan
direksi
PO1 - Menetapkan rencana strategis TI.
PO4 - Mendefinisikan proses TI, organisasi, dan kerjasama.
PO10 - Mengelola proyek.
ME1 - Mengawasi serta mengevaluasi kinerja TI.
ME4 - Menyediakan tata kelola TI..
Customer
6. Mengandalkan dan memperoleh informasi yang berguna untuk
pengambilan keputusan strategis.
4. Mengoptimalkan penggunaan informasi
PO2 - Menentukan informasi arsitektur.
DS11 - Mengelola data.
64
Customer
6. Mengandalkan dan memperoleh informasi yang berguna untuk
pengambilan keputusan strategis.
12. Memastikan transparansi dan pemahaman biaya, manfaat,
strategi, kebijakan dan tingkat layanan TI.
PO5 - Mengelola investasi TI.
PO6 - Manajemen untuk mengkomunikasikan tujuan dan
arah.
DS1 - Mendefinisikan dan mengelola tingkat layanan.
DS2 - Mengelola layanan pihak ketiga.
DS6 - Mengidentifikasi dan mengalokasikan biaya.
ME1 - Mengawasi serta mengevaluasi kinerja TI.
ME4 - Menyediakan tata kelola TI.
Customer
6. Mengandalkan dan memperoleh informasi yang berguna untuk
pengambilan keputusan strategis.
20. Memastikan bahwa transaksi bisnis dan pertukaran informasi
dapat diandalkan.
PO 6 - Manajemen untuk mengkomunikasikan tujuan dan
arah.
AI7 - Menginstall dan akreditasi solusi dan perubahan.
65
DS5 - Menjamin keamanan sistem.
Customer
6. Mengandalkan dan memperoleh informasi yang berguna untuk
pengambilan keputusan strategis.
26. Memelihara integritasi dan infrastruktur keterangan dan
proses.
AI6 - Mengelola perubahan.
DS5 - Menjamin keamanan sistem.
3.6 Uraian Sistem yang Berjalan
3.6.1 Fungsi yang terkait
Fungsi - fungsi yang berhubungan dengan sistem informasi
penjualan pada perusahaan ini adalah : bagian pemasaran, logistik, bagian
persediaan, bagian keuangan dan akuntansi, sales.
3.6.2 Dokumen yang digunakan
Dokumen - dokumen yang digunakan pada kegiatan penjualan
perusahaan ini adalah :
1. Sales Order
Bagian penjualan dan pemasaran akan membuat sales order pada saat
customer menyerahkan purchase order (PO) kepada pihak
perusahaan.
66
2. Invoice
Dokumen ini dibuat oleh bagian penjualan dan pemasaran. Dokumen
ini digunakan pada saat perusahaan akan menagih transaksi yang
dilakukan oleh customer.
3. Surat Jalan (SJ)
Dokumen ini dibuat oleh bagian persediaan pada saat produk yang
dipesan akan dikirim ke customer.
3.6.3 Proses Bisnis Yang Sedang Berjalan
Proses Bisnis yang sedang berjalan dalam PT. Mitra Anugrah
Pratama Sejahtera adalah sebagai berikut :
Dimulai dari customer menghubungi perusahaan untuk melakukan
pemesanan kepada sales, sales harus mengetahui manfaat serta update
harga dari masing - masing produk sehingga customer dapat mempercayai
kualitas dari produk yang ditawarkan dan mempermudah mengetahui harga
produk sebagai bahan pertimbangan. Setelah menerima purchase order
tersebut dari sales maka bagian penjualan dan pemasaran akan mencetak
sales order sesuai dengan pesanan jumlah produk dari customer. Sales
order ini terdiri dari 3 rangkap (1 disimpan oleh bagian penjualan dan
pemasaran, 1 lagi diberikan kepada bagian persediaan, 1 rangkap lagi
diberikan kepada logistik). Dan proses lanjutan dimulai dari adanya sales
order yang telah diotorisasi bagian penjualan dan pemasaran. Kemudian
bagian penjualan dan pemasaran akan mencetak invoice. Invoice terdiri dari
3 rangkap (1 rangkap diberikan kepada customer, 1 rangkap diberikan
kepada logistik, dan 1 rangkap diberikan kepada bagian keuangan dan
67
akuntansi). Kemudian bagian persediaan akan mencetak dan mengotorisasi
surat jalan sesuai dengan invoice yang telah diterima serta menyerahkan
produk kepada bagian logistik. Surat jalan ini terdiri dari 3 rangkap (1
rangkap disimpan oleh bagian persediaan, 1 rangkap diberikan kepada
logistik, dan 1 rangkap lagi diberikan kepada customer).
Proses pengiriman barang dilakukan setelah produk, SO, SJ, dan
invoice yang telah disiapkan. Kemudian logistik mengirimkan barang
kepada customer dan meminta otorisasinya. Setelah itu logistik melakukan
pemeriksaan dan mengotorisasi dokumen tersebut. Setelah itu bagian
keuangan dan akuntansi akan mencatat semua transaksi yang dilakukan ke
dalam buku besar dan membuat laporan berkala yang akan diserahkan
kepada direksi. Setelah memeriksa laporan tersebut, direksi akan
menandatangani laporan berkala tersebut.
68
3.7 Diagram Aliran Data
3.7.1 Overview Activity Diagram
Gambar 3.2 Overview Activity Diagram pada PT.Mitra Anugrah Pratama Sejahtera
69
3.7.2 Detail Activity Diagram Penjualan
3.7.2.1 Pemesanan Produk
Gambar 3.3 Detail Activity Diagram Penjualan Pada PT. Mitra Anugrah Pratama Sejahtera
(Pemesanan Produk)
Melakukan Pemesanan
{PO}
menerima PO
membuat PO
PO
Customer Sales
70
3.7.2.2 Mencetak Sales Order
71
3.7.2.3 Mencetak Invoice
72
3.7.2.4 Mencetak Surat Jalan
73
3.7.2.5 Pengiriman Barang
74
3.7.2.6 Melakukan Pencatatan Transaksi dan Pembuatan Laporan
75
3.8 Resiko dan Pengendalian Sistem Yang Sedang Berjalan pada PT. Mitra
Anugrah Pratama Sejahtera
3.8.1 Resiko yang ada pada sistem yang berjalan
1. Masih adanya ketergantungan terhadap karyawan tertentu dalam
menjalankan dan memperbaiki sistem sehingga mempersulit perusahaan
untuk menjalankan proses bisnisnya apabila karyawan tersebut
berhalangan hadir.
2. Pemeriksaaan terhadap server dan jaringan belum dilakukan secara
rutin.
3. Belum adanya penanganan khusus terhadap resiko yang mungkin
terjadi pada sistem informasi penjualan, penyelesaiannya hanya
dilakukan pada saat ada complain dari pengguna sistem.
4. Dalam penggunaan accurate, semua general report detail jika dicopy
ke microsoft excel maka harus membuat layout table secara manual.
5. Dalam penggunaan accurate, semua general report detail tidak dapat
diimport(diambil) dari microsoft excel ke accurate.
3.8.2 Pengendalian pada Sistem Yang Berjalan
1. Perusahaan merekrut tenaga ahli tambahan yang mengerti kondisi
sistem yang diterapkan pada perusahaan sehingga apabila terjadi
kerusakan, sistem tersebut dapat diperbaiki dengan cepat sehingga tidak
mengganggu waktu dan kinerja perusahaan.
2. Melakukan pemeriksaan terhadap server dan jaringan secara teratur
agar dapat terdeteksi apabila terjadi penyimpangan dan meminimalkan
76
kerugian perusahaan dengan melakukan penanggulangan penyimpangan
dengan cepat.
3. Perusahaan melakukan penanganan khusus sebelum terjadinya
penyimpangan maupun complain dari pengguna sistem dan memberikan
pelatihan khusus dalam menerapkan sistem.
Recommended