Bedre elektroniske pasientjournaler i primærhelsetjenesten

1

Bedre elektroniske pasientjournaler i

primærhelsetjenesten

En undersøkelse av bruk, behov og barrierer

NTNU, 25.04.01

2

Eksperter i Team

• Første gang våren 2001

• Ønske fra næringslivet

• Tverrfaglige prosjekter for siv.ing. 4. årskurs

• Gruppeprosessen i fokus

• 2,5 vekttall

• Organisert i ”landsbyer”

3

Elektroniske pasientjournaler - EPJ

• I starten– Papirjournal på elektronisk form

• Videre– Muligheter i teknologien bedre

– Lite samråd med legene

• I dag– Uoverensstemmelse mellom

legenes behov og EPJ-systemene?

4

Elektroniske pasientjournaler - EPJ

• Dagens EPJ-systemer– Profdoc DOS

– Profdoc Vision

– WinMed

– Infodoc DOS

– Infodoc Windows

• Fremtiden krever godt samarbeid mellom IT og medisin

5

Elektroniske pasientjournaler - EPJ

• Digimed– Innovasjonssenter for utvikling av

IT tilknyttet helsevesenet

• HJELP– Prosjektsamarbeid mellom IDI og

Det Medisinske Fakultet ved NTNU

– Problemorientert EPJ

6

Landsbyoppgaven• Oppdragsgivere

– Anders Grimsmo, ISM– Øystein Nytrø, IDI

• Veiledere– Reidar Conradi, IDI– Elisabeth Bayegan, IDI / ISM

• Utføre undersøkelse blant primærleger

• Besvare 3 gitte hypoteser:– Bruksmønster– Informasjonsbehov– Teknologisyn

• Pionerarbeid på dette området

7

Hypotese I – Bruksmønster

• Legers faktiske bruk av informasjon i dagens journalsystem er begrenset og preget av dagens løsninger

8

Hypotese II - Informasjonsbehov• Legers behov for

journalsystemet som informasjonskilde og arbeidsstøtteredskap er– med utgangspunkt i dagens

journalsystemløsninger, redusert til pasientspesifikk informasjon

– med utgangspunkt i fremtidens journalsystemløsninger, stort og nødvendig for å kunne gi en helhetlig og mer kvalitetssikret behandling av pasienter

9

Hypotese III - Teknologisyn

• Teknologi og legers syn på teknologi, utvikling og fremtid er en flaskehals for effektiv bruk av elektroniske journalsystemer

10

Landsbyen

• 19 studenter, 5 grupper• Forhåndsutdelte oppgaver

og oppdeling– Presentasjon (4 studenter)– Koordinering (3)– Telefonintervju (4)– Skjemaundersøkelse (4)– Metode og analyse(4)

11

Arbeidet i landsbyen• Felles prosjekt, delte

arbeidsoppgaver• Ukentlige fellesmøter• 12 timer per student per uke

(= 2,5 vekttall)• Studentassistenter• Kurs

– Informasjonssøk

– Rapportskriving

• Felles rapport

12

Videre agenda for dagen

• Undersøkelsen– Telefonintervju

– Skjemaundersøkelse

• Verdensvev-portal• Pause• Resultater fra

undersøkelsen• Pause, enkel bevertning• Spørsmål og debatt

13

Telefonintervju

• Valgte metode (telefonintervju)

• Utformet en intervjuguide

• Intervjuet 21 primærleger

14

Metode

kvalitativ undersøkelse

kvantitativ undersøkelse

Mulige innsamlingsformer av data

besøksintervju telefonintervju idedugnad

svarskjema

pros

ess

resu

ltat

15

Bruk av åpne spørsmål

• Fange opp mening og opplevelse

• Analyse av slike spørsmål er vanskelig

16

TelefonintervjuFordeler:• Lite tid- og kostnadskrevende• Geografisk plassering betyr lite• Ingen reising

Ulemper:• Problematisk å stille spørsmål som krever visuelle

hjelpemidler • Ikke for mange spørsmål (maks lengde 40 min)

17

Utforming av intervjuguideInnhold:• Felles bakgrunnsinformasjon• 3 deler som dekker hver sin hypotese

(Se rapport, Tillegg F, side 112)Kvalitetssikring av intervjuguide:• Møte og korrespondanse med Siri Forsmo fra Institutt

for samfunnsmedisinske fag• Pilotintervju 1, Edda Legesenter• Pilotintervju 2, Gløshaugen legesenter

(Utført som besøksintervju)

18

Eksempel fra intervjuguide

Tenk deg at du skal designe et helt nytt journalsystem. Hva ville du ha lagt vekt på?

Respondenten får muligheten til å beskrive nye ideer og egenskaper for et nytt journalsystem. Eller hun kan vektlegge egenskaper som hun er fornøyd med.

Spørsmålet er knyttet til hypotese 3 ( se rapport , bakgrunn side 4)

19

Gjennomføring

Avtale om tidspunkt for intervju:

• Liste over alle legesentre i Midt-Norge (ca 80 stk)

• Avtale med leger som er bekjente av deltakerne i prosjektgruppen ( 4 stk )

• E-postlisten Eyr (ca 600 registrerte )

(aktiviteten tok tre uker, estimert til 1)

20

Utfordringer

Forberedelser:

• Lage gode åpne spørsmål som kan analyseres

• Få en avtale om intervju med en lege

Utførelse av intervju:

• Fremlegge spørsmålet

• Notere det respondenten svarer

21

Skjemaundersøkelse

• Bakgrunnsdel

• Hoveddel:– Tradisjonell del

• Avdekke holdninger.

– Conjoint analyse del• Avdekke ønsker og behov.

22

Undersøkelsesformer

kvalitativ undersøkelse

kvantitativ undersøkelse

Mulige innsamlingsformer av data

besøksintervju telefonintervju idedugnad

svarskjema

pros

ess

resu

ltat

23

Metoder

• Tradisjonelle spørsmål– Best egnet til å avdekke holdninger og

meninger.

• Conjoint analyse– Best egnet til å finne frem til brukeres ønsker

for et produkt.– Kan være en del av en produktutvikling.

24

Tradisjonelle spørsmål

• Utsagn relatert til hypotesene.

• Respondentene graderer enighet på en skala fra 1 til 5.

• 1 svarer til ”Helt uenig”.

• 5 svarer til ”Helt enig”.

25

Utsagn fra tradisjonell del

• Svar angis ved å merke av passende alternativ.

26

Conjoint analyse

• Antagelse: – Produkter kan karakteriseres ved attributt.

• Attributtene har forskjellige verdier.

• Attributtverdiene er gjensidig utelukkende.

• Et tenkt produkt karakteriseres som en bunt av attributtverdier.

27

Undersøkelsen

• Respondenten blir tilbudt tenkte produkter i form av profiler.

• Buntene vurderes isolert.(For eksempel på en skala fra 1 - 8.)

• Graderingen viser i hvilken grad kunden ville valgt produktet.

28

Analysen

• Attributtverdiene vurderes ved:– Nytteverdi (Utility)

• Grad av verdsettelse for et verdi-nivå.

• Høy nytteverdi. Respondentene ønsker verdien.

• Attributtene vurderes ved:– Relativ viktighet (Importance)

• Differansen mellom høyeste og laveste nytteverdi.

• Angir viktigheten av attributtet.

29

Fordeler og ulemper

• Fordeler:– Metoden ligger nær en virkelig valgsituasjon

ved anskaffelse av produkt.– Kan finne den kombinasjonen av

attributtverdier som kundene ønsker.

• Ulemper:– Kompleks metode. Krevende å utforme.– Kan være krevende å svare på.

30

Attributter i undersøkelsen

• Krav til tidsbruk– Meget tidkrevende– Noe tidkrevende– Lite tidkrevende

• Journalens oppbygning– Videreføring av papirjournal– Problemorientert

31

Attributter i undersøkelsen

• Registrering av informasjon– Tastatur og mus– Talegjenkjenning– Digital notisblokk

• Kunnskapssystem– Inneholder kunnskapssystem– Inneholder ikke kunnskapssystem

32

Profil fra undersøkelsen

33

Gjennomføring

• Brukte mye tid på å lage gode spørsmål.

• Gode innspill fra Gløshaugen legesenter underveis.

• Sendt ut i 309 eksemplarer.

• Elektronisk versjon på Verdensveven

• Publisert via landsbyportalen

• Valgfritt å svar på papir eller elektronisk.

34

• Lage gode forståelige spørsmål.

• Utforme en forståelig og overkommelig conjoint analyse.

• Få god nok svarprosent og representativt utvalg.

• Etter påminnelse: 85 svar 115 svar

Utfordringer

35

Bakgrunnsinformasjon

• 21 telefonintervju, hvorav 17 menn og 4 kvinner

• Aldersfordeling:

- 4 stykker under 36 år

- 5 stykker i alderen 36-45 år

- 11 stykker i alderen 46-55 år

- 1 over 56 år

36

Bruksmønster

Hva er du fornøyd med i den elektroniske pasientjournalen som du benytter?

• De administrative rutinene

• Journalsystemet er oversiktlig

• Tidsbesparende

37

Bruksmønster

Hva er du ikke fornøyd med i den journalen du benytter?

• Strukturen til journalen

• Vanskelig regnskapsmodul

• Uoversiktlig

38

Bruksmønster

Er det noen oppgaver som var enklere å utføre med papirbasert journal?

• Bedre oversikt

• Bla fra epikrise til epikrise

39

Bruksmønster

Føler du at strukturen til journalsystemet påvirker den måten du arbeider på?

Variasjon mellom de forskjellige systemene:

• Profdoc: Fleste svarte ja.

• Infodoc: Påvirket i positiv retning.

• WinMed: Delte meninger.

40

Bruksmønster

Synes du det er høy brukerterskel på ditt elektroniske journalsystem?

Alle svarte nei.

Begrunnelse: Enkelt å komme i gang med de grunnleggende funksjoner.

Men det er vanskelig å beherske systemet fullt ut.

41

Informasjonsbehov

Er det noe du savner å ha elektronisk tilgjengelig?

• Internett på samme maskin som journalen

• Felleskatalogen integrert i reseptsystemet

• Oversikt over ledige plasser på sykehus

42

Informasjonsbehov

Er det funksjoner/muligheter du kunne ha tenkt deg å ha i journalsystemet som du ikke har i dag?

• Kommunikasjon med sykehus og andre samarbeidspartnere

• Kvalitetssikring av data

43

Barrierer

Påstand: Det blir ikke bedre behandling av pasienter selv om journalsystemet forbedres.

18 var uenig og 3 var enige.

Begrunnelse for de som var uenig:

- Bedre tid, oversikt og kvalitet gir bedre behandling.

44

Fremtid

Tenk deg at du skulle designe et helt nytt journalsystem. Hva ville du lagt vekt på?

• Erstatte mus

• Sentralt journalregister

• Problemorientert journal

• Forbedret kommunikasjon med laboratorier, sykehus, apotek og andre journalsystemer.

45

115 stk. skjemaundersøkelse av309 utsendte invitasjoner111 per post, 4 per verdensvev

51 stk. støttende undersøkelse via

verdensvev

Resultater

46

Bakgrunnsspørsmål

Alder ProsentUnder 36 år 20 %36-45 år 35 %46-55 35 %56-65 9 %Over 66 år 1 %

Kjønn AltKvinne 34 %Mann 66 %

Praksis ProsentFastlønnet 21 %Privat 79 %

Utdanningsår Alt

Før 1961 1 %1961-1970 5 %1971-1980 30 %1981-1990 34 %1991-2000 30 %

Utdanningssted Alt

UiTø 5 %UiO 39 %NTNU/UNIT 8 %UiB 21 %Annet 27 %

journalsystem AltProfDoc (Dos) 30 %ProfDoc Vision 13 %WinMed 37 %InfoDoc (dos) 5 %InfoDoc Windows 16 %Papirjournal 2 %Annet 3 %

erfaring AltUnder 1 år 18 %1-5 år 35 %Over 5 år 46 %

medisinsk spesialistutdanning

Rating

Nei 49 %Ja 51 %

Ant. Leger Prosent1 23 %2 17 %3 12 %4 32 %5 16 %6 3 %7 4 %8 1 %

Legeforeningens database:Kjønnsfordeling: 32,6% kvinner, 67,4% menn

Gjennomsnittsalder: 44,8 år

Gjennomsnittsalder, skjemaundersøkelse: 43,3 år

Skjemaundersøkelse del 1

474. Jeg bruker den elektroniske pasientjournalen mer når jeg møter en pasient med et komplisert problem

2. Dersom jeg klarer å utnytte den elektroniske pasient journalen bedre, kan jeg gi pasientene et bedre behandlingstilbud.

1. Jeg mestrer bruk av dagens elektroniske journalsystem fullt ut

3. Jeg føler meg hemmet av å måtte bruke en datamaskin og et elektronisk journalsystem når jeg behandler pasienter.

0 %

5 %

10 %

15 %

20 %

25 %

30 %

35 %

40 %

45 %

50 %

1 2 3 4 50 %

5 %

10 %

15 %

20 %

25 %

30 %

1 2 3 4 5

0 %

10 %

20 %

30 %

40 %

50 %

60 %

1 2 3 4 5

0 %

5 %

10 %

15 %

20 %

25 %

30 %

1 2 3 4 5

Del 1

48

6. Jeg har ingen motforestillinger mot å lære meg å ta i bruk et nytt journalsystem.

7. Leger generelt trenger mer opplæring i bruk av pc og elektroniske pasientjournaler

8. Leger i primærhelsetjenesten har en tendens til å vegre seg mot å ta i bruk nye teknologiske hjelpemidler

5. Jeg benytter meg av den elektroniske pasientjournalen mer når pasienter kommer tilbake gjentatte ganger med samme problem.

0 %

5 %

10 %

15 %

20 %

25 %

30 %

35 %

40 %

1 2 3 4 5

0 %

5 %

10 %

15 %

20 %

25 %

30 %

35 %

40 %

45 %

50 %

1 2 3 4 5

0 %

5 %

10 %

15 %

20 %

25 %

30 %

35 %

1 2 3 4 5

0 %

5 %

10 %

15 %

20 %

25 %

30 %

35 %

40 %

1 2 3 4 5

Del 1

49

9. Jeg tror et nytt og forbedret/skreddersydd journalsystem vil øke effektiviteten og bedre behandlingen av pasienter

0 %

5 %

10 %

15 %

20 %

25 %

30 %

35 %

40 %

1 2 3 4 5

Del 1

50

Brukerne av forskjellige journalsystem satt opp mot svarene i utsagn 1 ”Jeg mestrer bruk av dagens elektroniske journalsystem”

0,0%

5,0%

10,0%

15,0%

20,0%

25,0%

30,0%

35,0%

40,0%

45,0%

50,0%

1 2 3 4 5

0,0%

10,0%

20,0%

30,0%

40,0%

50,0%

60,0%

1 2 3 4 5

0,0%

10,0%

20,0%

30,0%

40,0%

50,0%

60,0%

1 2 3 4 5

0,0%

10,0%

20,0%

30,0%

40,0%

50,0%

60,0%

1 2 3 4 50,0%

10,0%

20,0%

30,0%

40,0%

50,0%

60,0%

70,0%

1 2 3 4 5

Profdoc dos Profdoc Vision WinMed

Infodoc win Infodoc dos

Del 1

51

Hva synes du om dagens elektroniske journalsystem

0 %

10 %

20 %

30 %

40 %

50 %

60 %

1 2 3 4 5

Uenig -> Enig

10. Den er hensiktsmessig å brukefor å føre journal

11. Den er brukervennlig

12. Den inneholder feil og mangler

13. Journalens struktur binder megved behandling av pasienter

Gjennomsnittsverdier

4.09 3.64 3.36 2.28

Del 1

52

Når legges pasientspesifikk informasjon inn?

0 %

5 %

10 %

15 %

20 %

25 %

30 %

35 %

1 2 3 4 5

I liten grad -> Stor grad

14. Under anamnese

15. Under utredning

16. Ved diagnostisering

17. Etter at pasient har forlatt

Gjennomsnittsverdier

3.14 2.96 3.16 3.34

Del 1

53

Når søkes pasientspesifikk informasjon

0 %

5 %

10 %

15 %

20 %

25 %

30 %

35 %

40 %

1 2 3 4 5

I liten grad -> Stor grad

18. Før pasienten kommer innpå kontoret

19. Under anamnese

20. Under utredning

21. Ved diagnostisering

Gjennomsnittsverdier

3.46 3.24 3.37 3.11

Del 1

54

Hvilken elektronisk informasjon brukes mest

0 %

10 %

20 %

30 %

40 %

50 %

60 %

1 2 3 4 5

I liten grad -> Stor grad

22. Sykehistorie

23. Journalnotater

24. Tidligere diagnoser

25. Tidligere resepter, faste medisiner oghenvisninger

26. Laboratoriemodul

Gjennomsnittsverdier

3.71 4.18 3.26 3.83 3.96

Del 1

55

I hvilken grad tror du disse forholdene påvirker hvor god behandling pasienten får?

0 %

10 %

20 %

30 %

40 %

50 %

60 %

70 %

80 %

1 2 3 4 5

I liten grad -> Stor grad

27. Legens medisinskekunnskaper

28. Legens kunnskap om bruk avjournalsystemet

29. Legens evne tilkommunikasjon med pasienten

30. En god elektroniskpasientjournal

Gjennomsnittsverdier

4.60 2.73 4.67 3.10

Del 1

56

Brukerne av forskjellige journalsystem satt opp mot spørsmålsgruppe, "Hva synes du om dagens pasientjournalsystem?"

(PROFDOC DOS)

0,0%

5,0%

10,0%

15,0%

20,0%

25,0%

30,0%

35,0%

40,0%

45,0%

50,0%

1 2 3 4 5

Uenig -> Enig

(PROFDOC Vision

0,0%

10,0%

20,0%

30,0%

40,0%

50,0%

60,0%

70,0%

1 2 3 4 5

Uenig -> Enig

Hva synes du om dagens pasientjournalsystem (PROFDOC Win)

0,0%

10,0%

20,0%

30,0%

40,0%

50,0%

60,0%

70,0%

1 2 3 4 5

Uenig -> Enig

Den er hensiktmessig å bruke for å føre journal

Den er brukervennlig

Den inneholder feil og mangler

Strukturen binder meg ved behandling av pasienter

Del 1

57

Brukerne av forskjellige journalsystem satt opp mot spørsmålsgruppe, "Hva synes du om dagens pasientjournalsystem?"

Hva synes du om dagens pasientjournalsystem (Infodoc Dos)

0,0%

10,0%

20,0%

30,0%

40,0%

50,0%

60,0%

70,0%

80,0%

90,0%

1 2 3 4 5

Uenig -> Enig

H va syn es du om dagen s pas ien t jour n alsys t em

( I n f odoc D os)

0,0%

10,0%

20,0%

30,0%

40,0%

50,0%

60,0%

70,0%

80,0%

90,0%

1 2 3 4 5

U e n ig -> E n ig

Den er hensiktmessig å bruke for åføre journal

Den er brukervennlig

Den inneholder feil og mangler

Strukturen binder meg ved behandlingav pasienter

Hva synes du om dagens pasientjournalsystem (Infodoc Win)

0,0%

5,0%

10,0%

15,0%

20,0%

25,0%

30,0%

35,0%

40,0%

45,0%

50,0%

1 2 3 4 5

Uenig -> Enig

Del 1

58

Brukerne av forskjellige journalsystem satt opp mot spørsmålsgruppe, "Hva synes du om dagens pasientjournalsystem?"

Hva synes du om dagens pasientjournalsystem (WinMed)

0,0%

10,0%

20,0%

30,0%

40,0%

50,0%

60,0%

1 2 3 4 5

Uenig -> Enig

Den er hensiktmessig å bruke for å føre journal

Den er brukervennlig

Den inneholder feil og mangler

Strukturen binder meg ved behandling avpasienter

Del 1

59

Conjoint analyse• 99 besvarelser (av 115)

Attributtene som var valgt for pasientjournalen1. Tidsbruk2. Oppbygging3. Registrering4. Kunnskapssystem

Skjemaundersøkelse del 2

60

””Conjoint”Conjoint”

Summary Utilities

Tidsbruk ved bruk av elektroniske pasien

litemediummye

Util

ity

2.0

1.5

1.0

.5

0.0

-.5

-1.0

-1.5

-2.0

Summary Utilities

Funksjon/oppbygging

problempapir

Util

ity

.03

.02

.01

0.00

-.01

-.02

-.03

Grafene viser nytteverdier

Del 2

61

””Conjoint”Conjoint”

Summary Utilities

Registrering av pasientspesifikk informa

digitaltasttale

Util

ity

.4

.3

.2

.1

-.0

-.1

-.2

-.3

Summary Utilities

Kunnskapsystem

tradkunnskap

Util

ity

.4

.2

0.0

-.2

-.4

Del 2

62

””Conjoint”Conjoint”

Importance summary

Factor

Kunnskapsystem

Registrering av pasi

Funksjon/oppbygging

Tidsbruk ved bruk av

Ave

rag

ed

Im

po

rta

nce

80

60

40

20

0

Grafen viser relativ viktighetDel 2

63

””Conjoint”Conjoint”

Forskjeller, Del 1

• Del 1 bekrefter resultatene fra skjemaundersøkelsen.

Men; resultatene kan tyde på at respondentene her er mer teknologi-interessert

Støttende undersøkelse

64

””Conjoint”Conjoint”

Importance summary

Factor

Kunnskapsystem

Registrering av pasi

Funksjon/oppbygging

Tidsbruk ved bruk av

Ave

rag

ed

Im

po

rta

nce

80

60

40

20

0

Summary Utilities

Funksjon/oppbygging

problempapir

Util

ity

.6

.4

.2

-.0

-.2

-.4

-.6

Importance summary

Factor

Kunnskapsystem

Registrering av pasi

Funksjon/oppbygging

Tidsbruk ved bruk av

Ave

rag

ed

Im

po

rta

nce

50

40

30

20

10

0

StøttendeSummary Utilities

Funksjon/oppbygging

problempapir

Util

ity

.03

.02

.01

0.00

-.01

-.02

-.03

Forskjeller, Del 2

65

Sammenligning av skjemabasert undersøkelse og

telefonintervju

• Kvalitativt vs kvantitativt • Hovedtrekkene relativt like

1. Grei brukerterskel på dagens EPJ´er

2. Bruksmønster 3. Teknologisyn

66

Besvarelse av hypotesene

Hypotese I: Bruksmønster

• Mestrer generell bruk• Få føler seg bundet til strukturen av journalsystemet under behandling av pasienter• Bruken er omtrent den samme gjennom hele konsultasjonen, men blir brukt til forskjellige oppgaver under ulike faser• Bruken varierer ikke i forhold til problemets kompleksitet• Legene ønsker å få tak i mer informasjon via EPJ`ene enn dagens løsninger gir mulighet til

67

Besvarelse av hypotesene

Hypotese I: Bruksmønster

Resultatene tyder på at bruken er begrenset og preget av dagens løsninger

68

Besvarelse av hypotesene

Hypotese II: Informasjonsbehov

• Søkes etter: pasientspesifikk informasjon• Et rådførende journalsystem (kunnskapssystem); mulighet til å utrede pasientens tilstand, forslag til medikamenter og lignende • Kommunikasjonsmuligheter med samarbeidspartnere, for eksempel sykehus og apotek, integrert i EPJen• En elektronisk kunnskapsbase, for eksempel Internett. Kan medføre vanskeligheter med hensyn på datasikkerhet• Behovet varierer underveis, før og etter en konsultasjon

69

Besvarelse av hypotesene

Hypotese II: Informasjonsbehov

Resultatene viser at i dagens journalsystemløsninger er informasjonsbehovet redusert til pasientspesifikk informasjon.

I fremtidige journalsystemløsninger er behovet stort og nødvendig for å gi en helhetlig og mer kvalitetssikret behandling av pasienter

70

Besvarelse av hypotesene

Hypotese III: Teknologisyn

• Leger vegrer seg ikke for å lære seg nye journalsystemer• Leger mener at et nytt og forbedret journalsystem vil øke effektiviteten og bedre behandlingen av pasienter. Merk utsagn/spørsmål 2, 9 og 30 • Inntrykket er at legene ikke har fordommer mot teknologi og teknologiens betydning• Men; ressursbehovet ved å lære seg nye systemer er en kritisk faktor

71

Besvarelse av hypotesene

Hypotese III: Teknologisyn

Resultatene viser at legene ikke har fordommer mot teknologi og teknologiens betydning, og at dette ikke er en flaskehals for effektiv bruk av elektroniske journalsystemer.