Bengkel Audit Dalaman

1

Bengkel

Audit DalamanEOMS ISO 21001:2018

25 Februari 2021 Ridzuan Muhammad

2

Profil Syarikat

Perunding Inokreatif Q (Jan 2021)

3

Objektif Bengkel

Meningkatkan pengetahuan

dan kemahiran asas

berkaitan keperluan EOMS

ISO 21001:2018 dari aspek

audit dalaman.

Perunding Inokreatif Q (Jan 2021)

4

Pengenalan Ringkas

Audit Dalaman

A

Perunding Inokreatif Q (Jan 2021)

5

Kerangka

EOMS

Perunding Inokreatif Q (Jan 2021)

6

9.2 Audit dalaman

9.2.1 Organisasi Pendidikan telah mengendalikan audit

dalaman secara berkala bagi menyediakan maklumat sama

ada EOMS:

a. akur kepada:

1. keperluan Organisasi Pendidikan terhadap EOMS;

2. keperluan dokumen ini;

a. telah dilaksana dan diselenggara secara berkesan.

Petikan Standard

EOMS

Perunding Inokreatif Q (Jan 2021)

7

Tujuan Audit

EOMS

Akur kepadakeperluan EOMS organisasi dan Keperluan Standard

Dilaksana &disenggarasecara berkesan

Mencarikesilapan!

BUKAN

Perunding Inokreatif Q (Jan 2021)

8

Tanggungjawab

Juruaudit

Semakkriteria audit

NilaiPelaksanaan proses

Sahkanbukti pelaksanaan

12

3

Perunding Inokreatif Q (Jan 2021)

9

Tanggungjawab

Juruaudit

Kelayakan

Personaliti

Latihan

Pengalaman

Minat

Komitmen

Perunding Inokreatif Q (Jan 2021)

10

Takrifan

Audit Dalaman

B

Perunding Inokreatif Q (Jan 2021)

Auditproses yang sistematik, berkecuali & didokumenkanuntuk mendapatkan bukti audit & menilaikannya secara objektifdalam menentukan kriteria audit dipenuhi.

11Perunding Inokreatif Q (Jan 2021)

Takrifan

Bukti Yang Objektif

Rekod, kenyataan, fakta ataulain-lain maklumat yang berkenaan dengan kriteriaaudit & boleh disahkan.

12Perunding Inokreatif Q (Jan 2021)

Takrifan

Kriteria AuditSet sesuatu dasar, prosedur atau keperluan yang digunakan sebagai rujukan terhadap bukti yang objektif, contohnya:

• Standard ISO 21001:2018;• Dokumen EOMS organisasi;• Akta, pekeliling, garis panduan kementerian

dsb.;• Keperluan pelanggan.

13Perunding Inokreatif Q (Jan 2021)

TakrifanTakrifan

Penemuan AuditKeputusan dari penilaian ke atas bukti audit yang diperolehi terhadap kriteria audit.

Akur(Memenuhikeperluan /

kriteria)

Tak Akur (NC)(Tidak memenuhi

Keperluan / kriteria)

Penambahbaikan(OFI)

(Akur tetapi bolehditambahbaik)

14

Status

Penemuan Audit

Perunding Inokreatif Q (Jan 2021)

15

Fasa

Audit Dalaman

C

Perunding Inokreatif Q (Jan 2021)

16

Perancangan

& Persediaan

Pelaksanaan

AuditPelaporan

AuditSusulan

Audit

Fasa

Audit Dalaman

Perunding Inokreatif Q (Jan 2021)

17

Fasa 1

Perancangan &

Persediaan

C1

Perunding Inokreatif Q (Jan 2021)

18

Contoh Jadual

Audit Dalaman

Mesyuarat Pembukaan

(9.00am-9.30am)

Pelaksanaan Audit(9.30am – 3.30pm)

Perbincangan Kumpulan Audit(3.30pm-4.30pm)

HariPertama

Sambungan Pelaksanaan Audit

(9.00am – 3.30pm)

Perbincangan Kumpulan Audit(3.30pm-4.30pm)

Hari Kedua

Samb. Pelaksanaan Audit

(9.00am – 12.30pm)

Penulisan Laporan Audit

(2.00pm-4.00pm)

HariAkhir

Mesyuarat Penutup(4.00pm-4.30pm)

Perancangan dan Persediaan

Menyediakan Jadual Audit, Notis Audit, SenaraiSemak, Peralatan Audit, Logistik dsb.

SebelumAudit

SusulanAudit

Semak Laporan Audit (Status tindakan & keberkesanan) dsb.

Selepas Audit

Sem

asa

Au

dit

11

2 2

2

2 2

3

3

44

3

Perunding Inokreatif Q (Jan 2021)

19

Senarai Semak

vs. Nota Audit

Senarai

Semak

Nota

Audit

vs.

Perunding Inokreatif Q (Jan 2021)

20Perunding Inokreatif Q (Jan 2021)

Soalan / KaedahMengaudit

PenemuanAudit

Status Penemuan

Senarai Semak

• Ikut aliran proses (bukan prosedursahaja) yang diaudit.

• Guna PDCA dengangabungan 4M + 1E dan 5W1H.

Catat gunakaedah:• M.B.A.S

• Kaedah lainyang sesuai

✓Akur✓ Tak akur✓OFI

21

Ambil Kira

Isu Semasa

Peyesuaian SumberManusia

Pemotongan Bajet / kewangan

PenyesuaianOperasi

Perancangan AsalMasih Relevan?

Perunding Inokreatif Q (Jan 2021)

22

Ambil Kira

Isu Semasa

a. Adakah ia menjejaskan perancangan dan proses

kerja?

b. Dari aspek apakah perancangan dan proses kerja

terjejas?

c. Apa kaedah/penyesuaian yang digunakan untuk

berdepan dengan situasi ini?

Perunding Inokreatif Q (Jan 2021)

23

Ambil Kira

Isu Semasa

d. Adakah kaedah/penyesuaian ini telah diluluskan?

d. Adakah pelaksanaannya berjalan lancar/perlukan

penyesuaian berterusan?

e. Bagaimana komunikasi dengan pelanggan berkaitan

penyesuaian yang dilaksanakan?

f. Apakah rancangan jangka panjang terhadap proses

jika Pendamik ini berterusan?

Perunding Inokreatif Q (Jan 2021)

24

Fasa 2

Pelaksanaan

Audit

C2

Perunding Inokreatif Q (Jan 2021)

25Perunding Inokreatif Q (Jan 2021)

Contoh Kaedah

Mengaudit

4. Jika tidak memenuhikeperluan, apakah tindakanpembetulan?

1. Semak perancangan.

2. Semak pelaksanaan, adakahseperti yang dirancang?

3. Jika memenuhi keperluan, apakah tindakanpenambahbaikan?

ROTI

26

eviewbserveestnterview

MMMME

anachineethodaterialnvironment

WWWWWH

hathenherehohyow

1 2 3R.O.T.I 4M + 1E 5W + 1H

Perunding Inokreatif Q (Jan 2021)

Contoh Kaedah

Mengaudit

27

MBAS

ana – di mana bukti dijumpaiila – bila tarikh yang dimaksudkanpa – apa bukti tersebutiapa – sampel bukti melibatkan individu

Ingat: Majlis Bandaraya Alor Setar (MBAS)

*lazimnya APA akan dicatat terlebih dahulu.

Perunding Inokreatif Q (Jan 2021)

Mencatat

Penemuan Audit

28Perunding Inokreatif Q (Jan 2021)

Soalan / KaedahMengaudit

PenemuanAudit

Status Penemuan

• Ikut aliran proses (bukan prosedursahaja) yang diaudit.

• Guna PDCA dengangabungan 4M + 1E dan 5W1H.

Catat gunakaedah:• M.B.A.S

• Kaedah lainyang sesuai.

✓Akur✓ Tak akur✓OFI

Hubung kait Soalan,

Penemuan dan Status Audit

29

Fasa 3

Pelaporan Audit

C3

Perunding Inokreatif Q (Jan 2021)

30

Akur(Penemuan kekaldalam senaraisemak)

Tidak Akur(NC)(Penemuandipindah ke BorangNCR)

Penambah-baikan(OFI)(Penemuandipindah ke OFI)

CatatPenemuan(Rekod dalamsenarai semak / Nota Audit)

Laporankeseluruhan

audit

NCR

Pelaporan

Audit

31Perunding Inokreatif Q (Jan 2021)

Perbazaan

NCR dengan OFI…

StatusPenemuan AuditAkur Keperluan

Standard?Tindakan

Ketakakuran(NC)

PeluangPenambahbaikan

(OFI)

?

?

?

?

Bukti Audit

Kriteria Audit

Didapati Latihan staf yang dilaksanakan belum dinilaikeberkesanannya.

• Kursus Audit Dalaman• Di Hotel Pushman Putrajaya • Tarikh: 3-5 Jan 20• Pn. Ruhainiez, Pn. Nilopah

Tidak mematuhi:• Akta/SOP/Pekeliling…… atau• Langkah Prosedur…. dan• Klausa 7.2.d ISO 21001:2018

• Kursus Menangani Stress• Hotel Pushman, Putrajaya• Tarikh: 20-21 Feb 20• Pn Salena G., En. Justin B.

32Perunding Inokreatif Q (Jan 2021)

Contoh Penulisan

NCR

1. Pelan pengurusan risiko telah dibangunkan di peringkat organisasi tetapi terdapat beberapa isudalaman yang relevan dengan arah tuju strategiktidak dinyatakan. Contohnya risiko berkaitanpendidikan berkeperluan khas tidak dinyatakandengan jelas.

2. Organisasi telah melaksanakan Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan. Bagaimanapun mesyuarattidak membincangkan dengan jelas perkaraberkaitan keberkesanan tindakan terhadap risikodan peluang.

33Perunding Inokreatif Q (Jan 2021)

Contoh Penulisan

OFI

34

Fasa 4

Audit Susulan

C4

Perunding Inokreatif Q (Jan 2021)

Mula

*Terima NCR

*Laksana Pembetulan(jika berkenaan)

*Kenalpasti PuncaPenyebab

Telahdilaksana?

*Laksana TindakanPembetulan

Tamat

berkesan?

Minta Auditi ambiltindakan

Tutup NCR

*Tindakan auditi

Tindakan juruaudit

tindakanjuruaudit

ya

ya

tidak

tidak

Petunjuk:

35Perunding Inokreatif Q (Jan 2021)

Carta Alir Susulan

Audit

36

Pembetulan yang dicadangBetul dan telahdibuat (jika berkenaan)

Punca ketidakakuran yangdikenalpasti

Tarikh siap yang dicadang

Punca yang sebenar

Tindakan pembetulan yangdicadang

Telah dibuat & berkesan

Bukti

Wajar

Boleh ditentusahkan

Perunding Inokreatif Q (Jan 2021)

Semakan Umum

Susulan Audit

37Perunding Inokreatif Q (Jan 2021)

Semakan Bukti

Susulan Audit

38Perunding Inokreatif Q (Jan 2021)

Tugasan:

Rujuk Bahan

Yang Dibekalkan

39