View
254
Download
2
Category
Preview:
Citation preview
CENTRAL EQUIPMENT MANAGEMENT SYSTEM (CEMS)
Pembentangan ProjekProgram Pementoran UPM 2013/201423 Disember 2014 (Selasa)
Disediakan Oleh : 1. Cik Noremy Binti Busu2. Pn. Nik Amelia Binti Nik Mustapha 3. Pn. Shamriza Binti Shari
PERNYATAAN MASALAH
Kesukaranmengenalpasti rekod
alatan dan jenispengujian yang
dilaksanakan
Pengeluaran kos yang tidak ekonomi
diperuntukkan untuktujuan
penyelenggaraan, kalibrasi & pembelian
alatan
Peralatan sedia ada di
UPM tidak digunakansecara optimum (fully
utilize)
Penjanaanpendapatan hasil
pengujian yang
ditawarkan tidak dapatdi kenal pasti
Central Equipment Management System telah dibangunkan pada tahun
2010 sebagai satu kaedah gunasama antara penyelidik dalammenjalankan penyelidikan yang melibatkan peralatan-peralatanpenyelidikan saintifik.
Sistem yang dibangunkan mempunyai keupayaan untuk mencari danmengenalpasti kedudukan sesuatu alatan penyelidikan di PTJ terlibat.
LATAR BELAKANG SISTEM CEMS ASAL
Senarai semua alatan penyelidikan diletakkan pada muka hadapansistem. Setelah dikenalpasti alatan penyelidikan yang diperlukan, sistem
seterusnya dipautkan kepada subsistem di PTJ terlibat.
Tempahan dibuat terus kepada operator sistem di PTJ yang terlibatsecara atas talian (online). Pihak operator di PTJ boleh mengenalpasti
status semasa alatan penyelidikan tersebut dan seterusnya mengesahkanstatus permohonan melalui emel.
LATAR BELAKANG SISTEM CEMS ASAL
Car
ta a
lirsy
stem
cem
s
START
ACKNOWLEDGE
USER
AVAILABLE
SUPERVISOR
ACKNOWLEDGEMENT
NEW USER NEW REGISTRATION
LOGIN
VIEW ITEM DETAILS/ STATUS
SELECT ITEM
SEARCH ITEM
SELECT DATE
SELECT HOUR
FILL – UP REMARK e.g:
sample/ speciment
description
VIEW BOOKING
SUMMARY
BOOKING
STUDENT APPROVED
AUTO GENARATED *application being
process
OPERATOR GET ACKNOWLEDGEMENT
OPERATOR CHECK APPLICATION
OPERATOR GIVE
APPROVAL
ACKNOWLEDGE USER
APPROVALACKNOWLEDGE
USER
END
NO
YES
YES
NO
YES
NO
NO
YES
YES
NO
CARTA ALIR SISTEM
CEMS ASAL
Penambahbaikan sistem telah dibuat hasil perbincangan dengan pihak iDECpada 07 Oktober 2013 disebabkan sistem asal menggunakan versi yang lama
dan menyukarkan proses penambahbaikan. Bersetuju untuk membinasistem yang baharu dan terkini.
Cadangan penambahbaikan kepada sistem sediaada telah mendapat
kelulusan JK Kerja ICT pada 22 November 2013.
LATAR BELAKANG SISTEM
JUSTIFIKASI PEMBANGUNAN SISTEM BAHARU
1)Membangunkan sebuah sistem bagi menyimpan semua data peralatanpenyelidikan yang dibeli atau diperolehi oleh UPM dalam satu sistemyang boleh digunakan oleh semua staf termasuk dengan diskripsi peralatan, kos peralatan, staf bertanggungjawab, penyelenggaraan, penggunaan, dantempoh hayat penggunaan.
2)Memudahkan proses menyimpan, mengemaskini dan carian sesuatuperalatan penyelidikan.
3) Merekod data kekerapan gunasama sesuatu peralatan untukmenentukan peralatan yang kerap, jarang atau tidak dikongsi serta jumlah
dana penyelenggaraan yang disalurkan oleh pihak universiti bagi membantumengelakkan pembelian yang tidak ekonomi.
4) Sebagai suatu mekanisme untuk membantu penyelidik mengenalpastiperalatan yang ada, lokasi, pegawai yang bertanggungjawab, bayaran yang dikenakan (jika ada), tempoh menunggu dan kaedah menempah penggunaanperalatan tersebut.
JUSTIFIKASI PEMBANGUNAN SISTEM BAHARU
5) Merekodkan kegunaan dan caj makmal yang dikenakan kepada setiappenggunaan.
6) Sistem yang boleh digunasama oleh pihak Bendahari, PejabatPembangunan Dan Pengurusan Aset dan Pejabat Pengurusan Keselamatandan Kesihatan Pekerjaan bagi mengenalpasti fungsi makmal, jenis peralatan, jenis pengujian dan pelbagai keperluan di makmal seluruh PTJ di UPM
JUSTIFIKASI PEMBANGUNAN SISTEM BAHARU
KOS PENGURUSAN MAKMAL DI UPM
(PERBELANJAAN RU)
Kos Penyelenggaraan Alatan
2013 RM1,506,513.75
2014 RM1,050,000.00
Jumlah RM2,556,513.75
Kos Kalibrasi Alatan
2013 RM729,828.98
2014 RM629,389.00
Jumlah RM1,359,217.98
Kos Pembelian Alatan
2013 RM2,999,010.00
Jumlah RM2,999,010.00
UPM membelanjakan
RM 5,235,352.73 pada
tahun 2013 (Bajet RU) bagi kos
penyelenggaran, kalibrasi dan
pembelian peralatan makmal
Dengan sistem CEMS, rekod
kalibrasi dapat dipantau dengan
sistematik seterusnya dapat
mengelakkan NCR
berulang berkaitan
peralatan yang tidak dikalibrasi
PECAHAN AKTIVITI
PEMBANGUNAN
•Rekabentuk Sistem
•Pembangunan Modul dalamsistem
•Pengujian Sistembersama PTJ
•Penambahbaikandan Pembetulanberdasarkankeperluan
•Penyerahan Projek•Penyelenggaraan
Sistem
•Mesyurat danPerbincangan(PembangunSistem)
•Analisis Keperluan
•Penyelasan SRS
•MesyuratPenyelarasan
•Bengkel/ Perbincangan PTJ
•PenyerahanCadanganPembangunan
PerancanganProjek
AnalisisKeperluan
Sistem
Pembangunan Sistem
Pengujian, Penyerahan
danPenyelenggara
an
Sasaran ProjekPementoran
2014
CARTA PERBATUAN PEMBANGUNAN
SISTEMAktiviti Tindakan
2013 2014 2015
Okt. Nov Dis Jan Feb Mac April Mei Jun Julai Ogos Sept. Okt. Nov. Dis. Jan Feb Mac April Mei Jun
P A P A P A P A P A P A P A P A P A P A P A P A P A P A P A P A P A P A P A P A P A
Perbincangan bersama wakil IDEC untuk
penambahbaikan system CEMS TNCPI/IDEC
Penyediaan Dokumen Permohonan
Pembangunan SistemTNCPI
Penghantaran Borang Permohonan Kerja
Jawatankuasa Kerja ICTTNCPI
Kelulusan Jawatankuasa Kerja ICT IDEC
Penyediaan dokumen (FASA 1) IDEC
Perbincangan dokumen bersama KPP TNCPI/IDEC
Perbincangan keperluan dokumen pada
sistemTNCPI/IDEC
Perbincangan bersama dengan wakil PTJ TNCPI/IDEC/
PTJ/BURSAR
Bengkel keperluan sistem dengan wakil
PTJ
TNCPI/IDEC/
PTJ/BURSAR
Pembangunan sistem oleh pihak IDEC IDEC
Pengujian Unit dan IntegrasiTNCPI/IDEC/F
K
Pengujian Penerimaan PenggunaTNCPI/IDEC/
PTJ
P- Plan A-Actual
PEMBANGUNAN SISTEM BAHARU
Pelaksanaan Organisasi Kejat
penggunaan ICT, mengurangkanpembaziran, cekap, cepat dan
tepat, tingkat produktiviti,
Matlamat 5 Pelan StrategikUPM 2014 – 2020
Mempertingkat Kualiti TadbirUrus
Putra Global 200Kecekapan Sistem Governan Institusi, Budaya
Kerja Cemerlang, Kemudahan terbaik yang dilengkapi dengan kemudahan terkini untuk
meningkatkan proses pembelajaran danpengajaran serta menggalakkan penyelidikan
dan pembangunan
MODUL SISTEM
•Proses pendaftaranpengguna danperananindividu
ModulPendaftaran
Pengguna
•Pendaftaranperalatan danpengujian
ModulPendaftaran
Peralatan •Proses permohonan tempahan
•Proses kelulusan
Modul TempahanPeralatan
•Proses penyediaandan paparancajperkhidmatandan pengujian
Modul PenyedianCaj
•Proses Permohonan
•Proses Semakan
•Proses Kelulusan
ModulPenyelenggaraan
/ Kalibrasi
•Paparan dancetakanpelaporan
•Laporan SPK
Modul Pelaporan
CARTA ALIR CENTRAL EQUIPMENT
MANAGEMENT SYSTEM (CEMS) BAHARU
PENGURUSAN
PERALATAN
PENYELIDIKAN
(EQUIPMENT
MANAGEMENT SYSTEM –
CEMS)
Pemohon/
PenyelidikPROSES TEMPAHAN
PROSES
PENYELENGGARAAN /
KALIBRASI
CEMS
PermohonanTempahan
Semakan
TempahanPermohonan Peruntukan
Penyelenggaraan/Kalibrasi
Kelulusan Peruntukan
Penyelenggaraan/Kalibrasi
Modul
Pemohon
Pengemaskinian
Penyelenggaraan/ Kalibrasi
PROSES PENDAFTARAN
PENGGUNA
Permohonan Pendaftaran
Semakan
Pendaftaran
Pentadbir
RMC
Modul
Pentadbir RMC
C DE
A B
F
CARTA ALIR CENTRAL EQUIPMENT
MANAGEMENT SYSTEM (CEMS) BAHARU
PROSES
PENDAFTARAN
PERALATAN/
MAKMAL/PENGUJIAN
Pendaftaran Peralatan/
Makmal/Pengujian
RPMS
Pentadbir CEMS
Modul
Pentadbir
CEMS
Pengurusan
Pejabat
TNCPI
PROSES
PEMANTAUAN
CEMS
Laporan Statistik
Penggunaan
Peralatan/ Makmal
Pengujian
Laporan
Tempahan
Peralatan/ Makmal
Pengujian
Modul
Pengurusan
TNCPI
Laporan
Permohonan
Peruntukan
Penyelenggaraan/
Kalibrasi
Laporan Status
Penggunaan
Peralatan/ Makmal
Pengujian
Senarai Peralatan
Tentukur
Pegawai Aset/
Penyelia Makmal
Modul
Pegawai
Aset/
Penyelia
Makmal
Ketua
Makmal
Modul
Ketua
Makmal
FAMS
Pentadbir
RMC
Penyediaan Caj
Perkhidmatan /
Pengujian
Pengemaskinian Caj
Perkhidmatan /
Pengujian
PROSES
PENYEDIAAN CAJ
A B C D E F
Sistem Yang Digunapakai Sama
(Integrated System)
PENDAFTARAN PENGGUNA
PENDAFTARAN PERALATAN
PENDAFTARAN MAKMAL
PERMOHONAN TEMPAHAN
PERMOHONAN TEMPAHAN
PERMOHONAN TEMPAHAN
PERMOHONAN TEMPAHAN
PENYEDIAAN CAJ
PENYEDIAAN CAJ
PENYELENGGARAAN DAN KALIBRASI
PELAPORAN
PELAPORAN
Sekalung Penghargaan dan Terima Kasih kepada:-
1. Mentor yang terlibat membantu memberikan idea dan pendapat, En. Asbullah, En. Rafiuz Zaman dan Pn. Lailawati. 2. Pn. Chek Zan Kasah, Ketua Pentadbiran – membenarkan projek ini menjadi sebahagian projek pementoran3. Team iDEC yang telah membangunkan sistem ini menjadikan kenyataan4. Fakulti/ Pusat/ Institut dan Akademi yang memberikan input dan cadangan serta keperluan.5. Semua yang terlibat secara langsung atau tidak kepada projek pembangunan CEMS
Recommended