DOKUMEN TIDAK TERKAW

AL

PEJABAT PERPUSTAKAAN DAN PENGURUSAN ILMU

Pindaan: 0

Tarikh Pindaan :

Muka Surat : 1/ 10 PROSEDUR AUDIT DALAMAN UMK/PPI/SPK-03

PROFIL PINDAAN – EDISI ………...

Bil Butiran Pindaan Sumber Pindaan

Sebab Pindaan

Pindaan Dokumen

Sedia Semak Lulus

PPI ISO 001

DOKUMEN TIDAK TERKAW

AL

PEJABAT PERPUSTAKAAN DAN PENGURUSAN ILMU

Pindaan: 0

Tarikh Pindaan :

Muka Surat : 2/ 10 PROSEDUR AUDIT DALAMAN UMK/PPI/SPK-03

1.0 TUJUAN

Prosedur ini menjelaskan:

i. Langkah-langkah melaksanakan audit dalaman ke atas SPK ISO 9001: 2015 PPI meliputi

perlantikan juruaudit, perancangan audit, kriteria dan perlaksanaan audit, tindakan

pembetulan audit dalaman dan pembentangan laporan audit.

ii. Pelaksanaan audit susulan untuk menentukan semua ketidakpatuhan dikenalpasti, diambil

tindakan pembetulan sewajarnya dan mengesahkan hasil tindakan yang diambil.

iii. Penggunaan hasil audit untuk pembaikan SPK ISO 9001: 2015 PPI.

2.0 SKOP

Prosedur ini meliputi pelaksanaan audit dalaman ke atas semua proses kerja dan

perkhidmatan PPI sebagaimana dinyatakan dalam skop SPK ISO 9001: 2015 PPI.

3.0 TERMINOLOGI/ SINGKATAN :

3.1 Audit Dalaman: meliputi audit sistem dan pematuhan yang dilaksanakan oleh staf

Perpustakaan dan/ atau UMK.

3.2 Juruaudit Dalaman: Staf Pejabat Perpustakaan dan Pengurusan Ilmu dan/ atau UMK

yang dilantik secara rasmi melaksanakan audit dalaman ke atas SPK ISO 9001: 2015

PPI.

3.3 UMK : Universiti Malaysia Kelantan

3.4 Pejabat PPI : Pejabat Perpustakaan dan Pengurusan Ilmu

3.5 SPK : Sistem Pengurusan Kualiti

3.6 KAD : Ketua Audit Dalam

3.7 PAD : Pasukan Audit Dalam

3.8 RCA : ‘Root Cause Analysis’

3.9 KP : Ketua Pustakawan

3.10 PKD : Pegawai Kawalan Maklumat Berdokumen

3.11 WP : Wakil Pengurusan

3.12 KK : Kampus Kota

3.13 KB : Kampus Bachok

3.14 KJ : Kampus Jeli

DOKUMEN TIDAK TERKAW

AL

PEJABAT PERPUSTAKAAN DAN PENGURUSAN ILMU

Pindaan: 0

Tarikh Pindaan :

Muka Surat : 3/ 10 PROSEDUR AUDIT DALAMAN UMK/PPI/SPK-03

4.0 DOKUMEN RUJUKAN

4.1 MS ISO 9001: 2015

4.2 MS ISO 19011: 2011

4.3 Prosedur Tindakan Pembetulan (UMK/PPI/SPK-05)

5.0 DOKUMEN SOKONGAN

5.1 Jadual Audit Dalaman PPI (Lampiran SPK 03-01)

5.2 Borang Semak Pasti Audit Dalaman PPI (PPI ISO 002)

5.3 Borang Ketidakpatuhan Audit Dalaman PPI (PPI ISO 003)

5.4 Borang Laporan Audit Dalaman PPI (PPI ISO 004)

DOKUMEN TIDAK TERKAW

AL

PEJABAT PERPUSTAKAAN DAN PENGURUSAN ILMU

Pindaan: 0

Tarikh Pindaan :

Muka Surat : 4/ 10 PROSEDUR AUDIT DALAMAN UMK/PPI/SPK-03

6.0 PROSEDUR TERPERINCI

No Keterangan Prosedur

T/Jawab

6.1

Tugas dan tanggungjawab Pelaksanaan Audit Dalaman

6.1.1 Tanggungjawab pihak yang terlibat dalam perancangan dan perlaksanaan

audit dalaman SPK ISO 9001: 2015 PPI hendaklah mengikut ketetapan berikut:

Aktiviti Audit Dalaman Tanggungjawab

a. Perancangan/ Jadual Audit WP/KAD

b. Perlaksanaan Audit KAD/PAD

c. Laporan Audit KAD

d. Audit Susulan Juruaudit/ Pihak diaudit

e. Rekod Audit – Jadual audit, Semak Pasti, Laporan Ketidakpatuhan, Latihan Juruaudit, Minit Mesyuarat Pembukaan dan Penutup dan Laporan Audit

Pegawai Kawalan Dokumen

f. Analisis Penemuan Audit Jawatankuasa Pelaksana ISO 9001: 2015

WP

KAD

PAD

J/K Pelaksana ISO

6.2 Frekuensi, Perancangan dan Jadual Audit Dalaman

6.2.1 Audit dalaman hendaklah dirancang dan dilaksana sekurang-kurangnya

sekali setahun iaitu dalam tempoh suku tahun ketiga. Audit dalaman juga boleh

diadakan secara siri atau pada bila-bila masa yang perlu terutamanya apabila

Pengurusan Atasan Perpustakaan mendapati masalah-masalah wujud dalam SPK

ISO 9001:2008 PPI seperti peningkatan komplen pengguna atau banyak

ketidakpatuhan berlaku dalam perkhidmatan, teguran pengurusan UMK dan

sebagainya.

6.2.2 Jadual audit dalam hendaklah disedia berdasarkan kepentingan dan

pendekatan proses dengan menggunakan format Jadual Audit Dalaman –

Lampiran SPK 03-01. Jadual audit hendaklah menyatakan perkara-perkara berikut:

a. Pengauditan - Bahagian/Unit/ proses/perkhidmatan yang akan diaudit.

b. Tarikh dan masa pengauditan.

c. Juruaudit terlibat.

WP/ TWP

KAD DOKUMEN TIDAK TERKAW

AL

PEJABAT PERPUSTAKAAN DAN PENGURUSAN ILMU

Pindaan: 0

Tarikh Pindaan :

Muka Surat : 5/ 10 PROSEDUR AUDIT DALAMAN UMK/PPI/SPK-03

6.2.3 Jadual audit mestilah meliputi semua proses kerja yang terlibat dalam SPK

ISO 9001: 2015 PPI. Ianya mestilah dijadualkan berasaskan kepentingan proses dan

dapatan audit yang lalu mengikut asas pertimbangan berikut:

a. Aduan pelanggan.

b. Jumlah ketidakpatuhan audit dan pemerhatian audit yang dilaporkan.

c. Aliran ketidakpatuhan dan tindakan pembetulan PPI.

6.3 Lantikan Juruaudit Dalaman

6.3.1 Juruaudit dalam hendaklah dipilih dan dilantik berdasarkan prinsip

‘objectivity’ dan ‘impartiality’ daripada kalangan staf Perpustakaan dan/ atau

UMK yang terlatih dalam bidang audit dalaman iaitu telah mengikuti kursus

audit dalam. Rekod lantikan dan latihan audit dalaman ini hendaklah

disimpan.

6.3.2 Seorang Ketua Juruaudit hendaklah dilantik untuk menyelaras kerja-kerja

pengauditan dan urusan dengan pihak diaudit.

6.3.3 Sekurang-kurangnya dua Juruaudit Dalaman hendaklah ditetapkan bagi

setiap aktiviti yang diaudit.

6.3.4 Dalam menjalankan tugas pengauditan, juruaudit dalaman hendaklah

melaksanakannya secara objektif. Juruaudit hendaklah bebas daripada

tugas-tugas atau proses yang diaudit.

Ketua Pustakawan/ WP

6.4 Kriteria dan Metodologi Audit

6.4.1 Kriteria audit hendaklah diasaskan kepada:

a. Audit Sistem / Peringkat 1 - MS ISO 9001: 2015.

b. Audit Pematuhan / Peringkat 2 – MS ISO 9001: 2015, Manual Kualiti,

Prosedur SPK, Prosedur, standard profesional, dan lain-lain dokumen,

dasar, regulatori dan standard yang digunakan dalam SPK ISO 9001:

2015 PPI.

6.4.2 Kriteria ini hendaklah dikemaskini dan disahkan dalam setiap audit dalaman

yang dijalankan.

6.4.3 Kaedah perlaksanaan audit dalaman boleh melibatkan cara berikut :

a. Semakan rekod dan dokumen kerja.

b. Pemerhatian aktiviti kerja.

c. Temubual dengan pihak diaudit.

PAD

DOKUMEN TIDAK TERKAW

AL

PEJABAT PERPUSTAKAAN DAN PENGURUSAN ILMU

Pindaan: 0

Tarikh Pindaan :

Muka Surat : 6/ 10 PROSEDUR AUDIT DALAMAN UMK/PPI/SPK-03

d. Pengesahan bahan dan perkhidmatan perpustakaan dan pengurusan

ilmu (penerbitan buku, inventori aset ilmu, penerbitan korporat, data

penerbitan makalah ) yang menepati kriteria kualiti diikuti dengan

proses mengendalikannya (Audit Trail)

e. Penggunaan borang-borang untuk mencatitkan rekod/ aktiviti audit

seperti di Para 6.5.3.

6.5 Pelaksanaan Audit Dalaman

6.5.1 Makluman audit - Juruaudit dalaman dan pihak diaudit hendaklah

dimaklumkan mengenai tugas pengauditan sekurang-kurangnya 2 minggu

sebelum permulaan audit.

6.5.2 Mesyuarat pembukaan - Mesyuarat pembukaan hendaklah diadakan

sebelum audit mula dilaksanakan. Keahlian mesyuarat ini hendaklah

melibatkan:

KEAHLIAN KAMPUS KOTA KAMPUS BACHOK

KAMPUS JELI

Pengerusi Ketua Pustakawan PKD KB PKD KJ

Ahli i- WP (sbg Pengerusi gantian) ii- TWP iii- Semua Ketua Bahagian iv- PKMB KK v- KAD vi- PAD

i-Ketua Bahagian ii-PKMB KB iii-PAD

i-Ketua Bahagian ii-PKMB KJ iii-PAD

Setiausaha PKMB KK PKMB KB PKMB KJ

Dalam mesyuarat pembukaan ini, perkara-perkara berikut hendaklah dibincang dan

diputuskan :

Taklimat Pengurusan dan PAD.

Penentuan Skop, Objektif dan Kriteria Audit.

Persetujuan ke atas jadual audit dan penetapan tugas Juruaudit Dalaman.

Tarikh dan masa audit.

Penentuan mesyuarat penutup.

Hal-hal lain yang boleh melancarkan lagi kerja-kerja pengauditan.

6.5.3 Pengauditan – Pengauditan hendaklah dilaksanakan secara objektif dan

WP

KAD

PAD

DOKUMEN TIDAK TERKAW

AL

PEJABAT PERPUSTAKAAN DAN PENGURUSAN ILMU

Pindaan: 0

Tarikh Pindaan :

Muka Surat : 7/ 10 PROSEDUR AUDIT DALAMAN UMK/PPI/SPK-03

berdasarkan prinsip ‘impartiality’ dengan menggunakan mana-mana kaedah

seperti yang dijelaskan di Para 6.4.3. Perekodan dan pelaporan audit

hendaklah menggunakan:

Borang Semak Pasti Audit Dalaman PPI (PPI ISO 002) - Juruaudit

hendaklah menggunakan borang Semak Pasti Audit Dalaman semasa

melaksanakan audit dan merekodkan bukti-bukti audit dan peluang

penambahbaikan (OfI) dan maklumat juruaudit dan pihak diaudit.

Borang Laporan Ketidakpatuhan Audit Dalaman PPI (PPI ISO 003)–

Sebarang ketidakpatuhan yang ditemui semasa pengauditan hendaklah

dilaporkan dengan menggunakan Borang ini dan mengkategorikan

ketidakpatuhan kepada:

- Major; sekiranya ketidakpatuhan menyebabkan koleksi, bahan penerbitan

buku, penerbitan korporat dan perkhidmatan PPI gagal memenuhi keperluan

ditetapkan (system and procedure breakdown), dan integriti pengurusan dan

perkhidmatan PPI serta kepuasan pelanggan terjejas atau ketidakpatuhan

minor yang banyak.

- Minor; bagi ketidakpatuhan yang tidak menjejaskan perkhidmatan PPI.

Borang Laporan Audit Dalaman PPI (PPI ISO 004) - hendaklah digunakan

untuk melaporkan keseluruhan proses dan penemuan audit termasuk

perbandingan dengan audit yang lalu serta peluang penambahbaikan (OfI).

6.5.4 Mesyuarat penutup - Mesyuarat penutup hendaklah diadakan selepas

tugas pengauditan selesai dilakukan berdasarkan persetujuan di antara

Pengurusan Perpustakaan dengan PAD. Keahlian mesyuarat penutup

adalah sama seperti mesyuarat pembukaan yang dinyatakan di para 6.5.2.

KAD/PAD hendaklah membentangkan laporan audit, pemerhatian (OfI) dan

ketidakpatuhan yang ditemui semasa pengauditan. Semua ketidakpatuhan

hendaklah dibincang dan perlu dipersetujui oleh pihak yang diaudit dengan

menandatangani di Borang Laporan Ketidakpatuhan Audit Dalaman PPI

(PPI ISO 003).

6.6 Pengendalian Ketidakpatuhan dan OfI

6.6.1 Analisis Ketidakpatuhan Audit dan Punca-puncanya - Pihak yang diaudit

hendaklah menyiasat atau menyemak punca-punca ketidakpatuhan (RCA)

WP

JK ISO

DOKUMEN TIDAK TERKAW

AL

PEJABAT PERPUSTAKAAN DAN PENGURUSAN ILMU

Pindaan: 0

Tarikh Pindaan :

Muka Surat : 8/ 10 PROSEDUR AUDIT DALAMAN UMK/PPI/SPK-03

menggunakan mana-mana kaedah seperti percambahan fikiran,

perbincangan, mesyuarat, alat-alat kualiti, WHY diagram dan sebagainya.

Pembetulan (tindakan mengatasi ketidakpatuhan yang dilaporkan) dan/atau

tindakan pembetulan (tindakan mengelakkan ketidakpatuhan berulang)

hendaklah ditentukan hasil daripada ketidakpatuhan yang dilaporkan dan

analisis yang dibuat. Pelan tindakan ini mestilah dinyatakan dengan jelas

dari segi jenis tindakan, masa yang diperlukan untuk mengambil tindakan

dan staf yang akan mengambil tindakan.

6.6.2 Tindakan Pembetulan - Staf yang ditugaskan mengambil tindakan

pembetulan hendaklah mengambil tindakan pembetulan dengan segera bagi

mengatasi punca ketidakpatuhan dan mencegahnya daripada berulang.

Hasil tindakan pembetulan hendaklah direkodkan dalam bentuk data,

pemerhatian atau bukti ketidakpatuhan tidak berulang. WP/TWP

bertanggungjawab memastikan dan memantau setiap tindakan pembetulan

yang ditetapkan diambil.

6.6.3 ‘OfI’ - Semua ‘OfI’ audit hendaklah dikaji kesesuaian untuk diambil tindakan

pembaikan oleh Jawatankuasa Pelaksana ISO 9001:2008. Laporan

pelaksanaan akan dibentangkan dalam Mesyuarat Semakan Pengurusan.

Staf terlibat

6.7 Audit Susulan dan Penutupan Tindakan Pembetulan Audit Dalaman

6.7.1 Audit susulan diadakan berdasarkan persetujuan di antara pihak yang

diaudit yang terlibat dengan ketidakpatuhan dilaporkan dan pihak PAD.

Audit susulan hendaklah dihadiri oleh:

Ketua Bahagian/ Unit atau staf berkaitan dengan ketidakpatuhan yang

dilaporkan.

Juruaudit terlibat.

WP jika perlu

6.7.2 Aktiviti Audit Susulan hendaklah mengikut ketetapan berikut :

a. Menjelaskan tujuan Audit Susulan.

b. Pengesahan kehadiran.

c. Laporan mengenai tindakan pembetulan yang telah diambil.

WP

PAD

Staf terlibat

DOKUMEN TIDAK TERKAW

AL

PEJABAT PERPUSTAKAAN DAN PENGURUSAN ILMU

Pindaan: 0

Tarikh Pindaan :

Muka Surat : 9/ 10 PROSEDUR AUDIT DALAMAN UMK/PPI/SPK-03

d. Perbincangan, verifikasi dan pengesahan terhadap pematuhan dan /

tindakan pembetulan.

e. Merekod hasil tindakan pembetulan bagi menjamin ketidakpatuhan

tidak berulang.

f. Menutup tindakan pembetulan sekiranya tindakan didapati berkesan.

g. Menentukan audit susulan selanjutnya sekiranya tindakan pembetulan

yang diambil dinilai tidak berkesan. Pihak diaudit hendaklah mengambil

tindakan mengikut para 6.6.1 dan seterusnya.

6.7.3 PAD adalah bertanggungjawab menentukan tindakan pembetulan yang

dinyatakan telah diambil dan menilai hasil tindakan berkenaan. Tindakan

yang diambil hendaklah dipastikan berkesan iaitu dapat mengelakkan

ketidakpatuhan yang sama berulang dan meningkatkan keberkesanan SPK

ISO 9001: 2015 PPI sebelum sesuatu tindakan pembetulan audit dalaman

ditutup atau dilanjutkan.

6.8 Pembentangan Laporan Audit dan Pengendalian Ketidakpatuhan dan

Statusnya

6.8.1 Laporan audit dan pengendalian ketidakpatuhan yang dilaporkan/ tindakan

pembetulan serta statusnya hendaklah dilaporkan dalam Mesyuarat

Semakan Pengurusan.

WP

6.9 Analisis Penemuan Audit

6.9.1 Jawatankuasa Pelaksana ISO 9001: 2015 hendaklah membuat analisis

terhadap penemuan audit dan mencadangkan sebarang pembaikan sistem,

proses, koleksi, bahan, penerbitan buku dan korporat, data penerbitan

universiti dan perkhidmatan PPI bagi meningkatkan keberkesanan SPK ISO

9001: 2015 PPI dan kepuasan pengguna.

JK Pelaksana ISO

DOKUMEN TIDAK TERKAW

AL

PEJABAT PERPUSTAKAAN DAN PENGURUSAN ILMU

Pindaan: 0

Tarikh Pindaan :

Muka Surat : 10/ 10 PROSEDUR AUDIT DALAMAN UMK/PPI/SPK-03

7.0 REKOD KUALITI

Bil Nama Rekod Rujukan Lokasi

1 Latihan Juruaudit. Folder Audit Dalaman PPI WP/ PKMB

2 Lantikan juruaudit.

3 Jadual Audit Dalaman PPI (Lampiran SPK 03-01).

4 Borang Semak Pasti Audit Dalaman PPI (PPI ISO 002).

5 Pengendalian ketidakpatuhan audit dan Audit Susulan (PPI ISO 003).

6 Borang Laporan Audit Dalaman PPI (PPI ISO 004).

7 Minit mesyuarat Pembukaan dan Penutup.

DOKUMEN TIDAK TERKAW

AL