Bestillerkompetanse og kontraktsadministrasjon

Bestillerkompetanse og kontraktsadministrasjon

24. og 25. november 2011

Advokatene Kjell-Andre Honerud,

Andreas Rostveit, og

Thomas O. Strömbom

Agenda Dag 1: Håndtering av innkjøpsprosessen

1010 - 1100: PresentasjonDagens situasjon for bestillerenAnskaffelsesprosessenAnskaffelsesregleverkets rammer

1115 - 1200: Valg og implementering av anskaffelsesstrategi/rutiner for deres virksomhet

1215 - 1300: Grunnleggende prinsipper bak anskaffelsesregelverket1300 - 1400: Lunsj1400 - 1430: Egenregi eller outsourcing/innkjøp av tjenester?1430 - 1500: Valg av anskaffelsesprosedyre- særlig om rammeavtaler1515 - 1615: Gjennomføring av anskaffelsesprosessen

Utarbeidelse av konkurransegrunnlagKvalifikasjonskrav og tildelingskriterier – forholdet til

SelichaEvaluering og tildeling av kontrakt

1615 -1700: HMS i anskaffelses- og byggefasen

Dagens markdessituasjon (1)

Dagens markedssituasjon (2)• Konkurser

• Oppsigelser – permisjoner

• Entreprisekostnaden er svakt på vei oppover etter fallet i 2008- 2010

• Reduserte varepriser

• Reduserte timesatser

• Redusert krav til fortjeneste

• Ofte det viktigste å sysselsette ansatte - underordnet betydning om det blir noe fortjeneste

• Det offentlige gjør innkjøp for ca 270 mrd i året, dvs 18 % av

BNP- ikke ubetydelig andel innenfor forsyningssektoren

• Markedssituasjonen: Store endringer i markedet som følge av finanskrisen – relativt godt marked for bestilleren

• Stort fokus på bestillerrollen

• Nytt revidert regelverk trådte i kraft 1.1.2007

• Klageorganet for offentlige anskaffelser

• ”Effektiv ressursbruk”

• Sanksjonsmuligheter - Håndhevelsesdirektivet

Dagens situasjon for bestilleren

Hva innebærer dagens markedssituasjon for bestiller?

Hvilke forhold er viktig for valg av leverandør?

• I dagens marked bør ikke pris alene være styrende for valg av

leverandør

• Bestillers valgmuligheter vil avhengig av om man er innenfor

eller utenfor offentlig sektor (anskaffelsesregelverket)

• Uansett sektor:

• Må ha stort fokus på gjennomføringsevne/

leveringssikkerhet

Hvilke forhold er viktig ved valg av leverandør?

EØS-avtale

Lov om

off.ansk.

Klassisk

sektor

Forsynings

sektor

FOA FFO

Offentlig BH

Lov 16. juli 1999 nr 69

Forskrift av 7. april 2006 nr402

Forskrift av 7. april 2006 nr402

Offentlig sektor

Innkjøperen i energibransjen- hvem er det?

- en Solan eller en Ludvig type?

"Solan Gundersen er den personifiserte morgenfugl, nonchalant utruga i ei osp attmed Glåma. Han er barnefødt optimist med strikkeskjerf, filttøfler og tildels lav moral. For Solan er det vanskelige en bagatell, det umulige en utfordring. Han er Felgens oppmuntrende rådgiver og trofaste håndlanger"

"Ludvig er et B-menneske med utpreget høysnue og tydelig angst for gjennomgripende forandringer. Ludvig er personlig pessimist, saktmodig og trives best i utkantstrøk. Hans klassiske kommentar til det meste er "Det er fali', det". Til tross for hans inngrodde angst for bensinmotorer ble han en avgjørende faktor under billøpet i filmen.

Hvordan oppnå en vellykket anskaffelse?

Leverandørene er på vakt………….

Rudolf Blodstrupmoen var barnefødt i Flåklypa og jobba på Reodors verksted som lærling. Men det ble fort for trangt for ham, så han flyttet til byen der han etterhvert ble både disponent og dyktig racerbilfører. Han tåler ikke å tape og gjør det som trengs for å vinne.

og har dyktige medspillere……..

Rudolf Blodstrupmoens medhjelper er synsk - og derfor den ideelle annenfører

….derfor må oppdragsgiver gjøre de riktige valgene før konkurransen

kunngjøres

….målet bør være å sitte igjen med…

…kun gode

lojale

medhjelpere……

.

Anskaffelsesprosessen1. Planlegging – og forberedelsesfasen

• Prosjektets viktigste fase

1. Egenregi eller konkurranse i markedet?

2. Utarbeidelse av tekniske og merkantile krav

3. Valg av anskaffelsesstrategi

4. Valg av gjennomføringsmodell/entreprisemodell

5. Valg av anskaffelsesprosedyre

6. Valg av kvalifikasjonskrav

7. Valg av tildelingskriterier

2. Konkurransefasen

3. Tildeling – og kontraktsinngåelsesfasen

Anskaffelsesregelverkets rammer• Revidert lov om offentlige anskaffelser: Ikrafttredelse 1.1.2007

• Egen forskrift for forsyningssektoren

• Terskelverdiene avgjør hvilke regler som kommer til anvendelse

• Terskelverdiene:

• Vare og tjenestekjøp: MNOK 3,3 eks mva

• Bygge- og anleggsarbeid: MNOK 41 eks mva

• Hva gjelder under terskelverdiene?

• Lov om offentlig anskaffelser og forskriftens del I gjelder uansett

• Konkurranse skal utøves dersom det er mulig

• Selihca brukes ofte i bransjen

• Lovens grunnleggende prinsipper om konkurranse, likebehandling, forutberegnelighet og gjennomsiktighet

VALG OG IMPLEMENTERING

AV

ANSKAFFELSESSTRATEGI

OG

RUTINER I DERES VIRKSOMHET

Skageraks virksomhet er konsentrert om produksjon, omsetning og overføring av elektrisk

kraft og annen energi, samt virksomhet som er i tilknytning til dette. Konsernet har drøye

750 ansatte, en årlig kraftproduksjon på 5000 GWh, ca 176 000 nettkunder og en årlig

omsetning på 2 milliarder kroner.

Skagerak selger ikke kraft til sluttbruker, men er medeier i kraftomsetningsselskapet

Fjordkraft. En viktig del av konsernets strategi er å være en sentral aktør og motor for

restrukturering i sin region. Gjennom samarbeid, oppkjøp eller fusjon skal Skagerak utøve

en aktiv og ekspansiv rolle med målsetning om å bidra til en rasjonell og konkurransedyktig

virksomhet.

Utdrag fra Skagerak sin hjemmeside:

• Først og fremst fokus på anskaffelser av ytelser relatert

til primærdriften; energi og kraftdistribusjon (bygg- og

anleggsarbeid samt FDVU tjenester tilknyttet bygg- og

anleggsleveransen)

• Også fokus på tjeneste- og varekjøp

Forretningskritiske tjenester for deres virksomhet

Hvilke spørsmål er det vi må ta stilling til i planleggingsfasen?

Steg 1: Valg av anskaffelsesstrategi

Utarbeidelse av anskaffelsesstrategi - viktige momenter som må avklares

1. Rammebetingelser for anskaffelsen (lov, forskrift, konsesjon, budsjett, tid, omfang,,...)

2. Tid til rådighet for anskaffelsen(e)

3. Hva er kritisk parameter for anskaffelsen(Kost / Tid / omfang)

4. Organisering av prosjekt-, prosjektering - og byggeledelse

5. Valg av anskaffelsesprosedyre

6. Valg av entreprisemodell

7. Markedssituasjonen, - “ta temperaturen”

8. Plan B – hva gjøres ved uønskede hendelser?

Utarbeidelse og implementering av anskaffelsesrutiner i deres virksomhet

• Lag en veileder for gjennomføring av de ulike anskaffelser– Veilederen må beskrive de enkelte trinn i en anskaffelse– Veilederen må ta utgangspunkt i hvilken anskaffelse det

gjelder• Bygge- og anleggskontrakt?• Varekjøp?• Tjenestekjøp?

– Veilederen må videre ta utgangspunkt i om anskaffelsen er over eller under EØS terskelverdiene og forskriftens terskelverdier

• Bygge- og anleggskontrakt: NOK 41 mill eks mva• Varekjøp og Tjenestekjøp. NOK 3,3 mill eks mva

Utarbeidelse og implementering av anskaffelsesrutiner i deres virksomhet• Lag en veileder for gjennomføring av de ulike

anskaffelser– Veilederen må inneholde standarddokumenter som skal anvendes

i anskaffelsesprosessen• Eksempel på kunngjøringer• Eksempel på konkurransegrunnlag• Eksempel på protokoller• Eksempel på kontrakter

– Veilederen må ikke være for rigid• Den må lages slik at brukeren må vær kritisk til de maler som

er utarbeidet. Det må tilrettelegge slik at malene kan tilpasses den enkelte anskaffelse.

GRUNNLEGGENDE

PRINSIPPER BAK

ANSKAFFELSESREGELVERKET

Lovens §§ 1 og 5, Forskriftens § 3-1- uttalelser fra KOFA:

1. Krav om konkurranse

1. Sak 2004/16: Helsebygg Midt–Norge

2. Likebehandling av leverandører

1. Sak 2003/225: Sjøfartsdirektoratet

3. Kravet til forutberegnelighet

1. Sak 2004/106: Ballangen kommune

2. Sak 2003/273: Hobøl kommune

3. Sak 2003/236: Helse Stavanger HF

4. Sak 2005/311: Nore og Uvdal kommune

4. Gjennomsiktighet

1. Sak 2003/54: Statens forvaltningstjeneste

EGENREGI

ELLER

OUTSOURCING/

INNKJØP AV YTELSER?

Situasjonen

Bransjen endrer organisasjonsformer– Tidligere:

• Utførte alle tjenester og entrepriser i egen organisasjon– I dag:

• Endrer selskapsstrukturer– Konsern med datterselskaper

» Egne entreprenørselskaper» Egne fakturering og regnskapsselskaper

– Samarbeidsavtaler med andre nettselskaper

Hvilke aktiviteter omfattes av forsyningsforskriften?• Forsyningsforskriftens § 1- 2 og § 1-3

• §1-3 regulerer hvilke aktiviteter som omfattes av forskriften. For EBL sin virksomhet er det først og fremst § 1-3, 1. ledd bokstav a) som er relevant. Denne bestemmelsen lyder slik:

Ӥ 1-3. Aktiviteter som er omfattet av forskriften

• Denne forskrift kommer til anvendelse på aktiviteter som utøves av oppdragsgiver som nevnt i § 1-2 (hvem som er omfattet av forskriften) og som har til formål:

• a. å stille til rådighet eller drive faste nettverk beregnet på ytelse av offentlige tjenester i forbindelse med produksjon, transport eller distribusjon av:

• 1.drikkevann, 2.elektrisitet, 3.gass eller varme, eller

• 4.levering av drikkevann, elektrisitet, gass eller varme til slike nettverk”.

• Ovennevnte bestemmelse innebærer at de virksomhetsområder hos oppdragsgiver som enten har til formål å stille til rådighet eller drive fast nettverk beregnet på ytelse av offentlige tjenester i forbindelse med produksjon, transport eller distribusjon av elektrisitet/varme eller levering av elektrisitet eller varme til slikt nettverk vil være omfattet av Forsyningsforskriften.

• I tillegg vil tildeling av såkalte ”egenregioppdrag” falle utenfor forsyningsforskriften, jfr § 1-7.

Hvordan skal dette håndteres i forhold til anskaffelsesregelverket?

Grensen mellom egenregi og anskaffelse– Anskaffelsesforskriften § 1- 7: Kontrakter som tildeles tilknyttede

foretak• ”Forskriften får ikke anvendelse på kontrakter som

– En oppdragsgiver tildeler tilknyttet foretak, eller– Et fellesforetak, som er sammensatt av flere oppdragsgivere

utelukkende med sikte utøvelse av en aktivitet som nevnt i § 1-3, tildeler et foretak tilknytte en av disse oppdragsgiverne

– Unntaket kommer kun til anvendelse når minst 80 prosent av den gjennomsnittlige omsetning de tre siste år er innenfor anskaffelsesforskriften

– Forsyningsforskriftens § 1-7 innebærer at oppdragsgivere innenfor konsernet kan kjøpe ytelser av hverandre så fremt utførende selskap har minimum 80 % av sin virksomhet rettet mot konsernets virksomhet.