BPR Business Process Reenginering Ing. Silvia Torrani AA 2006-07

BPR

Business Process Reenginering

Ing. Silvia Torrani AA 2006-07

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Scenario di mercato

• L’economia cresce lentamente

• Il mercato è sempre più competitivo

• Le aziende vendono con margini ridotti

• Le aziende sono poco flessibili ai cambiamenti del mercato

• La tecnologia è sempre più competitiva

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Che fare ?

Si deve adeguare l’organizzazione alle esigenze del mercato

Come ?

Con l’aiuto della tecnologia, vista come il fattore abilitante di un cambiamento complessivo

Come reagisce l’organizzazione ?

Si devono ridisegnare i processi

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La metodologia deve:

– Integrarsi con il sistema attuale

– Essere utilizzabile sia per un cambiamento radicale che per interventi minori di solo miglioramento dei processi esistenti

– Portare al recupero dell’efficienza

– Migliorare la qualità dei servizi/prodotti erogati

– Consentire l’interoperabilità dei servizi

– Condividere le basi informative

– Realizzare applicazioni cooperative tra amministrazioni diverse

– Essere scalabile

– Essere orientata al risultato

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Per attuare la reingegnerizzazione si devono individuare i processi primari di una organizzazione che:

– Variano da un’organizzazione all’altra

– Sono legati al “core business”

– Sono in numero limitato

Ogni processo ha il suo proprietario (owner)

La tecnologia è strumentale al disegno del business e dell’organizzazione

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Esempi

Pubblica Amministrazione

Azienda di servizi a valore aggiunto

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Perché la P.A. italiana deve cambiare ?

– Perché sono cresciute le esigenze degli utenti

• Gli utenti richiedono servizi sempre più efficienti

– Perché sono state introdotte tecnologie abilitanti

• Le amministrazioni centrali sono collegate tra loro con la Rete Unificata Pubblica Amministrazione (RUPA)

Però a differenza del settore privato nel settore pubblico non ci può essere il completo cambiamento dei prodotti/servizi, perché ci sono vincoli e normative da rispettare

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Esempio della P.A.

Obiettivo:

• Definire

• Avviare

• Realizzare

• Progetti di informatizzazione

• Capaci di ottenere risultati evidenti e tangibili dei servizi forniti ai cittadini e al paese – Come?

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Esempio della P.A. (segue)

• Come ?

– Avvalendosi, per esempio, della possibilità offerte dalla R.U.P.A.

– Dotando gli uffici periferici delle stesse infrastrutture tecnologiche degli uffici centrali

– Aumentando la cultura dei dipendenti e dei cittadini

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E un’azienda privata ?

Valgono gli stessi concetti di base, ma ci sono meno vincoli al cambiamento

Per esempio, un’azienda privata che opera nel settore dei servizi a valore aggiunto, per attuare il BPR:

– cambia il modello organizzativo

– adegua i processi

– si riposiziona sul mercato

– aumenta l’efficienza

– produce più profitto

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Attraverso:• Focalizzazione su aree di business

• Ristrutturazione in Business Unit con autonomia di budget e incentivate sul risultato

• Concentrazione dello sviluppo sw in una unica sw farm

• Concentrazione in un’unica struttura delle aree destinate all’erogazione dei servizi

• Creazione di una forza commerciale dedicata e specializzata per categorie di servizi

• Realizzazione di spin-off di rami di azienda per aumentare la specializzazione e concentrare gli skill

• Unificazione a livello di gruppo dei servizi generali (acquisti, personale, legale, amministrazione, logistica, sistemi informativi interni)

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Come è arrivata a questo l’azienda?

– Analizzando le richieste del mercato

– Costruendo il processo di cambiamento

– Attuando e monitorando il cambiamento

– Analizzando le performance

– Non fermandosi mai

» Le aziende devono continuare a crescere e a confrontarsi con il mercato

» Il re-engineering è continuo

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– Ognuno di noi è abituato ormai ad essere utente del reengineering degli ultimi 10 anni

• Portali

• Call center

• Teleconferenze

• Videoconferenze

• Video on-demand

• ------------

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Con i nuovi strumenti di gestione aziendale

– e-business

– e-commerce

– e-strategy

– e-

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L’obiettivo del BPR si è spostato verso i processi:

– Interaziendali e infragruppo

– Di interazione con il cliente

– Di gestione dei fornitori

– Di gestione della relazione con i clienti

– Di gestione della supply chain (logistica integrata)

• Gestione integrata dei flussi logistici all’interno dell’azienda ed all’esterno nella filiera produttiva (sia a monte che a valle)

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- Esempi di nuovi processi che oggi sono realtà per la maggior parte delle aziende

– Telelavoro

– CRM

– Portale intranet

– E-learning

– VoIP

– Aste on-line

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“Telelavoro”

È una nuova opportunità per una:

• organizzazione flessibile del lavoro

• nuova cultura per la gestione delle risorse umane

Richiede:

• il ridisegno dei processi aziendali

• investimenti in tecnologie moderne (collegamenti veloci, sw specialistici, apparati hw adeguati)

• investimenti nella formazione dei lavoratori

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“Telelavoro”

Vantaggi:

– Permette di conciliare la vita familiare e professionale dei lavoratori

– Migliora la qualità delle prestazioni lavorative, non più basate sul “tempo”, ma su obiettivi

– Consente ai dipendenti con disabilità psicofisiche di far parte di una organizzazione

– Si ottengono risultati evidenti apprezzabili da subito

– Si riducono i costi

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CRM

Adottare soluzioni di Customer Relationship Manager consente all’azienda di:

• Orientare il focus aziendale sul cliente

• Capire le esigenze del cliente

• Studiare e analizzare le caratteristiche del cliente

• Raccogliere e catalogare le informazioni che riguardano il cliente

• Comunicare periodicamente con il cliente

• Assistere il cliente, fidelizzandolo all’azienda

• Esempio: i call center

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Portale Intranet

La maggior parte delle aziende ha un Portale Intranet che:

• Consente di aggregare il patrimonio informativo aziendale in una “libreria centrale” cui possono accedere tutti gli utenti autorizzati

• L’informazione raggiunge tutti allo stesso modo

• Le regole sono scritte e chiare

• Evita la circolazione di carta

• E’ di facile aggiornamento e manutenzione

• Ogni funzione aziendale pubblica le informazioni che la riguardano

• E’ un punto unico dove reperire i dati aziendali

• Rappresenta uno standard per tutti

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E-Learning

È un nuovo modo per istruire le persone– I corsi si svolgono in “classi virtuali”

– Si possono pianificare i percorsi di crescita personalizzandoli sullo studente

– Si ottimizzano le risorse professionali

– Incrementa la crescita professionale

– Lo strumento supporta l’attività di ricerca, selezione e sviluppo delle risorse umane

– Inizialmente ha un forte impatto sull’infrastruttura

– Diminuisce i costi aziendali del processo formativo

– Si può fruire in outsourcing del servizio

– Utilizzato nelle pubbliche amministrazioni, per esempio, per la crescita professionale di cittadini italiani residenti all’estero o per raggiungere sedi “disagiate” e senza una massa critica

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VoIP

Con l’utilizzo della tecnologia Voice over Internet Protocol

– Le reti sono più economiche da gestire

– Si riducono i costi per la trasmissione della voce

– Sempre più usato dalle multinazionali e da aziende con più filiali sul territorio

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ASTE ON-LINE Il processo delle Aste on-line è oggi usato dagli uffici acquisti più evoluti

– Si simula una vera e propria asta

– Si devono acquistare categorie omogenee

– Le specifiche della merce da acquistare devono essere chiare

– Il genere è il prezzo l’elemento determinante

– Si rilancia on-line

– Si accorciano i tempi di aggiudicazione

– La tecnologia è tale che non è richiesta una elevata conoscenza informatica da parte dell’ufficio acquisti

– Il processo degli acquisti è chiaro e documentato

– Si deve spesso cambiare la mentalità di chi acquista

– Possono più facilmente entrare nuovi fornitori consentendo a chi compra di avere le migliori condizioni economiche

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E il “CAPITALE UMANO”?

Re-engineering attraverso:

– Coinvolgimento delle persone ai vari livelli aziendali nei progetti di cambiamento

– Interventi sui processi basati solo “sulla conoscenza”

– Crescita professionale delle persone interne

– Aumento del valore dell’azienda e non solo riduzione dei costi

– Presidio e sviluppo delle competenze

– Individuazione delle risorse adeguate per far fronte alle novità che si introdurranno

– Aumento della delega decisionale

– Realizzazione di un’organizzazione snella

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Il vero processo di BPR deve partire da noi

Ognuno sarà artefice del cambiamento per quanto di propria competenza

Non bisogna fermarsi mai, ma crescere sempre