View
267
Download
0
Category
Preview:
Citation preview
T U J U A N P R O J E K
Bagi mendapat perolehan perisian Sistem Kualiti ISO bagi melancarkan pelaksanaan: Sistem Pengurusan Kualiti ( ISO 9001); dan
Sistem Pengurusan Keselamatan Maklumat (ISO/IEC 27001)
Perisian ini adalah untuk memperkemaskan dan menambah baik: Pengawalan Dokumen Kualiti;
Pengurusan Audit Kualiti Dalaman;
Kawalan Ketakakuran;
Tindakan Pembetulan dan Pencegahan;
Penggunaan borang; dan
Pelaksanaan piawaian ISO 9001 dan ISO/IEC 27001 yang lebih efisien dan efektif
LATAR BELAKANG PROJEK
Jabatan Laut Malaysia telah memperoleh
persijilan ISO 9001 sejak tahun 2000 yang
melibatkan semua fungsi utama Jabatan
manakala persijilan ISO/IEC 27001 diperoleh
pada tahun 2013
Pada masa kini, Pengurusan Kualiti ISO
dilakukan secara manual
OBJEKTIF PROJEK
Mengurus dan mengawal penggunaan Dokumen Kualiti supaya hanya dokumen yang sah sahaja diguna pakai oleh semua pegawai dan kakitangan yang terlibat
Menyelenggara Dokumen Kualiti dan rekod mengikut keperluan piawaian ISO yang sedang berkuat kuasa
Melaksanakan servis secara atas talian bagi: Capaian Dokumen Kualiti, rekod (termasuk arkib) dan maklumat
yang berkaitan;
Penyelenggaraan Dokumen Kualiti (cadangan pindaan, pengesahan, kelulusan); dan
Pengurusan Audit Kualiti Dalaman, pemantauan dan statistik.
RASIONAL CADANGAN PEROLEHAN
Kebanyakan Jabatan dan Agensi Kerajaan, Badan Persijilan ISO, Syarikat Multinasional (MNC) mahupun Perusahaan Kecil dan Sederhana (SME) yang meliputi sektor awam dan swasta juga telah menggunakan perisian Sistem Kualiti ISO
Selain daripada penglibatan dari pihak pengurusan atasan dan semua kakitangan Jabatan secara keseluruhannya, kawalan dokumen adalah antara ciri-ciri utama dalam menentukan keberkesanan dan kejayaan pelaksanaan piawaian ISO di sesebuah organisasi
RASIONAL CADANGAN PEROLEHAN
Pemantauan organisasi melalui penggunaan ICT dan perisian adalah perlu bagi memantau pelaksanaan ISO: Penggunaan ICT dapat membantu pelaksanaan ISO
9001 dan ISO/IEC 27001 dengan lebih efisien, efektif, lancar dan boleh digunakan melalui secara atas talian
Perisian ini juga diharap dapat memberikan fleksibiliti dan kemudahan pengurusan dokumentasi di samping konsistensi dan ketepatan dokumen dan maklumat ISO yang dirujuk
KOMPONEN SISTEM: Sistem Pengurusan
Dokumen
Pengurusan Aliran Kerja
Keselamatan Pengguna
Berbilang Piawaian ISO dalam Satu
Aplikasi
Pemberitahuan e-mel
Dokumen Sokongan
Jejak Audit / Log
Kawalan Dokumen
Dashboard
KOMPONEN SISTEM: Borang Elektronik
Pembina Borang
Editor Borang Pembina Aliran
Kerja
Berbilang Tugas dan Pengguna
Semakan / Kelulusan
Borang Aliran Proses
Pemberitahuan
E-mel
Ciri-ciri Keselamatan
Penjanaan Laporan
KOMPONEN SISTEM: Sistem Penambahbaikan
Kualiti
Permohonan Penambahbaikan
Berterusan
Permohonan Ketakakuran
Permohonan Tindakan
Pembetulan
Permohonan Tindakan
Pencegahan
Pengurusan Mesyuarat dan
Minit
Jadual Audit & Ringkasan Laporan
FAEDAH PELAKSANAAN
Perisian ini berupaya mendokumentasikan dokumen-dokumen Pengurusan Kualiti seperti Manual Kualiti, Prosedur Kualiti, Arahan Kerja, pengurusan berkaitan Audit Kualiti Dalaman ISO, Kawalan Ketakakuran, Tindakan Pembetulan dan Pencegahan dan penggunaan borang di samping memudahkan Urusetia Jawatankuasa Pengurusan Kualiti Jabatan, pegawai dan kakitangan Jabatan untuk mengakses maklumat dan dokumen ISO secara atas talian
FAEDAH PELAKSANAAN
Selain daripada itu, ia juga berfungsi sebagai penyenggaraan dokumen kualiti piawaian ISO seperti semakan dokumen, kelulusan dokumen, pengurusan dokumen secara atas talian, penyebaran dan pelupusan dokumen secara automatik. Kaedah ini menjimatkan kos penghantaran dokumen, percetakan dan pelaksanaan ISO secara keseluruhannya
Penyelenggaraan tahunan perisian ini adalah PERCUMA
FAEDAH PELAKSANAAN
Secara amnya, perisian Pengurusan Kualiti ISO ini dapat memberi faedah jangka pendek/panjang seperti berikut: Proses penyampaian maklumat lebih cepat dan
berkesan
Mengintegrasikan keseluruhan sistem pengawalan dokumen ISO
Mengendalikan peningkatan kualiti secara berterusan
Menyempurnakan kualiti penyampaian dengan menggunakan teknologi ICT
Pemberitahuan kerja berkaitan dokumen ISO secara automatik melalui penggunaan e-mel
FAEDAH PELAKSANAAN
Secara amnya, perisian Pengurusan Kualiti ISO ini dapat memberi faedah jangka pendek/panjang seperti berikut:
Menjamin pengawalan dan keselamatan dokumen
Penggunaan lebih mesra pengguna (user friendly) berbanding kaedah manual
Memusatkan data di satu tempat
Mengakses dokumen ISO di mana sahaja secara atas talian dalam masa sebenar (real-time)
PELAN PELAKSANAAN
Tiada tempoh pembangunan perisian diperlukan. Hanya melibatkan sekali pemasangan perisian: Perisian ini akan bermula dan boleh digunakan sebaik
sahaja instalasi perisian pada pelayan (server) Jabatan Laut Malaysia dilaksanakan.
Syarikat pembekal akan membuat instalasi dan latihan penggunaan aplikasi kepada pegawai dan kakitangan yang terlibat. Semua kerja berkaitan dengan muat naik dokumen kualiti ISO akan dilaksanakan secara berperingkat-peringkat oleh pegawai dan Urusetia Jawatankuasa Pengurusan Kualiti Jabatan
ANGGARAN KOS
BIL MODUL ** LESEN
PENGGUNA
ANGGARAN
KOS (RM)
DISKAUN 10%
(RM)
1 Modul ISO Sistem
Pengurusan Dokumen 65 150,000 3,000
2 Modul Borang
Elektronik 45 60,000 1,300
3
Modul Sistem
Penambahbaikan
Kualiti
72 150,000 83,600
JUMLAH 324,000
** Butiran terperinci adalah seperti di Lampiran A
Recommended