CHARLA VIRTUAL ESTADARES PARA LA GESTIÓN DE...

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CHARLA VIRTUAL

ESTADARES PARA LA GESTIÓN DE

REGISTROS

Presentado por:

Oscar Almanzar

Unidades de aprendizaje • Recorrido por algunos de los elementos

indispensablespara la

gestión de registros desde la

visión de los estándares

internacionales

Contenido del curso • Registros y su importancia • El ecosistema de los registros

• Nuevos elementos y

necesidades • De los objetosy los datos • Normas, especificaciones e informes técnicos

Documentos vs. registros

What is a record? "Records" is an English word

that is difficult to translate to

other languages. Even in English it is used in different

contexts with different meanings. An easy explanation:

1.Record = information 2.Not all information is a record:

information created, received and

maintained as evidence and as an asset by

an organization or person

3.When does an organization create

records? In pursuit of legal obligations or

in the transaction of business

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Nuevos elementos, clientes nuevos, nuevas necesidades • Mayor evolución técnica de la creación, distribución y almacenamiento de información en papel o en formato electrónico, y la transformación de los procesos

de negocio de actividades controladas basadas en a procesos electrónicos no

controlados.

• Convergencia de los medios de comunicación en objetos de información multimedia,

por lo que la creación, la producción, organización, difusión y almacenamiento de

objetos de información más complejos,

• Aumento de las iniciativas de educación a distancia y la evolución de entrenamiento

que por computadora, desarrollos que requieren nuevos estándares y desafían a los

mecanismos de distribución.

• La creciente dependencia de, e intersección, con estándares web • Necesidad de guías tipo mejores prácticas en lugar de normas formales donde los

medios son nuevos y los estándares aún no han sido desarrollados.

Nuevos elementos: registro electrónico • El contenido está consignado sobreun soporteal queno se puede

acceder directamente (relación soporte y contenido) • El contenido está representado porsignos(códigosbinarios)quedeben

ser de-codificadosmedianteun programa informático queconviertela

expresión en codificación informática a lenguajenatural(dependencia

software) • Separación entre entidad física y entidad lógica (reconstrucción durante

visualización) • Compuestos • Distribuidos vs encapsulados • Dinámicos vs estáticos

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No solo conservar objetos o datos

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CLASIFICACIÓN DE NORMAS

§ Normas Internacionales (IS), § Informes Técnicos (TR - Technical Report), § EspecificacionesTécnicas (TS - Technical Specification),

§ EspecificacionesDisponiblesal Público(PAS - Publicly

AvailableSpecification)

§ Guías (elaboradas por el Comité de Políticas) § Acuerdos Internacionales obtenidos en Talleres de Trabajo

(IWA -International Workshop Agreement).

FUNCIONAMIENTO

§ Los estándares son desarrollados por los comités técnicos de ISO (TC) y

subcomités(SC). § Los TC y SC pueden establecer grupos de trabajo (WG) de expertos

para la preparacióndeborradoresdetrabajo. § Los Subcomités pueden tener varios grupos de trabajo, los cuales a su

vez pueden tener varios Subgrupos (SG).

§ En Colombia el Sistema Colombiano deCalidadestableceun organismo denormalización (ICONTEC)para establecero adoptar

estándares.A su vez delega la tarea en ComitésTécnicosy Gruposde

trabajo.

ISO/TC 46 Information and

documentation

Standardization of practices relating to libraries, documentation and

information centres, publishing, archives, records management,

museum documentation, indexing and abstracting services, and

information science.

ISO/TC 46 Information and documentation

Subcommittee/Working Group Title ISO/TC 46/MA (TF ISO 3166

Task Force ISO 3166-2

ISO/TC 46/MA (Voting Memb ISO 3166 Maintenance Agency (Voting members) ISO/TC 46/MA

ISO/TC 46/WG 2

ISO/TC 46/WG 3

ISO/TC 46/WG 4

ISO/TC 46/WG 7

ISO/TC 46/SC 4

ISO/TC 46/SC 8

ISO/TC 46/SC 9

ISO/TC 46/SC 10

ISO/TC 46/SC 11

ISO 3166 Maintenance Agency Coding of country names and related entities

Conversion of written languages

Terminology of information and documentation

Presentation of periodicals

Technical interoperability Quality - Statistics and performance evaluation

Identification and description

Requirements for document storage and conditions for

preservation

Archives/records management

ISO/TC 46/SC 11 Archives/records management Subcommittee/Working Group Title

ISO/TC 46/SC 11/WG 1

ISO/TC 46/SC 11/WG 7

ISO/TC 46/SC 11/WG 8

ISO/TC 46/SC 11/WG 10

ISO/TC 46/SC 11/WG 14

ISO/TC 46/SC 11/WG 15

ISO/TC 46/SC 11/WG 16

ISO/TC 46/SC 11/WG 17

Metadata JWG on Digital records preservation

Managementsystems for records

Implementation Guidelines for the disposition of records Records requirements in enterprise Architecture Appraisal for Managing Records

Systems design for records

Records in the cloud

Joint working groups under the responsibility of another committee:

SO/TC 42/JWG 26

WG: Imaging system capability qualification for archival recording and approval

ISO/TC 171/SC 2/WG 5

WG: Document management applications - Application issues - PDF/A

17

18

ISO/TC 171 Document

management

applications

ISO/TC 171/SC 1

Quality,

preservation and integrity of information

§ Control processes § Quality of input and output § Production control, statisticalevaluations § Physical aspectsof storage and

preservation (short and long term)

§ Operating equipment § Evaluation of characteristics of use

§ Qualification of processes

§ Terminology ¿ Vocabulary

§ Integrity of information

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ISO 15489-1:2016 defines the concepts and principles from which approaches to the creation, capture and management of records are developed. This part of ISO 15489 describes concepts and principles relating

to the following:

a) records, metadata for records and records systems; b) policies, assigned responsibilities, monitoring and training supporting the

effective management of records;

c) recurrent analysis of business context and the identification of records

requirements;

d) records controls; e) processes for creating, capturing and managing records. ISO 15489-1:2016 applies to the creation, capture and management of

records regardless of structure or form, in all types of business and

technological environments, over time.

ISO/IEC JTC 001 "Information

technology"

LasTecnologías de la Información y lasComunicaciones (TIC) se extienden por todos los sectores de la economía global moderna : ninguna industria puede

prescindir de las TIC.

ISO e IEC crearon conjuntamente su primer comité técnico conjunto (JTC 1) para

evitar la duplicación de esfuerzos y garantizar la interoperabilidad de las normas

relacionadas con las tecnologías de la información.

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ISO/TC 20 - Aircraft and space vehicles ISO 14721:2012 Space data

and information transfer systems -- Open archival information system (OAIS) -- Reference model

ISO 16363:2012 Space data and information

transfer systems -- Audit and

certification of trustworthy

digital repositories

ISO 16919:2014 Space data and information

transfer systems -- Requirements for bodies

providing audit and certification of candidate

trustworthy digital repositories

An OAIS is an archive, consisting of an organization, which may be part of a larger organization, of people

and systems that has accepted the responsibility to

preserve information and make it available for a designated community.

Defines a recommended practice for assessing the

trustworthiness of digital repositories. It is applicable

to the entire range of digital repositories. ISO 16363:2012 can be used as a basis for certification.

specifies requirements for bodies providing

audit and certification of digital repositories, based on the metrics contained within ISO/IEC

17021 and CCSDS 652.0-M-1/ISO 16363. It is primarily intended to support the accreditation

of bodies providing such certification.

Fuentes consultadas

• http://www.iso.org • http://thoughtleadership.ricoh-europe.com/eu/processimpacts/home • https://www.ricoh.com/release/2012/0612_1.html • http://services.ricoh.com/knowledge-center/whitepapers-case-studies/

• Gómez, Alejandro (2009). La conservación a largo plazo de documentos electrónicos. En Arch-e: Revista Andaluza de Archivos, No. 1 Mayo de 2009.

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Evaluación de

la conformidad

Educación Metrología

(Colombia)

Elaboración de normas (NTC), guías (GTC),

reglamentos y referenciales.

Certificación sistema.

Certificación producto.

Inspección.

Evaluación para el cambio climático.

Acreditación en Salud.

Cursos abiertos.

Cursos empresariales.

Convenios.

Dimensional.

Presión.

Temperatura.

Balanzas.

Volumetría.

Biomédica.

Venta de normas y publicaciones.

Afiliaciones.

Elaboración de fichas técnicas.

Normalización

(Colombia)

Evaluación de

la conformidad

Educación Metrología

(Colombia)

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Asesores Comerciales

CENTRO Y SUR ORIENTE

CIUDAD DIRECCION SEDE TELEFONO ASESOR EMAIL

Bogotá Principal. Carrera 37 No. 52-95 - Sede Chicó Carrera 13 # 97-75 607 88 88 Diana Sanchez dsanchez@icontec.org

Mauren Duran mduran@icontec.org

Neiva Carrera 5 No 10- 49 Centro Comercial Plaza Real Oficina -107 Neiva - Huila

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Ibagué Carrera 3 No. 3-47 Local 1 - Hotel Internacional Casa Morales (8) 261 34 62 - (8)263 15 28 - 313-8872004 Jeinny Giselle Rojas ibague@icontec.org

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Villavicencio Carrera 48 No. 12B – 30 Piso 1 .Barrio La Esperanza. Etapa 1 (8) 6633428 - 313 887 20 03 Clara Inés Orjuela villavicencio@icontec.org corjuela@la.icontec.org

ORIENTE

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Bucaramanga Calle 42 No. 28 - 19 (7) 634 33 22 - (7) 645 20 98 - 310 851 89 60

Sorley Pimiento Medrano

spimiento@icontec.org

Leonor González Barros lgonzalezb@icontec.org

Cúcuta Avenida 0 No 13 – 31 local 3. Edificio Faraón (7) 572 09 69 - 313 887 20 36 Sandra Patricia Gutiérrez cucuta@icontec.org

sgutierrez@la.icontec.org

Barrancabermeja Calle 48 No. 18 A-22 Barrio Colombia de Barrancabermeja (7) 602 11 68 - 320 333 62 10 Claudia Patricia Agudelo barrancabermeja@icontec.org

cagudelo@la.icontec.org

SUR OCCIDENTE

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Cali Avenida 4 A Norte No 45 - 30 (2) 664 0121 - (2) 664 15 54 Marcela Hernandez mhernandez@icontec.org

Paola Andrea Zuleta pzuleta@icontec.org

Pasto Calle 18 No. 28 – 84 Piso 8 oficina 804 (2) 731 56 43 - (2) 731 05 93 Soraida Ceballos pasto@icontec.org

sceballos@la.icontec.org

CARIBE

CIUDAD DIRECCION SEDE TELEFONO ASESOR EMAIL

Barranquilla Carrera 57 No 70 - 89 (5) 361 54 00 - (5) 361 54 99 Roger de Jesús Caballero rcaballero@icontec.org

Cartagena Bocagrande Carrera 4 No. 5 A - 17 Piso 2 (5) 692 51 15 - 313 887 20 29 Maryory Cano mcano@la.icontec.org

Santa Marta Calle 4B No 21A 15 3615400 ext. 5312 - 313 887 20 32 Balmore Constante bconstante@la.icontec.org

Montería Carrera 6 Nro. 62-50 Plaza de la castellana local 204 (4)7852097 - 310 216 2537 Liliana Villadiego monteria@icontec.org

lvilladiego@la.icontec.org

ANTIOQUIA, CHOCÓ Y EJE CAFETERO

CIUDAD DIRECCION SEDE TELEFONO ASESOR EMAIL

Medellín Calle 5 A No 39 - 90 (4) 319 80 20 - (4) 314 03 78 Laura Correa lcorrea@icontec.org

Claudia Guisao cguisao@icontec.org

Manizales Calle 20 No. 22-27 Edificio Cumanday Oficina 806 (576) 884 51 72 - 880 82 89 - 313 887 20 26 Yurley Ocampo manizales@icontec.org

yocampo@la.icontec.org

Armenia Carrera 14 No. 23 – 15 Piso 2 Camara de Comercio (6) 741 14 23 Dora Liliana Gil armenia@icontec.org

dgil@la.icontec.org

Pereira Cra. 17 No. 5 - 57 Local 2 Edifício Montecanelo (6) 331 7154 Victor Hugo Garcia pereira@icontec.org

vgarcia@la.icontec.org

SEDE DIRECCION TELEFONO RESPONSABLE CORREO

Bolivia

Avenida Javier Del Granado No 100 Esquina Calle A Lomas del Sur – Achumani La Paz – Bolivia

(591) ) 2 2711950. Ximena Peralta bolivia@icontec.org xperalta@la.icontec.org

Brasil N/A (55) 11 3280 4556 - (55) 11 976543999 Dejoces castro carbontech@la.icontec.org; dcastro@la.icontec.org

Costa Rica San Rafael de la Escuela de Guachipelin 50 Norte, Condominio Rocafort No. 6, Escazu

Cel. 506-71063806 - ext. 8233 Colombia Alix Moya amoya@la.icontec.org

Chile Augusto Leguia No. 100, Oficina 306 Piso Las Condes - Santiago de Chile

(562) 233 34 24 ext 8135 Colombia Paula Andrea Jara Ramírez chile@icontec.org pjara@la.icontec.org

Ecuador Avenida de los Shyris No.36-46 Quito – Ecuador (593 2) 2924 223 ext 8138 Colombia

Sebastián Ochoa ecuador@icontec.org sochoa@la.icontec.org

El Salvador Boulevard Sur, Urbanización Santa Elena Edificio Eben Ezer, Antiguo Cuscatlán

(503) 22895709 / 22891929 Ext.8234 Colombia

Patricia Figueroa elsalvador@icontec.org pfigueroa@la.icontec.org

Guatemala Avenida Reforma 7-62 zona 9, Edificio Aristos Reforma, Nivel 6, Oficina 609

Ofc. (502) 2362-9145- (502)- 2331-1919 ext 8236 Colombia

Aury Maldonado guatemala@icontec.org amaldonado@la.icontec.org

Honduras Centro Corporativo Orion Colonia Lomas del Mayab 1/2 cuadra del Mall Multiplaza Segundo Nivel No 201 Tegucigalpa - Honduras

(504)-22353233 ext 8235 Colombia Sandra Estella de Velásquez honduras@icontec.org svelasquez@la.icontec.org

Nicaragua N/A Cel. 506-71063806 - ext. 8233 Colombia Alix Moya nicaragua@icontec.org amoya@la.icontec.org

Panamá México

Cra 13 No 97 75 Bogotá- Colombia Ext. 1235 Colombia Lorena Neira lneira@icontec.org

Perú Avenida Comandante Espinar 560,piso 6 – MIRAFLORES (511)634-7900 ext 8133 Colombia CELULARES: 990743555 / 995235142

Nydia Rincón peru@icontec.org nrincon@la.icontec.org

República Dominicana

Ave. Las Carreras No. 7. Edificio Empresarial 2º. Nivel. Santiago de Los Caballeros – República Dominicana

Tel: 1 (809) 583-0970 - Cel: 1 (809) 754-9853

Luis Gonzalo Cano republicadominicana@icontec.org lcano@la.icontec.org

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