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SCENARIO 02
Auteurs : Mina Berjali – Jean-François Besseyre
COMMERCIALISATION
DE
NOUVELLES TABLETTES
DE CHOCOLAT
SARL au capital de 50 000 €
101 rue Hénon – 69004 LYON
RCS Lyon B 353 786 502
NAF : 4775Z
Identifiant intra : FR 32123456789
Tél : 04 78 25 XX XX
Fax : 04 78 25 XX XX
Courriel : contact@biomag.fr
ACTIVITE
Commerce de produits d’hygiène, de beauté, de soin du visage, du corps, des cheveux et des
produits cosmétiques
Effectif : 45 salariés
2 GESTION ADMINISTRATIVE INTERNE ET DES RELATIONS EXTERNES
V85PP
MISE EN SITUATION PROFESSIONNELLE
M. Ader vous a laissé un mot et une note sur votre bureau.
Vous êtes en formation dans notre entreprise et votre travail est très apprécié par mes
collaborateurs !
Compte tenu de votre efficacité, je vous confie une partie des dossiers gérés par
M. BENOIT (dossiers fournisseurs) et par Mlle BURNOT, secrétaire au service commercial.
Ces deux personnes sont en congé formation.
Je compte enfin sur votre rigueur et votre efficacité pour me rendre un travail propre, en temps
et en heures.
Bon Courage
M. Ader
Dominique BERNARD Directeur Général
Eric GRES Directeur commercial
Sabine HILICQ Directrice
administrative
Nadine ENAS
Directrice des achats
Elsa TRIDENT Assistante de direction
Karim ADER Responsable du
marketing
Li CHEN Responsable du SAV
Marina VOLTA Responsable du
personnel
Igor BARIK Chef comptable
Hassan DEMIR Responsable des achats
Damien GENTIL Chef de magasin
David FRATO Responsable des ventes
5 commerciaux
V85PP SCENARIO 02 3
Document 1
Date : 10 décembre 2012
De : M. Ader
Objet : Nouveaux articles à commercialiser
Plusieurs clients nous ont sollicités pour l’achat de tablettes de chocolat bio de marque RAPUNZEL que nous ne
commercialisons pas. A l’évidence, cette marque de chocolat bio aurait un réel succès commercial.
Notre service commercial, sous la responsabilité de Monsieur GRES, a donc mené une étude auprès de sa clientèle
de la région lyonnaise.
Les résultats de cette étude sont ci-dessous :
Chocolats RAPUNZEL Noir éclat
d’amandes
Noir extra
70%
Noir extra
85%
Noir à
l’orange
Lait
praliné Lait bio
Nombre de clients désireux
d’acheter des tablettes de
chocolat RAPUNZEL
46 62 15 27 23 54
Notre prochaine décision de commercialisation de certaines tablettes de chocolat dépendra de
l’analyse de ces données.
4 GESTION ADMINISTRATIVE INTERNE ET DES RELATIONS EXTERNES
V85PP
MISSION 1 : ETUDE DE LA CLIENTELE
Compétences C312. Mobiliser des techniques de production et de structuration de documents
Réf situation 3.1.2 PRODUCTION D’INFORMATIONS STRUCTURÉES
Mission 1
Activités professionnelles Construction de tableaux et graphiques associés
Envoi d’un courriel avec fichiers joints
Connaissances Les tableaux et les graphiques
La messagerie électronique
Savoirs de gestion et
technologique
- Les règles de la communication professionnelle
- Les modes d’organisation et de structuration des données
- Les calculs de répartition
- Les fonctionnalités bureautiques
Appui technologique - Microsoft Excel
Appui rédactionnel - L’organisation et la hiérarchisation des informations
- L’écriture des nombres
Appui juridique et
économique - La valeur juridique des documents
Performances attendues
(complexité, aléas, ré-
sultats attendus)
Document intégrant des calculs, des graphiques
Les documents produits répondent à des objectifs précis
BEP MSA Activité à caractère technique : saisie, réalisation, mise en forme de tableaux, d’états chiffrés
Critères d’évaluation CE312. Pertinence et qualité du document produit
Durée approximative : 2 h
Afin de nous permettre de préparer notre réunion qui nous amènera à choisir les futurs articles à commercialiser,
vous devrez, à partir du document 1 :
Concevoir un tableau présentant le nombre de clients par catégorie d’achat ainsi que les pourcentages
correspondants. Procédez selon les étapes indiquées ci-dessous :
Avec quel outil allez-vous construire ce tableau ? Pourquoi ?
Préparez une ébauche de votre tableau et indiquez la formule de calcul des pourcentages.
Réalisez le tableau
Réaliser deux représentations graphiques des données du tableau que vous venez de construire.
NB : le choix des graphiques doit être pertinent. Ces graphiques doivent contenir toutes les informations
nécessaires qui puissent nous aider dans notre prise de décision.
V85PP SCENARIO 02 5
RESSOURCES A UTILISER
INFORMATIQUES PÔLE 1 PÔLE 3
Texteur
Fiche n°14 : Les tableaux et
les graphiques
Fiche n°15 : La messagerie
électronique
Tableur
Fiche n°13 : Formules
personnalisées
Fiche n°14 : Fonction Somme et
nom de zone
Fiche n°15 : Références absolues
et références relatives
Fiche 28 : Graphique simple
Fiche 29 : Graphique 3D
OpenERP
6 GESTION ADMINISTRATIVE INTERNE ET DES RELATIONS EXTERNES
V85PP
MISSION 2 : TRAITEMENT DE L'APPEL D’OFFRES
Compétences C112. Passer commande à des fournisseurs
C312. Mobiliser des techniques de production et de structuration de documents
Réf situation 1.1.2 TRAITEMENT DES ORDRES D’ACHAT, DES COMMANDES
3.1.2 PRODUCTION D’INFORMATIONS STRUCTURÉES
Mission 2
Activités professionnelles Rédiger un appel d’offres
Connaissances
- L’appel d’offres
- La rédaction des écrits professionnels
- La lettre type
Appui technologique - Microsoft Word
- Navigateur Internet
Appui rédactionnel - Lecture et écriture d’un genre (le document professionnel)
Appui juridique et
économique - La valeur juridique des documents
Performances attendues
(complexité, aléas, ré-
sultats attendus)
Rédaction d’un appel d’offres par courrier (lettre type)
BEP MSA Activité à caractère technique : rédaction de messages et de courriers professionnels simples liés
à l’activité courante de la structure
Critères d’évaluation CE112. Conformité des commandes aux ordres d’achat
CE312. Pertinence et qualité du document produit
Durée approximative 2 h
Vous trouvez sur votre bureau la note suivante :
1 semaine après vous rencontrez M. Ader qui vous explique : "Seules les réponses de deux d’entre eux nous ont
semblé intéressantes. Il vous faudra donc d’une part, effectuer le dépouillement, justifier le choix et d’autre part,
réaliser ces grilles de dépouillement en informatique de sorte à automatiser les calculs."
Complétez les deux grilles de dépouillement des offres en Annexe 1 et 2, à partir :
- des propositions de Rapunzel (document 2)
- des propositions de Bio par Coeur (document 3)
Date : 13 décembre 2012
De : M. Ader
Objet : Appel d’offres
Lors de notre réunion, après analyse des travaux que vous avez effectués, nous avons décidé de
commercialiser les trois articles qu’au moins 20 % des nos clients sont disposés à acheter, c'est-à-dire :
Noir extra 70 %, Lait bio, Noir éclat d’amandes.
Monsieur GRES vous charge d’envoyer un appel d’offres à plusieurs fournisseurs. A ce titre vous
préparerez une lettre type à adresser à ces fournisseurs.
V85PP SCENARIO 02 7
Les calculs seront réalisés pour une commande de 1 500 tablettes de chaque référence avec une impression du logo
BIOMAG en couleur.
Réalisez les deux feuilles de dépouillement en informatique
Imprimez votre travail ainsi que les formules
Vous nommerez votre fichier "selection" de sorte que M. Ader puisse le retrouver plus facilement.
INFORMATIQUE PÔLE 1 PÔLE 3
Texteur
Fiche n°8 : Saisie de texte et de
caractères spéciaux
Fiche n°15 : Mettre en forme les
caractères
Fiche n°16 : Mettre en forme les
paragraphes
Fiche n°18 : Tabulations
Fiche n° 7 : Fonction achats
et approvisionnements
Fiche n°4 : La rédaction des
écrits professionnels
Fiche n°5 : L’appel d’offres
Fiche n°6 : La lettre type
Tableur
Fiche n°6 : Saisir des données
Fiche n°9 : Mettre en forme les
données
Fiche n°10 : Mettre en forme les
cellules
Fiche n°13 : Formules
personnalisées
Fiche n°14 : Fonction Somme et
nom de zone
OpenERP
8 GESTION ADMINISTRATIVE INTERNE ET DES RELATIONS EXTERNES
V85PP
Document 2
RAPUNZEL 470 allée des Cabedans
84300 CAVAILLON
04 32 50 XX XX
www.rapunzel.fr
Le 18 décembre 2012
BIOMAG
101 rue Hénon
69004 LYON
Objet : Appel d’offres N° 124 du 13 décembre 2012
Monsieur,
Veuillez trouver ci-dessous les éléments en réponse à votre demande du 13/12/12 :
- Noir extra 70%, référence N456
Articles conditionnés et vendus par lot de 10 tablettes.
Prix unitaire du lot : 15,45 € HT.
- Noir éclat d’amandes, référence N463 Prix unitaire : 1,82 € HT. Remise de 5 % pour les commandes supérieures à 100 unités.
- Chocolat lait bio, référence L522
Prix unitaire : 0,98 € HT l’unité.
Impression de votre logo (facultatif) :
0,08 € HT par tablette pour une impression en noir et blanc.
0,16 € par tablette pour une impression couleur.
Les frais de transport sont calculés de la façon suivante :
- à notre charge si le total brut HT de la commande dépasse 5 000 €
- forfait de 50 € dans les autres cas
Livraison sous 8 jours à dater de la commande.
Règlement à votre convenance, à 30 jours.
470 allée des Cabedans
84300 CAVAILLON
04 32 50 XX XX
www.rapunzel.fr
V85PP SCENARIO 02 9
Document 3
Monsieur,
Nous avons le plaisir de vous communiquer les renseignements relatifs à votre appel d’offres N° 124 du 13 décembre 2012
Réf Désignation Prix unitaire ht Remise Transport Livraison
B7525 Chocolat lait bio 1,03 € / unité 10 % Forfait 30 € 1 semaine
B7533 Noir éclat d’amande 1,98 € / unité
B7537 Noir extra 70% 1,58 € / unité
Impression logo en noir et blanc : 0,09 € / tablette
Impression logo en couleur : 0,15 € / tablette
Règlement : 30 jours fin de mois
Livraison sous huitaine
Nos conditions sont valables 30 jours à dater de la présente.
N’hésitez pas à nous joindre pour toute question complémentaire.
Cordialement
Mail reçu le 18 décembre 2012
Bio par Coeur
Avenue Paul Langevin
17180 PERIGNY
Tel : 05 46 34 XX XX
10 GESTION ADMINISTRATIVE INTERNE ET DES RELATIONS EXTERNES
V85PP
Annexe 1
RAPUNZEL
Éléments de calcul
Noir extra 70 % Noir éclat d’amandes Lait bio TOTAL
Quantité PUHT Montant Quantité PUHT MONTANT Quantité PUHT MONTANT
Brut
Remise
Net commercial
Impression
TOTAL
Net commercial
Transport
TOTAL
Coût total Fournisseur retenu
Condition de paiement
Délais de livraison
V85PP SCENARIO 02 11
Annexe 2 BIO PAR COEUR
Éléments de calcul
Noir extra 70 % Noir éclat d’amandes Lait bio TOTAL
Quantité PUHT Montant Quantité PUHT MONTANT Quantité PUHT MONTANT
Brut
Impression
Total
Remise
TOTAL
Net commercial
Transport
TOTAL
Coût total Fournisseur retenu
Condition de paiement
Délais de livraison
12 GESTION ADMINISTRATIVE INTERNE ET DES RELATIONS EXTERNES
V85PPP
MISSION 3 : RÉALISER ET SUIVRE LA COMMANDE
Compétences C112. Passer commande à des fournisseurs
C312. Mobiliser des techniques de production et de structuration de documents
Réf situation 1.1.1 TENUE DES DOSSIERS FOURNISSEURS ET SOUS-TRAITANTS
3.1.2 PRODUCTION D’INFORMATIONS STRUCTURÉES
Mission 3
Activités professionnelles La commande au fournisseur
Rédiger un courrier
Connaissances
- La commande
- La rédaction des écrits professionnels
- Le planigramme
Savoirs de gestion et
technologique
- Les calculs commerciaux, les réductions commerciales et financières
- La planification des commandes
- Microsoft Word
Appui rédactionnel - Lecture et écriture d’un genre (le document professionnel)
Appui juridique et
économique - La valeur juridique des documents
Performances attendues
(complexité, aléas, ré-
sultats attendus)
Le traitement des ordres d’achat et des commandes est assuré dans le respect des délais impartis
La rédaction d’un courrier personnalisé.
BEP MSA Activité à caractère technique : production, contrôle et codification de documents/rédaction de
messages et de courriers professionnels simples liés à l’activité courante de la structure
Critère d’évaluation CE112. Conformité des commandes aux ordres d’achat
CE312. Pertinence et qualité du document produit
Durée approximative 3 h
Vous recevez la note suivante :
Vous planifiez votre travail sur OpenErp,
- Vous créez les nouveaux articles Chocolat noir extra 70 % (réf EP5052), Chocolat noir éclat d’amandes (réf
EP5053), Chocolat lait bio (réf EP5054) et Impression couleur (réf IM0001). Les prix d’achat sont ceux proposés
par le fournisseur RAPUNZEL.
- Vous mettez à jour les informations relatives au fournisseur RAPUNZEL.
- Vous créez le bon de commande. La dernière commande portait le N° 726.
Ensuite vous rédigez le courrier d’accompagnement de la commande (consignes en annexe 3).
Ce travail devra être soumis à la signature de M. Schreiber.
Enfin vous mettez à jour le planning de suivi des commandes (annexe 4)
Date : 22 décembre 2012
De : M. SCHREIBER
Objet : Commande
Après d’âpres discussions avec les commerciaux, nous avons décidé de passer commande au fournisseur
«Rapunzel» qui nous offre de bien meilleures conditions. Nous lui passerons commande dès aujourd’hui.
Pour cela, vous trouverez dans le dossier un exemplaire de bon de commande ainsi qu’une feuille à entête de
notre société pour la lettre d’accompagnement.
V85PP SCENARIO 02 13
INFORMATIQUE PÔLE 1 PÔLE 3
Texteur
Fiche n°8 : Saisie de texte et de
caractères spéciaux
Fiche n°15 : Mettre en forme les
caractères
Fiche n°16 : Mettre en forme les
paragraphes
Fiche n°18 : Tabulations
Fiche n°3 : Les réductions
Fiche n°8 : Le traitement
des ordres d’achat
Fiche n°4 : La rédaction des
écrits professionnels
Fiche n°13 : Les plannings ou
planigrammes
Tableur
Fiche n°6 : Saisir des données
Fiche n°9 : Mettre en forme les
données
Fiche n°10 : Mettre en forme les
cellules
OpenERP
Fiche n° 5 : Créer un nouvel
article
Fiche n° 1 : Modifier une fiche
fournisseur
Fiche n° 13 : Créer directement un
bon de commande fournisseur
Annexe 3
M. SCHREIBER
Le 22 décembre
Plan du courrier à adresser à la société "Rapunzel" :
- Accuser réception de leur offre du 18 décembre 2012 et les remercier
- Mentionner que nous leur passons commande des articles suivants :
o 1 500 tablettes de chocolat noir extra 70 %
o 1 500 tablettes de chocolat noir éclats d’amandes
o 1 500 tablettes de chocolat au lait bio
et que nous leur adressons, ci-joint, le bon de commande n° 727
- Indiquer que nous souhaitons une livraison sous huitaine comme convenu dans les
conditions générales de vente
- Leur adresser nos salutations distinguées
14 GESTION ADMINISTRATIVE INTERNE ET DES RELATIONS EXTERNES
V85PP
Annexe 4
PLANNING DE SUIVI DE COMMANDES (extrait)
Date de passation de la commande
Date de livraison prévue (si la date de livraison tombe un dimanche ou un jour férié, reporter cette date au 1er
jour ouvrable suivant)
Date de livraison réelle
1ère
relance à effectuer le 3ème
jour de retard de livraison, 2ème
relance : 5 jours après la première relance
Jour
Cde
Décembre Janvier
J 13 V 14 S 15 D 16 L 17 M 18 M 19 J 20 V 21 S 22 D 23 L 24 M 25 M 26 J 27 V 28 S 29 D 30 L 31 M 1 M 2 J 3 V 4 S 5
725
Danival
726
Soy
V85PP SCENARIO 02 15
Faites le point
Pour traiter cette partie du dossier, quels sont les moyens que vous avez mis en œuvre ?
Qu’est-ce qu’un appel d’offres ?
De quels moyens disposez-vous pour passer un appel d’offres ?
Quel est l’utilité du tableau de comparaison des offres ?
Hormis le prix, quels peuvent être les autres critères de sélection ?
Quelle est l’utilité du planigramme ?
16 GESTION ADMINISTRATIVE INTERNE ET DES RELATIONS EXTERNES
V85PP
MISSION 4 : TRAITER LA LIVRAISON JUSQU'À LA FACTURATION
Compétences C113. Suivre le processus commande-livraison-facturation
C312. Mobiliser des techniques de production et de structuration de documents
Réf situation
1.1.3 TRAITEMENT DES LIVRAISONS, DES FACTURES ET SUIVI DES ANOMALIES
3.1.2 PRODUCTION D’INFORMATIONS STRUCTURÉES
3.2.2 GESTION DES FLUX DE COURRIERS
Mission 4
Activités professionnelles La réception des articles commandés et le contrôle des factures reçues
La rédaction d’un écrit professionnel
Connaissances - La rédaction des écrits professionnels
- La messagerie électronique
Appui technologique
- Les plannings de livraison et la réception des marchandises
- Les calculs commerciaux, les réductions commerciales et financières
- Le processus automatisé des livraisons et factures à l’aide d’un PGI
- La chaîne des documents commerciaux
- La dématérialisation des documents commerciaux
- logiciel texteur
- Logiciel de messagerie électronique
Appui rédactionnel - Lecture et écriture d’un genre (le document professionnel)
Appui juridique et
économique
- Le contrat de vente, de prestations de service
- Les obligations et la responsabilité contractuelle
Performances attendues
(complexité, aléas, ré-
sultats attendus)
Le traitement et le suivi des livraisons et des factures sont assurés ; les anomalies sont traitées
et/ou transmises au responsable.
L’élève rédige un courrier personnalisé.
BEP MSA Activité à caractère technique : production, contrôle et codification de documents/rédaction de
messages et de courriers professionnels simples liés à l’activité courante de la structure
Critères d’évaluation CE113. Qualité du contrôle de concordance entre la commande, la livraison, et la facturation
CE312. Pertinence et qualité du document produit
Durée approximative 3 h
M. Schreiber vous a laissé les consignes suivantes :
Date : 2 janvier 20..
De : M. SCHREIBER
Objet : Vérification de documents
Nous avons reçu aujourd’hui la livraison de notre commande de la société RAPUNZEL. M. Pierre RACLOT a
réceptionné la marchandise et le bon de livraison mais il n’a pas eu le temps d’effectuer les contrôles
nécessaires.
Dans le même temps, le service comptabilité vient de recevoir la facture correspondante par courrier.
Après analyse des documents, il nous semble qu’il y ait des discordances entre notre commande et les
documents reçus.
Aussi, je souhaiterais que vous procédiez au rapprochement de ces documents avec notre commande afin
d’informer notre fournisseur des erreurs éventuelles.
Les erreurs seront mises en évidence dans un tableau et la réclamation sera faite par courriel.
V85PP SCENARIO 02 17
Sur OpenErp, vous créerez le bon de réception sachant que les quantités mentionnées sur le bon de livraison du
fournisseur ont été contrôlées et sont exactes. Le bon de réception doit mentionner les produits réellement reçus.
Sur OpenErp, vous générerez la facture fournisseur. Cette facture sera basée sur le bon de réception et vous
servira à vérifier la facture reçue du fournisseur.
Vous complétez le tableau des anomalies (Annexe 5) qu’il faudra présenter à M. Schreiber pour vérification.
Pour réaliser ce travail, vous pouvez vous appuyer sur :
- le document 2 (l’appel d’offres n° 124)
- le document 4 (bon de livraison n° BL1512)
- document 5 (facture n° FCP1512)
- les documents imprimés avec OpenErp
Vous rédigez le courriel de réclamation (Annexe 6) en tenant compte des annotations de M. Schreiber.
Vous n’oublierez pas d’imprimer une copie de votre courriel à joindre au dossier à rendre à M. Schreiber.
INFORMATIQUES PÔLE 1 PÔLE 3
Texteur
Fiche n°8 : Saisie de texte et de
caractères spéciaux
Fiche n°15 : Mettre en forme les
caractères
Fiche n°16 : Mettre en forme les
paragraphes
Fiche n°18 : Tabulations
Fiche n°3 : Les réductions
Fiche n°8 : Le traitement
des ordres d’achat
Fiche n°9 : Le contrôle des
factures reçues
Fiche n°10 : La TVA
Fiche n°4 : La rédaction des
écrits professionnels
Fiche n°15 : La messagerie
électronique Tableur
OpenERP
Fiche n° 9 : Réceptionner une
livraison d’un fournisseur
Fiche n° 11 : Générer une facture
fournisseur
18 GESTION ADMINISTRATIVE INTERNE ET DES RELATIONS EXTERNES
V85PP
Document 4
RAPUNZEL
DATE : 2 JANVIER 2013
À L’ATTENTION DE : M. GRES
Réf Désignation Quantité commandée Quantité livrée
N456 Chocolat noir extra 70 % 1 500 1 500
N463 Chocolat noir éclats d’amandes 1 500 1 400
L522 Chocolat au lait bio 1 500 1 600
BIOMAG 101 rue Hénon
69004 LYON
BON DE LIVRAISON N° 1512
470 allée des Cabedans
84300 CAVAILLON
04 32 50 XX XX
www.rapunzel.fr
Contact : M. DUMONTET
Date de livraison prévue : 29 décembre 2012
Cde : N° 726 du 22 décembre 2012
Observations
La référence N463 (Chocolat noir éclat d’amandes) est actuellement en rupture de
stock. Nous ne sommes pas en mesure de vous proposer une date de livraison.
Cordialement,
V85PP SCENARIO 02 19
Document 5
RAPUNZEL
470 allée des Cabedans
84300 CAVAILLON
04 32 50 XX XX
www.rapunzel.fr
BIOMAG 101 rue Hénon
69004 LYON
FACTURE de DOIT N°FCP1512
V/réf DATE Contact
Cde N° 726 02 janvier 20.. M. Dubosc
Réf Désignation Qté PU HT Remise PU HT NET Montant HT
N456
N463
L522
Chocolat noir
extra 70%
(par 10)
Chocolat noir
éclat
d’amandes
Chocolat au
lait bio
150
1500
1600
15,45
1,82
0,98
5 %
15,45
1,73
0,98
2 317,50
2 593,50
1 568,00
720,00 Impression couleur de votre logo sur 4500 unités
TOTAL HORS TAXE
TRANSPORT
7 199,00
0,00
BASE TVA MONTANT
7 199,00 19,6 % 1 411,00
TOTAL HT
TVA
7 199,00
1 411,00
NET A PAYER 8 610,00
Tva due sur les débits - Mode de règlement : Chèque à 30 jours fin de mois - Echéance : 02 février
203
SAS au capital de 250 000 € - RCS B 354 758 098 AVIGNON - TVA intra FR 33450 654 532
20 GESTION ADMINISTRATIVE INTERNE ET DES RELATIONS EXTERNES
V85PP
Annexe 5
Documents
concernés
Eléments
concernés
Référence Anomalies constatées Actions proposées / rectificatifs à apportés
V85PP SCENARIO 02 21
Annexe 6
Veuillez signaler les anomalies tout en restant courtois.
Leur signaler que nous espérons qu’un tel incident ne se renouvellera pas.
M. Ader
22 GESTION ADMINISTRATIVE INTERNE ET DES RELATIONS EXTERNES
V85PP
MISSION 5 : TRAITER LE RETOUR DE MARCHANDISES
Compétences C113. Suivre le processus commande-livraison-facturation
C312. Mobiliser des techniques de production et de structuration de documents
Réf situation 1.1.3 TRAITEMENT DES LIVRAISONS, DES FACTURES ET SUIVI DES ANOMALIES
3.1.2 PRODUCTION D’INFORMATIONS STRUCTURÉES
Mission 5
Activités professionnelles La réception des articles commandés et le contrôle des factures reçues
La rédaction d’un écrit professionnel
Connaissances - La rédaction des écrits professionnels
- Le planigramme
Savoirs de gestion et
technologique
- Les plannings de livraison et la réception des marchandises
- Les calculs commerciaux, les réductions commerciales et financières
- Le processus automatisé des livraisons et factures à l’aide d’un PGI
- La chaîne des documents commerciaux
- La dématérialisation des documents commerciaux
-Logiciel texteur
Appui rédactionnel - Lecture et écriture d’un genre (le document professionnel)
Appui juridique et
économique
- Le contrat de vente, de prestations de service
- Les obligations et la responsabilité contractuelle
Performances attendues
(complexité, aléas, ré-
sultats attendus)
Le traitement et le suivi des livraisons et des factures sont assurés ; les anomalies sont traitées
et/ou transmises au responsable.
L’élève rédige un courrier personnalisé.
BEP MSA Activité à caractère technique : production, contrôle et codification de documents/rédaction de
messages et de courriers professionnels simples liés à l’activité courante de la structure
Critère d’évaluation CE113. Qualité du contrôle de concordance entre la commande, la livraison, et la facturation
CE312. Pertinence et qualité du document produit
Durée approximative 3 h
Assurez-vous que la facture d’avoir (document 6) tient bien compte des anomalies que vous aviez décelées.
Calculez le montant dû au fournisseur (Annexe 7) à partir des documents 5 et 6
Effectuez les opérations suivantes sur OpenErp :
- Préparez et éditez le bon de retour des 100 tablettes de chocolat au lait et des 100 impressions.
- Générez la facture d’avoir fournisseur correspondante.
Mettez à jour le planigramme (Annexe 4)
Date : 3 janvier 2013
De : M. ADER
Objet : Mise à jour planigramme / Règlement/ Courrier
J’ai reçu au courrier de ce matin, une facture d’avoir de la société Rapunzel. A première vue, il semble
que les arguments que vous aviez développés dans le courriel de réclamation aient été entendus.
Je souhaiterais tout de même que vous fassiez une vérification afin de vous assurer que toutes les
réclamations ont été prises en compte avant de procéder au règlement de ce fournisseur.
V85PP SCENARIO 02 23
RESSOURCES A UTILISER
INFORMATIQUES PÔLE 1 PÔLE 3
Texteur
Fiche n°8 : Saisie de texte et de
caractères spéciaux
Fiche n°15 : Mettre en forme les
caractères
Fiche n°16 : Mettre en forme les
paragraphes
Fiche n°18 : Tabulations
Fiche n°3 : Les réductions
Fiche n°8 : Le traitement
des ordres d’achat
Fiche n°9 : Le contrôle des
factures reçues
Fiche n°10 : La TVA
Fiche n°4 : La rédaction des
écrits professionnels
Fiche n°13 : Les plannings ou
planigrammes Tableur
OpenERP
Fiche n° 15 : Les retours de
marchandises fournisseurs
Fiche n° 16 : Générer un avoir
fournisseur
24 GESTION ADMINISTRATIVE INTERNE ET DES RELATIONS EXTERNES
V85PP
Document 6
RAPUNZEL
470 allée des Cabedans
84300 CAVAILLON
04 32 50 XX XX
www.rapunzel.fr
BIOMAG 101 rue Hénon
69004 LYON
AVOIR N° AVFCP1512
V/réf DATE Contact
Cde N° 726 04 janvier 2013 M . Dubosc
Réf Désignation Qté PU HT Remise PU HT NET Montant HT
N463
L522
Chocolat noir
éclats
d’amandes
Chocolat au
lait bio
Impressions
100
100
100
1,82
0,98
0,16
5% 1,73
0,98
0,16
172,90
98,00
16,00
BASE TVA MONTANT
286,90 19,6 % 56,23
TOTAL HT
TVA
286,90
56,23
NET à déduire 343,13
Tva due sur les débits - Mode de règlement : Chèque à 30 jour fin de mois - Echéance :
SAS au capital de 250 000 € - RCS B 354 758 098 GRENOBLE - TVA intra FR 33450 654 532
V85PP SCENARIO 02 25
Annexe 7
Calcul du montant du règlement
Fournisseur : Montant
Facture N°
Avoir N°
Montant dû
26 GESTION ADMINISTRATIVE INTERNE ET DES RELATIONS EXTERNES
V85PP
Faites le point
Quelles sont les informations qui doivent obligatoirement figurer sur la facture de doit ?
Comment identifiez-vous l’émetteur et le destinataire de la facture de doit ?
L’entreprise a-t-elle l’obligation de conserver la facture ? Si oui, pendant combien de temps et pourquoi ?
Qu’est-ce qu’une facture d’avoir ?
Que lisez-vous au pied de la facture de doit et de la facture d’avoir ?
V85PP SCENARIO 02 27
CORRIGE DES MISSIONS
MISSION 1
Afin de nous permettre de préparer notre réunion qui nous amènera à choisir les futurs articles à
commercialiser, vous devrez : à partir du document 1 :
Vous devez concevoir un tableau présentant le nombre de clients par catégorie
d’achat ainsi que les pourcentages correspondants.
Avec quel outil allez-vous construire ce tableau ? Pourquoi ?
Un tableur (Excel, openoffice calc…) car le tableur permet d’effectuer les calculs et surtout de les
automatiser.
Ici, un texteur serait contre indiqué
Présentez ici une ébauche de votre tableau et indiquez la formule de calcul des
pourcentages.
Réalisez le tableau
Articles Clients prospectés %tage
Noir éclat d'amandes 46 =B6/$B$12
Noir extra 70% 62 =B7/$B$12
Noir extra 85% 15 =B8/$B$12
Noir à l'orange 27 =B9/$B$12
Lait praliné 23 =B10/$B$12
Lait bio 54 =B11/$B$12
Total =SOMME(B6:B11) =B12/$B$12
Il est important d’aborder ici les notions de
références relatives et références absolues
-Format des cellules /
Nombre/pourcentage
28 GESTION ADMINISTRATIVE INTERNE ET DES RELATIONS EXTERNES
V85PP
Réalisez deux représentations graphiques des données du tableau que vous venez de réaliser.
NB : le choix des graphiques doit être pertinent. Ces graphiques doivent contenir toutes les informations
nécessaires qui puissent nous aider dans notre prise de décision.
Graphique 1 : représentation des pourcentages Graphique 2 : représentation des valeurs
Nous retenons le graphique à secteur Nous retenons un histogramme
NB : D’autres types de graphiques pourraient être retenus par l’élève. L’essentiel, c’est qu’ils soient adaptés aux
données.
V85PP SCENARIO 02 29
MISSION 2
Complétez les deux grilles de dépouillement des offres en Annexe 1 et 2, à partir :
- des propositions de Rapunzel (document 2)
- des propositions de Bio par Coeur (document 3)
Les calculs seront réalisés pour une commande de 1 500 tablettes de chaque référence avec une
impression du logo BIOMAG en couleur.
Réalisez les deux feuilles de dépouillement en informatique
Imprimez votre travail ainsi que les formules
Vous nommerez votre fichier « SELECTION » de sorte que je puisse le retrouver plus facilement.
30 GESTION ADMINISTRATIVE INTERNE ET DES RELATIONS EXTERNES
V85PP
Imprimez votre travail ainsi que les formules (Vous pouvez utiliser l’aide
Pour afficher les formules (Excel 2007)
Si n’est pas dans le menu flottant, procédez comme suit :
1
2
3- Options avancées
1- Cliquez sur le bouton
office en haut à droite
de votre feuille de
calcul.
2- cliquez sur Option Excel
en bas à droite
4-Identifiez
votre classeur
5-Identifiez votre
feuille de calcul
6- Cochez ici
Cliquez sur
OK
NB : Vous pouvez
utiliser l’aide
Raccourci clavier : Ctrl F3
CORRIGÉ DES MISSIONS DU SCÉNARIO 2 PAGE 31 / 48
Tableau de comparaison des offres : RAPUNZEL / BIO PAR COEUR
Articles vendus par lot de10. Notre cde
est donc de : 1500 / 10 = 150 N’oubliez pas la remise de 5 %
Commande > 5000 €,
donc transport = 0
32 GESTION ADMINISTRATIVE INTERNE ET DES RELATIONS EXTERNES
V85PP
CORRIGÉ DES MISSIONS DU SCÉNARIO 2 PAGE 33 / 48
MISSION 3
Sur OpenErp,
- Créer les nouveaux articles Chocolat noir extra 70 % (réf EP5052), Chocolat noir
éclat d’amandes (réf EP5053), Chocolat lait bio (réf EP5054) et Impression couleur
(réf IM0001). Les prix d’achat sont ceux proposés par le fournisseur RAPUNZEL.
- Mettez à jour les informations relatives au fournisseur RAPUNZEL.
- Créez le bon de commande. La dernière commande portait le N° 726.
Rédigez le courrier d’accompagnement de la commande (consignes en annexe 3).
Votre travail devra être soumis à ma signature.
34 GESTION ADMINISTRATIVE INTERNE ET DES RELATIONS EXTERNES
V85PP
CORRIGÉ DES MISSIONS DU SCÉNARIO 2 PAGE 35 / 48
Courrier d’accompagnement :
BIOMAG
[…]
RAPUNZEL
470 allée des Cabedans
84300 CAVAILON
Lyon, le 22 décembre 2012
Objet :
Commande n°727
PJ :
Bon de commande n°727
Monsieur,
Nous accusons réception de votre offre du 18 décembre 2012 et nous vous en remercions.
Nous vous passons commande des articles suivants (bon de commande n°727, ci-joint) :
1 500 tablettes de chocolat noir extra 70 %
1 500 tablettes de chocolat noir éclats d’amandes
1 500 tablettes de chocolat au lait BIO
Nous souhaitons une livraison sous huitaine comme convenu dans les conditions générales de vente.
Veuillez agréer, Monsieur, nos salutations distinguées
M. SCHREIBER
ANNEXE 3
36 GESTION ADMINISTRATIVE INTERNE ET DES RELATIONS EXTERNES
V85PP
PLANNING DE SUIVI DE COMMANDES (extrait)
Date de passation de la commande
Date de livraison prévue (si la date de livraison tombe un dimanche ou un jour férié, reporter cette date au 1er
jour ouvrable suivant)
Date de livraison réelle
1ère
relance à effectuer le 3ème
jour de retard de livraison, 2ème
relance : 5 jours après la première relance
Jour
Cde
Décembre Janvier
J 13 V 14 S 15 D 16 L 17 M 18 M 19 J 20 V 21 S 22 D 23 L 24 M 25 M 26 J 27 V 28 S 29 D 30 L 31 M 1 M 2 J 3 V 4 S 5
725
Bonnete
rre
726 Bio
par
Coeur
727
Rapunze
ANNEXE 4
CORRIGÉ DES MISSIONS DU SCÉNARIO 2 PAGE 37 / 48
l
38 GESTION ADMINISTRATIVE INTERNE ET DES RELATIONS EXTERNES
V85PP
Pour traiter cette partie du dossier quels sont les moyens que vous avez mis en œuvre ?
- Organiser le traitement de son dossier :
Pour chaque mission : un message, le travail à faire, les annexes et les documents
- lecture très attentive de chaque message
- lecture très attentive des questions – surligner les éléments importants.
Qu’est-ce qu’un appel d’offres ?
L’appel d’offres permet à l’entreprise de demander à plusieurs fournisseurs leurs prix et conditions.
De quels moyens disposez-vous pour passer un appel d’offres ?
L’appel d’offres peut se faire par :
un contact téléphonique,
l’envoi d’un courrier, d’un courriel, d’un fax,
un imprimé à compléter
une rencontre avec un commercial.
Quel est l’utilité du tableau de comparaison des offres ?
Le tableau de comparaison permet de chiffrer, et d’analyser les propositions d’offres afin de choisir
le fournisseur correspondant le mieux aux attentes de l’entreprise.
Hormis le prix, quels peuvent être les autres critères de sélection ?
Les autres critères de sélection de fournisseurs peuvent être :
- le délai de livraison
- les conditions de règlements
- Les modalités de transport
Quelle est l’utilité du planigramme ?
Le planigramme permet de suivre l’état d’avancement des commandes
Faites le point
CORRIGÉ DES MISSIONS DU SCÉNARIO 2 PAGE 39 / 48
MISSION 4
Sur OpenErp vous créerez le bon de réception sachant que les quantités
mentionnées sur le bon de livraison du fournisseur ont été contrôlées et sont exactes.
Le bon de réception doit mentionner les produits réellement reçus.
Sur OpenErp vous générerez la facture fournisseur. Cette facture sera basée sur le
bon de réception et vous servira à vérifier la facture reçue du fournisseur.
Complétez le tableau des anomalies (Annexe 5) qu’il faudra me présenter pour
vérification.
Pour réaliser ce travail, vous pouvez vous appuyer sur :
- le document 2 (l’appel d’offres n° 124)
- le document 4 (bon de livraison n° BL1512)
- document 5 (facture n° FCP1512)
- les documents imprimés avec OpenErp
Rédigez le courriel de réclamation (Annexe 6) en tenant compte de mes annotations.
Vous n’oublierez pas d’imprimez une copie de votre courriel à joindre au dossier à me
rendre.
Vous n’oublierez pas d’imprimez une copie de votre courriel à joindre au dossier à me
rendre. joindre
40 GESTION ADMINISTRATIVE INTERNE ET DES RELATIONS EXTERNES
V85PP
CORRIGÉ DES MISSIONS DU SCÉNARIO 2 PAGE 41 / 48
42 GESTION ADMINISTRATIVE INTERNE ET DES RELATIONS EXTERNES
V85PP
CORRIGÉ DES MISSIONS DU SCÉNARIO 2 PAGE 43 / 48
Documents
concernés
Eléments
concernés
Référence Anomalies constatées Actions proposées / rectificatifs à apportés
BL 1512
FACTURE
Chocolat noir éclats
d’amandes
Chocolat au lait bio
Chocolat noir éclats
d’amandes
N463
L522
N463
Quantité commandée= 1 500
Mentionné sur le BL = 1 400
Livrée sur le BL = 1 400
Quantité commandée= 1 500
Mentionné sur le BL = 1 600
Livrée sur le BL = 1 600
Quantité commandée= 1 500
Livrée sur le BL = 1 400
Facturé = 1 500
A comparer avec la facture
A comparer avec la facture
Informer le fournisseur de l’erreur
Demander un avoir sur les 50 produits
Annexe 5
44 GESTION ADMINISTRATIVE INTERNE
ET DES RELATIONS EXTERNES
V85PP
Courriel de réclamation :
Annexe 6
Rapunzel
Erreurs sur Facture n° FCP1512 et Bon de livraison n° BL1512
Bonjour,
Après relecture de ces documents, il apparaît certaines anomalies, ainsi :
- Pour l’article N463, nous vous avions commandé 1 500 unités, or vous ne nous avez livré
que 1 400 unités et vous nous facturez pourtant 1 500 articles ;
- Pour l’article L522, nous vous avions commandé 1 500 unités, or vous nous avez livré 1 600
unités et vous nous facturez les 1 600 articles ;
- Et, enfin, vous nous facturé 4 600 impressions de logo, or nous avons passé commande
pour 4 500.
Afin de régulariser la situation et en espérant qu’un tel incident ne se renouvellera pas, nous
souhaitons :
- Un avoir sur les 100 tablettes N463 facturés en sus ;
- Et, une extourne de l’impression concernant les 100 tablettes L522 à retourner.
Cordialement,
M. SHREIBER
V85PP SCENARIO 02 45
MISSION 5
Assurez-vous que la facture d’avoir (document 6) tient bien compte des
anomalies que vous aviez décelées.
Calculez le montant dû au fournisseur (Annexe 7) à partir des documents 5 et 6
Effectuez les opérations suivantes sur OpenErp :
- Préparez et éditez le bon de retour des 100 tablettes de chocolat au lait et des
100 impressions.
- Générer la facture d’avoir fournisseur correspondante.
Mettez à jour le planigramme (Annexe 4)
Calcul du montant du règlement
Fournisseur :Société
Rapunzel
Montants
Facture N° : FCP1512
8 610,00
Avoir N° :AVFCP1512
343,13
Montant dû
8 266,87
Annexe 7
46 GESTION ADMINISTRATIVE INTERNE
ET DES RELATIONS EXTERNES
V85PP
V85PP SCENARIO 02 47
48 GESTION ADMINISTRATIVE INTERNE
ET DES RELATIONS EXTERNES
V85PP
Faites le point
Quelles sont les informations qui doivent obligatoirement figurer sur la facture de doit ?
Voir document 6
Comment identifiez-vous l’émetteur et le destinataire de la facture de doit ?
Généralement, les coordonnées de l’émetteur sont en entête du document alors que celles du
destinataire sont en-dessous.
L’entreprise a-t-elle l’obligation de conserver la facture ? Si oui, pendant combien de
temps et pourquoi ?
Les documents commerciaux et les pièces comptables sont à conserver pendant une durée de 10
ans. Certaines sociétés se sont d’ailleurs spécialisées dans l’archivage de documents.
http://vosdroits.service-public.fr/pme/F10029.xhtml#titreN1002D
http://www.archives.bz/conservation.htm
Ces documents servent de début de preuve et peuvent servir en cas de contrôles par
l’administration fiscale.
Qu’est-ce qu’une facture d’avoir ? la facture d’avoir est établie par le fournisseur et sert à constater une réduction de créance suite à une remise en cause de certains éléments des facturations précédentes : erreur de facturation, retour sur achats, remises omises…
Que lisez-vous au pied de la facture de doit et da la facture d’avoir ? Au pied de la facture de doit on peut lire : Net à payer ou net dû (le net que le client doit payer) Alors qu’au pied de la facture d’avoir, on peut lire : Net à déduire (montant à déduire de la facture)
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