View
224
Download
2
Category
Preview:
DESCRIPTION
Control de gestion Sistemas Administrativos
Citation preview
El Control de Gestión en Escenarios Complejos
•Control de Gestión y Presupuestos
•Auditorías de Gestión Operativa Dra: Sonia Sotomayor-Sistemas Administrativos
Nota: Material de utilización exclusiva y solo con fines didácticos en el Curso :
FCE-UBA.
ESQUEMA DEL PROCESO DE PLANIFICACION
MARCO
GLOBAL
SECUENCIA
LOGICA
HERRAMIENTAS
PLANEAMIENTO
Determinación de Objetivo
Estrategia y Actividades
Configuración Estructural
Normas y Procedimientos
PRESUPUESTO
GESTION
Toma de Decisiones
Acción
Resultados
SISTEMAS DE INFORMACION
CONTROL
Evaluación de Desempeño
MEDICION DEL DESEMPEÑO
PLANEAMIENTO: DIMENSIONES
NIVEL
ALCANCE
TEMPORAL
AMPLITUD
RESULTADO
Estratégico
Largo plazo
Toda la
Organización
Plan Estratégico
Táctico
Mediano
Plazo
Áreas
Programas
Operativo
Corto Plazo
Funciones
Procedimientos
LOS SISTEMAS DE PLANEAMIENTO Y CONTROL
Planeamiento de la Acción
Decisión 1 Decisión 2 Decisión 3
ACCIONES
Control del Desempeño
PLANIFICACION POR ACCIONES
“ El Planeamiento de la Acción esta orientado hacia las actividades
específicas mejorar”
“ El Propósito de la Planificación por Acciones es determinar con
anticipación que decisiones o acciones específicas se requieren”
PLANIFICACION POR OBJETIVOS
“ La Planificación por Objetivos (PO) o Control de Desempeño (CD):
Regula los resultados generales de una unidad dada”
“ El Control de Desempeño se ocupa de la supervisión
de resultados desde el hecho”
ENFOQUES EN EL CONTROL DE GESTION
CONTROL
FINANCIERO
CONTROL
ESTRATEGICO
AUDITORIAINTERNA
CONTROLPRESUPUESTARIO
REACTIVO (RETROSPECTIVO) PROACTIVO (PROSPECTIVO)
NIVEL DIRECCION
OPERATIVO
ALTO
SISTEMA PRESUPUESTARIO
• Es un plan de acción dirigido a cumplir una meta
prevista, expresada en valores y términos
económicos y financieros que, debe cumplirse en
determinado tiempo y bajo ciertas condiciones
previstas.
SISTEMA GENERAL DE PRESUPUESTACION
SISTEMA PRESUPUESTARIO: Objetivos
• Planear integral y sistemáticamente todas las actividades que la empresa debe desarrollar en un periodo determinado.
• Controlar y medir los resultados cuantitativos, cualitativos y, fijar responsabilidades en las diferentes dependencias de la empresa para logar el cumplimiento de las metas previstas.
• Coordinar los diferentes centros de costos para que se asegure la marcha de la empresa en forma integral.
SISTEMA PRESUPUESTARIO:
Finalidades
• El presupuesto debe ser objeto de adaptación constante, siendo un medio de evaluación, proporcionando las pautas de posibles deficiencias así como señalando los objetivos que se persiguen con el mismo:
• El presupuesto debe constituir un instrumento de apoyo a la actividad de planificación, contribuyendo a que la misma sea más objetiva.
• El establecimiento de la coordinación de todas las actividades para lograr dicho plan.
• Asegurar la liquidez financiera de la empresa.
• Establecer un control para analizar su relación con los objetivos establecidos
Cambio del Paradigma en el Ámbito del Presupuesto
Presupuestación
Tradicional
Nueva Gestión
Financiera
Proceso presupuestario Políticas e instituciones
presupuestarias
Reglas Incentivos
Insumos Resultados/ Impacto
Cumplimiento formal Desempeño
Control centralizado Responsabilidad
descentralizada
Opacidad burocrática Transparencia y
rendición de cuentas
CONTROL, SEGUIMIENTO Y AJUSTE DE
LOS PLANES DE ACCIÓN
REVISIÓN REGULAR DE LOS PLANES
ANÁLISIS DE DESVÍOS
FLEXIBILIDAD/ ADAPTACIÓN
DIVULGACIÓN DE LOS RESULTADOS
48
INDICADORES DE CONTROL DE GESTION
• La administración por resultados implica la priorización del
logro de los objetivos estratégicos generales y específicos en
el proceso de gestión de los recursos organizacionales.
• En tanto que la medición del desempeño implica la
determinación de elementos mensurables, cuantitativa y
cualitativamente, relacionados con el logro de los propósitos
de la administración así como la determinación de expectativas
sobre ellos .
INDICADORES DE CONTROL DE GESTION
• Beneficios de la evaluación a través de indicadores de desempeño
– Facilita el proceso de planificación y de formulación de
políticas de mediano y largo plazo.
– Permite detectar sectores de la organización con
problemas de gestión.
– Permite realizar ajustes y readecuar cursos de acción
– Permite asignar más eficazmente los recursos.
– Aumenta la transparencia
– Permite evaluar los procesos y realizar evaluaciones ex
post
INDICADORES DE CONTROL DE GESTION
Que puede ser controlado con los
indicadores?
• Procesos
• Productos
• Resultados Intermedios
• Resultados Finales o Impacto
INDICADORES DE CONTROL DE GESTION
• Los indicadores de desempeño que han sido
definidos como indicadores de insumo,
producto, resultado e impacto (IPRI), son
instrumentos de medición de las principales
variables asociadas al cumplimiento de los
objetivos.
INDICADORES DE CONTROL DE GESTION
• Áreas donde el desarrollo de sistemas de
indicadores resulta importante:
– Dichas áreas son:
• Desempeño operativo
• Desempeño financiero
• Congruencia
INDICADORES DE CONTROL DE GESTION
Economía
Eficacia
Eficiencia Efectividad
Equidad
Excelencia – Calidad
Entorno
Sostenibilidad
INDICADORES DE CONTROL DE GESTION
METODOLOGIA BASICA PARA LA CONSTRUCCION DE INDICADORES
• Qué se hace ?
• Qué se desea medir ?
• Quién utilizará la información ?
• Cada cuánto tiempo ?
• Con que se compara ?
INDICADORES DE CONTROL DE GESTION
MODELOS BASICO DE EVALUACIÓN
• MODELO PLAN
• MODELO PRESUPUESTO
• MODELO MIXTO (PLAN-PRESUPUESTO)
INDICADORES DE CONTROL DE GESTION
ALGUNAS DE LAS DIFICULTADES MAS IMPORTANTES EN LA CONSTRUCCION DE LOS INDICADORES DE DESEMPEÑO
Debilidad en el nombramiento del personal
directivo
Falta o escasos incentivos para asumir
mayores niveles de responsabilidad
Las escasas consecuencias respecto del
desempeño logrado
INDICADORES DE CONTROL DE GESTION
Definición de indicadores de medición del desempeño
• a) Identificación de las unidades programáticas
• b) Definición de indicadores de medición del
desempeño
• c) Establecimiento de valores a alcanzar
INDICADORES DE CONTROL DE GESTION
• Es necesario que los valores a alcanzar en cada
indicador sean:
• Viables
• Realistas
• Comprensivos
Pilares de una implantación exitosa de la
administración por resultados
• Planificación estratégica
– Facilita la identificación
priorización y solución de
problemas permitiendo
diseñar acciones
estratégicas.
• Reingeniería de Procesos.
– Permite luego del análisis
correspondiente introducir
los cambios necesarios en
las practicas de trabajo
habituales, orientando los
procesos internos a los
productos identificados
como prioritarios en el plan
estratégico.
Administración
por Objeto del gasto Administración
por resultados
Altamente burocrática
Rígida
Basada en normas y
procedimientos
Vs.
Descentralización de las
decisiones.
Mayor Flexibilidad
Basadas en Procesos y
resultados
VENTAJAS
Alta
Dirección
Nivel Directivo
Nivel Operativo
Planificación estratégica
Control de Gestión
Control de Actividades
TIPOS DE
INDICADORES
Indicadores Gestión
Global de la Entidad o Resultado
Final
Resultado Final o Impacto
Resultado Intermedio
Indicadores por Centro
de Responsabilidad
Eficiencia, Eficacia, Economía,
Calidad
Indicadores
Operacionales
Insumos, Productos,
Eficacia
NIVELES ORGANIZACIONALES ACTIVIDAD DE PLANIFICACIÓN Y
CONTROL
TIPOLOGÍA DE INDICADORES SEGÚN NIVEL ORGANIZACIONAL Y PLANIFICACIÓN
AUDITORIA INTERNA
• Auditor interno es un profesional que trabaja en
el ámbito interno de la empresa y entre los
objetivos que persigue se encuentran el alcance
del trabajo de la auditoría.
• El trabajo de auditoría comprende el examen y
evaluación de la idoneidad y efectividad del
Sistema de Control Interno y de su eficacia
para alcanzar los objetivos encomendados.
AUDITORIA INTERNA PLANEAMIENTO
• CONOCIMIENTO INICIAL DE LAS ACTIVIDADES Y OPERACIONES DE LA UNIDAD O DEPENDENCIA A AUDITAR
• ANALISIS MACRO DE LA DEPENDENCIA Y PLAN DE REVISIÓN PRELIMINAR.
• FORMULACION DEL DIAGNOSTICO GENERAL Y PLAN DE AUDITORIA
• PREPARACION DEL PROGRAMA DE AUDITORÍA
EJECUCION
• APLICACIÓN DE PRUEBAS Y OBTENCIÓN DE EVIDENCIAS
• INTERPRETACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LOS RESULTADOS.
CONFECCIÓN DEL INFORME
• CONFECCION DEL INFORME DE AUDITORIA HALLAZGOS, OBSERVACIONES, CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
SEGUIMIENTO
• APROBACION DEL INFORME DE AUDITORIA Y REMISIÓN A LA UNIDAD AUDITADA SEGUIMIENTO DE LA
IMPLANTACIÓN DE LAS MEDIDAS CORRECTIVAS
AUDITORIA INTERNA
1) Sujeto: Empleado ( Evitar que traslade información a otros sitios) Económico: Salvaguarda Patrimonio.
2) Grados de Independencia Limitada: El auditor interno no se limita exclusivamente a dar un informe de todo sino que se dedica a evaluar las peticiones de la dirección o del consejo.
3) Responsabilidad: Laboral
4) Objetivo: Examen de gestión de toda actuación que se realice sobre activos o pasivos de la empresa.
5) Informe emitido: Dirigido a la gerencia, dirección y/o Consejo de Administración. Puede hacerse para cualquier tipo de empresa
6) Uso del Informe: Va dirigido exclusivamente a la empresa.
AUDITORIA INTERNA
TIPOS DE AUDITORÍA INTERNA
• Auditorías para garantizar objetivos operacionales: Medir la eficacia y eficiencia de la empresa.
– AUDITORIA OPERATIVA O DE GESTIÓN - AUDITOR DE CALIDAD.
• Auditorías especializadas en evaluar la obtención de la fiabilidad de los estados económicos financieros. – AUDITORIA ADMINISTRATIVA CONTABLE Y SISTEMAS
• Auditorías que evalúan el soporte y seguridad informática.
– AUDITORIA INFORMÁTICA.
• Auditorías que están dirigidas al cumplimiento de normas que la empresa está obligada a cumplir tanto en sentido específico como en sentido genérico.
• Auditorías de calidad destinadas a salvaguardar que se cumplan las normas ISO.
ANÁLISIS F.O.D.A
Consumidoras
Nutritivas
INTERNAS EXTERNAS
FORTALEZAS OPORTUNIDADES • Qué cosas se hacen muy
bien.
• Qué cosas son exclusivas.
• Qué cosas aseguran a la
Organización la actual y
futura efectividad
• Qué cosas ofrece el
entorno.
• Análisis de los usuarios
actuales y futuros.
DEBILIDADES AMENAZAS
• En qué aspectos la
Organización es
particularmente débil.
• Qué cosas arriesgan su
efectividad.
• Qué riesgos muestra el
entorno.
• Cuáles son las amenazas
que afectan a la
Organización.
41
FORMULACIÓN DE PROYECTOS
1- Descripción sumaria
2- Justificación
3- Objetivos y metas
4- Metodología
5- Recursos Humanos
6- Recursos Materiales
7- Resultados/productos
8- Calendario
¿Qué? ¿Dónde?
¿Por qué?
¿Para qué? ¿Cuánto?
¿Cómo?
¿Quiénes?
¿Con qué?
¿Qué se va a lograr?
¿Cuándo?
44
PREGUNTAS PARA ELABORAR PROYECTOS
QUE
SE QUIERE HACER
Especificar la Naturaleza
del proyecto
PORQUE
SE QUIERE HACER
Origen y Fundamentación
PARA QUE
SE QUIERE HACER
Objetivos y Propósitos
CUANTO
SE QUIERE HACER
Metas / Factores de Éxito
DONDE
SE QUIERE HACER
Localización y Cobertura
COMO
SE VA A HACER
Actividades, Métodos y
Técnicas
CUANDO
SE VA A HACER
Cronograma
A QUIENES
VA DIRIGIDO
Destinatarios
QUIENES
LO VAN A HACER
Recursos Humanos
CON QUE
SE VA A HACER
Recursos Materiales y
Financieros
INEXISTENCIA DE COMPROMISO
DESCONOCIMIENTO PRECISO DE LA
TÉCNICA DE PLANIFICACIÓN
ERRORES DE DIAGNÓSTICO
FIJACIÓN DE OBJETIVOS POCO CLAROS
O IMPOSIBLES DE ALCANZAR
RAZONES DEL FRACASO DE
LA PLANIFICACIÓN
49
DEPENDENCIA EXCESIVA DE
EXPERIENCIAS ANTERIORES
DESCONOCIMIENTO DE LAS
RESTRICCIONES
FALTA DE DELEGACIÓN APROPIADA
FALTA DE INFORMACIÓN Y DE TÉCNICAS
DE CONTROL ADECUADAS
FALTA DE CONSTANCIA Y DISCIPLINA
50
Recommended